Mistä tunnistaa organisaation toimintakulttuurin? Miten uudistaa vakiintuneita käytäntöjä? Nämä kysymykset nousivat esiin Systeeminen johtajuus toimintakulttuurin uudistamisessa -rehtorivalmennuksessa vuonna 2021. Koulutus oli Metropolia Ammattikorkeakoulun ja Tampereen ammattikorkeakoulun yhdessä järjestämää täydennyskoulutusta toisen ja perusasteen rehtoreille.
Toimintakulttuuri on strategian ohella ylimmän johdon agendalla päivittäin. Organisaation tuloksellisuuden ja uudistamisen näkökulmasta ne ovat asioita, joita ei voi ohittaa. Toimintakulttuurin ohjausvaikutus voi olla suurempi kuin strategian ja tähän liittyy sanonta culture eats strategy for breakfast, eli kulttuuri syö strategian aamupalaksi. Sen vuoksi toimintakulttuurin ymmärtäminen johtamistyössä on noussut yhä tärkeämmäksi. (Groysberg et al. 2018).
Toimintakulttuuri rakentuu monella eri tasolla. Scheinin (1987) mukaan se rakentuu seuraavista osa-alueista:
- Artefaktit ovat kulttuurin näkyviä osia, joihin kuuluvat mm. organisaatiorakenne, strategia, tapa toimia, rakennukset ja logot.
- Arvot ovat asioita, joita organisaatiossa tavoitellaan ja jotka ohjaavat toimintaa.
- Perusoletukset ovat syvätason uskomuksia, ajattelutapoja ja toimintamalleja, joista on tullut organisaation arkipäivää. Nämä ovat myös usein tiedostamattomia organisaation toimintaa ohjaavia tekijöitä, joita on välillä vaikea tunnistaa.
Organisaatiokulttuureita voidaan myös jäsentää eri ryhmiin. Quinn & McGrath (1985) mukaan konsensuskulttuurissa on keskeistä demokraattinen päätöksenteko ja keskustelu, hierarkkisessa kulttuurissa selkeät rakenteet, koordinointi ja valvonta, rationaalisessa kulttuurissa tehokkuuden ja suoritusten maksimointi ja kehittämiskulttuurissa oppiminen ja jatkuva kehittyminen.
Jatkuvasti uudistuvassa organisaatiossa painottuu oppivan organisaation toimintamalli. Sengen (1990) mukaan siihen liittyy viisi keskeistä teemaa. Henkilökohtainen mestaruus liittyy yksilöiden oppimiseen ja yhteiset ajattelumallit ovat jaettuja käsityksiä organisaation toiminnasta. Jaettu visio on jatkuva prosessi, jossa keskustellaan organisaation tulevaisuudesta ja tiimioppiminen rakentaa toimintaa, jossa tiimin jäsenet täydentävät toistensa osaamista. Viides asia on kyky systeemiajatteluun, jossa syy-seuraussuhteiden lisäksi kyetään tarkastelemaan asioiden keskinäisiä vaikutussuhteita.
Oppilaitoskulttuurin jännitteet
Toimintakulttuurin ymmärtäminen edellyttää pysähtymistä sen äärelle, miten tunnistaa omalle organisaatiolle tyypilliset toiminta- ja ajattelutavat. Kouluissa ja oppilaitoksissa keskustellaan mm. siitä miten autonominen tai yhteisöllinen kulttuurin pitäisi olla. Usein painotetaan voimakkaasti jompaa kumpaa vaihtoehtoa sen mukaan mitä johto pitää tärkeänä. Keskeinen kysymys voisi kuitenkin olla se, minkälainen kulttuuri tukee parhaiten työyhteisön jäsenten tuloksellista työtä.
Tähän voi löytää lisää ajattelun aineksia esimerkiksi Kimmo Mäen (2012) väitöskirjasta Opetustyön ammattilaiset ja mosaiikin mestarit – Työkulttuurit ammattikorkeakouluopettajan toiminnan kontekstina. Hänen mukaansa opettajan työorientaatio selittää sitä, minkälaisessa toimintakulttuurissa kukin kykenee hyödyntämään omaa potentiaaliaan parhaiten. Joitakin opettajia innostaa yhteisöllinen, jokapäiväinen kohtaaminen kollegoiden kanssa. Opetusta suunnitellaan ja toteutetaan yhdessä ja keskeisessä roolissa on yhdessä tekeminen. Toisille opettajille puolestaan riittävä autonomia, keskittyminen opiskelijoihin ja oman substanssin kehittämiseen on edellytys huipputulosten tekemiselle. Yhteistyö kollegoiden kanssa on sekundääristä, mutta sitä tehdään, kun siihen on tarve priorisoiden olennaisiin asioihin.
Pyrkimys yhdenmukaistaa oppimisyhteisön toimintakulttuuria vain yhteen muottiin voi johtaa henkilöstön potentiaalin hyödyntämättä jättämiseen ja turhautumiseenkin. Mielestäni korona-ajan pohdinta siitä, miksi toisille etätyö ja verkkoyhteisöllisyys on parasta koko työuralla ja toisille kaipuu työyhteisön fyysiseen arkeen ainoa mahdollisuus kertoo enemmän erilaisista työorientaatioista kuin korona-ajasta sinänsä. Toimintakulttuurin syvällisellä ymmärtämisellä voidaan työtapoja kehittää huomioimalla työyhteisön moninaisuus ja henkilöstön erilaiset tarpeet.
Vuorovaikutus muokkaa toimintakulttuuria
Työyhteisön vuorovaikutus rakentuu puhumisesta ja kuuntelusta, kuullun reflektoinnista ja oman ajattelun avartamisesta. Usein yhtä tärkeää on se, mitä ei sanota kuin se mitä sanotaan. Tämä edellyttää herkkyyttä kuulla niitäkin näkökulmia, jotka ovat itselle vieraita. Erityisesti johtamistyössä kannattaa pohtia sitä, miten saada työyhteisössä esiin kaikkien näkemykset.
Ryhmäpaineen vuoksi haluamme usein myötäillä niitä näkemyksiä, joita työyhteisössä pidetään hyväksyttävinä. Erilaisten mielipiteiden esittäminen voidaan kokea uhkana, kun parhaimmillaan juuri niissä voi piillä suurta viisautta. Kate Murphy (2020) puhuu kirjassaan Et taida kuunnella kognitiivisesta kompleksisuudesta, joka korreloi positiivisesti itsemyötätunnon ja negatiivisesti ehdottomien mielipiteiden kanssa. Silloin henkilö kuuntelee avoimesti erilaisia näkemyksiä ahdistumatta ja täten pystyy parempaan päätöksentekoon pitkällä aikajänteellä. Hänen mukaansa kuuntelutaitojen kehittäminen on työelämän supertaito, jota kannattaa kehittää.
Työyhteisön vuorovaikutuksessa kannattaa tunnistaa myös Daniel Kahnemanin (2011) esiin nostamat ajatusvääristymät. Näistä vahvistusvinouma johtaa etsimään tietoa, joka vahvistaa omia näkemyksiämme ja jättää ulkopuolelle siihen soveltumattomat näkemykset. Oppimisen paikka itse kullekin on tunnistaa oma kuplansa ja pyrkiä laajentamaan ajatteluaan systemaattisesti sen ulkopuolelle. Hyvä ajatusmalli tähän on Adam Grantin (2021) kirjassa Think again. Hänen mukaansa keskustelumoodimme voi olla
- pappi (saarnaaja-asenne),
- syyttäjä (muiden ajatusten vääräksi osoittaminen),
- poliitikko (muiden suosion tavoittelu)
- tutkija (reflektoiva asenne siitä, miksi voisin olla väärässä).
Viimeksi mainittu avaa ajatteluamme niin, että pyrimme aidosti ymmärtämään muiden näkemyksiä ja oppimaan niistä. Vuorovaikutuksen avulla voidaan vaikuttaa toimintakulttuuriin, mutta vain jos tunnistetaan oman organisaation vuorovaikutuksen laatu.
Toimintakulttuurin uudistaminen edellyttää paneutumista organisaation syvärakenteisiin
Toimintakulttuurin kehittämiseen on toistaiseksi suhteellisen vähän työkaluja. Systeeminen organisaatiokonstellaatio on yksi niistä menetelmistä, joiden avulla työyhteisöä voidaan tarkastella kokonaisuutena ja eri asioiden ja toimintojen suhteina. Menetelmä tekee näkyväksi työyhteisön dynamiikan tavalla, jota normaalisti on vaikea sanoittaa ja joka liittyy organisaation syviin perusolettamuksiin (Horn & Brick, 2005).
Vuoden kestäneessä ja kokonaan verkossa toteutetussa rehtorivalmennuksessa hyödynsimme tätä menetelmää. Sen lisäksi koulutuksessa vuorottelivat asiantuntija-alustukset, ryhmäkeskustelut, vertaisoppimisryhmät ja kirjallisuuspiirit. Koulujen toimintakulttuurin uudistamiseen liittyviä, systeemisesti tarkasteltuja teemoja olivat esimerkiksi kysymykset
- Mitkä asiat edistävät ja estävät koulun uudistumista?
- Mitkä tekijät vaikuttavat hyvän työyhteisön rakentamiseen oppilaitoksessa?
- Mikä merkitys yhteisöllisyydellä on eri opettajaheimoille?
- Mitkä asiat ohjaavat opettajien työtä? Mitkä asiat ohjaavat rehtorien työtä?
Systeeminen tarkastelu auttaa ymmärtämään niitä asioita, joita on vaikea muuten sanoittaa työyhteisössä ja joiden väliset suhteet tekevät asioista kompleksisia eli toisiinsa kytkeytyviä.
Työyhteisön systeemistä tarkastelua Systemic VR-alustan avulla. Kuva: Helena Kuusisto-Ek
Systeeminen organisaatiokonstellaatio toteutetaan neljän eri vaiheen avulla:
- Määritellään tarkasteltava kysymys, johon haetaan uusia näkökulmia (esim. mikä ohjaa opettajien työtä?)
- Valitaan 4–6 asiaa, jotka vaikuttavat valittuun teemaan (esim. yhteisöllisyys, autonomia, arvot, strategia, opiskelijoiden oppiminen, oman asiantuntijuuden kehittäminen).
- Tehdään noin 1–2 tuntia kestävä konstellaatio koulutetun systeemiasiantuntijan kanssa. Pyritään havainnoimaan ja ymmärtämään eri asioiden vaikutusta toisiinsa hyödyntäen rationaalista ja intuitiivista ajattelua.
- Pidetään yhteinen reflektio siitä, mitä on havaittu, mikä on uutta ja yllättävää, mikä ärsyttää, mikä jää pohdituttamaan. Ryhmälle syntyy yhteinen ymmärrys valitusta teemasta.
Organisaatiokonstellaation avulla voidaan päästä käsiksi sellaisiin toimintakulttuurin teemoihin, joita muuten on vaikea sanoittaa. Scholtens et al. (2021) mukaan siihen osallistuvat henkilöt alkavat uudella tavalla ymmärtää tarkasteltua teemaa ja vaikutus omaan ajatteluun on usein pitkävaikutteinen. Menetelmä soveltuu erityisen hyvin toimintakulttuurin uudistamiseen, muutosjohtamiseen ja haasteellisten työyhteisötilanteiden käsittelyyn.
Pitkäkestoinen valmennuksemme antoi mahdollisuuden pohtia syvällisesti koulujen ja oppilaitosten toimintakulttuuria ja sen kehittämistä.
Kirjoittaja
Helena Kuusisto-Ek työskentelee Metropoliassa liiketalouden alalla opetus- ja kehittämistehtävissä ja tekee parhaillaan väitöskirjaa korkeakoulujen strategisesta johtamisesta. Hän on toiminut pitkään sekä johtamistyössä että työyhteisöjen ja johtamisen kehittäjänä. Hänen osaamisalueitaan ovat erityisesti strateginen johtaminen, muutosjohtaminen ja työyhteisödynamiikka. Viime vuosina hän on kouluttautunut organisaation systeemiseen työskentelyyn ja hyödyntää sitä johtamisvalmennuksissaan.
Systeeminen johtaminen toimintakulttuurin uudistamisessa oli Opetushallituksen rahoittama hanke, joka toteutettiin yhteistyössä Metropolia Ammattikorkeakoulun ja Tampereen ammattikorkeakoulun kanssa. Systeemisen työskentelyn asiantuntijoina toimivat lisäksi Barbara Malmström NovaSpectra Ab:sta ja professori Georg Muller-Christ Bremenin yliopistosta. Uusia näkemyksiä ja työkaluja koulujen johtamiseen -valmennuksesta Tampereen yliopiston verkkosivuilla.
Lähteet
- Horn, K. P. & Brick, R. (2005) Invisible Dynamics: System Constellations in Organisations and Business, Phoenix, AZ: Zeig, Tucker & Theisen.
- Grant, A. (2021) Think again. The Power of Knowing What You Don’t Know. Penguin Random House.UK.
- Groysberg ,B. Lee,J., Price, J.,Cheng, J.Y. ( 2018). The Leader’s Guide to Corporate Culture How to manage the eight critical elements of organizational life. Harvard Business Review.
- Kahneman, D. (2011). Thinking, fast and slow. London: Penguin Books.
- Mäki, K. (2012). Opetustyön ammattilaiset ja mosaiikin mestarit. Työkulttuurit ammattikorkeakouluopettajan toiminnan kontekstina.(JYX-julkaisuarkisto)
- Quinn, R. E. & McGrath, M.R. (1985). The transformation of organizational cultures: A competing values perspective. Teoksessa Frost et al., Organizational Culture, 315-334. Sage Publications, Thousands Oaks.
- Schein, E. H. (1987). Organizational Culture and Leadership. Jossey- Bass, San Francisco.
- Scholtens, S. Petroll, C., Carlos Rivas, C., Joke Fleer, J., Thege, B.K. (2021) Systemic constellations applied in organisations: a systematic review, Gruppe-Interaktion-Organization, Springer.
- Senge, P.M. (1990). The Fifth Discipline. The Art and Practise of the Learning Organisation. Doubleday/Currency. New York.
Ei kommentteja