Digitaalinen muistikirja – konttori taskussa

Kynän ja post-it-lapun voimakaksikko alkaa vähitellen siirtyä tietotyöläisen työpöydältä historian lehdille. Säihkyvät ideat ja muut aivomyrskyjen hedelmät tallennetaan nykyisin digitaalisiin muistikirjoihin.

Niihin kykenee varastoimaan myös työssä tarvittavia WWW-sivuja tai niiden osia. Palvelut sopivat myös erilaisten to-do-luetteloiden tekoon ja järjestämiseen. Arkistotutkijat puolestaan tallentavat muistikirjoihin tekstimuotoisia dokumentteja, jotka on kuvattu dokumenttikameralla. Mobiilisovellusten ansiosta konttori liikkuu kätevästi taskussa tai käsilaukussa, ja esimerkiksi seuraavan päivän luentorungon voi sanella muistikirjaan vaikkapa bussimatkalla kotiin.

Digitaalisia muistikirjoja on saatavana eri alustoille kuten Windows, macOS, Android, iOS, Windows Phone ja web. Välineistä kukin tarjoaa hieman toisistaan poikkeavia palveluja, vaikka teknisesti ne toimivat lähes yhdenmukaisesti: käyttäjä siirtää omalta koneeltaan tekstiä, kuvia, videoita tai ääntä muistivihkosovelluksen omistavan yhtiön palvelimelle, joka sijaitsee lähes aina ulkomailla.

Rahanarvoista tai arkaluonteista aineistoa ei näihin pilvipalveluihin kannata tallentaa, koska vieraiden valtioiden tiedustelupalvelut pystyvät tiirikoimaan niistä ukset levälleen.

Microsoft Onenote – tehokäyttäjän työkalu

Digitaalisten muistivihkojen pioneerina pidetään Onenotea, jonka Microsoft avasi jo vuonna 2002. Se on lisätty opetusalalla käytettävään Office 365 Education -sovelluskokoelmaan, joten sitä pystyvät käyttämään omilla oppilaitostunnuksillaan henkilökunnan jäsenet, opiskelijat tai kummatkin käyttäjäryhmät niissä organisaatioissa, jotka ovat Education-paketin tilanneet.

Onenote keskustelee hyvin Microsoftin laajaan tuoteperheeseen kuuluvien muiden sovellusten kera. Väline istuu mainiosti myös ideoiden järjestelemiseen ja projektinhallintaan. Tehokäyttäjän arvostamista ominaisuuksistaan huolimatta Onenote ei ole ehkä täysin pystynyt realisoimaan alun perin hankkimaansa johtoasemaa. Useat käyttäjät kun pitävät Microsoftin muistikirjaa jossakin määrin mutkikkaana ja käyttöliittymää hienokseltaan jäykkäniskaisena.

Ketterä ja minimalistinen Google Keep

Kilpailija Google uudisti Keep-nimistä virtuaalisten post-it-lappujen välivarastoaan vuoden 2017 alussa.  Muistikirjan seurustelua Googlen Docs-tekstinkäsitelyohjelman kanssa parannettiin oleellisesti.  Jos Keepiin sijoittaa esimerkiksi julkaisun aihioita junamatkalla työstä kotiin, pystyy ne matkan jälkeen valuttamaan vaivattomasti Docsiin.  Virkistynyt Keep liitettiin viimein myös oppilaitosten käyttämään G Suite for Education -sovelluskokoelmaan. Niinpä sitä pystyy käyttämään omilla oppilaitostunnuksillaan samoin ehdoin kuin Microsoftin Onenotea.

Keep nauttii pedagogien suosiota keveytensä, ketteryytensä ja helppokäyttöisyytensä ansiosta. Muistilappujen säilömisessä, järjestämisessä ja jakamisessa välinettä pidetään suvereenina. Erityistä suitsutusta on saanut toiminnallisuus, joka poimii kuvasta tekstin ja tallentaa sanat Googlen Docsiin.

Evernoten erityiset edut

Itsenäisten muistikirjasovellusten uranuurtajiin kuuluu Evernote, joka avattiin Kalifornian Redwood Cityssä jo vuonna 2008.  Sovellukselle kertyi uskollinen kannattajakunta pian perustamisen jälkeen, vaikka yleisesti sen lumo on jossakin määrin haalistunut 2010-luvun jälkipuoliskolla Microsoftin ja Googlen riennettyä paaluttamaan markkinoita.

Evernoten erityisiin ominaisuuksiin kuuluu dokumenttikamera, jolla pystyy kuvaamaan paperimuotoisia sisältöjä. Selaimeen liitettävällä kätevällä Clipper-lisäosalla tallennetaan verkkosivuja muistikirjaan.  Evernoten asemat kilpakentällä kohenivat kesäkuussa 2018, jolloin yhtiö aloitti yhteistyön Microsoftin kanssa. Niinpä Evernoteen tallennettuja aineistoja pystyy jakamaan, merkitsemään, muokkaamaan ja etsimään uudessa Teams-ohjelmassa.

Evernoten perusversio on ilmainen, joten se sopii satunnaiselle tallentajalle, kun taas tehokäyttäjä joutuu varsin pian harkitsemaan yhtiön kassakonetta kilauttavan täysversion hankkimista.

Tulokkaat valmiina mylläämään pelikenttää

Digitaalisten muistikirjojen pelikentälle ilmestyy säännöllisin väliajoin uusia ottelijoita. Bostonilaisella bussipysäkillä alkunsa saanut pilvitallennuspalvelu Dropbox avasi Paper-sovelluksensa vuonna 2017.  Vaikka se on nopea ja Googlen välineiden tapaan keskittyy oleelliseen, etsii se vielä itseään ja käyttäjiään. Useat tarkkailijat ovat huomauttaneet, että Paper ei tarjoa juuri lisäarvoa ilmeiseen esikuvaansa Google Docsiin nähden.

Alan tulokkaisiin kuuluu myös vuonna 2016 Irlannin tasavallassa perustettu Bear, joka on kerännyt minimalistisuutensa ansiosta myötäsukaisia arvioita kriitikoilta. Apple-yhtiön käyttöjärjestelmillä (iOS, macOS) toimivan muistikirjaohjelman perusversio on perinteiseen tapaan ilmainen. Pro-painoksesta yhtiö karhuaa kuukausimaksun, joka vaihtelee tilattujen palvelujen laajuudesta riippuen puolentoista ja kolmentoista euron välillä.

Oman kiinnostavan lisänsä muistikirjojen valikoimaan tuo vuoden 2016 lopulla Australian Melbournessa julkaistu Milenote, jonka toimintaperiaate poikkeaa ratkaisevasti muista: se nimittäin järjestää muistilaput visuaalisesti, kun taas muut luottavat perinteisestä tietotekniikasta tuttuun abstraktiin hakemistorakenteeseen.

Kirjallisuutta

• The 10 Best Note-Taking Apps for Your Personal and Professional Life (EN, 2018)
• Evernote, OneNote, and Beyond: The 14 Best Note-Taking Apps (EN, 2017)

Videoita

• Onenote 2016 vs. Evernote – What’s the Difference (webinar, EN, 2018)
• Microsoft Onenote – 2018 Detailed Tutorial (EN, 2018)
• Google Keep vs. Evernote (EN, 2017)

Lisää aihepiiristä – More about the subject

• Googlen ja Microsoftin pilvipalvelut Metropoliassa (FI)
• Cloud applications of Google and Microsoft used in Metropolia (EN)
• Verkon uusi toimintaympäristö – New Online Tools (FI & EN)
• Digiuutiset – Digi News (FI & EN), Faceblog (FI), Digi 2017 (FI)

Kirjoittaja:

Petri Silmälä työskentelee Metropolian tietohallintopalveluissa tiedonhallinta- ja järjestelmäpalveluiden tiimissä. Hänen toimialueeseensa kuuluu verkon uusi toimintaympäristö, joka tarkoittaa muun muassa selainpohjaisia pilvipalveluja, mobiilipalveluja  ja sosiaalista mediaa. Hän on kiinnostunut muun muassa digitaalisista tiedonhallintasovelluksista, oppimisteknologian uusista suuntauksista, tekoälyn etiikasta ja median toiminnasta sähköisessä ympäristössä.

Artikkelikuva: TeroVesalainen, www.pixabay.com, CC0, linkki >>