Ennakoinnista korkeakoulun yhteinen kyvykkyys?

Korkeakoulun kyvykkyys näkyy sen toiminnassa. Kun kyvykkyyttä kehitetään, huomion kohteena tulisi olla toiminta. Tämä itsestään selvältä tuntuva toteamus on kuitenkin monille organisaatioille – myös ammattikorkeakouluille – haaste. Kehittämisessä painopiste on usein hallinnollisessa muutostyössä, johtamisjärjestelmissä ja hallinnon rakenteissa.

Tässä blogikirjoituksessa tarkastelemme Metropolian kaksivuotisessa ennakointikyvykkyyden kehittämishankkeessa MEKYssä (2022–2023) tekemiämme huomioita ennakointikyvykkyyden kehittämisestä toisaalta strategiayksikön ja johtamisen kehittämisen näkökulmasta, toisaalta kaikkien toimijoiden kyvykkään ennakointitoiminnan käynnistämisen kannalta. Blogikirjoituksessa ehdotamme, miten koko organisaation yhteinen oppiminen voisi yhdistää näitä näkökulmia.

Ennakointi kyvykkyytenä

Kun organisaation tai yrityksen ennakoinnista puhutaan kyvykkyytenä, lisätään väliin usein sana ”strateginen”. Lisämäärittely on sinällään tarpeen, sillä ennakointiin liittyy aina jokin konteksti ja tarkoitus. Strateginen ennakointi tarkoittaa mahdollisten tulevaisuudennäkymien ja niihin liittyvien mahdollisuuksien ja haasteiden tarkastelua päätöksen teon tueksi. Strategisessa ennakoinnissa on siis kyse erilaisten kehityssuuntien kartoittamisesta, päätösten vaikutusten arvioinnista eri kehityssuunnissa sekä toimintaympäristön muutoksiin varautumisesta – ei tulevaisuuden ennustamisesta (1).

Strateginen ennakointi on tullut organisaatioissa ja yrityksissä yhä tärkeämmäksi kehittämisen kohteeksi sitä mukaa, kun tulevaisuus on muuttunut epävarmemmaksi ja muutostahti on nopeutunut (2). Vaikka edelläkävijäorganisaatioissa on jo olemassa sujuvat prosessit ennakointitiedon tuottamiseen, tulkintaan ja hyödyntämiseen, ovat monet organisaatiot vasta havahtumassa ennakoinnin tarpeellisuuteen. Metropolia Ammattikorkeakoulussa käynnistettiin ennakointikyvykkyyden kehittäminen vuonna 2022, kun todettiin aiemman, pistemäisesti toteutetun ennakoinnin olevan riittämätöntä tulevaisuuskestävän toiminnan toteuttamiselle. MEKY-projektissa tavoitteena oli löytää keinoja kyvykkyyden lisäämiseksi:

• Miten löytää, tulkita ja konkretisoida olemassa olevaa tulevaisuustietoa oppimistoiminnan, TKI-työn, johtamisen ja päätöksenteon tueksi?
• Miten lisätä osallisuutta ennakointitoimintaan ja siten laajentaa tulevaisuusvaltaa?
• Miten lisätä moninäkökulmaisuutta vaikuttavan ennakointitiedon turvaamiseksi?

Keinoja kartoitettiin tulevaisuudentutkimuksen, strategisen ennakoinnin ja organisaatioiden kehittämisen tutkimuskirjallisuudesta. Monet strategista ennakointia käsittelevät tutkimukset ovat kartoituksia, pienempiä aihekokonaisuuksia koostavia metatutkimuksia tai ne keskittyvät määrittelyihin ja työkaluihin (2). Valmista mallia, joka kattaisi korkeakoulun tehtävät ja toiminnot (3) ei ollut suoraan tarjolla. Niinpä Metropoliaan soveltuvan mallin rakentaminen aloitettiin tammi-huhtikuussa 2022 pilottikokeilulla Metropolian osaamisalueen ja innovaatiokeskittymän sekä konsulttiyritys KPMG:n yhteistyönä. Tuloksena hahmoteltiin korkeakoulun mahdollisuuksiin ja haasteisiin sopiva strategisen ennakoinnin malli (kuva 1).

Kuva 1. Metropolian strategisen ennakoinnin malli (4) perustuu René Rohrbeckin tutkimukseen yritysennakoinnista (5).

MEKY-projektissa tunnistettiin pilotin, eri tiimien kanssa käytyjen dialogien perusteella sekä tutkimuskirjallisuuden perusteella keskeisiä toiminnan solmukohtia, joissa ennakointikyvykkyyttä voi ilmetä ja joissa sitä kannattaa kehittää ja vahvistaa:

• Ennakointikyvykkyys näkyy laajassa osallistumisessa ennakointitoimintaan (avaintoimijat, sidosryhmät ja verkostot)
• Ennakointikyvykkyyden kehittäminen perustuu tilannekuviin, jossa huomioidaan organisaation eri puolilla yhtä aikaa vallitsevat käsitykset ja tarpeet (organisaatio ja organisoituminen).
• Keskeinen edellytys kyvykkyyden kehittymiselle on turvallinen, dialoginen toimintakulttuuri ja toiminnan kriittisen arvioinnin säännöllisyys (avoin ja osallistava toimintakulttuuri).
• Ennakointitoiminta on ketterää, jos kulloisiinkin tarpeisiin sopivia ennakointimenetelmiä käytetään itseohjautuvasti ja jos käytössä on yhteinen, tekoälypohjainen datankäsittely-ympäristö (menetelmät, työkalut ja AI, foorumit ja työpajat).
• Ennakointikyvykkyys ilmenee ennakointitiedon hyödyntämisessä kaikessa toiminnassa läpi koko organisaation (tietojohtaminen).
• Ennakointikyvykkyyttä edistää yleinen tulevaisuustaitojen lisääminen (ennakointiosaaminen)

Lisäksi malliin liitettiin kolme yleistä Metropolian ennakointitoimintaa määrittävää näkökulmaa:

1. Kyvykkyyden kehittämisen perustaksi nähtiin yhteisen ymmärryksen dialoginen rakentaminen ja ylläpitäminen. Kun toimintatavat ja ympäristö muuttuvat nopeasti, yhteinen hahmottaminen eli ”tolkun tekeminen” tai ”sensemaking” (6) edellyttää säännöllisiä dialogeja ja koko kattavasti organisaation ja sidosryhmät yhteen kutsuvia ennakointifoorumeita.
2. Metropolian ennakointitoiminnan tavoitteeksi asetettiin kestävän elinvoiman turvaaminen kaikilla ammattikorkeakoulun toiminnan sektoreilla (Ennakointitoiminnan vaikuttavuus).
3. Ennakointikyvykäs ammattikorkeakoulu on mukana rakentamassa alueen ja koko yhteiskunnan ekologista, sosiaalista ja taloudellista tulevaisuuskestävyyttä (Konteksti).

Yhdessä oppiminen kyvykkyyden rakentajana

Ennakointikyvykkyyden kasvaessa toiminta muuttuu kyvykkääksi. Kyvykkyyden kasvattaminen tarkoittakin koko organisaation yhteistä ja jatkuvaa oppimista. Sen sijaan, että keskityttäisiin rakenteiden ja tehtäväroolien uudistamiseen, olisi tärkeää tukea pitkäjänteisesti yhdessä oppimista. Monet ennakointitiedolle ominaiset piirteet, kuten systeeminen ajattelu, vaativat aikaa, moninäkökulmaista ja laajaa osallistumista toimintaan sekä sitoutumista toimimaan toisin yhteisen ymmärryksen kasvaessa.

Oppimisen ja kyvykkyyden kehittämisen yhdistäminen nostaa esiin kysymyksen siitä, miten yhdessä oppimista voitaisiin tukea ja vauhdittaa jatkuvana toimintana, eikä vain pistemäisinä työpajoina tai kurssituksina. Miten onnistuttaisiin varaamaan aikaa säännölliseen yhdessä ajatteluun ja oppia pois turhista kokoontumisista? MEKY-pilotti osoitti, kuinka helposti turvaudutaan konsulttien apuun, kun halutaan opettaa orhnaisaatiolle tai sen osalle jotakin uutta. Johtaminenkaan ei aina auta ja tue yhteistä oppimista ja uuden ajattelun mukaista toimintaa, kuten MEKY-projektin tulosten (4) hautautuminen lukuisten, sinällään onnistuneiden kehittämishankkeiden joukkoon osoittaa.

Kyvykkyyden kehittäminen johtaa muutokseen vain, jos oppiminen konkretisoituu uudenlaisena toimintana ja käyttäytymisenä organisaation arjessa. Elävässä prosessissa mallitkin muuttuvat, tarkentuvat ja kehittyvät yhteisen ymmärryksen kannattelemina.

Kirjoittajat

Marita Huhtaniemi on tulevaisuustyön, strategian, innovaatiotoiminnan ja liiketoiminnan kehittämisen asiantuntija Metropolian strategia- ja kehityspalvelut -yksikössä. Hän toimi MEKY-hankkeessa vuosina 2022-2023 strategia-asiantuntijana.

Leena Unkari-Virtanen on tutkija, työnohjaaja, prosessikonsultti ja lehtori Musiikki ja kulttuuripalvelut -yksikössä. Hän toimi ”tulevaisuuden työ ja osaaminen” -hankesalkun teemavastaavana sekä MEKY-hankkeessa vuosina 2022–2023 projektipäällikönä ja yliopettajana.

Lähteet

1. Strateginen ennakointi. Euroopan unionin virallinen verkkosivusto.(commission.europa.eu) Viitattu 2.5.2024.
2. Marinkovic, M., Omar Al-Tabbaa, O., Khan, Z & Jie Wu, J. (2022). Corporate foresight: A systematic literature review and future research trajectories. Journal of Business Research 144 (2022) 289–311.
3. Ammattikorkeakoululaki 14.11.2014/932. (finlex.fi) Viitattu 2.5.2024.
4. Unkari-Virtanen, L. (toim.) 2024. Tulevaisuuden kudelmia. Ennakointikyvykkyyden kehittäminen Metropoliassa. (theseus.fi) Metropolia Ammattikorkeakoulun julkaisuja TAITO-sarja 128 Helsinki. Haettu 25.3.2024.
5. Rohrbeck, R. (2011). Corporate Foresight. Towards a Maturity Model for the Future Orientation of a Firm. Berlin Heidelberg: Springer-Verlag.
6. Weick, K.E., Sutcliffe, K.M. & Obstfeld, D. (2005). Organizing and the process of sensemaking. Organization Science, Vol. 16 No. 4, 409–421