Kohti ennakointikyvykkyyttä

Kompleksisessa, epävarmassa ja nopeasti muuttuvassa maailmassa ei enää riitä, että muutoksiin reagoidaan nopeasti. Varautuminen muutoksiin ja niiden ennakointi on noussut organisaatioiden menestyksen rakentamisessa yhä tärkeämmäksi. Ennakointikyvykkyyteen liittyy kiinteästi ajatus organisaatioiden muutoskyvykkyydestä ja tulevaisuuskestävyydestä. Onkin olennaista, että organisaatioissa kehitetään sekä herkkyyttä havaita toimintaympäristön muutoksia että mahdollisuuksia muuttaa toimintaa esimerkiksi suuntaamalla huomiota sinne, missä nähdään avautuvan mahdollisuuksia. Tässä blogitekstissä pohdimme, miten kehittää ennakointikyvykkyyttä Metropoliassa.

Tutkimuksissa on havaittu, että tulevaisuuskestävimpiä ovat organisaatiot, jotka ovat onnistuneet rakentamaan tiiviin kytköksen ennakoinnin ja innovaatiotoiminnan välille, sekä hyödyntämään toiminnassaan avoimia ja yhteistyömuotoja, kuten ekosysteemejä (1).

Ennakoinnin kulmakivet kompleksisessa toimintaympäristössä

Ennakointityöhön on tarjolla monia viitekehyksiä ja menetelmiä. Osaa voidaan soveltaa helposti johonkin yksittäiseen kysymykseen tai ilmiöön. Mutta tilanne on toinen, kun etsitään malleja ennakointikyvykkyyden rakentamiseen toimintaympäristöön, jota luonnehtii yhtäaikainen muutostarve ja menneisyyden painolasti sekä ympäristön ja oman toiminnan kompleksisuus ja monimuotoisuus. Silloin tarvitaan systeemistä, laajaa ja keskenään jopa ristiriitaisia näkökulmia luotaavaa ajattelua.

Nostamme esiin kolme systeemisen ennakointiajattelun kulmakiveä.

1. On nähtävä ja ymmärrettävä ennakoinnin monenlaiset tavoitteet

Ennakointi voi tarpeesta riippuen olla:

1. ennustamista, joka lähestyy tulevaisuuden tietoa ja kehityskulkuja menneisyyden jatkumona,
2. ennakointia, joka sanoittaa ja pyrkii ymmärtämään mahdollisia tulevaisuuksia esimerkiksi trendien, muutosvoimien tai erilaisten ennakointimenetelmien avulla, sekä
3. antisipaatiota, joka haastaa pohtimaan vaihtoehtoisia tulevaisuuksia ja pyrkii proaktiivisesti visioimaan ja muokkaamaan tulevaisuuden mahdollisuuksia (2).

Metropoliassa voidaan tunnistaa kaikki kolme ennakoinnin tapaa. Aloituspaikkojen tarvetta on jo pitkään määritelty esimerkiksi toisen asteen opiskelijoiden määristä, on ennakoitu osaamistarpeita sekä vaikutettu tulevaisuuden ratkaisuihin TKI-toiminnan ja yhteiskunnallisesti vaikuttavan strategiatyön keinoin.

2. Ennakointitoimintaa on lähestyttävä yksilön tai yksikön tarkastelutasoa laajemmin

Tulevaisuuden mahdollisuuksien tunnistamisessa on todettu tarpeelliseksi tuoda yhteen monenlaisia näkökulmia ja monia ääniä erityisesti aikamme keskinäisriippuvaisessa ja kompleksisessa maailmassa. Organisaation ennakointikyvykkyys rakentuu osin sen oman sisäisen toiminnan myötä, mutta myös kytköksissä ympäristöön. Moniäänisyyttä ennakointitiedon tuottamiseen ja tulkintaan voidaan rakentaa sekä yksittäisen organisaation (3) että avoimien verkostojen ja ekosysteemien yhteistyöllä (4).

Metropoliassa ennakointitoimintaa pyritään rakentamaan osaksi koko korkeakouluyhteisön eli opiskelijoiden, henkilöstön ja kumppaneiden toimintaa. Vähitellen rakennetaan myös ennakointikyvykkyyttä esimerkiksi alueellisten ja kansallisten innovaatio- ja oppimisekosysteemien kontekstiin.

3. Ennakointia tulee tarkastella systeemisesti

Kolmantena ennakoinnin kulmakivenä korostamme tarvetta hahmottaa ennakointitoimintaa aiempaa systeemisemmin (3, 5). Systeemisyys ennakointitoiminnassa tarkoittaa muun muassa sitä, että

• tunnistetaan monenlaisia näkökulmia ja asioiden välisiä kytköksiä
• ennakointia tehdään ja hyödynnetään laaja-alaisesti eri näkökulmia yhdistäen.

Systeemiseen ajatteluun liittyy myös ennakointitoiminnan ymmärtäminen koko organisaation laajuisena ja vuorovaikutuksellisena toimintana. Metropoliassa systeeminen ennakointi voisi yhdistää eri näkökulmia, kuten strategiatyön, tutkinnot, TKI-työn, vastuullisuustyön sekä toimintakulttuurin ja digitalisaation kehittämisen. Keskeistä on myös ennakoinnin liittäminen toimintaa ohjaavaan päätöksentekoon eli toiminnanohjaukseen ja johtamisjärjestelmään.

Kun ennakointitoimintaa tarkastellaan systeeminä, vuorovaikutuksen näkökulmasta, voidaan todeta, että ennakointitiedon tuottaminen, tulkinta ja ymmärrys liittyy kaikkeen toimintaan ja päätöksentekoon jokaisen henkilön toiminnassa.

Ennakointi voi siis tarkoittaa monenlaista suhtautumista tulevaisuuteen. Sitä voidaan tarkastella niin yksilön, organisaation kuin ekosysteemin toiminnan kannalta. Ennakointikyvykkyyden muotoilussa voidaan kiteyttää seuraavat piirteet:

• ennakointitarpeiden erilaisuuden huomioiminen
• ennakointitoimenpiteiden tarkoituksenmukainen kohdennus
• ennakointitoimijoiden tuomat monialaiset näkökulmat
• vastuuroolien selkeys ennakointitiedon tuottamisessa ja hyödyntämisessä
• tiivis kytkös päätöksentekoon.

MEKY – Metropolia kehittää omaa ennakointikyvykkyyttään

Metropolia on vastannut ennakoinnin haasteeseen ja lähtenyt kehittämään ennakointia sisäisen kehittämisprojektin, Metropolian ennakointikyvykkyyden eli MEKYn vauhdittamana. MEKYn pilottivaihe toteutettiin Metropolian ja KPMG:n yhteistyönä tammi-huhtikuussa 2022. Varsinainen projekti viedään läpi vuoden 2023 aikana. Metropolian ennakointitoimijoita ovat lähtökohtaisesti kaikki korkeakouluyhteisön toimijat, eli opiskelijat, henkilöstö ja ekosysteemikumppanit.

Pilottiprojektin viitekehykseksi valittiin organisaatiolähtöinen ja toimialariippumaton Rohrbeckin (2011) Corporate foresight – yrityksen strategisen ennakoinnin malli. Tässä mallissa huomioidaan toimintaympäristö, organisaation voimavarat ja ennakoinnin vaikutus toimintaan. Vaikka mallissa vaikuttavuus nähdään vain liiketoiminnallisen tuloksen näkökulmasta, se antaa kuitenkin välineitä, joilla Metropoliassa voidaan kehittää ennakointivalmiuksia ja arvioida kokonaisvaltaisesti ennakointikyvykkyyttä.

Kuva 1: Strategisen ennakoinnin viitekehys (Rohrbeck 2011, 72).

Pilotissa sivuttiin kaikkia viittä Rohrbeckin ennakointikyvykkyyden osa-aluetta, jotka Rohrbeck on nimennyt seuraavasti (Kuva 1):

1. ennakointitiedon käyttäminen
2. ennakoinnin menetelmät
3. ihmiset ja verkostot
4. organisaatio
5. (toiminta)kulttuuri.

Pilotin työpajoissa huomio oli Rohrbeckin mallia soveltaen suunnattu siihen, minkälaiset työkalut soveltuvat ennakointitoimintaan Ajoneuvo- ja konetekniikan osaamisalueelle ja Puhtaat ja kestävät ratkaisut -innovaatiokeskittymälle.

Osaamisalueella ja oppimispalveluissa tunnistettiin yhteinen tarve

• sekä ennustamiseen, esimerkiksi aloituspaikkojen määrän osalta
• että ennakointiin, muun muassa tutkinnon kehittämisen osalta.

Vastaavasti ilmiölähtöisessä innovaatiokeskittymässä ja tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan TKI-palveluissa nostettiin vahvasti esiin tarve

• ymmärtää ja sanoittaa nousevia ilmiöitä ja teemoja.

Keskusteluissa tunnistettiin tarve selkeyttää osaamisalueen, innovaatiokeskittymien sekä yhteisten palvelujen (oppimis- ja TKI-palvelut) rooleja ja erityisesti roolien välisiä kytköksiä.

Pilotissa tehtiin huomioita ennakoinnista vuorovaikutuksellisena systeeminä. Erityisesti painotettiin tiiviiden kytkösten ja vuorovaikutuksen rakentamista Metropolian sisäiseen toiminnanohjaukseen ja johtamisjärjestelmään.

MEKY-pilotti vahvisti käsitystämme siitä, että ennakointitarpeet voivat olla erilaisia eri tehtävissä ja yksiköissä niin Metropolian sisällä kuin yhteistyökumppaneidemme kanssa toimiessa. Jotta ennakoinnista saadaan hyötyä arjen toimintaan, totesimme tarpeen täydentää yllä kuvattua Rohrbeckin mallia kattamaan laajasti erilaiset tarpeet, joita Metropoliassa ennakoinnille on. Täydentäväksi näkökulmiksi tunnistettiin muun muassa tarve

• erilaisille ennakoinnin aikajänteille ja tulokulmille (Three Horizons thinking)
• ennakointitiedon yhteiselle tulkinnalle (sense-making ja sense-giving)
• teknologian, myös tekoälyn innovatiiviselle hyödyntämiselle ennakointitiedon käsittelyssä.

Ennakoinnista uusi kansalaistaito?

Pilotti syvensi näkymää ennakointitarpeisiin, mutta totesimme tarpeen jatkaa laajemminkin ennakoinnin nykytilan kartoitusta Metropoliassa. Nykytilan ymmärtäminen on tärkeää, jotta MEKY-projektissa voidaan rakentaa tukea tarpeellisille ennakointitoiminnan uusille mahdollisuuksille.

MEKY-projektissa rakennetaan ennakointikyvykkyyden kautta tulevaisuuskestävää osallisuutta ja kykyä rakentaa hyviä polkuja tulevaisuuteen. Käytännössä kuitenkin esimerkiksi yllä kuvatut viitekehykset, mallit, menetelmät, osallistumismahdollisuudet tai jopa työpajaohjeet määrittävät ennakointityötä.

Monialainen ja monipuolinen ennakointi onnistuu, jos keskusteluille luodaan sopivia foorumeita tai areenoita. Niinpä ennakointikyvykkyyden rakentamista voi tarkastella osallisuuden, mahdollistamisen ja tuen näkökulmasta.

Kansallinen ennakointiverkosto (KEV) ja Sitra ovat ottaneet vuoden 2022 tulevaisuusteemaksi ennakointivallan. Myös Metropolia tuottaa syksyllä 2022 tilaisuuden, jossa pohditaan ennakointivaltaa:

• Kuka määrittää tulevaisuusnäkymiä? Kuka määrittää mitä, miten ja missä tulevaisuustietoa Metropoliassa tuotetaan ja miten sitä käytetään? Ketkä osallistuvat näihin määrittelyihin?
• Mitä ja ketkä rajataan ulkopuolelle, ja miksi? Miten mahdollistetaan Metropoliassa laaja, myös opiskelijat mukaan ottava osallistuminen tulevaisuustiedon tuottamiseen?
• Miten voisimme kuvitella toisenlaisia tulevaisuuksia mahdollisimman laajalla ja moninaisella joukolla? Miten Metropoliassa voimme tutkinto- tai ilmiökohtaisten tulevaisuuskuvien lisäksi tuottaa laaja-alaista, yhteiskuntaan hyvää rakentavaa tulevaisuustietoa?

Kirjoittajat

Marita Huhtaniemi on ennakoinnin ja strategiatyön moniottelija Metropolian strategia- ja kehityspalvelut -yksiköstä. Koulutukseltaan hän on KTK ja tradenomi (YAMK). Maritan työn ytimessä on strategia, monissa eri muodoissaan. Konkreettisimmillaan arki näyttäytyy erilaisina kehittämisprojekteina. Tällä hetkellä keskeisiä kehittämisteemoja ovat Metropolian ennakointikyvykkyyden kehittäminen (MEKY-), TKIO, kumppanuusmalli ja ilmiölähtöinen budjetointi. Vapaa-ajallaan Marita nauttii musiikista ja lukemisesta sekä kävelyretkistä ystävien ja perheen kanssa.

Leena Unkari-Virtanen työskentelee lehtorina Metropoliassa ja on koulutukseltaan musiikin tohtori. Hän vastaa teemavastaavana Tulevaisuuden työ ja osaaminen hankesalkusta ja on mukana monissa TKI-tehtävissä ja verkostoissa. Hän vastaa Metropolian ennakointikyvykkyyttä kehittävästä MEKY-projektista sekä TKI-työtä ja oppimistoimintaa kytkevästä TKIO-projekteista. Dialogi, yhteiskehittely ja systeeminen ymmärrys ovat hänelle tärkeitä uusien ideoiden ja oivallusten innoittajia, mutta myös työmenetelmiä tutkijan, työnohjaajan ja kouluttajan tehtävissä.

Lähteet

1. von der Gracht H.A., Vennermann, C.R. Darkow I-L. 2009. Corporate foresight and innovation management: A portfolio-approach in evaluating organizational development (PDF, tarjomefa.com). Future 42 (2010) 380-393.
2. Rohrbeck, R. 2011. Corporate Foresight. Towards a Maturity Model for the Future Orientation of a Firm. Dissertation Technische Universitat Berlin 2010, D83. Berlin, Heidelberg: Springer-Verlag.
3. Pernaa, H.-M. 2020. Hyvinvoinnin toivottu tulevaisuus. Tarkastelussa kompleksisuus, antisipaatio ja osallisuus (osuva.uwasa.fi).
4. Valkokari, K., Hyytinen, K., Kutinlahti, P. ja Hjelt, M. 202o.Yhdessä kestävää kasvua -ekosysteemiopas. (PDF, vttresearch.com)
5. Dufva, M. ja Ahlqvist, T. 2015. Miten edistää hallituksen ja eduskunnan välistä dialogia? (julkaisut.valtioneuvosto.fi). Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan julkaisusarja 17/2015
6. Huhtaniemi, M. ja Unkari-Virtanen, L. 2022. Ennakointitieto innovaatioekosysteemin kompassina. AMK-lehti/UAS Journal. 2/2022. 
7. KPMG podcast Menestyksen ytimessä, Riitta Konkolan haastattelu MEKY-hankkeesta (tulossa lokakuussa 2022), podimo.com.
8. KPMG, Huhtaniemi M. ja Unkari-Virtanen L. 2022. MEKY-pilotti, loppuraportti. Metropolian sisäinen julkaisu.
9. Pouru, L. ja Niinisalo, T. 2018. Miten teillä ymmärretään ennakointi? (sitra.fi)

—

Metropolian Finnsight-studio 3.11.2022 – seuraa Oma-intranetistä tiedotteita ja tule mukaan pohtimaan, minkälainen voisi olla sinun ja minun tulevaisuuden Metropolia!