Workflow-sovellukset keventävät tietotyötä

Internetin tietovaranto on kehittynyt yli kahdessa vuosikymmenessä runsaudensarveksi, joka tarjoaa huomattavan osan eri ammateissa tarvittavasta tiedosta. Valitettavasti informaatio on hajallaan eri sivuilla, jolloin tiedon etsimiseen, muokkaamiseen ja jakamiseen kuluu paljon työaikaa. Tutkijan, opettajan, suunnittelijan ja opiskelijan mielenrauhaa edistävät kuitenkin verkon uudet välineet ja menetelmät, joilla hajanaiset tiedonsirpaleet saadaan ohjelmoitua siirtymään itsestään paikasta toiseen.

Workflow-pioneeri IFTTT nousi tutkijoiden ja opettajien suosioon

Automaattiseen tiedonsiirtoon tai työnkulkuun (workflow) liittyvien sähköisten palvelujen liiketoimintapotentiaalin vainusivat ensimmäisten joukossa ohjelmoija Linden Tibbets ja yhtiökumppaninsa Jesse Tane. He perustivat työnkulkua automatisoivan IFTTT-ohjelman San Franciscon Market Streetillä vuonna 2010. Tiedonhallinnan väline sai nimensä toimintaperiaatetta kuvaavasta iskulauseesta ”If This, Then That” (“Jos jotain tapahtuu, niin tee sitten tämä”). Selaimella tai mobiililaitteella toimiva sovellus hyödyntää avoimia ohjelmointirajapintoja (API), joiden kautta eri verkkopalvelut keskustelevat keskenään.

IFTTT:n menestystä selittää osittain välineen toimintalogiikka, joka on suunniteltu helpoksi – tietoturvan näkökulmasta ajoittain kenties liiankin suoraviivaiseksi. IFTTT toimii hieman samalla tavalla kuin esimerkiksi automaattipesukoneen pesuohjelma: käyttäjä valitsee napinpainalluksella sovelman (applet), joka määrää, mitä tiedolla tehdään. Valmiita appletteja pystyy poimimaan yli kolmentuhannen artikkelin valikoimasta ja niitä kykenee suunnittelemaan itse. Sovelmavalikoima on myös laajentunut viime vuosina. Alkuperäisten toimintojen lisäksi ohjelmalla pystyy muun muassa säätämään kotinsa lämmitystä, tilastoimaan jääkaapin ovenavauksia tai lataamaan kännykän automaattisesti työpäivän päätyttyä. Nämä ovat tulosta yhteistystä niin sanotun älykodin palveluja tuottavien yhtiöiden kanssa.

IFTTT:hen asetettuja sovelmia ovat esimerkiksi:

• “Lähetä sähköpostiini tieto oman ammattialani uudesta artikkelista, joka on ilmestynyt valitsemassani julkaisussa.
• “Lisää kiinnostava kirjauutuus Googlen taulukkolaskentaohjelmaan.”
• “Lähetä Twitter-tililläni julkaisemani viesti samaan aikaan myös Facebook-sivulleni, jos siinä on tietty aihetunniste.”
• “Tallenna Gmailissa lähetetty liitetiedosto Dropboxiin.”
• “Lähetä sääennuste päivittäin Skype-tililleni.”

Totuttuun tapaan IFTTT:lle ilmestyi pian kilpailijoita. Niistä ehkä eniten esikuvaansa muistuttaa Missourin osavaltion start-up-projektista jalostumaan lähtenyt Zapier, joka avattiin vuonna 2011. Automate-sovellus taas näki päivänvalon Intiassa vuonna 2015. Se on suunniteltu liikeyritysten tarpeisiin, kun taas IFTTT:lle ja Zapierille kelpaavat etenkin yksityishenkilöiden markkinat.

Microsoftin Flow lipuu vanaveteen

Microsoftin pääkonttorissa virisi kiinnostus alaa kohtaan muutama vuosi IFTTT:n perustamisen jälkeen. Tietotekniikan suuryhtiö julkaisi marraskuun alussa 2016 Flow’n, jonka sisään on leivottu IFTTT:stä tuttu toimintalogiikka: sovellukseen asetetaan käskyjä eli malleja (template), jotka määräävät, mitä järjestelmä tiedolla tekee. Templaatit ovat samantyyppisiä kuin IFTTT:n sovelmat.

Niitä ovat esimerkiksi:

• “Tallenna sähköpostiviestieni liitetiedostot Sharepoint-tiedostokirjastoon.”
• “Siirrä Onedrive-tiedostot Google Driveen.”
• “Lähetä viesti valitulle kohteelle Teamsiin.”

Flow’n suunnittelussa on otettu huomioon myös opetusalan tarpeita. Välineeseen pystyy istuttamaan esimerkiksi templaatin, joka ohjaa Office-paketin sovelluksiin tallennettuja opiskelijatöitä yhteen tiettyyn kansioon.

Kriitikot toivottivat Flow’n tervetulleeksi heti ohjelman tultua julki. Esimerkiksi Digital Trends -julkaisun blogisti Dan Isacsson ennusti ohjelman tarjoavan “valtavia mahdollisuuksia”. Kritiikkiä uutuus sai vähäisestä yhteistyöstä kolmansien osapuolien tuottamien sovellusten kanssa. Niitä oli aluksi vain 58, kun esimerkiksi IFTTT pystyi tarjoamaan yli viisinkertaisen ylivoiman.

IFTTT ja muut itsenäiset yhtiöt ovat vaihtelevalla menestyksellä pystyneet sinnittelemään suuryritysten rinnalla. Pienten toimijoiden kilpailuedellytyksiä saattaa murentaa se, että Microsoftin kaltaiset yhtiöt pystyvät integroimaan tiedonhallintaohjelman tueksi suuren tuoteperheen muita sovelluksia. Niinpä Flow’kin on suunniteltu toimimaan osana Microsoftin Office-kokonaisutta, jolloin käyttäjälle avautuu tilaa luoville ratkaisuille. Pidemmälle ehtineet voivat kokeilla, saisiko esimerkiksi Flow’n, Teamsin ja Onenote Class Notebookin muodostamasta kolmiliitosta aikaan digitaalisen oppimisympäristön.

Microsoftin ansaintamallin vuoksi Flow on ehkä hieman hankalakäyttöisempi kuin itsenäiset kilpailijansa. Education-pakettiin sisältyvän Flow’n perusversiolla pystyy teettämään korkeintaan 2000 siirtoa 30 päivässä. Tiiviimpää tietotyötä varten on lunastettava ominaisuuksiltaan runsaampi maksullinen painos. IFTTT puolestaan on käyttäjälleen maksuton, joskin pilvipalvelujen yleiset tietoturvaohjeet pätevät siihenkin.

Flow ja IFTTT oppilaitoksissa

Flow rantautui oppilaitoksiin varsinaisesti kesällä 2017, jolloin Microsoft liitti sen Office 365 Education -sovelluskokoelmaansa. Flow’lla pystyvät työskentelemään omilla oppilaitostunnuksillaan henkilökunnan jäsenet, opiskelijat tai kummatkin käyttäjäryhmät niissä organisaatioissa, jotka ovat Education-paketin tilanneet.

IFTTT taas kuuluu tietojärjestelmiin, jotka toimivat täysin oppilaitosten ulkopuolella. Eri yliopistoilla, ammattikorkeakouluilla ja kouluilla on omat sääntönsä, miten niitä käytetään oppilaitoksen toiminnassa. Yleensä käyttäjä luo niihin tunnuksensa itse ja vastaa itse tietoturvasta.

IFTTT ja Flow on julkaistu verkkoselaimella käytettävänä työpöytäversiona sekä iOS- ja Android-mobiilisovelluksina. Flow toimii myös Microsoftin mobiilisovelluksella.

Kirjallisuutta – Literature

• Connect and Automate Your Digital Classroom Using IFTTT (EN, 2018)
• If IFTTT Can’t, Then Microsoft Flow Can (EN, 2017) 

Videoita – Videos

• Microsoft Flow video channel on Youtube (EN, official)
• IFTTT – Beginner’s Guide (EN, 2017)

Lisää aihepiiristä – More about the subject

• Googlen ja Microsoftin pilvipalvelut Metropoliassa (FI)
• Cloud applications of Google and Microsoft used in Metropolia (EN)
• Verkon uusi toimintaympäristö – New Online Tools (FI & EN)
• Digiuutiset – Digi News (FI & EN), Faceblog (FI), Digi 2017 (FI)

Kirjoittaja:

Petri Silmälä työskentelee Metropolian tietohallintopalveluissa tiedonhallinta- ja järjestelmäpalveluiden tiimissä. Hänen toimialueeseensa kuuluu verkon uusi toimintaympäristö, joka tarkoittaa muun muassa selainpohjaisia pilvipalveluja, mobiilipalveluja  ja sosiaalista mediaa. Hän on kiinnostunut muun muassa digitaalisista tiedonhallintasovelluksista, oppimisteknologian uusista suuntauksista, tekoälyn etiikasta ja median toiminnasta sähköisessä ympäristössä.