Kumppani, ylivääpeli, kapellimestari vai valmentaja? Kuinka toimitat onnistuneesti artikkelikokoelman

Matti Pulkkisen paljon siteeratun määritelmän mukaan romaani on kaikkiruokainen sika, joka sulattaa kaiken, minkä siihen laittaa. Korkeakoulukentällä suosittu artikkelikokoelma on julkaisutyyppi, jonka ruoansulatus on huomattavasti herkempi ja valikoivampi.

Julkaisutoiminta korkeakoulukentällä on viime vuosina monipuolistunut tekstijulkaisuista vauhdilla kuvan ja äänen suuntaan, mutta perinteinen artikkelikokoelman lajityyppi pitää yhä pintansa. Laadukkaasti toteutettu tieteellinen tai ammatillinen artikkelikokoelma on edelleen erinomainen keino kertoa esimerkiksi hankkeen tuloksista tai kerätä yhteen muita samaan tematiikkaan liittyviä kirjoituksia.

Artikkelikokoelman luonne on kaksinainen: toisaalta sen tulee olla eheä kokonaisuus – entiteetti, jonka lukija sellaisenaan poimii kirjaston hyllystä tai hakee tietokannasta – ja toisaalta jokaisen artikkelin on toimittava omillaan niin, että jos lukija päättää kaiken ahmimisen sijasta poimia luettavakseen vain osan, vaikutelma on järjellinen.

Onnistuessaan artikkelikokoelma on monipuolinen, moniääninen ja ajan hermolla oleva julkaisu. Etuna esimerkiksi laajaan tutkimus- tai muuhun raporttiin verrattuna on nopeus: 5–15 sivun artikkelin kirjoittaa – ja lukee – nopeammin kuin satojen sivujen monografian. Toisaalta kirjoittamisen lainalaisuuksiin ja paradokseihin kuuluu, että lyhyt teksti voi olla pitkää vaativampi ja haasteellisempi kirjoittaa, kuten Oscar Wilde (tai ehkä Mark Twain…) hahmotteli kuuluisassa lausahduksessaan: ”Minulla ei ollut aikaa kirjoittaa lyhyttä kirjettä, joten kirjoitin pitkän.”

Mikäli artikkelikokoelma on kehnosti toteutettu, se on sekava kooste tekstejä, jotka tavoitteiltaan ja tyyleiltään tempoilevat eri suuntiin ja sotivat kokonaisuuden sisäistä logiikkaa vastaan. Toimittajat ovat avainasemassa siinä, kumpaan suuntaan tilanne kallistuu.

Tekemisen ja sanomisen palo lähtökohdaksi

Periaatteessa artikkelikokoelman artikkeli on itsenäinen ”teos”; kirjoittaja omistaa oman tekstinsä ehdoitta ja olisi voinut tarjota sitä julkaistavaksi jonnekin muualle, toiseen kokoelmaan tai esim. lehteen. Käytännössä monet tieteelliset ja asiantuntija-artikkelit toki syntyvät usein nimenomaan jotakin tiettyä artikkelikokoelmaa varten. Tyypillisesti kaikki lähtee liikkeelle ideasta – aiheesta, teemasta, ongelmasta tai ehkä pelkästä sanasta – sekä henkilöstä tai henkilöistä, jotka kokevat paloa ja joista muodostuu artikkelikokoelman toimitus.

Jos tällaista paloa ei ole, on todennäköisesti paras istua alas ja miettiä toisenlaista asetelmaa: kirjallisessa työskentelyssä on eniten mieltä silloin, kun on jotakin sanottavaa.

Artikkelikokoelman toimittamisen kannalta tämä on jo se alkuhetki, jossa on tärkeää olla tiiviissä yhteydessä mahdollisen tai toivotun kustantajan tai julkaisijan edustajaan. Ovatpa kustantajan julkaisuilleen antamat raamit tiukat tai väljät, on hedelmällistä alusta asti peilata ajatuksia esim. sisällöstä, tyylistä, kohderyhmästä ja julkaisumuodosta. Toimittajat ovat koko prosessin ajan lenkki julkaisijan ja kirjoittajien välillä (Suomalaisen Kirjallisuuden Seura 2019).

Laajuudeltaan artikkelikokoelma voi olla melkein mitä tahansa. Maltillinen määrä artikkeleita voi kuitenkin olla sekä toimittajien työn että lukijan kannalta hyvä ratkaisu. Toisaalta kannattaa huomioida, että joku mukaan lupautuneista kirjoittajista saattaa hyytyä matkan varrelle – on helppo innostua hyvästä ideasta mutta välillä vuorokaudesta vain loppuvat tunnit. Jos artikkelien määrä on mittava, toimittajien on hyvä ainakin ensimmäisten versioiden kohdalla harkita kommentointivastuun jakamista. Kuitenkin kaikkien toimittajien tulee olla hyvin sisällä jokaisessa lopullisessa artikkelissa.

Tyypillistä on, että toimittajatkin kirjoittavat artikkelikokoelmaansa artikkeleita, mutta se ei ole välttämätöntä. Käytännössä artikkelit saadaan kokoon esim. täsmäpyyntöinä suoraan kirjoittajille, teemojen ja jopa otsikoiden yhteiskehittelynä tai avoimena kirjoittajakutsuna. Elintärkeää on, että kirjoittajat tietävät lupautuessaan mukaan, mitä heiltä odotetaan – joko niin, että heiltä ”tilataan” tietty aihe ja käsittelytapa tai sitten niin, että he saavat tietyn teeman puitteissa valita fokuksensa omista lähtökohdistaan käsin.

”Kokoomateokseksi” nimitetään julkaisua, jossa artikkelikokoelman tapaan on useita kirjoittajia, mutta jossa näiden tekstit muodostavat pikemminkin saman kirjan lukuja kuin erillisiä artikkeleita (Suomalaisen Kirjallisuuden Seura 2021). Joskus ero voi olla veteen piirretty.

Toimittajan monet roolit

Vaikka kokoelmaa valmisteltaisiin yhteiskehittelyn menetelmin laajassa hankeryhmässä, toimittajan tai toimittajien on hyvä ottaa alusta asti rohkea ote kokoelman tuotannosta. Se tarkoittaa erityisesti budjetointia ja aikatauluttamista, julkaisusopimuksista ja -luvista huolehtimista, mahdollisen Creative Commons -lisenssin käytöstä sopimista sekä aikataulun viitoittamista ja pitämistä hyppysissä. Kapellimestarin roolista on hyvä aloittaa, mutta tarvittaessa on syytä pystyä kaivamaan myös ylivääpeli itsestään.

Toimittajat myös rakentavat kokoelman juonen ja jännevälin eli käytännössä päättävät artikkelien järjestyksestä. Siinä auttavat esim. seuraavat kysymykset:

• Mistä artikkelikokoelma lähtee liikkeelle, ja miten se tähtää? Tähän voi ammentaa aristoteelisesta poetiikasta (Aristoteles 1994): hyvässä teoksessa on alku, keskikohta ja loppu. Odotuksenmukaisia sisällöllisiä jäsennyksiä ovat myös esim. ”teoriasta käytäntöön”, ”historiasta nykypäivään” tai ”yleisestä erityiseen” – mutta välillä on hyvä myös yllättää.
• Tarvitaanko klassiset toimittajien kirjoittamat aloitus- ja lopetusartikkelit, joista ensin mainittu taustoittaa ja toinen summaa? Varoittaa voi liian monesta johdantomaisesta osiosta kokoelman alussa: lukijalle herää helposti vaikutelma käynnistysvaikeuksista ja jankutuksesta. Toisaalta kokoelma ei saa päättyä kesken tai töksähtäen; viimeisellä artikkelilla on suuri lukuarvo, joten sinne ei kannata sijoittaa sitä, jota kirjoittaessa oli kaikkein kamalin kiire.
• Onko kokoelma syytä jakaa osioihin, ja tarvitaanko osioille nimet tai ainakin numerot? Graafisessa ilmeessä on mahdollista leikitellä väreillä ja välilehdillä, vaikka kyseessä olisi hyvinkin perinteinen tieteellis-ammatillinen kokonaisuus.
• Mikä on julkaisun nimi? Onko siinä metaforisuutta, jota voi hyödyntää myös mahdollisten osioiden nimissä niin, että tätäkin kautta rakentuu kuva ehjästä kokonaisuudesta? Jos metaforisuutta on, onko kyseessä jotakin oikeasti lisäarvoista vaiko latteista lattein klisee? Jos mahdollista, älä yritä keksiä julkaisun nimeä, kun olet rättiväsynyt.
• Onko artikkelien ohella tulossa mukaan muitakin elementtejä, esimerkiksi tietolaatikoita, kuvioita, taulukoita tai kertomuksia elävän elämän kokemuksista? Kokonaisuuden harmoniaa hajottaa, jos vain yhdessä artikkelissa on valokuvia tai valtaisa määrä taulukoita. Erityisvaroituksen voi liittää hankevetoisiin julkaisuihin: vaikka hankemapit ja yhteiskehittelyn fläppitaulut olisivat tulleet itselle matkan varrella kovin rakkaiksi, niiden kuvat harvemmin toimivat julkaisuissa, jotka on tarkoitettu omaa ryhmää laajemmalle yleisölle.
• Millainen ulkoasu julkaisulle halutaan? Tarvitaan kansikuva, yleensä myös takakansiteksti.

Käytännössä artikkelien järjestys usein elää aivan käsikirjoituksen työstämisen loppumetreille asti. On myös mahdollista, että kattausta on tarpeen täydentää matkan varrella, jos esim. huomataan jonkin uuden näkökulman vaativan tarttumista tai jokin suunniteltu osuus jää pois.

Toimittajien alueeseen kuuluvat myös julkaisun taiton ja mahdollisen painon koordinointi tai esim. verkkosivuisen julkaisun visuaalisen ja teknisen toteutuksen linjaaminen sekä taittovedosten tarkistaminen, mikä voi tarkoittaa useampaa yksityiskohtaista kierrosta. Kehyksen näille antavat luonnollisestikin julkaisija sekä käytössä olevat raha- ja aikavarat. Tiivis yhteydenpito julkaisijaan kannattaa läpi prosessin. Jos jokin julkaisemisprosessiin liittyvä asia tuntuu vieraalta, sitä kannattaa kysyä mieluummin ennemmin kuin myöhemmin: tyhmiä kysymyksiä ei ole.

Myös artikkelikokoelman levityksestä ja sen ilmestymisestä viestimisestä on hyvä sopia julkaisijan kanssa ajoissa.

Laatua tekemässä

Toimittajien työ on pitkälti sisäistä viestintää kirjoittajajoukon kanssa. Viestinnän on syytä olla selkeää, tarkoituksenmukaista ja täsmällistä.

1. Riittävän tiivis yhteydenpito kannattaa, koska toimittajan viesti kirjoittajan kammioon voi olla kuin valopilkku: vakuutus siitä, että maailma on yhä olemassa ja kiinnostunut kirjoittajan tekemisistä.
2. Aikataulusta on elintärkeä sopia prosessin aluksi. On hyvä varata julkaisuun kaikkiaan ainakin 6–9 kuukautta tai enemmänkin, koska aikaa menee aina hieman enemmän kuin luulisi.
3. Samoin tulee sopia työskentelytavasta. Kirjoittajien kannalta oleellinen on kuvaus siitä, millä tavoin tekstejä kommentoidaan ja työstetään. Harvemmin yksikään artikkeli valmistuu kerralla. Keneltä kirjoittajat siis saavat kommentteja, miten ja milloin? Kommentoivatko kirjoittajat toistensa tekstejä? Miten monta kierrosta kirjoittajien on ylipäätään syytä varautua viipymään tekstiensä parissa?
4. On myös hyvä informoida kirjoittajia mahdollisesta erillisestä kielenhuollosta. Miten se on huomioitava aikataulussa? Missä vaiheessa kirjoittaja näkee artikkelinsa viimeisen kerran ennen julkaisua – hyväksyykö hän esimerkiksi kielenhuolletun version vai pääseekö vielä näkemään artikkelinsa taitettuna? Jos taittovedoksen toimittaa kirjoittajille katsottavaksi, kannattaa myös viestiä selkeästi, että suuria muutoksia ei voi enää tehdä ja vain ilmeiset virheet korjataan. Graafikon työn kustannukset kasvavat, jos kirjoittajat ryhtyvät siinä vaiheessa kirjoittamaan tekstejään osin uudelleen.

Toimittajat ovat kirjoittajien kumppaneita mutta parhaimmillaan myös valmentajia, jotka auttavat kirjoittajia tuottamaan paitsi julkaisuun sopivan palasen myös itsessään laadukkaan tekstin. Toimittajat tarvitsevat aikaa työlleen eli artikkelin kirjoittajan kirittämiseen tekstin sisällön, rakenteen ja oletetulle lukijajoukolle sopivan ilmaisutavan näkökulmasta: jos aikaa ei ole, palautetta tulee helposti antaneeksi pelkästä tekstin pintatasosta. On tietysti tärkeää, että pilkut ovat kohdillaan ja sanajärjestykset soljuvat, mutta kaiken kaikkiaan paneutuva lukeminen ja konkreettisten parannusehdotusten antaminen on kovaa työtä, johon ei tule ryhtyä siinä sivussa ja löysin rantein.

Ryhtiä työskentelyyn antavat selkeät deadlinet eri versioille ja niistä annettaville kommenteille niin, että myös toimittajat itse pysyvät aikatauluissa.

Vaikka prosessiin ei kuuluisi varsinainen kirjoittajakutsu, kirjoittajille on hyvä lähettää ohjeet kirjallisina. Oleellisia asioita ovat erityisesti:

• Tulevan julkaisun kuvaus – tämä kannattaa muotoilla kirjallisesti, vaikka takana olisi yhteisiä palavereja aiheesta, koska omatkin ajatukset jäsentyvät samalla.
• Julkaisun oletettu lukijakunta ja tyyli – keitä pidetään julkaisun potentiaalisina lukijoina, ja onko tyyli siten tieteellinen, vapaampi, vahvan kokemuksellinen vai mitä…?
• Kirjoittamisen alustat – missä tekstejä konkreettisesti tehdään ja miten niitä kommentoidaan?
• Artikkelin merkkimäärä – yhdelle sivulle sopii yleensä noin 1500–2500 merkkiä sisältäen välilyönnit.
• Viittaustekniikka – kirjalliset ohjeet esimerkkeineen auttavat kaikkia osapuolia.
• Muut artikkelin rakenteeseen liittyvät ohjeet – otsikoiden määrä ja hierarkia sekä ja esim. mahdollinen ingressimäinen aloitus eli muutaman virkkeen johdattava osio, joka kertoo jo lyhyesti ydinviestin
• Kuvien ja taulukoiden käyttö – miten tekijänoikeudet tulee huomioida?

Toimittajien on tärkeä vastuuttaa kirjoittajat työstämään itse viitteensä ja lähdeluettelonsa oikeaan muotoon. Toimittajille ja mahdolliselle kielenhuoltajalle voi jäädä pientä hiomista, mutta koko savottaa ei kannata ottaa itselleen, jotta on paremmin aikaa antaa palautetta itse tekstistä. Toimittajat harvemmin pystyvät vetämään varsinaista kirjoittajakoulutusta, mutta jos mukana on kokemattomia kirjoittajia, heitä kannattaa varautua tukemaan sekä isoissa linjoissa että yksityiskohdissa. Kirjoittavatko he esimerkiksi yhteisartikkeleita ja kaipaavat yhteiskirjoittamiseen suuntaviivoja? Tarvitsevatko he ylipäätään vinkkejä asiantuntija-artikkelin kirjoittamiseen?

Vältä kompastuskivet

Korkeakoulukentällä julkaisutoiminnasta vastaavat usein esim. TKI-palvelut, kirjasto tai viestintäyksikkö, ja julkaisuprotokollaan kuuluu kaikkialla omia kiemuroitaan. Kirjoittajat oman talon ulkopuolelta ovat usein arvokas lisä artikkelikokoelmaan. Heidän kanssaan työskenneltäessä on hyvä pyrkiä herkästi havaitsemaan se, mikä heille näyttäytyy julkaisuprosessissa mahdollisesti uutena ja erilaisena. Myös sopimuskysymykset on syytä käydä ulkopuolisten kirjoittajien kanssa läpi jo varhaisvaiheessa, koska eri organisaatioilla on esim. vastuukysymyksissä omia, tiukkojakin linjanvetojaan.

Vahvasti tieteelliseen tai hankeraportointiin tottuneille kirjoittajille voi olla myös tarpeen korostaa myös sitä, että usein ammattikorkeakoulujen julkaisujen lukijat hakevat julkaisuista asiantuntijatietoa, uusia näkökulmia, tuloksia ja toimintatapoja oman työnsä kehittämiseen. Erityisen tarkkana toimittajien tulisi olla ”hankepuheen” kanssa, koska runsas määrä hankkeen tavoitteiden ja toiminnan kuvausta voi jättää alleen varsinaiset ydinviestit, artikkelin varsinaisen annin. Lisäksi se lisää riskiä, että artikkelikokoelma vanhenee nopeasti – hankkeethan tulevat ja usein myös menevät.

Jos kokonaisuus on tehty osana hanketta, se on hyvä kertoa toimittajien laatimassa esipuheessa tai johdantoartikkelissa, mutta muuten karsia vahvalla kädellä toisto pois. Jos toimittajat eivät ole tässä tilanteen tasalla, voi käydä niin, että jokainen artikkeli toistaa hankkeen tavoitteen, ajoituksen, toteuttajat, rahoittajat jne. käyttäen jopa samoja hankesuunnitelmasta poimittuja virkkeitä. Tämä on asia, josta kannattaa viestiä kirjoittajille etukäteen mutta varautua myös toimittamaan artikkeleita kokonaisuuden näkökulmasta rohkeasti.

Sama asetelma koskee avaintermejä: on hyvä sopia kirjoittajajoukon kanssa etukäteen, että kaikki käyttävät esim. johonkin kehittämisen ulottuvuuteen liittyvästä asiasta samaa terminologiaa, mutta toimittajien tehtävänä on lopulta varmistaa, että kirjoittajat todella ovat tehneet niin.

Tekstit ovat prosesseja

Lähteminen mukaan artikkelikokoelmaan ja julkaisuprosesseihin tarkoittaa yleensä kirjoittajille oman työnsä asettamista alttiiksi toimittajien kommenteille ja toimittajille taas vastuun ottamista rakentavan palautteen antamisesta. On hyvä pitää mielessä, että taitamattomasti annettu kehuvakin palaute kuullaan helposti negatiivisena, kun taas taitavasti annettu korjaava palaute jää vastaanottajan mieleen plusmerkkisenä (Ahonen & Lohtaja-Ahonen 2014).

Tekee mieli väittää, että usein kokeneet kirjoittajat ovat tottuneet tekstien prosessimaiseen kirjoittamiseen ja lukijoiden kommentteihin, jotka ohjaavat heitä tekemään artikkeleihinsa joskus isompiakin muutoksia. He pystyvät erottamaan tekstin ja oman persoonansa ja hahmottavat palautteen oman työn kehittämisen näkökulmasta. He perehtyvät ohjeistukseen ja ymmärtävät, että jokainen teksti kirjoitetaan tietyssä kontekstissa ja systeemissä, tiettyjen pelisääntöjen mukaan. He arvostavat konkreettisia muutosehdotuksia tekstiinsä.

Aloittelevat kirjoittajat taas ovat joskus herkempiä ottamaan palautteen kielteisesti vastaan, joskus jopa loukkaantumaan. Jos kirjoittajajoukko on kokematon, asetelmasta on hyvä keskustella etukäteen niin, että kirjoittamiseen liittyvät tunteet tuodaan näkyviksi eikä niitä tarvitse pelätä ja peitellä. Luottamus on tärkeää puolin ja toisin, ja sitä kannattaa vaalia ja vahvistaa koko prosessin ajan.

Myös mahdollisissa ristiriitatilanteissa – mikäli toimittajien näkemykset artikkelien työstämisestä eroavat voimakkaasti kirjoittajien näkemyksistä – keskustelu lienee ainoa toimiva keino. Artikkelikokoelma ei ole sooloesitys: ronskisti ilmaistuna artikkelien kohdalla lukevat kirjoittajien nimet, kannessa toimittajien nimet, joten kaikkien on pystyttävä seisomaan oman työnsä takana.

Tekstin työstämisen tekniikasta on tärkeä sopia selvästi. Missä tekstejä siis työstetään ja mikä on palautteen tapa – sähköpostiliitetiedostot, pilvipalvelut vai jokin muu? Jos tekstiä liikutellaan ihmisten välillä sähköpostitse, on sovittava tarkkaan, kuka tekee mitä milloinkin – ja muiden on silloin maltettava mielensä. On katastrofi tehokkaan työnteon kannalta, jos kaksi ihmistä työstää koneillaan saman tekstin eri versioita toisistaan tietämättä. Word-ohjelmassa on mahdollista toki vertailla eri tiedostoja ja päästä eteenpäin kohtuullisella vaivalla, mutta helpommalla pääsee, kun ei ajaudu sellaiseen tilanteeseen.

Pilvipalveluissa kirjoittamisessa on etunsa mutta myös riskinsä, jos esim. kirjoittaja tai toimittajista joku ryhtyy työstämään omatoimisesti tekstiä vielä sen jälkeen, kun se on periaatteessa lyöty lukkoon ja jopa kielentarkastettu. Kiireisinä päivinä ennen käsikirjoituksen lähettämistä taittoon tällainen on omiaan tuomaan prosessiin kitkaa ja jopa kiristämään hermoja. Hyvä toimittaja on luova ja kykenee kirjoittajien aitoon tukemiseen ja kannustamiseen mutta rohkenee myös linjata. Selkeä marssijärjestys säästää kaikkien työtä ja tukee hyvää lopputulosta.

Lähteet

• Ahonen, Risto & Lohtaja-Ahonen, Sirke 2014. Palaute kuuluu kaikille. Human Interest.
• Aristoteles 1994. Runousoppi. Helsinki: Otava.
• Suomalaisen Kirjallisuuden Seura 2021. Tiedekirjan kirjoittajan ohjeet. (pdf)
• Suomalaisen Kirjallisuuden Seura 2019. Tieteellisen käsikirjoituksen toimittaminen. (pdf) 

Kirjoittaja

FT Marianne Roivas, hyvinvointialojen suomen kielen ja viestinnän lehtori

Mariannen ensimmäinen oma toimitustyö oli Mikä ero. Kaksikymmentä kirjoitusta yhteiskunnasta, kulttuurista ja sukupuolesta yhdessä Risto Turusen kanssa (Suomalaisen Kirjallisuuden Seura, 2003) ja viimeisin Tuettu keikkatyö yhdessä Ulla Vehkaperän ja Riikka Wallinin kanssa (Metropolia Ammattikorkeakoulu, 2021).