Julkisesti kilpailutettavan hankinnan hankintaprosessi on yleensä kestoltaan pitkä. Lisäksi hankintaprosessi on usein monivaiheinen ja useasta aliprosessista muodostuva kokonaisuus, jolla on yhtymäkohtia muihin yrityksen prosesseihin. Siksi hankintayksikön kannattaa panostaa riittävästi hankinnan suunnittelu- ja valmisteluvaiheisiin. Huolellisuus näissä alkuvaiheissa on onnistuneen hankintaprosessin edellytys.

Mitkä tekijät hidastavat hankintaprosessin etenemistä?

Pureuduin opinnäytetyössäni (1) julkisesti kilpailutettavan hankinnan valmisteluvaiheen kehittämiseen Metropolia Ammattikorkeakoulussa. Selvitin hankinnan valmisteluvaiheen etenemistä hidastavia tekijöitä, jotka aiheuttivat tehottomuutta kilpailutettavan hankinnan hankintaprosessiin. Hankinnan valmisteluvaiheen etenemistä hidastavia tekijöitä ilmeni hankinnan:

• tarveselvitysvaiheessa
• toimittajien ja markkinoiden kartoitusvaiheessa
• vaatimusten määrittelyvaiheessa
• suunnittelu- ja valmistelutyön aloittamisessa
• tukimateriaaleissa

Hankinnan tukimateriaalipaketti

Tuotin yhteistyössä Metropolian asiantuntijoiden kanssa tukimateriaalipaketin hankinnan valmistelijan käyttöön. Tukimateriaalin avulla vaikutettiin hankinnan suunnitteluvaiheeseen, joka on Metropolian hankintaprosessin ensimmäinen aliprosessi. Tukimateriaalin avulla hankintapalvelut auttavat hankinnan valmistelijoiden työtä, kun he tekevät melko itsenäisesti valmistelutyötään.

Hankintaa valmisteleva henkilö, esimerkiksi projektipäällikkö, saa tukimateriaalin avulla kokonaisymmärrystä siitä, mitä vaiheita julkinen hankintaprosessi sisältää.

Tukimateriaalin informaatiolla ja ohjeistuksella pyritään myös ohjaamaan hankinnan valmistelijaa niin, että hän kiinnittää valmistelutyössään huomiota tulevan kilpailutuksen suunnittelun ja valmistelun kannalta olennaisiin asioihin.

Tehokkuutta hankintaprosessiin

Hankinnan valmisteluvaiheen tehottomuuden taustalla oleva ilmiö on hyvin tyypillinen resurssitehokkaalle organisaatiolle. Resurssitehokkuus korostaa kaikkien arvoa tuottavien resurssien, kuten henkilöstön ja toimitilojen tehokasta hyödyntämistä. (2) Organisaatiolle resurssien täysimääräinen käyttöaste on tärkeää, mutta siitä usein seuraa, että töiden läpimenoaika prosesseissa pitkittyy. Ulospäin toiminta todennäköisesti näyttää tehokkaalta, mutta silti organisaation sisäisen palvelun asiakas odottaa. (3)

Kaikki yrityksessä tehtävä työ toteutetaan prosesseissa (2). Siksi työn kehittäminen tapahtuu prosessia kehittämällä. Kun hankintaprosessi kuvataan, hankintaprosessin monivaiheisuus ja yhtymäkohdat organisaation muihin prosesseihin saadaan näkyviksi.

Lähteet:

1. Tiainen, Ann-Mari 2021. Hankinnan valmisteluvaiheen kehittäminen hankinnan tukimateriaalipaketin avulla. Metropolia Ammattikorkeakoulu, Helsinki.

2. Modig, Niklas ja Åhlström, Pär 2016. Tätä on lean: ratkaisu tehokkuusparadoksiin. 5. painos. Rheologica Publishing, Tukholma.

3. Torkkola, Sari 2015. Lean asiantuntijatyön johtamisessa. Talemtum Media Oy, Helsinki.

Kirjoittaja

Ann-Mari Tiainen, opiskelee Metropolia Ammattikorkeakoulun Hankintatoimen koulutusohjelmassa (Ylempi AMK). Hän teki opinnäytetyön toimintatutkimuksena Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:lle. Opinnäytetyössään hän käsitteli hankinnan valmisteluvaihetta hidastavia tekijöitä ja niiden taustalla olevia teorioita.

Yhteiskuntamme automatisoituu hurjaa vauhtia matkalla kohti maailman toimivinta ja turvallisinta älykaupunkia. Helsingin kaupungin älyliikenteen kehittymisohjelman 2030 visiossa elinvoimaista kaupunkia tuetaan uusien palveluiden sekä älyliikenteen kehittämisen avulla. Visiossa korostuu laajan yhteistyön tärkeys innovatiivisten ratkaisujen pilotoinneissa sekä uudenlaisten yhteistyökonseptien toteuttamisessa. Vuoteen 2035 mennessä älyliikenteen odotetaan parantavan liikennejärjestelmän tehokkuutta sekä ohjaavan kehitystä kohti hiilineutraaliustavoitetta. (Kaupunkiympäristön julkaisuja 2019:15, 11.)

FABULOS – Future Automated Bus Urban Level Operation Systems

Yksi älyliikenteen kehittämishankkeista oli FABULOS. Tämä kansainvälinen tutkimus- ja kehittämishanke käynnistyi tammikuussa 2018 ja päättyi kuluvan vuoden maaliskuussa. Hankkeen tavoitteena oli kehittää kokonaisratkaisu, jonka avulla olisi mahdollista hallinnoida itseohjautuvia linja-autoja osana julkisen liikenteen järjestelmiä. Hankkeen ostajakonsortion muodostivat kuusi eurooppalaista kumppanikaupunkia ja hanke toteutettiin käyttämällä 3-vaiheista esikaupallista hankintamenettelyä (PCP, Pre-Commercial Procurement). Esikaupallisessa hankintamenettelyssä hankintakohteena ei ole kaupallinen lopputuote, vaan innovaatioiden tutkimus- ja kehitystyön hankinta. Hankkeen rahoituksesta vastasi 90-prosenttisesti Euroopan unionin Horisontti 2020 -tutkimus- ja innovaatio-ohjelma ja lopuista 10 prosentista vastasi Helsingin kaupunki. (Forum Virium Helsinki 2020; FABULOS PROJECT; Koskinen 2021, 2; 5.)

Helsingin kaupungin innovaatioyhtiö Forum Virium koordinoi hanketta ja Metropolian Älykäs liikkuminen -innovaatiokeskittymä toimi sen teknisenä kumppanina. Vaikka jotkut FABULOS-projektin vaatimuksista näyttivät olevan liian kunnianhimoisia markkinoiden kehitykseen verrattuna, projektin katsottiin täyttäneen sille asetetut tavoitteet. Hanke testasi erilaisten älyliikenteen liiketoimintamallien sopivuutta osana julkisen sektorin toimintaa ja toimii hyvänä esimerkkinä onnistuneesta kansainvälisestä innovaatiohankkeesta. Hankkeen vaikutukset tulevat näkymään muissa tulevissa PCP-projekteissa sen tarjoamien oppien ja käytäntöjen ansiosta. Tavoitteena oli esittää liiketoimintamalli automatisoidun robottibussilinjan hankintaan julkisen liikenteen tuottajille ja sen FABULOS myös teki. (Koskinen 2021, 3; 86–87.)

FABULOS-hanke palkittiin elokuussa 2020 vuosittain järjestettävässä Procura + – palkintotapahtumassa, jossa palkitaan onnistuneita, jo käynnissä olevia, kestäviä ja innovatiivisia julkisia hankintoja. Palkittujen hankkeiden katsotaan johtavan julkisten hyödykkeiden, palvelujen, prosessien ja infrastruktuurin merkittäviin parannuksiin. FABULOS tuli 2. sijalle luokassa: ” Vuoden 2020 erinomaiset innovaatiohankinnat ICT: ssä”. Tuomariston raportin mukaan projekti on merkittävä edistysaskel kohti automatisoitua julkista liikennettä ja voi nopeuttaa johdonmukaisempaa ja turvallisempaa sääntelyä näiden ratkaisujen hankinnassa ja käytössä. (Procura+ network 2021.)

Kehitystyö jatkuu

Horisontti 2020 -ohjelmaa seuraa Horisontti Eurooppa, joka on EU:n rahoittama tutkimuksen ja innovoinnin puiteohjelma vuosille 2021–2027. Innovointia ja tutkimusta tuetaan ohjelman avulla kaikkiaan 95 miljardilla eurolla Euroopassa. Ohjelman avulla EU tukee vihreän siirtymän ja digitalisaation edistämistä, jotta Euroopan mantereesta saadaan ilmastoneutraali vuoteen 2050 mennessä. (Business Finland 2021.)

Yksi osa tavoitteesta on keskittyä liikenteen eri osa-alueiden turvallisuuden sekä eri liikkuvuuden muotojen yhteensopivuuden kehittämiseen innovatiivisin ratkaisuin. Liikkuvuuden osalta ohjelma keskittyy ratkaisemaan CCAM:in (Connected, Cooperative and Automated Mobility) tarjoamia haasteita, jotka vaativat lisää tutkimusta. CCAM:n avulla ajoneuvot on tarkoitus integroida liikkumis- ja kuljetusjärjestelmään, sen infrastruktuuriin, kaikkiin toimintoihin ja uusiin palveluihin. (Euroopan komissio 2020.)

Kokemuksesta kiittäen

Keväällä 2020 olin opintoni muuten suorittanut, mutta opinnäytetyön aihe puuttui. Silloin Metropolian Älykäs liikkuminen -innovaatiokeskittymä antoi mahdollisuuden saattaa opintoni päätökseen tarjoamalla aiheen hankkeesta opinnäytetyöksi. Tartuin epäröimättä tarjoukseen ja kuten Joanna Lumley matkaohjelmassaan, minäkin lähdin innokkaana sekä uteliaana kohti tuntematonta. Matkani varrella koin oivaltamisen iloa, epätoivoa ja kaikkea siltä väliltä. En vaihtaisi tätä oppimiskokemusta mihinkään. Koin, että aluksi pelkäsin itselleni vierasta aihetta. Olin huolissani siitä, että tuleva työ olisi kuin vuori, jota en kuuna päivänä pystyisi valloittamaan. Juuri nyt olen tuon vuoren huipulla, tähyten edessä siintäviä uusia vuoria, jotka vain odottavat valloittamistaan. Kiitos kaikille oppailleni matkani mahdollistamisesta!

Nostan hattua ja kumarran syvään kaikille uskomattoman mielen omaaville innovaattoreille ja visionääreille, jotka toimivat suunnannäyttäjinä meille muille sekä jälkeemme tuleville. Tarvitsemme ihmisiä, joilla on kyky ymmärtää tulevaisuuden haasteita ja vaatimuksia vaadittavan kehityksen varmistamiseksi.

“The scientific man does not aim at an immediate result. He does not expect that his advanced ideas will be readily taken up. His work is like that of the planter—for the future. His duty is to lay the foundation for those who are to come, and point the way.”
― Nikola Tesla, Problem of Increasing Human Energy

Lähteet

Business Finland. (2021). Horisontti Eurooppa. [Verkkosivu]
Euroopan komissio. (2020). European Partnership on Connected and Automated Driving (CCAM). [PDF]
FABULOS image bank 2021. https://bit.ly/FABULOS_image_bank
FABULOS PROJECT. [Verkkosivu] (18.4.2021)
Forum Virium Helsinki. [Verkkosivu] (8. 6. 2020).
Kaupunkiympäristön julkaisuja 2019:15. Helsingin älyliikenteen kehittämisohjelma 2030. [PDF]
Koskinen, M. (2021).Esikaupallisen hankintamenettelyn (PCP) käytettävyyden ja hyödyllisyyden analysointi kansainvälisessä innovaatiohankkeessa – Case FABULOS. [PDF] Metropolia Ammattikorkeakoulu. Tradenomi YAMK, hankintatoimen koulutusohjelma. Opinnäytetyö.
Procura+ network. [Verkkosivu] PROCURA+ EUROPEAN SUSTAINABLE PROCUREMENT NETWORK. (1.10.2020)

Kirjoittaja

Marika Koskinen valmistuu toukokuussa 2021 Metropolian Ammattikorkeakoulun Hankintatoimen koulutusohjelmasta (Ylempi AMK). Opinnäytetyössään hän käsittelee mm. innovatiivista hankintaa sekä innovaatioiden tutkimus- ja kehitystyön hankintaa. Osana työtä Marika tutki toimeksiantona Metropolian Älykäs liikkuminen -innovaatiokeskittymälle FABULOS-hankkeessa mukana olleiden sekä hanketta ulkopuolelta seuranneiden edustajien mielipiteitä esikaupallisen hankintamenettelyn käytettävyydestä ja hyödyllisyydestä. Kirjoittaja itse ei muuten ollut mukana hankkeessa.