Eväitä sopivien sovellusten valintaan

Oppiminen tapahtuu yhä useammin käytännön projekteissa, joissa kohtaavat työelämä, opiskelijat, opettajat ja useimmiten myös eri alojen edustajat erilaisine toimintatapoineen. Kokonaisuutta yhdistämään, toimintoja joustavoittamaan ja pedagogiikkaa tukemaan tarvitaan sopiva sähköisten työvälineiden kokonaisuus, jolla laaditaan työn aikataulu, määrätään jäsenille tehtävät, priorisoidaan toimet, jaetaan vastuut, käsitellään tietoa sekä hoidetaan projektin sisäinen ja ulkoinen viestintä. Samanlaisten kysymysten äärellä painivat myös korkeakoulujen kehittämishankkeiden projektipäälliköt. Millaisia sovelluksia on tarjolla ja mitä niiden käytössä pitäisi ottaa huomioon?

Tiedot omalle vai vieraalle palvelimelle?

Projektinhallinnan välineistö valitaan muun muassa hankkeen laajuuden, tavoitteiden ja osallistujien perusteella. Nykyisin valintaa ohjaa entistä enemmän myös se, mille korkeudelle vaatimukset hankkeessa käsiteltävän aineiston tietoturvasta ja -suojasta asettuvat.

Projektissa syntyvän tiedon tallentamiseen sopivia välivarastoja on karkeasti ottaen kahta eri tyyppiä: ohjelman hankkineen organisaation omassa konesalissa toimiva palvelin tai vieraan, yleensä ulkomaalaisen palveluntarjoajan ylläpitämä bittisäiliö eli niin sanottu pilvi. Tallennus omalle palvelimelle tarjoaa riittävän tietoturvan. Pilveen taas saa varastoida vain vähemmän sensitiivistä aineistoa. Jos hankkeessa käsitellään esimerkiksi liikesalaisuuksia, uusia keksintöjä, henkilötietoja tai muuta arkaluonteista aineistoa, on tiedot säilöttävä organisaation omille levyille.

Omille palvelimille tallentavat projektinhallintasovellukset ovat varteenotettavia yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen sekä näiden kumppaneiden välisissä töissä. Niissä käyttäjätunnuksen luomiseksi ei tarvita edes kevyttä paperisotaa, sillä projektitoimijat ja sidosryhmien edustajat pystyvät ylittämään organisaatiorajat ja kirjautumaan työtiloihin omilla oppilaitostunnuksillaan Haka-luottamusverkoston kautta.

Omille palvelimille tallentavia työvälineitä

Tietoturvaa vaativiin projekteihin on tarjolla useita sovelluksia, jotka pitävät hankkeessa syntyvän bittikokoelman omana tietonaan. Varsin käyttökelpoinen on alun perin Australiassa perustetun Atlassian-yhtiön kehittämä wikijulkaisualusta Confluence, jota voidaan käyttää samaan aikaan projektin sisäisen tiedon varastona että julkisen viestinnän kanavana.  Varsinaiseen projektinhallintaan valjastetaan usein Atlassianin sisartuote Jira¹, jossa hankkeen keskeiset tehtävät jaetaan projektitoimijoiden kesken ja aikataulutetaan. Korkeakoulujen välisissä kehittämishankkeissa pystytään työskentelemään myös CSC:n tarjoaman Eduuni-kokoelman alustoilla, joihin kuuluvat wiki, Microsoftin Sharepoint² ja Jira. Kolmikon ohjelmat tallentavat tiedot omille palvelimille.  Avoimen lähdekoodin osastolla Jiran vastineisiin kuuluu muun muassa Open Project³.

Kevyisiin ja organisaation sisäisiin projekteihin sopii joissakin tapauksissa alan perinteinen työväline Excel ja siihen liitetty Gantt-kaavio, joka kuvaa työn edistymistä aikajanalla. Moodle tai jokin kaupallinen verkko-oppimisympäristö voi myös osoittautua käyttökelpoiseksi, etenkin jos projekti on kiinteä osa opintojaksoa.

Entä sitten vieras palvelin eli pilvi?

Joissakin kevyemmissä projekteissa tietosuojavaatimukset loiventuvat jonkin verran. Silloin pystytään harkinnan jälkeen käyttämään notkeaa mutta tietoturvaltaan haavoittuvaa pilveä. Pilvipalvelut tarjoavat projektitoimijoille ennen muuta helppokäyttöisen toimintaympäristön: alustoja ei tarvitse ladata omalle tietokoneelle, ja hankkeen tietoihin pääsevät käsiksi vaivattomasti verkkoselaimella tai mobiililaitteella ne, joille oikeus on suotu.

Pilvipalvelujen käyttöä rajoittavat tietosuojamääräykset. Jos projektissa käsitellään oman organisaation pilviohjeissa pilveen sopimattomaksi määritettyä materiaalia (esimerkkejä taulukossa 1), ei kyseistä aineistoa saa tallentaa pilvisovellukseen. 

Projektinhallintaan sopivista pilvipalveluista kiinnittyy huomio ennen muuta Microsoftin uuteen Teamsiin, jonka yhtiö julkisti huomattavan mediajulkisuuden saattelemana vuoden 2016 lopulla. Uutuutta voi luonnehtia hybridisovellukseksi: se toimii samaan aikaan sekä liikeyritysten sisäisenä verkkopalveluna että oppilaitoksissa yhteistoimintaympäristönä. Vaativaan projektityöhön Teams on ehkä liian hento, joten se tarvitsee avukseen Microsoftin toista tuotetta Sharepointia, jonka sisään on leivottu Team Site -toiminto projektin tehtävien jakamista ja aikataulutusta varten. Microsoftin varsinainen projektityökalu Planner on myös aktivoitu joissakin organisaatioissa.⁴

Googlella ei ole varsinaista projektinhallintaohjelmaa, ellei sellaiseksi lueta monipuolista Wrikea, jonka on vuodesta 2018 lähtien voinut integroida lisäpalveluna Googlen G Suite -sovelluskokoelmaan. Googlen oppimisympäristön kaltaista Classroom-sovellusta pystyvät riittävän luovaan mielentilaan itsensä virittäneet käyttämään kevyiden projektien hallinta-alustana. Tarkoitukseen sopii myös Google Keep, jossa varastoidaan ja järjestellään digitaalisia muistilippuja. Yhtiön tekstinkäsittelysovellus Docs istuu yhteisjulkaisun kaltaisiin pienimuotoisiin töihin, joissa raskaan sarjan projektinhallintapatteriston ajaminen näyttämölle on liioittelua.

Googlen ja Microsoftin pilvipalveluja pystytään käyttämään omilla käyttäjätunnuksilla niissä organisaatioissa, jotka ovat oppilaitoksille suunnatut sovelluspaketit mainituilta yhtiöiltä tilanneet. Kahden suuryhtiön palvelujen lisäksi tarjolla on lukuisia itsenäisiä sovelluksia, joissa käyttäjät saattavat joutua luomaan itselleen oman tunnuksen ja jotka voivat olla maksullisia. Sovellukset voivat tallentaa tiedot ohjelman tai sen käyttöoikeuden ostaneen organisaation omille palvelimille tai pilveen.

• Itsenäisiin projektinhallintaohjelmiin kuuluu muun muassa jo vuonna 2004 Chicagossa avattu Basecamp, joka on kerännyt uskollisen kannattajakunnan oppilaitosmaailmasta.
• Äskettäin Atlassianin tuoteperheeseen adoptoitu Trello hankki ensimmäiset asiakkaansa koulumaailmasta. Sittemmin sovellus on levinnyt yksinkertaisuudestaan huolimatta tai sen ansiosta liikeyrityksiin ja korkeakoulumaailmaan.
• Hyvämaineisiin välineisiin kuuluu myös Asana, jonka Facebookin ja Googlen entiset työntekijät perustivat vuonna 2008.
• Rönsyistä riisuttuihin ja oleelliseen keskittyviin projektinhallintaohjelmiin kuuluu Podio, jonka peruspaketti on käyttäjälle maksuton.
• Irlantilaisesta Teamwork-ohjelmasta ovat olleet vaikuttuneita muun muassa Notre Damen ja Floridan yliopistot, joihin sovellus on hankittu työvälineeksi.
• Aalto-yliopistossa kehitetty Agilefant nauttii suosiota eritoten tekniikan alalla.⁵

Uusi tiedonhallintamenetelmä lohkoketju (block chain) on herättänyt mielenkiintoa kansainvälisiä projekteja vetävien parissa, koska se voi ratkaista tietoturvaongelmat. Lohkoketju tarkoittaa teknologiaa, jossa toisilleen vieraat toimijat tuottavat ja ylläpitävät tietokantoja hajautetusti. Tietoturvallinen menetelmä on lähtöisin virtuaalirahan⁶ parista. Konsultit Don ja Alex Tapscott hahmottelevat Educause Review -artikkelissaan tulevaisuuden kansainvälistä korkeakouluyhteistyötä, jossa esimerkiksi opiskelijatiedot kulkevat tietoturvallisesti maasta toiseen. Oppimisteknologian asiantuntija Tom Vander Ark puolestaan ennustaa Forbes-lehdessä, tosin varauksin, että lohkoketjujen avulla pystytään luomaan Filecoinin tapaisia tietoturvallisia pilvitallennuspalveluja. On mahdollista, että nykyisenkaltaiset tietoturvaltaan ongelmalliset pilvipalvelut jäävät vain lyhyeksi välivaiheeksi.

Artikkelisarjan toisessa osassa tarkastellaan muun muassa projektiviestintään sopivia sähköisiä työkaluja. Siinä valotetaan myös joitakin hyviä käytäntöjä ja pohditaan ratkaisuja sähköisessä ympäristössä tapahtuvan projektinhallinnan yleisiin pulmiin.  

¹ Confluencesta ja Jirasta on saatavana sekä omille palvelimille tallentava että pilveen tiedot varastoiva versio.

²Eduunin Sharepoint-versio tallentaa oman konesalin puolelle.

³Open Projectista on saatavana sekä omille palvelimille että pilveen tiedot varastoiva versio.

⁴Microsoftin Office 365 Education -sovelluskokoelmaan kuuluvat Teams, Sharepoint ja Planner tallentavat tiedot pilveen. Eduunin alustapakettiin sisältyvä Sharepoint-versio taas säilöö tiedot omaan konesaliin. Ks. luku “Tiedot omalle vai vieraalle palvelimelle?”.

⁵Osa mainituista sovelluksista on poimittu lähteistä Joly, Karine, Top 5 Higher Education Web  Project Management Tools for #highered Professionals. 13.9.2013 ja Linkola, Jussi, Työkaluja projektinhallintaan ja yhteistoimintaan. Blogikirjoitus. 14.10.2016.

⁶Hajautetusti toimiva digitaalinen valuutta, jota ei hallitse pankki tai muu yksittäinen taho.

Kirjallisuutta

• Hero, Laura-Maija, Kollektiivinen kulttuuri: wiki avoimen projektihallinnon välineenä. Tuottaja 2020 -projekti. Metropolia. 2012.
• Keränen, Päivi & Åman, Milla, Wikistä voimaa projektinhallintaan. Metropolia. 11.2.2009.
• Joly, Karine, Top 5 Higher Education Web  Project Management Tools for #highered Professionals. College Web Editor. 13.9.2013.
• Linkola, Jussi, Työkaluja projektinhallintaan ja yhteistoimintaan. Blogikirjoitus. 14.10.2016.
• Lähteenmäki, Lea, Projektinhallinta. Sininen Meteoriitti.
• Projektinhallinta. Verkon uusi toimintaympäristö. 19.10.2018.

Videoita

• Edureka, Project Management Tools & Techniques. 2018.
• Edureka, Top 10 Project Management Tools. 2018.

Lisää aihepiiristä

• Digiuutiset – Digi News, Faceblog, Digi 2018

Kirjoittaja

Petri Silmälä työskentelee Metropolian tietohallintopalveluissa tiedonhallinta- ja järjestelmäpalveluiden tiimissä. Hänen toimialueeseensa kuuluu verkon uusi toimintaympäristö, joka tarkoittaa muun muassa selainpohjaisia pilvipalveluja, mobiilipalveluja  ja sosiaalista mediaa. Hän on kiinnostunut muun muassa digitaalisista tiedonhallintasovelluksista, oppimisteknologian uusista suuntauksista, tekoälyn etiikasta ja median toiminnasta sähköisessä ympäristössä.