Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatioprojektit muodostavat projektin elinkaaren ajaksi projektiryhmän, jossa toimii osallistujia eri organisaatioista. Projektipartnerit ja projektin vastuullinen vetäjä työskentelevät yhdessä projektin perustamisessa asetettua tavoitetta kohti.
Yhteistyön onnistumisen eli projektin tavoitteiden saavuttamisen edellytys on hyvä vuorovaikutus toimijoiden kesken. Hyvin toteutettu sisäinen viestintä sujuvoittaa työn edistymistä ja samalla kehittää luottamusta projektin osallisten kesken.
Tiedonvaihto ja epävirallisempien kuulumisten läpikäynti ovat molemmat hyviä syitä olla vuorovaikutuksessa. Projektin onnistuminen on kiinni ihmisistä, jotka tekevät projektissa työtä. Heidän keskinäiset suhteensa luovat merkittävällä tavalla projektin työilmapiiriä.
Välineiden valinta kaikki osalliset huomioiden
Projektin käynnistyessä on hyvä sopia yhteisesti sellaiset yhteydenpitovälineet ja -tavat, joihin kaikilla projektin osallistujilla on mahdollisuus vaivatta osallistua.
Projektin sisäistä viestintää tapahtuu esimerkiksi seuraavissa muodoissa:
Puheviestintä
Kasvokkain tai etäyhteydellä
- säännönmukaiset, koko ryhmää koskevat kokoukset
- säännönmukaiset, pienempää alatyöryhmää koskevat kokoukset
- tarpeen mukaan sovittavat tapaamiset
- säännönmukaiset tai tarpeen mukaan sovittavat puhelut
Kirjallinen ja kuvallinen viestintä
- sähköpostit
- pikaviestimet, appit ja chatit
- kirjallinen raportointi yhteistyöstöalustoilla
- yhteydenpitokanavat rahoittajiin
Pääasiallisen sisäisen viestinnän välineen valinta ei aina ole helppoa. Sähköpostiruuhkasta ei pidä kukaan. Pikaviestimet voivat houkuttaa projektipulinan saamiseksi mobiililaitteeseen. Eri organisaatiot esimerkiksi tulkitsevat EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) eri tavoin. Tämä saattaa vaikuttaa käytettävien pilvipalveluiden tai ohjelmistojen valintaan. Toisille ei käy Slack, kaikille ei ole hankittu Microsoftin Teams-lisenssiä, joillakin Skype ei vain suostu toimimaan kunnolla.
Ennakointi ja yllätykset
Projektissa sisäistä viestintää tapahtuu suunnitellusti, säännönmukaisesti, päivittäin ja myös yllättäin.
Projektin toimintaa suunnitellaan toki ennalta. Kalentereihin varataan ajoissa projektiryhmän ja ohjausryhmän säännönmukaiset kokoukset. Etenkin kansainvälisten hankkeiden osalta riittävä ennakointiaika on välttämätöntä.
Projektiryhmän työ etenee harvoin täysin ennalta suunnitellusti. Projektipartnerien tulee tietää, millä välineillä projektin vastuuhenkilöt parhaiten tavoittaa. Tämä on välttämätöntä erityisesti äkillisissä, yllättävissä tapauksissa.
Ei pelkkää puurtamista
Projektipartnerit tulevat toistensa kanssa tutuiksi ensin työroolinsa kautta. Projektin elinkaaren kestäessä yleensä vähintään vuoden, hiljalleen myös työroolin takana olevat persoonat alkavat tulla esiin.
Projektityössä on mahdollisuus päättää keskittyä vain tosiasioihin ja suoritteisiin. Kyse on kuitenkin ihmisistä ja heidän välisestä vuorovaikutuksesta. Projektin aikana on mahdollista myös kohottaa toimintaan osallistuvien tunnetta yhteistyön merkityksestä myönteisellä ja kiittävällä viestintätyylillä.
Kuten kulttuurituottaja Mira Simsiö on opinnäytetyönsä pohjalta Osuma-hankkeeseen kirjoittamassaan blogimerkinnässä painottanut, ”Jos hankkeella on motivoituneet projektinvetäjät, jotka perehdyttävät ja ovat läsnä työntekijöille projektinhallintatyökalujen tai minkä tahansa kysymysten edessä, vievät he luultavasti herkemmin opittuja yhteisiä käytäntöjä eteenpäin.”
Toisin sanoen, aluksi vuorovaikutustyylin muodostumista hallitsevat he, jotka projektia vetävät tai ovat yhteisissä hetkissä eniten äänessä. Mutta lopulta vastuu vuorovaikutuksen kehittymisestä on jokaisella projektiin osallistuvalla.
Kirjoittaja on toiminut Metropolia Ammattikorkeakoulun tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeissa vuodesta 2008 alkaen niin viestijän kuin projektipäällikön rooleissa.
Lue myös
Mira Simsiö: Hankkeen sisäisen viestinnän onnistumisen salaisuus voi piileskellä asenteessa, linkki Osuma-hankkeen blogimerkintään.
