Etävalintakokeet haastoivat henkilökunnan joukkuepeliin

Kevät 2020 haastoi korkeakoulukenttää. Se toi muutoksia esimerkiksi korkeakoulujen opiskelijavalintakokeisiin. YAMK-tutkintojen opiskelijavalinnat muutettiin nopeasti lähikokeista etäkokeiksi. Muutos pakotti uudistamiseen, yhteistyöhön sekä prosessien ja viestinnän selkeyttämiseen. Hakijat osallistuivat kokeeseen hyvin ja kokeeseen kutsutuista juuri kukaan ei jäänyt pois. Positiiviset kokemukset etäkokeesta lisäsivät valmiutta ja innostusta toteuttaa opiskelijavalintaa etäkokeina jatkossakin.

Kaikki uusiksi pikavauhdilla

Alkuperäisen suunnitelman mukaan valintakokeet piti järjestää Metropolian kampuksilla. COVID-19-pandemiasta johtuen lähivalintakokeet jouduttiin nopealla aikataululla muuttamaan etäkokeiksi. Etävalintakokeen toteutti 13 YAMK-tutkinto-ohjelmaa. Kokeiden uudelleen organisointi edellytti laajaa yhteistyötä tutkinto-ohjelmien, hakijapalveluiden, Metropolian digimentoreiden, tietohallinnon asiantuntijoiden, tietosuojavastaavan, lakimiehen sekä muiden toimijoiden kanssa.

Ennakkovalmisteluissa selvitettiin:

• miten lähikokeet muutetaan etäkokeiksi ja millaisia ratkaisuja tutkinto-ohjelmat tekevät
• mitä tietoa välitetään hakijoille (hakijapalvelut)
• mitä etäkoe edellyttää hakijalta (välineet, yhteydet)
• miten taataan tietoturva etäkokeissa
• miten huomioidaan hakijan ja korkeakoulun oikeudet
• mitä tukea tarvitaan hakijoille kokeen onnistumiseksi
• mitä tukea tarvitaan kokeen aikana (HelpDesk)
• miten varmistetaan yhteyksien toimiminen ja mitä asiantuntija-apua (digimentori) tarvitaan tutkintojen edustajille
• miten tiedotetaan hakijoille ja ohjeistetaan kokeeseen kutsuttuja
• miten varaudutaan yllättäviin tilanteisiin

Lähikokeista etäkokeisiin

Etävalintakokeet toteutettiin touko-kesäkuussa. Niiden jälkeen haastattelin tutkintovastaavat, jotka olivat keskeisessä roolissa valintakokeiden suunnittelussa ja toteutuksessa. Näin sain tietoa etäkokeiden onnistumisesta ja toiminnan kehittämiskohteista.

Etävalintakokeita toteutettiin eri tavoin:

• Moodlessa järjestetty viiden tutkinnon yhteinen aineistokoe
• E-lomakkeella palautettava valintakoetehtävä
• Funet Miitti (Zoom) -palvelussa järjestettävä ryhmä- tai yksilöhaastattelu

Microsoft Teamsia käytettiin opettajien väliseen viestintään kokeen aikana. Teamsia tai puhelinta haastattelun toteuttamiseen käytettiin, jos hakijalla oli haasteita Zoomin kanssa.

Tutkinto-ohjelmien näkökulmasta valintakokeen muutos tuli nopealla aikataululla ja asioita tehtiin kiireellä. Lähikokeen muuttaminen etäkokeeksi edellytti paljon suunnittelua ja etukäteisjärjestelyjä. Teknisesti kokeen muutostyö vaati paljon aikaa. Viestintä eri tahojen välillä korostui, kun kaikkien tutkintojen hakijoille räätälöitiin kokeeseen liittyviä ohjeita, linkkejä ja tunnuksia kokeeseen osallistumiseen. Erilaisten koejärjestelmien (Moodle, Zoom) käyttöön pyrittiin hakijalle tarjoamaan tukea ja apua sekä mahdollisuus perehtyä etukäteen järjestelmän käyttöön.

Yhteistyö prosessin aikana eri tahojen välillä

Eri tahojen yhteistyössä korostui selkeän viestinnän tarve. Kun pyrittiin varmistamaan korkeakoulun ja hakijan välistä sekä koulun henkilöstön sisäistä viestintää, ohjeita saattoi tulla eri tahoilta ja eri tavoin. Sujuva toiminta edellytti selkeää prosessia ja vastuunjakoa. Oli selkeästi sovittava, kuka hoiti esim. tiedottamisen hakijoille ja miten se hoidetaan. Samalla turvattiin tiedon siirtyminen eri tahojen välillä ja tiedettiin, mikä oli kunkin vastuualue prosessin aikana. Oleelliseksi asiaksi nousi, että kaikki prosessin toimijat (esim. tietohallinto, HelpDesk, digiasiantuntijat) ovat mukana jo toiminnan suunnitteluvaiheessa.

“On tärkeää varmistaa, että tieto tavoittaa oikeat henkilöt. Tietohallinto on saatava mukaan suunnitteluun alusta alkaen. Osa tulleista viesteistä oli haastavia tulkittavaksi.”

Hakuprosessissa myös hakijan rooli oli tärkeä. Hakijan vastuulla oli huolehtia, että hänellä oli valintakokeen aikana käytettävissä esimerkiksi:

• internet-yhteys
• mikrofoni ja kamera tietokoneessa, puhelimessa tai tabletissa
• Funet Miitti (Zoom) -sovellus tai Chrome-selain asennettuna
• mahdollisuus tehdä kirjoitustehtävä tietokoneella

Kokeen jälkeen useista tutkinto-ohjelmista saatiin palautetta, että kiireellä tehty muutosprosessi oli kuitenkin toimiva ja yhteistyö sujui. Hakuun liittyvät tiedot kokeeseen osallistujista saatiin ajoissa ja hakijat eivät ottaneet tutkintovastaaviin yhteyttä normaalia enempää.

Testauspalvelu ja HelpDeskin tekninen tuki

Jotta hakijoiden ei tarvinnut jännittää koejärjestelmään kirjautumista ja sen toimintaa, päätettiin Metropoliassa tarjota hakijoille ennen koetta mahdollisuus testata Zoomin ja Moodlen käyttöä. Moodleen tehtiin harjoituskoe, jota jokainen hakija pääsi kokeilemaan oman aikataulunsa mukaan ennen varsinaista koetta.

Jos valintakokeissa käytettiin Zoomia, kunkin tutkinto-ohjelman hakijoille tarjottiin aika, jolloin he pääsivät kokeilemaan ja harjoittelemaan Zoomin käyttöä. Paikalla oli myös asiantuntijoita, jotka opastivat hakijoita. Joissakin tutkinto-ohjelmissa digimentori tarjosi hakijoille myös erillisen Zoomin testausmahdollisuuden.

Valintakokeissa yksittäisiltä hakijoilta tuli palautetta, että testauspalvelu oli ollut hyvä. Toisaalta moni oli jo kevään aikana tottunut käyttämään Zoomia työssään, joten nämä hakijat eivät testauspalvelua tarvinneet.

Myös tietohallinnon HelpDesk-palvelu tarjosi opettajille apua etävalintakokeiden toteuttamisessa. HelpDesk päivysti Moodle-tentin aikana ja auttoi tarvittaessa koetta valvovia opettajia. Myös Zoomia käyttäneiden tutkintojen etäkokeissa HelpDesk tarjosi apua, mutta sitä ei tarvittu tai apua saatiin tutkinto-ohjelman omilta digimentoreilta. Jossakin haasteissa tieto ei välittynyt heti HelpDeskiin ja apu tuli viiveellä.

Tunnistettuja haasteita koetilanteissa

Etäkoe edellyttää, että kokeen toteutuksessa huomioidaan tietosuojaan liittyvät haasteet. Kokeen tekijän tulee olla perillä käytetyn järjestelmän (esim. Moodlen) ominaisuuksista, jotta hakijan yksityisyys ei vaarannu. Etäkokeissa on huomioitava vilpin mahdollisuus ja erilaisten apuvälineiden käyttö kokeen aikana.

Etäkokeissa hakijoilla voi olla teknisiä haasteita. Esimerkiksi työpaikan koneelta ei ehkä pääse kirjautumaan Metropolian Moodleen, verkkoyhteydet eivät toimi tai e-lomakkeelle kokeessa tehdyt tehtävät eivät tallennu. Haasteita voi ilmetä myös ääniyhteyksissä tai mikrofonin toimivuudessa tai käytössä. Jos hakijalla ei ole kokemusta käytössä olevista koesovelluksten käytöstä, hän tarvitsee ohjausta kokeen yhteydessä. Etäkokeet vaativat toteuttajilta joustavuutta ja toimimista tilanteen mukaan: Jos hakija ei pääse Zoomiin, haastattelu toteutetaan Teamsilla. Jos hakijalla on haasteita ääniyhteyden kanssa, toteutetaan haastattelu puhelimella.

Etäkokeessa teknisiä haasteita voi olla myös opettajalla. Opettajalla voi olla haasteita päästä Zoomiin tai ongelmia ääniyhteyksissä. Tällöin käyttöön voidaan ottaa puhelin Zoomin rinnalle.

Juuri ennen valintakoepäivää tuli tieto Zoomin päivityksestä uuteen versioon, joka toi stressiä ja huolta erityisesti linkkien toimivuudesta. Kokeen aikana paljastui joitakin haasteita linkkien toiminnassa ja hakijoiden haastatteluja jouduttiin siirtämään seuraavaan päivään. Kokeen aikana myös osa hakijoiden viesteistä ei tavoittanut tutkinto-ohjelmaa.

Etäkokeiden edut ja onnistumiset

Vaikka etäkokeissa oli haasteita, koettiin myös paljon onnistumisia. Hakijoita osallistui kokeeseen enemmän kuin aiempina vuosina. Juuri kukaan kokeeseen kutsutuista ei jäänyt pois. Etäkoe oli myös hakijaystävällinen. Se mahdollisti kokeeseen osallistumisen esim. työpäivän lomassa tai kotisohvalta eikä hakijan tarvinnut matkustaa koulun tiloihin.

Useat tutkintovastaavat totesivat, että itse kokeessa kaikki meni hyvin. Kokeen aikana ei ollut teknisiä ongelmia. Zoom toimi yllättävän hyvin. Aikataulu pelitti ja kaikki hakijat olivat ajoissa paikalla. Zoomia käytettäessä hakijat pääsivät yksi kerrallaan Zoom-haastatteluun, jossa tarkistettiin hakijoiden henkilöllisyys. Myös hakijat antoivat palautetta, että keskustelu verkossa toimi hyvin.

Vaikka etävalintakokeet vaativat etukäteen paljon työtä, Moodle-koe paljasti, että kokonaisuutena valintakokeeseen tarvittava työaika oli pienempi kuin perinteisessä lähikokeessa. Kokeen tarkastusta ja pisteiden laskemista ei tarvittu, kun kokeen valvoja sai tiedon hakijan koepisteistä automaattisesti heti kokeen jälkeen. Etäkokeiden ensimmäisestä toteutuksesta on saatu hyviä eväitä seuraavaan kertaan.

Valintakokeiden muuttaminen etäkokeiksi tiivisti yhteistyötä Metropolian sisällä. Samalla kehitettiin valintakoeprosessia ja viestintää. Hakijoiden oli helppo osallistua etäkokeeseen. Positiivisten kokemusten myötä useat tutkinto-ohjelmat olisivat valmiita toteuttamaan valintakokeen etänä jatkossakin. Tutkintovastaavat näkivät etäkokeessa monia etuja, mutta haittoja ei juurikaan ollut, kun tukea oli paikalla.

Kirjoittaja

Marjatta Kelo toimii Metropolia Ammattikorkeakoulussa YAMK-tutkintojen kehityspäällikkönä. Hänen tehtävänään on kehittää YAMK-tutkintoja opiskelijalähtöisesti, edistää YAMK-tutkintojen tunnettuutta sekä YAMK-tutkintojen ja tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan välistä yhteistyötä. Hän luo myös edellytykset Metropolia Master’s kehittämisverkoston monimuotoiselle yhteistyölle.