Tutkimus-, kehitys- tai innovaatiohankkeen toiminnasta tai tuloksista on vaikea kertoa laajoille joukoille ilman viestintää. Hankeviestinnälle on ominaista, että hankkeen kesto, budjetti ja tavoitteet ovat ennalta määritellyt. Viestinnässä onnistuminen edellyttää taitoa, harkintaa ja hankekumppanien välistä yhteistyötä. Tässä blogikirjoituksessa kerrotaan, mistä lähteä liikkeelle hankkeen viestinnän suunnittelussa.
1. Varaa viestinnän resurssit rahoitushakemusta laadittaessa
Hankerahoitus haetaan ja myönnetään tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseksi. Ilman riittäviä resursseja on vaikea toteuttaa hyvää viestintää. Hankkeen viestintään kohdistuvat tarpeet on perusteltava rahoitushakemuksessa. Rahoittaja lopulta päättää, paljonko resursseja myönnetään.
Kaikissa tapauksissa viestintä kannattaa suunnitella kohdennetusti ja resurssiviisaasti.
- Huolehdi, että hankehakemukseen varataan viestinnälle tarvittavat henkilötyötunnit.
- Varmista, että eri ammattilaisilta ostettavat palvelut budjetoidaan mukaan.
Viestinnän ammattilaisen palkkaaminen hanketyöhön on ihanteellinen lähtökohta. Aina tämä ei kuitenkaan ole mahdollista. Hankkeessa työskenteleviltä saattaa löytyä niin ideoita kuin kykyjä viestinnän toteuttamiseen.
2. Tunnista viestinnän tarpeet
Kirkasta viestintää suunnitellessa:
- Mitkä ovat hankkeen keskeiset tavoitteet? Nämä lukevat hankehakemuksessa.
- Mitkä ovat hankkeen kohderyhmä(t)? Nämä on määritelty hankehakemuksessa.
- Miten hanke hyödyttää kohdeyleisöä?
- Miten viestintä voi tukea hankkeen edistymistä ja sen tavoitteiden saavuttamista?
- Mistä saa lisätietoa hankkeesta?
Hankkeen parissa työskenteleviä helpottaa, kun hankkeelle on luotu yhteiset ydinviestit. Näiden avulla on helppo viestiä ulospäin yhtenäisellä tavalla.
3. Määrittele viestinnän roolit ja vastuut
Viestintää helpompi toteuttaa, kun vastuut ja pelisäännöt ovat selvät. Näiden seikkojen tulisi olla tiedossa kaikilla hankkeen toteuttajilla:
- Kuka vastaa viestinnästä?
- Ketkä toteuttavat viestintää?
- Miten viestinnän toteuttaminen koordinoidaan?
On arvokasta tunnistaa myös yhteisvastuullinen viestintä. Esimerkiksi hankkeen tapahtuman onnistuminen voi edellyttää sitä, että kaikki hankekumppanit välittävät tapahtumakutsun omien organisaatioiden viestintäkanaviin – ja tarvittaessa myös henkilökohtaisiin ammatillisiin verkostoihinsa.
Ennakkosuunnittelusta huolimatta eteen voi tulla yllättäviä tilanteita. Kannattaa sopia ennalta, miten vastuut jakautuvat poikkeus- tai kriisitilanteista viestimisessä. Kriisin hetkellä kaikki paine kohdistuu todennäköisimmin projektipäällikköön. Vastuuhenkilön asemaa helpottaa, jos hän tuntee edustamansa organisaation kriisiviestintäohjeet.
4. Aseta toimenpiteet tärkeysjärjestykseen
Viestinnällä on tarkoitus tukea hankkeen etenemistä ja sen tulosten jakamista. Joskus voidaan joutua valitsemaan kahden tai useamman vaihtoehdon väliltä. Päätöksenteossa kannattaa huomioida hankeviestinnän toteuttamisen vähimmäisvaatimukset:
- Rahoittajan viestintäohjeet. Jos ohjeissa määritetään millintarkasti, millä tavoin rahoittajan logon on oltava näkyvissä viestintäaineistoissa, tätä on noudatettava yli muiden vaihtoehtojen ja toiveiden.
- Viestinnän toteuttamista raamittava lainsäädäntö. Näitä ovat esimerkiksi tietosuoja, verkkosaavutettavuus ja tekijänoikeudet.
- Hankehakemuksessa luvatut viestintätoimet. Jos hakemuksessa mainitaan, että hankkeen aikana tuotetaan tulokset kokoava verkkojulkaisu, rahoittaja edellyttää tämän toteutuvan.
Viestintää suunnitellessa on huomioitava rahoittajan ohjeet, lainsäädäntö ja hankesuunnitelmassa luvatut asiat. Muutoin viestinnän toteuttamisessa vain luovuus on rajana.
5. Suunnittele viestinnän toteutus hankkeen resurssien puitteissa
Hankkeen varsinaisen viestintäsuunnitelman luominen on ihannetilanteessa ammattiviestijän vastuulla ja se tehdään vuorovaikutuksessa kaikkien hanketta toteuttavien kanssa. Hankkeen määräaikaisuus, budjetti ja työaikaresurssit rajaavat kuitenkin toteutusmahdollisuuksia.
Viestinnästä vastaavan vastuulle voi jäädä valtavasti käytännön toimenpiteistä päättämistä. Siksi viestinnästä vastaavan tulisi olla mukana hankkeen toimintaa suunniteltaessa.
Viestintää suunnitellessa on osattava tunnistaa hankkeen kannalta oleellisimmat toimenpiteet. Suunnitteluvaiheessa tukeudutaan yleensä rahoittajaohjeisiin ja hankehakemukseen. Joskus nämä materiaalit ovat tulkinnanvaraisia. Silloin voi olla tarpeen varmistaa, miten rahoittaja tulkitsee asiat.
Viestinnän onnistumista, näkyvyyttä ja vaikuttavuutta mitataan eri tavoin. Tavoitteet kannattaa suhteuttaa käytössä oleviin resursseihin.
6. Jousta suunnitelmista tarvittaessa
Viestintä elää hankkeen edetessä. Strategisesti laaditut, tarkat suunnitelmat ovat monen mieleen, mutta joustoakin tarvitaan. Esimerkiksi, jos
- suunnitellut viestintätoimenpiteet eivät tuota toivottua tulosta. Ehkä kohdeyleisö ei enää käytä TikTokia, vaan on siirtynyt uudelle alustalle. Tällöin ei kannattane jatkaa sisällöntuotantoa TikTokiin.
- hankesuunnitelmaa kirjoittaessa ei ole voitu ennakoida hintatason äkillisiä muutoksia. Jos budjetti on käymässä vähiin, on aiempia suunnitelmia muutettava.
Hyvässä vuorovaikutuksessa luotu kumppanien ja rahoittajan välinen luottamus takaa sen, että vaikeiltakin tuntuvista hetkistä päästään yli yhdessä.
Lisälukemista
- Hankeviestinnän käsikirja (2021), Metropolia Ammattikorkeakoulun julkaisuja
- Viisi vinkkiä hankeviestintään (2021), Tikissä-blogi
Ei kommentteja