Hankkeiden toimintaa tuetaan viestinnän keinoin. Avuksi laaditaan koko hankkeen elinkaaren vaiheet (aloitus, toiminta, päätös) huomioon ottava viestintäsuunnitelma, jonka tavoitteena on tukea hanketta koskevan tiedon levittämistä ennalta määriteltyjen yleisöjen ulottuville.

Hankkeen edetessä saattaa ilmetä tilanteita, jotka vaativat poikkeamaan ennalta laadituista hankkeen toteuttamissuunnitelmista. Ehkäpä joku hankekumppani jättäytyy pois, hanketyöntekijä sairastuu tai myönnetty hankebudjetti ei riitäkään kaikkiin suunniteltuihin kuluihin. Jos tällaisiin tilanteisiin ehditään reagoida rauhassa, ilman että muutokset tuottavat hankkeen toteuttamisen kannalta täysin ylitsepääsemättömiä ongelmia, kyseessä harvemmin on suoranainen kriisi.

Mitä yllättävämpi ja äkillisempi tilanne tulee eteen, sen nopeampaa reagointia ja luovaa ongelmanratkaisukykyä vaaditaan. Kaikkea ei tarvitse kuitenkaan jättää sattuman varaan. Osana viestinnän suunnittelua on hyvä luoda ennakoiva toimintamalli myös poikkeamien varalle, erilaisiin häiriö- ja kriisitilanteisiin.

Suunnitelma, jonka ei toivota toteutuvan

Kriisiviestintäsuunnitelmaa laadittaessa on pyrkimys ennakoida ja arvioida, minkätyyppisiä uhkia hankkeen ennalta suunniteltuun toimintaan liittyy. Kriisien juurisyyt voidaan jakaa esimerkiksi säädännöllisiin, taloudellisiin, toimintaympäristö- tai inhimillisiin tekijöihin liittyviin kriiseihin. Ne voidaan toisaalta jakaa sisäisiin tai ulkoisiin kriisitilanteisiin.

Sisäiset kriisit voivat liittyä esimerkiksi

• rahoitukseen
• sopimuksiin
• hankkeen johtamiseen
• hanketyöntekijöihin
• kumppaniorganisaatioihin

Ulkoiset kriisit voivat liittyä esimerkiksi

• lainsäädäntöön
• sopimuksiin
• alihankkijoihin
• hankkeen kohderyhmiin
• hankkeessa suoritettaviin käytännön toimenpiteisiin

Kun mahdolliset kriisinlähteet on tunnistettu, on helpompi luokitella erilaisten kriisitoimenpiteiden kiireellisyys ja nimetä vastuuhenkilöt toteuttamaan ne. Ongelmien ilmetessä on helpompaa toimia välittömästi, kun suunnitelma ja vastuut ovat ennalta määritelty.

Hanketoiminnassa vakavuusasteeltaan eritasoisia häiriöitä voivat olla esimerkiksi

• Lievä: suunniteltu hanketoimenpide ei toteudu lainkaan.
• Keskitaso: käynnistetyssä toimenpiteessä tapahtuu keskeytys.
• Vakava: hanketoiminnassa tapahtuva onnettomuus, josta aiheutuu aineellinen tai henkilövahinko.

Hankkeen eri toimenpiteisiin liittyy erilaisia ja eritasoisia kriisityyppejä. On hyvä tunnistaa nämä eritasoiset riskit. Tarvittaessa voi luoda hankkeen toiminnalle toimenpidekohtaiset kriisiviestintäsuunnitelmat. Esimerkiksi robottibussin ajeluttaminen kaupunkiliikenteessä muun liikenteen seassa vaikuttaa laajasti robottibussin reitin varrella kulkevien päivittäiseen elämään, jolloin sen toiminnasta viestimiseksi kannattaa laatia erilliset ohjeistukset ja perehdytys kriisitilanteiden varalle. Etäpalaverin pitäminen hankekumppaneiden kesken ei epäonnistuessaankaan vaikuta vahvasti kenenkään toimintaan, jolloin siihen ei tarvitse kriisiviestinnän näkökulmasta kiinnittää huomiota.

Yksityiskohtaisempia ohjeita kriisiviestinnän suunnitteluun saa esimerkiksi Elisa Juholinin oppaasta (aukeaa sivulle mif.fi)

Ennakointi tuo mielenrauhaa

Kriisit ja poikkeukset ovat ennakoimattomia, yllättäviä tapahtumia. Juuri siksi ennalta sovittu toiminta niiden varalta tuo mielenrauhaa  – viestintätoimenpiteiden kiireellisyyttä ja kohdentamista eri yleisöille ei tarvitse suunnitella hätäisesti, ongelman jo ollessa käsillä.

Kriisiviestintä suunnitellaan ennen hankkeen käynnistymistä. Käytännön toimenpiteitä on hyvä suunnitella ajatellen tärkeysjärjestystä ja vastuita.

• missä tilanteessa ja kenen käskystä kriisiviestintä käynnistetään
• kiirellisyysjärjestystä, eli keitä minkäkin kriisitilanteen seuraamukset koskettavat
• kuka vastaa kriisistä viestimisestä millekin taholle
• miten kriisin jälkiviestintä hoidetaan.

Kriisiviestintäsuunnitelmassa on hyvä huomioida hankekumppanien mahdollisesti eriävät käytännöt ja toimintaperiaatteet. Erityisesti kansainvälisten hankkeiden kohdalla valmistelutyö kannattaa aloittaa ajoissa, sillä kriisinhallinnan periaatteet voivat poiketa toisistaan maakohtaisesti. Hankkeen päävastuutahon tulee kyetä arvioimaan, mitkä ratkaisut ovat parhaita hankkeen etua ajatellen, ja sovitella eroavaisuuksia tai sopia siitä, että kukin hankkeessa mukana oleva taho laatii omiin kansallisiin käytäntöihin soveltuvan suunnitelmansa.

Hankekumppanien kesken yhteisesti työstettyä kriisiviestintäsuunnitelmaa ei toivottavasti koskaan tarvitse ottaa käyttöön, mutta sen laatimiseen käytettävä aika on järkevä sijoitus yllättävien tilanteiden varalle. Tärkeintä on saavuttaa yhteisymmärrys siitä, mitä kriisit kullekin osapuolelle merkitsevät ja siten innostaa kumppaneita luomaan jopa kriisejä ennaltaehkäiseviä käytäntöjä hankkeen toimintaperiaatteiksi.

According to the questionnaire done to higher education institutions (HEI) by Opetushallitus,  80 % of Finnish higher education institutions had a strategy for recruiting international students. In these HEIs, four main focus areas were China, India, Russia and Vietnam. The main tools used in student recruitment were

• different webpages
• increased interest in using student recruitment agents
• student ambassadors
• optimizing search engines and marketing.

The main challenges were considered to be e.g. insufficient resources in marketing and recruiting, in addition to understanding target countries. (Opetus- ja kulttuuriministeriö 2019)

In 2018, there were in total 20.237 foreign students studying in higher education in Finland.  Nearly 10 000 of them studied in universities of applied sciences, that is 6,7 % of the total amount of students. The most significant group of foreign students came from Asia (46 %), Vietnam being number one. The second biggest group came from Russia, China being number three. (1)

It is difficult to estimate how many international students use the services of student recruitment agents. However, according to the international studies, agents play a significant role in the global education market. With a competent agent, universities can strengthen the recruitment process of the most suitable and motivated students for their degree programs. This collaboration between university and agent requires mutual commitment, professionalism and responsible marketing. (5)

At Metropolia University of applied sciences, there are 1400 foreign degree students, covering over 100 nationalities. The percentage of foreign students was 8,64 % in 2019. Most of the non-EU/EEA students come from Vietnam, India and Nepal. In On-Demand education, the biggest groups come from India, Philippines and Vietnam. Where do our future international students come from and how can we increase the number of international students with the help of educational agents? In this blog post, we will discuss the needs and strategies to develop the international student recruitment services at Metropolia.

International student market and effects of Covid-19

According to the ICEF Monitor (2), the pandemic will have a significant impact on the global economy and international educators are looking ahead to try to prepare for the rest of 2020 and into 2021. Professor Simon Marginson, the director of the Centre for Global Higher Education at the University of Oxford, predicts the market shifting so that the international student market will become “a buyer’s market” – institutions and schools competing harder for a smaller population of prospective students. Secondly, he states that there will be a greater emphasis on intra-regional mobility. Issues of proximity, health security, and affordability will sharpen a trend towards greater mobility within the region, especially so in East Asia. 

According to the Studyportals COVID19 Impact Report (6) the expectations for 2020 international enrolment are not promising:

• 83% of higher education professionals expect a decrease or large decrease of international enrolments
• 60% expect a drop overall.

This means that international mobility is becoming increasingly uncertain. Both professionally and personally, it has been a challenging time for us all as the market dynamics are reset. Despite of the immediate impacts of the coronavirus on international student recruitment, we at Metropolia UAS have been working remotely in close cooperation both with our existing educational agents and with potential new ones. 

We have also new insights in mind as the education industry continues to look ahead to the post-COVID recovery. The outbreak of COVID19 certainly accelerated the plans for online education, however, we believe that for international markets one needs to clearly select the degree programmes we focus first since implementing them requires significant amount of time, money and effort. In this development our educational agents play an important role, helping us to analyse the specific market needs. We have been monitoring closely the prospective students behaviour, managed crisis communication towards our partner agents as well as applicants’ parents. Although the pandemic has made us to change our short-term plans, our focus is in the big picture and long-term goals – this means visualizing the internationalisation in the new post-COVID19 world. 

Goals of international student recruitment

Regarding educational agents, our focus at Metropolia is in building reliable, long term partnerships that will provide us motivated students, rather than just opting for the quantity. In our partnerships, we have opted for the agents having connections and knowledge of both Finland and the market in concern.

Building trustworthy relationships takes time and a lot of benchmarking through various international events and networking both face-to-face and online. 

Another important factor for us is to get potential applicants willing to stay and work in Finland, to boost Finland’s economy and future prospects.  According to International higher education and research policy for years 2017–2025, one of the seven actions for the global development of higher education focuses on facilitating foreigners’ studying and working in Finland (4). It is estimated that the need for new labor in Finland will be around 60.000 people annually by year 2035. 

During the spring, our focus has been in adapting to the pandemic with the help of online facilities and in supporting our agents during this difficult phase. These uncertain times have created a lot of concern from parents’ side whether to send their young adults to study abroad or not. According to ICEF Monitor (3), parents play a significant role in decision making for studies abroad, and they are also concerned about the return on investment for graduates. In practice, this means e.g. a strong need for emphasizing Finland as a safe country with a good healthcare system, highlighting our support and guidance functions at the university for our international students, as well as ensuring that our partner agents are carefully selected, reliable partners. 

As a multidisciplinary university of applied sciences, we have a strong offering and expertise in the fields of

• ICT
• Electronics
• Nursing
• International Business

which have a huge demand in our target markets. Furthermore, U-Multirank 2020 (7) has presented Metropolia amongst the TOP 25 performing universities globally under the category “Co-publications with industrial partners”. According to the U-Multirank 2020 report, Metropolia performs well in the Regional Engagement dimension. This ranking is beneficial for us also in regards of student recruitment. 

In terms of partnerships, we have started this spring collaboration with StudyNordic in the Indian market. We also work in very close collaboration with our already existing partners Edunation (Asian countries), Viope (India and China)  and IIHS (Sri Lanka). Beside these existing target markets, we are also developing our agent relations to Middle East and Latin America. You can find our current educational partners listed on our website. We are happy to discuss a new potential partnership in international student recruitment. 

References

1. Finnish National Agency of Education 2020. Tilastoja korkeakoulujen ulkomaalaisista tutkinto opiskelijoista vuonna 2018 (opens PDF) (24.06.2020)
2. ICEF Monitor – Looking ahead – scenario planning and recovery forecast for international education (01.04.2020)
3. ICEF Monitor – The crucial role of parents in international student recruitment and retention (17.04.2019)
4. International higher education and research policy for years 2017–2025 (opens PDF). Ministry of Education and Culture, Finland 2017:11.  
5. Kansainvälisten korkeakouluopiskelijoiden maahantulo ja integroituminen sujuvaksi yhteistyöllä (aukeaa PDF). Opetus- ja kulttuuriministeriön julkaisuja 2019:31 (24.06.2020) 
6. Studyportals.com COVID19 Impact Report, April 2020
7. U-Multirank 2020 report (opens PDF).

Authors:

Aija Ahokas, Manager of Education Export / Senior Lecturer (MEd, RN, Specialist Qualification in Product Design).Ms Ahokas has many years of working experience abroad in the Middle East, in Saudi Arabia and United Arab Emirates. Her core competencies are in different international activities, networks and partnerships. In addition, her competencies include teaching and tutoring multicultural students especially in Nursing. Transnational education is close to her heart. 

Sirpa Rutanen, Communications & Marketing Specialist (MA, Specialist Qualification in Product Design). Ms Rutanen is a strong professional in International Marketing and Communications, fluent in 7 Languages. Her core areas of expertise are International Marketing, Branding, Communication and Public Relations. Having lived in France and Germany, and worked over 10 years in International Sales for a major airline, her passion is in Intercultural Competence and Communication. She currently begins her second Master’s Degree studies in Educational Leadership.

Together Ms Ahokas and Ms Rutanen have worked for over six years to develop and promote Metropolia and its international student recruitment and other educational services.

Etsitkö yrityksesi tapahtumaan aivotutkijaa puhumaan työhyvinvoinnista? Tarvitsetko maahantuomallesi leijulaudalle akun tehonmittausta? Onko mielessäsi suurempi tuotekehityshanke ja haet siihen kumppaneita? Kurkista, löytäisitkö etsimäsi www.tiedejatutkimus.fi -sivustolta.

Opetus- ja kulttuuriministeriö on yhdessä tutkimusyhteisön kanssa koonnut ensimmäistä kertaa yhteen tiedot kaikesta Suomessa tehtävästä tutkimuksesta tieteenalasta tai organisaatiosta riippumatta. Tuo tieto on nyt vapaasti saatavilla ja hyödynnettävissä uuden palvelun avulla.

Tutkimusta kuvaavia tietoja käytetään paitsi tutkimuksessa itsessään, myös tutkimukseen liittyvässä hallinnossa kuten tilastoinnissa, tiedonhauissa, tutkimusrahoitusta myönnettäessä ja rahoituksen käyttöä raportoitaessa. Tutkimustuloksia tulisi voida hyödyntää tehokkaasti myös poliittisessa päätöksenteossa. Tutkimustoimintaan liittyvää tietoa kerätäänkin yhä enemmän erilaisiin tietojärjestelmiin. Tietojen kokoaminen yhteen valtakunnalliseen tutkimustietovarantoon järkeistää hallinnollista työtä ja parantaa tietojen saatavuutta ja löydettävyyttä.

Valtakunnallisen tutkimustietovarannon portti tiedon hyödyntäjille on www.tiedejatutkimus.fi-sivusto. Sivuston ensimmäinen versio on julkaistu kesäkuussa 2020, ja tällä hetkellä sieltä löydät yhdestä paikasta tiedot eri alojen tutkimusjulkaisuista, erilaisista tutkimushankkeista ja Suomessa käytössä olevista tutkimusinfrastruktuureista. Palvelua täydennetään vaiheittain, ja myöhemmin sieltä löytyvät myös tiedot eri alojen tutkijoista sekä hankkeissa tuotettujen tutkimusaineistojen kuvauksia. Palvelun kautta löytyviä tietoja voivat hyödyntää kaikki tutkimuksesta ja sen tuloksista kiinnostuneet, kuten esimerkiksi yritykset, kansalaiset, rahoittajat, julkishallinto sekä tutkijat itse.

Kuka Suomessa tutkii ja mitä?

Tiedotusvälineillä, yrityksillä, tutkijoilla ja rahoittajilla on usein tarve löytää tietyn alan asiantuntijaa. Tällä hetkellä asiantuntijoita pitää hakea kunkin tutkimusorganisaation omilta sivuilta tai erilaisilla yleisillä hakukoneilla kuten googlella. Tutkimustietovarannon tavoitteena on luoda selkeä, kattava palvelu, josta voi yhdellä haulla löytää tutkijoita ja muita asiantuntijoita kaikista suomalaisista tutkimusorganisaatioista. Tutkijoiden henkilötietojen siirtäminen tutkimustietovarantoon edellyttää lainsäädännöllisiä muutoksia, ja tutkijoiden tiedot liitetään palveluun vasta vuoden 2021 aikana.

Sen sijaan Suomessa toimivien tutkimusorganisaatioiden (yliopistot, ammattikorkeakoulut, tutkimuslaitokset ja yliopistolliset sairaalat) ja tutkimusta rahoittavien organisaatioiden tiedot löytyvät jo palvelusta, samoin yleinen kuvaus Suomen tutkimus- ja innovaatiojärjestelmästä.

Lukuja tieteestä -osioon on koottu tilastotietoa Suomen tutkimuksen rahoituksesta, henkilövoimavaroista sekä julkaisutoiminnasta ja tieteellisestä vaikuttavuudesta. Osio sisältää myös Suomen tilanteen vertailua muihin EU- ja OECD-maihin.

Mitä tuloksia tutkimus on tuottanut ja mistä löydän ne?

Tutkimustoiminnan tuloksista ja saavutuksista kerrotaan mm. kansainvälisissä tieteellisissä julkaisuissa, kotimaisissa ammattialan julkaisuissa, oppimateriaaleissa, kirjoissa, suurelle yleisölle tarkoitetuissa julkaisuissa, verkkolehdissä ja somekanavissa. Suomessa toimivat tutkijat tuottavat yhteensä yli 50 000 artikkelia tai muuta julkaisua – joka vuosi. Avoimen tieteen periaatteiden mukaisesti isoon osaan näistä voit tutustua vapaasti, mutta ne sijaitsevat eri paikoissa: tutkimusorganisaatioiden tai kustantajien verkkosivuilla, eri artikkelitietokannoissa jne. Tiedejatutkimus.fi -palvelusta voit hakea tietoja tällä hetkellä lähes puolesta miljoonasta tutkijoiden tekemästä julkaisusta. Jos julkaisu on avoimesti saatavilla, löydät linkin, josta pääset lukemaan myös itse julkaisun.

Minkälaisiin aineistoihin tutkimustulokset perustuvat? Voisinko käyttää niitä uudelleen?

Tutkimustulokset perustuvat eri tavoin kerättyihin ja käsiteltyihin tietoihin, kuten havainnointeihin, näytteisiin, koejärjestelyihin, mittaustuloksiin, haastatteluihin tai vaikka valokuviin. Kun yksittäiset havainnot, näytteet, mittaustulokset yms. järjestellään kokonaisuuksiksi, ja niihin liitetään tiedot mm. keräysolosuhteista ja käsittelytoimenpiteistä, puhutaan tutkimusaineistosta. Jos tutkimusaineiston kokoamiseen on käytetty julkista rahoitusta, pitäisi se lähtökohtaisesti avata myös muiden hyödynnettäväksi ja jatkokäyttöön.

Aineistoon ja sen jatkokäyttöön liittyy usein sen omistajuuteen, tekijänoikeuteen, tutkittavien tietosuojaan ja tutkimusetiikkaan liittyviä kysymyksiä. Aineiston käyttöehdoissa on kerrottu (esim. kansainvälisellä Creative Commons lisenssillä), mihin voit sitä käyttää ja miten alkuperäiseen aineistoon tulee viitata. Varsinaisia tutkimusaineistoja ei tulla tallentamaan tutkimustietovarantoon, mutta sieltä löydät tulevaisuudessa tutkimusaineistojen kuvauksia, joiden perusteella voit etsiä kiinnostavia aineistoja muista data-arkistoista.

Mitä tieteessä tapahtuu juuri nyt?

Tiedejatutkimus.fi tarjoaa tietoa julkisten ja yksityisten tutkimusrahoittajien rahoittamista tuoreimmista tutkimushankkeista. Palvelussa on tällä hetkellä Suomen Akatemian, Business Finlandin, Horizon2020-ohjelman sekä muutamien yksityisten säätiöiden tuoreimpia rahoituspäätöksiä. Kunkin rahoitusta saaneen hankkeen yhteydessä on lyhyt kuvaus hankkeesta ja sen tavoitteista.

Sivusto tarjoaa myös yhteisen näkymän kaikkien suomalaisten tutkimusorganisaatioiden tiedettä ja tutkimusta koskeviin ajankohtaisiin uutisiin. Sivustoa seuraamalla saa siis hyvä kuvan siitä, mitä kaikkea uutta tutkimusmaailmassa on parhaillaan meneillään.

Minkälaisia laitteita, mittausasemia, erityislaboratorioita Suomesta löytyy?

Tutkimusinfrastruktuureilla tarkoitetaan tutkimusvälineiden, laitteistojen, aineistojen ja palveluiden kokonaisuuksia, jotka mahdollistavat tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoimintaa, tukevat tutkijankoulutusta sekä opetusta ja palvelevat elinkeinoelämää ja yrityksiä. Julkisella rahoituksella hankittujen tutkimusinfrastruktuurien tulisi olla yhteiskäyttöisiä ja avoimia, toki käytöstä aiheutuvat kustannukset voidaan laskuttaa. Tiedejatutkimus.fi -sivulla esitellään tutkimusintrastruktuurit ja kuvataan niiden tarjoamat palvelut yhtenäisellä tavalla. Kullakin infrastruktuurilla on omat käyttöehtonsa, joiden puitteissa palveluiden ja laitteiden hyödyntäminen tapahtuu. Osa tutkimusinfrastruktuureista on kaikkien vapaasti käytettävissä, osaan taas tutkijoilla on ensisijainen pääsyoikeus. Yritysten on kuitenkin hyödyllistä tietää, millaisia infrastruktuureita on omalla alueella tai koko Suomessa tarjolla.

Tutustuminen kannattaa

Tutkimustietovaranto kokoaa tulevaisuudessa merkittävän osan Suomessa tehtävästä tutkimuksesta. Tämä on tärkeää, sillä julkisin ja yksityisin varoin tuotetun tutkimuksen tulokset tulee olla avoimesti ja laajasti kaikkien näkyvillä. Sivusto kannattaa ottaa tehoseurantaan, sieltä voit saada uusia ideoita ja ajatuksia omaan työhösi.

Kirjoittajat

Susanna Näreaho (FT) on entinen ympäristöalan tutkija, joka työskentelee tällä hetkellä erityisasiantuntijana Metropoliassa.

Seliina Päällysaho (FT, KTM) työskentelee Seinäjoen ammattikorkeakoulussa tutkimuspäällikkönä ja toimii Ammattikorkeakoulujen avoin TKI-toiminta, oppiminen ja innovaatioekosysteemi -hankkeen projektipäällikkönä.

Alkuperäinen artikkeli on julkaistu @SeAMK-verkkolehdessä 30.6.2020 (aukeaa SeAMK.fi)