Fasilitointi on mahdollisuus työyhteisön kehittämiseen

Oletko joskus osallistunut tilaisuuteen ja ihmetellyt, miksi sinut on kutsuttu tai mikä on tilaisuuden tavoite? Oletko vilkuillut kelloa hermostuneena aikataulun pettäessä tai huokaillut, kun joku osallistujista on jatkuvasti äänessä? Oletko jopa itse ollut puheenjohtajana tilaisuudessa ja miettinyt, miksi osa osallistujista ei tuonut ideoitaan juuri lainkaan esiin?

Ensimmäinen kokeneen fasilitaattorin ohjaama palaveri oli itselleni sykähdyttävä kokemus. Koolla oli monialainen asiantuntijaryhmä, jonka tavoitteena oli laatia yhteinen hyvinvointisuunnitelma. Ammattilaisen ohjaamana tavoite oli selvä, ajankäyttö harkittua ja valitut menetelmät tukivat kaikkien osallistumista.

Fasilitoinnin vaiheet

Fasilitointi-sanan latinankielinen alkuperä ”facilis” tarkoittaa helppoa. Tavoitteena onkin helpottaa ja ohjata ryhmän työskentelyä. Fasilitaattori keskittyy asiasisällön sijaan prosessin ohjaamiseen. Kokenut fasilitaattori voi siten periaatteessa ohjata työskentelyä alasta ja aiheesta riippumatta. Fasilitaattori hallitsee fasilitoinnin koko prosessin ja osaa soveltaa sitä luovasti. Hän osaa suunnitella tilaisuuden, asettaa tavoitteet, laatia aikataulun ja valita parhaat menetelmät. Itse tilaisuudessa hän osaa ohjata prosessia, motivoida osallistujia ja luoda avoimen ilmapiirin.

Joissakin organisaatioissa on luotu sisäinen fasilitaattoriverkosto, joka on käytettävissä tilaisuuksien suunnittelussa ja ohjaamisessa. Itse olen toiminut Metropolian fasilitaattoriverkostossa sen perustamisesta alkaen ja ohjannut lukuisia tilaisuuksia niin omassa organisaatiossamme, hankkeissa kuin ulkoisille asiakkaillekin.

Aina ei ole kuitenkaan mahdollista saada käyttöönsä fasilitaattoria. Silloin onkin hyötyä siitä, että tilaisuuden vetäjä ymmärtää fasilitoinnin merkityksen ja hallitsee ainakin muutaman keskeisen menetelmän tilaisuuden eri vaiheissa hyödynnettäväksi.

Fasilitointiprosessissa toistuvat tietyt vaiheet ja niihin kuhunkin valitaan sopivat menetelmät.

1.    Aloitus
2.    Ymmärryksen luonti
3.    Ratkaisujen ideointi
4.    Toimenpiteistä sopiminen
5.    Arviointi

Kokemuksen myötä osaaminen kehittyy ja menetelmien valikoima laajenee. Alkuun pääsee kuitenkin hyvällä suunnitelmalla ja kyvyllä tarvittaessa soveltaa sitä joustavasti.

Fasilitoimalla työhyvinvointia ja tuottavuutta

Avaan fasilitoinnin merkitystä käytännön esimerkillä. Olemme hyödyntäneet fasilitointia työskentelytapana Metropolian koordinoimassa Mikko-hankkeessa. Toimin hankkeessa asiantuntijana ja työpajojen fasilitaattorina. Hanke on Euroopan sosiaalirahaston (ESR) osarahoittama ja sen tavoitteena on työhyvinvoinnin ja työn tuottavuuden parantaminen.

Miten fasilitointiprosessi Mikossa etenee:

Mikon alkutilanne:

Tunnistatko seuraavaan tilanteen? Työyhteisöä kehitetään työpajassa, jossa tunnistetaan yhdessä kehittämiskohteita ja ideoidaan ratkaisuja. Tilaisuuden jälkeen työntekijät kuitenkin kyselevät, mihin fläppipapereille tuotetut ideat katosivat. Pahimmassa tapauksessa paperinkeräykseen, koska työskentelyn viimeinen vaihe jäi toteuttamatta. Sopimatta jäi, kuka on vastuuhenkilö ja mihin mennessä seuraava askel on otettava.

Fasilitoinnin tavoite:

Tavoitteena Mikko-hankkeessa on löytää sellainen fasilitoitu työskentelytapa, jossa työstetyt ideat jäävät elämään tulevaisuudessakin, työpajojen jälkeen. Siten taataan, että sovitut asiat toteutuvat ja työ kantaa hedelmää.

Fasilitointi työpajassa:

Mikko-hanke tarjoaa yritykselle fasilitoidun työpajan. Yrityksen täytyy ainoastaan varata noin kolme tuntia aikaa ja virittää itsensä avoimeen työskentelyyn. Hankkeen fasilitaattori huolehtii työskentelyprosessin sujumisesta.

Ensimmäiset työpajat on nyt pidetty. Kohderyhmänä oli isännöitsijäalan yrityksiä. Henkilöstö koki fasilitoidun pajan tehokkaaksi ja innostavaksi tavaksi työskennellä.

Tärkeintä on saada jatkuva kehittämisprosessi hyvin käyntiin valitsemalla ensin esimerkiksi neljä keskeistä kehittämiskohdetta ja ideoimalla niihin yhdessä ratkaisuja.

Hyvä käytäntö on valita heti jokin helppo ja nopeasti toteutettava ratkaisuehdotus. Ensimmäisissä pajoissa sellaisia olivat esimerkiksi sähköpostin pelisäännöistä ja palaverien arviointikäytännöistä sopiminen sekä vastamelukuulokkeiden ostaminen.

Tällaiset ratkaisut mahdollistavat kehitystyön jatkamisen heti työpajan jälkeen. Henkilöstö kokee tulleensa kuulluksi ja tuntee, että heidän ideoitaan arvostetaan. Tämä taas lisää kehittämistyöhön sitoutumista ja parantaa työmotivaatiota. Työhyvinvointia ja työn tuottavuutta on siis mahdollista parantaa myös pienillä asioilla, jotka eivät vaadi suuria investointeja.

Tilaajan näkökulmasta ulkopuolisen fasilitaattorin rooli neutraalina työskentelyn ohjaajana toimi hyvin. Fasilitaattori ei asetu kenenkään puolelle vaan ohjaa työskentelyä kohti tavoitetta. Osallistavat menetelmät mahdollistavat sen, että kaikkien ääni tulee kuuluviin. Lean-ajattelun mukaisesti arjen kehittämistarpeet tunnistavat parhaiten ne, jotka työtä tekevät. Kehittäminen ei siten ole vain kehittämisryhmän vastuulla vaan osa arkea ja kaikkien työnkuvaa. Fasilitoinnilla varmistetaan, että yhteiskehittäminen on vaikuttavaa ja jokaisen työntekijän kehittämispotentiaali tulee hyödynnettyä.

Jatkuvuus työpajan jälkeen:

Metropolia Ammattikorkeakoulun kehittämässä Mikko-työpajassa prosessi viedään loppuun asti ja sovitut asiat kirjataan heti työkaluna toimivaan excel-taulukkoon. Tämä työkalu jää yrityksen käyttöön, ja sitä voi muokata itselleen sopivaksi. Työpajassa luodaan alkuaskeleet ja into muutokseen. Taulukon avulla muutosta on mahdollista seurata, toteuttaa ja johtaa. Olennaista on, että systemaattisesta kehittämisestä tulee pysyvä toimintatapa.

Kehittäminen ei siis pääty koskaan, vaikka työpajat päättyvätkin.

Kirjoittaja: Kati Ylikahri (THM) työskentelee työhyvinvoinnin ja tuottavuuden parantamiseen tähtäävässä Mikko-hankkeessa asiantuntijana ja työpajojen fasilitaattorina. Hänellä on monipuolista kokemusta sosiaali- ja terveysalan johtamisesta ja kehittämisestä niin esimiehen kuin kouluttajankin roolissa.

Lähteet:

Kantojärvi, Piritta. Fasilitointi luo uutta. Talentum 2012

Nummi, Pepe. Fasilitaattorin käsikirja. Edita 2007.

Modig, Niklas. Åhlström, Pär. Tätä on Lean. Rheologica Publishing 2017.

Mikko. Mikro- ja pk- yritysten työhyvinvointi ja tuottavuus. www.metropolia.fi/Mikko

Artikkelin kuvalähde: Pixabay, Ulrichw (CC0)