Where to get help with children and house work, if you are a busy professional? Who to ask for help? Where to get reliable help? Where one can offer own help, if there is a wish to help others? – These questions were at the center of many student projects in “Service design” course held at the Summer Business School-2019 at Metropolia UAS. A Finnish service enterprise, Onnexi, was invited to the course as a successful example of an enterprise solving this puzzle.

Challenges of a busy professional

This summer Master’s students participated in “Service Design” course where student teams conceptualized own ideas for new or improved services. Not surprisingly, most of the students – who work as employees for companies and study alongside full-time work – were keen to explore and design daily services that they urgently need yet missing in their own lives. Young mothers proposed a service concept for a platform to contact other mothers for exchange of free babysitting services. Parents of school children proposed improvements to WILMA. Those who experienced long queues in hospitals proposed improvements to emergency visit notifications and queuing.

The project that found most interest, however, was an imaginary service of “Buying & selling time”. The proposal was to launch a service platform where clients can ask for and find almost any services that a family may need – starting from organizing a children’s birthday, looking after a child or an elderly person, and up to lawn mowing, or carpenter work. Busy professionals admit that this type of service is highly needed yet missing in their lives! To address this interest, a special guest, Onnexi Oy, was invited to the course and share their know-how in this service area.

Onnexi.fi – a Finnish example of solving a “busy professional” problem

When looking for a real example of such a “buying and selling time” service, one can be surprised that it is almost missing or extremely scarce in Finland. This also struck attention of Ulla-Maija Soininen, now CEO of Onnexi Oy, when she herself was in search of a similar service.

Ulla-Maija, not long ago an employee of KONE and a specialist in industrial process development, was in search of helping hands to look after her lonely mother who lived in Northern Finland, a long way away from Hyvinkää. No one in the family lived in the North anymore, and no search for a reliable aid could help Ulla-Maija to solve this puzzle. Ulla-Maija, with her background in process development, invested a great deal of her time to conduct a systemic search only to discover that there is no one to help her. It soon became evident that, if she wanted to get help, she would need to organize such a service herself.

After some deep thinking and attending short-time entrepreneurial courses, Ulla-Maija decided to bravely try and start her own service enterprise, firstly in small steps, alongside her main work.

As many other entrepreneurs, Ulla-Maija soon discovered that her project takes much more time that she expected, but it also started becoming more and more important to her as her true heart was put into the job. Knowing the global trends for ageing population (1), and the Finnish trend for more unemployment in the older groups (2), Ulla-Maija decided to match the needs with the demand – and base her service on the most reliable employee group, the older people themselves.

Services by older employees

As she tells herself, Ulla-Maija never previously suspected that there are so many active, motivated, physically well-fit retirees, who are looking for a meaningful job, which they can do excellently. Being a busy professional herself, she was on the other side of the puzzle for most of her life. Now, when she discovered her own new meaning in life, Ulla-Maija decided to focus fully on her service idea. She finds great joy in helping to match the right people – those who are full of energy, experience and motivation to help, with those who are in need of help and have multiple tasks at their hands.

As for the client base, the picture has turned out to be not so black and white as it was initially expected. The older age groups also make a big client segment themselves – for the household routines, cheering-up visits, help with IT and use of tools, and nowadays even for professional medical services by the older nurses! This latest demand came as a surprise for Ulla-Maija as a client organization turned to Onnexi for help. Onnexi was able to provide them with older nurses. Following this success, more and more organizations are now turning for help to Onnexi’s older workers.

Currently, Onnexi, a Finnish enterprise that operates in Kanta-Häme, Turku, Pori and Tampere, offers services provided by the older age groups to families and other elderly. In other words, Ulla-Maija was able to realize her dream and successfully launched a new service, where the support is provided only by the older-aged workers.

The service offerings are now growing fast, and Onnexi started arriving also to other Finnish regions.

Social entrepreneurship as a trend

The trend for social entrepreneurship and business with meaning has grown visibly since early 2000s. It has become a popular topic in business literature, and the “social value” of business is now discussed by big business names such as Michael Porter (3). Business with a social meaning is now a well-recognized trend, and as an entrepreneurial activity it is often defined as “an innovative use of resources to explore and exploit opportunities that meet a social need in a sustainable manner” (Sud et al. 2009) (4). Social media and internet often serve as the main channels for promoting and selling such services, getting the word-of-mouth across, as well as for immediately publishing feedback and reviews, and thus providing a platform for both finding and offering social services.

The business model by Onnexi seems to offer something that is yet new in Finland but somewhat familiar in other countries (such as a famous example of “German grandmothers”). In the case of Onnexi, the service seem to tap those sectors that previously were not considered for service work – the older workers domain, even for traditionally “younger” employment sectors such as nursing jobs.

In addition to social entrepreneurship, this service idea can be considered from the perspective of Sharing economy, since it places the use of untapped resources at the heart.

Offering better than Sharing economy: “Service Design” lessons of Master’s students

Sharing economy is generally defined as a model to use the underused resources.

“Sharing economy is the product of a new age where underutilized assets become peer-to-peer services for hire, enabled by the internet and smartphones”. (5)

Thus, key ingredients in Sharing economy are: (a) identifying and creatively re-thinking the available resources for sharing, (b) use of service platforms.

A though-provoking example from Onnexi shows how “the puzzle of a busy professional” can be approached via sharing of under-used resources. Moreover, another learning from Onnexi comes from solving “the Sharing economy puzzle”. (The Sharing economy puzzle is created by its two biggest concerns, trust and taxes, that come as a result of direct peer-to-peer sharing, and they bother potential customers very much). In both respects, Onnexi sets a unique example of solving these concerns and provider important learning for others in this sector.

For Master’s students, the biggest learning came from inspiring deep reflection on the role of service design for conceiving successful services. While students in their imaginary projects had challenges in providing security for a free-access “Buying & selling time” service, Ulla-Maija approaches trust and security as the corner-stones of her service idea. Her service is designed in such a way that all workers at Onnexi are full-time employees, not volunteers. They make an indispensable part of the enterprise, all of them are well-known in Onnexi, and thus the clients can trust them. Ulla-Maija invests a lot of her time matching the talents and interests of her employees with the needs of the clients, with the aim of building long-lasting ties between the families and their aids. In other words, the sharing problems get solved!

Regarding other learnings, this year’s service design projects showed a shift in student interest from developing industrial services towards testing out own service ideas, especially in social and shared services. As such, their service design projects focused on exploring the opportunities how to launch new service platforms, exchange baby-sitting services, make WILMA user-friendly, spent less times in hospital or hotel queues, and – especially frequently – how to get & offer reliable and safe help for homes and families.

In Metropolitan area UAS universities, this growing trend has been recognized and recently turned into a new learning module “Sharing economy” based on 3AMK cooperation between Metropolia, Haaga-Helia and Laurea. (6) The learning journey will continue into a new, inspiring direction!

==========================

About the authors

Ulla-Maija Soininen is a CEO of Onnexi Oy that she founded to address a growing need for finding reliable help.

---

Zinaida Grabovskaia is Metropolia’s instructor in Service Design and Head of Master’s programme in Business Informatics, who is welcoming innovative service businesses to share ideas with the students and learn together.

---

References

1. Bughin, J. and Woetzel, J (2019). Navigating a World of Disruption. McKinsey Online.
2. Yle uutiset, Lahti, 28.8.2019. Väestö ikääntyy ja työttömyys kasvaa – Lahdessa huollettavien osuus väestöstä lisääntyy.
3. Driver, M. (2012). An Interview with Michael Porter: Social Entrepreneurship and the Transformation of Capitalism. Academy of Management Learning & Education, Vol. 11, No. 3, 421–431.
4. Sud, M., Van Sandt,C.V., and Baugous, A. (2009). Social Entrepreneurship: The Role of Institutions. Journal of Business Ethics, 85: 201-216.
5. Paajanen, S. (2016). Business-to-Business Resource Sharing: White Paper. VTT: Business Innovation & Foresight. – Definitions of Sharing Economy.
6. A New Learning Lane: Circular Economy for Sustainable Growth 15 credits (5.11.2019).

Onnexi Oy
Facebook
LinkedIn

Metropolia’s Summer Business School

Sopiiko toimintatutkimus ylemmän ammattikorkeakoulun opinnäytetöiden lähestymistavaksi? osa 2/2

Tämä on toinen osa postaussarjasta, jossa käsittelemme toimintatutkimusta. Ensimmäisessä osassa tarkastelimme toimintatutkimusta tutkimuksen muotona ylipäänsä. Tässä toisessa postauksessa syvennymme siihen, miten toimintatutkimusta on käytetty ylemmän ammattikorkeakoulututkintojen (YAMK) opinnäytetöissä.

Tarkastelemme aihetta satunnaisotannalla valitsemiemme opinnäytetöiden kautta. Työt on tehty liiketalouden ja terveysalan ylempiin ammattikorkeakoulututkintoihin (YAMK), useassa eri ammattikorkeakoulussa, eri vuosina ja niissä kaikissa menetelmänä on käytetty tai sovellettu toimintatutkimusta*.

Tavoitteenamme kuvata ja antaa esimerkkejä, miten toimintatutkimusta on opinnäytetöissä käytetty ja millaista kehittämistyötä menetelmällä on toteutettu. Näin tuotamme ideoita ja vinkkejä toimintatutkimuksen hyödyntämisestä opiskelijoille ja ohjaajille.

Opinnäytetöitä tarkastellessamme etsimme vastauksia alla olevaan kysymykseen

1. Miten opinnäytetöissä määriteltiin toimintatutkimusta opinnäytetyön lähestymistapana?
2. Miten opinnäytetöissä kuvattiin kehittämisen tarkoitus ja tavoite?
3. Miten opinnäytetöissä tutkittiin todellisuutta?
4. Miten opinnäytetöissä kuvataan opinnäytetyön tekijän positio?

Miten opinnäytetöissä määriteltiin toimintatutkimus?

Opinnäytetöitä kuvattiin tutkimuksellisiksi kehittämistöiksi, joissa käytettiin toimintatutkimuksellista lähestymistapaa (5 työtä). Kahdessa opinnäytetyössä nimettiin menetelmä osallistavaksi toimintatutkimukseksi. Lisäksi kahdessa opinnäytetyössä kuvattiin, että opinnäytetyö toteutettiin toimintatutkimuksena. Yksi opinnäytetyö toteutettiin laadullisena tutkimuksena toimintatutkimuksen keinoin. Kuudessa opinnäytetyössä kuvattiin prosessin etenevän syklisesti suunnittelun ja toiminnan syklinä tai useampien vaiheiden kautta.

Kaikista toimintatutkimuksen määritelmistä nousee esille osallistujien voimaannuttaminen, yhteistoiminta osallistujien kanssa, tutkimuksellisuus ja muutokseen pyrkiminen.

Miten opinnäytetöissä kuvattiin kehittämisen tarkoitus ja tavoite?

Kaikissa opinnäytetöissä kuvattiin työn tarkoitus ja tavoitteet. Opinnäytetöiden tarkoituksena oli vahvistaa, kehittää, parantaa ja päivittää toimintaa, työtapaa, osaamista tai johtamista.

Kehittämistyön tarkoitusta kuvattiin tarkastelemissamme töissä seuraavasti:

vahvistaa

• työntekijöiden ymmärrystä asiakaslähtöisyydestä
• lähiesimiesten työn voimavaroja sekä kohtuullistaa työn vaatimuksia työelämän muutoksissa

kehittää

• hoitotyön opettajan opetustyön toimintatapoja,
• toimintayksikön hyviä käytäntöjä,
• hoivakodin lyhytaikaishoidon toimintaa,
• nuorten työpajojen ohjauskäytäntöjä,
• vuodeosaston hoitotyön rakenteista kirjaamista,
• kehittää organisaatiolle missio yhdessä henkilöstön kanssa

parantaa

• opetusjärjestelyjen suunnitteluprosessia ja lukujärjestyksen laadintaa sekä lukujärjestysten laatua

päivittää

• kuntoutuskeskuksen laatukäsikirja ja asiakasprosessit sekä ottaa käyttöön vuosikello laadun johtamisen tueksi ja arvioida laadunhallinnan tilaa.

Aina opinnäytetyön tarkoituksen ja tavoitteiden ero ei ole kovin selkeä, vaan ne kietoutuvat toisiinsa. Toimintatutkimuksellisten opinnäytetöiden tavoitteena oli tarkastelemissamme töissä:

• vahvistaa työntekijöiden asiakaslähtöisyyttä 1
• yhdenmukaistaa ja selkeyttää opiskelijan työssäoppimisprosessiin liittyviä opettajien työkäytäntöjä 2
• vahvistaa lähiesimiesten työn voimavaroja sekä kohtuullistaa työn vaatimuksia 3
• lisätä työntekijöiden työhyvinvointia 4
• lisätä ikäihmisen kuntoutukseen osallistumista 5
• tuottaa kuvaus nuorten sosiaalista vahvistumista edistävistä ohjauskäytännöistä 6
• parantaa asiakaslähtöisen kirjaamisen laatua, vahvistaa henkilöstön osaamista sekä lisätä kirjaamisen yhdenmukaisuutta ja hoidon jatkuvuutta 7
• luoda organisaatiolle missio, joka olisi osa jokaisen työntekijän arkea ja valintojen ohjaaja 8
• kehittää koulutuksen toteutuksen suunnitteluprosessia, yhtenäistää lukujärjestyksen laadinnan periaatteita, parantaa lukujärjestysten laatua ja varmistaa resurssien tehokas käyttö 9
• yhtenäistää laatuajattelua osaksi arjen työtä 10

Miten opinnäytetöissä tutkittiin todellisuutta, jotta sitä voitaisiin muuttaa?

Opinnäytetöissä käytettiin useimmiten kahta erilaista aineistonkeruu- tai kehittämismenetelmää. Menetelmistä ainakin toinen oli työyhteisön toimijoita ja/tai asiakkaita osallistava. Osallistavina menetelminä näissä tarkastelluissa töissä toimivat yhteissuunnittelu tai -kehittely ryhmätyönä (6 työssä), Learning cafe (4 työssä), työ-, inno- tai kehittämistyöpaja (3 työssä) sekä aivoriihityöskentely 6-3-5-menetelmällä tai tulevaisuusverstaana (2 työssä). Opinnäytetöissä aineistoa kerättiin myös kyselyillä (3 työssä) ja työntekijät pääsivät myös äänestämällä vaikuttamaan organisaation missioon (1 työssä).

Monessa opinnäytetyössä aineisto oli laadullista ja se analysoitiin aineistolähtöisellä (6 työssä) tai teorialähtöisellä (1 työssä) sisällön analyysilla sekä teemoittelemalla (2 työssä). Kvantitatiivisten kyselyjen aineistojen analyysissa käytettiin frekvenssejä (2 työssä), ristiintaulukointia (1 työssä) ja kysymyskohtaisia tai kokonaiskeskiarvoja (1 työssä).

Miten opinnäytetöissä kuvataan opinnäytetyön tekijän positio?

Toimintatutkimuksessa opinnäyte työntekijä voi olla kehittämisessä aktiivinen toimija ja mukana tavoittelemassa muutosta. Tästä syystä hänen tulee pohtia omaa positiotaan, muun muassa tiedonintressiään ja tiedostamattomia motiiveita tai tutkimusmenetelmiä. Kaikissa tarkastelun kohteena olleissa töissä tätä ei selkeästi kuvattu.

Opinnäytetyön raportteja lukiessamme saimme kuitenkin sen kuvan, että kahdeksassa työssä opiskelija työskenteli itse siinä organisaatiossa, jonka toimintaa opinnäytetyössä kehitettiin. Näin tekijä oli kehittämisen aikana sisäpiiriläinen eli oli kehittämässä omaa työyhteisöään. Kahdessa tapauksessa hän saattoi olla työyhteisön ulkopuolinen henkilö.

Kaikissa kehittämistöissä opinnäytetyöntekijä toimi yhteistyössä työyhteisön edustajien kanssa. Ensimmäisessä tilanteessa tiedon intressi oli noussut kokemuksen kautta omasta työyhteisöstä. Jälkimmäisessä tapauksessa tiedonintressiä perusteltiin esimerkiksi kirjallisuuskatsauksen avulla.

Muita huomioita opinnäytetöistä

Kaikissa tarkastelluissa opinnäytetöissä kuvattiin toimintatutkimuksen teoriaa melko suppean kirjallisuuden avulla. Tämä saattoi osaltaan vaikuttaa myös toimintatutkimuksen etenemisen kuvauksiin. Ajoittain opinnäytetöissä oli vaikea hahmottaa, miten kehittämistyötä ja siihen liittyvää tutkimuksellisuutta yhdistettiin ja miten kehittämisprosessi eteni.

Kaikissa lukemissamme opinnäytetöissä ei kuvattu selkeästi toimintatutkimuksen lähestymistapaa, mutta mielestämme niissä oli kyseessä emansipatorinen toimintatutkimus, jolla tarkoitetaan tasa-arvoisia käytänteitä kehittävää ja toiminnan muutokseen pyrkivää lähestymistapaa. Niissä kehitettiin käytänteitä osallistamalla ja tukemalla osallistujien kriittistä tietoisuutta sekä kannustamalla käytännön toimintaan muutoksen saavuttamiseksi.

Vinkkejä opinnäytetyön tekijälle

Toimintatutkimuksen lähestymistapa sopii hyvin opinnäytetyön viitekehykseksi YAMK:n opinnäytetöissä. Kannustamme opiskelijoita perehtymään riittävästi toimintatutkimuksen menetelmäkirjallisuuteen, artikkeleihin ja väitöskirjoihin. YAMK:n tasoisissa opinnäytetöissä opiskelijan kannattaa panostaa etenkin tutkimusmenetelmien, kehittämistyön etenemisen sekä osallistamisen ja ”tutkijan” position kuvaamiseen.

Toimintatutkimuksellisen opinnäytetyön kautta opiskelija saa valmiuksia toimia työelämän kehittäjänä vaativissa asiantuntija- ja johtamistehtävissä. Hän oppii valmiudet seurata ja hyödyntää tutkimustietoa ja ammattikäytäntöjen kehitystä sekä kehittämään omaa ammattitaitoaan. Samalla opiskelijan viestintä- ja yhteistyötaidot kehittyvät. (vrt. Asetus 1129/2014.)

Muistilista toimintatutkimuksellisen opinnäytetyön tekijälle

YAMK-opinnot kulkevat vahvasti käsi kädessä aidon työelämän kehittämisen kanssa. Siksi toimintatutkimuksellinen lähestymistapa sopii hyvin opinnäytetyön viitekehykseksi YAMK:n opinnäytetöissä, kuten tämäkin tekemämme selvitys osoittaa.

Kun lähdet tekemään opinnäytetyötä toimintatutkimuksellisella otteella, muista ainakin nämä asiat:

• Muista, että toimintatutkimuksessa sekä tutkitaan että yritetään muuttaa työelämän käytäntöjä.
• Mieti yhdessä työelämän edustajien kanssa kehittämisen aihe, tavoite ja tarkoitus.
• Valitse kehittämistyön eri vaiheisiin sopivat menetelmät ja muista osallistaa työyhteisön edustajia kehittämiseen.
• Etene kehittämisessä syklisesti ja dokumentoi työtäsi järjestelmällisesti. Huomioi, että jokaisessa syklissä vuorottelee suunnittelu, toiminta, havainnointi ja arviointi.
• Mieti oma positiosi osana kehittämistyötä, sanoita se ja keskustele siitä tarvittaessa tilaajan ja ohjaavan opettajan kanssa.
• Muista, että toimintatutkimuksessa korostuu käytännön ja teorian ja samalla toiminnan ja ajattelun välinen vuorovaikutussuhde.
• Hyödynnä substanssikirjallisuuden ja tutkimusten lisäksi riittävästi myös toimintatutkimusta kuvaavaa menetelmäkirjallisuutta.
• Panosta sekä prosessin että tulosten kuvaamiseen ja työn onnistumisen arviointiin – miten kehittäminen onnistui, mitä työn aikana opittiin, mitä voidaan tulevaisuudessa kehittää?

* Tarkastelun kohteeksi valitut opinnäytetyöt oli tehty Metropolia Ammattikorkeakoulussa (4 kpl), Mikkelin ammattikorkeakoulussa (2 kpl), Kajaanin ammattikorkeakoulussa (1 kpl), Lahden ammattikorkeakoulussa (1 kpl), Laurea-ammattikorkeakoulussa (1 kpl) ja Satakunnan ammattikorkeakoulussa (1 kpl). Opinnäytetyöt oli tehty viidessä YAMK-tutkinto-/koulutusohjelmassa: kuntoutuksen, sosiaali- ja terveysalan kehittämisen ja johtamisen, vanhustyön, liiketalouden ja yrittäjyyden sekä yrityksen kasvun ja johtamisen ohjelmissa.

Tarkastelun kohteena olleet opinnäytetyöt

1. Pitkänen, E. 2018. Treffipisteen (Treffi.) asiakas- ja palveluohjauksen kehittäminen osana ikääntyneiden palveluita Sipoossa : Asiakaslähtöisyyttä vahvistamassa. Metropolia Ammattikorkeakoulu. Vanhustyö ylempi AMK. (Luettu 5.7.2019.)
2. Kiljo-Leinonen, H. 2017. Opiskelijan työssäoppimisprosessin kehittäminen Kainuun ammattiopiston sosiaali- ja terveysalalla. Kajaanin ammattikorkeakoulu. Sosiaali-, terveys- ja liikunta-ala. Kehittämisen ja johtamisen koulutusohjelma. (Luettu 5.7.2019.)
3. Aalto, M. & Lintukangas, H. 2013. Lähiesimiesten työn voimavarojen vahvistaminen ja vaatimusten kohtuullistaminen työelämän muutoksissa. Lahden ammattikorkeakoulu. Sosiaali-ja terveysala, YAMK. Kehittämisen ja johtamisen koulutusohjelma. (Luettu 5.7.2019.)
4. Engstrand, A. 2017. Työn hallinnan hyvät käytännöt. Metropolia ammattikorkeakoulu. Kuntoutuksen tutkinto-ohjelma. (Luettu 5.7.2019.)
5. Myllymaa, A. 2018. Ikäihmisen kuntoutukseen osallistumista vahvistavien toimintatapojen kehittäminen lyhytaikaishoitoon. Metropolia Ammattikorkeakoulu. Kuntoutuksen tutkinto-ohjelma. (Luettu 5.7.2019.)
6. Seppälä, M. 2018. Nuorten sosiaalista vahvistumista edistävät ohjauskäytännöt työpajatoiminnassa. Metropolia Ammattikorkeakoulu. Kuntoutuksen tutkinto-ohjelma. (Luettu 5.7.2019.)
7. Korpela, J. 2019. Rakenteisen hoitotyön yhteenvedon kirjaamisen kehittäminen osaksi potilaan hoidon jatkuvuuden turvaamista. Satakunnan ammattikorkeakoulu. Vanhustyön koulutusohjelma. (Luettu 5.7.2019.)
8. Hytönen, M. 2019. Monikulttuurisen asiantuntijaorganisaation mission luominen vuorovaikutuksessa henkilöstön kanssa. Laurean ammattikorkeakoulu. Yrityksen kasvuun johtaminen Liiketalouden YAMK. (Luettu 6.7.2019.)
9. Vihanta, U. 2014. Opintojen suunnittelusta opetusjärjestelyjen toteutukseen. Mikkelin ammattikorkeakoulu. Yrittäjyyden ja liiketoimintaosaamisen koulutusohjelma. (Luettu 6.7.2019.)
10. Hirvonen, M. 2014. Kohti yhtenevää laatuajattelua: Laadun kehittämishanke Herttuan Kuntoutuskeskuksessa. Mikkelin ammattikorkeakoulu. Sosiaali-ja terveysalan kehittäminen ja johtaminen, YAMK. (Luettu 6.7.2019.)

Kirjoittajat

Pirjo Koski toimii Metropolia Ammattikorkeakoulussa hoitotyön lehtorina sekä TKI-toiminnan yhteyshenkilönä kätilötyön tutkinnossa, jossa muun muassa ohjaa opinnäytetöitä sekä opettaa terveyden edistämistä ja tutkimus- ja kehitystyön menetelmiä. Kosken väitöskirja aiheesta “Somaliperheiden perhevalmennuksen kehittäminen toimintatutkimuksen keinoin Suomessa” valmistui vuonna 2014.

Marjatta Kelo toimii Metropolia Ammattikorkeakoulussa YAMK-tutkintojen kehityspäällikkönä. Hänen työnkuvaansa kuuluu kehittää YAMK-tutkintoja opiskelijalähtöisesti, edistää YAMK-tutkintojen tunnettuutta sekä YAMK-tutkintojen ja tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan välistä yhteistyötä. Hän luo myös edellytykset Metropolia Master’s verkoston monimuotoiselle yhteistyölle.

Establishing End-to-end virtual teams, if utilized according to Scrumban process framework, can allow for shorter delivery cycles for Telecom, – this is what the results of a recent Master’s thesis suggests.

Faster Development-to-Delivery cycles are needed

In the highly saturated Finnish telecom market, faster Development-to-Delivery cycles are urgently needed. In other words, Telecom is missing such processes that would allow to innovate new services rapidly and effectively. Such yet-unseen cycles should have high efficiency and yet, provide high-quality services to individual and corporate customers. But is it realistic to expect such rapid and effective development-to-delivery cycles?

My home company, Elisa oyj, has set into its aim to achieve this level of speed and quality. For this end, it was seen necessary to improve internal process to make such deliveries possible. This has triggered my Thesis focused on improving one internal process for operating, maintaining and developing subscription services. My Master’s projects provided a good opportunity to take a look into the process-oriented way of managing of internal work with the aim to benefit my home company.

Better organized work and better collaboration

The study suggested that fast and effective development-to-delivery cycles can be achieved – by prioritizing work and limiting work-in-progress. In other words, we have the key to success already available, waiting to be utilized. The work of our experts just needs to be organized better and better collaboration between the teams and individuals need to be established. Although seemingly easily to do, the devil is – as always – in details.

For example, for urgent work of several experts, the study suggests to use studio mode, where dedicated, recurring timeslots are allocated to allow several specialist work together. Better management and distribution of the workload for all specialists will allow for more predictable flow through the process. At the same time, the studio mode will allow for providing a fast lane for developing some urgently required new features to serve the customer’s needs. This type of flexibility is best described as a combination of Agile and Lean. The Scrumban process framework, a combination of Lean and Agile practices, originates from software development for precisely this target – to be both reliable and fast where needed.

Steps to reorganize internal work

For achieving the faster development-to-delivery cycles, the study suggests several steps to reorganize internal work. First, it was recommended to improve process throughput by prioritizing work and limiting work in progress. Better management and distribution of the workload the specialists allow for more predictable flow through the process, while providing a fast lane for urgently required features to serve the customer’s needs.

Second, one important improvement would be to better synchronize the external dependencies with internal and external stakeholders. In other words, near-simultaneous actions for tasks involving multiple stakeholders are necessary. These together assist the company for more accurately estimating and keeping delivery schedules to its customers.

Third, it is necessary to start organizing people along this new process by introducing virtual teams with end-to-end responsibility for a service or feature. This allows for quick adoption of the process without delay from changing the line organization. For it to be possible, it needs administrative freedom of reorganizing people for the tasks at hand. Additionally, it is necessary to have the freedom to bring together people from various parts of the line organization – for better visibility to planning, prioritization and implementation, and providing for longer-term agility.

Combining Lean and Agile

Interestingly, comparison between major telecom software and hardware providers found that they all had come up with the idea of combining Lean and Agile into their processes. Instead of just picking up and utilizing an existing process framework, they have ended up with selecting and combining for multiple existing frameworks to serve their individual needs.

For the home company, to support fast and effective development-to-delivery cycles, the management needs, first, to recognize the differences in working practices and align KPIs (key performance indicators) over the line organizational borders according to the new practice. Second, it would need a logical, systematic adoption of the new Scrumban process, which can be helped by allocating a responsible owner for the Scrumban coordination to facilitate and involve the specialists across many lines.

The proposal for a new Scrumban process aligns with the company’s strategy towards adaptive organizations. In practical terms, it makes a step on the path towards increased agility on the company level.

About the writer:
Rauli Rautavuori graduated from Metropolia UAS as a Master of Industrial Management 2019.