Perehdytysmateriaali tuo näkyväksi työpaikan hiljaista tietoa

Johanna Laajakallio-Kahugu · 22.6.2021

Lainsäädäntö velvoittaa työnantajaa perehdyttämään työntekijän työhön ja aihetta käsitellään useissa eri laeissa. Laissa ei kuitenkaan määritellä tarkemmin sitä, miten perehdytys pitäisi toteuttaa. Perehdyttämiskäytännöt vaihtelevatkin laajasti. Espoon tapaamispaikassa perehdyttämistä lähdettiin kehittämään kokoamalla toiminnolle kirjallinen perehdytysmateriaali. Kehittämisen aikana tapaamispaikassa kuultiin työntekijöiden näkemyksiä ja tarpeita ja he osallistuivat käytännön kehittämistyöhön. Tässä tekstissä esitellään, miten perehdytystä voi kehittää työpaikalle räätälöidyn perehdytysmateriaalin avulla.

Mitä perehdytys on?

Perehdyttämisellä tarkoitetaan yleisesti niitä toimia, joilla organisaatio huolehtii siitä, että uusi työntekijä oppii nopeasti uudet työtehtävänsä ja tulee osaksi työyhteisöään ja -ympäristöään. Useat eri lait velvoittavat työnantajaa huolehtimaan perehdyttämisestä. Työturvallisuuslaki (2002) velvoittaa perehdyttämään työntekijän työhön vaaratekijöiden minimoimiseksi. (Työturvallisuuslaki 23.8.2002/738, 14§). Sosiaalihuoltolain soveltamisopas puolestaan kiinnittää huomiota erityisesti tapaamispaikkatyöhön ja kehottaa huolehtimaan työntekijöiden riittävästä perehdyttämisestä, jotta muun muassa turvallisuusnäkökulma tulee riittävästi huomioiduksi. (Sosiaalihuoltolain soveltamisopas 2017, 81).

Hyvä perehdytys on hyödyllistä: Perehdyttämisen avulla työntekijä sopeutuu vaivattomammin työyhteisöön ja kykenee nopeammin työskentelemään itsenäisesti ja tuottavasti. Lisäksi perehdyttäminen tukee laajasti niin yksilön kuin koko työyhteisön hyvinvointia. Organisaation näkökulmasta perehdyttäminen antaa mahdollisuuden uuden oppimiseen ja kehittymiseen, kun uusi työntekijä tuo mukanaan oman osaamisensa ja antaa palautetta organisaation toiminnasta.

Tapaamispaikkatoiminta ja hiljainen tieto

Tapaamispaikkatoiminta on palvelu, joka mahdollistaa lapsen ja hänestä erossa asuvan vanhemman väliset tapaamiset valvotusti, tuetusti tai valvotuin vaihdoin. Tapaamisten tavoitteena on tukea lapsen ja tapaajavanhemman suhdetta turvallisessa ympäristössä. Tapaamispaikkatoimintaa on Espoossa tuotettu kunnan omana toimintana vuodesta 2007 lähtien. Espoossa tapaamispaikkatyön viimeaikaisessa kehittämisessä nähtiin oleellisena työtapojen ja yhteistyötyötahojen kanssa tehdyn työn kuvaaminen. Lisäksi haluttiin tunnistaa ja kuvata työntekijöillä ja toiminnossa olevaa hiljaista tietoa. Ensimmäisenä askeleena kohti laajempaa kehittämiskokonaisuutta päätettiin koota tapaamispaikalle kirjallinen perehdytysmateriaali ja -suunnitelma.

Espoossa tapaamispaikkatyön sisällöistä ja työtavoista merkittävä osa on ollut työntekijöiden hallussa hiljaisena tietona. Virtainlahti (2009) määrittelee hiljaisen tiedon kokemuksen kautta muodostuneena tietona ja osaamisena, jota on vaikea sanallisesti kuvata. Osa hiljaisesta tiedosta on kuitenkin sellaista, joka on mahdollista muuttaa näkyväksi esimerkiksi laatimalla erilaisia ohjeita, dokumentteja ja kuvauksia. (Virtainlahti 2009: 31–53.) Kuusisto-Niemi ja Kääriäinen (2005) ovat puolestaan perustelleet, miksi tiedon ja osaamisen näkyväksi tekeminen erityisesti sosiaalityössä on tarpeen. He ovat muun muassa kuvailleet työyhteisön toiminnan muuttuvan sitä hallitsemattomammaksi ja ennakoimattomammaksi mitä enemmän sen työkulttuurissa on hiljaista ja jakamatonta tietoa. (Kuusisto-Niemi & Kääriäinen 2005.) Espoon tapaamispaikassa perehdytysmateriaalin koostaminen tarkoitti siis suurelta osin sen hiljaisen tiedon tunnistamista, joka on mahdollista muuttaa näkyväksi. Materiaalin odotettiin myös tukevan toiminnan laatua ja yhdenmukaisuutta, kun työntekijät perehdytetään työ- ja toimintatapoihin samalla tavalla.

Kun tieto ja osaaminen tehdään näkyväksi, myös sen arvostaminen mahdollistuu. (Virtainlahti 2009, 82–83). Tarve tapaamispaikan toimintatapojen kuvaamiselle on olemassa muutoinkin kuin ainoastaan perehdyttämisen viitekehyksessä. Tapaamispaikkatyö on parhaimmillaan hyvin vaikuttavaa ja sen avulla vähennetään asiakkaiden muiden palveluiden tarvetta osana esimerkiksi lastensuojelu-, sovittelu- ja tuomioistuinprosesseja. Tapaamispaikan asiakaskunta on viime vuosina monipuolistunut ja työ vaatii monipuolista erityisosaamista ja ammattitaitoa. Työn tekeminen näkyvämmäksi vaatii kuitenkin tuekseen vahvoja rakenteita sekä dokumentoituja, perusteltuja työtapoja.

Espoossa koottiin tapaamispaikkaan kirjallinen perehdytysmateriaali

Kokosin opinnäytetyönäni Espoon tapaamispaikalle kirjallisen perehdytysmateriaalin. Materiaalin tarkoituksena oli myös toimia tukimateriaalina työntekijöille työvuorojen aikana ja siten olla osa jatkuvan perehdyttämisen ja tiedonkulun mallia. Haastattelin tapaamispaikkatoiminnan ohjaajia selvittääkseni heidän näkemyksiään ja tarpeitaan perehdyttämistä koskien. Perehdytysmateriaalin koostaminen ja siihen liittyvä kehittämistyö toteutui toimintatutkimuksellisin menetelmin tapaamispaikkatoiminnan tiimipalavereissa, käytännön työkentällä sekä perehdyttämistilanteissa.

Kerätystä aineistosta nousi esiin työntekijöiden selkeä tarve kirjallisen perehdytysmateriaalin koostamiselle sekä laajasti aiheita, joita materiaalin tulisi sisältää. Näistä muodostui pitkälti sisällysluettelo koostetulle materiaalille. Osa keskeisistä työtavoista ja ohjeista kirjattiin yhteistoiminnallisesti työntekijöiden kanssa. Näin toimintatavoille muodostui myös vahvaa yhteistä näkemystä työyhteisön sisällä.

Opinnäytetyöni osoittaa, että Espoon tapaamispaikassa perehdyttämisessä tärkeätä on:

Kirjallinen perehdytysmateriaali
Työpariperehdytys
Kannustava ilmapiiri
Suunnitelmallisuus
Kiireettömyys
Yksilöllisyys

Perehdyttämisen kehittäminen jatkuu Espoon tapaamispaikassa myös tulevaisuudessa, ja kehittämisprosessi osoitti työn olevan merkityksellistä ja moniulotteista. Perehdytysmateriaalin kokoamisprosessi vahvisti Espoon tapaamispaikassa ajatusta, jonka mukaan työn kehittämisessä on tärkeää tehdä näkyväksi työn rakenteita, työtapoja ja toimintaympäristöä.