Oletko törmännyt tekstiin, jossa kerrotaan luontevasti tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeen (TKI) tavoitteista ja kohderyhmiin suunnattavista toimenpiteistä? Mikä siinä kiinnitti huomiosi? Saadakseen yleisön taatusti pysähtymään asian äärelle, viestien tulee olla oivaltavia, ytimekkäitä tai viihdyttäviä. Vähemmälläkin taituruudella voi tehdä toimivaa hankeviestintää.

Omat kokemukseni Metropolia Ammattikorkeakoulun hankkeiden parissa viestintäsuunnittelijan roolissa painottuvat tekstipohjaiseen viestintään, josta tässä blogimerkinnässä muutama ajatus.

Mistä meidän pitäisi viestiä?

Onnistunut viestintä saa aikaan halutun vaikutuksen. Riippuen hankkeen tavoitteista, viestinnällä
voidaan esimerkiksi:

• herättää yleinen tietoisuus jostakin asiasta
• saada viestin tavoittamat ihmiset toimimaan
• saada aikaan suuri tai pieni muutos
• kehittää ratkaisu johonkin ongelmaan

Tavoitteiden ohella tulee miettiä, kenelle viestitään, millä tyylillä heitä lähestytään ja mistä viestintäkanavista heidät mahdollisesti tavoittaa.

Niin, mutta mistä meidän hankkeemme pitäisi viestiä?

Hankkeen rahoitushakemus on työsuunnitelma, joka kertoo hankkeen tavoitteet, toteutustavat,
toteuttajat ja toteutuksen ajankohdan. Rahoitushakemus on kirjoitettu rahoittajan ennalta määriteltyjen raamien mukaisesti. Se on usein tyyliltään virkamieskieltä, mutta hankkeen alkaessa se on kelvollinen työkalu viestinnän suunnitteluun. Rahoitushakemukseen on hyvä palata, kun halutaan tarkistaa, mitä onkaan luvattu saada aikaiseksi.

Hankkeen pitäisi viestiä ainakin siitä,

• mitä tekoja hanke toteuttaa
• ketkä hankkeeseen halutaan mukaan
• miten ja ketä hanke hyödyttää
• mitä hankkeessa tapahtuu
• milloin tapahtuu tärkeitä asioita
• mikä on hankkeen lopputulos
• ketkä toteuttavat hankkeen

Vastaukset näihin kysymyksiin auttavat laatimaan hankkeen viestintäsuunnitelman. Suunnitelmaa täydennetään tarkempien toimenpiteiden, viestintäkanavien, ajoituksen, budjetin ja vastuiden osalta hankkeen edetessä.

Viestintää suunniteltaessa yleisesti

• ajoitus jaksottuu hankkeen elinkaaren ja välitavoitteiden mukaisesti
• budjetointi perustuu hankehakemuksessa määriteltyyn henkilötyöaikaan ja ostopalveluihin
• tarkastellaan suunnitelman toimivuutta hankkeen edetessä ja korjataan sitä tarvittaessa
• kirjataan myös kriisiviestinnän toimenpiteet suunnitelmaan
• määritellään loppuviestintä toteutumaan ennen hankkeen päätöskautta

Miten kiteyttää hankkeen merkitys?

Ihanteellisessa tilanteessa hankkeen parissa työskentelevät luovat toimintansa tarkoituksesta kertovan, yhteisen sanoman, jota ydinviestiksi kutsutaan. Ydinviestiin kiteytyy hankkeen koko olemassaolon merkitys.

Ydinviesti välittyy kaikessa hankkeen toiminnassa. Se auttaa projektipäällikköä kertomaan ytimekkäästi hankkeestaan, hankekumppaneita ja ohjausryhmää muistamaan, mistä tässä hankkeessa olikaan kysymys, ja projektityöntekijöitä hahmottamaan, mikä on se iso kokonaisuus, johon heidän tekemänsä työ liittyy.

Ydinviestin muotoileminen voi vaatia neuvottelua hankkeessa toimivien kesken, mutta samalla idea hankkeen toteuttamisen syistä kirkastuu kaikille osapuolille.

Kohdista sanoma oikein

Yleisöä kiinnostavat ensisijaisesti hankkeen toiminta ja aikaansaannokset. Hankkeesta kertoessa on hyvä aloittaa suoraan sisällöllisillä asioilla, kuten: ”Järjestämme koulutuksen paketinjakeluteknologiasta; Julkaisimme tuoreen tutkimusraportin uusista tartuntataudeista; Kutsumme sinut seniorikylätapahtumaan.” Hankkeen esittely toteuttaja- ja rahoittajatietoineen kuuluu hankeviestintään, mutta se kannattaa jättää viestien loppuun.

Viestintää toteutettaessa on hyvä asettua kuulijan, lukijan tai näkijän asemaan.

• Miten hänen huomionsa herätetään?
• Mikä hänet pysäyttää asian äärelle?
• Mikä saa hänet toimimaan?

Viestinnän tarpeet muuttuvat hankkeen edetessä. Hankkeen toiminnasta voi olla tarpeen kertoa eri yleisöille. Joskus vain kokeilemalla löytyvät parhaat viestinnän keinot, tyylit ja kanavat, joilla hankkeen kaipaama yleisö tavoitetaan. Mikäli Facebook ei toimi, kokeile Instagramia. Mikäli puhelu ei tavoita, lähetä postikortti.

Voisiko asian ilmaista selkeämmin?

Voidakseen yksinkertaistaa viestiä, kadottamatta sen sanomaa, on tunnettava käsiteltävä aihe todella hyvin. Tasapainon löytäminen on joskus vaikeaa, kun halutaan välittää toimiva viesti, mutta sisältöä tuotettaessa on paineita tehdä suorite nopeasti.

Hankkeiden elinkaaret ovat lyhyet, jolloin on hyväksyttävää julkaista ei täydellistä, vaan riittävän hyvää. Omalle työlleen sokeutuu helposti. Laadun varmistamiseksi työ kannattaa tarkistuttaa muilla ennen julkaisua.

Termi sinne, toinen tänne

Missä tahansa viestinnällisessä aineistossa ammattilaistermien käyttö voi vieraannuttaa yleisöä pois varsinaisen sanoman ääreltä. ”TKI-hankkeemme kohderyhmään kuulumisesta” lukiessa monella ajatus herpaantuu jo virkkeen alkuun. Yleistajuinen teksti on selkeää ja puhuttelee henkilökohtaisella tasolla.

Monesti hankkeissa tehdään asioita, jotka ovat uusia. Niille ei ehkä ole vielä vakiintuneita termejä, jolloin käytetään käännöslainoja. Kotimaisten kielten keskus Kotus antaa suosituksia muun muassa termien suomenkielisistä versioista, joista osa vakiintuu käyttöön uudissanoiksi.

Viestinnän onnistumisen arvioinnista

Viestinnän onnistumista voi mitata eri tavoin. Lukumäärien mittaamista on helppo toteuttaa. Tuhatpäinen joukko seuraajia hankkeen sosiaalisen median kanavissa näyttää tilastossa hyvältä. Määrällä ei kuitenkaan ole merkitystä, ellei kukaan seuraajista aktivoidu toimimaan hankkeen toivomalla tavalla.

Viestinnän onnistumista on hankala arvioida, ellei hankkeella ole suunnitelmaa, jossa on kirjattuna myös viestinnän tavoitteet ja onnistumisen arviointitapa.

Yksinkertaisin onnistumisen merkki on, että hanke saavuttaa sen toiminnalle asetetut tavoitteet. Se ei ole mahdollista ilman hyvin toteutettua viestintää.

Suomalaiset luottavat siihen, mitä kerrotaan: neljä viidesosaa kansasta on sitä mieltä, että sanomalehdet ovat luotettavia.

Mutta mistä tieto syntyy, miten se valuu kansalle ja merkitseekö tieto mitään?

Näin jouluposti muutti Suomea

Kerron tarinan tiedon merkityksestä. Luin hiljattain Katariina Vuoren teoksen Joulumerkkikodin lapset (Vuori, 2016). 1930-1970 -luvuilla Suomessa rahoitettiin postimerkkien myynnillä joulumerkkikoteja. Niihin siirrettiin vuosien aikana yli 5000 vastasyntynyttä turvaan mahdolliselta tuberkuloositartunnalta. Vielä 1900-luvulla tuberkuloosi oli maassamme vakava ongelma perheissä ja yhteiskunnallisesti.

Vuoren teoksessa on koskettavasti pohdittu toisaalta joulumerkkikotien hyvää hoitoa ja toisaalta sitä miten pitkä varhaislapsuuden ero on vaikuttanut lapsiin ja perheisiin. Mutta samalla teos piirtää joulumerkkikotien tarinan kautta myös kokonaiskuvaa siitä, miten uusi tieto syntyy, leviää ja muuttaa yhteiskuntaa.

Miten tämä tapahtui? Joulumerkkikotien toimintavuosina tuberkuloosia tutkittiin ahkerasti. Kehitettiin lääkitys, rokote ja löydettiin ymmärrys tartuntatavoista. Itse tutkimuksen ohella olennainen asia oli, että tätä tutkimustietoa levitettiin kansalle sanomalehdissä, jakamalla ohjekirjoja sekä terveydenhoitohenkilökunnan avulla. (Vuori, 2016).

Toisin sanoen: tieto kansankielistettiin eli popularisoitiin. Jos saatu tieto olisi jäänyt vain tutkijoiden tiedoksi, ei Suomen tuberkuloositilanteessa olisi tapahtunut muutosta. Lopulta tuberkuloosin vähenemiseen vaikuttivat niin tutkijat, terveydenhoitohenkilöstö kuin kuka tahansa tavallinen kansalainenkin.

Joulupostimerkit olivat yksi osa popularisointia. Niissä tiivistyi nerokkaasti kolme asiaa: tutkimustiedon levittäminen, konkreettinen toimenpide ongelman selättämiseksi sekä mahdollisuus hyväntekeväisyyteen.

Tämän päivän joulumerkkitarinoita

Oheiseen kuvioon olen kuvannut uuden tiedon syntyä ja sen liikettä kohti erilaisia vastaanottajia: alan ammattilaisia, muita tutkijoita ja tavallisia kansalaisia. Tiedon liikkeen lopputuloksena voi syntyä yhteiskunnallista tai yksilöllistä muutosta, kuten tässä tarinassa. On muun muassa tutkittu, että kun 5 % joukosta omaksuu uuden asian, koko lauma muuttaa suuntaa (Hiltunen, 2012).

Kertomani tarina ei ole ainoa laatuaan. Tämän päivän isoja joulumerkkitarinoita voisivat olla esimerkiksi ilmastonmuutos ja työelämän murrokseen liittyvät vaikutukset ihmisiin ja yhteiskuntaan. Ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen tekemässä tutkimus- ja kehitystoiminnassa saadaan jatkuvasti uutta tietoa mitä moninaisimmista aiheista. Esimerkiksi Metropolia Ammattikorkeakoulussa tällä hetkellä kehitellään ja tutkitaan eri ilmiöitä noin 80 hankkeessa: koskettaako sinua esimerkiksi kestävät liikenneratkaisut, eri ikäisten hyvinvointia tukevat palvelut  sekä terveydenhoidon ja teknologian kehitys?

Meillä ammattikorkeakoulun työntekijöillä onkin velvollisuus huolehtia siitä, että saatu tieto ei jää vain oman talomme seinien sisään. Myös opetus- ja kulttuuriministeriö kannustaa ja ohjaa korkeakouluja julkaisemaan tietoaan monipuolisesti erilaisille kohderyhmille.

Kuvio: Ala-Nikkola, Elina, 2018

Keskustelevaa kehittämistä ja muutosta

Meillä korkeakoulussa on myös velvollisuus jakaa oikeaa tietoa. Oikea ei kuitenkaan saa tarkoittaa, että julkaisimme vain valmista täysin loppuun pureskeltua tietoa. Teoksessa Julkaise tai tuhoudu! (Karvonen, Kortelainen & Saarti 2014, 160-169) kerrotaan 70-luvulla vielä ajatellun tieteen popularisoinnilla sitä, että tutkija tutkii kaiken valmiiksi ja vasta sitten levittää sen kansalle.

Nykyisin tieteen oletetaan olevan tiiviisti vuorovaikutuksessa muun yhteiskunnan kanssa, kuten oheisessa kuviossakin kuvaan. Olipa vastaanottaja sitten tutkija- ja kehittäjäkollega, alan ammattilainen, opiskelija tai suuri yleisö, ei hän saa olla passiivinen hahmo, jolle valmista tietoa kaadetaan. Tieto tulee julkaista ja altistaa siten keskustelulle eli dialogille, avoimuudelle (Karvonen, Kortelainen & Saarti 2014, 160-169).

Tämän päivän tietovirta sijoittuu blogeihin, lehtiin, kirjoihin, verkkolehtiin, sosiaaliseen mediaan ja tapahtumiin. Se tulostuu ulos teksteinä, ääninä ja kuvina. Mahdollisuudet dialogille ovat siis valtavat. Sosiaalisessa mediassa sekunneissa leviävä tieto voi myös johtaa väärien asioiden kulkeutumiseen faktoiksi. Tosin alussa mainitsemassani median luotettavuustutkimuksessa suomalaiset eivät pitäneet sosiaalista mediaa kovin luotettavana – hyvä niin. Korkeakouluna kannamme vastuun siitä, että osallistumme tiedonvirtaan kuunnellen, oppien ja oikeaa tietoa tuoden.

Siksi onkin tärkeää, että ammattikorkeakouluna julkaisemme tietoa myös ketteristä kokeiluista ja puolivalmiista kehitystyöstä. Silloin osallistamme kansalaisia ja ammattilaisia jo kehittämistyön aikana keskusteluun ja kehittämistyöstä tulee rikkaampaa. Onko  lopulta  mikään tieto koskaan valmis?

Tällä blogipostauksella minäkin kansankielistän eli  popularisoin tietoa. Tietoisesti jätin myös monta asiaa sanomatta, asetin ajatukseni dialogille avoimeksi, ole hyvä!

 

Lähteitä ja innostavaa  luettavaa:

Metropolian julkaisut: www.metropolia.fi/julkaisut

Hyviä askelmerkkejä tiedon jakamiseen ja kehitetyn toiminnan juurruttamiseen antaa Metropolian hiljattain julkaisema Juurruttamisen 4 V:tä – viesti, varioi, valtavirtaista, vakiinnuta (Halonen, Katri 2017, Metropolia Ammattikorkeakoulu).

Hiltunen, Elina. 2012. Matkaopas tulevaisuuteen. Talentum.

Karvonen, Erkki, Kortelainen, Terttu & Saarti Jarmo. 2014. Julkaise tai  tuhoudu! Vastapaino.

Vuori, Katariina. 2016. Joulumerkkikodin lapset. Like.

Opetus- ja kulttuuriministeriö. Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen tilastot. Julkaisut korkeakoulutuksen määrän ja laadun mittareina. Haettu 22.1.2018. http://minedu.fi/korkeakoulu-ja-tutkimustilastot

Sanomalehtien liitto. 2017. Sanomalehdillä selkeä ykkösasema luotettavuudessa -tutkimus

Postauksen artikkelikuva (tietokone ja kirjat): Pixabay, Geralt (CC0)

Viime viikon perjantaina Uusimaa-viikon kunniaksi vietettiin Uusimaa innovoi -päivää Aalto-yliopiston Urban Mill -tiloissa Espoossa. Tilaisuus kutsui paikalle pöhisemään ”uuden työn” teemalla. Näytteilleasettajia olikin kymmenittäin. Järjestelyt ja puitteet edistivät pöhinää ja järjestäjätahojen keskinäistä verkostoitumista. Ulkopuolista yleisöä ei paikalle virrannut valtoimenaan. Muutamat uteliaatkin toki uskalsivat tutustua toimijoihin. Alueella saattoi muun muassa maistella hyönteisproteiinia tai nauttia perinteistä, grillattua makkaraa. Ja tehdä töitä. Tilaisuus oli erinomainen osoitus siitä, että TKI-toiminnassa jo mukana olevat ovat innostuneita hankemaailmasta. Mutta se ei riitä loputtomiin.

Metropolia Ammattikorkeakoulun tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminta on osa lakisääteistä tehtäväämme. Metropolian TKI-toiminta näkyy opiskelijoille innovaatio-opintoina ja ylempien AMK-tutkintojen työelämää aidosti kehittävinä opinnäytetöinä. Metropolian TKI-toiminta elää myös ulkopuolista rahoitusta saaneiden, kumppaneiden kanssa toteuttavissa kehittämishankkeissa.  Paljon kiehtovaa ajattelua ja käytännöllistä ongelmanratkaisua syntyy näissä prosesseissa.

Mutta – miten ulkopuolinen yleisö saataisiin ymmärtämään innovaatiotoimintamme hienous? Onko edes mahdollista innostaa ihmiset osallistumaan juuri meidän hankkeisiin, kun somekanavat ovat pullollaan yleisöille avoimia, joukkoistettuja ongelmanratkaisu-, kilpailu-, ideointi- ja innovaatiokutsuja? Korkeakoulut, yliopistot, asiantuntijat ja tutkijat kautta maailman tunnistanevat haasteen: pitäisi tehdä oma työ hyvin ja lisäksi vielä kertoa siitä. Yleisön on kuultava toiminnasta ja tuloksista, mieluiten vielä helposti ymmärrettävällä tavalla, muutoin toimintaa ei välttämättä ole yleisön silmissä olemassakaan. Oman työroolin kautta polttavin kysymys onkin, miten viestiä hankkeistamme saadaan parhaiten perille sähköisen informaatiotulvan keskellä?

Yksinkertaistaen väitän, että tutkimus-, kehittämis- ja innovointiorganisaatioiden ulkopuolisia tahoja kiinnostaa lähinnä, ”mitä hyötyä tästä on minulle” tai ”mitä hyötyä tästä on yhteiskunnalle”.

Näen ratkaisun kaksivaiheisena. Ensinnäkin, TKI-toimintamme on oltava paitsi tarpeellista ja uskottavaa, myös kiehtovaa. Toisekseen, meidän on osattava viestiä siitä kullekin tunnistetulle kohderyhmälle eli suurelle tai pienemmälle yleisölle oikealla tavalla: kertoa TKI-toimintamme tarpeellisuudesta, uskottavuudesta ja kiehtovuudesta.

Miten siis kertoa hanketoiminnastamme teille siellä päätelaitteiden toisella puolen? Olisiko ympäripyöreän ”Hei, meillä on mahtavia ja monipuolisia hankkeita, joista suurin osa pyrkii saamaan jonkin ulkopuolisen kohdeyleisön jäsenet toimenpiteittensä piiriin! Lue lisää täältä!” sijasta syytä kertoa yksittäisistä hankkeista ja niiden toiminnasta käytännönläheisesti, TKI- ja AMK-jargonista irti rimpuillen?

Tässä paras yritykseni: ”Hei, meillä Metropoliassa on menossa noin viisikymmentä erilaista hanketta. Niissä ratkotaan monenlaisia ajankohtaisia kysymyksiä yhdessä muiden organisaatioiden kanssa! Ovatko kaupungit, design, rakentaminen,  uusi työ, kehittäminen ja kansainvälisyys sinua kiinnostavia teemoja? Jos jokin näistä päräyttää, tutustu meneillään olevaan kansainväliseen Live Baltic Campus -hankkeeseen.  Siinä on mukana Itämeren maiden korkeakouluja, jotka haluavat  kehittää opiskelupaikkoja tulevaisuuden työskentely-ympäristöinä.  Jos haluat tavata ihmisiä, jotka pohtivat näitä asioita, olet tervetullut osallistumaan Live Baltic Campuksen maksuttomaan tapahtumaan Livable City Forumiin kesäkuussa. Torstaina 9.6.2016 Helsingissä vietetään Helsinki Design Picnic. Se on tilaisuus kuulla ja keskustella, miten muotoilun avulla voisi tehdä elävämpää kaupunkiympäristöä ja vahvistaa kaupunkien kilpailukykyä. Koska hanke on kansainvälinen, ohjelma on englanniksi.”

Parhaiten hankkeiden puolesta puhuvat niiden tekijät ja hankkeisiin osallistuvat ihmiset. He antavat hankkeille ja hankkeissa käsiteltäville ilmiöille kasvot. Toivonkin, että tässä blogissa eri hankkeista tulevat kirjoittajat voivat tuoda esille Metropolian TKI-toimintaa elävänä, isojen kysymysten äärellä hämmästelevänä ja lopputuloksiltaan yllättävänä.

Päräyttääkö innovaatiotoiminta vai onko se jo aivan loppuunkaluttu aihe? Jätä kommenttisi!