Hankeviestintä tuo tietoa tulevaisuudesta

Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoimintaa tapahtuu hankkeissa ja projekteissa. Kehittämisen kohteena voivat olla tuotteet, palvelut tai toimintamallit. Hanketyön tekemistä määrittävät ennalta asetetut tavoitteet, budjetit ja aikaraamit. Julkisrahoitteisten hankkeiden yhdistävä tekijä on tavoite siitä, että tehty työ hyödyttää jollain tavalla yhteiskuntaa.

Tulevaisuus rakentuu jatkumoksi nykyhetkelle

Hankkeissa voidaan kehittää jotain jo olemassa olevaa asiaa vastaamaan nykyhetken vaatimuksiin tai luoda jotain täysin uutta ennakoidun tulevaisuuden tarpeisiin. Tulevaisuutta ei kuitenkaan vielä olla konkreettisesti koettu. Siksi tulevaisuuteen suuntautuvista asioista viestiminen luontevasti voi olla haastavaa.

Viestinnällä pyritään yleensä tavoittamaan yksilö, välittämään tälle viesti. Mikä ikinä viestin tarkoitus onkaan, on hyvä muistaa että yksilötasolla tarkastellen nykyisyyskin koetaan hyvin eri tavoin. Yhteiskunnassa elävät niin menestyjät kuin syrjäytyjät lineaarisella aikajanalla yhtäaikaisesti, mutta kokemuksellisesti elämä tapahtuu täysin erilaisissa todellisuuksissa. Viestittäessä tulevaisuuden asioista on hyvä asettua viestiä vastaanottavan asemaan.

Tulevaisuudesta viestimisen haasteet

Viestinnässä tarvitaan erilaisten kohderyhmien tavoittamiseksi eri tarpeisiin soveltuvia ratkaisuja.  Viestinnän selkeys on tavoite, jota ei aina ole helppo saavuttaa. Käytännön viestintätekoja suunniteltaessa tulevaisuudesta viestimiselle tuottaa haasteita se, että

• hankkeen lopputulos ei ole täydellisesti ennalta määriteltävissä
• tavoitteet voivat muuttua hankkeen aikana
• aihealue on niin uusi, ettei vakiintunutta terminologiaa ole käytettävissä
• turvaudutaan alan ammattilaiskieleen eli jargoniin parempien vaihtoehtojen puuttuessa
• konkretisoinnin sijasta viestitään visio-strategiakielellä

Hankkeen tavoitteet ja lopputulos eivät ole sama asia. Lopputulos on ennalta hahmotettavissa, mutta etäisesti. Se asettaa tietynlaisen tutkimisen ja ihmettelyn vapauden hankkeen parissa toimiville, mutta ei helpota hankkeesta kertomista laajemmille joukoille.

Tavoitteet voivat joskus muuttua hankkeen aikana, koska hankkeen valmistelun, käynnistämisen ja toteuttamisen välillä kuluu aikaa. Tänä aikana jotkin ulkopuoliset tekijät voivat muuttua merkittävästi. Tällöin hankkeen parissa toimivien tulee kyetä muovaamaan tavoitteita uuteen tilanteeseen soveltuviksi. Muutoksista tulee aina neuvotella ja ne tulee hyväksyä hankkeen rahoittajien ja toteuttajien kesken. Ulospäin viestittäessä on keskityttävä vähemmän siihen, mitä piti tehdä ja enemmän siihen, mitä nyt tehdään.

Vakiintunut terminologia ja kohteena olevan asian tuttuus ovat merkittäviä tekijöitä viestinnässä. Jos hankkeen viestinnästä vastaavalla ei ole käytettävissä vakiintuneita termejä, voidaan asiaa kuvata käännöslainasanoin tai liittää asian yhteyteen tarkentava, selostava teksti.

Jargon, visio- ja strategiakieli ovat alan asiantuntijoiden kesken käytettynä parhaimmillaan nopeaa ja luontevaa viestintää. Aina ei edes ammattilaisten kesken ole määritelty, mitä milläkin sanalla missäkin asiayhteydessä tarkoitetaan. Viestien konkretisoiminen käytännön esimerkeiksi ei koskaan ole pahasta.

Tulevaisuudessa elävää voi turhauttaa

Psykologiassa puhutaan kognitiivisesta vinoumasta, jolla tarkoitetaan sitä että painotamme asioiden merkityksiä ja tulkitsemme tietoa omista lähtökohdistamme käsin. Ehkäpä hankkeiden parissa työtä tekeviä kehittäjiä ja innovaattoreita vaivaa ajoittainen aikajännevinouma. Se on hyvin inhimillistä; kun tekee riittävän kauan työtä uusien asioiden parissa, niistä tulee itselle arkea.

Riittävän kauan tulevaisuuden asioiden parissa työskenneltyään alkaa jo hahmottaa, mihin suuntaan tulevaisuutta tulisi viedä seuraavaksi. Turhautumisen tunteita voi ilmetä, jos kokee ”muiden” elävän menneisyydessä.

Tulevaisuutta luodaan aktiivisesti päivittäisessä hanketyössä, mutta siitä julkisesti viestiminen usein kulkee muutaman hetken jäljessä. Hankkeen viestintästrategiaa luotaessa voi päättää, että viestitään kaikista hankkeen vaiheista tai jätetään suurimmat viestintäponnistelut vasta hankkeen tulosten julkaisemisen vaiheeseen. Valinta tehdään hankkeen tavoitteiden ja toiminnan kautta, arvioimalla mikä tapa viestiä tukee parhaiten hankkeen edistymistä.

Nykyhetkessä elävä haluaa konkretiaa

Suuri osa ihmisistä ei ole välttämättä kuullutkaan heille kehitteillä olevista tulevaisuuden ratkaisuista. Törmätessään uuteen tuotteeseen, palveluun tai toimintamalliin, he luonnollisesti ryhtyvät kyselemään samoja asioita uudelleen ja uudelleen – mikä tämä on, mitä tämä tarkoittaa, miten tähän pitäisi suhtautua.

Tulevaisuudessa elävien vilpitön innostus tai perusteltu kyynisyys saa välittyä viestinnässä. Tulevaisuuteen siirtyminen vaatii muutoksia nykyhetkeen. Muutoksiin suhtautumisessa yksilötasolla auttaa tunne siitä, että muutoksiin voi vaikuttaa tai ne eivät ainakaan ole uhka. Parasta viestiä tulevaisuudesta nykyhetkessä eläville ehkä onkin tunne siitä, että hanketyötä tekevät kehittäjät ovat käyneet läpi erilaisia mahdollisia vaihtoehtoja, joita tulevaisuudella on tarjota. Vakiintuuko jokin uusi asia tulevaisuudessa osaksi arkeamme, on monien hankkeen ulkopuolisten tekijöiden summa.