Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeen (TKI) viestintään kohdistuu erilaisia toiveita ja vaatimuksia. Hankkeiden rahoittajat ymmärtävät viestinnän merkityksen ja tukevat sen toteuttamista. Silti hankeviestinnän resurssit ovat turhan usein alimitoitetut. Miten tämä vaikuttaa hankkeeseen?
Hankkeessa tehtävä työ resursoidaan tarkoituksenmukaisesti
TKI-hankkeessa työskentelee tyypillisesti määräajaksi koottu tiimi. Hanketiimin tehtävänkuvat ja työaikaresurssit suunnitellaan tarpeita ennakoiden jo hankkeen rahoitushakemusta laadittaessa. Niiden tulisi olla riittävät ja mitoitettu vastaamaan hankkeen tavoitteita.
Hankkeen toiminnasta vastaa projektipäällikkö. Tiimin muita rooleja on assistenteista asiantuntijoihin. Tehtävät voivat olla koko- tai osa-aikaisia. Hallinnollisiin tehtäviin kiinnitetään usein yksi emo-organisaation täysipäiväinen työntekijä, joka palvelee useampaa projektia samanaikaisesti. Osa-aikaisesti hankkeelle tehtävä työ on perusteltua tehtävissä, jotka ovat selkeästi rajattuja tai toistuvat ajoittain.
Resurssien alimitoitusta voi tapahtua jo hankkeen suunnitteluvaiheessa. Viestinnän osalta on suositeltavaa, että ennen hankehakemuksen viimeistelyä kysytään neuvoa alan asiantuntijalta. Hyvästä hakemuksesta huolimatta, jos rahoittaja myöntää rahoituksen haettua suppeammalla budjetilla, leikkuri kohdistuu usein viestintäkulut-riville.
Hankeviestintä mukautuu ketterästi
TKI-hankkeen tavoitteet ovat ennalta määritellyt. Hankkeen viestintäsuunnitelma laaditaan tukemaan näiden tavoitteiden toteutumista. Hankkeen toimintaan kytkeytyy projektitiimin lisäksi kumppaneita, sidos- ja kohderyhmiä, joiden tarpeet tulee huomioida viestinnässä.
Hankeviestintään sisältyy monenlaisia osa-alueita, kuten
- viestinnän suunnittelu ja budjetointi
- rahoittajan ohjeet ja kumppanien opastus
- dokumentaatio, raportointi ja arkistointi
- viestintään liittyvä lainsäädäntö, tietosuoja, saavutettavuus ja tekijänoikeudet
- sisäinen, ulkoinen ja kriisiviestintä
- kirjallinen ilmaisu, kielenhuolto, kääntäminen
- suullinen ilmaisu ja esiintymistaidot
- audiovisuaalinen, graafinen ja visuaalinen viestintä
- etätyövälineiden hallinta
- viestintäkanavat, verkkosivut, sosiaalinen media ja applikaatiot
- sisällöntuotanto ja sisältöjen muotoilu
- tapahtumien suunnittelu ja tuottaminen
- vuorovaikutus ja suhdetoiminta
- julkaiseminen ja tulosten levittäminen
- näkyvyys ja mittaaminen
- vaikuttavuuden arviointi ja juurruttaminen
Yksikään viestinnän asiantuntija ei ole kaikkien alojen ammattilainen, mutta ymmärtää viestinnän roolin laaja-alaisesti ja on itse syventynyt muutamaan osa-alueeseen. Hanketta toteutettaessa olosuhteet, henkilöt ja yksittäiset tavoitteet voivat vaihtua alkuperäisestä suunnitelmasta. Viestinnän on mukauduttava uusiin tilanteisiin ketterästi.
Mitä osa-aikainen viestijä ehtii tehdä?
Viestijän tehtävänkuva on muokattavissa käytettävissä olevasta ajasta, kokemuksesta ja viestintäosaamisen painottumisesta riippuen. Ensisijaisesti kaikissa hankkeissa tulee huolehtia, että viestintä noudattaa rahoittajan ja lainsäädännön vaatimuksia.
Hankeviestijän perustehtäviin kuuluvat
- rahoittajan viestintäohjeiden ja lainsäädännön tuntemus
- viestintäsuunnitelman laatiminen
- toimenpiteet kohderyhmien tavoittamiseksi
- saavutettavuuden huomioiminen
- tietosuojan huomioiminen
- riittävät toimet tulosten levittämiseksi
- osallistuminen hankkeen itsearviointiin
- rahoittajan vaatimusten mukainen raportointi.
Ammattilaisen osaaminen ei ole riippuvaista käytettävissä olevasta ajasta. Mitä niukemmin aikaa on käytettävissä, sitä selkeämmin vastuut on rajattava ja keskityttävä olennaisiin työkokonaisuuksiin. Mikäli viestijä työskentelee useammassa samaa teemaa käsittelevässä hankkeessa, syventyminen aihepiiriin helpottuu.
Osa-aikaisuus rajoittaa viestijän mahdollisuuksia olla vuorovaikutuksessa hanketta toteuttavien kanssa. Keskittyminen herpaantuu, kun muut työtehtävät vaativat huomiota. Projektipäällikön ja hanketiimin jäsenten viestintäosaamisen merkitys korostuu sitä enemmän, mitä niukemmin viestintäasiantuntijan tukea on käytettävissä.
Voiko kaiken ulkoistaa?
Viestintään liittyviä tarpeita voi toteuttaa ostamalla erilaisia palveluja. Usein hankesuunnitelmaa tehtäessä viestinnän hankintabudjetti mitoitetaan alakanttiin. Palveluntarjoajien hintahaitari on laaja. Lopullinen tarjous riippuu aina täsmällisestä tehtävänannosta.
Verkkosivujen perustaminen voi maksaa 2500 tai 25000 euroa. Valokuvia saa ostaa kuvapankeista 2-20 euron kappalehintaan, ammattivalokuvaaja voi veloittaa 200 euroa otoksesta tai 2000 euroa sarjasta kuvia. Esittelyvideon tuottaminen voi kustantaa 4000, 14000 tai 24000 euroa.
Parasta ei saa halvalla. Rahoittaja ei edellytä, että valitaan hinnaltaan edullisin vaihtoehto. Sen sijaan tulisi osata hankkia perustellusti sopivin vaihtoehto. Hankintojen toteuttaminen vaatii asiantuntijuutta, tarjouspyyntöjen lähettämistä, hintavertailua tai kilpailutusta. Valituksi tulleen toimeksiannon toteuttajan kanssa yhdessä määritellään tilauksen sisältö, aikataulut ja muut sopimukselliset yksityiskohdat.
Kokenut mainostoimisto tuottaa hankkeen tilaaman kokonaisuuden näppärästi, luo esimerkiksi markkinointimateriaalit ja muotoilee ydinviestit kuntoon. Sama koskee luonnollisesti yksittäisen palveluntarjoajan, esimerkiksi graafikon työtä. Kun tilaus on toimitettu, toimeksianto on suoritettu. Jos lopputuotokseen petytään, usein syynä on, ettei osattu tilata.
Miksi resursoida kokoaikaiseen viestijään?
Paras tilanne hankkeen onnistumisen kannalta on, jos viestintäasiantuntija osallistuu jo hankkeen valmisteluun, hänellä on laaja osaaminen ja täysi työaika. Tällöin hän voi ottaa kokonaisvastuun hankkeen viestinnästä. Ihannetilanteessa myös hankebudjetti on riittävä tarvittavien palvelujen ostamiseen.
Hankkeen viestinnästä muotoutuu kokonaisvaltaisempaa ja hankkeen tavoitteita paremmin tukevaa, kun viestijä
- on projektipäällikön vakituinen työpari
- ehtii perehtymään hankkeen toteuttajiin, kohderyhmiin ja asiasisältöihin
- voi syventyä hankkeen tavoitteisiin ja viestintätarpeisiin.
Työskentely projektitiimin ja kumppaneiden kesken vahvistaa luottamussuhdetta, jolloin vuorovaikutuksesta tulee luontevampaa. Silloin voi tarvittaessa ottaa aikaa kuuntelemiselle, tuumailulle, yhdessä kehittämiselle ja viedä hanketta onnistuneesti eteenpäin viestinnän keinoin.
Ei kommentteja