Viestintäyhteistyö hankekumppanin kanssa: 10 vinkkiä

Raija Kaljunen & Jonna Suvanto · 17.2.2023

Kuvakollaasissa ihmisiä työpajassa pohtimassa Karkkilan liikkumispalveluita.

Miten saadaan aktivoitua kuntalaisia mukaan tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeeseen? Kokosimme tähän artikkeliin hyviksi havaitsemiamme käytäntöjä ja vinkkejä muille hanketyötä tekeville.

Vinkit hyvään viestintäyhteistyöhön

Hankkeita toteutetaan yhdessä kumppanien kanssa. Hankkeen onnistuminen vaatii, että tavoitetaan ja aktivoidaan ihmisiä. Viestinnän rooli ja vastuu on siksi suuri ja vaativa.

Hyvään viestintään tarvitaan kumppaneita. Hanke tarvitsee kumppaneiden verkostoja tavoittaakseen mahdollisimman tehokkaasti halutut paikalliset sidosryhmät.
Älä oleta. Kumppaniorganisaation viestintäammattilaiset eivät välttämättä ole kuulleet koko hankkeesta. Soita ja ota viestintäkumppanit heti alusta asti mukaan suunnittelemaan yhteistä viestintää.
Hankkeella on vastuu omasta viestinnästään. Vaikka teet yhteistyötä ammattilaisten kanssa, kokonaisvastuun kantaa hanke. Tee valmiit tiedotteet ja muut tekstit, käsittele valokuvat, anna toimivat linkit ja muu tarvittava materiaali valmiina kumppanien käyttöön ajoissa.
Tee viestinnän aikataulu, sovi vastuut ja jaa suunnitelma kumppaneille. Silloin kaikki tietävät, mitä tapahtuu ja milloin ja kenen vastuulla mikäkin asia on.
Luota kumppanin tietämykseen ja kokemukseen toimivimmista paikallisista viestintäkanavista.
Merkitkää toisenne sosiaalisessa mediassa omiin julkaisuihinne. Hyödynnä kumppanin julkaisuja hankkeen viestinnässä: jaa ja kommentoi.
Muista tallentaa ajoissa kumppanin kautta saadut paikallismedian artikkelit ja muut tarvittavat dokumentit.
Tapahtuman viestintää varten kannattaa hanketiimissä olla työparina sisällöstä vastaava henkilö ja viestinnästä vastaava henkilö. Se helpottaa viestinnän ideointia, suunnittelua ja toteutusta.
Pidä yhteyttä kumppaniin myös silloin, kun mitään isompia tapahtumia ei ole tulossa.
Jakakaa palautetta puolin ja toisin ja iloitkaa yhdessä onnistumisista.

Viestintäyhteistyön suunnittelu ja valmistelu

Smart Countryside Mobility -hankkeessa kehitetään Uudenmaan haja-asutusalueiden henkilöliikkumisen ja pientavaralogistiikan palveluita. Kehittämistyötä tehdään palvelumuotoilun menetelmillä, ja yhteiskehittämiseen tarvitaan mukaan kunnan edustajia, asukkaita ja yrittäjiä.

Marraskuussa 2022 järjestimme asukastyöpajan Karkkilassa, joka on yksi hankkeen yhteistyökumppaneista. Halusimme tavoittaa asukkaita ja yrittäjiä mahdollisimman laajasti, jotta erilaiset palveluiden käyttäjät voisivat yhdessä ideoida ratkaisuja liikennepalveluihin.

Työpajan viestintää ja markkinointia varten teimme hanketiimissä suunnitelman tehtävistä ja vastuuhenkilöistä. Koimme onnistuneeksi ratkaisuksi sen, että viestintää suunnittelivat yhdessä työpajan suunnittelusta vastannut palvelumuotoilija Raija Kaljunen ja työpajan viestinnästä vastannut asiantuntija Jonna Suvanto. Listasimme yhdessä tarvittavat materiaalit ja toimenpiteet ja sovimme, kuka huolehtii mistäkin asiasta hanketiimissä. Sen jälkeen suunnitelma käytiin läpi Karkkilan kaupungin kanssa.

Lähtökohtana oli tuottaa Karkkilan kaupungille valmista materiaalia, jota heidän olisi helppo jakaa omissa kanavissaan. Paikallismedian kontaktoinnin hoiti Karkkila, samoin työpajakutsun jakelun paikallisille yhdistyksille ja yrityksille. Ennen järjestämäämme asukastyöpajaa keskeisimmät hanketiimin tuottamat materiaalit olivat

ilmoittautumislomake
mediatiedote
materiaalit Karkkilan kaupungin verkkosivuja ja sosiaalisen median viestintää varten (valmiit tekstit ja kuvat)
kutsu kyläyhdistyksille, yrittäjille ja asukashaastatteluihin osallistuneille
lehti-ilmoitus
materiaalit hankkeen omia verkko- ja somekanavia varten.

Viestinnän toteutus ja arviointi

Työpajan aikana Karkkilassa hanketiimiläiset ottivat valokuvia työskentelystä ja ryhmien tekemistä konsepteista. Työpajan jälkeen valokuvia lähetettiin Karkkilan kaupungin käyttöön.

Karkkilasta saatiin tietoa paikallismedian tekemistä jutuista. Hankekumppanimme Karkkilan kaupungin tiedotussihteeri Nina Saikanmäki oli tyytyväinen yhteistyöhön: ”Meidän pääkanava on nettisivut www.karkkila.fi, lisäksi kaupungilla on Facebookissa oma Me Karkkilalaiset – Karkkilan kaupunki -sivu. Sen lisäksi jaoin tietoa työpajasta Facebookissa Karkkilan Puskaradio-, Karkkila- ja Karkkilan kuntapolitiikka -ryhmiin.”

”Postaukset saivat minusta yllättävän hyvin tykkäyksiä ja jakoja. Tämä on ollut minun näkökulmastani harvinaisen helppo keissi, kun teiltä on tullut niin valmiit materiaalit.” – Nina Saikanmäki, Karkkilan kaupunki

Hanketiimissä olimme myös tyytyväisiä, sillä saimme runsaasti osallistujia työpajaan, tapahtuma sai hyvin julkisuutta paikallismediassa ja etukäteen huolella valmisteltu viestintäsuunnitelma toimi hyvin käytännössä.

Kirjoittajat

Raija Kaljunen, Laurea-ammattikorkeakoulu. Raija työskentelee palvelumuotoilijana kahdessa TKI-hankkeessa Laureassa. Raija on taustaltaan pitkän linjan viestinnän ammattilainen, jota kiinnostaa palvelumuotoilun ja viestinnän yhdistäminen. Smart Countryside Mobility -hankkeessa hän on vastannut Karkkilan kehittämistyön suunnittelusta ja koordinoinnista.

Jonna Suvanto, Metropolia Ammattikorkeakoulu. Jonna toimii hankeasiantuntijana Smart Countryside Mobility -hankkeessa markkinoinnin ja viestinnän parissa. Graafisen suunnittelijan koulutuksen saaneen uraan on mahtunut niin AD:n töitä, digimarkkinointia kuin tapahtumien konseptointia ja toteuttamista. Tämän hankkeen luovassa ja innostavassa ilmapiirissä on päässyt tutustumaan myös palvelumuotoilun menetelmiin ja mahdollisuuksiin.