Passiiviset osallistujat, tekniset ongelmat, puuttuva kuva, epäselvä lopputulos… Etäpalaverin todellisuus on usein tätä; ja osallistujat turhautuvat, hoitavat palaverin aikana meilejä, kotitöitä ja lapsiaan, kun yhteys palaverin muihin jäseniin on heikko.
Me ihmiset olemme laumaeläimiä ja kaipaamme yhteyttä toiseen ihmiseen. Vertailemme, peilaamme ja opimme vuorovaikutuksessa toistemme kanssa. Jos emme pääse osaksi laumaa, voimme huonosti. Korona-aikana moni onkin turvautunut kotilauman suojaan, kun yhteys työkavereihin on ollut etätöiden takia verkon varassa. Kaikilla ei kuitenkaan ole kotilaumaa ja suurin osa kaipaa kotilaumasta huolimatta työlaumaa, jossa profiloitua ammatillisesti, oppia ja jakaa ajatuksia.
Aito yhteys on kuitenkin mahdollista myös etänä. Laumasuojan muodostuminen koronaan on vielä kaukana, mutta työlauman suojiin pääsee verkon välityksellä hyvinkin nopeasti. On vain huolehdittava muutamasta seikasta, jotka pitävät lauman kasassa.
Seuraavan kahdeksan ohjeen käyttöönotto varmistaa aidon vuorovaikutuksen ja palaverin ydintarkoituksen – sen, että ihmiset tulevat kuulluiksi ja asiat päätetyiksi.
1. Laita kamera päälle
Videokameran pitäisi olla päällä aina, kun se on teknisesti mahdollista! Kameran käyttö parantaa vuorovaikutusta radikaalisti. Tutkimusten mukaan vuorovaikutus vähenee 80 %, kun kamera sammuu.
Viesteistä valtaosa välittyy sanattomasti. Sanaton viestintä etänä on vain kalpea varjo kohtaamisesta kasvokkain, mutta videokamera pelastaa paljon. Kameran avulla välittyvät ilmeet, eleet, tunteet ja energia. Kun näemme ja tulemme nähdyksi, sitoudumme ja yhdistymme tunnetasolla. Olemme läsnä.
TARKISTA: Säädä valaistus siten, että kasvot näkyvät kuvassa hyvin ja selkeästi.
2. Luo yhteinen ilmapiiri
Etäpalaverista saadaan vuorovaikutteinen ottamalla kaikki mukaan heti alusta alkaen. Epämuodolliseen aloitukseen kannattaa varata aikaa. Tervehdykset, kuulumisten vaihto ja jutustelu ovat merkityksellisiä erityisesti etänä. Vaikka tämä viekin palaverista muutaman minuutin, se on tärkeää ilmapiirin ja yhteisöllisyyden kannalta. Kun jokainen on päässyt ääneen edes lyhyesti heti tapaamisen alussa, se helpottaa osallistumista myös myöhemmin.
Kaikilla osallistujilla tulisi olla mahdollisuus näkyä, kuulua ja tulla hyväksytyksi. Ongelmat ja kritiikki pitäisi pystyä käsittelemään rakentavasti. Hyvästä ilmapiiristä ovat vastuussa kaikki, ei vain palaverin vetäjä.
POHDI: Mitä tulee paikalle, kun sinä tulet paikalle?
3. Selvitä tavoite ja agenda
Kaikkien palaveriin kutsuttujen tulisi tietää, miksi he tulevat paikalle ja mitä heiltä odotetaan. Osallistujille kannattaa kertoa hyvissä ajoin, miksi palaveri pidetään: mikä on palaverin tavoite ja asialista. Osallistujia voi pyytää virittäytymään ja valmistautumaan etukäteen, mikäli se tehostaa palaverin kulkua. Osallistujia voi myös ohjata yhteiselle alustalle kertomaan odotuksiaan ja ajatuksiaan.
Kun palaverin alussa kerrotaan aikataulu, ohjelma ja työtavat, osaavat osallistujat orientoitua siihen, mitä tuleman pitää.
KOKEILE: Kirjaa etukäteen tavoitteesi tulevassa palaverissa.
4. Sovi pelisäännöt
Pelisäännöt tehokkaaseen etäyhteistyöhön kannattaa määritellä yhdessä. Kun kokoonnutaan yhteen, toisten aikaa tulee arvostaa ja olla läsnä. Ei voi olla läsnä, jos tekee muuta.
Yhdessä voidaan sopia henkinen läsnäolopakko: ei vastata meileihin, selata kännykkää tai hoideta muita asioita palaverin aikana. Tämä onnistuu, kun palaverit pidetään lyhyinä, mutta yhteys tiiviinä.
LUETTELE: Mitkä ovat kolme tärkeintä sääntöä, joita teillä noudatetaan?
5. Ota tekniikka haltuun
Paljon voi tehdä itse sen eteen, että tekniikka toimii. Voi varmistaa, että linkki löytyy, ääni kuuluu ja kuva näkyy hyvin. Tätä voi vaatia myös osallistujilta. Pienillä teknisillä valinnoilla on usein iso vaikutus vuorovaikutukseen: esim. Zoomissa ”Gallery View” mahdollistaa osallistujien näkemisen yhtä aikaa. Pelkät henkilökuvatkin kertovat osallistujista nimeä tai nimikirjaimia enemmän.
Vuorovaikutusta lisäävää tekniikkaa kannattaa käyttää mahdollisimman paljon. Yhteistyövälineiksi on tarjolla on esimerkiksi
- break out -huoneita pienryhmätyöskentelyyn
- chat-toimintoja
- yhteistyöstöalustoja (esimerkiksi Jamboard, Padlet)
- kyselyitä.
Osallistujat pysyvät aktiivisena ja motivoituneina, kun he pääsevät yhdessä tuottamaan sisältöä.
Välineiden käyttöä kannattaa harjoitella, sillä toimiva tekniikka luo turvallisuutta. Parhaimmillaan tekniikka on huomaamatonta ja hyvän vuorovaikutuksen mahdollistaja, ei pääosassa.
TESTAA: Jos tekniikka pettää, minkä kanavan kautta saat yhteyden osallistujiin?
6. Osallista (fasilitoi)
Erityisesti etänä tapahtuvassa tapaamisessa osallistaminen on tärkeässä roolissa. Fasilitointi eli ihmisten yhdessä työskentelyn ohjaaminen jää usein vetäjän vastuulle, mutta tähän voi nimetä myös jonkin muun henkilön. Tapaamiseen valmistautuminen ja aikataulutus, selkeä rakenne ja asia kerrallaan eteneminen lisäävät osallistujien luottamusta.
Osallisuuden tunnetta lisäävät osallistavat työtavat, esimerkiksi:
- yhteinen virittäytyminen
- kommenttikierros
- kysely
- yhteiskehittely
- ryhmäkeskustelu
- vertaisoppiminen
- learning cafe.
Työtapoja on monia ja niitä voi hyödyntää monipuolisesti. Osallistujille kannattaa jakaa selkeitä tehtäviä ja vastuualueita. Osallisuutta luo myös asenne: vetäjän pirteys ja positiivisuus tarttuu!
HAASTA ITSESI: Ota käyttöön osallistava työtapa, jota et ole ennen kokeillut.
7. Päästä jokainen ääneen
Jokaisen mielipide on tärkeä ja ansaitsee tulla kuulluksi myös etänä – siksihän hänet on palaveriin kutsuttu. Jotta kaikilla on mahdollisuus osallistua, paikalle tulee kutsua vain oikeat ihmiset. On aivan eri asia kokoontua muutaman hengen kesken kuin kymmenien kanssa. Erityisesti etänä vähemmän on enemmän.
Palaverin vetäjän tehtävä on ohjata keskustelua ja huolehtia, että kaikki saavat äänensä kuuluviin. Jokainen on kuitenkin omalta osaltaan vastuussa siitä, että kuuntelee muita ja osallistuu aktiivisesti keskusteluun. Tilanne, jossa vain muutama puhuu, ei ole palaveri vaan tiedotustilaisuus.
LUETTELE: Miten osoitat etäpalaverissa, että kuuntelet ja olet aiheesta kiinnostunut?
8. Kehitä etäpalaverikäytäntöjä
Etäpalaverikäytäntöjä kannattaa kehittää aktiivisesti. Työyhteisössä voidaan pohtia säännöllisesti, mitkä ovat onnistuneen etäpalaverin elementtejä ja miten niihin päästään. Mikä on mennyt hyvin ja missä voitaisiin ensi kerralla parantaa? Tekniikka myös uudistuu huimaa vauhtia. Olisiko jokin uusi väline tai toimintatapa edellistä toimivampi?
Ihanteellista on, jos välillä voidaan tavata myös paikan päällä. Kun yhteys on elvytetty, saadaan vuorovaikutukseen etänä taas uutta voimaa ja sidosteisuutta.
Lauman luonti ja aito yhteys onnistuu yli fyysisen etäisyyden. Vuorovaikutus kun ei ole pelkkää fysiikkaa vaan erityisesti kemiaa. Ja kun kemiat toimii: laumassa on voimaa.
POHDI: Miten varmistat, että päätetyt asiat viedään myös käytäntöön?
Kahdeksan kohdan ohjeistus on luotu osana Urbaania kasvua Vantaalla -hanketta, jonka verkkoaamukahveilla keväällä 2020 käsiteltiin keinoja, joilla luodaan aito yhteys myös etänä.
Kirjoittaja
Terhi Kaunismäki (FM) on innovatiivinen ja innostava viestinnän moniosaaja. Hän toimii Metropolia Ammattikorkeakoulussa suomen kielen ja viestinnän lehtorina ja hankeasiantuntijana Urbaania Kasvua Vantaalla -hankkeessa.
Ei kommentteja