Passiiviset osallistujat, tekniset ongelmat, puuttuva kuva, epäselvä lopputulos… Etäpalaverin todellisuus on usein tätä; ja osallistujat turhautuvat, hoitavat palaverin aikana meilejä, kotitöitä ja lapsiaan, kun yhteys palaverin muihin jäseniin on heikko.

Me ihmiset olemme laumaeläimiä ja kaipaamme yhteyttä toiseen ihmiseen. Vertailemme, peilaamme ja opimme vuorovaikutuksessa toistemme kanssa. Jos emme pääse osaksi laumaa, voimme huonosti. Korona-aikana moni onkin turvautunut kotilauman suojaan, kun yhteys työkavereihin on ollut etätöiden takia verkon varassa. Kaikilla ei kuitenkaan ole kotilaumaa ja suurin osa kaipaa kotilaumasta huolimatta työlaumaa, jossa profiloitua ammatillisesti, oppia ja jakaa ajatuksia.

Aito yhteys on kuitenkin mahdollista myös etänä. Laumasuojan muodostuminen koronaan on vielä kaukana, mutta työlauman suojiin pääsee verkon välityksellä hyvinkin nopeasti. On vain huolehdittava muutamasta seikasta, jotka pitävät lauman kasassa.

Seuraavan kahdeksan ohjeen käyttöönotto varmistaa aidon vuorovaikutuksen ja palaverin ydintarkoituksen – sen, että ihmiset tulevat kuulluiksi ja asiat päätetyiksi.

1. Laita kamera päälle

Videokameran pitäisi olla päällä aina, kun se on teknisesti mahdollista! Kameran käyttö parantaa vuorovaikutusta radikaalisti. Tutkimusten mukaan vuorovaikutus vähenee 80 %, kun kamera sammuu.

Viesteistä valtaosa välittyy sanattomasti. Sanaton viestintä etänä on vain kalpea varjo kohtaamisesta kasvokkain, mutta videokamera pelastaa paljon. Kameran avulla välittyvät ilmeet, eleet, tunteet ja energia. Kun näemme ja tulemme nähdyksi, sitoudumme ja yhdistymme tunnetasolla. Olemme läsnä.

TARKISTA: Säädä valaistus siten, että kasvot näkyvät kuvassa hyvin ja selkeästi.

2. Luo yhteinen ilmapiiri

Etäpalaverista saadaan vuorovaikutteinen ottamalla kaikki mukaan heti alusta alkaen. Epämuodolliseen aloitukseen kannattaa varata aikaa. Tervehdykset, kuulumisten vaihto ja jutustelu ovat merkityksellisiä erityisesti etänä. Vaikka tämä viekin palaverista muutaman minuutin, se on tärkeää ilmapiirin ja yhteisöllisyyden kannalta. Kun jokainen on päässyt ääneen edes lyhyesti heti tapaamisen alussa, se helpottaa osallistumista myös myöhemmin.

Kaikilla osallistujilla tulisi olla mahdollisuus näkyä, kuulua ja tulla hyväksytyksi. Ongelmat ja kritiikki pitäisi pystyä käsittelemään rakentavasti. Hyvästä ilmapiiristä ovat vastuussa kaikki, ei vain palaverin vetäjä.

POHDI: Mitä tulee paikalle, kun sinä tulet paikalle?

3. Selvitä tavoite ja agenda

Kaikkien palaveriin kutsuttujen tulisi tietää, miksi he tulevat paikalle ja mitä heiltä odotetaan. Osallistujille kannattaa kertoa hyvissä ajoin, miksi palaveri pidetään: mikä on palaverin tavoite ja asialista. Osallistujia voi pyytää virittäytymään ja valmistautumaan etukäteen, mikäli se tehostaa palaverin kulkua. Osallistujia voi myös ohjata yhteiselle alustalle kertomaan odotuksiaan ja ajatuksiaan.

Kun palaverin alussa kerrotaan aikataulu, ohjelma ja työtavat, osaavat osallistujat orientoitua siihen, mitä tuleman pitää.

KOKEILE: Kirjaa etukäteen tavoitteesi tulevassa palaverissa.

4. Sovi pelisäännöt

Pelisäännöt tehokkaaseen etäyhteistyöhön kannattaa määritellä yhdessä. Kun kokoonnutaan yhteen, toisten aikaa tulee arvostaa ja olla läsnä. Ei voi olla läsnä, jos tekee muuta.

Yhdessä voidaan sopia henkinen läsnäolopakko: ei vastata meileihin, selata kännykkää tai hoideta muita asioita palaverin aikana. Tämä onnistuu, kun palaverit pidetään lyhyinä, mutta yhteys tiiviinä.

LUETTELE: Mitkä ovat kolme tärkeintä sääntöä, joita teillä noudatetaan?

5. Ota tekniikka haltuun

Paljon voi tehdä itse sen eteen, että tekniikka toimii. Voi varmistaa, että linkki löytyy, ääni kuuluu ja kuva näkyy hyvin. Tätä voi vaatia myös osallistujilta. Pienillä teknisillä valinnoilla on usein iso vaikutus vuorovaikutukseen: esim. Zoomissa ”Gallery View” mahdollistaa osallistujien näkemisen yhtä aikaa. Pelkät henkilökuvatkin kertovat osallistujista nimeä tai nimikirjaimia enemmän.

Vuorovaikutusta lisäävää tekniikkaa kannattaa käyttää mahdollisimman paljon. Yhteistyövälineiksi on tarjolla on esimerkiksi

• break out -huoneita pienryhmätyöskentelyyn
• chat-toimintoja
• yhteistyöstöalustoja (esimerkiksi Jamboard, Padlet)
• kyselyitä.

Osallistujat pysyvät aktiivisena ja motivoituneina, kun he pääsevät yhdessä tuottamaan sisältöä.

Välineiden käyttöä kannattaa harjoitella, sillä toimiva tekniikka luo turvallisuutta. Parhaimmillaan tekniikka on huomaamatonta ja hyvän vuorovaikutuksen mahdollistaja, ei pääosassa.

TESTAA: Jos tekniikka pettää, minkä kanavan kautta saat yhteyden osallistujiin?

6. Osallista (fasilitoi)

Erityisesti etänä tapahtuvassa tapaamisessa osallistaminen on tärkeässä roolissa. Fasilitointi eli ihmisten yhdessä työskentelyn ohjaaminen jää usein vetäjän vastuulle, mutta tähän voi nimetä myös jonkin muun henkilön. Tapaamiseen valmistautuminen ja aikataulutus, selkeä rakenne ja asia kerrallaan eteneminen lisäävät osallistujien luottamusta.

Osallisuuden tunnetta lisäävät osallistavat työtavat, esimerkiksi:

• yhteinen virittäytyminen
• kommenttikierros
• kysely
• yhteiskehittely
• ryhmäkeskustelu
• vertaisoppiminen
• learning cafe.

Työtapoja on monia ja niitä voi hyödyntää monipuolisesti. Osallistujille kannattaa jakaa selkeitä tehtäviä ja vastuualueita. Osallisuutta luo myös asenne: vetäjän pirteys ja positiivisuus tarttuu!

HAASTA ITSESI: Ota käyttöön osallistava työtapa, jota et ole ennen kokeillut.

7. Päästä jokainen ääneen

Jokaisen mielipide on tärkeä ja ansaitsee tulla kuulluksi myös etänä – siksihän hänet on palaveriin kutsuttu. Jotta kaikilla on mahdollisuus osallistua, paikalle tulee kutsua vain oikeat ihmiset. On aivan eri asia kokoontua muutaman hengen kesken kuin kymmenien kanssa. Erityisesti etänä vähemmän on enemmän.

Palaverin vetäjän tehtävä on ohjata keskustelua ja huolehtia, että kaikki saavat äänensä kuuluviin. Jokainen on kuitenkin omalta osaltaan vastuussa siitä, että kuuntelee muita ja osallistuu aktiivisesti keskusteluun. Tilanne, jossa vain muutama puhuu, ei ole palaveri vaan tiedotustilaisuus.

LUETTELE: Miten osoitat etäpalaverissa, että kuuntelet ja olet aiheesta kiinnostunut?

8. Kehitä etäpalaverikäytäntöjä

Etäpalaverikäytäntöjä kannattaa kehittää aktiivisesti. Työyhteisössä voidaan pohtia säännöllisesti, mitkä ovat onnistuneen etäpalaverin elementtejä ja miten niihin päästään. Mikä on mennyt hyvin ja missä voitaisiin ensi kerralla parantaa? Tekniikka myös uudistuu huimaa vauhtia. Olisiko jokin uusi väline tai toimintatapa edellistä toimivampi?

Ihanteellista on, jos välillä voidaan tavata myös paikan päällä. Kun yhteys on elvytetty, saadaan vuorovaikutukseen etänä taas uutta voimaa ja sidosteisuutta.

Lauman luonti ja aito yhteys onnistuu yli fyysisen etäisyyden. Vuorovaikutus kun ei ole pelkkää fysiikkaa vaan erityisesti kemiaa. Ja kun kemiat toimii: laumassa on voimaa.

POHDI: Miten varmistat, että päätetyt asiat viedään myös käytäntöön?

Kahdeksan kohdan ohjeistus on luotu osana Urbaania kasvua Vantaalla -hanketta, jonka verkkoaamukahveilla keväällä 2020 käsiteltiin keinoja, joilla luodaan aito yhteys myös etänä.

Kirjoittaja

Terhi Kaunismäki (FM) on innovatiivinen ja innostava viestinnän moniosaaja. Hän toimii Metropolia Ammattikorkeakoulussa suomen kielen ja viestinnän lehtorina ja hankeasiantuntijana Urbaania Kasvua Vantaalla -hankkeessa.

Mikä on vuorovaikutuksen merkitys tulevaisuuden asiantuntijatyössä? Toimivan vuorovaikutuksen merkitys on pohdinnan arvoinen asia. Tulevaisuuden työ, erityisesti asiantuntijan työ, hajautuu. Työ muuttuu verkostomaiseksi, jopa matriisiorganisaatiomaiseksi.

Monen asian on sanottu jäävän työntekijän vastuulle: työsuoritus, työn valvonta, työhyvinvointi ja arjen hallinta. Moni voi tehdä toimistotyötä kotoa käsin, jolloin vuorovaikutusta ylläpidetään pikaviestimillä, digitaalisilla kanavilla ja yhä harvemmin kasvokkain. Esimies voi toimia etäällä. Esimiestyöstä tule liikkuvaa asiakkaiden ja toimipisteiden välillä. (vrt. Ollila 2018.) Moni asia muuttuu tulevaisuuden työssä. Muutoksessa yhteisiä asioita tulisi jakaa ja merkityksellistää yhteiseksi asiaksi vuorovaikutuksen avulla.

Vuorovaikutus merkitys työelämän tiimien tuloksellisuudessa

Vuorovaikutuksella on merkitystä työn tuloksellisuudessa. Johtoryhmien aito vuorovaikutus ja sen laatu vaikuttavat johtoryhmän toiminnan tuloksellisuuteen. Tutkittaessa vuorovaikutusta ja johtamista, on todettu, että mitä parempi ja laadukkaampi on tiimin vuorovaikutus, sitä tuloksellisempaa on työn tekeminen. Vuorovaikutuksen laatu vaikuttaa tuottavuuteen. Myös lopputuotteilla on merkitys. (Wei 2017.)

Tutkittaessa sairaalajohtoryhmien kokousvuorovaikutusta, sen on sanottu olevan tiedon jakamiseen keskittyvää ja organisaatiorakenteiden ohjaamaa. Suuri osa tiedon jakamisesta voi olla yksisuuntaista tiedottamista, mutta ryhmät myös ajoittain luovat yhdessä merkityksiä.

Kokousvuorovaikutus näyttäisi olevan vahvasti puheenjohtajakeskeistä ja organisaatiorakenteiden mukaiset horisontaaliset ja vertikaaliset rajapinnat ovat havaittavissa vuorovaikutuksessa ja ne rajoittavat ehkä keskustelua. Tästä huolimatta johtoryhmäjäsenet kokevat kokousvuorovaikutuksen olevan avointa ja miellyttävää. (Laapotti)

Tiimien vuorovaikutuksen on todettu vaikuttavan tuloksellisuuteen. Reilu asenne toisiin, erilaisten arvojen arvostaminen ja asenne diversiteettiin ratkaisevat tiimin onnistumista. Tiimin vuorovaikutusosaamista kannattaa kehittää pitkänkin yhdessä toimimisen jälkeen. Vuorovaikutusosaamista kehitetään parhaiten työhön integroituneella kokemuksellisilla menetelmillä, ei luentotyyppisellä koulutuksella. Vuorovaikutusosaamista voi siis kehittää.

Joustavuutta vuorovaikutukseen eri keinoin

Joustavuutta vuorovaikutukseen saadaan fasilitoimalla (vrt. Hedman 2015). Reflektoinnilla on iso merkitys johtoryhmän työskentelyssä ja sen hallinnassa. Myös emotionaalinen työskentely on vuorovaikutussuhteissa tärkeä osa onnistumista. Puhutaan vuorovaikutusosaamisen yhdestä tärkeästä, affektiivisesta, tunteet huomioivasta, ulottuvuudesta. (esim. Hedman 2015).

Monen organisaation tavoitteena on luoda suorituskykyä lisäävää dialogimaista vuorovaikutuskulttuuria. Lienee kuitenkin edelleen niin, että syvät tunteet huomioiva vuorovaikutuskulttuuri olisi ihmisille puoleensavetävintä?

Vuorovaikutus nostaa työelämän laatua

Hyvän vuorovaikutuksen merkitys työelämän laadussa on keskeistä. Hyvä vuorovaikutus nostaa tuottavuutta, suorituskykyä, ihmisten työhyvinvointia ja työn mielekkyyttä. Esimiestyö on hyvää, kun se on avointa, aitoa ja osallistavaa. Moni työelämän kompleksinen tai diversiteettinen tilanne ratkaistaan osallistavalla vuorovaikutuksella. Vuorovaikutuksen dynamiikka ja vuorovaikutussuhteiden rakentumista tulisi tutkia enemmän. Mutta usein keskustelussa riittää hyvän vuorovaikutuksen merkityksen tunnistaminen.

Lähteet

• Hedman, Erika. 2015: Facilitating Leadership Team Communication. Jyväskylän yliopisto.
• Laapotti, Tomi. 2018. Vuorovaikutus sairaalajohtoryhmien kokouksissa. Jyväskylän yliopisto.
• Wei, L. H., Thurasamy, R. & Popa, S. 2017. Managing virtual teams for open innovation in global business services industry. Management Decision.

Kirjoittaja:
Marjatta Komulainen, Metropolia ammattikorkeakoulu, Kuntoutus ja tutkiminen -osaamisalue, Metropolia Masters´ tutkinnot. Hän on johtamisen asiantuntija-lehtori, VTM, MBA, ja väitöstutkija, joka työskentelee yrittäjyyden ja palvelujen johtamisen parissa. Hänellä on monipuolista kokemusta johtamisesta, kehittämisestä ja kouluttamisesta.

Tuottavasti moninainen –hanke kertoo tuloksistaan ja kokemuksiaan Suomen laatukeskuksen Osaamisen kehittämisfoorumin teemailtapäivässä 23.1.2019 Tieteiden talolla Helsingissä. Kokemuksia jaetaan otsikolla ”Yritysten tuottavuuden ja työhyvinvoinnin vahvistaminen vuorovaikutteisella kehittämismallilla”.

Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatioprojektit muodostavat projektin elinkaaren ajaksi projektiryhmän, jossa toimii osallistujia eri organisaatioista. Projektipartnerit ja projektin vastuullinen vetäjä työskentelevät yhdessä projektin perustamisessa asetettua tavoitetta kohti.

Yhteistyön onnistumisen eli projektin tavoitteiden saavuttamisen edellytys on hyvä vuorovaikutus toimijoiden kesken. Hyvin toteutettu sisäinen viestintä sujuvoittaa työn edistymistä ja samalla kehittää luottamusta projektin osallisten kesken.

Tiedonvaihto ja epävirallisempien kuulumisten läpikäynti ovat molemmat hyviä syitä olla vuorovaikutuksessa. Projektin onnistuminen on kiinni ihmisistä, jotka tekevät projektissa työtä. Heidän keskinäiset suhteensa luovat merkittävällä tavalla projektin työilmapiiriä.

Välineiden valinta kaikki osalliset huomioiden

Projektin käynnistyessä on hyvä sopia yhteisesti sellaiset yhteydenpitovälineet ja -tavat, joihin kaikilla projektin osallistujilla on mahdollisuus vaivatta osallistua.

Projektin sisäistä viestintää tapahtuu esimerkiksi seuraavissa muodoissa:

Puheviestintä

Kasvokkain tai etäyhteydellä

• säännönmukaiset, koko ryhmää koskevat kokoukset
• säännönmukaiset, pienempää alatyöryhmää koskevat kokoukset
• tarpeen mukaan sovittavat tapaamiset
• säännönmukaiset tai tarpeen mukaan sovittavat puhelut

Kirjallinen ja kuvallinen viestintä

• sähköpostit
• pikaviestimet, appit ja chatit
• kirjallinen raportointi yhteistyöstöalustoilla
• yhteydenpitokanavat rahoittajiin

Pääasiallisen sisäisen viestinnän välineen valinta ei aina ole helppoa. Sähköpostiruuhkasta ei pidä kukaan. Pikaviestimet voivat houkuttaa projektipulinan saamiseksi mobiililaitteeseen. Eri organisaatiot esimerkiksi tulkitsevat EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) eri tavoin. Tämä saattaa vaikuttaa käytettävien pilvipalveluiden tai ohjelmistojen valintaan. Toisille ei käy Slack, kaikille ei ole hankittu Microsoftin Teams-lisenssiä, joillakin Skype ei vain suostu toimimaan kunnolla.

Ennakointi ja yllätykset

Projektissa sisäistä viestintää tapahtuu suunnitellusti, säännönmukaisesti, päivittäin ja myös yllättäin.

Projektin toimintaa suunnitellaan toki ennalta. Kalentereihin varataan ajoissa projektiryhmän ja ohjausryhmän säännönmukaiset kokoukset. Etenkin kansainvälisten hankkeiden osalta riittävä ennakointiaika on välttämätöntä.

Projektiryhmän työ etenee harvoin täysin ennalta suunnitellusti. Projektipartnerien tulee tietää, millä välineillä projektin vastuuhenkilöt parhaiten tavoittaa. Tämä on välttämätöntä erityisesti äkillisissä, yllättävissä tapauksissa.

Ei pelkkää puurtamista

Projektipartnerit tulevat toistensa kanssa tutuiksi ensin työroolinsa kautta. Projektin elinkaaren kestäessä yleensä vähintään vuoden, hiljalleen myös työroolin takana olevat persoonat alkavat tulla esiin.

Projektityössä on mahdollisuus päättää keskittyä vain tosiasioihin ja suoritteisiin. Kyse on kuitenkin ihmisistä ja heidän välisestä vuorovaikutuksesta. Projektin aikana on mahdollista myös kohottaa toimintaan osallistuvien tunnetta yhteistyön merkityksestä myönteisellä ja kiittävällä viestintätyylillä.

Kuten kulttuurituottaja Mira Simsiö on opinnäytetyönsä pohjalta Osuma-hankkeeseen kirjoittamassaan blogimerkinnässä painottanut, ”Jos hankkeella on motivoituneet projektinvetäjät, jotka perehdyttävät ja ovat läsnä työntekijöille projektinhallintatyökalujen tai minkä tahansa kysymysten edessä, vievät he luultavasti herkemmin opittuja yhteisiä käytäntöjä eteenpäin.”

Toisin sanoen, aluksi vuorovaikutustyylin muodostumista hallitsevat he, jotka projektia vetävät tai ovat yhteisissä hetkissä eniten äänessä. Mutta lopulta vastuu vuorovaikutuksen kehittymisestä on jokaisella projektiin osallistuvalla.

Kirjoittaja on toiminut Metropolia Ammattikorkeakoulun tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeissa vuodesta 2008 alkaen niin viestijän kuin projektipäällikön rooleissa.

Lue myös

Mira Simsiö: Hankkeen sisäisen viestinnän onnistumisen salaisuus voi piileskellä asenteessa, linkki Osuma-hankkeen blogimerkintään.