Näin teet hyvän PowerPoint-esityksen

Power pointilla tarkoitetaan esitysgrafiikkaohjelmalla tehtyä esitystä, jota näytetään dataprojektorin tai vastaavan kautta. Kun tarkastellaan esitysgrafiikkaohjelmien käyttöä, voidaan puhua PowerPoint-kulttuurista, joka on hämmästyttävän samanlainen riippumatta siitä, missä päin maailmaa ollaan.

Useimmat esitykset on rakennettu  luettelomerkkien avulla ja tähän myös PowerPointin oma käyttöliittymä ohjaa. On helppo painaa enteriä, saada uusi luettelomerkki ja lisätä diaan tekstiä.

Huonoista käytännöistä ja tottumuksista on tullut normaali, joka omaksutaan toisten esityksiä seuraamalla. Opetuksessa aikaisemmin käytössä olleet kalvot on ”digitalisoitu” ja siirretty PowerPointiin. Ohjelman tarjoamat mahdollisuudet havainnollistamiseen jäävät usein hyödyntämättä ja nekin mitä käytetään havainnollistavat vain näennäisesti.

Mutta onko diaesityksen tarkoitus olla tiedosto täynnä tekstiä?   Kuvaako kuvan 1 sanapilvi myös sinun kokemustasi viimeisimmästä näkemästäsi PowerPoint-esityksestä?

Kuva 1: Vastauksissa muodostettu sanapilvi, kun on kysytty miten kuvailisi viimeksi nähtyä PowerPoint-esitystä. (Dave Paradi)

Mikä PowerPointissa ärsyttää?

Esitysgrafiikka-asiantuntija Dave Paradi tekee parin vuoden välein kyselyä siitä, mitkä asiat ärsyttävät eniten PowerPoint esityksissä. Oheisessa kuvassa viimeisimmän kyselyn tulokset (kuva 2.)

Kuva 2. PowerPoint-kyselyn tulokset. (Dave Paradi).

Vapaasti suomennettuna ihmisiä ärysttävät diojen ääneen lukeminen puhujan toimesta, pitkät lauseet, liian pieni teksti ja monimutkaiset kuviot ja kuvat. Paradin mukaan kolme ensimmäistä kohtaa voidaan katsoa olevan seurausta siitä, että dioissa on liikaa tekstiä. Neljäs kohta, liian monimutkaiset visuaaliset elementit, on noussut viimeisissä kyselyissä yhä vahvemmin esille. Tämä liittyy yleisempään trendiin, jossa visuaalisuus korostuu kaikessa viestinnässä (kuva 3).

Yleisö odottaa kuvia ja visuaalisuutta, mutta niiden ollessa liian monimutkaisia ne sotivat itseään vastaan.

Onko PowerPoint-esitys tuomittu olemaan tylsä, niin että katsojan mielenkiinto lopahtaa parin ensimmäisen dian aikana? Onko diaesityksen  tarkoitus olla tiedosto täynnä tekstiä?

Kuva 3. Visuaalisuuden lisääntyminen.

Vinkkejä erilaisten sisältöelementtien käyttöön

Esitysgrafiikan käytöllä pyritään havainnollistamaan teoreettisia ja abstrakteja käsitteitä.   Tavoitteena on lisätä viestin ymmärrettävyyttä, kiinnostavuutta ja houkuttelevuutta. Tähän voidaan vaikuttaa ns. sisältöelementeillä, joita ovat mm. väri, fontit, tausta, sisällön sommittelu ja tietenkin kuvitus.

Taustaväri on osa diaesityksen värimaailmaa, mutta sen pitäisi olla myös riittävän huomaamaton: sananmukaisesti tausta. Yksivärinen tausta ilman kuviointeja ja ylimääräisiä grafiikkaelementtejä on yleensä toimivin. Taustassa ei saisi olla mitään mikä kilpailee huomioista varsinaisen asian kanssa.

Värien käytöllä on puhtaasti esteettiset tavoitteensa, mutta ne myös tehostavat viestintää. Vastaavasti huolimattomilla väriyhdistelmillä voidaan estää viestin välittyminen. Värien tehtäviä diaesityksessä ovat korostaminen, erottaminen, yhdistäminen ja luokittelu. Värin avulla voidaan myös ryhmitellä asioita — samanväriset objektit mielletään yhteen kuuluviksi.

Väri ohjaa katsetta. Tätä voidaan hyödyntää, kun halutaan korostaa tärkeitä asioita ja suunnata käyttäjän huomiota. Punainen on erityisen tehokas huomion kiinnittäjä. Myös muut kirkkaat värit korostavat. Värin huomionarvoon vaikuttaa kuitenkin myös se, mitä muuta sivulla on ja minkälaisia kontrasteja värit muodostavat. Värin voimakkuuden tulisia vastata sisällön painoarvoa. Ylemmän tason otsikossa tulisi käyttää voimakkaampaa väritystä.

Kuva 4. Punainen väri on päällekäyvä

Kuva 5. Värin avulla voidaan ohjata katsetta ja korostaa asioita

Jokaisella kirjasintyypillä  on oma ilmeensä ja tätä kautta fonttivalinnat vaikuttavat diaesityksen katsojan muodostamaan vaikutelmaan. Monet fontit on alun perin suunniteltu tiettyä käyttötarkoitusta varten. Esitysgrafiikkaan sopii parhaiten visuaalisesti yksinkertainen ja pelkistetty fontti. Yhdessä esityksessä käytetään maksimissaan kahta eri fonttia, esim. pääotsikko ja alaotsikko. Sopiva pistekoko on sellainen, jonka esitystilan viimeisellä rivillä istuva ihminen näkee ponnistelematta. Tähän vaikuttaa mm. esitystilan koko, mutta alle 18 pt:n pistekoot ovat lähes aina liian pieniä. Pistekoko 24 -30 pt on hyvä keskiarvo.

Kuva 6. Fontin pistekoon tulee olla riittävä.

Tekstinkäsittelystä tuttuja korostuskeinoja ovat lihavointi ja kursivointi. Näistä lihavointi sopii hyvin esitysgrafiikkaan, kursivointi vain harkiten käytettynä. Väri sopii tekstielementtien korostuskeinoksi. Sen erottuminen taustasta on tärkeä huomioida. Alleviivausta ei suositella korostuskeinoksi missään ympäristössä, koska se leikkaa kirjainten alapidennykset. Lisäksi alleviivaus on vakiintunut merkitsemään hyperlinkkiä, joten se on tästäkin syystä huono.

Sisällön sommittelulla voidaan vaikuttaa esityksen selkeyteen

Katsoja ei aina tiedosta, mikä tekee hänen näkemästään diaesityksestä miellyttävän tai epämiellyttävän. Siihen voidaan vaikuttaa sommittelunkeinoin. Luonnosta löytyy paljon symmetriaa ja ihminen pitää sitä kauniina ja turvallisena. Epäsymmetria tuntuu luonnottomalta ja aiheuttaa epämukavuutta.

Symmetria ei ole kuitenkaan niin puoleensavetävää kuin luulisi. Kuvapinnan tasapainoa ei saada aikaan täsmälleen kuvapinnan keskipisteeseen sijoitetuilla objekteilla. Tunnettujen sommittelusääntöjen, kuten kultaisen leikkauksen tai kolmannesten säännön mukaisesti kuvassa huomiota ei vedä puoleensa laskennallinen keskipiste, vaan siitä hieman poikkeava kohta.

Kolmannesten sääntö on käytännön työssä helpommin toteutettava sommittelusääntö. Sen mukaan kuvapinta jaetaan vaaka- ja pystysuunnissa kolmeen yhtä suureen osaan. Näin löydetään neljä pistettä, jotka auttavat kuvaelementtien sijoittelussa. Paras mahdollinen sommitelma ei löydy useinkaan sijoittamalla pääkohde aivan kuvan keskipisteeseen vaan se sijoitetaan johonkin pisteistä tai mahdollisimman lähelle sitä.

Kuva 7. Kolmannesten säännön mukainen kuvapinnanjako.

Huolella valittu kuva auttaa esityksen katsojaa. Sen sijaan että asiasta on muodostettava ensin mielikuva kuullun tai luetun pohjalta, katsoja saa suoraan havaintoyhteyden itse asiaan (kuva 8.). Kuva voi helpottaa ymmärtämistä tai rikastuttaa esityksen pohjalta muodostettavaa mielikuvaa.

Kuva 8. Kuvasta asia selviää ensimmäisellä silmäyksellä, kun taas tekstin lukeminen vie aikaa eikä kaikki ymmärrä sitä halutulla tavalla.

Nykyisin löytyy paljon hyviä kuvalähteitä, joita kannattaa hyödyntää tekijänoikeussäädösten puitteissa, esimerkiksi:

https://pixabay.com/en/

https://www.flickr.com/

Kun edellä esitettyjä sisältöelementtejä käytetään oikealla tavalla diaesityksessä, voidaan laatia selkeä, visuaalisesti vaikuttava esitys, jonka katsoja kokee miellyttävänä.

Kun seuraavan kerran teet diaesitystä tarkastele sitä kriittisesti ja ole valmis muuttamaan tottumuksiasi. Ota askel visuaalisesti vaikuttavampaan suuntaan.  Tervemenoa tylsyys, tervetuloa visuaalisesti toimiva Power Point-esitys.

 

Kirjoittaja:

Hannu Turunen työskentelee Metropoliassa fysiikan lehtorina. Opetuksessaan hän pyrkii hyödyntämään uuden teknologian tuomia mahdollisuuksia ja kokeilee rohkeasti uusia sovelluksia ja menetelmiä. Hän on kiinnostunut fysiikan opetuksen kehittämisestä ja opetusteknologian hyödyntämisestä. Opetuksen lisäksi hän toimii osaamisalueen digimentorina.

Lähteet:

Vaikuta visuaalisesti! Laadi selkeä esitys, Outi Lammi

Beyond Bullet Points, Cliff Atkinson

Office 2016, Jørgen Koch