Hyviä käytänteitä projektiviestintään ja tiedonhallintaan

Projektinhallintaan sopivia sähköisiä sovelluksia käsittelevän kirjoitussarjan toisessa osassa selvitetään, millaista välineistöä on tarjolla esimerkiksi ajasta riippumattomaan yhteisölliseen työskentelyyn, paikasta riippumattomaan kokousten pitoon ja sähköiseen hankeviestintään. Samoin käsitellään joitakin projektinhallinnan hyviä käytänteitä ja pohditaan ratkaisuja muutamiin yleisiin pulmiin, joihin kuuluvat esimerkiksi käytettävien sovellusten määrä ja laatu sekä tietosuojakysymykset. Blogiartikkelin ensimmäisen osan voit lukea tästä.

Pääosa artikkelin sisällöstä perustuu Suomen korkeakoulujen ristiinopiskelujärjestelmän kehittämishankkeen tiedotuksesta kerättyihin kokemuksiin, vuosien 2017 ja 2019 välillä.

Sovelluksia paikasta riippumattomien projektikokousten pitoon

Projekti kokoontuu säännöllisesti pohtimaan vastauksia hankkeessa esiin nouseviin kysymyksiin, arvioimaan väliaikatuloksia ja suunnittelemaan tulevaa toimintaa. Hajautetussa ja organisaatiorajoja murtavassa työkulttuurissa tarvitaan etäyhteyksiä kokousten pitoon. Kokoontuminen samaan aikaan samaan fyysiseen tilaan alkaa nykyisin olla aikataulullisesti hankalaa myös organisaation sisäisissä neuvonpidoissa.

Videokonferenssivälineitä on nykyisin tarjolla runsaasti. Microsoftin Skype for Business ja sen työtä jatkava saman yhtiön Teams ovat vakiinnuttaneet asemansa monissa korkeakouluissa, kuten Metropoliassa. Myös Googlen Meetiä pystyvät käyttämään oppilaitoksen omilla tunnuksilla ne, jotka ovat yhtiön oppilaitoksille suunnatun sovelluspaketin tilanneet. Teknisesti hieman vaativampia sähköisiä suurkäräjiä varten on tarjolla Adoben Connect. Se tosin joutuu antamaan äänenlaatunsa ja mobiilisovelluksensa toimivuuden puolesta hieman tasoitusta uudelle tulokkaalle Zoomille^[1], joka on viime aikoina hienoisista tietoturvaongelmistaan huolimatta niittänyt mainetta niin oppilaitoksissa kuin liikeyrityksissä.^[2] Sen ilmaisversiolla pystyy korkeintaan 40 minuutin ajaksi kokoontumaan virtuaalisen pyöreän pöydän ääreen.

Välineistöä ja hyviä käytänteitä projektiviestintään

Monissa hankkeissa käytetään projektin sisäistä tiedotusta varten Confluencen wikijärjestelmää, joka on nopea joskin askeettinen julkaisualusta. Yleensä projektin tuloksista on tarve tiedottaa myös julkisesti. Laajalle yleisölle suunnattu viestintämateriaali kannattaa sijoittaa työajan säästämiseksi samalle wikialustalle, mikäli sivujen ulkoasua ei pidetä erityisen kriittisenä menestystekijänä. Confluence-wikissä kun pystyy määrittämään eri julkisuusasetuksia hakemistorakenteen eri tasoille, jolloin alustalle pystyy sijoittamaan samaan aikaan sekä projektin sisäistä että julkista aineistoa. Sama wikisivusto on valjastettu tehokkaasti sekä sisäiseen että ulkoiseen viestintään useissa oppilaitosten välisissä yhteisissä projekteissa, kuten Teiniminnotalkoot.

Useissa tapauksissa on tarpeellista avata projektille varsinaisesta toiminta-alustasta erillinen tiedotussivusto. Jos hanke on kiinteä osa jonkin isomman organisaation toimintaa, pystytään tiedotussivusto rakentamaan organisaation sivuston yhteyteen. Silloin voidaan käyttää samaa julkaisujärjestelmää, jolla emosivusto on koottu.

Projektille voi rakentaa myös oman sivuston. Alustaksi sopii silloin esimerkiksi WordPress.org, joka on muun muassa maailmanlaajuisen maineensa, maksuttomuutensa ja monipuolisuutensa ansiosta jo parin vuosikymmenen ajan kuulunut suosituimpiin julkaisujärjestelmiin.^[3]  Laajaa ja teknisiltä ominaisuuksiltaan runsasta WordPress-sivustoa avattaessa on projektissa hyvä varata resurssi sivuston tekniseen perustamiseen ja mahdollisesti myös konsultointiin hankkeen koko elinkaaren ajan. Hieman suoraviivaisemmin saa oman sivuston julkaistua verkossa käyttämällä Googlen vuonna 2016 perusteellisesti uudistamaa Sites-ohjelmaa, jossa tosin toiminnallisuuksia ja ilmaisumahdollisuuksia on WordPressiin verrattuna oleellisesti niukemmin.  Puutteet kompensoituvat sillä, että Sites-sivuston pystyttämisessä ei yleensä tarvita aivan yhtä pitkälle jalostunutta tietoteknistä kädentaitoa kuin WordPressin puolella. (Sitesin ja WordPressin käyttöoppaita on infosivuilla: Sites ja WordPress.)

Ajallisesti selkeiden väliaikapisteiden kautta etenevässä projektissa voidaan ulkoinen tiedotus hoitaa myös bloggaamalla, jolloin alustana pystytään käyttämään organisaation omaa blogiohjelmaa tai Googlen pilvessä toimivaa Bloggeria. WordPress.com voi myös tulla harkintaan, mikäli organisaation pilvisovellusohjeet sen sallivat. Bloggerista mahdollisesti luovuttaessa on hyväksyttävä se, että Googlen hakukone saattaa painaa kilpailijoiden alustoilla julkaistuja sisältöjä hakutuloksissa jonkin verran alaspäin.

Videokonferenssivälineitä pystyy hyödyntämään myös ulkoisessa projektiviestinnässä. Esimerkiksi hankkeen aihepiiriin liittyvä yleinen webinaari on hyvä keino kerätä yleisöä. Projektin tavoitteita palvelevat myös esimerkiksi kerran kuukaudessa verkon yli pidettävät kyselytunnit, joiden aikana hankkeen edustajat vastaavat suorassa lähetyksessä yleisön uteluihin. Osallistujien luvalla sessio tallennetaan myöhempää käyttöä varten, ja sen keskeisestä annista kirjoitetaan ytimekäs muistio hankkeen sivulle.^[4]

Sosiaalinen media sopii ylimääräiseksi tiedotuskanavaksi useissa hankkeessa. Sitä käytetään eritoten silloin, kun projekti on suhteellisen pitkä ja siinä on päätetty tiedottaa julkisuuteen myös väliaikatuloksia. Yhteisösivu yli kahden miljardin käyttäjän Facebookissa, ammatillisen verkostoitumisen välineessä Linkedinissä tai tutkimusten mukaan runsaasti liikennettä varsinaiselle verkkosivulle syöttävässä Pinterestissä voi täydentää projektin omaa WWW-sivustoa tai joissakin tapauksissa korvata sen. Mikrobloggauspalvelu Twitter tulee harkintaan, jos projekti tuottaa tasaisella syötöllä lyhyitä tiedotteita.

Etenkin pitkään kestävissä projekteissa kannattaa avata myös sähköpostilista, jonka hankkeesta kiinnostuneet tilaavat halutessaan. Listalle lähetetään samat tai lähes samat viestit kuin sosiaaliseen mediaan. Tällä kahden kärjen taktiikalla saadaan tieto kulkemaan nopeasti myös niille, jotka eivät sinänsä pätevien syiden vuoksi ole sosiaalisen median palveluihin kirjautuneet tai jotka ovat niistä itsensä vieroittaneet. Sopiviin jakelulistaohjelmiin kuuluu muun muassa avoimella lähdekoodilla toimiva Sympa. Itse tiedote sijoitetaan varsinaisen projektialustan julkisille sivuille, jolloin sosiaaliseen mediaan ja sähköpostilistalle riittää lyhyt johdanto ja tiedotteeseen vievä linkki. Yleisöä ja taustavoimia palvelee myös tiedotearkisto, joka istutetaan hankkeen julkisille sivuille ja johon projektin aikana julkaistut uutiset linkitetään esimerkiksi aikajärjestykseen.^[5]

Projekteissa kuvatut videot sijoitetaan yleensä omalle verkkosivulle, Vimeoon tai Googlen Youtubeen. Valinta Vimeon ja Youtuben välillä menee tasapainotteluksi: Vimeo tarjoaa ehkä jonkin verran Youtubea monipuolisempia toiminnallisuuksia, kun taas Youtube on näkyvyydeltään ylivoimainen.^[6]

Pulmia ratkaistavaksi

Yksi, kaksi vai kymmenen sovellusta?

Pitäisikö projektinhallinnassa käyttää yhtä vai useaa ohjelmaa? Kaikki tarvittavat toiminnot sisältävä monoliitti odottaa vielä keksijäänsä, joten vähänkin laajemmissa hankkeissa käytetään rinnan useita eri sovelluksia. Esimerkiksi blogiartikkelin ykkösosassa käsiteltyä wiki–Jira-tutkaparia tukemaan voidaan avata keskustelualusta, kuten Microsoftin Teams. Se dokumentoi projektikokousta kevyemmän sisäisen ajatustenvaihdon. Projektinhallinnan välineistö koostuu usein eri yhtiöiden sovelluksista, jolloin tiettyä osatehtävää hoitaa paras mahdollinen ohjelma. Projektipäälliköt tosin joutuvat joissakin tapauksissa laskemaan, tuoko risteily eri yhtiöiden tuotteiden välillä lisäarvoa siihen verrattuna, että pysytään koko ajan yhden, esimerkiksi Microsoftin tuoteperheen huomassa. Ostosten keskittämisestä koituvat edut kuten nopeat siirtymiset sovelluksesta toiseen voivat joissakin tapauksissa nollata eri yhtiöiden parhaista ohjelmista kootun Dream Teamin edut.

Sovellusten käyttötaidot saattavat vaihdella hanketoimijoiden kesken. Silloin projektipäällikön on punnittava, kuinka paljon aikaa voidaan allokoida jonkin eksoottisemman ohjelman käytön opetteluun. Joskus voi olla järkevää valita hieman primitiivisempikin välineistö, jota kuitenkin kaikki hankkeessa mukana olevat käyttävät tehokkaalla rutiinilla. Silloin työssä pystytään rientämään suoraan itse substanssin pariin.

Tietosuoja – kriittinen välineistön valintakriteeri

Joskus projektitoiminnassa joudutaan tasapainottelemaan omalle palvelimelle tallentamisen ja pilven välillä. Sellaisia tapauksia ovat esimerkiksi ne kansainväliset projektit, joissa pilven avulla kykenisi ylittämään joustavasti organisaatiorajat, mutta joissa kuitenkin käsitellään pilveen sopimatonta tietoa.  Silloin on harkittava datan hajauttamista: tietosuojamielessä vähemmän kriittinen tieto pilveen ja sensitiivinen aineisto omalle palvelimelle, johon tiedosta kiinnostuneiden kutsumattomien vieraiden tiirikka puree huonommin.  Eri sovellusten välillä liikkuminen tosin alentaa kokonaisuuden käytettävyyttä.

Erityinen ongelma on edessä silloin, kun niin sanotut järkisyyt puoltavat pilven käyttöä, mutta kaikki projektiryhmän jäsenet eivät sinänsä legitiimein perustein pidä mielekkäänä turvautua ulkopuolisiin palveluntarjoajiin kuten Google tai Microsoft. Projektitoimijoita ei voi lähtökohtaisesti painostaa kirjautumaan pilvipalveluun. Tosin eri organisaatioilla voi olla asiasta erilaisia linjauksia. Jos kaikkia tyydyttävää ratkaisua ei saada aikaan, on käytettävä sovelluksia, jotka tallentavat tiedot organisaation omaan datakeskukseen. Ongelma saattaa ainakin osittain ratketa lähiaikoina, sillä sekä Google että Microsoft ovat vuoden 2018 aikana kokeilleet uusia menetelmiä, joilla yhtiöiden sovelluksiin pystyy liittymään ilman että niiltä hankkii tunnuksen.

Hankkeissa käytettävien sovellusten valikoimaa ohentaa toukokuussa 2018 voimaan astunut Euroopan Unionin tietosuojadirektiivi, joka määrää organisaatioiden yleisen tietosuojakäytännön. Asetuksen nojalla on projektipäälliköiden tyhjättävä työkalusalkkunsa tietosuojavaatimuksia täyttämättömistä sovelluksista. Tietosuojadirektiivi vaikuttaa kaksiteräisen miekan tavoin: se kaventaa jonkin verran hanketoimijoiden vapautta valita käyttöönsä tietojärjestelmiä mutta toisaalta tehostaa organisaation Helpdeskin työtä, koska käyttäjätuki pystytään keskittämään aikaisempaa pienemmälle määrälle projektinhallintasovelluksia. Ennen kaikkea asetus pyrkii lisäämään yksilönsuojaa digitalisoituvassa maailmassa, jossa teknologia kulkee lainsäädännön edellä.

Lähteet

^[1] Perera, Jasmin & Lähteenmäki, Salla. Verkkokokousjärjestelmien, Adobe Connect ja Zoom vertailu — Case Laurea-ammattikorkeakoulun DigiTeam. Opinnäytetyö Laurea-ammattikorkeakoulussa, 2018.

^[2] Zoomilla on neljä neljä miljoonaa käyttäjää 750 000 organisaatiossa (tilanne kesällä 2019). Lehtiniitty, Markus. Apple julkaisi taustalla tapahtuvan Mac-päivityksen – poistaa yritysvideopuhelusovellus Zoomin luoman haavoittuvuuden. Mobiili.fi, 11.7.2019.

^[3] Thomas, Machielle. 8 Benefits of Using Worpress. Bluehost, 27.6.2018.

^[4] Ks. esim. Ristiinopiskelun kehittämishankkeen kyselytunnin raportti, 1.4.2019.

^[5] Esim. Ristiinopiskelun kehittämishankkeen tapahtumakalenteri ja viestintärkisto.

^[6] Youtubessa avataan katsottavaksi miljoona videota 22 sekunnissa. Every Second.

Kirjallisuutta

Hero, Laura-Maija. Kollektiivinen kulttuuri: wiki avoimen projektihallinnon välineenä. Tuottaja 2020 -projekti. Metropolia, 2012.

Keränen, Päivi & Laasonen, Milla. Wikistä voimaa projektinhallintaan. Metropolia, 11.2.2009.

Laasonen, Milla. Ahdistaako avoimuus? : wikin käyttö tutkimus- ja kehittämishankkeen viestinnässä. Opinnäytetyö. Metropolia, 2010.

Lähteenmäki, Lea. Projektinhallinta. Sininen Meteoriitti.

Projektinhallinta. Verkon uusi toimintaympäristö, 19.10.2018.

Simsiö, Mira. Hankkeen sisäisen viestinnän onnistumisen salaisuus voi piileskellä asenteessa – palvelualttius on valttia. Blogikirjoitus, 12.9.2018.

WordPress.org vs. Google Sites. Verkon uusi toimintaympäristö, 14.8.2019.

Lisää aihepiiristä

• Digiuutiset – Digi News
• Faceblog
• Digi 2018

Kirjoittaja
Petri Silmälä työskentelee Metropolian tietohallintopalveluissa tiedonhallinta- ja järjestelmäpalveluiden tiimissä. Hänen toimialueeseensa kuuluu verkon uusi toimintaympäristö, joka tarkoittaa muun muassa selainpohjaisia pilvipalveluja, mobiilipalveluja ja sosiaalista mediaa. Hän on kiinnostunut muun muassa digitaalisista tiedonhallintasovelluksista, oppimisteknologian uusista suuntauksista, tekoälyn etiikasta ja median toiminnasta sähköisessä ympäristössä. Hän on myös toiminut Suomen korkeakoulujen välisen Ristiinopiskelun kehittämishankkeen tiedottajana vuodesta 2017.