Ammattikorkeakoulujen tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotyötä tehdään pääasiallisesti julkisin varoin. Rahoitusta anotaan ja myönnetään eri lähteistä, tyypillisesti Euroopan Unionin hallinnoimista ohjelmista. Jokaisella rahoittajalla on omat ehdot sille, mihin tarkoitukseen ja kuinka paljon tukea myönnetään. Tässä blogimerkinnässä kerron, millä periaattein hankkeelle voi rakentaa toimivaa viestintää.
Varmista rahoittajan ehdot
Viestinnällä on tarkoitus tukea hankkeen toimintaa, etenemistä ja onnistumista. Viestintää tarvitaan esimerkiksi kohderyhmien tavoittamiseen ja hankkeen tuloksien levittämiseen. Rahoituslähteestä riippuen viestintään voidaan resursoida erilaisia työaikamääriä. Jotkin rahoittajat vaativat, että hankkeelle nimetään viestintäpäällikkö. Toiset rahoittajat eivät mainitse viestinnän roolista erityisesti mitään. (1)
Hankearki osoittaa nopeasti, että viestinnän merkitys on tässä ajassa korostunut. Jos hankkeen viestintä jää kokonaan projektipäällikön harteille, roolin voi ajoittain kokea raskaaksi. Hankkeen valmisteluvaiheessa on siis hyvä ottaa huomioon myös viestintätyö. Se voidaan muotoilla hankesuunnitelmaan omaksi työpaketiksi tai jokaiseen työpakettiin omana osionaan.
Tärkeintä on, että jo hankesuunnitelmassa tulee ilmi viestinnän toteuttamiseen ajatellut vastuuroolit ja ulkopuolisten palvelujen hankinnan tarpeet. Niiden perusteella hankebudjettiin voidaan kiinnittää henkilön työaikaa sekä ostopalveluja. (1)
Tarkista hankkeen tavoitteet
Kun hankkeelle myönnetään rahoitus, hankekumppanit käyvät suunnittelemaan hankkeen käytännön toteutusta. Alkuvaiheessa tehdään tärkeitä linjauksia, jotka vaikuttavat hankkeen toimintaan. Asioista yhdessä neuvotellen sopiminen käynnistää myös luottamussuhteen kehittymisen hankekumppanien välille.
Hankesuunnitelma sisältää hankkeen tavoitteet ja toimenpiteet, joiden avulla tavoitteet saavutetaan. Jos hankehakemuksen kirjoittamisesta on aikaa, voi olla tarve kirkastaa hanketyön perimmäinen tarkoitus. Siksi kumppanit käyvät läpi ja määrittelevät hankkeen käynnistyessä, mitä käytännössä on aikomus tehdä. Näin yhteistä tavoitetta kohti on huomattavasti helpompi kulkea.
Suunnittele yhdessä
Yhteisten tavoitteiden määrittely myös hankkeen viestinnän toteuttamiselle on tärkeää. (2) Hankkeen kokonaisviestintää kannattaa aluksi ideoida ja suunnitella kumppanien kanssa yhdessä. Tyypillisesti keskusteluja käydään siitä, miltä hankkeen pitäisi näyttää. Tämä on kuitenkin vasta yksi osa hankkeen viestintää.
Yhteisessä viestintäsuunnittelussa voi käyttää pohjana hankesuunnitelmaa. Sieltä tunnistetaan ja poimitaan tärkeimmät yhteisesti viestittävät asiat. Hankkeelle on alkamis- ja päättymispäivämäärät. Niiden avulla on helppo ennakoida ainakin tulosviestinnän toteuttamisen ajankohta.
Hankkeen toteuttajille yhteisesti tärkeitä viestinnän paikkoja ovat:
- Tiedottaminen ja uutisointi
- Yhteiset julkaisut
- Yhteiset tapahtumat
- Tulosviestintä hankkeen päättyessä
Ennen lopullista toteutusta on varmistettava käytettävissä olevat resurssit, jotta työtunnit tai budjetti eivät lopu kesken.
Jos budjetti on niukka, ei pidä lannistua. Hankkeen viestinnän onnistumista tukevat myös käytettävissä olevat suhdeverkostot ja henkilöstön mahdollinen piilo-osaaminen. Hankekumppanien joukosta voi löytyä toteuttajia monenlaisiin viestinnän osa-alueisiin.
Sovi vastuut ja pidä niistä kiinni
Vaikka hankkeelle nimetään viestinnästä vastaava työntekijä, hankeviestinnässä onnistuminen edellyttää kaikkien osapuolten tukea. Hankkeet syntyvät toimimaan hetkeksi aikaa vakiintuneiden organisaatioiden keskelle. Voi olla vaikea saada hankkeen viestintää toimimaan, elleivät vakiintuneet organisaatiot, sidosryhmät ja muut puolestapuhujat osallistu hankkeen viestien välittämiseen.
Hankkeen käynnistyessä on tärkeä sopia selkeästi viestintään liittyvät vastuut ja avainhenkilöt, joiden kanssa viestinnästä vastaava voi työskennellä. Samalla voi asettaa mittarit, jolla onnistumista arvioidaan.
Hankkeen suhdeverkostosta muodostuu viestintäverkosto
Kuka tahansa voi tukea hankkeen onnistumista toimimalla sen puolestapuhujana ja välittämällä hankkeen viestejä omiin verkostoihinsa. Hankkeen työntekijät ovat luontevin joukko levittämään tietoa hankkeesta omiin sosiaalisiin verkostoihinsa. Tämä ei välttämättä toki riitä, sillä työntekijän omat verkostot saattavat olla kaukana hankkeen tavoittelemista yleisöistä (3).
Jokaisella hankkeella on toiminta-aikanaan päätoteuttaja ja osatoteuttajat, hankehenkilöstö sekä ohjausryhmä. Yksistään näiden tahojen kautta on mahdollista löytää verkostoja, joihin hankkeen viestiä voi välittää. Kun suhdeverkostoa laajennetaan hankkeen kohderyhmiin, teemasta kiinnostuneisiin vaikuttajiin ja vaikkapa kohderyhmiä edustaviin järjestöihin, alkaa mahdollisten viestintätuen antajien määrä olla jo kohtalainen.
Suhdeverkoston hyödyntäminen ei kuitenkaan saa kääntyä kuormittamiseksi. Kaikessa hankeviestinnässä on syytä käyttää tilannekohtaista harkintaa. Hyvin hallitussa kokonaisuudessa viestinnällä ajetaan yhteisesti hankkeen tavoitteiden saavuttamista, ei yksittäisen tahon etua.
Lähteet
- Åman Kyyrö, Pirilä. Hankeviestinnän resurssit, teoksessa Hankeviestinnän käsikirja. Metropolia 2021.
- Åman Kyyrö. Hankeviestintä ja resurssit. Tikissä 23.2.2021.
- Kettunen, Åman Kyyrö. Asiantuntija viestijänä – miten saada oma ääni kuuluviin? Tikissä 25.10.2022.
Ei kommentteja