Julkisesti kilpailutettavan hankinnan hankintaprosessi on yleensä kestoltaan pitkä. Lisäksi hankintaprosessi on usein monivaiheinen ja useasta aliprosessista muodostuva kokonaisuus, jolla on yhtymäkohtia muihin yrityksen prosesseihin. Siksi hankintayksikön kannattaa panostaa riittävästi hankinnan suunnittelu- ja valmisteluvaiheisiin. Huolellisuus näissä alkuvaiheissa on onnistuneen hankintaprosessin edellytys.
Mitkä tekijät hidastavat hankintaprosessin etenemistä?
Pureuduin opinnäytetyössäni (1) julkisesti kilpailutettavan hankinnan valmisteluvaiheen kehittämiseen Metropolia Ammattikorkeakoulussa. Selvitin hankinnan valmisteluvaiheen etenemistä hidastavia tekijöitä, jotka aiheuttivat tehottomuutta kilpailutettavan hankinnan hankintaprosessiin. Hankinnan valmisteluvaiheen etenemistä hidastavia tekijöitä ilmeni hankinnan:
- tarveselvitysvaiheessa
- toimittajien ja markkinoiden kartoitusvaiheessa
- vaatimusten määrittelyvaiheessa
- suunnittelu- ja valmistelutyön aloittamisessa
- tukimateriaaleissa
Hankinnan tukimateriaalipaketti
Tuotin yhteistyössä Metropolian asiantuntijoiden kanssa tukimateriaalipaketin hankinnan valmistelijan käyttöön. Tukimateriaalin avulla vaikutettiin hankinnan suunnitteluvaiheeseen, joka on Metropolian hankintaprosessin ensimmäinen aliprosessi. Tukimateriaalin avulla hankintapalvelut auttavat hankinnan valmistelijoiden työtä, kun he tekevät melko itsenäisesti valmistelutyötään.
Hankintaa valmisteleva henkilö, esimerkiksi projektipäällikkö, saa tukimateriaalin avulla kokonaisymmärrystä siitä, mitä vaiheita julkinen hankintaprosessi sisältää.
Tukimateriaalin informaatiolla ja ohjeistuksella pyritään myös ohjaamaan hankinnan valmistelijaa niin, että hän kiinnittää valmistelutyössään huomiota tulevan kilpailutuksen suunnittelun ja valmistelun kannalta olennaisiin asioihin.
Tehokkuutta hankintaprosessiin
Hankinnan valmisteluvaiheen tehottomuuden taustalla oleva ilmiö on hyvin tyypillinen resurssitehokkaalle organisaatiolle. Resurssitehokkuus korostaa kaikkien arvoa tuottavien resurssien, kuten henkilöstön ja toimitilojen tehokasta hyödyntämistä. (2) Organisaatiolle resurssien täysimääräinen käyttöaste on tärkeää, mutta siitä usein seuraa, että töiden läpimenoaika prosesseissa pitkittyy. Ulospäin toiminta todennäköisesti näyttää tehokkaalta, mutta silti organisaation sisäisen palvelun asiakas odottaa. (3)
Kaikki yrityksessä tehtävä työ toteutetaan prosesseissa (2). Siksi työn kehittäminen tapahtuu prosessia kehittämällä. Kun hankintaprosessi kuvataan, hankintaprosessin monivaiheisuus ja yhtymäkohdat organisaation muihin prosesseihin saadaan näkyviksi.
Lähteet:
1. Tiainen, Ann-Mari 2021. Hankinnan valmisteluvaiheen kehittäminen hankinnan tukimateriaalipaketin avulla. Metropolia Ammattikorkeakoulu, Helsinki.
2. Modig, Niklas ja Åhlström, Pär 2016. Tätä on lean: ratkaisu tehokkuusparadoksiin. 5. painos. Rheologica Publishing, Tukholma.
3. Torkkola, Sari 2015. Lean asiantuntijatyön johtamisessa. Talemtum Media Oy, Helsinki.
Kirjoittaja
Ann-Mari Tiainen, opiskelee Metropolia Ammattikorkeakoulun Hankintatoimen koulutusohjelmassa (Ylempi AMK). Hän teki opinnäytetyön toimintatutkimuksena Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:lle. Opinnäytetyössään hän käsitteli hankinnan valmisteluvaihetta hidastavia tekijöitä ja niiden taustalla olevia teorioita.
Ei kommentteja