Meillä kaikilla on oma tapamme toimia ja olla työrooleissamme. Useimpien tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeiden parissa työskentelee ihmisiä eri organisaatioista. Hankkeet ovat määräaikaisia, ja hankkeessa työtä tekevä tiimi syntyy määräajaksi. Projektia vetämään nimetään projektipäällikkö.
Projektipäällikön roolin ennakko-odotukset
Projektipäällikön onnistumista työssään arvioivat eri vaiheissa rahoittaja, ohjausryhmä, projektin työntekijät ja kumppanit, sekä projektin sidosryhmien edustajat. Miellämme päällikön roolin kukin omasta näkökulmastamme.
Eri aloilla projektityö käsitetään eri tavoin. Ennakko-odotukset projektipäällikön roolista ja projektin toteuttamistavasta voivat kummuta kunkin mukana olevan aiemmista kokemuksista. Samoin oletukset ensikertalaisen tai kokeneemman projektipäällikön kyvykkyydestä hoitaa tehtävänsä voivat olla hyvin vahvoja. Näiden oletusten läpikäynti yhdessä, projektin alkaessa, saattaa edistää yhteistyön mielekästä käynnistymistä.
Projektipäällikkönä toimimisen perusedellytykset
Onko hyvä projektipäällikkö hankkeen itsepäinen veturi vai joukon kapteeni? Keskittyykö hän käytännön suorituksiin, vai katseleeko vielä pitemmälle, hankkeen päättymisen jälkeiseen aikaan? Ei ole yhtä ja ainoaa oikeaa tapaa olla projektipäällikkö. Kyky toteuttaa projekti alusta loppuun on pääasiallinen tehtävä.
Projektipäällikkönä onnistumisen perusedellytyksiä ovat
- ymmärrys projektiluontoisesta työskentelystä, jota raamittavat aika, raha ja ihmiset
- ihmisten johtamisen taidot
- jokin käsitys aihepiiristä, jota projekti käsittelee, vaikkei hänen tarvitse olla alan erityisasiantuntija
- perustyövälineiden, kuten sähköisten raportointityökalujen, ymmärrys
Osaamistaan voi kasvattaa läpi uran, projektikokemus toisensa jälkeen. Ammattilainen hankkii todisteeksi osaamisestaan vaikkapa projektipäällikön sertifikaatin, jollaisia erilaiset kansainväliset asiaan erikoistuneet organisaatiot myöntävät.
Projektipäällikön tulee hankkeen edetessä osata reagoida muuttuviin tilanteisiin sopivalla tyylillä ja edistää hanketta sen tärkeimmät tavoitteet mielessä. Projektipäällikön on hyvä osata ja ymmärtää, tietää paljon muttei kaikkea, kantaa vastuunsa ja jakaa sitä muillekin, viestiä aktiivisesti ja luontevasti.
Paineensietokykyäkin tarvitaan.
Tiimin rooli projektin etenemisessä
Metropolia ammattikorkeakoulussa tehdään vuosittain yli sataa hanketta, joita toteuttavat kymmenet projektipäälliköt. Monet projektipäälliköt ovat vastuussa useammasta kuin yhdestä hankkeesta. Jokainen heistä on oma persoonansa ja kullakin oma tyylinsä viedä projektejaan eteenpäin.
Hankkeen onnistumisen kannalta myös projektin työntekijöiden persoonallisuudet ja tekemisen tapa ovat merkittävässä roolissa. Tiimiään ei aina voi valita. Huomioitavaa on myös se, ettei projektipäällikkö aina ole projektityöntekijöiden hallinnollinen esihenkilö.
Ihannetilanteessa projektia vetää henkilö, joka kykenee näkemään kokonaisuuden, tekemisen merkityksen ja tulosten vaikutukset niin projektin osallisille kuin laajemmin. Lisäksi hän antaa tilaa tekemiselle, selkeät roolit ja vastuut tiiminsä asiantuntijoille.
Tiimin tehtävä on toteuttaa annettuja tehtäviä tai tehtäväkokonaisuuksia ja raportoida projektipäällikölle. Tiimiläisillä voi olla täysipäiväinen tai osa-aikainen työsuhde projektiin. Tiimin sisäinen viestintä on tärkeää, jotta kaikki osalliset pysyvät ajan tasalla projektin etenemisestä.
Vahva persoona, vahva työote?
Olen työskennellyt hankkeiden viestijänä noin kymmenen eri projektipäällikön kanssa. Jokainen heistä on tuntunut tekevän työtä omana itsenään ja kunkin työtyyli on värittynyt sen mukaisesti. Yhdistävänä tekijänä voi sanoa omien kokemusten pohjalta vain, että tyypillinen projektipäällikkö on varma mielipiteistään, eikä epäröi sanoa ajatuksiaan ääneen.
Itse olen toiminut viimeksi seitsemän vuotta sitten tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeen projektipäällikkönä. Oma tavoitteeni oli taata huipputiimin onnistuminen projektin suorittamisessa. Kaiken avaimena oli avoimuus ja tasavertainen vuorovaikutus, niin tiimin kuin kumppaneidenkin kanssa. Uskon myöskin edustaneeni päällikkötyyppiä, jolla on vahva mielipide.
Projektipäällikön vahva mielipide ei muodostu omista mieltymyksistä tai hetken mielijohteesta, vaan perustellusti eri vaihtoehtoja punnittuaan, päällikkö tekee päätöksen. Se ei koskaan ole jyräävä teko, vaan osoitus sitoutumisesta valintaan, joka tukee projektipäällikön näkemyksen mukaan parhaiten projektin etua kokonaisuudessaan.
Lukemistoa
Erikson, Thomas: Kehnot pomot ympärilläni – miksi hyvä johtaminen on niin vaikeaa? (2019, Atena-kustannus)
Kähönen, Päivi: Projektipäällikön osaaminen ja taidot (7.3.2016, Pasaati)
4 Kommenttia
Hyviä ajatuksia. Tuon allekirjoitan myös täysin, että projektin työntekijöiden persoonat ja roolit ovat tärkeitä: hyvin harva projektipäällikkö pystyy vetämään hankkeen onnistuneesti läpi yksin, vaan hanke voi pärjätä erinomaisesti tai kaatua koko tiimin mukana, vetäjän avulla tai vetäjästä huolimatta. Tiimi voi tuottaa projektipäällikölle suurta riemua ja ylpeyttä, tai tuskaa ja epätoivoa. Lisäksi muita mahdollisia muuttujia on lukematon määrä, ja osa niistä on ennakoimattomia. Jokainen hanke on siis tavallaan seikkailu, jossa joutuu sietämään tietyn määrän epävarmuutta. Mutta voi sitä onnea, kun hanke on saatu onnellisesti maaliin, tavoitteet on saavutettu tai jopa ylitetty, ja kohderyhmä on tyytyväinen!
Projektipäällikkö on parhaimmillaan epäonnistumisvastuun kantava tiiminsä onnistumisen mahdollistaja.
Hyviä ajatuksia Milla! Tutkimus-, kehitys ja innovaatiohankkeet ovat hyviä esimerkkejä projekteista, joissa pelkkä perusprojektin hallinta ei riitä. Hyväkin projektipäällikkö kohtaa kehitysprojektipäällikkönä aivan erilaisen todellisuuden. On ymmärrettävä kehitysprojektipäällikön tehtävien erityislaatuisuutta ja osattava hallita kehitysprojektia. Mitä ovat erilaiset kehittämisen mallit? Mitä on innovaatioprosessit? Mitä on tutkimuksellinen kehittäminen, entä erilaiset sen menetelmät? Miten kehitetään niin, että ratkaisut ovat perusteltuja? Kuinka kehittäjät motivoituvat, innostuvat, sitoutuvat? Entä miksi iso verkosto juuri sinun johdolla haluaa yltää parhaaseen tulokseensa, ja sen yli? Kehittämisprojektien malleista ja tavoista on hyviä kirjoja Metropolian kirjastossa. Mutta kehittämistä oppii hyvin kehittämällä innokkaasti. Kehittäminen on luksusta. Yrityksissä vain harva yleensä pääsee kehittämään yhtään mitään ja budjetit siihen ovat pieniä. Meillä kaikki pääsevät kehittämään halutessaan.
Kyllä.
Onnistumisen mittarit ovat myös laajat eli itse työn suorittaminen ja sen laadun arviointi ovat eri asia.
Osaamisen kehittämisestä tässä yhteydessä en vielä mitään edes yrittänyt mainita mitään. Osaavammat tietäjät ovat tervetulleita kynäilemään niistä blogimerkintänsä!