Mitä yhteistä on Metropolialla ja Toyotalla?

a)    Molemmat nimet loppuvat a-kirjaimeen.
b)    Molemmat ovat jättiläisiä, joiden vasen käsi ei tiedä mitä oikea tekee.
c)    Ei yhtikäs mitään.

Olen vain raapaissut Toyotan yrityskulttuurin pintaa kuuntelemalla työmatkallani äänikirjaa The Toyota Way to Lean Leadership. Kirjassa kerrotaan, miten Toyota selviytyi historiansa pahimmasta kriisistä 2008-2011. Toyota selviytyi pitkälti samoilla keinoilla kuin se oli selviytynyt siihenkin asti: huolehtimalla työntekijöistään, keskittymällä tuottamaan asiakkailleen toimivia tuotteita ja jatkuvalla kehitystyöllä.

Mutta vaikka kirja aluksi vaikuttaa periamerikkalaiselta johtamistaidon oppaalta, mielestäni se on kirja oppimisesta ja innovaatioista.

Nöyryydestä

Kirjassa kerrotaan esimerkiksi haasteellisista oppimistilanteista: Henkilökohtainen suosikkini on The Ohno Circle, jonka virallinen nimi on ”Taiichi Ohno´s Chalk Circle”.

Tehtaan lattiaan piirretään liidulla ympyrä, jossa koulutettavan pitää tarkkailla jotakin prosessia, kunnes mentori tulee kysymään, miten prosessia voisi parantaa. Yleensä ympyrän sisälle määrätään tuleva johtaja, joka laitetaan tarkkailemaan normaalia autotehtaan prosessia. Joskus tuntikausiksi.

Yleensä koulutettava hämmentyy, turhautuu tai jopa suuttuu ennen kuin hän nöyrtyy tarkkailemaan prosessia ja pohtimaan, miten prosessia voisi parantaa. Toyotalla nimittäin uskotaan, että jokaista prosessia voi aina parantaa.

Kehittymisestä

Toyota-autojen valmistus käynnistyi 1930-luvulla, mutta yrityksen filosofia ja arvot pohjautuvat Sakichi Toyodan kehittämiin koneistettuihin kangaspuihin 1800-luvun lopulla. Kirjassa kerrotaan, kuinka yritystoiminnan alkuvaiheessa oli pakko minimoida hävikki, sillä siihen ei yksinkertaisesti ollut varaa.

Kirjan yksi mielenkiintoisimmista ajatuksista onkin ajatus jätteen minimoimisesta. Toyotalla ajatellaan, että hukkaan heitetty aika – yksikin turha askel auton standardoidussa tuotantoprosessissa – on jätettä, josta kannattaa hankkiutua eroon. Kaikki mikä ei tuota lisäarvoa loppukäyttäjälle – eli auton ostajalle – on jätettä. Monesti prosessit kehittyvät sen kautta, että jäte tunnistetaan ja eliminoidaan.

Toyotalla laadukkaat autot ovat ehdoton pääasia. Jokainen prosessi arvotetaan sen mukaan, seuraako siitä positiivista lisäarvoa asiakkaalle eli auton omistajalle. (HUOM! Tiimien ja yksilöiden kehittäminen ei ole jätettä, sillä pitkällä aikavälillä siitä seuraa parempia tuotteita asiakkaille.)

Mielestäni jokaisessa prosessissa on aina turhia asioita ja ”jätettä”, mutta niiden tunnistaminen ei ole aina helppoa. On inhimillistä, että me pidämme kiinni suosikkijutuistamme ja tarkastelemme prosesseja ensisijaisesti omasta näkökulmasta. Mutta silti tavoitteena pitäisi olla jatkuva kehittyminen.

Prosessien kehittämistä ei kannattaisi ajatella pelkästään eurojen tai excel-kaavion kautta vaan sen mukaan, mikä on prosessin perimmäinen tavoite. Ja sen kautta, mikä tuottaa lisäarvoa asiakkaalle.

Mielestäni jokaisen oppilaitoksen tavoitteena on tuottaa laadukkaita oppimiskokemuksia oppilaille. Normaalin opetustoiminnan lisäksi ammattikorkeakouluissa toteutetaan TKI-hankkeita (tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeita), joilla on on omat erityiset tavoitteensa.

Virtual Writers´ Room -hankkeesta

Virtual Writers´ Room -hankkeen tavoitteena on kouluttaa nuoria, vaikeassa työllistymistilanteessa olevia käsikirjoittajia toimimaan ammattimaisissa käsikirjoitusryhmissä eli writers´ roomeissa.

Ryhmätyötaitojen ja ammatillisten valmiuksien kehittäminen parantaa koulutettavien työllistymismahdollisuuksia. Tämän prosessin sivutuotteena syntyy myös uusien tv-sarjojen käsikirjoituksia, joita koulutettavat kirjoittavat pienryhmissä Yle Draamalle.

Oma työni Virtual Writers´ Room -hankkeen projektipäällikkönä tarkoittaa laadukkaiden oppimistilanteiden luomista koulutettaville. Oppimistilanteet eivät tässä yhteydessä tarkoita luentoja vaan ongelmallisia tilanteita, joita koulutettavat kohtaavat oman sarjakonseptinsa kehittelyssä. Yritämme myös saada koulutettavat tutustumaan ammattimaisiin writers´ roomeihin (oma versio “The Ohno Circle” -metodista!).

Hankkeessa tutkitaan, onko mahdollista siirtää käsikirjoitusryhmän toiminta kokonaan virtuaaliseen tilaan – siksi hankkeen nimi on Virtual Writers´ Room.

Kokeileminen, testaaminen ja uusien yhteyksien löytäminen on tärkeää, mutta monesti se tarkoittaa harha-askeleita, paljon harha-askeleita. Toisaalta se on juuri käsikirjoittamisen ja sisällöntuotannon perimmäinen tarkoitus: testata ideoita, tutkia mahdollisuuksia ja löytää uusia yhteyksiä.

Harha-askeleet eivät ole jätettä, jos niistä opitaan asioita ja keksitään uusia yhteyksiä. Oppiminen ei ole jätettä eikä innovaatioita voi tehdä ilman kokeilemista. TKI-hankkeet ovat juuri sellaisia haasteita, joiden ääreen pitää mennä silmät, kädet ja mieli avoinna.

Uskoisin, että jokaisen TKI-hankkeen prosessi on erilainen, mutta on silti mielenkiintoista ajatella, mikä tällaisissa projekteissa tuottaa lisäarvoa loppuasiakkaalle – ja mikä on jätettä, josta kannattaisi päästä eroon.

Tiimityöstä

Lopulta The Toyota Way to Lean Leadership –kirja kertoo yhdestä tärkeästä asiasta. Nimittäin tiimityön merkityksestä. Parhaimmillaan tiimityö nostaa kaikkien ryhmän jäsenten suorituksen paremmalle tasolle kuin yksittäisten ihmisten suoritukset. Autotehdasta ei voi kukaan pyörittää yksin – eikä writers´ roomia – eikä ammattikorkeakoulua.

Ai niin. Vastaus alkuperäiseen kysymykseen:

d)   Mielestäni molemmat organisaatiot – Suomen suurin ammattikorkeakoulu ja maailman suurin autonvalmistaja – ammentavat voimansa tiimityöstä, ongelmakeskeisestä oppimisesta ja prosessien jatkuvasta kehittämisestä.

Lähde

Jeffrey K. Liker & Gary L. Convis (2012) The Toyota Way to Lean Leadership, Achieving and sustaining excellence through leadership development, McGraw-Hill

Suositeltavaa lukemista

• https://vwr.metropolia.fi/
• https://www.allaboutlean.com/chalk-circle/
• https://blog.toyota.co.uk/history-toyota-prius
• James P. Womack, Daniel T. Jones & Daniel Roos (2007) The Machine That Changed The World, Free Press, New York

Kirjoittaja

Timo Lehti toimii käsikirjoittamisen lehtorina Metropolia ammattikorkeakoulussa ja projektipäällikkönä 6Aika: Virtual Writers´ Room -hankkeessa. Koulutukseltaan hän on taiteen maisteri.

Organisaatioissa resilienssi tulee näkyväksi ihmistä arvostavassa kulttuurissa ja osallistavassa johtamisessa.

Resilienssi (uudistumiskyky, muutosjoustavuus) on organisaatiolle myönteinen voimavara. Sen taustalla on ajatus organisaation aktiivisesta, jatkuvasta kehittymisestä ja kyvystä vastata toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin, jotka voivat olla yllättäviä. Resilienssi organisaatio kehittää uudistumiskykyään ja muutosjoustavuuttaan ennakoiden tulevaisuutta. Rakentamalla vuorovaikutteista organisaatiokulttuuria ei muodostu siiloja. Näin organisaation mahdollisuudet menestyä kasvavat. Organisaatioissa toimivat ihmiset on kohdattava tunteen tasolla. Vuorovaikutuksen tulee liittyä myös asioihin ja tilanteisiin, joita tuotamme kumppaniemme kanssa.

Vuorovaikutus ja ennakointi ovat yhteistyötä

On totta, että organisaation ilmapiiri, työhyvinvointi ja keskusteleva kulttuuri näkyvät ja heijastuvat asiakkaisiin. Kun organisaation johtamiskulttuuri on arvostavaa ja vuorovaikutusta riittävästi, se luo arvoa asiakkaille saakka. 

Resilientti työyhteisö osaa katsoa tulevaisuuteen ja ennakoi sitä yhdessä. Ennakointi liittyy tyypillisimmin yrityksen ydintoimintaan tai asiakkaisiin. Resilienssiin kuuluu ympärille katsominen ja nähdyn pohjalta hahmoteltavat tulevaisuuden kehityspolut, skenaariot. Koko organisaation ennakointitaitoja voi lisätä esimerkiksi Sitran megatrendikorteilla tai muilla osallistavilla kehittämisen ennakointimenetelmillä. 

Siiloutumisen tilalle kollektiivisen älyn hyödyntäminen

Organisaatioita koskevat monet muutokset: suhdannevaihtelut, robotisaatio, digitalisaatio ja ilmastonmuutos. Haasteena ovat myös uudet tarpeet tuottaa palveluja asiakkaille. Parhaiten selviytyvät organisaatiot hakevat ratkaisuja vuorovaikutuksen ja yhdessä oppimisen avulla. Tavoitteena on ratkoa arkipäiväisiä asioita yhdessä. Vuorovaikutus lisää mahdollisuuksia muokata organisaatiokulttuuria, jossa siiloutuminen rikotaan. Vuorovaikutus hyödyntää työyhteisön kollektiivista älyä.

Uudistumiskyky on erityinen voimavara sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksissa, joissa keskustellaan yhdyspintojen edistämisestä. Yhdyspinnoilla tarkoitetaan sellaisia palvelun tuottamisen alueita, joissa eri palvelun tuottajat kohtaavat suuren määrän asiakkaita. Yhdyspinnoilla palvelujen tuottajien on hedelmällisintä tehdä yhteistyötä ja varmistaa asiakaslähtöinen kehittäminen.

Oman toiminnan arviointi on taitolaji

Jatkuva oppiminen ja oman toiminnan arviointi suhteessa ympäristöön kuuluvat resilienssiä lisääviin taitoihin. Toiminta on tuottavaa, kun pikaratkaisujen lisäksi pysähdytään yhdessä oppimaan ja arvioimaan omaa toimintaa. Resilienssiä syntyy, kun tilannekohtaisten pikaratkaisujen lisäksi pysähdytään yhdessä analysoimaan ongelmia ja haetaan ratkaisuja osana yrityksen kokonaisuutta. Organisaation toiminnan kehittämisessä haastena ovat ennalta suunnitellulta työltä aikaa vievät tulipalojen sammuttamiset.

Yhteiset kehittämistilaisuudet organisaation avuksi

Resilienssi on käsite, josta puhutaan yritysten ja organisaatioiden ja johtamisen kehittämisen yhteydessä. Tuottavasti moninainen -hankkeessa rakennettu organisaatioiden kehittämisprosessi tarjoaa mahdollisuuden kehittää työyhteisön resilienssitaitoja. Kehittämisprosessin pajat tarjoavat mahdollisuuden tarkastella häiröitä tai sujumattomuuksia yhdessä. Lue lisää Tuottavasti moninainen -hankkeen kotisivuilta.

Lähteet

Jauhiainen, Minna. 2018. Organisaation resilienssi ja kestävä tuottavuus. Työelämän tutkimuspäivät. Työterveyslaitos. https://www.slideshare.net/tyoterveyslaitos/organisaation-resilienssi-ja-kestv-tuottavuus

Kirjoittaja

Marjatta Komulainen, Metropolia ammattikorkeakoulu, Kuntoutus ja tutkiminen -osaamisalue, Metropolia Masters´ tutkinnot. Hän on johtamisen asiantuntija-lehtori, VTM, MBA, ja väitöstutkija, joka työskentelee yrittäjyyden ja palvelujen johtamisen parissa. Hänellä on monipuolista kokemusta johtamisesta, kehittämisestä ja kouluttamisesta.

Parhaimmillaan yritysten kehittäminen on sellaista, jossa henkilöstö kytketään toiminnan kehittämiseen. Suunniteltu kehittämisprosessi aikatauluineen on onnistumisen edellytys (vrt. Gröhn & Rekola 2017, 51). Pienissä yrityksissä yhden henkilön puuttuminen heijastuu arkeen ja myös kehittämisprosessin aikatauluun. Yrittäjän ja johdon sitoutuminen kehittämiseen on tärkeää, sillä mahdollistetaan henkilöstölähtöiset ratkaisut. Johdon tulee tietää, mihin henkilöstö kehittämisessä keskittyy. Samoin henkilöstön tulee tietää, että johto on sitoutunut kehittämistyöhön ja sen tuloksiin.

Kun tuottavuuden ratkaisuja kehitetään arkilähtöisesti, yritysten kehittämisessä näkyy käytännönläheisyys, systemaattisuus ja kokonaisvaltainen tuottavuuskäsitys. Silloin henkilöstö nähdään tuottavuuden voimavarana ja niin, että henkilöstö kykenee itse kehittämään tuottavuutta ja pystyy siitä kommunikoimaan. Samoin henkilöstö pystyy poistamaan työnsä kuormitustekijöitä, jotka heikentävät tuottavuutta ja siksi yrityksissä korostetaan ratkaisukeskeistä näkemystä tuottavuuden parantamiseen.

Yritykset kehittävät toimintaansa tiukassa aikataulussa

Kehittäminen pienissä yrityksissä on aikataulutettava oikein. Tärkeää on henkilöstön äänen kuuluminen. Yritysten kehittämisen voimavarana on vuorovaikutus. Se nähdään vahvana moniulotteisena tietoperustaisena k äsitteenä, jonka rinnakkaiskäsitteet ovat kommunikaatio, keskustelu ja dialogi (vrt  Kolehmainen, Paldanius & Vehkaperä (2017) Vuorovaikutus omistajanvaihdosten innovaatioalustalla. 6Aika: Hyvinvointiyritykset kiertoon EAKR -hankkeessa -artikkelissaan.

Markkinointisuunnitelmat, toimintasuunnitelmat ja sujuva rekrytointi lisäävät tuottavuutta

Pienissä yrityksissä kehittämisprosessi liittyy arkisiin markkinointi- ja toimintasuunnitelmien päivittämiseen ja henkilöstöprosessien kehittämiseen. Kehittämisen tuloksena yrityksen markkinointisuunnitelma ja toimintasuunnitelma päivitetään. Nämä nähdään tulevaisuudessa niin tärkeänä, että henkilöstö sitoutetaan suunnitelmien sisällön tuntemiseen ja kehittämiseen.

Samoin yritysten kotisivujen päivittämisessä on havaittu henkilöstölähtöisyyden tuovan lisäarvoa. Yritys voi pohtia, millaiset ovat kotisivut, jossa henkilöstöllä “on hyvä olla” ja miten tuo vaikutelma välittyy kotisivuilta.

Yrityksen toimintasuunnitelman rakentamisessa henkilöstölähtöisyys tuo kilpailuetua. Henkilöstö saa vaikuttaa asiakkaille suunnattuihin uusiin tuotteisiin, markkinointiin ja erilaisiin yrityksen kamppanjapäiviin aikatauluineen. Tuloksena työntekijät markkinoivat ja tuottavat sisältöä mielellään työnantajayrityksensä sosiaalisen median kanaviin, kun henkilöstölle on annettu tilaa kehittää.

Rekrytointiprosessin kehittäminen perehdytyksineen ja lomakkeineen on yrityksille elintärkeää. Henkilöstön vaihtuminen on luonnollinen osa organisaatioiden elämää, mutta henkilöstö kantaa huolta siitä, ”viihtyykö uusi työntekijä meillä ja miten hänen sitoutumistaan organisaatioon voisi lisätä?” Entä sopiiko uusi työntekijä ”meidän yrityskulttuuriin”? Saisiko henkilöstö osallistua rekrytointiin?

Rekrytointiin liittyviä loppuhaastatteluja voi pitää tärkeänä, samoin sitä, että uudella työntekijällä tulisi olla oma ”perehdytysmentor”, jolta kysyä tarvittaessa.

Sosiaalistunut yrityskulttuuri ja yhteinen työpaikkakokous lisäävät tuottavuutta

Tuottavasti moninainen -hankkeessa tuottavuuden tuloksia on kehitetty ratkaisukeskeisellä tuottavuuden mallilla. Palautteiden perusteella kehittämisprosessin tuloksena yritysten toimintakulttuuri on sosiaalistunut, kehittämistyön palautteiden perusteella voimavaroiksi on koettu hyvä työyhteisö ja hyvät asiakkaat. Tämä on heijastunut yrityksen tuotteisiin, palveluun ja asiakkaisiin, sillä ”kaikki vaikuttaa kaikkeen”. Sosiaalinen yrityskulttuuri luo arvoa asiakkaalle (vrt. Hesapro 2013).

Kehittämisprosessin päätteeksi yrityksissä on katsottu toimintaympäristöön ja tulevaisuuden kehittämiskohteisiin. Kehittämisen tulokset ovat olleet hyvin yksinkertaisia: yhteinen kuukausittainen työpaikkakokous, josta ei haluta enää tulevaisuudessa luopua. Työpaikkakokousten on nähty varmistavan sosiaalistunutta kulttuuria.

Tuloksia yrittäjän näkökulmasta

Kehittämisen tuloksena on ollut yrittäjän näkeminen itsensä kehittämisen voimavarana. Palautteiden perusteella yrittäjät ovat nähneet itsensä tärkeäksi osaksi kehittämistä ja työpajat ovat olleet tehokas kehittämistapa, mutta siitä ”olisi saanut enemmän irti, jos olisi itsekin panostanut prosessiin enemmän”. Yrittäjän mielestä kehittämisen näkökulma on ollut henkilöstölähtöisyys, joka on toteutunut.

Ratkaisukeskeinen tuottavuuden malli tulosten takana

Hankkeemme aikana yrityksissä ulkopuolisina kehittäjinä toimiessamme emme ole tarjonneet vastauksia, vaan yritysten työntekijät itse tuottavat korjausta vaativat ratkaisut. Näin parannamme laatua, työhyvinvointia ja työn tehokkuutta. Ratkaisukeskeisessä tuottavuuden mallissa seuraavilla kysymyksillä on ollut merkitystä yrityksen tuottavuuden kehittämisessä:

–       Tulenko työntekijänä kuulluksi kehittämistilaisuuksissa?

–       Saanko hyödyntää asiantuntijuuttani työssäni? Saanko kehittää tuottavuutta hyödyntäen omaa asiantuntijuuttani?

–       Tuleeko ääneni kuulluksi tuottavuutta edistävissä ratkaisujen kehittämisessä?

Sellainen yritys on tuottava, joka pitää huolta joka päivä tuottavuudesta ja työhyvinvoinnista. Silloin ei jouduta saneeraamaan tai vähentämään henkilöstöä. Tällainen yritys näkee henkilöstön ja henkilöstön edustajat toimintatapojen ja kehittämisen voimavarana. Tuottavuus ja työhyvinvointi kulkevat käsi kädessä. (Tanskanen 2013, 5.)

Lähteet:

Hesapro (For safe, healthy and productive workplaces) 2013. The link between productivity and health and safety at work. Background research paper. Life Long Learning Programme. Luettu 20.2.2019

Gröhn, I & Rekola 2017 (toim). Tuliko Onni puun takaa? Yhteistoiminnallisesti työhyvinvointia ja tuottavuutta kehittämässä metsä- ja sote-alalla.

Kolehmainen, S-L., Paldanius, M. & Vehkaperä, U. (2017) Artikkeli. Vuorovaikutus omistajanvaihdosten innovaatioalustalla 6Aika: Hyvinvointiyritykset kiertoon –hankkeessa. Turpeinen, Juha-Matti (toim.): Yrittäjyyskasvatus – Tulevaisuuden siltojen rakentaja ja raja-aitojen murtaja? 11. Yrittäjyyskasvatuspäivät 2017 Oulussa: Artikkelikirja. Oulun yliopiston oppimateriaalia, E6. Kasvatustieteiden tiedekunta. Oulun Yliopisto. Tampere: Juvenes Print. p 286-310. ISBN 978-952-62-1789-5 (PDF), ISSN 1457-3555. Saatavilla www-muodossa: http://jultika.oulu.fi/files/isbn9789526217895.pdf

Tanskanen, R. 2013. Menestyvä työpaikka – tuottavuus ja työhyvinvointi. Työturvallisuukeskus.

 

—-

Kirjoittaja: Marjatta Komulainen, Metropolia ammattikorkeakoulu, Kuntoutus ja tutkiminen -osaamisalue, Metropolia Masters´ tutkinnot, johtamisen asiantuntija-lehtori, VTM, MBA, väitöstutkija, työskentelee yrittäjyyden ja palvelujen johtamisen parissa. Hänellä on monipuolista kokemusta johtamisesta, kehittämisestä ja kouluttamisesta.

Metropolian Tuottavasti moninainen -hanke järjestää  yrityksille verkostoitumistilaisuuksia, kuten 28.3.2019 “Kaikki on mahdollista?  – Näkökulmia yrityksen kehittymiseen. 

https://www.metropolia.fi/tutkimus-kehittaminen-ja-innovaatiot/hankkeet/tuottavasti-moninainen/