Yritysten toiminnan kehittämistyöskentelyn menetelmiä

Helena Miettunen · 29.11.2022

Toimistossa ison pöydän ääressä neljä henkilöä katselee yhden pitelemää pädiä, taustalla seisoo pari henkilöä keskustelemassa keskenään, kuvan päälle on piirretty sähkönsinisiä viivoja ja pisteitä.

Kuva: Shutterstock

Miten yrityksien toimintaa voidaan kehittää? Työelämän ja työskentelyn vaatimiin muutoksiin voidaan hyödyntää erilaisia strukturoituja menetelmiä. Erilaisten välineiden käyttö työnohjaajan, opettajan, ohjaajan tai valmentajan töissä tuo vuorovaikutuksellisen dialogisuuden lisäksi uusia keinoja tarkastella teemoja, joihin muutosta toivotaan. Tässä kirjoituksessa esittelen, miksi ja mitä välineitä voi käyttää.

Fasilitointiin, ohjauksiin tai valmennuksiin soveltuvien menetelmien käyttö ei välttämättä edellytä pohjakoulutusta. Niihin perehtyminen voi auttaa ymmärtämään paremmin tilanteessa käytettävän menetelmän taustaprosesseja tai itse ideaa, miksi jotain tiettyä menetelmää hyödynnetään.

Resilienssi yksin ei riitä ylläpitämään työhyvinvointia

Yritykset koostuvat aina ihmisistä. Yleisesti ihminen tarvitsee toivoa ja uskoa tulevaan, jotta hän jaksaa kurottaa kohti omia haaveitaan ja kykyä pärjätä arjessa. Resilienssi (1-6) on ollut otsikoissa paljonkin ja se tarkoittaa muun muassa:

Keskeinen yritysten selviytymiseen,
kestävään kehittymiseen,
kriisitilanteiden hallitsemiseen ja
jokapäiväisistä haasteista selviämiseen liittyvää taitoa

Viime vuosina ovat työtilanteet ja -olosuhteet muuttuneet monin tavoin monella alalla, sekä ainutlaatuisesti että globaalisti covid-19 pandemian seurauksena.

Riittämättömyyden tunne kuluttaa työntekijää

Jos aika ei tunnu riittävän kaikkien töiden tekoon, alkaa olo tuntua riittämättömältä. Riittämättömyyden tunne on yksi tunteista, joka vaikuttaa myös työhyvinvointiin ja työssä jaksamiseen negatiivisesti.

”Tutkimus osoittaa selkeästi, että vahvempi kokemus itseohjautuvuudesta on yhteydessä suurempaan työn imuun ja alhaisempaan työuupumukseen. Itseohjautuvuutta kokevat työntekijät tuntevat myös palautuvansa paremmin ja kokevat vähemmän stressiä,” työelämäprofessori Frank Martela, Aalto-yliopisto (7).

Julkisuutta on erityisen paljon saanut hoitoala, jossa resurssien riittämättömyys on ollut jopa uhkana potilasturvallisuudelle. Hoitoala ei ole ainut, jossa resurssipula, kiire ja kuormittuneisuus ovat läsnä. Samoja epäkohtia tuovat esiin myös opetusalalla työskentelevät henkilöt. (8)

Keskeisiä osa-alueita työssä jaksamiseen ovat työhyvinvointia tukevan toiminnan suunnitelmallisuus, päätöksenteon läpinäkyvyys ja resurssien riittävyys. Kun työntekijä kokee tekevänsä merkityksellistä työtä jaksavana ja kykenevänä ihmisenä, on hänen työnsä laatu usein myös parempaa.

”Merkittävää tutkimuksessa on se, että mukana oli monenlaisissa työpaikoissa ja eri aloilla töitä tekeviä ihmisiä. Mitä hierarkkisemmin työ on organisoitu, sitä heikompaa työn imu on. Hierarkkisuus ennustaa myös työuupumusoireita,” Työterveyslaitoksen tutkimusprofessori ja työhyvinvoinnin asiantuntija Jari Hakanen (7).

Työskentelyä työpajoissa kohti myönteisiä tulevaisuuksia

Jotta yrittäjän mieli, esimerkiksi koronapandemiasta huolimatta, lähtisi työskentelemään toivotun tulevaisuuden eteen, jonkin on muututtava. Katse tulevaisuuteen -hankkeen tavoitteena on vahvistaa sosiaali-, terveys- ja hyvinvointialan yrittäjien, yritysten ja työntekijöiden resilienssiä ja muutoskyvykkyyttä. Lisäksi hankkeen järjestämien ryhmätapaamisten kautta on tarjottu mahdollisuus verkostoitua ja vahvistaa yrityksen ja työntekijöiden hyvinvointia.

Hanketyön puitteissa on lähdetty prosessoimaan ja visioimaan yritysten kanssa toivottua tulevaisuutta, jossa voimavarat tulisivat tulevaisuuden rakentamisen käyttöön. Työskentely on toteutettu työpajoina, joissa yrityksen väki on kokoontunut yhdessä 6–9 tapaamisen aikana, pari tuntia kerrallaan. Kokoontumisissa on suunniteltu tulevia toimenpiteitä ja toteutuksia aikatauluineen.

Ensimmäisessä työpajassa on tehty ennakointidialogimenetelmää Tulevaisuuden muistelu (10), jossa toivottu tulevaisuus kuvitellaan viiden vuoden päähän. Tulevaisuuden muistelu- menetelmä on erityisesti käytössä sosiaali- ja terveysalalla, johtamistyössä, kasvatus- ja koulutusaloilla sekä terapiatyössä. Menetelmässä on keskeistä pyrkiä uutta kohti, hyödyntämällä olemassa olevia voimavaroja ja aiemmin hyvin toimineita selviytymiskeinoja (9, 11-14).

Hanketyöskentelyn seuraavissa vaiheissa eli Onnistumispajoissa on lähdetty ratkaisukeskeisesti suunnittelemaan toimenpiteitä ja askelia, joilla toivotut asiat toteutuvat. Kun muistelee tavoitetta kehittämistyön suhteen, ajallisina tarkastelupisteinä voi olla kuukausi, puoli vuotta ja hankkeen jälkeen.

Pääkysymykset ensimmäisessä yhteistyöskentelyssä eli Tulevaisuuspajassa ovat olleet:

Tavoite tulevaisuuteen: yrityksen visio 5 vuoden päähän?
Ajattelua ja suunnittelua: mitä priorisoidaan?
Mitä täytyy olla valmiina tiettyjen aikojen puitteissa?
Mitä toimia vaaditaan?
Millä tavoin edistetään tavoitteissa pysymistä?
Mitä tapahtuu sen jälkeen?

Apukysymyksiä edellä mainittuihin liittyen:

Kuinka tavoitteet toteutuivat ja mitä vaadittiin, että perille päästiin?
Mitä tavoitteita on saavutettu eri tarkastelupisteissä?
Miten ne on saavutettu eli mitä se on edellyttänyt?
Miksi ne on saavutettu? Esimerkiksi, miksi ne ovat olleet tärkeitä?
Mihin tilanteisiin hyviksi koettuja ratkaisukeinoja voi yrittää jatkossa soveltaa?
Miten jatkossa tunnistetaan ennakkoon asioita, jotta ongelmia ei tulisi?
Mitkä ovat ne askeleet jatkossa, jotta pysytään oikeilla teillä?

Tulevaisuuden visioinnista kohti konkretiaa toiminnan visualisoinnilla

Onnistumistyöpajoissa pyrittiin nimeämään, mitkä ovat organisaation tai yrityksen arvot ja resilienssiominaisuudet, jotta niillä vahvistetaan kantavia rakenteita. Dialogisen työskentelyn tueksi tarvitaan usein jonkinlaista visualisointia, jolla asioiden yhteyksiä ja suhteuttamista havainnollistetaan.

Hanketyöryhmän kanssa rakennettiin fasilitointia havainnollistamaan kuvaannollinen polkupyörä, jossa sekä yksilön että yhteisön tai organisaation resilienssiä tukevat ominaisuudet täytyy olla tasapainossa, jotta pyörä kulkee eteenpäin. Resilienssipolkupyörässä istuin koostui psykologisesta turvallisuudesta, mikä palautteen perusteella lisääntyi yhteistyöskentelyn myötä työyhteisöissä.

Käytännön kokemuksia matkan varrelta

Mitä tavoitteellinen työskentely tulevaisuuden eteen on yritysten menestymisen ja pärjäämisen kannalta tuonut? Hanketyön löydöksistä raportoidaan myöhemmin, mutta tähänastiset kokemukset ovat olleet hyviä.

Yrittäjät ovat tuoneet esiin lisääntyneen vuorovaikutuksen ja yhteisen kehittämisen tärkeyden henkilöstön kanssa, sillä ulkopuolisen fasilitoijan turvin on voitu käsitellä sellaisiakin asioita, joita ei ole aiemmin hoksattu tai uskallettu lähteä työstämään.

Toisekseen, hankkeeseen liittyvä prosessimainen yhteistyöskentely on mahdollistanut dokumentointia ja yhteisiä kehittämisen linjoja myös tulevaisuutta ajatellen.

Hanketyöskentelyyn liittyvä yrityksen sisäisen dialogisen vuorovaikutuksen ylläpitäminen suunniteltuja tavoitteita kohti on ollut haastavaa ja antoisaa, mutta ilman työparityöskentelyä asioiden reflektointi, fasilitoinnin ohella, olisi voinut jäädä hyvin niukaksi. Hanketyöryhmän säännölliset, viikoittaiset tapaamiset ovat toimineet hanketyöryhmän sisäisinä työnohjaussessioina, joissa toimintatapoja työpajoihin on tarvittaessa muokattu uusiksi ja olemme kohdanneet toisiamme kannustavin silmin. Toistemme sparrailu on tehnyt meistä hyvin toimivan hanketiimin.

Euroopan Sosiaalirahaston rahoittamissa hankkeissa on tavoitteena kestävän kehityksen ja tulevaisuuden turvaaminen ja tässäkin hanketyössä on ollut tarkka suunnitelma, kuinka näitä teemoja yritysten kanssa työskenneltäessä toteutetaan.

Kestävän kehityksen teemoista erityisesti kestävän työn ja sosiaalisen kestävyyden teemat ovat näkyneet erityisesti uusien sekä vanhojen struktuurien rakentamisena tai vahvistamisena hankkeeseen osallistuneissa yrityksissä.

Katse tulevaisuuteen -hankkeeseen liittyvät yritysprosessit ovat olleet hyvin yksilöllisiä ja moninaisia. Joidenkin yritysten kanssa työskentelyssä on painottunut työilmapiiri tai hyvin käytännönläheiset seikat, kuten vaikkapa viestintä. Työhyvinvointia on sivuttu enemmän tai vähemmän kaikissa yritysprosesseissa, mutta keskeisesti hankkeeseen liittyvä kestävän kehityksen teema on ollut tärkeä kaikissa hanketyöskentelyissä. Yrityksen arvojen merkityksestä on keskusteltu myös podcasteissa ja koulutuksissa, joita hankkeen tiimoilta on pidetty.

Kirjoittaja

Helena Miettunen (FT, FM, KM) toimii Metropoliassa lehtorina ja tutkintovastaavana. Lisäksi hän on ratkaisukeskeinen työnohjaaja (STOry) ja coach. Hän on työskennellyt Katse tulevaisuuteen -hankkeen asiantuntijana.