Tarvitseeko tulevaisuudessa omistaa omaa autoa ollenkaan? Älykkään liikkumisen kehittäminen voi johtaa yksityisautoilusta luopumiseen kaupungeissa. Tällainen kehitys voisi hillitä ilmastonmuutosta. Samalla se toisi kustannussäästöjä ja lisäisi liikkumisen turvallisuutta.

Miten älykäs liikkuminen muuttaa elämäämme?

Älykäs liikkuminen (eng. Smart Mobility) on mullistamassa tapamme käyttää liikennevälineitä. Tulevaisuudessa on lähes mahdotonta välttyä Älykkään liikkumisen vaikutuksilta elämäämme. Helsinki on tällä hetkellä yksi kuumimmista Älykkään liikkumisen kehittämispaikoista. Helsingissä on muun muassa perustettu ensimmäinen toimiva MaaS (Mobility as a Service) operaattori, MaaS Global. (1) Helsingin kaupunki on linjannut, että vuoteen 2025 mennessä on tarpeetonta omistaa henkilökohtaista ajoneuvoa. Tarkoituksena on, että yksityisautoilun korvaavat vaihtoehdot ovat niin houkuttelevia, että matkustajat käyttävät mieluummin niitä. (2)
Älykkään liikkumisen kehittämistä tukee huolestuttava ilmastonmuutoksen suunta sekä voimakas urbanisoituminen (1). Asiantuntijat ovat esittäneet useita arvioita liikenteen määrän kasvusta tulevaisuudessa. Alla on yksi esitetyistä arvioista, joka on konsultointiyritys Oliver Wymanin tuottama analyysi. Kuviosta 1 huomataan, että matkustajamäärät kasvavat tasaisella tahdilla aina analyysin loppuun asti, vuoteen 2040. (3)

FABULOS-projektilla älykkäämpää liikkumista

Älykkään liikkumisen osalta on käynnistetty useita projekteja, kuten FABULOS. FABULOS (Future Automated Bus Urban Level Operation Systems) -projekti tähtää siihen, että tulevaisuudessa autonomiset bussit toimivat osana julkista liikennettä. Projekti käynnistyi vuonna 2018 ja päättyy vuoden 2020 lopussa. FABULOS saa rahoitusta Euroopan Unionin Horisontti 2020-ohjelmasta. (4)

Metropolia Ammattikorkeakoulu valittiin FABULOS-projektin tekniseksi kumppaniksi (5). Yksi projektin osa-alue oli Älykkään liikkumisen markkinan analysointi. Tähän perehdyin opinnäytetyössäni, jossa tutkin FABULOS-projektissa mukana olleita toimijoita. Tavoitteena oli kartoittaa Älykkään Liikkumiseen markkinatilannetta sekä toimijoiden näkemyksiä siitä.

Tutkimukseen osallistui toimijoita, niin tarjonta- kuin kysyntäpuolelta. Tarjontapuolella oli yrityksiä suurimmaksi osaksi Euroopasta. Näiden yritysten valikoimissa on autonomisia ajoneuvoja ja/tai niihin liittyviä ohjelmistoja. Kysyntäpuoli koostui eurooppalaisten kaupunkien julkisen liikenteen operaattoreista. Tietoja FABULOS-projektiin osallistuneilta kerättiin kyselylomakkeella. (6)

Älykkään liikkumisen markkinatilanne

Kysely osoitti, että Älykkään liikkumisen markkina on kypsyydeltään alkuvaiheessa ja tarjontapuolella on paljon start-up yrityksiä. Yritysten liikevaihto sekä julkisen liikenteen operaattoreiden Älykkään liikkumisen projekteihin budjetoimat euromääräiset summat vahvistavat, että markkinan koko on tällä hetkellä pienehkö. Markkinan tulevaisuus näyttää valoisalta – suurin osa toimijoista pitää investointitason samana tai panostaa lisää Älykkään liikkumisen kehitykseen. Markkinoille on tullut uusia yrityksiä. Tämä pitää kilpailutilannetta yllä ja tukee päätelmää markkinoiden kasvusta tulevaisuudessa. (6)

Kartoitin myös toimijoiden näkemyksiä Älykkäästä liikkumisesta suhteutettuna toisiinsa ja vallitsevaan markkinatilanteeseen. Toimijat halusivat nähdä yksityisautoista vapaita kaupunkeja, jotka on suunniteltu uudenlaista teknologiaa hyödyntäen. Älykkään liikkumisen kannalta toimijat pitivät tärkeimpinä asioina kustannussäästöjä yhteisöille, älykkäitä liikennejärjestelmiä, saasteiden vähenemistä sekä terveyttä ja turvallisuutta edistävää teknologiaa. Tarjontapuolella oli huoli, että varhaiset omaksujat joutuvat kantamaan taloudellisen riskin. Sama huoli toistui kysyntäpuolelle siten, että heidän tulisi kantaa taloudellista riskiä yritysten puolesta. (6)

Opiskelijana osana projektia

Tutkimus oli osa konseptia, jossa Metropolia tarjoaa opiskelijoille mahdollisuuden tehdä opinnäytetyö toimeksiantajalle. Samalla opiskelija tuottaa tietoa tilaajaorganisaatiolle. Tutkimusta oli mielenkiintoista tehdä tällä konseptilla. Toivon, että tällä toimintatavalla tullaan jatkossakin tuottamaan tutkimustietoa Metropolian kumppaneille.

Kirjoittaja

Eero Tuuliainen, Tradenomi (ylempi) AMK 2020, toimii opiskelija-assistenttina Ajoneuvo- ja konetekniikan osaamisalueella Metropoliassa.

Lähteet:

1. All roads lead to smart mobility. [Online] (2020).

2. Deloitte. (2015). Reducing congestion and fostering faster, greener, and cheaper transportation options. [Online article]

3. Oliver Wyman. (2018). Mobility 2040 – The quest for Smart Mobility. [PDF]

4. Forum Virium. (2018). https://forumvirium.fi/fabulos-tuo-robottibussit-helsinkiin/. [Online]

5. Metropolia – Älykäs Liikkuminen. [Online] (2020).

6. Tuuliainen, E. (2020). Smart Mobility Market Analysis – Case FABULOS. [PDF] Metropolia University of Applied Sciences, Master of Business Administration, Supply Chain Management. Master’s Thesis.

Self-direction is a concept that has long existed in the business landscape, and its effect in teams has been a research subject for a long time. But what kind of framework is needed to support individual employee’s self-direction? Using an IT unit as an example, I am describing what kind of self-direction practices support the employee’s self-direction and what kind of issues hindered self-directed working. Furthermore, I will introduce how self-direction improves the daily work quality.

Why are we talking about self-direction?

There is not a common interpretation on what the self-direction means specifically, but on a general understanding it goes as follows; a person’s ability to perform without external guidance & control (Martela and Jarenko, 2017).

The research subject is new because changes have happened in the world of business; technology has advanced to become knowledge-intensive and dynamic, allowing industries to innovate solutions previously unable to have been developed (Muthusamy at al., 2005). Work life has changed because of modernized thinking, which is leading organizations to meet new challenges in employee satisfaction. The emergence of measurement of self-direction is currently not on companies’ priority lists, as there is a lack of tools and promotion for doing this. However, this is the topic of the near future (Koutonen, 2020).

Past research about the concept has led to opening a few questions:

• What business and individual based information is essential for enabling self-direction in a company?
• Are individual or company performance used as the model for organizational operation?
• Is individual information relevant for the company, and will it have effect between company chains?
• What practices support self-direction?
• What tools are required to support self-direction? (Koutonen, 2020.)

Self-direction is one emerging concept in the changing work industry. New generations want to experience work as meaningful (Kiskonen, 2018). Organizations have difficulties in predicting or measuring an employee’s attitude towards own work and what possible consequences might occur (Lal, 2008); the lack of knowledge about self-direction could affect negatively on organizational strategies if not taken into account during re-evaluation of these.

To know what information affects individual work performance, meaningfulness and evaluation is valuable when improving strategies, or when creating new ones. The information can lead to employees performing their jobs more self-directed and successfully. Organizations can utilize this information for company success by knowing how and what relevant business information visibility could help and motivate an employee to perform the job more self-directed and successfully, and if information visibility will affect self-direction’s usage and enrichment. So, how does an organization find out this, at least on the first look, non-tangible information?

Subordinates, speak up! Management, take notes.

The conceptual framework I built for my thesis (there were no existing ones to be found) aimed to find out how to assess current self-direction practices in an organization or unit by tackling multiple topics that eventually formed the basis for developing a self-direction supportive framework. Analysis of current values helped establishing a scope for the framework, current best practices established the themes, and current solutions established what utilization capabilities the framework could be used for.

The conceptual framework helped developing the questions to evaluate a subject area’s (in my case, an IT unit) current self-direction practices. For example, two major factors in practicing self-direction were discussed from the individual employee’s perspective: what organization model, and what leadership model, do you identify following?

Utilizing the conceptual framework to evaluate current self-direction practices will definitely vary depending on the research subject, but following areas were identified in the IT unit I analyzed: self-direction, autonomy, creative thinking, and independent decision-making in daily work is highly supported, while self-directed working is hindered by an overall lack of responsibility, documentation, workflows, and CRM transparency. In addition, guidelines for practicing additional voluntary self-direction supportive organizational thinking is missing.

After so much research, it was uplifting to allow the employee to talk. As the results in the Thesis study demonstrated, what might be defined in the organization may not be what the employee perceives. Managers: allow the employee to identify how things work according to how one perceives it, not according to company guidelines. It might save much trouble to not assume that everything is clearly communicated and followed.

What to do with the established strengths and weaknesses?

Having an open mind about what kind of a framework should be developed, and eventually implemented, certainly benefits from having an S&Ws-analysis based on honest answers. As my IT unit current state analysis revealed, promoting self-direction should be further a focus area, while reacting to changes in the business environment should be an area for improvement. With clear evidence, developing a voluntary self-direction supportive change enablement framework was rapidly decided between company management and myself.

My Master’s Thesis (Koutonen, 2020) demonstrates the development of the change enablement framework in detail, as with clear motivations for reasoning its existence. The framework has not yet been implemented in the IT unit, but is expected to be done in 2021, Q1.

If implemented, the change enablement framework could improve the daily work quality and business environment in the IT unit. Scattered practices have always existed in roles and responsibilities, documentation, workflows, and internal and customer business environment transparency. The framework could help in creating a cohesive and professional working environment in the IT unit, which leads to more self-directed capabilities in own working.

By developing and following a self-direction supportive framework, an organization could re-evaluate organizational strategies with visible outcomes of the implemented framework and utilize the information for company success by evaluating how and what information visibility could help and motivate the employee to perform own job more self-directed and successfully.

Self-direction is a concept that has long existed in the business landscape, and its effect in teams has been a research subject for a long time. I hope that my Master’s Thesis study will be one of many research subjects about the concept’s effect from an individual’s perspective in a team.

About the author

Olli Koutonen works as an IT Consultant for an IT-house that specializes in providing customers technical environments in a rapidly evolving digital landscape. He has over five years of experience in multi-language customer-oriented services in the IT industry, from customer service & management positions to specialized consulting services.

References

Denis, J-L., Langley, A. and Sergi, V. (2012). Leadership in the Plural. The Academy of Management Annals, Vol. 6, No. 1. 211-283. [online] [Accessed 1 June 2020]

Kiskonen, L. (2018). Itseohjautuvuus Työhyvinvoinnin Tukena: Varhaiskasvattajien Näkemyksiä Itseohjautuvuudesta Osana Työtään. [PDF] Metropolia University of Applied Sciences, Department of Social Services, Myllypuro. Bachelor’s Thesis. [Accessed 18 November 2019]

Koutonen, O. (2020). Developing a Framework Supporting the Employee’s Self-direction in the Information Technology Unit. Metropolia University of Applied Sciences, Department of Business Informatics, Myllypuro. Master’s Thesis.
Lal, H. (2008). Organizational Excellence Through Total Quality Management: A Practical Approach. ISBN: 978-81-224-2643-4. New Age International Publishers.

Martela, F. and Jarenko. K. (2017). Itseohjautuvuus: Miten Organisoitua Tulevaisuudessa? ISBN: 978-952-14-3041-1. Alma Talent.

Muthusamy, S., Wheeler, J. and Simmons, B. (2005). Self-managing Work Teams: Enhancing Organizational Innovativeness. Organization Development Journal, Vol. 23, Iss. 3.

Kevät 2020 haastoi korkeakoulukenttää. Se toi muutoksia esimerkiksi korkeakoulujen opiskelijavalintakokeisiin. YAMK-tutkintojen opiskelijavalinnat muutettiin nopeasti lähikokeista etäkokeiksi. Muutos pakotti uudistamiseen, yhteistyöhön sekä prosessien ja viestinnän selkeyttämiseen. Hakijat osallistuivat kokeeseen hyvin ja kokeeseen kutsutuista juuri kukaan ei jäänyt pois. Positiiviset kokemukset etäkokeesta lisäsivät valmiutta ja innostusta toteuttaa opiskelijavalintaa etäkokeina jatkossakin.

Kaikki uusiksi pikavauhdilla

Alkuperäisen suunnitelman mukaan valintakokeet piti järjestää Metropolian kampuksilla. COVID-19-pandemiasta johtuen lähivalintakokeet jouduttiin nopealla aikataululla muuttamaan etäkokeiksi. Etävalintakokeen toteutti 13 YAMK-tutkinto-ohjelmaa. Kokeiden uudelleen organisointi edellytti laajaa yhteistyötä tutkinto-ohjelmien, hakijapalveluiden, Metropolian digimentoreiden, tietohallinnon asiantuntijoiden, tietosuojavastaavan, lakimiehen sekä muiden toimijoiden kanssa.

Ennakkovalmisteluissa selvitettiin:

• miten lähikokeet muutetaan etäkokeiksi ja millaisia ratkaisuja tutkinto-ohjelmat tekevät
• mitä tietoa välitetään hakijoille (hakijapalvelut)
• mitä etäkoe edellyttää hakijalta (välineet, yhteydet)
• miten taataan tietoturva etäkokeissa
• miten huomioidaan hakijan ja korkeakoulun oikeudet
• mitä tukea tarvitaan hakijoille kokeen onnistumiseksi
• mitä tukea tarvitaan kokeen aikana (HelpDesk)
• miten varmistetaan yhteyksien toimiminen ja mitä asiantuntija-apua (digimentori) tarvitaan tutkintojen edustajille
• miten tiedotetaan hakijoille ja ohjeistetaan kokeeseen kutsuttuja
• miten varaudutaan yllättäviin tilanteisiin

Lähikokeista etäkokeisiin

Etävalintakokeet toteutettiin touko-kesäkuussa. Niiden jälkeen haastattelin tutkintovastaavat, jotka olivat keskeisessä roolissa valintakokeiden suunnittelussa ja toteutuksessa. Näin sain tietoa etäkokeiden onnistumisesta ja toiminnan kehittämiskohteista.

Etävalintakokeita toteutettiin eri tavoin:

• Moodlessa järjestetty viiden tutkinnon yhteinen aineistokoe
• E-lomakkeella palautettava valintakoetehtävä
• Funet Miitti (Zoom) -palvelussa järjestettävä ryhmä- tai yksilöhaastattelu

Microsoft Teamsia käytettiin opettajien väliseen viestintään kokeen aikana. Teamsia tai puhelinta haastattelun toteuttamiseen käytettiin, jos hakijalla oli haasteita Zoomin kanssa.

Tutkinto-ohjelmien näkökulmasta valintakokeen muutos tuli nopealla aikataululla ja asioita tehtiin kiireellä. Lähikokeen muuttaminen etäkokeeksi edellytti paljon suunnittelua ja etukäteisjärjestelyjä. Teknisesti kokeen muutostyö vaati paljon aikaa. Viestintä eri tahojen välillä korostui, kun kaikkien tutkintojen hakijoille räätälöitiin kokeeseen liittyviä ohjeita, linkkejä ja tunnuksia kokeeseen osallistumiseen. Erilaisten koejärjestelmien (Moodle, Zoom) käyttöön pyrittiin hakijalle tarjoamaan tukea ja apua sekä mahdollisuus perehtyä etukäteen järjestelmän käyttöön.

Yhteistyö prosessin aikana eri tahojen välillä

Eri tahojen yhteistyössä korostui selkeän viestinnän tarve. Kun pyrittiin varmistamaan korkeakoulun ja hakijan välistä sekä koulun henkilöstön sisäistä viestintää, ohjeita saattoi tulla eri tahoilta ja eri tavoin. Sujuva toiminta edellytti selkeää prosessia ja vastuunjakoa. Oli selkeästi sovittava, kuka hoiti esim. tiedottamisen hakijoille ja miten se hoidetaan. Samalla turvattiin tiedon siirtyminen eri tahojen välillä ja tiedettiin, mikä oli kunkin vastuualue prosessin aikana. Oleelliseksi asiaksi nousi, että kaikki prosessin toimijat (esim. tietohallinto, HelpDesk, digiasiantuntijat) ovat mukana jo toiminnan suunnitteluvaiheessa.

“On tärkeää varmistaa, että tieto tavoittaa oikeat henkilöt. Tietohallinto on saatava mukaan suunnitteluun alusta alkaen. Osa tulleista viesteistä oli haastavia tulkittavaksi.”

Hakuprosessissa myös hakijan rooli oli tärkeä. Hakijan vastuulla oli huolehtia, että hänellä oli valintakokeen aikana käytettävissä esimerkiksi:

• internet-yhteys
• mikrofoni ja kamera tietokoneessa, puhelimessa tai tabletissa
• Funet Miitti (Zoom) -sovellus tai Chrome-selain asennettuna
• mahdollisuus tehdä kirjoitustehtävä tietokoneella

Kokeen jälkeen useista tutkinto-ohjelmista saatiin palautetta, että kiireellä tehty muutosprosessi oli kuitenkin toimiva ja yhteistyö sujui. Hakuun liittyvät tiedot kokeeseen osallistujista saatiin ajoissa ja hakijat eivät ottaneet tutkintovastaaviin yhteyttä normaalia enempää.

Testauspalvelu ja HelpDeskin tekninen tuki

Jotta hakijoiden ei tarvinnut jännittää koejärjestelmään kirjautumista ja sen toimintaa, päätettiin Metropoliassa tarjota hakijoille ennen koetta mahdollisuus testata Zoomin ja Moodlen käyttöä. Moodleen tehtiin harjoituskoe, jota jokainen hakija pääsi kokeilemaan oman aikataulunsa mukaan ennen varsinaista koetta.

Jos valintakokeissa käytettiin Zoomia, kunkin tutkinto-ohjelman hakijoille tarjottiin aika, jolloin he pääsivät kokeilemaan ja harjoittelemaan Zoomin käyttöä. Paikalla oli myös asiantuntijoita, jotka opastivat hakijoita. Joissakin tutkinto-ohjelmissa digimentori tarjosi hakijoille myös erillisen Zoomin testausmahdollisuuden.

Valintakokeissa yksittäisiltä hakijoilta tuli palautetta, että testauspalvelu oli ollut hyvä. Toisaalta moni oli jo kevään aikana tottunut käyttämään Zoomia työssään, joten nämä hakijat eivät testauspalvelua tarvinneet.

Myös tietohallinnon HelpDesk-palvelu tarjosi opettajille apua etävalintakokeiden toteuttamisessa. HelpDesk päivysti Moodle-tentin aikana ja auttoi tarvittaessa koetta valvovia opettajia. Myös Zoomia käyttäneiden tutkintojen etäkokeissa HelpDesk tarjosi apua, mutta sitä ei tarvittu tai apua saatiin tutkinto-ohjelman omilta digimentoreilta. Jossakin haasteissa tieto ei välittynyt heti HelpDeskiin ja apu tuli viiveellä.

Tunnistettuja haasteita koetilanteissa

Etäkoe edellyttää, että kokeen toteutuksessa huomioidaan tietosuojaan liittyvät haasteet. Kokeen tekijän tulee olla perillä käytetyn järjestelmän (esim. Moodlen) ominaisuuksista, jotta hakijan yksityisyys ei vaarannu. Etäkokeissa on huomioitava vilpin mahdollisuus ja erilaisten apuvälineiden käyttö kokeen aikana.

Etäkokeissa hakijoilla voi olla teknisiä haasteita. Esimerkiksi työpaikan koneelta ei ehkä pääse kirjautumaan Metropolian Moodleen, verkkoyhteydet eivät toimi tai e-lomakkeelle kokeessa tehdyt tehtävät eivät tallennu. Haasteita voi ilmetä myös ääniyhteyksissä tai mikrofonin toimivuudessa tai käytössä. Jos hakijalla ei ole kokemusta käytössä olevista koesovelluksten käytöstä, hän tarvitsee ohjausta kokeen yhteydessä. Etäkokeet vaativat toteuttajilta joustavuutta ja toimimista tilanteen mukaan: Jos hakija ei pääse Zoomiin, haastattelu toteutetaan Teamsilla. Jos hakijalla on haasteita ääniyhteyden kanssa, toteutetaan haastattelu puhelimella.

Etäkokeessa teknisiä haasteita voi olla myös opettajalla. Opettajalla voi olla haasteita päästä Zoomiin tai ongelmia ääniyhteyksissä. Tällöin käyttöön voidaan ottaa puhelin Zoomin rinnalle.

Juuri ennen valintakoepäivää tuli tieto Zoomin päivityksestä uuteen versioon, joka toi stressiä ja huolta erityisesti linkkien toimivuudesta. Kokeen aikana paljastui joitakin haasteita linkkien toiminnassa ja hakijoiden haastatteluja jouduttiin siirtämään seuraavaan päivään. Kokeen aikana myös osa hakijoiden viesteistä ei tavoittanut tutkinto-ohjelmaa.

Etäkokeiden edut ja onnistumiset

Vaikka etäkokeissa oli haasteita, koettiin myös paljon onnistumisia. Hakijoita osallistui kokeeseen enemmän kuin aiempina vuosina. Juuri kukaan kokeeseen kutsutuista ei jäänyt pois. Etäkoe oli myös hakijaystävällinen. Se mahdollisti kokeeseen osallistumisen esim. työpäivän lomassa tai kotisohvalta eikä hakijan tarvinnut matkustaa koulun tiloihin.

Useat tutkintovastaavat totesivat, että itse kokeessa kaikki meni hyvin. Kokeen aikana ei ollut teknisiä ongelmia. Zoom toimi yllättävän hyvin. Aikataulu pelitti ja kaikki hakijat olivat ajoissa paikalla. Zoomia käytettäessä hakijat pääsivät yksi kerrallaan Zoom-haastatteluun, jossa tarkistettiin hakijoiden henkilöllisyys. Myös hakijat antoivat palautetta, että keskustelu verkossa toimi hyvin.

Vaikka etävalintakokeet vaativat etukäteen paljon työtä, Moodle-koe paljasti, että kokonaisuutena valintakokeeseen tarvittava työaika oli pienempi kuin perinteisessä lähikokeessa. Kokeen tarkastusta ja pisteiden laskemista ei tarvittu, kun kokeen valvoja sai tiedon hakijan koepisteistä automaattisesti heti kokeen jälkeen. Etäkokeiden ensimmäisestä toteutuksesta on saatu hyviä eväitä seuraavaan kertaan.

Etäkokeen haasteet	Etäkokeen hyvät puolet
Tietosuojan varmistaminen Vilpin ehkäisy Mahdolliset tekniset haasteet Mahdollinen ohjaustarve Zoomin tai Moodlen käyttöön Koesovelluksen linkkien toimivuus	Hakijoiden runsas osallistuminen Hakijan helppo osallistua etäkokeeseen (ei matkustamista) Zoom ja Moodle toimivat hyvin kokeessa Vuorovaikutus verkossa luontevaa Moodle-tentissä tulokset näkyvillä heti

Valintakokeiden muuttaminen etäkokeiksi tiivisti yhteistyötä Metropolian sisällä. Samalla kehitettiin valintakoeprosessia ja viestintää. Hakijoiden oli helppo osallistua etäkokeeseen. Positiivisten kokemusten myötä useat tutkinto-ohjelmat olisivat valmiita toteuttamaan valintakokeen etänä jatkossakin. Tutkintovastaavat näkivät etäkokeessa monia etuja, mutta haittoja ei juurikaan ollut, kun tukea oli paikalla.

Kirjoittaja

Marjatta Kelo toimii Metropolia Ammattikorkeakoulussa YAMK-tutkintojen kehityspäällikkönä. Hänen tehtävänään on kehittää YAMK-tutkintoja opiskelijalähtöisesti, edistää YAMK-tutkintojen tunnettuutta sekä YAMK-tutkintojen ja tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan välistä yhteistyötä. Hän luo myös edellytykset Metropolia Master’s kehittämisverkoston monimuotoiselle yhteistyölle.