Näin teet saavutettavan PDF-tiedoston helposti Wordilla

EU:n saavutettavuusdirektiivi ja verkossa olevien palveluiden saavutettavuutta säätelevä Laki digitaalisten palveluiden tarjoamisesta, tuttavallisemmin digipalvelulaki, on ehkä monelle jo tuttu. Mihin kaikkeen se vaikuttaa ja miten saavutettavuutta voi käytännössä toteuttaa digitaalisissa ympäristöissä on meille useimmille kuitenkin vielä oppimisen paikka. Laki koskee viranomaisia, julkisoikeudellisia laitoksia sekä julkisrahoitteisia organisaatioita ja hankkeita – myös korkeakouluja – ja se velvoittaa toteuttamaan verkkosivustot ja niillä olevat kaikentyyppiset sisällöt sekä mobiilisovellukset saavutettavasti. Suurin osa säädöksistä astuu voimaan 23.9.2020 mennessä. Viimeistään nyt on siis aika herätä siihen, mistä tässä kaikessa on kyse ja miten itse voi toteuttaa saavutettavia verkkosisältöjä työarjessa.

Digipalvelulaki säätelee lähinnä teknistä saavutettavuutta, jolla varmistetaan, että palvelu on sellaisten henkilöiden käytettävissä, jotka hyödyntävät erilaisia apuvälineitä, esimerkiksi ruudunlukijoita (Aluehallintovirasto; Celia). Se palvelee etenkin vähemmistöihin kuuluvia, mutta myös henkilöitä, joilla on väliaikaisia tai pysyviä rajoitteita, jotka eivät hyödynnä apuvälineitä. Saavutettavuus on teknisen toteutuksen lisäksi tietenkin paljon muutakin. Tärkeitä ovat esimerkiksi selkeä rakenne sekä helppo ja ymmärrettävä kieli. Tässä kirjoituksessa haluan kuitenkin osoittaa, että saavutettavien tiedostojen tekninen toteutus voi olla helppoa ja se on meidän kaikkien opittavissa. Aluksi se on varmasti hitaampaa, mutta ajan myötä sekin muuttuu uudeksi normaaliksi.

Millainen on saavutettava PDF-tiedosto?

Saavutettavan kirjallisuuden ja julkaisemisen asiantuntijaorganisaatio Celia on koonnut ohjeita Saavutettavasti.fi-sivustolle. Ohjeiden mukaan saavutettavassa PDF-tiedostossa on ainakin seuraavat ominaisuudet:

• Se on koodattu PDF eli rakenteet kuten otsikot, kappaleet, listat, taulukot ym. on merkitty tunnisteilla.
• Dokumentissa on kirjanmerkit.
• Sisällön lukujärjestys on määritelty.
• Kuvilla on tekstivastineet eli kuvien olennainen sisältö on selostettu ns. alt-tekstinä.
• Dokumentin pääkieli on määritetty.
• Dokumentin ominaisuuksissa on määritelty dokumentin otsikko.
• Dokumentissa on käytetty helposti luettavaa fonttia.
• Tekstin ja taustan välillä on riittävä sävykontrasti.
• Dokumentin lomakekentät on merkattu tunnisteiden avulla, kentissä on vihjeteksti ja kentistä toiseen pystyy siirtymään ilman hiirtä. (Saavutettavasti.fi a)

Nämä asiat yhdessä auttavat erilaisia apuvälineitä käyttäviä henkilöitä navigoimaan dokumentissa, lukemaan ja sisäistämään tietoa sekä löytämään tarvitsemansa tiedon. Myös henkilöt, joilla on väliaikaisia rajoitteita hyötyvät näistä. Väliaikainen rajoite voi olla vaikkapa väsyneet silmät pitkän työpäivän päätteeksi.

Helposti ja nopeasti: tee näin

Helpointa on lähteä toteuttamaan saavutettavia tiedostoja tutuilla työvälineillä. Monille meistä se on Microsoftin Office-paketti. Esimerkiksi Microsoft Wordilla onkin helppoa toteuttaa tiedostot saavutettavasti seuraamalla yhtätoista yksinkertaista periaatetta. Näytän listan lopusta löytyvällä videolla miten nämä periaatteet toteutetaan käytännössä.

Saavutettavan tiedoston saat tehtyä seuraamalla näitä periaatteita:

1. Käytä olemassa olevia tyylejä: pääotsikko on Otsikko 1, sen alaotsikot Otsikko 2. Muista käyttää otsikkotasoja oikein ja loogisesti, äläkä valitse tyyliä ulkomuodon perusteella vaikka houkutus on suuri. Otsikkotasoista muodostuvat dokumentin rakenne sekä kirjanmerkit esimerkiksi apuvälineillä navigointia varten. Leipäteksti on ‘Normaali’.
   
2. Korosta lihavoimalla tai tyylejä käyttämällä: Voit hyvin tehdä nostoja tai liittää lainauksia tekstiisi. Se rytmittää tekstiä ja tekee siitä silmäiltävää. Käytä silloin niille tarkoitettuja tyylejä. Käytä mieluummin lihavointia kuin kursivointia leipätekstin sisällä oleviin korostuksiin koska se on helppolukuisempaa.
   
3. Tee luetteloita helpottamaan lukemista: Erilaiset listat ja luettelot helpottavat lukemista ja sisällön omaksumista. Toteuta ne Wordin omalla työkalulla. Valitse numeroimaton tyyli jos listassa olevien asioiden järjestyksellä ei ole väliä. Numeroiduissa listoissa kannattaa valita arabialaiset numerot roomalaisten sijaan.
   
4. Käytä taulukoita harkiten: Taulukoita voi käyttää, kun tieto on loogista esittää taulukon muodossa (esimerkiksi erilaiset tilastot). Silloin taulukko tehdään suoraan Wordissa ja sen otsikkosolut sekä sisältösolut määritellään. Älä kuitenkaan käytä taulukoita visuaalisen muotoilun välineenä! Apuvälineitä käyttävälle ne voivat olla hankalampia navigoida. Samaa visuaalista muotoilua voi toteuttaa tabs- eli sarkainnäppäimellä. 
5. Nimeä linkit kuvaavasti: Käytä selkeitä ja kuvaavia linkkitekstejä, kun lisäät asiakirjaan linkkejä. Vältä www-osoitteita. Apuvälineitä käyttävät voivat esimerkiksi navigoida dokumentissa siirtymällä suoraan linkkien välillä. Siksi tämä on erityisen tärkeää saavutettavuusnäkökulmasta. Ohjeita linkkitekstien muotoiluun saavutettavasti.fi-sivustolla.
6. Asettele kuvat oikein ja anna niille tekstivastineet: Jotta ruudunlukija tunnistaa kuvan sen tulisi olla tekstin tasossa (englanniksi: In line with text). Tekstivastineet, eli alt-tekstit, lisätään jokaiselle kuvalle erikseen. Vinkkejä hyvän tekstivastineen kirjoittamiseen löytyy esimerkiksi Humanistisen ammattikorkeakoulun blogista.
   
7. Varmista, että tekstin ja taustan välinen värikontrasti on tarpeeksi suuri: Varsinkin jos käytät värejä luovasti tämä on tärkeä askel. WebAIMin Contrast Checker auttaa sinua tarkistuksessa. Sinne voit syöttää sekä tekstin että taustan värikoodit ja saat tietää voiko värejä käyttää yhdessä.
8. Merkitse asiakirjan kieli: Suurin osa ruudunlukulaitteista osaa valita oikean kielen jos se on määritelty dokumentissa. Word-tiedoston kieli on usein määritelty jo valmiiksi täysin oikein. Tarkista se kuitenkin aina! Tarkista → Kieli → Valitse oikea kieli Määritä tekstintarkistuskieli -kohdasta.
9. Määrittele tiedoston ominaisuudet: Tiedoston ominaisuuksiin on syytä lisätä ainakin dokumentin nimi ja tekijät. Näitä tietoja käyttävät eri apuvälineet. Halutessasi voit lisätä myös asiasanoja. Löydät oikean paikan luomasi tiedoston Tiedosto-valikosta Tiedot-välilehden oikeasta laidasta.
10. Tarkista saavutettavuus: Wordissa itsessään on työkalu, jolla voit tarkistaa saavutettavuuden. Saavutettavuustyökalut löytyvät vähän hassulla suomenkielisellä nimityksellä ohjelmistoista: helppokäyttöisyys tai käytettävyys. Wordissa löydät ne valitsemalla luomasi Word-tiedoston Tiedosto-valikosta kohta Tiedot ja sitten kohta Tarkista ongelmien varalta. Valitse Tarkista helppokäyttöisyys.
11. Tallenna tiedosto saavutettavaksi PDF:ksi: Varmin tapa säilyttää saavutettavuuteen liittyvät asetukset, kun tiedosto muunnetaan PDF:ksi, on käyttämällä Save as Adobe PDF -toimintoa. Muitakin tapoja löytyy, mutta esimerkiksi itselläni on muita tapoja kokeillessani osa saavutettavuusasetuksista hävinneet. Paras tapa saattaa riippua esimerkiksi siitä, mikä Wordin versio sinulla on käytössä. 

(m.m. Papunet, Saavutettavasti.fi b, Webaim 2020, Ylänne 2018)

Suosittelen tarkistamaan dokumentin saavutettavuuden lopuksi Adobe Acrobatissa tai ilmaisen PAC 3 -tarkistusohjelman avulla. Siten voit varmistaa, että asetukset ovat oikein.

Yksityiskohtaisempia ohjeita saavutettavien PDF-tiedostojen tekemiseen on verkko pullollaan. Löydät ohjeita esimerkiksi jo mainitulta Saavutettavasti.fi-sivustolta tai WebAIM:lta englanniksi. Muista kuitenkin tarkistaa ja testata, että ohje soveltuu ohjelmistoversioosi.

Ulkonäöllä on väliä: toteuta oma pohja

Me kaikki tunnistamme tiedoston, joka on toteutettu Wordin perustyylillä. Siniset otsikot, leipätekstin fonttina Calibri. Usein haluamme kuitenkin, että tiedostomme ovat esimerkiksi organisaation tai vaikkapa hankkeen ilmeellä toteutettu – tai ihan oman näköisensä. 

Yksittäisten tiedostojen kohdalla voit hyvin muokata tyylejä suoraan Wordissa. Muista kuitenkin saavutettavuus myös fonttia valitessasi. Arial on turvallinen valinta, mutta myös muita fontteja voi hyvin käyttää. Webaim tarjoaa lisätietoa typografiasta saavutettavuuden näkökulmasta (englanniksi).

Jos on tarve tehdä useita tiedostoja samalla tyylillä, kannattaa joko itse tehdä tai tilata ulkopuoliselta tekijältä valmis Word-pohja. Tällaista valmistelemme esimerkiksi Metropolian julkaisutoiminnassa avoimia aineistoja kuvaavien data-artikkelien julkaisemista varten. Myös korkeakoulujen opinnäytetyöpohjat on syytä päivittää saavutettaviksi elleivät ne jo sitä ole, sillä ammattikorkeakoulut vastaavat siitä, että opinnäytetyöt julkaistaan Theseuksessa saavutettavina 23.9.2020 alkaen (Tolonen, Nyqvist, Marjamaa 2020). Jos tilaat Word-pohjan ulkopuoliselta tekijältä, muista jo tarjouspyyntövaiheessa mainita muiden toiveiden lisäksi, että pohjan tulee huomioida saavutettavuus.

Digipalvelulaki säätelee ensisijaisesti vapaasti verkossa saatavilla olevia digitaalisia sisältöjä ja sen mukaan koulutuksessa voidaan käyttää tilapäisesti ja rajatussa ryhmässä opetuksen yhteydessä tuotettuja opetussisältöjä, jotka eivät ole saavutettavuusvaatimusten mukaisia. Meidän on kuitenkin hyvä muistaa, että korkeakouluyhteisömme on monimuotoinen. Meillä on todennäköisesti sekä opiskelijoita että kollegoita, joilla on erilaisia pysyviä tai väliaikaisia rajoitteita ja jotka hyötyisivät saavutettavasti toteutetusta digitaalisesta sisällöstä. Tällaiset rajoitukset eivät aina ole havaittavissa. Kaikenlaisten ihmisten yhtäläiset osallistumismahdollisuudet on tärkeä asia, johon lakikin velvoittaa. Pala kerrallaan voimme oppia ja tuoda oppimamme osaksi jokapäiväistä työtämme.

Lähteet

• Aluehallintovirasto. Tietoa WCAG-ohjeistuksesta. Luettu 6.7.2020.
• Celia. Saavutettavuus. Luettu 21.8.2020.
• Saavutettavasti.fi a. Pdf. Luettu 21.8.2020
• Saavutettavasti.fi b. Word. Luettu 8.7.2020
• Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta 2019/306
• Papunet. Varmista, että sisällölle on määritelty kieli. Luettu 25.8.2020
• Tolonen, Nyqvist, Marjamaa 2020. Theseuksen saavutettavuus ja PAS: Ammattikorkeakouluille vastuu saavutettavuuden ohjauksesta. 13.6.2020. Kreodi. Luettu 9.7.2020.
• Webaim. Fonts. Luettu 9.7.2020
• Webaim. PDF Accessibility. Converting Documents to PDFs. Luettu 9.7.2020
• Ylänne, Kirsi 2018. Tee Word-dokumenteista saavutettavia. (Word) Luettu 25.8.2020

Itseopiskelua verkossa

eOppivan Saavutettavuus ja digipalvelulain vaatimukset -kurssilla opit noin 40 minuutissa mitä verkkosaavutettavuus on, mitkä asiat sitä säätelevät ja keitä se koskee.

eOppivan Saavutettavat asiakirjat verkossa -kurssilla Celian asiantuntijat opastavat saavutettavien asiakirjojen tekemiseen (Word, PowerPoint, Excel, PDF). Kurssin suorittaminen kestää noin 1-2 tuntia.

Videoita, ohjeita ja muita materiaaleja digipalvelulakia valvovan Aluehallintoviraston ylläpitämällä saavutettavuusvaatimukset.fi-sivustolla.

Introduction to Web Accessibility, edX. Neljän viikon mittainen itsenäistä opiskelua sisältävä verkkokurssi englanniksi. Kurssi on suunnattu verkkosisältöjen kehittäjille, suunnittelijoille sekä sisällön tuottajille, ja opettajina toimivat W3C (World Wide Web Consortiumin) asiantuntijat.