Onko yhteiskehittäminen vain kompromisseja?

Yhteiskehittämisen mahdollisuudet ja haasteet itseohjautuvassa hankeorganisaatiossa ovat ajankohtainen kysymys. Nykyään on arkipäivää työskennellä erilaisissa tiimeissä ja olla erilaisten tiimien jäsen. Toiset nauttivat enemmän yhteistyöskentelystä, kun toisille itsenäinen tekeminen on mieluisampi vaihtoehto. Yhdessä työskentelyn mahdollisuudet ovat moninaiset, kun erilaisen osaamisen, kokemustaustan ja vahvuudet omaavat ammattilaiset tuodaan yhteen. Tällöin saman teeman ympärille saadaan erilaisia näkökulmia, jotka ovat tärkeitä kehittämistyössä.

Yhteiskehittäminen on innostavaa ja opettavaista, mutta toisinaan myös haastavaa. Se ei sovi kaikkiin tilanteisiin ja kaikkeen kehittämistyöhön, eikä kaikkien toimintatapoihin. Yhteiskehittämisen menetelmin toteutettava hanke voi yllättää tai haastaa jopa tottuneen tiimipelaajan. Kun kaikki tehdään yhdessä, niin ideointi, suunnittelu, toteutus ja päätökset, se vaatii jokaiselta kärsivällisyyttä.

Tavoitteellinen yhteistyö ohjaa yhteiskehittämistä

Yhteiskehittämisen prosessi sisältää tavoitteellista yhteistyötä, jossa työskennellään konkreettisesti yhdessä, organisaatio- ja toimialarajat ylittäen, uusien käytäntöjen ja mallien luomiseksi. Kun koko prosessi kuljetaan yhdessä alusta loppuun, se edellyttää jokaiselta toimijalta aktiivista osallistumista työn onnistumiseksi. (1, 2)

Yhteiskehittämisen menetelmin toteutettavassa projektissa jokaisen tulee panostaa yhteistyöhön, yhteisen käsityksen muodostamiseen, yhteisen tavoitteen saavuttamiseen ja sen eteen työskentelyyn. Se edellyttää ennen kaikkea joustavuutta, joka mahdollistaa avoimen keskustelun, monien eri näkökantojen huomioimisen sekä niiden sovittelun tyydyttävän ratkaisun ja lopputuloksen saamiseksi.

Vahvuutta on katsoa asioita eri näkökulmista, mutta lähtökohtaisesti jokaisen työn on tarkoitus edistää isoa tavoitetta. Luottamus ja arvostus ovat onnistuneen yhteistyön ja yhteiskehittämisen kulmakiviä, joiden synnyttämiseen on syytä panostaa.

Vuorovaikutuksen rooli korostuu yhteistyöskentelyssä

Yhteiskehittämishankkeessa asioita käsitellään ja kehitetään tarkoituksenmukaisissa pienissä ryhmissä eri näkökulmista, mutta kaikki asiat linkittyvät isossa kuvassa kokonaisuuteen. Tiedon pitää liikkua projektijohdon, koordinaation ja pienempien tiimien välillä sujuvasti, mutta itseohjautuvassa hankeorganisaatiossa kaikki eivät voi osallistua jokaiseen keskusteluun tai kokoukseen. Se ei ole tarkoituksenmukaista, eikä mahdollista.

Jokaisella on asioihin oma näkökulma, johon vaikuttavat muun muassa oma tausta, aiemmat kokemukset, opit ja asenne. Erilainen tausta tulisi nähdä voimavarana, mutta asioita pitää osata tarkastella myös toisten näkökulmasta. Sitä kautta on mahdollista laajentaa omaa perspektiiviä.

Samoin kaikilla pitää olla mahdollisuus saada äänensä kuuluviin. Kaikkien ei tarvitse kommentoida kaikkea, mutta omaan työhön liittyen tulee esittää mielipiteitä ja pystyä vaikuttamaan. Taustalla tulisi olla yhteinen näkemys siitä, että missä ollaan nyt ja mihin ollaan menossa. (3)

Osallistaminen on yhteiskehittämisen edellytys

Suunnittelu- ja työstövaiheessa ison teeman ympärillä saattaa olla aluksi koko projektitiimi ideoimassa sisältöä. Tällöin kaikkia on tärkeä innostaa ideointiin ja rohkeidenkin näkemysten esiin tuomiseen. Se että saadaan villeimmätkin ideat lentoon, edellyttää luottamuksellista ja psykologisesti turvallista ilmapiiriä.

Urbaania kasvua Vantaa -hanketta (UKV) toteutetaan yhteiskehittämisen menetelmin. Hankkeessa on parhaimmillaan ollut mukana 12:sta eri organisaatiosta yhtä aikaisesti noin 40 asiantuntijaa sekä lisäksi työssä on ollut mukana muita yhteistyökumppaneita. UKV:ssa on pyritty hyödyntämään osallistujien vahvuuksia ja monet ovat saaneet fasilitoida erilaisia työpajoja, joissa on osallistettu jokainen omasta roolistaan ideoimaan ja kertomaan ajatuksiaan. Kokemus vaikuttamismahdollisuuksista on silti saattanut heiketä etätyöajassa ja toisaalta hanketiimin kasvaessa, jolloin myös erilaisia työryhmiä on syntynyt lisää.

UKV:ssa palvelukokonaisuuksien suunnittelu on aloitettu yhteisellä työpajalla, jossa on lähdetty melko tyhjältä pöydältä rohkeasti ideoimaan, mitä voisimme kehittää palveluksi. Yhden tai kahden kerran isolla kokoonpanolla tehdyn ideoinnin jälkeen on valittu vastuuhenkilö vetämään suunnittelua ja tarkoituksenmukainen tiimi hänen kanssaan jatkamaan asian työstämistä kohti konkretiaa.

Etuna tällaisessa työskentelytavassa on se, että kaikki pääsevät tuomaan esiin mielipiteensä, vaikka jokaisen näkemystä ei välttämättä voida huomioida samalla painoarvolla. Jokaisella yhteisön jäsenellä on jonkinlaista asiantuntijuutta jaettavaksi. Yhteisöllisyyden kannalta on olennaista kaikki sellainen henkinen, tiedollinen ja taidollinen pääoma, jota jollakin yksilöllä tai ryhmällä on olemassa ja jota hyödyntämällä ryhmät voivat toimia parhaalla tavalla (3).

Olemme UKV:ssa järjestäneet yhteisiä työpajoja, joissa kaikkien ideoita on kerätty tasapuolisesti. Projektiryhmäläisiä on kannustettu osallistumaan sellaisten tiimien työskentelyyn, jotka ovat oman työn kannalta merkityksellisiä. Ajankäytöllisistä syistä on pitänyt kuitenkin välillä pohtia, että kenen on välttämätöntä olla missäkin paikalla. Pienemmät kokoonpanot ovat usein tehokkaampia kuin ison joukon palaverit.

Nopeatempoisuus aiheuttaa osaltaan haasteita pysyä mukana viimeisimmissä käänteissä. Tämä on toisinaan aiheuttanut turhautumista ja hämmennystä, kun tänään sovittu voi olla jo huomenna toisin. Siihen voi vaikuttaa jokin uusi näkökulma, tieto tai päätös, jota ei ole ollut aiemmassa hetkessä saatavilla.

Projektipäällikön roolissa on myös ollut erittäin tärkeää jatkuva vuorovaikutus päätöksistä ja muuttuneista tilanteista. Viikoittaiset tiimi- ja projektiryhmäkokoukset eivät riitä, vaan tiimiläisten kanssa on käytävä jatkuvaa keskustelua. Onnistuneen vuorovaikutuksen takaamiseksi tietoisen tiedon jakamisen vastuu on kuitenkin kaikilla, ei vain johdolla (3).

Aikaresurssit asettavat omia rajoitteita kehitystyölle. Jossain vaiheessa palvelun pitää lopulta valmistua, eikä siinä vaiheessa voi enää ottaa huomioon enää vahvasti toisistaan poikkeavia näkemyksiä. Aktiivinen panos on pitänyt antaa aiemmin ja lopulta on vaan päätettävä, miten edetään. Lopputulos saattaa olla eräänlainen kompromissi, koska asiat pitää saada eteenpäin ja päätöksiä on tehtävä.

Yhdessä olemme vahvempia

Uudet ratkaisut syntyvät usein vuorovaikutuksen tuloksena, kun osallistujat pääsevät pallottelemaan ajatuksia muiden kanssa. Yhteistyössä on ehdottomasti voimaa senkin takia, että kenelläkään ei voi yksinään olla sitä kaikkea näkemystä, tietoa ja kokemusta mitä tiimillä on yhteensä. Yhteiskehittämisessä tehtävä yhteistyö voi tuottaa muutokseen johtavaa uutta ajattelua. On kuitenkin hyvä tunnistaa, että eri toimijoilla voi olla taustalla erilaiset intressit ja jopa ristiriitaiset tavoitteet. (4)

Yhteiskehittämisen menetelmin toteutettavassa innovatiivisessa hankkeessa ratkaisut ovat omanlaisiaan, mutta siihen vaikuttavat myös hankesuunnitelmasta tulevat raamit. Jokainen päätyisi itsekseen toisenlaiseen ratkaisuun, mutta toisaalta silloin eivät käytössä ole ollut kaikki se osaaminen ja ne näkemykset, mitä yhdessä tehden on ollut. Erilaiset näkökulmat ja ideat ovat erittäin arvokkaita lopputuloksen kannalta, eikä ristiriidoilta voi aina välttyä.

Haasteeksi on noussut viestin kulkeminen samassa tahdissa kuin asiat kehittyvät. Erityisen haasteen tuo se, että asioita työstetään pienemmissä ryhmissä, jotka liittyvät isoon kokonaisuuteen tavalla tai toisella. Aktiivisella, jatkuvalla viestinnällä päästään pitkälle, mutta silti palaute on usein ollut se, että viestit kulkevat liian hitaasti. Samoin keskinäisen vuorovaikutuksen yhteensovittaminen on aina kehittymisen paikka.

Monen tekijän toimiessa yhtä aikaa haasteena voi olla väärinymmärrysten syntyminen, jota verkon kautta työskentely ei helpota. Tietoa pitää välittää henkilöltä toiselle, jolloin matkalla viesti helposti muuntautuu, koska jokainen tekee omia tulkintoja kuulemansa perusteella.
Yhdessä on erilaisten työpajojen kautta kirkastettu tavoitetta, suuntaa, sisältöjä ja pienempiä kokonaisuuksia. Mikäli jokin on näyttäytynyt ensiksi hahmottumattomalta kokonaisuudelta, josta ei ole meinannut saada otetta, ovat palaset asettuneet kuitenkin paikallaan kovan työn jälkeen ja lopulta on saavutettu selvä suunnitelma. Olemme monta kertaa voineet todeta, että kova työ tuottaa yleensä tulosta ja vaikeatkin solmut saadaan avattua. Parasta ovat yhdessä saavutetut onnistumiset.

Mitä yhteiskehittäminen edellyttää hankeorganisaatiossa?

• yhteisten käytäntöjen luomista
• vahvaa koordinointia
• yhteistä, säännöllisestä suunnittelua
• tiivistä yhteistyötä kehittäjien välillä
• kaikkien panosta oikealla hetkellä
• aktiivista osallistumista, itseohjautuvuutta
• osallistavien menetelmien hyödyntämistä
• aikaa ja kärsivällisyyttä
• jatkuvaa kommunikointia
• ison kuvan johtamista, pienempien tiimien työn koordinointia
• joustavuutta ja ymmärrystä
• erilaisten vuorovaikutustaitojen huomioimista
• oman näkemyksen uudelleenmuotoilua, hyväksymistä
• työelämätaitoja
• konkreettisia vastuita (delegointi)

Lähteet

1. Ahlstrand, A. (2019). Osallistamisesta osallisuuteen – hyviä käytäntöjä yhdessä kehittäen. Hiiltä ja timanttia -blogi.
2. CCO Co-creation Orchestration. Mitä on yhteiskehittäminen? Laurean sivustolla.
3. Jäppinen, A-K. 2012. Onnistu yhdessä! Työyhteisön kehittämisen 10 avainta. PS-Kustannus, Juva.
4. Ruoslahti, H. 2020. Yhteiskehittäminen EU-rahoitetuissa hankkeissa. Tiede Ja Ase, 2020 (78).

Kirjoittaja

Elina Taponen on projektipäällikkö ja jatkuvan oppimisen ja osaamisen kehittämisen asiantuntija. Häntä kiinnostaa yritysten tarpeisiin kehitettävät työssä oppimisen ratkaisut. Elina on työskennellyt Metropoliassa eri tehtävissä yli kymmenen vuoden ajan.