Hankkeiden toimintaa tuetaan viestinnän keinoin. Avuksi laaditaan koko hankkeen elinkaaren vaiheet (aloitus, toiminta, päätös) huomioon ottava viestintäsuunnitelma, jonka tavoitteena on tukea hanketta koskevan tiedon levittämistä ennalta määriteltyjen yleisöjen ulottuville.
Hankkeen edetessä saattaa ilmetä tilanteita, jotka vaativat poikkeamaan ennalta laadituista hankkeen toteuttamissuunnitelmista. Ehkäpä joku hankekumppani jättäytyy pois, hanketyöntekijä sairastuu tai myönnetty hankebudjetti ei riitäkään kaikkiin suunniteltuihin kuluihin. Jos tällaisiin tilanteisiin ehditään reagoida rauhassa, ilman että muutokset tuottavat hankkeen toteuttamisen kannalta täysin ylitsepääsemättömiä ongelmia, kyseessä harvemmin on suoranainen kriisi.
Mitä yllättävämpi ja äkillisempi tilanne tulee eteen, sen nopeampaa reagointia ja luovaa ongelmanratkaisukykyä vaaditaan. Kaikkea ei tarvitse kuitenkaan jättää sattuman varaan. Osana viestinnän suunnittelua on hyvä luoda ennakoiva toimintamalli myös poikkeamien varalle, erilaisiin häiriö- ja kriisitilanteisiin.
Suunnitelma, jonka ei toivota toteutuvan
Kriisiviestintäsuunnitelmaa laadittaessa on pyrkimys ennakoida ja arvioida, minkätyyppisiä uhkia hankkeen ennalta suunniteltuun toimintaan liittyy. Kriisien juurisyyt voidaan jakaa esimerkiksi säädännöllisiin, taloudellisiin, toimintaympäristö- tai inhimillisiin tekijöihin liittyviin kriiseihin. Ne voidaan toisaalta jakaa sisäisiin tai ulkoisiin kriisitilanteisiin.
Sisäiset kriisit voivat liittyä esimerkiksi
- rahoitukseen
- sopimuksiin
- hankkeen johtamiseen
- hanketyöntekijöihin
- kumppaniorganisaatioihin
Ulkoiset kriisit voivat liittyä esimerkiksi
- lainsäädäntöön
- sopimuksiin
- alihankkijoihin
- hankkeen kohderyhmiin
- hankkeessa suoritettaviin käytännön toimenpiteisiin
Kun mahdolliset kriisinlähteet on tunnistettu, on helpompi luokitella erilaisten kriisitoimenpiteiden kiireellisyys ja nimetä vastuuhenkilöt toteuttamaan ne. Ongelmien ilmetessä on helpompaa toimia välittömästi, kun suunnitelma ja vastuut ovat ennalta määritelty.
Hanketoiminnassa vakavuusasteeltaan eritasoisia häiriöitä voivat olla esimerkiksi
- Lievä: suunniteltu hanketoimenpide ei toteudu lainkaan.
- Keskitaso: käynnistetyssä toimenpiteessä tapahtuu keskeytys.
- Vakava: hanketoiminnassa tapahtuva onnettomuus, josta aiheutuu aineellinen tai henkilövahinko.
Hankkeen eri toimenpiteisiin liittyy erilaisia ja eritasoisia kriisityyppejä. On hyvä tunnistaa nämä eritasoiset riskit. Tarvittaessa voi luoda hankkeen toiminnalle toimenpidekohtaiset kriisiviestintäsuunnitelmat. Esimerkiksi robottibussin ajeluttaminen kaupunkiliikenteessä muun liikenteen seassa vaikuttaa laajasti robottibussin reitin varrella kulkevien päivittäiseen elämään, jolloin sen toiminnasta viestimiseksi kannattaa laatia erilliset ohjeistukset ja perehdytys kriisitilanteiden varalle. Etäpalaverin pitäminen hankekumppaneiden kesken ei epäonnistuessaankaan vaikuta vahvasti kenenkään toimintaan, jolloin siihen ei tarvitse kriisiviestinnän näkökulmasta kiinnittää huomiota.
Yksityiskohtaisempia ohjeita kriisiviestinnän suunnitteluun saa esimerkiksi Elisa Juholinin oppaasta (aukeaa sivulle mif.fi)
Ennakointi tuo mielenrauhaa
Kriisit ja poikkeukset ovat ennakoimattomia, yllättäviä tapahtumia. Juuri siksi ennalta sovittu toiminta niiden varalta tuo mielenrauhaa – viestintätoimenpiteiden kiireellisyyttä ja kohdentamista eri yleisöille ei tarvitse suunnitella hätäisesti, ongelman jo ollessa käsillä.
Kriisiviestintä suunnitellaan ennen hankkeen käynnistymistä. Käytännön toimenpiteitä on hyvä suunnitella ajatellen tärkeysjärjestystä ja vastuita.
- missä tilanteessa ja kenen käskystä kriisiviestintä käynnistetään
- kiirellisyysjärjestystä, eli keitä minkäkin kriisitilanteen seuraamukset koskettavat
- kuka vastaa kriisistä viestimisestä millekin taholle
- miten kriisin jälkiviestintä hoidetaan.
Kriisiviestintäsuunnitelmassa on hyvä huomioida hankekumppanien mahdollisesti eriävät käytännöt ja toimintaperiaatteet. Erityisesti kansainvälisten hankkeiden kohdalla valmistelutyö kannattaa aloittaa ajoissa, sillä kriisinhallinnan periaatteet voivat poiketa toisistaan maakohtaisesti. Hankkeen päävastuutahon tulee kyetä arvioimaan, mitkä ratkaisut ovat parhaita hankkeen etua ajatellen, ja sovitella eroavaisuuksia tai sopia siitä, että kukin hankkeessa mukana oleva taho laatii omiin kansallisiin käytäntöihin soveltuvan suunnitelmansa.
Hankekumppanien kesken yhteisesti työstettyä kriisiviestintäsuunnitelmaa ei toivottavasti koskaan tarvitse ottaa käyttöön, mutta sen laatimiseen käytettävä aika on järkevä sijoitus yllättävien tilanteiden varalle. Tärkeintä on saavuttaa yhteisymmärrys siitä, mitä kriisit kullekin osapuolelle merkitsevät ja siten innostaa kumppaneita luomaan jopa kriisejä ennaltaehkäiseviä käytäntöjä hankkeen toimintaperiaatteiksi.
Ei kommentteja