Huomioi osallisuus viestinnän suunnittelussa

Viestinnässä on aina kaksi osallistujaa: lähettäjä ja vastaanottaja. Tehostat ja parannat projektisi tai työpaikkasi viestintää huomioimalla viestinnän suunnittelussa ja toteutuksessa tietoisesti sen, miten viestin lähettäjien ja vastaanottajien osallisuus näyttäytyy viestintätekojen osana.

Mitä osallisuus viestinnässä tarkoittaa?

Pysähdy ensin hetkeksi miettimään mitä on osallisuus viestinnässä. Millaisissa rooleissa olet itse arjessasi viestien vastaanottajana eli miten osallistut jonkun muun tahon toteuttamaan viestintään? Viestin lähettäjä on aina tietoisesti tai tiedostamattaan lähestynyt sinua joko kertovalla, osallistavalla tai osallistuvalla työotteella:

• Kun luet lehteä, kuuntelet luentoa tai podcastia tai perehdyt työpaikkasi intratiedotteisiin, joku kertoo sinulle jotain. Sinun roolisi on passiivisempi.
• Jos taas kommentoit digilehden juttua, intratiedotetta, somepäivityksiä tai vastaat työpaikan hyvinvointikyselyyn, olet aktiivisempi. Viestin lähettäjä haluaa osallistaa sinua keskusteluun.
• Käydessäsi kollegan kanssa keskustelua, kumpikaan ei osallista toista, vaan osallistutte molemmat tasa-arvoisina vuorovaikuttajina tilanteeseen.

Osallisuus edistää viestintää ja viestintä osallisuutta

Viestintäsuunnitelmaa ja viestintää tehdessä kannattaa huomioida näitä osallisuuden erilaisia ulottuvuuksia, sillä onnistuessaan viestintä edistää osallisuutta ja osallisuus edistää viestintää jatkuvassa toisiaan tukevassa kehässä (ks. kuvio 1):

• Viestinnässä on aina vähintään kaksi osallistujaa ja siksi onnistunut viestintätilanne voi parhaimmillaan lisätä osallisuuden kokemuksia.
• Tiedetään, että hyvät kokemukset osallisuudesta voivat välillisesti edistää monia asioita työpaikoilla: ihmisten motivaatiota, sitoutumista, hyvinvointia, kyvykkyyttä, tuottavuutta ja organisaation kilpailukykyä (Lindström & Taipale 2021). Mitä syvempää ihmisten osallistuminen ja keskinäinen vuorovaikutus on, sitä enemmän heille syntyy omistajuutta lopputuloksesta ja sitoutumista siihen (van der Beek 2021).
• Tämän myötä taas viestintä helpottuu: jos ihminen kokee osallisuutta johonkin yhteisöön tai kokee osallisuutta ja sitoutumista johonkin asiaan, hän kiinnostuu poimimaan tietotulvasta tähän liittyviä viestejä.

Kuvio 1. Hyvin toteutunut osallisuus ja onnistunut viestintä tukevat toisiaan jatkuvassa kehässä.

Mikä voi mennä pieleen?

Kolikon kääntöpuolena on, että epäonnistuessaan osallisuuden lisäämiseen pyrkivät käytännöt voivat johtaa myös pinnalliseen tai manipuloivaan osallisuuteen ja jopa lisääntyneeseen työkuormitukseen ja uupumukseen (Lindström & Taipale 2021). Tällöin tietysti myös viestintä vaikeutuu (ks. kuvio 2).

Osallisuutta huomioivaa viestintää suunnitellessaan täytyykin olla hyvin sensitiivinen, jotta osallisuutta edistämään aiotut teot eivät ala kääntyä itseään vastaan.

Haasteita syntyy jos esimerkiksi:

• Osallistaminen on näennäistä: työntekijöitä osallistetaan työpajoihin ja keskusteluihin, mutta asiat on jo päätetty toisaalla valmiiksi.
• Viestit ovat ristiriitaisia: asioista viestitään eri tavoin eri tilanteissa keskusteltaessa.
• Viesti katkeaa: Osallistujat eivät koskaan kuule, mitä heidän osallistavissa hetkissä antamilleen syötteille on tapahtunut. Tai vielä pahemmin, niille ei oikeasti tapahdu mitään eli kukaan ei ota omistajuutta asioiden eteenpäin viemisestä.
• Yritetään viestiä vain valmiista asioista: Osallisuutta huomioivassa viestinnässä on erityisen tärkeää keskeneräisyyden sietäminen ja siitä viestiminen. Johanna Parikka-Altensedt (2021) toteaa, että viestinnän paradigman on muututtava, sillä nykyisin on paljon viestittäviä asioita, jotka eivät koskaan tule täysin valmiiksi.
• Osallistetaan liikaa: ihmisille tulee “osallisuusähky” ja viestit alkavat kääntyä itseään vastaan.

Kuvio 2. Epäonnistuessaan osallisuuteen tähtäävät teot aiheuttavat osattomuutta ja viestintä hankaloituu.

Osallisuutta huomioivassa viestinnässä onkin oltava avoin, viestiä myös prosessista ja olla sopivasti, muttei liikaa läsnä. Sekä ennen kaikkea muistaa kantaa vastuu siitä, että ihmisten äänellä on todella vaikutusta tekoihin ja päätöksiin. Ihmisillä on toimijuutta ja asioiden äärellä ollaan ihmisten kanssa yhdessä, keskeneräisinä.

Viisi askelta viestinnän suunnitteluun

Näin pääset alkuun osallisuuden ulottuvuuksia huomioivassa viestinnässä:

1. Kirjoita projektisi tai työyhteisösi tärkeimmät tehtävät ja tavoitteet aikajanalle. Esimerkiksi
   • ihmisten innostaminen mukaan
   • toimintamallin kehittely
   • konseptin testaaminen
   • protoista viestiminen
   • tuotteista kertominen.
2. Tutustu tarkemmin osallisuuden ulottuvuuksiin eli kertovaan, osallistavaan ja osallistuvaan työotteeseen blogisarjani toisessa osassa Osallisuudella on väliä viestinnässä.
3. Palaa piirtämällesi aikajanalle ja mieti, mikä eri kohdissa aikajanaa on viestinnällisesti tavoitteena. Valitse sen perusteella missä kohdin käytät kertovaa, missä osallistavaa ja missä osallistuvaa työotetta. Kirjaa myös konkreettisesti mitä teet. Paras lopputulos syntyy hyödyntämällä kaikkia sopivassa suhteessa, esimerkiksi:
   • Jos viestinnän tavoitteena on saada ihmiset kiinnostumaan asiasta ja sitoutumaan siihen, on osallistuva työote nappivalinta. Kirjoita mitä tekoja teette tämän edistämiseksi, esimerkiksi miten tiimipalavereissa viestittäessä toimitaan.
   • Jos viestinnällä tavoitellaan ihmisten ajatusten, mielipiteiden ja ideoiden keräämistä esimerkiksi kehitystyötä varten, kannattaa valita osallistava työote. Kirjoita mitä tekoja teette tämän edistämiseksi: esimerkiksi osallistavat työpajat, sähköiset kyselyt, sosiaalisen median keskustelu jne.
   • Jos taas halutaan viestiä asiasta, josta ihmiset ovat jo lähtökohtaisesti kiinnostuneita tai asia liittyy jo valmiiksi esimerkiksi heidän työnsä sisältöihin, kertova työote on oiva valinta. Avaa suunnitelmassa mitä käytännössä teette: esimerkiksi lehdistötiedotteet, intratiedotteet, lehtijutut jne.
4. Laita päähäsi vastaanottajan hattu eli kuvittele henkilö, joka on viestintäsi vastaanottajana. Katso suunnitelmaasi. Mieti miltä projektin viestintä hänen näkökulmastaan sisältää, näyttää ja tuntuu. Tavoittaako hän avainviestisi? Millainen tunne osallisuudesta hänelle syntyy? Täyttyvätkö tavoitteesi?
5. Liitä suunnitelmasi osaksi viestintäsuunnitelmaasi ja arvioi sitä säännöllisesti myös osallisuuden näkökulmasta.  Tarpeen vaatiessa on tärkeää myös pystyä muuttamaan suuntaa. Esimerkiksi turhaksi koettuja osallistavia työpajoja ei kannata jatkaa, vaikka suunnitelmassa niin lukisi. Samoin tiimipalaverien keskustelukulttuuria voi aina muuttaa, jos homma ei toimi. Osallisuuden lisääntyessä myös ihmisten ääni kuuluu paremmin. Siksi arvioinnissa on tärkeää tarkastella erityisesti sitä, miten ihmisten tuomien ajatusten on muutettava sekä tekemistä, mutta myös siitä viestimistä.

Osallisuutta huomioiva viestintä on mahdollisuus, jota ei kannata jättää käyttämättä. Tämänkin asian voi aloittaa pienistä askelista!

Lähteet

Lindström S. & Taipale T. Koneiston osa, prosessin noudattaja ja tunteella mukana. Johtamistutkimuksen ja johtamisoppaiden osallisuus 1980-luvulta 2010-luvulle. Teoksessa Kettunen P. (toim.) 2021. Työntekijän osallisuus. Mitä se on ja mitä sillä tavoitellaan. Gaudeamus.

Parikka-Altenstedt, Johanna. Kompetenssia ja kommunikaatiota. Viestintä elinkaarianalyysin osaamisalueena. Webinaaripuheenvuoro osana webinaaria Kestävän kehityksen yhteiset osaamiset ja niiden arviointi (YouTube). Arenen webinaari. Puheenvuoro on kohdassa 38:15-53:45.

Van der Beek, Piritta. 2021. Osallistaa pitäisi, mutta kaikilla on liian kiire (LinkedIn). Blogikirjoitus.