Julkisen sektorin hankintojen toteuttamisessa on osaamisvaje, totean juuri ilmestyneessä väitöskirjassani. Asia on yhteiskunnallisesti merkittävä, sillä julkisten hankintojen potti on valtakunnantasolla jopa 30 miljardia euroa ja kuntasektorillakin 12 – 15 miljardia euroa.

Hankintaosaamisen kehittämisellä on kiire, sillä esimerkiksi sote-suunnitelmat ja kiristyvä kansainvälinen kilpailu pakottavat sekä ostavan että myyvän puolen tarkastelemaan kriittisesti omia prosessejaan.

Mallia yksityissektorilta julkisiin hankintoihin?

Väitöskirjani lähtökohtana oli, voisiko julkisten hankintojen kehittämisessä hyödyntää yksityis-sektorilta nousevia parhaita käytänteitä hankintatoimesta. Yksityissektorilla yritysten hankintojen kustannukset ovat nousseet jopa 60 – 80 prosenttiin liikevaihdosta, joten menestyvät yritykset ovatkin jo todenneet hankintatoimen* merkityksen organisaation strategisena toimintona.

Yksityissektorin parhaat hankintakäytänteet liittyvät selvitykseni mukaan hankintastrategiaan, portfolioanalyysiin, kokonaiskustannusajatteluun, poikkiorganisatorisiin tiimeihin, yritysyhteistyöhön ja kestävään kehitykseen. Lisäksi parhaisiin käytänteisiin kuuluu myös markkinatuntemus, erityisesti toimittajamarkkinan tuntemus. Monitapaustutkimuksella selvitin, hyödynnetäänkö näitä käytänteitä julkisissa hankinnoissa**.

Kuntien haasteet hankintatoimessa

Tutkimuksessani totesin, että tutkituilla kunnilla ei ollut selkeää hankintastrategiaa. Toimittajamarkkinaa ei myöskään ollut erityisesti tutkittu, yhtä kuntaa lukuun ottamatta. Kokonaiskustannusajattelu ei ollut käytössä, vaan yleensä hinta oli ratkaiseva tekijä. Poikkiorganisatorisia tiimejä sen sijaan hyödynnettiin, mutta yritysyhteistyötä ei laajemmin uskallettu eikä osattu harjoittaa. Kestävän kehityksen osalta lähinnä keskityttiin poistamaan harmaata taloutta.

Kaiken kaikkiaan kuntien hankintaa vaivasi kiire, joka esti kilpailutusten riittävän valmistelun. Lisäksi hankintaa kunnissa haittasi hankintaosaamisen puute, joka näkyi muun muassa siinä, että erityistä innovatiivisuutta ei hankintatoiminnosta löytynyt. Markkinaoikeuteen joutumisen pelko oli kuntien hankinnoissa pinnalla, samoin kuin lakimiesten vaikutusvalta.

Julkisten hankintojen ja yksityissektorin hankintojen keskeisin ero liittyykin julkisten hankintojen säätelyyn. Julkisyhteisöjen ja muiden hankintayksiköksi määriteltyjen yksiköiden hankintoja ohjaa hankintadirektiivi, jonka keskeisiä periaatteita ovat läpinäkyvyys, tavaroiden, palveluiden, pääoman ja ihmisten vapaa liikkuvuus jäsenmaiden välillä, yleinen standardointi sekä syrjimättömyys. Julkisia hankintoja Suomessa säätelevää hankintalakia on noudatettu esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon hankinnoissa käytännössä vuodessa 2004 alkaen ja sitä on uudistettu viimeksi vuonna 2016.

Hankintaosaamisen nosto välttämätöntä

Hankintalain noudattamiseen liittyy valitusoikeus, jota kilpailutusten tuloksiin tyytymättömät toimittajat usein käyttävät. Markkinaoikeuteen päädytään usein juuri hankintoihin liittyvän osaamisvajeen vuoksi. Siten hankintaosaamisen tason nosto sekä ostavalla että myyvällä puolella on aivan välttämätöntä.

Sote-uudistuksen myötä julkisen hankinnan osaamistarve näyttää lisääntyvän merkittävästi. On aika nostaa hankintaosaaminen myös julkisen sektorin johtamisen ytimeen. Metropolia Ammattikorkeakoulun Hankintatoimen ylempi tutkinto-ohjelma tarjoaa mahdollisuuden tradenomien ja insinöörien hankintaosaamisen lisäämiseen. Se on ainoa hankintaan keskittyvä ylempi ammattikorkeakoulututkinto-ohjelma Suomessa.

Tutkinnon opiskelijoista noin kolmannes on julkisten organisaatioiden palveluksessa. Opinnoissaan opiskelijat selvittävät hankinnan parhaita käytänteitä sekä teorian että käytännön kautta. Opiskelijat tekevät opinnäytetyöt omiin työorganisaatioihinsa. Nämä kehittämishankkeet parantavat kyseisten organisaatioiden hankintaprosessien toimivuutta.

Esa Väänänen

Esa Väänänen on kauppatieteiden tohtori. Hän työskentelee Metropolia Ammattikorkeakoulussa Hankintatoimen ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon vastaavana opettajana. Hänen väitöskirjansa on luettavissa täältä.

*Hankintatoimella tarkoitetaan yrityksen ulkoisten resurssien hallintaa, jossa tavoitteena on varmistaa tavaroiden, palveluiden ja osaamisten hankinta mahdollisimman tehokkaasti.

** Tutkimuksessani kartoitin ensin kirjallisuuskatsauksen avulla yksityissektorin parhaat hankintakäytänteet. Sen jälkeen haastattelin Helsingin, Espoon, Vantaan ja Lohjan sekä Kuntayhtymä Karviaisen vanhusten asumispalveluiden kilpailutuksiin vuosina 2007 – 2012 osallistuneita henkilöitä. Näillä kaikilla kunnilla on ollut hieman erilainen tapa toimia vanhuspalveluiden tuotannossa, ja ulkopuolisilta ostettujen palveluiden määrä on sen vuoksi vaihdellut 30-90%:n välillä kokonaistarpeesta.

Hankintojen strateginen merkitys yrityksissä on muuttunut paljon viimeisten vuosikymmenten aikana ja hankintatoimesta on tullut tärkeä osa yritysten liiketoimintaa. Hankintojen kehittämishalun käynnistää yleensä yrityksen halu saada aikaan merkittäviä säästöjä sen jälkeen, kun se on huomannut kuinka suuren siivun hankintakulut muodostavat sen kaikista kustannuksista tai kuinka monta prosenttia ne ovat liikevaihdosta.

Yritykset haluavat hankintakustannusten nipistämisen avulla parantaa tulostaan sekä luoda myös kilpailuetua kilpailijoihinsa nähden. Nämä tavoitteet vaativat kuitenkin oikeanlaista kehittämistyötä, johdon tukea sekä vanhojen toiminta- ja ajatusmallien muutosta.

Viime vuosikymmenet ovat tuoneet uutta tietoutta hankintojen kehittämisestä ja sen vaikutuksista. Tämä tietous onkin saanut monet eri yritykset heräämään hankintojen strategiselle merkitykselle liiketoiminnassaan. Monissa yrityksissä on hankintatoimen kehittäminen osattu ottaa ihan pysyväksi osaksi koko liiketoimintaa, mutta ihan kaikissa yrityksissä näin ei kuitenkaan ole. Ei edes tänä päivänä, vaikka nykyajan yritysjohdon luulisi olevan tietoinen hankintakustannusten merkityksestä yrityksen tulokselle. Monissa yrityksissä kyllä pohditaan miten saada säästöjä aikaiseksi ja kuinka parantaa tulosta, mutta ei kuitenkaan osata nähdä niin sanotusti pintaa syvemmälle ja sitä kokonaisuutta, jossa lepää suurin säästöpotentiaali: yrityksen hankinnat.

Olen ihmetellyt, kuinka helposti tulosparannusta ja kilpailuetua lähdetään ensisijaisesti hakemaan panostamalla entistä enemmän vain myyntiin huomioimatta ollenkaan itse hankintoja, jotka kuitenkin ovat suuri osa yrityksen liikevaihtoa. Hankintoja ei nähdä ollenkaan strategisena liiketoimintana ja hankintatoimi perustuu pelkästään tarvelähtöiseen toimintatapaan. Todistetusti, pienikin säästö, jonka yritys voi omissa hankintahinnoissaan saavuttaa, vaikuttaa suoraan yrityksen tulokseen. Myyntiä on yleensä tehtävä tuplasti enemmän, jotta päästään samaan tulokseen, kuin mitä pelkästään muutaman prosentin hankintakustannusten pienentämisellä saadaan. Tästä syystä tuntuukin hyvin absurdilta, että yritykset panostavat yleensä ensisijaisesti myynnin kehittämiseen jättäen hankinnat täysin toissijaiselle arvolle.

Hankintojen strategisuuden ja kehittämisen punainen lanka kulkee ymmärryksessä. Tällä tarkoitan ymmärrystä siitä, että yrityksen hankinnat koostuvat hyvin erilaisista tuotteista ja palveluista, joiden taloudellinen merkitys, sisäiset tarpeet ja toimittajamarkkinat ovat yritykselle hyvin erilaisia ja toisistaan poikkeavia. Näin ollen niitä ei voida myöskään käsitellä samalla tavalla. On aivan eri asia hankkia yksittäisiä siivous- tai toimistotarvikkeita, kuin kalliita IT-tarvikkeita ja ohjelmistolisenssejä koko konsernin käyttöön, sillä niiden hankintaprosessitkin ovat erilaisia. Kun tämän ymmärtää, on punainen lanka löytynyt ja matka kohti nykyaikaista strategista hankintatoimea voi alkaa.

Kuten edellä viittasin, tulisi erilaisia hankintoja käsitellä siis eri tavoin. Tähän antaa ratkaisun nykyaikaisen hankintatoimen johtamismalli: hankintojen kategoriajohtaminen. Kategoriajohtamisen avulla parhaimmat käsittelytavat erilaisille hankinnoille voidaan löytää jaottelemalla hankinnat pienemmin hallittaviin kokonaisuuksiin: ryhmiin ja kategorioihin. Hankintakategoriat ovat siis ryhmä samankaltaisia tuotteita tai palveluita, joita voidaan käsitellä yhtenä kokonaisuutena ja hallita samalla hankintastrategialla. Kun kategorioita tarkastellaan erikseen, voidaan jokaisen osalta löytää ne parhaimmat säästöpotentiaalit ja kehittämisen kohteet.

Hankintojen kehittämisessä, kuin myös kehittämisessä yleensäkin, on hyvin tärkeää yrityksen johdon tuki ja ymmärrys siitä, mitä kehittämisellä voidaan saavuttaa. Ilman johdon tukea on vaikea viedä kehitystä eteenpäin ja uutta toimintatapaa pysyväksi osaksi yrityksen toimintakulttuuria. Joskus voi kuitenkin olla myös niin, ettei itse johto ymmärrä kehittämisen tarvetta ja merkityksellisyyttä. Tällöin korostuu oikeanlaisen informoimisen ja perehdytyksen merkityksellisyys. Mitä perusteellisemmin kehittämisen tarpeet ja tavoitteet kyetään havainnollistamaan, sitä vahvempi tuki asialle johdolta ja yrityksen kaikilta työntekijöiltä saadaan.

On tärkeää ymmärtää, ettei mikään mahdollistu pelkästään jossittelemalla tai sormia pyörittelemällä. Jos muutosta halutaan, on myös toimintatapoja uskallettava muuttaa. Suurin syy, miksi tavoitteet jäävät saavuttamatta, on mielestäni muutoksen pelko. Asiat halutaan tehdä samalla tavalla, koska ”näin on tehty aina”. Jos nykyisillä toimintatavoilla ei saavuteta haluttuja tuloksia, on toimintatapoja ehdottomasti muutettava. Hankintojen kehittämisessä onkin kyse juuri tästä: jotta yrityksen hankintatoimi voi saavuttaa strategisen aseman yrityksessä, on koko ajatusmaailma hankintojen osalta uudistettava. Jos asioita halutaan muuttaa, se täytyy uskaltaa myös tehdä.

Saila Rönkkö

Kirjoittaja aloitti opiskelut Hankintatoimen YAMK -linjalla Metropoliassa syksyllä 2016.