Arvot luovat perustan arjen työlle ja tekemiselle. Opintojaksoille, kohtaamisille opiskelijoiden kanssa, kaikenlaiselle korkeakoulutyön arjelle. Kun arvoja lähdetään uudistamaan, tarvitaan mukaan mahdollisimman monen yhteisön jäsenen näkökulma.
Tässä postauksessa reflektoin Metropolia Ammattikorkeakoulussa vuoden 2022 aikana tehtyä arvotyötä. Matkan varrella opitusta on toivottavasti apua myös muille arvojen uudistamista suunnitteleville tai miksei myös kenelle tahansa, joka haluaa ottaa yhteisön jäsenet mukaan muutosmatkalle. Näkökulmana on osallistuvan työotteen organisaatiolle tarjoamat mahdollisuudet.
Osallisuus mahdollistuu hyvällä suunnittelulla
Suunnittele osallistumisen vaiheet kokonaisuutena
Pidempi projekti tarjoaa useita mahdollisuuksia osallistumiseen. Jos oman osallistumisen vaikutus kokonaisuuteen jää hahmottomaksi on vaarana potentiaalisten osallistujien väsymys ja sen myötä osallistumisinnon hiipuminen. Selkeästi suunnitellut ja kaikille viestityt osallistumisen paikat helpottavat mukaan lähtijää ja auttavat suuntaamaan kiinnostusta olennaisiin vaiheisiin prosessia.
Jo projektin alkuvaiheessa on hyvä hahmotella osallistumissuunnitelma, jolla pyritään edesauttamaan olennaisten toimijoiden mukaantuloa tarkoituksenmukaisissa kohdissa. Välillä on syytä tarjota kaikille mahdollisuus osallistumiseen, välillä teemaa voidaan työstää eteenpäin pienemmän ryhmän kesken. Työryhmän kesken hahmottelimme osallistumissuunnnitelman ensimmäisen version osana projektin kokonaiskuvaa jo alkuvaiheessa.
Tässä projektissa kolmihenkinen työryhmä kutsui tuekseen advisory boardin, joka edusti monipuolisesti yhteisön eri tahoja ja oli itsessään monimuotoinen kokoelma korkeakouluyhteisön jäseniä. Tämä ryhmä antoi suunnitelmille ja luonnosversioille palautetta, sparrasi ja oivallutti työryhmää säännöllisesti.
Suunnitelmien kierrättäminen sparraavan tahon kautta auttaa panostamaan alun suunnitteluvaiheeseen. Kaikille projektien kanssa toimineille tuttua lienee hyvän suunnittelutyön sujuvoittava vaikutus, joka edesauttaa toteutusvaiheen mutkatonta läpivientiä. Näin tässäkin projektissa.
Digialusta ohjaa isoakin joukkoa
Sähköiset alustat mahdollistavat osallistujalähtöisen työskentelyn suurellekin joukolle
Alusta asti oli selvää, että arvotyöhön kutsutaan laajasti mukaan koko korkeakouluyhteisöä. Meidän tapauksessamme osallistujajoukko oli suuri: noin 17 000 opiskelijaa ja lähes tuhat henkilöstön jäsentä. Ensimmäinen haaste oli löytää sellainen toimintatapa ja alusta, joka mahdollistaisi laajan osallistumisen.
Toiveina oli myös tehdä prosessi kaksikielisenä. Englannin lisääminen suomen rinnalle mahdollistaisi laajemman joukon osallistumisen ja lisäisi moniäänisyyttä. Rinnakkaiskielisyys valintana tarkoittaisi samalla sitä, että kaikki työvaiheet olisi tarpeen tarjota osallistuttaviksi molemmilla kielillä. Totesimme, että moniäänisyys on erityisen arvokas lisä arvoprosessiin.
Alkuvaiheessa pohdimme myös, että toivoisimme jo ensi ideoinnin vaiheessa vuorovaikutusta osallistujien välille. Näiden reunaehtojen ohjaamina päädyimme aloittamaan työskentelyn sisällöiltään jatkuvasti täydentyvällä verkkoalustalla.
Kutsuimme kaikkia korkeakouluyhteisön jäseniä kertomaan, mistä asioista he ovat Metropoliassa ylpeitä ja sen jälkeen arvioimaan omia ja toisten ehdotuksia. Tähän vaiheeseen oli mahdollista osallistua yksin tai yhdessä toisen kanssa.
Arvodialogit sisältöjen jalostajina
Laajaakin aineistoa kannattaa altistaa suuren joukon käsittelylle, jotta teemat syvenevät
Reilussa kuukaudessa työryhmällä oli käytössään noin viiden sadan osallistujan tuottama materiaali. Sisällöistä muodostui varsin luontevasti temaattisia kokonaisuuksia ja jotain oli nähtävissä jo niiden välisistä yhteyksistäkin. Tämän materiaalin pohjalta siirryttiin osallistuvan työstämisen toiseen vaiheeseen, arvodialogeihin.
Tämän vaiheen tueksi loimme keskustelurunon arvodialogeille. Jokaisen keskustelun ydin dokumentoitiin yhteiselle alustalle, jonka sisältö rikastui jokaisen dialogin myötä. Dialogit käytiin täysin itseohjautuvina yhteistä runkoa noudattaen.
Kevät oli tässä kohden jo pitkällä ja jonkin aikaa kipuilimme pohtiessamme miten puhaltaa yhteisöön intoa heittäytyä arvodialogeihin arkisen tekemisen ohessa. Tässä kohtaa osallistuvan otteen onnistuminen edellytti yhteisön jäseniltä vastuunottoa, jota iloksemme löytyi runsaasti.
Hyödynsimme osallistumisessa sekä virallisia että epävirallisia foorumeita. Kannustimme ihmisiä pysähtymään arvojen äärelle vaikkapa kahvihuoneen vakiporukalla tai opiskelun ryhmätyöporukassa. Samaan aikaan pyysimme esihenkilöitä ottamaan arvodialogit osaksi omien tiimiensä palavereja.
Ujutimme arvon yhdeksi teemaksi myös englanniksi toteutetulle projektiviikolle, joka kokoaa yhteen opiskelijoita eri tutkinto-ohjelmista. Näin veimme osallistumisen osaksi opintojakson arkea ja saimme mukaan monimuotoisen opiskelijanäkökulman.
Koimme, että erilaisten foorumeiden yhdistäminen edesauttoi monipuolisten näkemysten saamista. Kaikkiaan arvodialogeihin osallistui 522 metropolialaista.
Hämmentävän helppo viimeistelyvaihe
Viimeistelyvaiheen ei tarvitse sisältää poisvalintoja, kokonaisuus voi olla synteesi kaikista olennaisista teemoista
Osallistuvan työskentelyn jälkeen työryhmällä oli edessään toistakymmentä yhteisön keskeisiksi kokemaa teemaa. Vaikkakin teemoilla oli erilaisia painoarvoja, tuntui jonkun niistä poisvalitseminen vaikealta ja jopa väärältä – olihan käytössämme yhteisömme jaettu näkemys. Ryhmittelimme teemoja eri tavoilla ja lopulta päädyimme kokonaisuuteen, joka pitää sisällään kaikki teemat.
Kuva: Metropolian arvoperustan kiteytys.
Arvolistan sijaan lopputuloksena syntyi miltei tarinamainen kiteytys, arvoperusta. Kestävää tulevaisuutta vastuullisesti – ratkaisukeskeisesti, uudistuvalla osaamisella, inhimillisellä otteella. Avasimme jokaisen kohdan vielä laajemmaksi sanoitukseksi. Tässäkin vaiheessa pystyimme iloksemme hyödyntämään pitkälti osallistujien omia sanoituksia. Ehdotus arvoperustaksi hyväksyttiin ensin johtoryhmässä ja sen jälkeen hallituksessa lähes sellaisenaan. Sekin tukee kokemusta olennaisen tiivistymisestä arvoperustaan.
Houkuttelevuutta luodaan ilolla
Leikki ja hauskuus kutsuvat luokseen
Toivoimme syntyprosessin moniäänisyyden näkyvän myös arvojen visuaalisuudessa. Ajatus oli, että visuaalinen esitystapa stimuloisi ajattelua ja herättelisi luovuutta, toinen ääripää olisi voinut olla asiapitoinen listamuoto. Lopulliseen ilmeeseen päätyi mukaan leikkisiä ja jopa hullutteleviakin elementtejä, joita kukin saa tulkita omalla tavallaan.
Kuva: Metropolian arvojen visuaalinen ilme.
Tehty työ konkretisoituu arjessa
Arvojen lanseeraukseen halusimme ehdottomasti mukaan dialogisuutta. Toimitusjohtaja-rehtorimme kertoi arvojohtamisesta yhdessä henkilöstöjohtajan kanssa käymässään vuoropuhelussa, tiedottavaa sisältöä tuettiin myös videolla. Henkilöstöä ja opiskelijoita kutsuttiin arvojen äärelle Arvoperustaetkot-tilaisuudella, jossa Zoomin kautta välitetyssä kohtaamisessa arvoista keskustelivat kätilöopiskelija, opintokuraattori, toimitusjohtaja-rehtori ja arvoprosessin vetäjä.
Arvojen näkymistä arjessa vauhditetaan arvosisältöisillä läppäritarroilla. Opiskelijoille suunnitteilla on arvosisältöinen haalarimerkki, jonka saa arvoperustaan tutustuttuaan.
Todellinen arvoperustan testaus tehdään arjessa. Osuva sanoitus ja houkutteleva visuaalisuus eivät riitä, jos arvot eivät elä arjen pulmatilanteissa. Jokainen yhteisön jäsen on keskeinen arvojen elämisessä todeksi.
Havaintoja prosessin varrelta
Päivitysprosessia reflektoidessa nousee esiin muutama huomio. Laaja osallistuminen edellyttää hyvää ennakkosuunnitelmaa ja toimivaa alustaa tuekseen. Osallistumista edesauttaa sen tekeminen mahdollisimman sujuvaksi – meidän tapauksessamme ajasta ja paikasta riippumattomaksi.
Myönteiset ensireaktiot lopputulokseen selittyvät osin sillä, että yhteisön jäsenet näkevät ja kuulevat oman panoksensa yhdistyneenä toisten antamaan panokseen. Kaksikielisenä toteutettu projekti lisäsi jo julkistusvaiheessa kokemusta tasapuolisuudesta ja koko yhteisön yhteisistä arvoista.
Kriittisiä ääniä kuultiin tämän prosessin aikana vain muutama. Niissäkin huoli liittyi arvoperustan käyttötarkoitukseen ja lieveni ainakin osin viestillä siitä, että seuraavana askeleena luodaan Metropolialle sen ensimmäinen eettinen toimintaohjeisto arjen tekemisen tueksi.
Osallistuva ote työllistää pidemmän prosessin alkuvaiheessa, kun suuri joukko toimijoita kutsutaan mukaan. Toisaalta valinta helpottaa loppuvaihetta, kun lopputulos tuntuu osallistujista jo valmiiksi omalta ja tutulta.
Tässä vielä kootusti vinkkini osallistuvaan kehittämistyöhön:
- Suunnittele osallistumisen vaiheet kokonaisuutena
- Sähköiset alustat mahdollistavat osallistujalähtöisen työskentelyn suurellekin joukolle
- Laajaakin aineistoa kannattaa altistaa suuren joukon käsittelylle, jotta teemat syvenevät
- Viimeistelyvaiheen ei tarvitse sisältää poisvalintoja, kokonaisuus voi olla synteesi kaikista olennaisista teemoista
- Leikki ja hauskuus kutsuvat luokseen
- Tehty työ konkretisoutuu arjessa
Jokainen uudistusprosessi on omanlaisensa. Tästä prosessista päällimmäisenä jää mieleen kokemus samaan suuntaan tekemisestä ja ilo siitä, kuinka iso joukko osallistui. Ripauksen rohkeutta uudenlaisen tekemisen tavan kokeiluun vien mukanani seuraavaan prosessiin – uskallathan sinäkin tehdä samoin?
Lähdevinkkejä osallistuvaan työotteeseen ja arvotyöhön:
Aaltonen, Tapio & Ahonen, Pirjo & Sahimaa, Jaakko 2020. Johda merkitystä. Alma talent.
Heinonen, Sirkku & Klingberg, Rea & Penttilä, Päivi 2013. Kaikkien aivot käyttöön. Alma talent.
Isaacs, William 2001. Dialogi ja yhdessä ajattelemisen taito: uraauurtava lähestyminen liike-elämän viestintään. Suomentanut Tillman Maarit. Kauppakaari.
Kantojärvi, Piritta 2012. Fasilitointi luo uutta, Menesty ryhmän vetäjänä. Alma talent.
1 Kommentti
Kiitos mielenkiintoisesta kirjoituksesta!
https://www.matchoffice.fi/