Uuden työntekijän palkkaaminen on iso investointi ajassa, rahassa ja työmäärässä mitattuna kaikille yrityksille koosta riippumatta. Samalla tavalla työntekijä tekee ison valinnan, kun hän aloittaa uudessa työpaikassa. Perehdytys on jatkumoa rekrytoinnille: oppimisprosessi, jossa työntekijän kyvykkyyden kehitystä vauhditetaan ja omaksumiskykyä kasvatetaan. Toimivalla perehdytysprosessilla työnantaja vahvistaa sitoutuneisuutta, lojaalisuutta ja motivaatiota. Kannattaakin luoda systemaattinen, vuorovaikutteinen ja dialogia synnyttävä yhteisöllinen ja osallistava perehdytysprosessi.
Perehdytys voi alkaa jo ennen ensimmäistä työpäivää
On fiksua käyttää hyväksi myös se aika, jolloin työntekijä ei ole vielä aloittanut yrityksessä. Miten työntekijä voisi tutustua työnantajaan erilaisissa digitaalisissa kanavissa ennakkoon? Onko hänellä mahdollisuus keskustella työpaikasta tai yrityksestä sen edustajien kanssa? Vastaako eri kanavissa syntyvä yritysmielikuva yrityksen todellisuutta ja sitä miten uudet työntekijät otetaan vastaan? Osaavien työntekijöiden houkutteluvaiheessa ennen ensimmäistäkään työpaikkailmoitusta tai aikomusta rekrytoida vielä ketään voi jo aloittaa tutustumisen ja sitouttamisen; vuoropuhelun. Ennemmin tai myöhemmin työntekijöitä tullaan tarvitsemaan.
Työturvallisuuslaki velvoittaa työnantajaa
Perehdyttämisen vähimmäisvaatimuksista määrätään lailla perehdyttämään työntekijä työhön ja työolosuhteisiin sekä työvälineiden oikeaan käyttöön ja turvallisiin työtapoihin (Työturvallisuuslaki 738/2002). Erityisen tärkeää on perehdyttää myös työuraansa aloittavat nuoret työntekijät, jossa työnantajaa koskee Laki nuorista työntekijöistä 998/1993. Juuri työelämään astuneen kohdalla on hyvä ymmärtää, että hänellä on vielä opittavaa aivan kaikissa työelämään liittyvissä asioissa. Toisaalta, ilman kunnollista perehdytystä kokenutkin konkari voi tulla uuteen tehtävään edellisen työpaikan toimintamalleilla. Kokemuksen ei saa antaa hämätä.
Työpaikan vaihto ja uudessa työpaikassa aloittaminen on ihmiselle iso askel monella eri tasolla: ammattilaisena, työkaverina, asiakkaiden kanssa, sidosryhmien kanssa.
Hyvä perehdytys pohjustaa hyviä työtuloksia
On tärkeää kiinnittää huomiota perehdytykseen jo aivan ensimmäisestä työpäivästä alkaen. Uusi työntekijä otetaan vastaan heti osaksi työyhteisöä, -ympäristöä ja -kulttuuria. Hänelle kerrotaan ja ilmaistaan, miten juuri meidän yrityksessämme toimitaan. Työpaikan arvot ja toimintatavat selvitetään usein jo rekrytoinnissa ja työ jatkuu vielä pitkään. On kunnia-asia sitouttaa uusi työntekijä yritykseen ja tukea orientoitumisessa tehtävään.
Uutta työntekijää kannattaa auttaa tulemaan tuottavaksi heti alusta saakka. Uudelle kollegalle voi tehtailla jonkin aidon pienen onnistumisen, jotta hänellä lähtee hyvän kierre käyntiin.
Kun työntekijä saa hyvän alun, hänen osaamistaan päästään hyödyntämään heti ensimmäisistä mahdollisista hetkistä alkaen. Tuottavuuden näkökulmasta katsottuna osaajia ei ole varaa pitää toimettomina. Perehdytys tulisikin miettiä kunnolla:
- Mitä tapahtuu ensimmäisenä työpäivänä?
- Mitä ensimmäisen viikon aikana?
- Mitä ensimmäisen kolmen kuukauden aikana?
- Puolen vuoden aikana?
- Missä järjestyksessä perehdytettävät asiat käsitellään, jotta ne tuottavat eniten tulosta?
- Millainen seuranta ja tuki tähän tarvitaan?
Uudella työntekijällä on into ja palo päästä tekemään hommia, tutustua työkavereihin, prosesseihin, työkaluihin, asiakkaisiin. Perehdytettävää riittää:
- yrityksen kulttuuri
- yksittäinen työsuoritus
- työturvallisuus
- toimialan vaatimat muut huomioitavat asiat.
Onnistunut perehdytys vaatii koko työyhteisön sitoutumista
Henkilöstöjohtamisen prosessit koskettavat kaikkea toimintaa yrityksessä. Perehdytys on aina prosessi, joka vaatii prosessinomistajan. Haastavinta on varmistaa, että kaikki yrityksessä toimivat sovitun perehdytysprosessin mukaisesti ja tukevat uuden työntekijän työssä vauhtiin pääsemistä. Perehdytys on ennen kaikkea pedagogisesti muotoiltu prosessi, ei uuvuttava projekti tai ”saavista kaadetaan päähän” -tiedotustilaisuus.
Perehdytysprosessi on sidoksissa yrityksen muihin prosesseihin ja mikäli ne eivät ole kunnossa, on perehdyttäminen vaikeaa tai hidasta.
Onnistuneen perehdytyskokemuksen tuottaminen vaatii aikaa ja vaivaa, sekä jatkuvaa kehittämistä. Se on taloudellisesta näkökulmasta merkittävä panostus, mutta panostamatta jättäminen koituu vielä kalliimmaksi. Kerran perusteellisemmin yhdessä keskusteltua ja katselmoitua yritystason perehdytysprosessia on helpompaa edelleenkehittää ja parantaa lisää vielä myöhemmin.
Esihenkilöiden perehdytystaidot ajan tasalle
Miten esihenkilöiden kanssa varmistetaan, että heidän vuorovaikutteiset perehdyttämistaitonsa ovat ajan tasalla? Miten perehdytysjakson antia seurataan? Annetaanko sen aikana palautetta työntekijälle? Kerätäänkö työntekijältä palautetta?
Esihenkilön kannattaa kuunnella herkällä korvalla uuden työntekijän ajatuksia, pohdintoja ja kysymyksiä. Niiden kautta pääsee selville työyhteisön kehittämiskohteista. On arvokasta kuulla avoimin mielin uuden työntekijän parannusideoita. Uusi työntekijä tuo aina uusia näkökulmia. Mitä moninaisemmaksi työkulttuuria vahvistetaan uusilla rekrytoinneilla, sitä enemmän erilaisia näkökulmia alkaa syntyä.
Esihenkilön keskeistä osaamista on tunnistaa sekä olemassa olevan että uuden henkilöstön osaamisen puutteet ja korjata ne kuntoon. Onpa joskus joku kertonut käyneen niinkin, että uudet työntekijät perehdytetään uusiin käytäntöihin, mutta kauemmin talossa olleita työntekijöitä ei muisteta perehdyttää uudistettuihin käytäntöihin.
Työvälineitä perehdytykseen
Perehdytyksessä on paljon asiaa. Jotta sekä perehdyttävä esihenkilö, kollega ja uusi työntekijä ymmärtävät kokonaiskuvan, muistin tueksi kannattaa kehittää vaikkapa perehdytyslista.
Kaksi esimerkkiä perehdytyksen tarkistuslistasta:
- FCG Talent -tiimin perehdytyksen tarkistuslista (excel-tiedosto)
- Työturvallisuuskeskuksen perehdyttämisen tarkistuslista (PDF)
Perehdytyslistasta tulee muotoilla omalle työpaikalle sopiva ja varmistaa muun muassa:
- Mihin mennessä asia pitää tehdä? (tarkka päivämäärä tai ajanjakso)
- Toiminnan kuvaus: Mitä konkreettisesti pitää tehdä ja missä?
- Minkä tyyppiselle työntekijälle kyseinen aktiviteetti on suunnattu? Kaikille? Tietyille?
- Milloin aktiviteetti oikeasti tehtiin, ei vain suunniteltu päivä? Päivä kirjataan.
- Kuka on vastuussa? Perehdytysvastuuta voi jakaa myös kollegoille ja muille työpaikan ihmisille, vaikka vastuun kantaakin loppupelissä esimies.
- Mitä työkaluja tarvitaan? Hyödynnetäänkö digitaalisia perehdytysvälineitä kuten esimerkiksi nanolearningia, mikro-oppimista, vuolearningia tai valmennusbotteja?
- Miten palaute- ja kehityskeskustelukäytäntö kytketään perehdytysprosessiin? Nämä käytännöt tunnetaan myös nimellä tavoite- ja onnistumiskeskustelut, jotka tarkoittavat samaa asiaa.
- Miten varmistetaan hiljaisen tiedon siirtyminen?
- Miten varmistetaan avun saannin ja kysymisen kynnyksen aleneminen?
Kaikkia asioita ei voi kuitata listalla. Jotkin asiat ovat perehdyttämisen ja kouluttamisen välimaastossa.
Hyvä perehdyttäjä tai mentori on
- Roolimalli: Noudattaa yrityksen arvoja ja kulttuuria. Ylläpitää luottamusta, sitoutuneisuutta ja lojaliteettia.
- Hyvä kommunikoija: Kommunikoi avoimesti. Osaa kertoa relevanttia informaatiota.
- Motivoitunut: Oppii itsekin koko ajan uutta. Positiivinen asenne omaa työtä kohtaan.
- Vahva aikaansaaja: Voi nojata kokemukseensa ja ohjata ihmisiä. Tietotaito on asiayhteydessä kertynyttä.
Lopuksi kultainen ajatus: Jokainen uusi työntekijä toivotetaan tervetulleeksi lämpimästi ja ammattimaisesti.
Perehdytysprosessin digitaalista kehittämistä pilotoidaan hanketyöllä
Urbaania kasvua Vantaa -hankkeessa koulutin alkuvuodesta 2020 aiheesta Perehdytys osana onnistunutta rekrytointia -kurssilla. Hankkeen myöhemmissä vaiheissa olen auttanut kasvuyrityksiä perehdytykseen liittyvissä asioissa kasvuvalmennusten merkeissä. Kevään 2021 aikana työskentelen kolmen vantaalaisen pk-yrityksen kanssa perehdytysprosessien kehittämiseksi osaamisen kehittämisen teeman alla. Hankkeessa luodaan uusia ratkaisuja sosiaaliseen rekrytointiin ja yritysten henkilöstön osaamistason nostamiseen. Näin tuetaan yritysten kehittymistä ja kiihdytetään niiden kasvua. Kasvun näkökulmasta perehdytys on aivan oleellinen asia tuottavuuden tekijänä.
Hankkeessa on noussut myös esiin, että miten digitaaliset ratkaisut voisivat tukea onnistunutta perehdyttämistä. Hankkeessa onkin lähdetty vielä testaamaan digitaalista coach-palvelua osana perehdytysprosessia (PDC = Personal Digital Coach). Mukaan lähtee partneriyrityksistä FinnairCargo.
Kirjoittaja
Marjo Huhtala on valmentaja, kirjailija ja muutosjohtamisen ammattilainen. Marjo on kirjoittanut neljä kirjaa asenteesta ja sen johtamisesta, työskennellyt muun muassa henkilöstöjohtajana ja johtoryhmän jäsenenä. Urbaania kasvua Vantaa -hankkeessa Marjo toimii Metropolian yritysvalmentajana.
Lisää aiheesta
Luettavaa:
Kuunneltavaa: Hyvän rekrytoinnin voi pilata huonolla perehdytyksellä (tyohonperehdytys.fi)
1 Kommentti
Kiitos mielenkiintoisesta kirjoituksesta. Perehdyttäminen on kyllä tärkeä seikka, joka vaikuttaa myös työturvallisuuteen. On tärkeää, että kaikki työntekijät tietävät mitä heiltä odotetaan ja kuinka yrityksessä toimitaan. Joillakin aloilla esimerkiksi työturvallisuuskorttikurssi tai muu vastaava voi myös olla tarpeen. http://www.meriturva.fi/fi/koulutus/tyoturvallisuuskorttikoulutus