Hyviä käytänteitä projektiviestintään ja tiedonhallintaan

Projektinhallintaan sopivia sähköisiä sovelluksia käsittelevän kirjoitussarjan toisessa osassa selvitetään, millaista välineistöä on tarjolla esimerkiksi ajasta riippumattomaan yhteisölliseen työskentelyyn, paikasta riippumattomaan kokousten pitoon ja sähköiseen hankeviestintään. Samoin käsitellään joitakin projektinhallinnan hyviä käytänteitä ja pohditaan ratkaisuja muutamiin yleisiin pulmiin, joihin kuuluvat esimerkiksi käytettävien sovellusten määrä ja laatu sekä tietosuojakysymykset. Blogiartikkelin ensimmäisen osan voit lukea tästä.

Pääosa artikkelin sisällöstä perustuu Suomen korkeakoulujen ristiinopiskelujärjestelmän kehittämishankkeen tiedotuksesta kerättyihin kokemuksiin, vuosien 2017 ja 2019 välillä.

Sovelluksia paikasta riippumattomien projektikokousten pitoon

Projekti kokoontuu säännöllisesti pohtimaan vastauksia hankkeessa esiin nouseviin kysymyksiin, arvioimaan väliaikatuloksia ja suunnittelemaan tulevaa toimintaa. Hajautetussa ja organisaatiorajoja murtavassa työkulttuurissa tarvitaan etäyhteyksiä kokousten pitoon. Kokoontuminen samaan aikaan samaan fyysiseen tilaan alkaa nykyisin olla aikataulullisesti hankalaa myös organisaation sisäisissä neuvonpidoissa.

Videokonferenssivälineitä on nykyisin tarjolla runsaasti. Microsoftin Skype for Business ja sen työtä jatkava saman yhtiön Teams ovat vakiinnuttaneet asemansa monissa korkeakouluissa, kuten Metropoliassa. Myös Googlen Meetiä pystyvät käyttämään oppilaitoksen omilla tunnuksilla ne, jotka ovat yhtiön oppilaitoksille suunnatun sovelluspaketin tilanneet. Teknisesti hieman vaativampia sähköisiä suurkäräjiä varten on tarjolla Adoben Connect. Se tosin joutuu antamaan äänenlaatunsa ja mobiilisovelluksensa toimivuuden puolesta hieman tasoitusta uudelle tulokkaalle Zoomille^[1], joka on viime aikoina hienoisista tietoturvaongelmistaan huolimatta niittänyt mainetta niin oppilaitoksissa kuin liikeyrityksissä.^[2] Sen ilmaisversiolla pystyy korkeintaan 40 minuutin ajaksi kokoontumaan virtuaalisen pyöreän pöydän ääreen.

Välineistöä ja hyviä käytänteitä projektiviestintään

Monissa hankkeissa käytetään projektin sisäistä tiedotusta varten Confluencen wikijärjestelmää, joka on nopea joskin askeettinen julkaisualusta. Yleensä projektin tuloksista on tarve tiedottaa myös julkisesti. Laajalle yleisölle suunnattu viestintämateriaali kannattaa sijoittaa työajan säästämiseksi samalle wikialustalle, mikäli sivujen ulkoasua ei pidetä erityisen kriittisenä menestystekijänä. Confluence-wikissä kun pystyy määrittämään eri julkisuusasetuksia hakemistorakenteen eri tasoille, jolloin alustalle pystyy sijoittamaan samaan aikaan sekä projektin sisäistä että julkista aineistoa. Sama wikisivusto on valjastettu tehokkaasti sekä sisäiseen että ulkoiseen viestintään useissa oppilaitosten välisissä yhteisissä projekteissa, kuten Teiniminnotalkoot.

Useissa tapauksissa on tarpeellista avata projektille varsinaisesta toiminta-alustasta erillinen tiedotussivusto. Jos hanke on kiinteä osa jonkin isomman organisaation toimintaa, pystytään tiedotussivusto rakentamaan organisaation sivuston yhteyteen. Silloin voidaan käyttää samaa julkaisujärjestelmää, jolla emosivusto on koottu.

Projektille voi rakentaa myös oman sivuston. Alustaksi sopii silloin esimerkiksi WordPress.org, joka on muun muassa maailmanlaajuisen maineensa, maksuttomuutensa ja monipuolisuutensa ansiosta jo parin vuosikymmenen ajan kuulunut suosituimpiin julkaisujärjestelmiin.^[3]  Laajaa ja teknisiltä ominaisuuksiltaan runsasta WordPress-sivustoa avattaessa on projektissa hyvä varata resurssi sivuston tekniseen perustamiseen ja mahdollisesti myös konsultointiin hankkeen koko elinkaaren ajan. Hieman suoraviivaisemmin saa oman sivuston julkaistua verkossa käyttämällä Googlen vuonna 2016 perusteellisesti uudistamaa Sites-ohjelmaa, jossa tosin toiminnallisuuksia ja ilmaisumahdollisuuksia on WordPressiin verrattuna oleellisesti niukemmin.  Puutteet kompensoituvat sillä, että Sites-sivuston pystyttämisessä ei yleensä tarvita aivan yhtä pitkälle jalostunutta tietoteknistä kädentaitoa kuin WordPressin puolella. (Sitesin ja WordPressin käyttöoppaita on infosivuilla: Sites ja WordPress.)

Ajallisesti selkeiden väliaikapisteiden kautta etenevässä projektissa voidaan ulkoinen tiedotus hoitaa myös bloggaamalla, jolloin alustana pystytään käyttämään organisaation omaa blogiohjelmaa tai Googlen pilvessä toimivaa Bloggeria. WordPress.com voi myös tulla harkintaan, mikäli organisaation pilvisovellusohjeet sen sallivat. Bloggerista mahdollisesti luovuttaessa on hyväksyttävä se, että Googlen hakukone saattaa painaa kilpailijoiden alustoilla julkaistuja sisältöjä hakutuloksissa jonkin verran alaspäin.

Videokonferenssivälineitä pystyy hyödyntämään myös ulkoisessa projektiviestinnässä. Esimerkiksi hankkeen aihepiiriin liittyvä yleinen webinaari on hyvä keino kerätä yleisöä. Projektin tavoitteita palvelevat myös esimerkiksi kerran kuukaudessa verkon yli pidettävät kyselytunnit, joiden aikana hankkeen edustajat vastaavat suorassa lähetyksessä yleisön uteluihin. Osallistujien luvalla sessio tallennetaan myöhempää käyttöä varten, ja sen keskeisestä annista kirjoitetaan ytimekäs muistio hankkeen sivulle.^[4]

Sosiaalinen media sopii ylimääräiseksi tiedotuskanavaksi useissa hankkeessa. Sitä käytetään eritoten silloin, kun projekti on suhteellisen pitkä ja siinä on päätetty tiedottaa julkisuuteen myös väliaikatuloksia. Yhteisösivu yli kahden miljardin käyttäjän Facebookissa, ammatillisen verkostoitumisen välineessä Linkedinissä tai tutkimusten mukaan runsaasti liikennettä varsinaiselle verkkosivulle syöttävässä Pinterestissä voi täydentää projektin omaa WWW-sivustoa tai joissakin tapauksissa korvata sen. Mikrobloggauspalvelu Twitter tulee harkintaan, jos projekti tuottaa tasaisella syötöllä lyhyitä tiedotteita.

Etenkin pitkään kestävissä projekteissa kannattaa avata myös sähköpostilista, jonka hankkeesta kiinnostuneet tilaavat halutessaan. Listalle lähetetään samat tai lähes samat viestit kuin sosiaaliseen mediaan. Tällä kahden kärjen taktiikalla saadaan tieto kulkemaan nopeasti myös niille, jotka eivät sinänsä pätevien syiden vuoksi ole sosiaalisen median palveluihin kirjautuneet tai jotka ovat niistä itsensä vieroittaneet. Sopiviin jakelulistaohjelmiin kuuluu muun muassa avoimella lähdekoodilla toimiva Sympa. Itse tiedote sijoitetaan varsinaisen projektialustan julkisille sivuille, jolloin sosiaaliseen mediaan ja sähköpostilistalle riittää lyhyt johdanto ja tiedotteeseen vievä linkki. Yleisöä ja taustavoimia palvelee myös tiedotearkisto, joka istutetaan hankkeen julkisille sivuille ja johon projektin aikana julkaistut uutiset linkitetään esimerkiksi aikajärjestykseen.^[5]

Projekteissa kuvatut videot sijoitetaan yleensä omalle verkkosivulle, Vimeoon tai Googlen Youtubeen. Valinta Vimeon ja Youtuben välillä menee tasapainotteluksi: Vimeo tarjoaa ehkä jonkin verran Youtubea monipuolisempia toiminnallisuuksia, kun taas Youtube on näkyvyydeltään ylivoimainen.^[6]

Pulmia ratkaistavaksi

Yksi, kaksi vai kymmenen sovellusta?

Pitäisikö projektinhallinnassa käyttää yhtä vai useaa ohjelmaa? Kaikki tarvittavat toiminnot sisältävä monoliitti odottaa vielä keksijäänsä, joten vähänkin laajemmissa hankkeissa käytetään rinnan useita eri sovelluksia. Esimerkiksi blogiartikkelin ykkösosassa käsiteltyä wiki–Jira-tutkaparia tukemaan voidaan avata keskustelualusta, kuten Microsoftin Teams. Se dokumentoi projektikokousta kevyemmän sisäisen ajatustenvaihdon. Projektinhallinnan välineistö koostuu usein eri yhtiöiden sovelluksista, jolloin tiettyä osatehtävää hoitaa paras mahdollinen ohjelma. Projektipäälliköt tosin joutuvat joissakin tapauksissa laskemaan, tuoko risteily eri yhtiöiden tuotteiden välillä lisäarvoa siihen verrattuna, että pysytään koko ajan yhden, esimerkiksi Microsoftin tuoteperheen huomassa. Ostosten keskittämisestä koituvat edut kuten nopeat siirtymiset sovelluksesta toiseen voivat joissakin tapauksissa nollata eri yhtiöiden parhaista ohjelmista kootun Dream Teamin edut.

Sovellusten käyttötaidot saattavat vaihdella hanketoimijoiden kesken. Silloin projektipäällikön on punnittava, kuinka paljon aikaa voidaan allokoida jonkin eksoottisemman ohjelman käytön opetteluun. Joskus voi olla järkevää valita hieman primitiivisempikin välineistö, jota kuitenkin kaikki hankkeessa mukana olevat käyttävät tehokkaalla rutiinilla. Silloin työssä pystytään rientämään suoraan itse substanssin pariin.

Tietosuoja – kriittinen välineistön valintakriteeri

Joskus projektitoiminnassa joudutaan tasapainottelemaan omalle palvelimelle tallentamisen ja pilven välillä. Sellaisia tapauksia ovat esimerkiksi ne kansainväliset projektit, joissa pilven avulla kykenisi ylittämään joustavasti organisaatiorajat, mutta joissa kuitenkin käsitellään pilveen sopimatonta tietoa.  Silloin on harkittava datan hajauttamista: tietosuojamielessä vähemmän kriittinen tieto pilveen ja sensitiivinen aineisto omalle palvelimelle, johon tiedosta kiinnostuneiden kutsumattomien vieraiden tiirikka puree huonommin.  Eri sovellusten välillä liikkuminen tosin alentaa kokonaisuuden käytettävyyttä.

Erityinen ongelma on edessä silloin, kun niin sanotut järkisyyt puoltavat pilven käyttöä, mutta kaikki projektiryhmän jäsenet eivät sinänsä legitiimein perustein pidä mielekkäänä turvautua ulkopuolisiin palveluntarjoajiin kuten Google tai Microsoft. Projektitoimijoita ei voi lähtökohtaisesti painostaa kirjautumaan pilvipalveluun. Tosin eri organisaatioilla voi olla asiasta erilaisia linjauksia. Jos kaikkia tyydyttävää ratkaisua ei saada aikaan, on käytettävä sovelluksia, jotka tallentavat tiedot organisaation omaan datakeskukseen. Ongelma saattaa ainakin osittain ratketa lähiaikoina, sillä sekä Google että Microsoft ovat vuoden 2018 aikana kokeilleet uusia menetelmiä, joilla yhtiöiden sovelluksiin pystyy liittymään ilman että niiltä hankkii tunnuksen.

Hankkeissa käytettävien sovellusten valikoimaa ohentaa toukokuussa 2018 voimaan astunut Euroopan Unionin tietosuojadirektiivi, joka määrää organisaatioiden yleisen tietosuojakäytännön. Asetuksen nojalla on projektipäälliköiden tyhjättävä työkalusalkkunsa tietosuojavaatimuksia täyttämättömistä sovelluksista. Tietosuojadirektiivi vaikuttaa kaksiteräisen miekan tavoin: se kaventaa jonkin verran hanketoimijoiden vapautta valita käyttöönsä tietojärjestelmiä mutta toisaalta tehostaa organisaation Helpdeskin työtä, koska käyttäjätuki pystytään keskittämään aikaisempaa pienemmälle määrälle projektinhallintasovelluksia. Ennen kaikkea asetus pyrkii lisäämään yksilönsuojaa digitalisoituvassa maailmassa, jossa teknologia kulkee lainsäädännön edellä.

Lähteet

^[1] Perera, Jasmin & Lähteenmäki, Salla. Verkkokokousjärjestelmien, Adobe Connect ja Zoom vertailu — Case Laurea-ammattikorkeakoulun DigiTeam. Opinnäytetyö Laurea-ammattikorkeakoulussa, 2018.

^[2] Zoomilla on neljä neljä miljoonaa käyttäjää 750 000 organisaatiossa (tilanne kesällä 2019). Lehtiniitty, Markus. Apple julkaisi taustalla tapahtuvan Mac-päivityksen – poistaa yritysvideopuhelusovellus Zoomin luoman haavoittuvuuden. Mobiili.fi, 11.7.2019.

^[3] Thomas, Machielle. 8 Benefits of Using Worpress. Bluehost, 27.6.2018.

^[4] Ks. esim. Ristiinopiskelun kehittämishankkeen kyselytunnin raportti, 1.4.2019.

^[5] Esim. Ristiinopiskelun kehittämishankkeen tapahtumakalenteri ja viestintärkisto.

^[6] Youtubessa avataan katsottavaksi miljoona videota 22 sekunnissa. Every Second.

Kirjallisuutta

Hero, Laura-Maija. Kollektiivinen kulttuuri: wiki avoimen projektihallinnon välineenä. Tuottaja 2020 -projekti. Metropolia, 2012.

Keränen, Päivi & Laasonen, Milla. Wikistä voimaa projektinhallintaan. Metropolia, 11.2.2009.

Laasonen, Milla. Ahdistaako avoimuus? : wikin käyttö tutkimus- ja kehittämishankkeen viestinnässä. Opinnäytetyö. Metropolia, 2010.

Lähteenmäki, Lea. Projektinhallinta. Sininen Meteoriitti.

Projektinhallinta. Verkon uusi toimintaympäristö, 19.10.2018.

Simsiö, Mira. Hankkeen sisäisen viestinnän onnistumisen salaisuus voi piileskellä asenteessa – palvelualttius on valttia. Blogikirjoitus, 12.9.2018.

WordPress.org vs. Google Sites. Verkon uusi toimintaympäristö, 14.8.2019.

Lisää aihepiiristä

• Digiuutiset – Digi News
• Faceblog
• Digi 2018

Kirjoittaja
Petri Silmälä työskentelee Metropolian tietohallintopalveluissa tiedonhallinta- ja järjestelmäpalveluiden tiimissä. Hänen toimialueeseensa kuuluu verkon uusi toimintaympäristö, joka tarkoittaa muun muassa selainpohjaisia pilvipalveluja, mobiilipalveluja ja sosiaalista mediaa. Hän on kiinnostunut muun muassa digitaalisista tiedonhallintasovelluksista, oppimisteknologian uusista suuntauksista, tekoälyn etiikasta ja median toiminnasta sähköisessä ympäristössä. Hän on myös toiminut Suomen korkeakoulujen välisen Ristiinopiskelun kehittämishankkeen tiedottajana vuodesta 2017.

Internetin runsaudensarvesta riittää lähes loputtomasti ammennettavaa tietotyön tekijöille. Monesti tieto on kuitenkin hajallaan vailla loogista tai muuten hahmoteltavissa olevaa järjestystä. Uusien tai päivitettyjen sisältöjen tehokas jäljittäminen vaatii myös omat menetelmänsä. Samoin tiedon laadun ja oikeellisuuden varmistamiseen tarvitaan keinoja.  Käyn seuraavassa läpi kuusi opettajille, tutkijoille, opiskelijoille ja muille tietointensiivisen työn tekijöille sopivaa tiedonhallinnan menetelmää, joilla verkon tietomassaa pystytään seuraamaan, seulomaan, tallentamaan, arvioimaan ja ohjaamaan entistä menestyksellisemmin.

 

1. Kirjanmerkkien tallennus selaimeen—helppo, perinteinen menetelmä

Verkkoselaimen kirjanmerkkitoiminto kuuluu vanhimpiin ja yksinkertaisimpiin Internetin tiedonhallinnan apuvälineisiin. Se on kuulunut selainten vakiovarusteisiin jo siitä lähtien, kun ensimmäinen nykymuotoinen WWW-sivujen katseluohjelma Mosaic julkaistiin loppuvuodesta 1993. Kirjanmerkillä tallennetaan itselle merkityksellisen verkkosivun linkki selaimeen (Kuva 1.).

 

Kuva 1. Microsoftin Edgessä sivun linkki tallennetaan selaimeen osoiterivin loppuun sijoitetun tähden kautta.

Selaimeen säilöttyjen kirjanmerkkien idea on periytynyt myös sosiaalisen median palveluihin. Esimerkiksi Facebookissa pystyy tallentamaan omasta uutisvirrastaan ne linkit, joita käyttäjä arvioi tarvitsevansa myöhemmin (video). Tosin säilöttyjä viestejä ei voi johtavassa yhteisöpalvelussa järjestellä aivan yhtä helposti kuin verkkoselaimessa.  Twitterissä taas lyödään Like-leima niihin viserryksiin, joihin halutaan palata myöhemmin (video).

Kirjanmerkki on suoraviivainen tapa tallentaa sivut, jotka vaikuttavat kiinnostavilta mutta joihin ehtii syvällisemmin perehtyä vasta myöhemmin. Merkittyihin sivuihin pystyy myös palaamaan nopeasti myöhemmin.

 

2. Sosiaaliset kirjanmerkit—aineistonjakoa pilvessä

1990-luvun puolivälin jälkeen alkoi ilmestyä palveluja, joissa kirjanmerkkejä varastoidaan oman tietokoneen asemesta ulkoisille palvelimille eli niin sanottuun pilveen. Näitä niin kutsuttuja sosiaalisia kirjanmerkkejä pystyy jakamaan ja julkaisemaan hieman suoraviivaisemmin kuin omalle laitteelle loppusijoitettuja, koska muut käyttäjät pääsevät niihin pilvessä helposti käsiksi (mikäli linkkien lataaja on määrittänyt ne julkisiksi).

Kirjanmerkkipalvelujen kultakausi ajoittui vuosituhannen vaihteen jälkeisiin vuosiin. 2010-luvulla tultaessa yhteisölliset linkkivinkit ovat entistä enemmän alkaneet vuotaa Facebookiin ja muihin sosiaalisen median välineisiin, jotka on perustettu vuosia alkuperäisten kirjanmerkkipalveluiden jälkeen. Useat alan perinteisistä sovelluksista kuten Delicious ovat lopettaneet toimintansa joskin Diigo sinnittelee edelleen.

Sosiaalisten kirjanmerkkien palvelut tarjoavat joitakin hyödyllisiä lisäominaisuuksia. Pilveen säilöttyjen linkkien laatua pystytään mittaamaan vertaisarvioinnilla. Tulokset voivat auttaa valitsemaan ehkä sadoistakin samaa aihetta käsittelevistä sivuista sen, jota useat käyttäjät pitävät onnistuneimpana (Nations 2018).

Pilvessä jaettu kirjanmerkkikokoelma sopii esimerkiksi yhteisopettajuutta harjoittavalle tiimille.  Yhteisöllisesti kertyvästä linkkikokoelmasta tulee todennäköisesti monipuolinen, koska asioita eri kulmista lähestyvät valitsevat erilaista aineistoa. Etukäteen mietityllä tehokkaalla työnjaolla säästyy myös työaikaa.

 

3. Kuratointi—harkitut sisällöt jakoon

Kuratointi viittaa alun perin taidenäyttelyiden aineiston järjestelyyn. Verkkokontekstissa se tarkoittaa harkittujen sisältöjen julkaisemista. Se siis poikkeaa vivahteiltaan sosiaalisten kirjanmerkkien käytöstä, jossa aineistoa ei välttämättä siivilöidä erityisen tarkasti. Kuratoinnin motiivit ovat yleensä filantrooppisia: halutaan jakaa hyviä sisältöjä muiden iloksi.

Tietokirjailija Rohit Bhargava arvioi kuratoinnin näkymiä optimistisesti  vuonna 2009. Hänen mukaansa siinä olisi jopa ansaintapotentiaalia (Bhargava 2009). Ennuste ei ole kuitenkaan toteutunut. Professori Tim Cigelsken mukaan aineistojen valinta ihmisvoimin ei koskaan ottanut tulta ansaintamielessä ja on tiedonhallinnan menetelmänä hävinnyt Googlen hakualgoritmeille (Cigelske 2017). Cigelske ei kuitenkaan ota huomioon sitä, että algoritmit kohtelevat kaikkea verkkosisältöä samanarvoisesti  ja että tekaistujen ja oikeiden tietojen erottamiseen tarvitaan vielä ihmisen ja koneen välistä yhteistyötä. Perinteisistä kuratointialustoista jatkaa edelleen Scoop.it, jossa on omat palstat muun muassa eri oppiaineiden aineistoille kuten vaikka luonnontieteille.

Oppimistoiminnassa kuratointi tarkoittaa oppiaineeseen liittyvän aineiston valintaa ja jakamista opiskelijoiden kera. Esimerkkejä kuratoiduista linkkikokoelmista:

• Antti Pönni: valittuja linkkejä ja kirjallisuusluetteloita opinnäytetyön tekemistä varten
• Michael D. Mitzenbacher: suositettavia linkkejä algoritmiikan opiskelijoille

Kuratoinnista on selkeää hyötyä opetusalalla. Opettajat pystyvät valitsemallaan aineistolla ohjaamaan opiskelijoiden toimintaa oppimisen kannalta suotuisaan suuntaan. Opiskelijat taas voivat luottaa siihen, että kuratoidulla aineistolla on vahvahko laatusertifikaatti.

4. RSS-syöte—virtuaalinen verkkovahti

Syöte kuuluu verkon kehittyneimpiin tiedonhallintamenetelmiin. Sen lajeista tunnetuin on RSS (Really Simple Syndication). Syöte toimii verkkovahdin tavoin: käyttäjä tilaa aggregaattorilla eli syötteenlukijaohjelmalla itseään kiinnostavien verkkopalvelujen syötteitä, jolloin lukijaan tulee välittömästi tieto sivuille tehdyistä päivityksistä (video). Syötteet ilahduttavat eritoten niitä, jotka seuraavat säännöllisesti jotakin tietolähdettä. RSS:n pystyy tilaamaan esimerkiksi Kansalliskirjaston kokoelmista tai New York Timesin kulttuurisivun artikkeleista.  Syöte on pitänyt 2010-luvulla pintansa sosiaalisen median puristuksessa, sillä se on luotettavampi kuin esimerkiksi Facebook, joka säännöstelee  aineistoa omavaltaisesti käyttäjiensä uutisvirtaan (Nield 2017).

Alla esimerkki, jossa RSS-syötettä hyödynnetään digitaalisessa oppimisympäristössä (Kuva 2.):

Kuva 2. RSS-syötteellä tilatut sisällöt päivittyvät automaattisesti ja reaaliaikaisesti digitaalisen oppimisympäristön “Game development articles” ja “Game development projects”  -osioissa.

Syötteenlukuohjelmia on eri tarpeisiin. Helppokäyttöinen ja “ilmainen” Feedly täyttää useimpien vaatimukset. Raskaampaan kalustoon mieltyneet käyttävät kanadalaista Hootsuitea, jolla ei vain pysty monitoroimaan samaan aikaan useaa eri verkkopalvelua vaan myös lähettämään viestejä yhdellä kerralla moneen eri sosiaalisen median välineeseen. Hootsuiten kaltaisista sovelluksista voi olla hyötyä esimerkiksi oppilaitoksen ulkopuolelle suunnattujen avointen opintojen tai TKI-palvelujen markkinoinnissa, joka vaatii työskentelyä useassa sosiaalisen median sovelluksessa. Hootsuite perii Professional-versiosta kuukausimaksua 25 euron verran.

 

5. Digitaalinen muistikirja—konttori käsilaukussa

Digitaalinen muistikirja on kirjanmerkkipalvelu, jota on terästetty tarpeellisilla lisäominaisuuksilla. Yksi niistä kohentaa tiedon säilyvyyttä: muistikirja ottaa sivusta tai sen osasta kuvan, jolloin sitä kykenee tutkimaan myös sen jälkeen, kun alkuperäisversio on hävitetty palvelimelta.  Kirjanmerkeistä verkkosivut taas katoavat sillä hetkellä, kun tiedosto poistetaan tietoavaruudesta.

Digitaaliseen muistivihkoon pystyy tallentamaan myös omia merkintöjä. Siten esimerkiksi seuraavan päivän luennon rungon kykenee sanelemaan kännykkään ja välivarastoimaan digitaalisen muistikirjan mobiilisovellukseen. Muistikirjaohjelmista Microsoftin Onenote ja Googlen Keep (Kuva 3.) nauttivat vakaata suosiota oppilaitosmaailmassa.

 

Kuva 3. Google Keepissä pystyy järjestelemään muistilappuja ja ryhmittelemään niitä eri väreillä. Muistilappuun merkityn tehtävän kykenee myös ajastamaan, jolloin ohjelma hälyttää ennen toimeen tarttumista.

 

Digitaalinen muistikirja tarjoaa varteenotettavia etuja tietointensiivisen työn tekijöille:

• Riippuvuus kiinteistä työpisteistä vähenee, koska työssä tarvittavat tiedot keskitetään yhteen paikkaan, joka kulkee mobiililaitteiden ansiosta yleensä mukana. Tiedot synkronoituvat automaattisesti eri päätelaitteiden kesken.
• Aineistoa pystyy jakamaan vaivattomasti esimerkiksi kollegojen ja yhteistyökumppaneiden kera, jolloin vertaisarvioinnin keinoin saa nopeat kehitysehdotukset tai muut kommentit esimerkiksi artikkelin aihiosta.
• Muistikirjaan ladatut to-do-luettelot ja niiden hälytystoiminnallisuudet auttavat tehtävienhallinnassa.
• Evernote-muistikirjan dokumenttikameralla pystyy kuvaamaan paperimuotoisia sisältöjä, jolloin muistikirja muuttaa kuvaan vangitut merkkijonot tietokoneella muokattavaksi tekstiksi.

 

6. Workflow—automatisoitua tiedonsiirtoa

Verkon tietovirtojen automatisointi workflow-ohjelmilla edustaa 2010-luvulla yleistyneitä uusia tiedonhallintamenetelmiä.  Workflow-ohjelma käsittelee tietoa automaattisesti sen jälkeen, kun käyttäjä on asettanut sovellukseen säännön, joka määrää, mitä tiedolla tehdään. Sääntöjä kutsutaan eri workflow-ohjelmissa muun muassa sovelmiksi (applet) ja virroiksi (flow). Sovelma voi olla esimerkiksi “siirrä Twitterissä Like-leimalla merkitsemäni viestit automaattisesti Onenote-tililleni – send Twitter likes to Onenote”.

Workflow on jossakin määrin vaativa menetelmä: automatisoidut tietovirrat pitää suunnitella  etukäteen. Tosin alan johtavat sovellukset kuten Microsoftin Flow ja itsenäinen IFTTT tarjoavat käyttäjilleen eri tarkoituksia varten muutamia tuhansia valmiita reseptejä suoraan apteekin hyllyltä. Oikein valittu sovelma voi säästää rutiininomaista verkkotyötä jonkin verran ja vapauttaa opettajan työaikaa enemmän esimerkiksi henkilökohtaiseen ohjaukseen ja muihin toimiin, joihin verkon virtuaaliset pikkuapulaiset eivät vielä kykene.

 

Koneet valmistautuvat ottamaan rutiinit hoitaakseen

Nykyiset tiedonhallintamenetelmät palvelevat opetusalaa tyydyttävästi. Ensi vuosikymmenellä yleistyvät kaiken todennäköisyyden mukaan uudet menetelmät, jotka siirtävät tietotyön rutiineja entistä enemmän koneiden hoidettavaksi. Eri toimintoja automaattisesti suorittavat botit ja luonnollisella kielellä esitettyihin kysymyksiin vastaavat virtuaaliassistentit tullevat kampuksilla yleiseen käyttöön jo uuden vuosikymmen alussa (Ellis 2018). Lisäksi oppimistoiminnan rutiineja pystytään todennäköisesti ulkoistamaan entistä enemmän tekoälylle (Barriere 2018). Myös oppimisanalytiikka hypännee menetelmänä valtavirtaan, kunhan siihen liittyvät eettiset ja oikeudelliset sekä yksityisyyteen kietoutuvat ongelmat saadaan ratkaistua (Virtanen 2019).

 

Kirjoittaja

Petri Silmälä työskentelee Metropolian tietohallintopalveluissa tiedonhallinta- ja järjestelmäpalveluiden tiimissä. Hänen toimialueeseensa kuuluu verkon uusi toimintaympäristö, joka tarkoittaa muun muassa selainpohjaisia pilvipalveluja, mobiilipalveluja  ja sosiaalista mediaa. Hän on kiinnostunut muun muassa digitaalisista tiedonhallintasovelluksista, oppimisteknologian uusista suuntauksista, tekoälyn etiikasta ja median toiminnasta sähköisessä ympäristössä.

 

Lähteet

Barriere, Timothee (2018). Using AI to educate is no longer science fiction. Makerstories, 2.10.2018.

Bhargava, Rohit (2009). Manifesto for Content Curator: The Next Big Social Media Job Of The Future? Rohit Bhargava Blog, 30.9.2009.

Cigelske, Tim (2017). RIP Content Curation. The Startup, 16.12.2017.

Ellis, Lindsay (2018). Hey, Alexa, Should We Bring Virtual Assistants to Campus? These Colleges Gave Them a Shot. The Chronicle of Higher Education, 2.8.2018.

Nations, Daniel (2018). What Is Social Bookmarking And Why Do It? Lifewire, 3.11.2018.

Nield, David (2017). Why RSS Still Beats Facebook and Twitter for Tracking News. Gizmodo, 8.9.2017.

Virtanen, Mari (2019). Oppimisanalytiikka oppimisen ohjaamisen työvälineenä. Hiiltä ja timanttia, 14.1.2019.

 

Lisäluettavaa

Clark, Todd (2018). The Complete Guide to Content Curation: Tools, Tips, Ideas. Hootsuite, 24.10.2018.

Huffman, Chris (2019). How to Declutter Your Browser Bookmarks. How-to Geek, 31.1.2019.

Larsen, Senja (2015). Näin selätät infoähkyn. Kauppalehti, 3.5.2019.

Spilker, Josh (2019), The 10 Best Note Taking Apps to Use in 2019 (Free and Simple!). Clickup, 9.1.2019.

 

Lisää aihepiiristä

• Digiuutiset – Digi News
• Faceblog
• Digi 2018

Internetin tietovaranto on kehittynyt yli kahdessa vuosikymmenessä runsaudensarveksi, joka tarjoaa huomattavan osan eri ammateissa tarvittavasta tiedosta. Valitettavasti informaatio on hajallaan eri sivuilla, jolloin tiedon etsimiseen, muokkaamiseen ja jakamiseen kuluu paljon työaikaa. Tutkijan, opettajan, suunnittelijan ja opiskelijan mielenrauhaa edistävät kuitenkin verkon uudet välineet ja menetelmät, joilla hajanaiset tiedonsirpaleet saadaan ohjelmoitua siirtymään itsestään paikasta toiseen.

 

Workflow-pioneeri IFTTT nousi tutkijoiden ja opettajien suosioon

Automaattiseen tiedonsiirtoon tai työnkulkuun (workflow) liittyvien sähköisten palvelujen liiketoimintapotentiaalin vainusivat ensimmäisten joukossa ohjelmoija Linden Tibbets ja yhtiökumppaninsa Jesse Tane. He perustivat työnkulkua automatisoivan IFTTT-ohjelman San Franciscon Market Streetillä vuonna 2010. Tiedonhallinnan väline sai nimensä toimintaperiaatetta kuvaavasta iskulauseesta ”If This, Then That” (“Jos jotain tapahtuu, niin tee sitten tämä”). Selaimella tai mobiililaitteella toimiva sovellus hyödyntää avoimia ohjelmointirajapintoja (API), joiden kautta eri verkkopalvelut keskustelevat keskenään.

IFTTT:n menestystä selittää osittain välineen toimintalogiikka, joka on suunniteltu helpoksi – tietoturvan näkökulmasta ajoittain kenties liiankin suoraviivaiseksi. IFTTT toimii hieman samalla tavalla kuin esimerkiksi automaattipesukoneen pesuohjelma: käyttäjä valitsee napinpainalluksella sovelman (applet), joka määrää, mitä tiedolla tehdään. Valmiita appletteja pystyy poimimaan yli kolmentuhannen artikkelin valikoimasta ja niitä kykenee suunnittelemaan itse. Sovelmavalikoima on myös laajentunut viime vuosina. Alkuperäisten toimintojen lisäksi ohjelmalla pystyy muun muassa säätämään kotinsa lämmitystä, tilastoimaan jääkaapin ovenavauksia tai lataamaan kännykän automaattisesti työpäivän päätyttyä. Nämä ovat tulosta yhteistystä niin sanotun älykodin palveluja tuottavien yhtiöiden kanssa.

IFTTT:hen asetettuja sovelmia ovat esimerkiksi:

• “Lähetä sähköpostiini tieto oman ammattialani uudesta artikkelista, joka on ilmestynyt valitsemassani julkaisussa.
• “Lisää kiinnostava kirjauutuus Googlen taulukkolaskentaohjelmaan.”
• “Lähetä Twitter-tililläni julkaisemani viesti samaan aikaan myös Facebook-sivulleni, jos siinä on tietty aihetunniste.”
• “Tallenna Gmailissa lähetetty liitetiedosto Dropboxiin.”
• “Lähetä sääennuste päivittäin Skype-tililleni.”

Totuttuun tapaan IFTTT:lle ilmestyi pian kilpailijoita. Niistä ehkä eniten esikuvaansa muistuttaa Missourin osavaltion start-up-projektista jalostumaan lähtenyt Zapier, joka avattiin vuonna 2011. Automate-sovellus taas näki päivänvalon Intiassa vuonna 2015. Se on suunniteltu liikeyritysten tarpeisiin, kun taas IFTTT:lle ja Zapierille kelpaavat etenkin yksityishenkilöiden markkinat.

 

Microsoftin Flow lipuu vanaveteen

Microsoftin pääkonttorissa virisi kiinnostus alaa kohtaan muutama vuosi IFTTT:n perustamisen jälkeen. Tietotekniikan suuryhtiö julkaisi marraskuun alussa 2016 Flow’n, jonka sisään on leivottu IFTTT:stä tuttu toimintalogiikka: sovellukseen asetetaan käskyjä eli malleja (template), jotka määräävät, mitä järjestelmä tiedolla tekee. Templaatit ovat samantyyppisiä kuin IFTTT:n sovelmat.

Niitä ovat esimerkiksi:

• “Tallenna sähköpostiviestieni liitetiedostot Sharepoint-tiedostokirjastoon.”
• “Siirrä Onedrive-tiedostot Google Driveen.”
• “Lähetä viesti valitulle kohteelle Teamsiin.”

Flow’n suunnittelussa on otettu huomioon myös opetusalan tarpeita. Välineeseen pystyy istuttamaan esimerkiksi templaatin, joka ohjaa Office-paketin sovelluksiin tallennettuja opiskelijatöitä yhteen tiettyyn kansioon.

Kriitikot toivottivat Flow’n tervetulleeksi heti ohjelman tultua julki. Esimerkiksi Digital Trends -julkaisun blogisti Dan Isacsson ennusti ohjelman tarjoavan “valtavia mahdollisuuksia”. Kritiikkiä uutuus sai vähäisestä yhteistyöstä kolmansien osapuolien tuottamien sovellusten kanssa. Niitä oli aluksi vain 58, kun esimerkiksi IFTTT pystyi tarjoamaan yli viisinkertaisen ylivoiman.

IFTTT ja muut itsenäiset yhtiöt ovat vaihtelevalla menestyksellä pystyneet sinnittelemään suuryritysten rinnalla. Pienten toimijoiden kilpailuedellytyksiä saattaa murentaa se, että Microsoftin kaltaiset yhtiöt pystyvät integroimaan tiedonhallintaohjelman tueksi suuren tuoteperheen muita sovelluksia. Niinpä Flow’kin on suunniteltu toimimaan osana Microsoftin Office-kokonaisutta, jolloin käyttäjälle avautuu tilaa luoville ratkaisuille. Pidemmälle ehtineet voivat kokeilla, saisiko esimerkiksi Flow’n, Teamsin ja Onenote Class Notebookin muodostamasta kolmiliitosta aikaan digitaalisen oppimisympäristön.

Microsoftin ansaintamallin vuoksi Flow on ehkä hieman hankalakäyttöisempi kuin itsenäiset kilpailijansa. Education-pakettiin sisältyvän Flow’n perusversiolla pystyy teettämään korkeintaan 2000 siirtoa 30 päivässä. Tiiviimpää tietotyötä varten on lunastettava ominaisuuksiltaan runsaampi maksullinen painos. IFTTT puolestaan on käyttäjälleen maksuton, joskin pilvipalvelujen yleiset tietoturvaohjeet pätevät siihenkin.

 

Flow ja IFTTT oppilaitoksissa

Flow rantautui oppilaitoksiin varsinaisesti kesällä 2017, jolloin Microsoft liitti sen Office 365 Education -sovelluskokoelmaansa. Flow’lla pystyvät työskentelemään omilla oppilaitostunnuksillaan henkilökunnan jäsenet, opiskelijat tai kummatkin käyttäjäryhmät niissä organisaatioissa, jotka ovat Education-paketin tilanneet.

IFTTT taas kuuluu tietojärjestelmiin, jotka toimivat täysin oppilaitosten ulkopuolella. Eri yliopistoilla, ammattikorkeakouluilla ja kouluilla on omat sääntönsä, miten niitä käytetään oppilaitoksen toiminnassa. Yleensä käyttäjä luo niihin tunnuksensa itse ja vastaa itse tietoturvasta.

IFTTT ja Flow on julkaistu verkkoselaimella käytettävänä työpöytäversiona sekä iOS- ja Android-mobiilisovelluksina. Flow toimii myös Microsoftin mobiilisovelluksella.

Kokeile Flow’ta Valmistelu Kirjaudu Microsoftin pilvipalvelujen käyttäjäksi, jos et ole sitä vielä tehnyt. Perusta Twitter-tili, mikäli sitä ei vielä ole. Avaa Instagram-tili, jos sitä ei vielä ole. Varsinaiset työvaiheet https://flow.microsoft.com Kirjoita “Find a template” -kenttään “Instagram”. Valitse templaatti “Share my new Instagram photos to Twitter”. Kirjaudu “Sign in” -napeista Twitter- ja Instagram-tileillesi. “Create flow”. Omat valmiit komennot ovat Flow’n sivulla “My flows” -linkin takana. Komennot pystyy laittamaan päälle tai sulkemaan on/off-nappulasta. Komentoja muokataan kynän kuvasta.

 

Workflow-sovellusten käyttökohteita ★     Opiskelijoiden ohjaaminen. ★     Tiedonkeruu oppimateriaalia tai julkaisua varten. ★     Omaa toimintaa koskevan mielipideilmaston kartoitus. ★     Konferensseihin ja muihin tapahtumiin liittyvän keskustelun seuranta. ★     Sosiaalisen median tehokäyttö. ★     Ajanhallinta. ★     Laitehallinta.

 

Kirjallisuutta – Literature

• Connect and Automate Your Digital Classroom Using IFTTT (EN, 2018)
• If IFTTT Can’t, Then Microsoft Flow Can (EN, 2017) 

Videoita – Videos

• Microsoft Flow video channel on Youtube (EN, official)
• IFTTT – Beginner’s Guide (EN, 2017)

Lisää aihepiiristä – More about the subject

• Googlen ja Microsoftin pilvipalvelut Metropoliassa (FI)
• Cloud applications of Google and Microsoft used in Metropolia (EN)
• Verkon uusi toimintaympäristö – New Online Tools (FI & EN)
• Digiuutiset – Digi News (FI & EN), Faceblog (FI), Digi 2017 (FI)

Kirjoittaja:

Petri Silmälä työskentelee Metropolian tietohallintopalveluissa tiedonhallinta- ja järjestelmäpalveluiden tiimissä. Hänen toimialueeseensa kuuluu verkon uusi toimintaympäristö, joka tarkoittaa muun muassa selainpohjaisia pilvipalveluja, mobiilipalveluja  ja sosiaalista mediaa. Hän on kiinnostunut muun muassa digitaalisista tiedonhallintasovelluksista, oppimisteknologian uusista suuntauksista, tekoälyn etiikasta ja median toiminnasta sähköisessä ympäristössä.