Langat käsissä tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeissa

Mistä on hyvä hanke tehty? Miten projekti etenee ja mitkä ovat sen keskeisimmät askelmerkit?

Projektisuunnittelijana Metropolia Ammattikorkeakoulussa olen osallistunut hanketyöhön niiden valmistelusta päätösvaiheeseen saakka. Tässä blogimerkinnässä luon silmäyksen keskeisimpiin rakenteisiin, joiden hyvä hallinta luo tuen hanketyön onnistumiseen. Onnistunut hanke keskittyy sisältöön ja aitoon kehittämiseen. 

Ajattele hanketta projektina

Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatio (TKI) -hankkeisiin sopii hyvin projektitoiminnan yleinen kuvaus: projekti (1) on joukko resursseja ja ihmisiä, jotka on koottu tilapäisesti yhteen suorittamaan tiettyä tehtävää. Projektilla on ennalta sovittu budjetti ja aikataulu. Lisäksi projekti (2) on kertaluonteinen työponnistus ainutkertaisen tuotteen, palvelun tai lopputuloksen aikaansaamiseksi. Vastakohtana projektille, prosessimuotoista työtä toistetaan määrättömiä kertoja.

Yhtenä lain määräämänä tehtävänä korkeakoulut toteuttavat tutkimus- ja kehitystoimintaa. Siksi korkeakouluissa toteutetaan paljon TKI-hankkeita. Joskus hankkeita valmistelevat henkilöt saattavat olla myös eri henkilöitä kuin varsinaiset hankkeen toteuttajat. On erittäin tärkeää, että kaikki tieto siirtyy hankkeen valmistelijoilta tekijöille heti hankkeen alussa.  Siirtymistä edesauttaa, että varsinaiset hanketoimijat, tai ainakin osa heistä, on ollut jo hakemusvaiheessa mukana.

Sopimukset ja rahoituspäätös antavat selkärangan toiminnalle

Hanke alkaa varsinaisesti vasta rahoituspäätöksen jälkeen. Rahoituspäätös määrittelee hankkeen sisällön, aikataulun ja talouden. Jos tarvitaan muutoksia rahoituspäätöksessä määriteltyihin asioihin (sisältö, aikataulu tai talous), niistä pitää tehdä erillinen muutosehdotus rahoittajalle.  On luonnollista, että syntyy muutoksia, koska kyse on kehittämistyöstä, jonka etenemistä ja tarpeita ei voida aina täysin ennakoida etukäteen.

Projektipäällikön ensimmäisiä tehtäviä on hoitaa sopimukset kuntoon. Yleensä tehdään jo hankkeen valmisteluvaiheessa aiesopimus (3) ja heti hankkeen alettua yhteistyösopimus, jossa määritellään sopijapuolten vastuut ja velvollisuudet. Yhteistyösopimuksessa sopijapuolet sitoutuvat tekemään yhteistyötä ja vastaamaan hankkeen toteutuksesta sopimuksen ja sen liitteiden mukaisesti.

Hyvä projektiryhmä saa aikaan tuloksia

Kun hankkeessa on mukana paljon eri toimijoita, pitää huolehtia tiedonkulusta. Kaikkien osapuolten tulee olla tietoisia, miten hanke etenee muissa mukana olevissa organisaatioissa. Isoissa hankkeissa säännöllinen tiedotus ja yhteispalavereiden merkitys korostuvat entisestään. Monipuolinen ja osaava tekijäjoukko takaa hankkeelle laadukkaan lopputuloksen.

Projektipäälliköllä on keskeinen rooli hyvän hankkeen aikaansaamisessa ja onnistumisessa. Useasta kumppanista koostuvassa hankeyhteistyössä kullakin kumppanilla on oma projektipäällikkö, joka vastaa kumppanin projektiosuuden toiminnasta. Yksi kumppaneista on aina projektin pääkoordinaattori, jonka projektipäällikkö vastaa oman osuutensa lisäksi koko konsortion yhtenäisyydestä.

Projektipäällikön osaaminen (4) voidaan jakaa ydinosaamiseen (projektiosaaminen), substanssiosaamiseen ja vuorovaikutus- ja johtamistaitoihin. Ydinosaaminen sisältää talousosaamisen (kustannukset), aikataulun, laajuuden ja valitettavan usein unohdetun laadun. Ydinosaaminen antaa vahvan pohjan menestyksekkäälle projektijohtamiselle, mutta ei pelkästään takaa onnistumista. Projektipäälliköllä tulee olla myös omaa substanssiosaamista eli toimialakohtaista osaamista sekä erinomaiset vuorovaikutus- ja viestintätaidot. Milla Åman on paneutunut projektipäällikön rooliin Projektipäällikkö jyrää kaikki? -blogikirjoituksessassa (5).

Viestinnällä tuloksiin

Viestintä on avain siihen, että hankkeelle syntyy toimintaa ja hankkeessa kehitetyille asioille aitoa vaikuttavuutta. Viestinnän merkitystä ei voi liikaa painottaa. Hyvä ja monipuolinen hankeviestintä sekä -julkaisut lisäävät kaikkien hanketoimijoiden tunnettavuutta, parantavat mainetta, luotettavuutta, vaikuttavuutta ja brändimielikuvaa. Juurruttamalla (6) hankkeissa kehitetyt uudet asiat kääntyvät hankkeeseen osallistuneiden tahojen pysyväksi toiminnaksi. Juurruttaminen on muutosjohtamista, jonka tehokkaaseen luotsaamiseen kaivataan kaikkien hyviä ja huonoja kokemuksia, vinkkejä ja ideoita.

Esimerkiksi Metropoliassa (7) on käynnissä noin 100 TKI-hanketta. Hankkeissa tehtävä viestintä perustuu yleensä julkaisu- ja viestintäsuunnitelmaan, joka määrittelee esimerkiksi hankkeissa käytettävät sosiaalisen median kanavat, hankkeen julkaisut, tapahtumat sekä muut ulostulot.

Tärkeintä on aina ensin pohtia viestinnän kohderyhmä eli kenelle tieto on olennaista. Sen jälkeen, mistä kanavista hän tiedon löytää. Erilaiset työpajat ja seminaarit mahdollistavat laajemmat kohtaamiset. Esimerkiksi hankkeissa, joiden parissa olen työskennellyt, Valmentavasta valmiiksi ja Korkeasti koulutettujen maahanmuuttajien osaaminen käyttöön Suomessa, on luotu niiden kohderyhmien tarpeisiin omat, suomen- ja englanninkieliset nettisivut.

Hankkeen eri ryhmien (ohjausryhmä, viestintäryhmä ja projektiryhmä) säännölliset kasvokkaiset ja digitaaliset kokoukset ja kohtaamiset ovat erinomaisia hankkeen sisäisen viestinnän toteuttamisessa. Varsinkin usean kumppanin ja monen työntekijän hankkeissa keskinäisen viestinnän toimivuus auttaa onnistumisessa. Yhteistyösopimuksessa määritellään usein ohjausryhmän tehtävät ja jäsenet. Ohjausryhmän jäsenillä on myös keskeinen tehtävä tiedottaa projektista ja sen tuloksista ja saattaa mahdolliset hyvät käytänteet laajempaan tietoisuuteen omille sidosryhmille.

Arviointi on hyvän laadun tae

Hanketta arvioidaan säännöllisellä palautteella, jonka perusteella voidaan tehdä korjaavia toimenpiteitä. Arvioinnilla varmistetaan projektin laadukas toteutus. Esimerkiksi Metropolia käyttää kehittämäänsä projektiarvioinnin 3×3-arviointimallia, jonka avulla arviointi on järjestelmällistä ja strukturoitua, mutta samalla hauskaa ja projektitoimijoiden työtä eri vaiheissa edesauttavaa.

Raportointia tehdään tietyin väliajoin, rahoittajan ohjeiden mukaan. Väliraportointi antaa hyvän kokonaiskuvan ja kertoo mitä kaikkia eri toimenpiteitä on jo tehty hankkeen kokonaistavoitteen saavuttamiseksi.

Vaikuttavuutta pitää mitata

Hankkeen tulosten siirtäminen käytäntöön on erittäin tärkeää, jotta saadut tulokset jäävät elämään. Esimerkiksi Valmentavasta valmiiksi -hankkeessa on luotu maahanmuuttajien valmentavan koulutuksen verkkototeutus (8), jota voidaan hyödyntää hankkeen päättymisen jälkeen.

Vaikuttavuutta pitäisi voida mitata vielä esimerkiksi vuosi hankkeen päättymisen jälkeen, mutta se jää usein tekemättä, kun mittaamiseen ei ole resursseja käytössä hankkeen jälkeen. Valmentavasta valmiiksi -hankkeen vaikuttavuutta tullaan mittaamaan hankkeen päättymisen jälkeen Metropolian SIMHE toiminnan (9) kautta.

Hankkeiden lopullisena päämääränä ei ole lisätä byrokratiaa ja hallintoa vaan asian, ilmiön tai toiminnan kehittäminen. Hyvän projektin avaimet ovat tässä, niillä avautuu ovia mielenkiintoiseen hankemaailmaan, jonka päämääränä on tuottaa elämään uusia hyviä asioita!

Lähteet:

1. Hartikainen, A., Kehitysprojektin prosessien kuvaus https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/90306/Antti%20Hartikainen.pdf?sequence=1&isAllowed=y Metropolia Ammattikorkeakoulu, Insinöörityö (luettu 26.4)
2. Projektijohtamisen viisi haastetta https://projektipomo.com/2016/03/03/projektijohtamisen-viisi-haastetta/ (luettu 26.4)
3. Aiesopimus – sitovuudesta ja sisällöstä https://www.kauppakamarilehti.fi/index.php/neuvontapalvelut/nain-tehdaan-aiesopimus-jolla-vahvistetaan-aikomus-tehda-sopimus/ (luettu 26.4)
4. Projektipäällikön osaaminen ja taidot https://www.pasaati.com/blog/projektip%C3%A4%C3%A4llik%C3%B6n-osaaminen-ja-taidot (luettu 26.4)
5. Projektipäällikkö jyrää kaikki? https://blogit.metropolia.fi/tikissa/2019/02/26/projektipaallikko-jyraa-kaikki/ (luettu 26.4)
6. Halonen, K. Juurruttamisen 4 V:stä; viesti, varioi, valtavirtaista, vakiinnuta https://www.metropolia.fi/fileadmin/user_upload/TK/Julkaisut/pdf/2017_halonen_juurruttamisen_4vta_ERILLISJULKAISU.pdf Metropolia Ammattikorkeakoulu, Erillisjulkaisu (luettu 3.5)
7. Metropolian TKI-hankkeet https://www.metropolia.fi/tutkimus-kehittaminen-ja-innovaatiot/hankkeet/ (luettu 26.4)  
8. Maahanmuuttajien valmentava koulutus (verkkototeutus) https://www.valmentavakoulutus.fi/ (luettu 26.4)
9. SIMHE-Metropolia https://www.metropolia.fi/tietoa-metropoliasta/simhe/ (luettu 26.4)

Kirjoittaja

Outi Lemettinen työskentelee Metropolian SIMHE-palveluissa projektisuunnittelijana. Koulutukseltaan hän on kauppatieteiden maisteri. Hänen perheeseensä kuuluvat puoliso ja aikuinen lapsi. Vapaa-aikanaan Outi matkustaa, lenkkeilee ja opiskelee espanjan kieltä.