Pienyrittäjälle usein tärkein ja kriittisin resurssi on oma aika, joka onkin tunnistettavissa monen yrittäjän ensimmäiseksi kapeikoksi. Digitaalisuuden avulla tai vaikkapa ulkoistamalla osan yrityksen tehtävistä, moni pienyrittäjä voi helpottaa omaa arkeaan ja laajentaa omissa prosesseissa olevia kapeikkoja. Prosessiteollisuudessa yleisin kokonaiskapasiteettia rajoittava tekijä on jokin tuotantolaitteista, joten työntekijöiden määrän lisääminen tai ylitöiden tekeminen ei avarra pullonkaulaa (1). Ajattelumalli soveltuu myös palvelutyöhön ja palveluiden tuottamiseen. Tässä kirjoituksessa esitän, mitä kapeikkoajattelu tarkoittaa ja mitä mahdollisuuksia se tuo liiketoiminnan kehittämiseen. On hyvä huomioida, että käyttämäni esimerkit ovat kuvitteellisia ja osittain käytännössä mahdottomia toteuttaa.
Tuotannon kehittämismenetelmä
Tuotannon kehittämismenetelmää kutsutaan teorioissa muun muassa:
- käyttöaikamenetelmä
- jonotusaikamenetelmä
- siirtyvän pullonkaulan menetelmä
- kapeikkomenetelmä.
Pullonkaula tarkoittaa tässä yhteydessä prosessin hitainta vaihetta, joka hidastaa koko prosessin etenemistä (mukaillen Mäenpää 2019). Tuotannollisessa yrityksessä pullonkaulan tunnistaminen on usein ”helppoa”. Se voi olla esimerkiksi
- hankinta
- tuotanto
- varastointi
- jakelu
- laskutus
- markkinointi
Kuva 1. Oma liiketoiminta: tunnista pullonkaulat
Kapeikkoesimerkkinä paitayrityksen tuotantoprosessi
Esimerkkiyritys myy tilauksesta painettuja T-paitoja. Yrityksellä on seuraavat resurssit:
- yksi painokone, jota käyttää yksi henkilö eli yrittäjä.
- yksi suunnittelija, joka auttaa pakkaamisessa.
- yksi yleishenkilö, joka hoitaa varaston, laskutuksen ja muut juoksevat työt.
Paitapainoyrityksen tuotantoprosessi on yksinkertaistettuna seuraava:
- Otetaan vastaan tilaus, jonka liitteenä on tilaajan logo
- Haetaan varastosta tilauksen mukainen määrä T-paitoja
- Tehdään silkkipainokoneelle haluttu logo
- Painetaan logo paitaan
- Siirretään paidat pakkaamoon
- Pakataan paidat pahvilaatikkoon
- Postitetaan paidat asiakkaalle
- Kirjoitetaan lasku
- Hoidetaan myyntireskontra
- Tarkistetaan, onko varastossa paitoja seuraavaa tilausta varten ja tilataan tarvittaessa lisää paitoja
Kuva 2. Painopaitayrityksen esimerkkituote.
Oletetaan, että yritys on saanut asiakkaakseen kauppaketjun nimeltään Hinnaton. Kauppaketju Hinnattomassa on päätetty jakaa asiakkaille räätälöityjä t-paitoja, jossa lukee Hinnaton ja kaupunginosan nimi. Tilaus kattaa 50 kauppaa. Jokaiseen kauppaan tulee toimittaa 10 paitaa. Tilaus on yhteensä siis 500 paitaa. Painoyrityksellä on varastossa riittävästi paitoja, joten varasto ei vaikuta tilauksen toimittamiseen.
Tilauksesta syntyy seuraavanlainen tuotantoprosessi:
- Logon tekeminen yksi tunti, kaupunginosakohtaisen tekstin räätälöinti yksi tunti.
- Painaminen aloitetaan, kun ensimmäinen logo on valmis.
- Yhden paidan painamiseen menee asetteluineen 5 minuuttia.
- Paitojen siirtoon pakkaamoon ja pakkaamiseen menee 10 minuuttia per kauppa.
- Postitukseen, eli vientiin lähimpään postikonttoriin menee 2 tuntia (autoon mahtuu 25 laatikkoa).
- Laskun kirjoitukseen kuluu keskusliikkeelle aikaa 10 minuuttia.
Näillä tiedoilla saamme arvioitua tilauksen mukaisen tuotantoajan:
- Logo ja räätälöinti, 2 tuntia X 50 kauppaa = 100 tuntia
- Painatus 500 paitaa X 5 minuuttia = 2 500 minuuttia, noin 41 tuntia
- Paitojen siirto pakkaamoon ja pakkaaminen, 10 minuuttia X 50 kauppaa = 500 minuuttia, noin 8 tuntia
- Postitetaan paidat asiakkaalle, 2 tuntia X 2 postikeikkaa = kokonaiskesto 4 tuntia
- Kirjoitetaan lasku, 10 minuuttia
Tästä tuotantoprosessissa voi tunnistaa nopeasti kapeikon. Logon räätälöiminen paitaan rajoittaa kaikista eniten tuotantoa. Tilauksen toimitukseen työn aloittamisesta kuluu vähintään 100 tuntia, eli tauotonta työtä yli neljä vuorokautta.
Esimerkissä havaittu kapeikko voidaan poistaa esimerkiksi ulkoistamalla, eli ostamalla suunnittelutyötä lähiyritykseltä, joka osaa tehdä painokelpoisen logon kaupan nimellä ja kouluttamalla yleismiehen tekemään logoja. Suunnittelukapasiteetti on tuolloin siis kolminkertainen.
Vaikka poistimme kapeikon suunnittelusta, synnytimme uuden kapeikon painokoneelle, koska nyt suunnittelutyö kestää ainoastaan noin 17 tuntia, mutta painaminen edelleen 41 tuntia. Löysimme siis uuden kapeikon. Tämän kapeikon voimme poistaa ostamalla toisen silkkipainokoneen ja kouluttamalla kaikki työntekijät käyttämään koneita – mutta kapeikko siirtyy taas toiseen kohtaan, todennäköisesti varastoon ja blankkojen paitojen toimitusaikoihin.
Kannattaa huomioida, että ennen tilauksen vastaanottamista on olemassa myös prosessi, jota voidaan kutsua myynniksi ja markkinoinniksi. Usealle yritykselle tämä on pullonkaula.
Pullonkaulojen ja kapeikkojen löytäminen palveluista
Palvelutuotannon prosessien kapeikkojen tunnistamiseen käytän esimerkkiä apteekista ja reseptilääkkeen hausta.
Käyt lääkärillä, sinulta otetaan verikoe, saat diagnoosin ja sinulle määrätään hoidoksi lepoa ja antibiootteja. Kävelet apteekkiin ja otat jonotuslapun. Odotat penkillä 10 minuuttia ja siirryt palveltavaksi tiskille. Tiskillä esität Kela-korttisi ja kerrot haluavasi antibiootit.
Farmaseutti tarkastaa tietojärjestelmästä reseptisi, näppäilee koneelle lääkkeesi ja lääkerobotti tipauttaa farmaseutin taakse lääkkeen. Samanaikaisesti farmaseutti kirjoittaa etiketin (siis sen lääkkeeseen liimattavan lapun), johon hän kirjoittaa lääkärin antamat ohjeet.
Käytyään lääkkeenkäytön ohjeet läpi ja varmistuttuaan että olet ymmärtänyt ohjeet, hän lähettää sinut kassalle. Jonotat ja maksat ostoksesi ja siirryt kotiin lääkkeiden kanssa. Tässä prosessissa farmaseutti on tärkeässä roolissa. Hän varmistaa, että olet saanut oikean lääkkeen, osaat noudattaa annosteluohjetta ja niin edelleen.
Tämä apteekin palveluprosessi voidaan kuvata seuraavasti:
- Otat jonotuslapun ja jonotat, 10 min
- Näytät kelakortin ja tietosi aukeaa farmaseutin tietokoneelle, teet tilauksen, 5 min
- Koulutettu ammattilainen kirjoittaa lääkkeen otto-ohjeet lapulle ja tulostaa sen, 5 min
- Farmaseutti liimaa lapun lääkkeeseen, kertaa se sinulle ja varmistaa että ymmärrät ohjeet, 5 min
- Siirryt kassajonoon ja odotat maksamista, maksat ja lähdet kotiin, 10 min
Tässä palveluprosessissa on myös helposti havaittavissa kohtia, joita voisi tehostaa eli ne toimivat eräänlaisina pullonkauloina tai kapeikkoina.
- Ensimmäinen kohta on havaittavissa, kun vertaamme farmaseutin kirjoittamaa lääke-etikettiä ja reseptissä olevaa tekstiä. Usein nämä tekstit ovat identtisiä, jolloin ammattilaisen työtä hidastetaan turhaan, koska hän joutuu kirjoittamaan saman tekstin uudelleen. Mikäli tämä poistettaisiin (säästö esimerkiksi 2 minuuttia), nopeutuisi palveluprosessi ja jonotusaika lyhenisi.
- Toinen nopeuttava tekijä voisi olla jonotuslapun oton yhteydessä tapahtuva Kela-kortin skannaus – tämä nopeuttaisi taas prosessia ja palveluajasta voitaisiin vähentää 1 minuutti.
Näillä kahdella muutoksella voitaisiin siis säästää palveluprosessista 3 minuuttia asiakasta kohden. Kerrannaisvaikutus on merkittävä. Mikäli apteekissa käy päivittäin 250 asiakasta, säästäisi tämä yhden työpäivän aikana työaikaa 750 minuuttia, joka voisi näyttäytyä asiakkaalle nopeampana palveluna. Todennäköisesti se myös lisäisi tyytyväisyyttä tai tuloutuisi apteekille säästöinä. Kyseessä olisi yli yhden työvuoron työaikasäästö.
Ajatusharjoitus korostaa suuren kuvan hahmottamisen tärkeyttä
Tuotantoprosessiesimerkit ovat toimineet toiminut Oona 2.0 – yrittäjänaisten liiketoiminnan kasvua digitalisaation ja kumppanuusverkostojen kautta -hankkeen koulutukseen osallistuneille pienyrittäjille käytännönläheisenä ajatusharjoituksena. Yrittäjille on tärkeää tunnistaa, miten erilaiset prosessien elementtien viilaukset ja korjaukset vaikuttavat toiminnan kokonaisuuteen.
Olipa kyseessä sitten henkilöiden kouluttaminen tai uuden koneen ostaminen, kannattavuus eli ratkaisun taloudellinen järkevyys ovat kriittisiä kysymyksiä. Yritystoiminnan menestys riippuu yrityksen tilauskannasta, tuotteiden katteista ja monista muista asioista. Jos yritys hyvän markkinoinnin vuoksi joutuu myymään ”ei oota” niin katteiden ja kassan salliessa, investointitoimenpiteet tukevat kasvua ja ovat siten perusteltuja. Yrittäjälle on tärkeää osata arvioida, mihin kannattaa investoida.
Kirjoittaja
Otto Härkönen (Di, AmO, Kho) toimii lehtorina Metropolia ammattikorkeakoulussa ja hän on yrittäjyys ja johtaminen alueen teemavastaava. Otto toimii Tuote- ja palveluvirittämö ja Oona2.0 hankkeessa asiantuntijana. Oton intohimo on yrittäjyyden edistäminen ja yrittäjien sparraus ja hän on myös Itä-Helsingin yrittäjien hallituksessa oppilaitosvastaavana.
Lähteet
- King, P.L. Recognizing and managing bottlenecks in process plants IIE Annual Conference Proceedings, 2010.
- Härkönen, O & Sekki, A. Kevytyrittäjyys, opas sivutoimiseen yrittäjyyteen. Kauppakamari 2020. ISBN 978 952 246 650 1
- Mäenpää, K., 2019. LEAN sanasto ja lyhenteet (leanthingking.fi)
- Sekki, A. Alustatalousyrittäjyys. Bookwell 2021. ISBN 9789529451814.
Oona 2.0 – yrittäjänaisten liiketoiminnan kasvua digitalisaation ja kumppanuusverkostojen kautta on Euroopan sosiaalirahaston (ESR) osarahoittama hanke, jota Metropolia Ammattikorkeakoulu toteuttaa Uudellamaalla. Hankkeen toiminta-aika on 1.4.2020-28.2.2023
Ei kommentteja