Tieto on kriittinen voimavara myös julkisissa ohjelmistorobotiikkahankinnoissa

Julkisen sektorin hankinnoilla on merkittävä vaikutus niin yhteiskunnan, markkinaosapuolten kuin veronmaksajien kannalta. Valtion ja kuntien suorittamien julkisten hankintojen vuosittainen arvo Suomessa on noin 33 mrd. euroa. Esimerkiksi erilaisten tuottavuutta lisäävien uusien ratkaisujen käyttöönottoa voidaan vauhdittaa julkisten hankintojen avulla.

Teknologinen kehitys on nopeaa ja digitalisaatio on tämänhetkistä murrosta voimakkaasti määrittelevä teknologian kehitysmuoto. Sipilän hallituksen yksi strategisista kärkihankkeista onkin koskenut julkisten palveluiden digitalisointia ja sitä kautta tuottavuuden lisäämistä. Esimerkiksi valtiovarainministeriö on kannustanut valtion virastoja yksinkertaistamaan ja automatisoimaan prosessejaan. Tämän tueksi se on järjestänyt erityisrahoitushaun tuottavuutta edistäville hankkeille, joissa hyödynnetään robotiikkaa, analytiikkaa, tekoälyä tai muita keinoja. Erityisrahoituksella tuetaan hallitusohjelman tavoitetta vahvistaa julkista taloutta ja hyödyntää täysimääräisesti digitalisaatiota sekä edistää valtionhallinnon tuottavuutta.

Ohjelmistorobotiikan avulla tuottavuutta, laatua ja säästöjä

Ohjelmistorobotiikka (Robotic Process Automation, RPA) on työkalu tuottavuuden lisäämiseen. Teknologia nykymuodossaan on ollut Suomessa markkinoilla vasta 2010-luvun puolivälistä. Sen potentiaalia on kuitenkin hyödynnetty jo useilla sektoreilla: pankki- ja vakuutusalalla, teollisuudessa ja terveydenhuollossa. Esimerkiksi Verohallinto julkaisi dynaamista hankintajärjestelmää käyttäen kilpailutuksen kolmesta RPA-kokeilukohteesta vuoden 2017 alussa. Verohallinnon ohjelmistorobotiikan ja tekoälyn asiantuntijan mukaan se testasi tuotantopiloteilla kolmea eri prosessia, kolmea eri toimittajaa ja kolmea eri RPA-alustaa. Tavoitteena oli saada oppia ja kokemusta. Syntyi kolme eri toteutusta, joiden kaikkien osalta päätettiin siirtyä tuotantoon.

Ohjelmistorobotiikan käyttöönotossa tavoitteena on usein vapauttaa inhimilliset kyvykkyydet hyödyllisempään, enemmän arvoa tuottavaan tekemiseen. Toteutuksen kannalta on keskeistä, että prosessit on tunnistettu, tieto on digitaalisessa ja strukturoidussa muodossa, tapahtumien tai niihin käytetyn ajan volyymi on riittävän suuri ja poikkeukset ovat määriteltävissä tai niitä on vain vähän. Tällaisten prosessien automatisoinnilla kyetään saavuttamaan muun muassa kustannussäästöjä, parempaa tuottavuutta, asiakastyytyväisyyttä ja laatua.

Ohjelmistorobotiikassa on yleensä kyse ICT-palveluhankinnasta. Heterogeeninen ala ja toimittajakenttä muuttuu vauhdilla. Jo opinnäytetyön aikana koneoppimiseen ja tekoälyyn liittyvät lisäominaisuudet ovat nousseet osaksi ohjelmistorobotiikan hankintaa. Puhutaan älykkäästä prosessiautomaatiosta (Intelligent Process Automation, IPA). Ostajan pitää ymmärtää paitsi toimialaa, toimittajamarkkinoita ja tuote- ja palveluvaihtoehtoja, mutta myös kehitystä ja kyetä näkemään tulevaisuuden mahdollisuuksia. Tämä lisää julkisen hankinnan haasteita entisestään.

Tieto apuna ohjelmistorobotiikkahankintojen suunnittelussa

Ohjelmistorobotiikan kaltaisen uudentyyppisen teknologiaratkaisun hankinnassa julkisen ostajan etukäteinen tiedontarve korostuu. Tein opinnäytetyön Pohjoismaiden ainoalle puhtaasti ohjelmistorobotiikkaan erikoistuneelle palveluyhtiölle, Digital Workforcelle, jolla on paljon myös julkishallinnon asiakkaita. Kehittämistyön tavoitteeksi asetettiin tiedon tuottaminen ohjelmistorobotiikasta, sen julkisista hankinnoista ja erityisesti niistä osa-alueista, jotka julkisen hankintayksikön olisi hyvä huomioida hankintaprosessin alkuvaiheessa tarjouspyyntöä laatiessaan. Lisäksi työssä peilattiin ns. parhaita käytäntöjä, erityisesti markkinakartoitusta ja -vuoropuhelua. Työssä hyödynsin laajasti ohjelmistorobotiikkaa ja hankintoja koskevaa materiaalia, vuoden 2017 RPA-tarjouspyyntöjä sekä asiantuntijahaastatteluja ja lyhyitä kyselyjä.

Työn myötä vahvistui se tosiseikka, että julkisten hankintojen kannalta tärkeimmät ratkaisut tehdään jo hankintaa suunniteltaessa ja valmisteltaessa. Myös tarjouspyynnön merkitys hankintaprosessin tärkeimpänä asiakirjana korostui. Käyttämällä markkinakartoituksen ja -vuoropuhelun mahdollisuuksia tai vaikka pilotointia, hankintayksikön on mahdollista saada arvokasta tietoa tuote- ja palveluratkaisuista, niiden kypsyysasteesta, toimittajista sekä markkinoiden yleisistä edellytyksistä. Näin hankintayksikkö pystyy laatimaan myös paremman tarjouspyynnön ja saa todennäköisesti enemmän, parempia ja vertailukelpoisempia tarjouksia.

Vuoropuhelu ja tietojen vaihto suunnittelun keskiössä

Opinnäytetyössä paljastui, että markkinavuoropuhelun hyödyntäminen vuoden 2017 RPA-hankinnoissa ainakin virallisissa muodoissaan oli melko vähäistä. Siksi tiedon tuottaminen oli tärkeää. Työssä laadittiinkin Digital Workforcen julkisista ja terveydenhuollon asiakkaista vastaavan tiimin kanssa julkisten hankintayksiköiden käyttöön tarkastuslista, johon ryhmiteltiin ohjelmistorobotiikkahankinnan osa-alueita ja näkökulmia, joita hankintayksikön olisi hyvä harkita RPA-hankintaa suunnitellessaan ja valmistellessaan. Myös hankintayksiköiden hienoa mahdollisuutta keskinäiseen vuoropuheluun ja tietojen vaihtoon haluttiin korostaa ja tukea. Siksi työssä haluttiin tarjota tietoa ensilinjassa hankintoja tehneistä julkisista organisaatioista.

Pilottikokeilujen ja toimijoiden välisen vuoropuhelun lisäksi onnistuneiden hankintojen takana on strategista suunnittelua ja johtamista sekä aktiivista viestintää ja vuoropuhelua myös organisaation sisäisesti. Näiden asioiden merkitystä ei voi myöskään RPA-hankinnoissa unohtaa: esimerkiksi prosessimäärittelyä on tärkeää tehdä yhdessä substanssiasiantuntijoiden kanssa, ja johdon tulee viestiä hankinnan hyödyt ja tavoitteet selkeästi tukeakseen onnistumista ja hälventääkseen mahdollisia epäluuloja. Lopulta ratkaisun pitää palvella paitsi organisaatiota myös loppuasiakasta.

Julkishallinto mukana kehityksessä

Ohjelmistorobotiikassa on kyse uudehkosta, kehittyvästä, tuottavuutta parantavasta ja toimintamalleja muuttavasta teknologiasta, joka on aiheuttanut markkinoilla jonkinlaisen murroksen. Monet sellaiset rutiinitehtävät, joita ihminen on hoitanut, voidaan näin automatisoida. Tämä herättää keskustelua työn murroksesta ja huolta sen vaikutuksista koko yhteiskuntaan.

Suomalainen talousnobelisti Bengt Holmström on todennut, että mitä enemmän uusia liiketoimintamalleja kielletään, sitä enemmän jäädään muista jälkeen. Myös julkisten organisaatioiden on uudistuttava ja pysyttävä kehityksen vauhdissa mukana. Niillä on kovat paineet löytää ratkaisuja tuottavuuden lisäämiseksi ja niukkojen asiantuntijaresurssien kohdentamiseksi enemmän arvoa tuottavaan tekemiseen.

Koska itselläni on julkishallinnon taustaa, pidin tärkeänä, että työllä olisi myös ns. yritystä laajempi merkitys. Siksi pidin ajatuksesta, että kehittämistyölle asetettiin heti alussa myös ulkoiset tavoitteet eli pyrkimys aidosti auttaa julkisia hankintayksiköitä niiden haastavassa tehtävässä. Tutkimusongelman rajaaminen tiedon tarpeisiin vastaamiseen mahdollisti mielestäni win-win -asetelman. Lopputulos siis hyödytti niin Digital Workforcea kuin julkisia hankintayksiköitä.

Julkisiin tarjouskilpailuihin osallistuminen on Digital Workforcen kaltaiselle start up -yritykselle tärkeä mahdollisuus, mutta myös haaste. Erityisesti vuoden 2017 tarjouspyynnöt olivat heterogeenisiä ja niihin vastaaminen vei paljon resursseja. Tarkastuslistan avulla voidaan vastata julkisten hankintayksiköiden tiedon tarpeisiin ainakin osin. Tarkastuslistassa esitetyn lähestymistavan toivotaan myös strukturoivan tarjouspyyntöjä ja helpottavan siten tarjousten tekemistä. Korkeampana tavoitteena on edesauttaa yhtenäisen käytännön luomista nyt hyvin heterogeenisesti rakentuneelle alalle. Tämän kaiken toivotaan lopulta myös parantavan Digital Workforcen kaltaisen vastuullisen toimijan menestystä julkisissa tarjouskilpailuissa entisestään. Lopulta hankintayksiköiden tarpeita palvelevat ratkaisut ovat myös tarjoajan intresseissä sekä julkistalouden, veron maksajien ja loppuasiakkaiden kannalta tärkeitä.

Anne Karlin-Vartiovaara

Kirjoittaja on valmistunut Metropolian Hankintatoimen YAMK tutkinto-ohjelmasta.

Lähde:

Karlin-Vartiovaara, Anne (2018). Näkökulmia ohjelmistorobotiikan julkiseen hankintaan. Tarjouspyynnön osa-alueet. Opinnäytetyö. Metropolia Ammattikorkeakoulu. Liiketalouden ylempi ammattikorkeakoulututkinto.
https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/156734/KarlinVartiovaara_Anne.pdf?sequence=1&isAllowed=y

Kuvalähde: https://pixabay.com/en/robot-futuristic-communication-3385181/