Oletko törmännyt tekstiin, jossa kerrotaan luontevasti tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeen (TKI) tavoitteista ja kohderyhmiin suunnattavista toimenpiteistä? Mikä siinä kiinnitti huomiosi? Saadakseen yleisön taatusti pysähtymään asian äärelle, viestien tulee olla oivaltavia, ytimekkäitä tai viihdyttäviä. Vähemmälläkin taituruudella voi tehdä toimivaa hankeviestintää.
Omat kokemukseni Metropolia Ammattikorkeakoulun hankkeiden parissa viestintäsuunnittelijan roolissa painottuvat tekstipohjaiseen viestintään, josta tässä blogimerkinnässä muutama ajatus.
Mistä meidän pitäisi viestiä?
Onnistunut viestintä saa aikaan halutun vaikutuksen. Riippuen hankkeen tavoitteista, viestinnällä
voidaan esimerkiksi:
- herättää yleinen tietoisuus jostakin asiasta
- saada viestin tavoittamat ihmiset toimimaan
- saada aikaan suuri tai pieni muutos
- kehittää ratkaisu johonkin ongelmaan
Tavoitteiden ohella tulee miettiä, kenelle viestitään, millä tyylillä heitä lähestytään ja mistä viestintäkanavista heidät mahdollisesti tavoittaa.
Niin, mutta mistä meidän hankkeemme pitäisi viestiä?
Hankkeen rahoitushakemus on työsuunnitelma, joka kertoo hankkeen tavoitteet, toteutustavat,
toteuttajat ja toteutuksen ajankohdan. Rahoitushakemus on kirjoitettu rahoittajan ennalta määriteltyjen raamien mukaisesti. Se on usein tyyliltään virkamieskieltä, mutta hankkeen alkaessa se on kelvollinen työkalu viestinnän suunnitteluun. Rahoitushakemukseen on hyvä palata, kun halutaan tarkistaa, mitä onkaan luvattu saada aikaiseksi.
Hankkeen pitäisi viestiä ainakin siitä,
- mitä tekoja hanke toteuttaa
- ketkä hankkeeseen halutaan mukaan
- miten ja ketä hanke hyödyttää
- mitä hankkeessa tapahtuu
- milloin tapahtuu tärkeitä asioita
- mikä on hankkeen lopputulos
- ketkä toteuttavat hankkeen
Vastaukset näihin kysymyksiin auttavat laatimaan hankkeen viestintäsuunnitelman. Suunnitelmaa täydennetään tarkempien toimenpiteiden, viestintäkanavien, ajoituksen, budjetin ja vastuiden osalta hankkeen edetessä.
Viestintää suunniteltaessa yleisesti
- ajoitus jaksottuu hankkeen elinkaaren ja välitavoitteiden mukaisesti
- budjetointi perustuu hankehakemuksessa määriteltyyn henkilötyöaikaan ja ostopalveluihin
- tarkastellaan suunnitelman toimivuutta hankkeen edetessä ja korjataan sitä tarvittaessa
- kirjataan myös kriisiviestinnän toimenpiteet suunnitelmaan
- määritellään loppuviestintä toteutumaan ennen hankkeen päätöskautta
Miten kiteyttää hankkeen merkitys?
Ihanteellisessa tilanteessa hankkeen parissa työskentelevät luovat toimintansa tarkoituksesta kertovan, yhteisen sanoman, jota ydinviestiksi kutsutaan. Ydinviestiin kiteytyy hankkeen koko olemassaolon merkitys.
Ydinviesti välittyy kaikessa hankkeen toiminnassa. Se auttaa projektipäällikköä kertomaan ytimekkäästi hankkeestaan, hankekumppaneita ja ohjausryhmää muistamaan, mistä tässä hankkeessa olikaan kysymys, ja projektityöntekijöitä hahmottamaan, mikä on se iso kokonaisuus, johon heidän tekemänsä työ liittyy.
Ydinviestin muotoileminen voi vaatia neuvottelua hankkeessa toimivien kesken, mutta samalla idea hankkeen toteuttamisen syistä kirkastuu kaikille osapuolille.
Kohdista sanoma oikein
Yleisöä kiinnostavat ensisijaisesti hankkeen toiminta ja aikaansaannokset. Hankkeesta kertoessa on hyvä aloittaa suoraan sisällöllisillä asioilla, kuten: ”Järjestämme koulutuksen paketinjakeluteknologiasta; Julkaisimme tuoreen tutkimusraportin uusista tartuntataudeista; Kutsumme sinut seniorikylätapahtumaan.” Hankkeen esittely toteuttaja- ja rahoittajatietoineen kuuluu hankeviestintään, mutta se kannattaa jättää viestien loppuun.
Viestintää toteutettaessa on hyvä asettua kuulijan, lukijan tai näkijän asemaan.
- Miten hänen huomionsa herätetään?
- Mikä hänet pysäyttää asian äärelle?
- Mikä saa hänet toimimaan?
Viestinnän tarpeet muuttuvat hankkeen edetessä. Hankkeen toiminnasta voi olla tarpeen kertoa eri yleisöille. Joskus vain kokeilemalla löytyvät parhaat viestinnän keinot, tyylit ja kanavat, joilla hankkeen kaipaama yleisö tavoitetaan. Mikäli Facebook ei toimi, kokeile Instagramia. Mikäli puhelu ei tavoita, lähetä postikortti.
Voisiko asian ilmaista selkeämmin?
Voidakseen yksinkertaistaa viestiä, kadottamatta sen sanomaa, on tunnettava käsiteltävä aihe todella hyvin. Tasapainon löytäminen on joskus vaikeaa, kun halutaan välittää toimiva viesti, mutta sisältöä tuotettaessa on paineita tehdä suorite nopeasti.
Hankkeiden elinkaaret ovat lyhyet, jolloin on hyväksyttävää julkaista ei täydellistä, vaan riittävän hyvää. Omalle työlleen sokeutuu helposti. Laadun varmistamiseksi työ kannattaa tarkistuttaa muilla ennen julkaisua.
Termi sinne, toinen tänne
Missä tahansa viestinnällisessä aineistossa ammattilaistermien käyttö voi vieraannuttaa yleisöä pois varsinaisen sanoman ääreltä. ”TKI-hankkeemme kohderyhmään kuulumisesta” lukiessa monella ajatus herpaantuu jo virkkeen alkuun. Yleistajuinen teksti on selkeää ja puhuttelee henkilökohtaisella tasolla.
Monesti hankkeissa tehdään asioita, jotka ovat uusia. Niille ei ehkä ole vielä vakiintuneita termejä, jolloin käytetään käännöslainoja. Kotimaisten kielten keskus Kotus antaa suosituksia muun muassa termien suomenkielisistä versioista, joista osa vakiintuu käyttöön uudissanoiksi.
Viestinnän onnistumisen arvioinnista
Viestinnän onnistumista voi mitata eri tavoin. Lukumäärien mittaamista on helppo toteuttaa. Tuhatpäinen joukko seuraajia hankkeen sosiaalisen median kanavissa näyttää tilastossa hyvältä. Määrällä ei kuitenkaan ole merkitystä, ellei kukaan seuraajista aktivoidu toimimaan hankkeen toivomalla tavalla.
Viestinnän onnistumista on hankala arvioida, ellei hankkeella ole suunnitelmaa, jossa on kirjattuna myös viestinnän tavoitteet ja onnistumisen arviointitapa.
Yksinkertaisin onnistumisen merkki on, että hanke saavuttaa sen toiminnalle asetetut tavoitteet. Se ei ole mahdollista ilman hyvin toteutettua viestintää.
