Viestintä tukee tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeissa (TKI) tehtävää työtä hankkeen koko elinkaaren ajan. Hankkeet ovat ainutkertaisia kokonaisuuksia, joille on myönnetty rahoitusta tiettyjen, ennalta määriteltyjen tavoitteiden saavuttamista varten. Usein hankkeiden viestinnän toteuttamisen resurssit ovat rajalliset, mutta viestintään kohdistuvat toiveet rajattomat. Tämän blogimerkinnän viisi vinkkiä muistuttavat keskittymään oleelliseen.
1: Suunnittele tarpeiden mukaisesti
Viestinnälle asetettavat odotukset tulee suhteuttaa hankerahoituksessa myönnettyyn resurssiin. Jos hankkeella ei ole riittävästi työaikaresurssia tai ostopalvelubudjettia, on viestintätoimenpiteiden tärkeysjärjestystä tarkasteltava realistisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa, että ensisijaisesti toteutettavia toimenpiteitä ovat
- rahoittajan vaatimusten ja ohjeiden noudattaminen
- hankesuunnitelman mukaisten työkokonaisuuksien toteutumista tukeva viestintä
- hankkeen kohderyhmien tavoittaminen
- hankkeen tuloksien levittäminen
Toissijaisesti voidaan toteuttaa muut tarpeet, joita jokaisessa hankkeessa riittää.
2: Sitouta kumppanit kehittämään yhdessä
Ulkopuolista rahoitusta saavaa hanketta toteuttaa tyypillisesti useampi organisaatio yhdessä. Toimiva hankekumppanuus pohjautuu yhteisten tavoitteiden asettamiselle ja luottamuksen rakentamiselle hankkeessa toimivien välille.
Hankkeen käynnistyessä on hyvä työstää ja sopia kumppanien kanssa yhdessä
- viestinnän toteuttamisen pelisäännöt ja ohjeet
- viestinnän tavoitteet ja toteutustarpeet
- käytännön toimenpiteet, joihin kaikki osalliset kokevat voivansa sitoutua.
3: Toteuta tehokkaasti!
Ihannetilanteessa hanke viestii toimintansa edistymisestä säännöllisesti, eli lähettää uutiskirjeitä, julkaisee päivityksiä sosiaalisessa mediassa ja tiedottaa tulossa olevista tapahtumista. Jos resurssit eivät riitä aivan kaikkeen, on hyvä
- tunnistaa pääasialliset viestintätarpeet
- ennakoida tärkeimpien viestintätoimenpiteiden ajoitus
- sopia, kuka tekee päätökset viestintäresurssien suuntaamisesta ja käyttämisestä
- toimia riittävän joustavasti, sillä hankkeen toteutuksessa voi tulla viivästyksiä tai muutoksia.
4: Innosta kohderyhmät osallistumaan
Kun ihmisiä halutaan mukaan hankkeen toimintaan, on hyvä harkita erilaisia viestinnällisiä vaihtoehtoja. Ennakkovalmistelu ei ole turhaa työtä. On kartoitettava, mitä kanavia pitkin hankkeen eri kohderyhmät tavoitetaan. Samoin on pohdittava, miten heidän huomionsa kiinnitetään.
- Kerro konkreettisesti, mitä hyötyä hankkeen toimintaan osallistumisesta on.
- Viesti selkeästi ja yleistajuisesti.
- Toteuta viestintä saavutettavasti.
5: Tiedosta, mihin resurssit kuluvat
Hankkeella on ihannetilanteessa oma viestinnästä vastaava työntekijä, jolla on riittävästi työaikaa. Hankkeen käynnistyessä aikaa kuluu projektitiimin jäseniin, aihepiiriin, toimijoihin, hankkeen tavoitteisiin ja kohdeyleisöihin perehtymiseen.
Monelle viestintätyötä vähemmän tuntevalle voi tulla yllätyksenä, mitä vaiheita ja kuinka paljon aikaa yksittäiseen viestintätoimenpiteeseen voi kulua. Yllätyksiä voi tulla myös ostopalvelujen hankkimisessa. Hankesuunnitelmaa laadittaessa tiedossa olleet ostopalvelutarpeet ja niiden hintataso ovat olleet budjetoinnin perusteena, mutta tarpeet ja hinnat ovat voineet muuttua hankkeen käynnistyessä.
Hankkeen tarpeet voivat muuttua äkillisesti. Mitä niukemmin työaikaa on käytettävissä, sen tärkeämpää on karsia rohkeasti ylimääräinen tekeminen pois. On hyväksyttävä, että niukemmalla resurssilla ei toteuteta vuoden huikeinta viestintäkampanjaa. Hyvin toteutettu perusviestintä voi kuitenkin tukea hankkeen onnistumista juuri sopivalla tavalla.
Lue muiden vinkkejä
Hankeviestintään liittyviä vinkkilistoja eri näkökulmista löytyy monelta verkkosivustolta. Tutustu esimerkiksi näihin:
- Viisi vinkkiä vaikuttavaan hankeviestintään (maaseutu.fi)
- 7 vinkkiä hankeviestintään (eamk.fi)
- 12 vinkkiä hankeviestinnän kansankielistämiseen (blog.hamk.fi)
- Hankeviestintä ammattilaisen huoleksi – hyvä sijoitus vai turha kuluerä? Mitä sanovat hankekonkarit?(designinspis.fi)
Ei kommentteja