Avainsana: tietotyö
Älypuhelin ja tablettitietokone tietotyön tiivistäjänä, osa 2
Viime vuosina on älypuhelimiin ja tablettitietokoneisiin integroitu useita uusia ominaisuuksia, jotka kiinnostavat entistä enemmän opettajia, tutkijoita, opiskelijoita ja muita tietotyön tekijöitä. Niistä ehkä merkittävin on tukiäly (tekoäly, AI), jonka erityinen, mobiililaitteille kehitetty sovellus muutti asumaan älypuhelimiin ja tablettitietokoneisiin vuodenvaihtessa 2023–2024. Tutkikaamme hieman kolmea eri tietotyön sovellusaluetta, joissa mobiililaitteiden uutta, tukiälyyn pohjautuvaa teknologiaa voidaan hyödyntää: lähes reaaliaikainen puheen kääntäminen automaattiset keskustelutiivistelmät päiväkirja, joka osaa ehdottaa uusia pohdiskelun aiheita Vilkaistaan hieman tarkemmin, miten moderni teknologia palvelee tietotyön tekijöitä näissä arkisissa askareissa. Luomupuhelut pitänevät pintansa, mutta luomutiivistelmien aika voi olla ohi Opettajat, tutkijat, opiskelijat ja muut tietotyön tekijät elävät modernissa maailmassa, jossa tieto kulkee sujuvasti maiden ja kulttuuripiirien rajojen yli. Monimuotoisessa ja globaalissa ympäristössä älylaitteilta vaaditaan kykyä käsitellä tietoa monipuolisella tavalla. Esimerkiksi kansainvälisissä opinnoissa voidaan joutua simultaanitulkkaamaan koneellisesti mutkikkaita puhesisältöjä englannista niille kielille, joita Suomessa hieman harvemmin opiskellaan, kuten kiina, japani ja portugali. Uuden ajan älylaitteet toimivat tälläkin alueella tarpeellisina pikkuapulaisina ja tietotyön tiivistäjinä. Uuden ajan älylaitteet toimivat muun muassa tulkkaamisessa ja tiivistelmien tekemisessä tietotyön tekijöiden apulaisina. Opetusalan lisäksi käännöspalvelusta voi olla hyötyä myös ulkomaankaupassa, joskin humanistinen luomuviestintä säilynee tällä alueella kilpailukykyisenä vielä pitkään. Vaikka konekääntäjä tarjoaa tiettyjä etuja, voi pöytäkirjapalvelusta tulla kaupan alalla tulkkausapua käyttökelpoisempi toiminto. Tammikuun 17. päivänä 2024 julkaisi Samsung-yhtiö varta vasten mobiililaitteelle suunnitellun tukiälyn, Galaxy AI:n. Se asuu Galaxy S24 Ultra -luksusluurissa. On todennäköistä, että Samsungin sovellus on vasta esimakua ja muut puhelinvalmistajat rientävät tuotekehittelyyn mukaan ja ryhtyvät kehittämään omia tukiälypalvelujaan. Korealaisyhtiö luottaa uutuuteensa, sillä keväällä 2024 sitä alettiin istuttaa myös Samsungin vanhoihin, vuonna 2023 julkaistuihin malleihin. Samsungin tukiäly tarjoaa ennen muuta käännösapua. Se osaa tulkata puheluja lähes reaaliaikaisesti vieraille kielille ja kykenee tekemään suusanallisesta keskustelusta kirjallisen pöytäkirjan ja tiivistelmän. Sovellus tukee toistaiseksi 13 eri kieltä. Pienempiä kieliä kuten suomea liitetään valikoimaan myöhemmin. Käännös saadaan puheena ja laitteen ruudulle ilmestyvänä tekstinä. Kriitikot ovat suitsuttaneet Galaxy-puhelimen kykyä kääntää ja referoida. Esimerkiksi John Velasco on yllättynyt siitä, miten jäntevästi puhelin osaa tiivistää keskustelun verrattuna Velascon tekemiin omiin, luomupohjaisiin merkintöihin. Käännöspalvelukin selviää puhtain paperein; ainoastaan nopeasti ja vahvalla murteella ulos annetusta puheenparresta ei Galaxy suoriudu. (Velasco 2024.) Päiväkirja virvoittaa nuukahtaneen inspiraation Tietotyön tekijälle sattuu ajoittain tilanteita, jolloin projekti jarruttaa neljällä raajalla, ajatus harhailee jossakin muualla kuin tutkimustyössä ja uusi teksti tai luentoaihio jähmettyy paikalleen jo ennen kuin ehtii sormenpäiden kautta tietokoneen näppäimistölle ja näyttöruudulle. Teknologiasta ja etenkin uudesta, tukiälyvetoisesta päiväkirjasovelluksesta voi olla apua näiden vastusten selättämisessä. Päiväkirjasovellus auttaa peittoamaan tyhjän sivun syndrooman. Tukiäly tarjoaa lääkettä niin sanottuun tyhjän sivun syndroomaan. iOS-mobiilikäyttöjärjestelmästä äskettäin julkaistussa 17. versiossa on tekoälypohjainen päiväkirja-avustaja (engl. Journal), johon esimerkiksi tutkijat voivat dokumentoida toimintansa etenemistä. Mikä hyödyllisintä, iOS 17 pystyy myös erilaisilla koneoppimisen tekniikoilla ehdottamaan käyttäjälleen uusia pohdiskelun aiheita, uusia tapaamisia tai mahdollisesti uusia kirjallisuuslähteitä tutkittavaksi. Tuore päiväkirjasovellus on saanut kohtalaisen suopean joskaan ei ylitsevuotavan innostuneen vastaanoton tarkkailijoilta. Esimerkiksi kriitikko Zachary McAuliffe ei aio luopua perinteisestä muistikirjastaan, mutta pitää päiväkirjasovelluksen antamia tekoälyvetoisia ehdotuksia hyödyllisinä silloin, kun oma kirjoitusinspiraatio on karkuteillä. (McAuliffe 2023.) Bridget Carey taas pitää päiväkirjaa hienokseltaan pettymyksenä. Hän tosin tunnustaa, että sovellus sopii hyvin omien ajatusten kirkastamiseen, mistä etenkin luovassa työssä voi olla hyötyä. (Carey 2023.) Tiedonhallinnan pikkuapulaiset pysyvät ja paranevat Mobiililaitteisiin majoittunut tukiäly on vielä alkuvaiheessa, mutta sillä on potentiaalia. Tukiälysovellukset kehittyvät yhä monipuolisemmiksi tulevina vuosina. Ne joustavoittavat tietotyötä ja mahdollistavat toiminnan myös tilanteissa, joissa perinteistä pöytätietokonetta tai sen vaatimaa työskentelytilaa ei ole käytettävissä. Samalla on kuitenkin hyödyllistä tarkata tukiälyvetoisen teknologian mahdollisia haittoja ja pohdittava keinoja niiden eliminoimiseksi. Tukiälyn kehityksen seuraamisesta on hyötyä. Yhdestä asiasta voidaan olla kuitenkin kohtalaisen varmoja: teknolgia on modernissa tietotyössä aina seuranamme. Tukiälyn ja muiden digipohjaisten suuntausten seuraaminen on hyödyllistä jo pelkästään sen vuoksi, että kokeilemalla ja tutkimalla jokainen pystyy muodostamaan oman käsityksensä uuden teknologian hyödyistä ja haitoista, ja sen kautta osallistumaan aiheesta käytävään keskusteluun. Kirjoittaja Petri Silmälä työskentelee asiantuntijana Metropolian tietohallintopalveluissa tiedonhallinta- ja järjestelmäpalveluiden tiimissä. Hänen toimialueeseensa kuuluvat verkon julkaisu- ja yhteistoiminta-alustat sekä uusi toimintaympäristö, joka tarkoittaa muun muassa selainpohjaisia sovelluksia ja mobiilipalveluja. Lähteet Carey, B. 2023. iOS 17.2 Brings Apple's Journal App to the iPhone. It's Not What I Expected. C-Net, 11.12.2023. McAuliffe, Z. 2023. iOS 17: Exciting New Features iPhone Users Should Prepare For. C-Net, 13.9.203. Velasco, J. 2024. Samsung Galaxy S24 Ultra review: The AI phone that saves you time. Tom’s Guide, 13.2.2024. Digimaailman uutuuksia voi seurata muun muassa Digiuutisissa, joita tuottaa Metropolian tietohallintopalveluiden yksikkö.
Raju on digiajan riento: oppimisteknologiaan liittyviä uutuuksia ja muutoksia
Verkkopalvelut ovat kehittyneet vuosina 2022–2023 tavanomaiseen ripeään tahtiinsa. Uusia sovelluksia on julkaistu ja vanhojakin ehostettu monin eri tavoin. Mitkä uutuudet ja uudistukset ovat erityisesti edistäneet opiskelijoiden, opettajien ja tutkijoiden sähköistä hyvinvointia? Entä mitkä muutokset uhkaavat kaventaa tietotyön tekijöiden toimintamahdollisuuksia? Ruudullasi avautuvaan blogikirjoitukseen on koottu viimeisten kuukausien ajalta kolme esimerkkiä, jotka edustavat erilaisia teknologisia kehityslinjoja. Myllääkö tekoäly oppimistoiminnan? Vakava keskustelu tekoälyn hyödyntämismahdollisuuksista alkoi Suomen korkeakouluissa heti sen jälkeen, kun sanfranciscolainen Open AI -tutkimuslaboratorio julkaisi tekoälysovelluksen Chat GPT marraskuussa 2022. Kyseessä on chatbotteja huomattavasti kehittyneempi sovellus, joka pystyy antamaan vastauksia entistä monimutkaisempiin ongelmiin. Chat GPT:tä pystytään käyttämään tietotyössä moniin eri tarkoituksiin, kuten keskustelujen simulointiin kirjoitettujen tekstien luomiseen tiedonhakuun ja tiedon jäsentämiseen kielenkäsittelyyn tekoälyn avulla toteutettavien sovellusten kehittämiseen. Chat GPT pohjautuu GPT3-kielimalliin. Se sisältää syväoppimisen algoritmeja, joiden pohjalta se "ymmärtää" sen mitä siltä kysytään – ja osaa siten muodostaa vastauksensa selkeänä kielenä. Teknologia kehittyy tälläkin alalla nopeasti: alkuvuodesta 2023 GPT3:n rinnalle ilmestyi kielimallin seuraava painos GPT4, joka saattaa käyttää myös ääntä ja kuvaa lähteenään. Heti Chat GPT:n julkaisun jälkeen virisi kiivas keskustelu tekoälyvetoisesta oppimistoiminnasta. Osa maailman yliopistoista ja muista oppilaitoksista riensi kieltämään tekoälyn käytön. (Pyyny 2023.) Suomessa taas Jyväskylän yliopiston kauppakorkeakoulu linjasi ensimmäisenä suomalaisena oppilaitoksena, että tekoälyn käyttö on sallittua. Liberaalia linjaa perusteltiin muun muassa sillä, että Chat GPT:n kaltaisia sovelluksia joutuvat valmistuneet opiskelijat joka tapauksessa käyttämään työelämässä. (Loula 2023.) Ailion ja Joshin (2023) mukaan pedagogiikka kehittyy tekoälyaikana oppimisen tajuamiseksi ja sen reflektoinniksi. Tekoälyvetoisessa oppimistoiminnassa opiskelija kysyy, mitä hän tietää ja mistä hän tietää tietävänsä. Pedagogiikka on muokattava sellaiseksi, että oppija joutuu keskittymään konkreettiseen tekemiseen. Hän pohtii, reflektoi ja soveltaa tietoa samalla, kun etsii konkreettisesta aineistosta siihen liittyviä esimerkkejä. Kielimalleihin perustuvat tekoälysovellukset taluttavat oppilaitokset oleellisten kysymysten äärelle: olemmeko riittävän notkeita muokkaamaan pedagogiikkaa sellaiseksi, että tekoäly toimii luontevana oppijan pikkuapulaisena? Koko yhteiskunnan kattavassa tekoälykeskustelussa kannetaan puolestaan huolta erilaisista tekoälyyn liittyvistä dystopioista, joihin kuuluu muun muassa vaikutus työllisyyteen. Savustaako Twitter tietotyön tekijät pikaviestipalvelusta? Pikaviestipalvelu Twitteriä käyttävät ne, jotka haluavat saada nopeasti tietoa esimerkiksi omaan alaansa liittyvien kirjastojen, verkkosivustojen ja arkistojen uutuuksista. Nykyisin myös monet viranomaiset visertävät puolivirallisia tiedotteitaan Twitterissä. Pikaviestipalvelun ylle leijailivat tummat pilvet loppuvuodesta 2022, jolloin eksentrinen miljardööri Elon Musk osti palvelun. Alkajaisiksi Musk erotti yhtiön vanhan johtokunnan, irtisanoi henkilökuntaa ja ryhtyi kehittelemään uudistuksia Twitterin taloudellisen tilan parantamiseksi. Muskin toimien on pelätty johtavan siihen, että myrkyllinen aineisto lisääntyy palvelussa entisestään, jolloin tietotyön kannalta hyödyllisen aineiston tuottajat kenties poistuvat pikaviestipalvelusta. (Murphy, Barker & Alim 2022.) Muskin ryhdyttyä järjestelemään Twitteriä alettiin julkisuudessa keskustella Twitterin vaihtoehdoista. Yksi niistä on sinilintua tiukemmin moderoitu Mastodon, jossa on huomattavasti vähemmän käyttäjiä kuin Twitterissä. Mastodon tosin keräsi uusia jäseniä 70 000 kappaletta heti sen jälkeen, kun Musk oli ottanut Twitterin haltuunsa. (Perez 2022.) Teknologia ei toimi omassa tyhjiössään vaan tuotteiden menestys vaatii apuvoimikseen valistunutta johtamista ja hyvää viestintää. Twitterin viimeaikainen epätahtinen kehitys uhkaa vähentää sen käyttökelpoisuutta opetuksen, oppimisen ja tutkimuksen pienenä apuvälineenä. Google ja Microsoft kohensivat saavutettavuutta, yhteensopivuutta ja videonjakoa Googlen ja Microsoftin sovelluskokoelmia käyttää yli miljardi ihmistä ympäri maapallon. Ohjelmistotalojen tiivis keskinäinen kilpailu takaa jatkuvan tuotekehityksen ja varmistaa sen, että myös opettajien ja opiskelijoiden käytössä on entistä monipuolisempia sähköisiä työ- ja opiskeluvälineitä. Google kohensi omien verkkosovellustensa saavutettavuutta ja omien tuotteidensa yhteensopivuutta muiden ohjelmistovalmistajien sovellusten kanssa. Saavutettavuutta lisäävät ominaisuudet on kyennyt kesästä 2022 lähtien laittamaan päälle tekstinkäsittelyohjelma Docsissa, taulukkolaskentasovellus Sheetsissä, presentaatioväline Slidesissa ja piirto-ohjelma Drawingissa ohjelmakohtaisesti. Esimerkiksi tekstin suurennos on mahdollista kytkeä päälle vaikka niin, että se toteutuu vain Docsissa. (Google 2022a.) Sovellusten parempi saavutettavuus palvelee erityisesti eurooppalaisia käyttäjiä, koska aiheesta on viime vuosina julkaistu EU:n kattavaa lainsäädäntöä. Googlen yhteistyö kilpailija Microsoftin tuotteiden kanssa tiivistyi: Microsoft Office -tiedostoja on pystynyt kesästä 2022 lähtien muokkaamaan Googlen välineillä offlinessa eli ilman verkkoyhteyttä. Ominaisuus koskee tiedostoja, jotka on avattu Officen muokkaustilassa. (Google 2022b.) Docs, Sheets ja Slides hälyttävät myös mahdollisista yhteensopivusongelmista, jos ohjelmilla muokataan Microsoftin Office-tuotteista peräisin olevia tiedostoja. (Google 2022c.) Uusi ominaisuus on tervetullut, koska tietotyössä käytetään yleensä Googlen ja Microsoftin ohjelmia rinnakkain, usein jopa samassa istunnossa. Microsoftin tuotteisiin lisättiin vuonna 2022 uusia ominaisuuksia Googlea enemmän. Ehkä merkittävimmät uudistukset liittyvät monitoimialusta Teamsiin ja etenkin yhtiön videonjakosovellus Streamiin. Stream uudistui perusteellisesti, sillä ohjelma integroitiin entistä kiinteämmin Teamsiin. Varsinkin opetusalalla työskenteleviä ilahdutti myös uutuus, joka mahdollisti videoiden kaappamisen ruudulta Streamiin. Streamin kilpailuasemia kohensi myös se, että sovelluksessa julkaistuja videoita on vuodesta 2022 lähtien pystynyt näyttämään kilpailija Youtuben tavoin myös organisaation ulkopuolelle. (Tholfsen 2022). Googlen ja Microsoftin sovelluskokoelmat kehittyvät ripeää vauhtia. Jossakin vaiheessa on kuitenkin pysähdyttävä miettimään keinoja, joilla varmistetaan sovellusten helppokäyttöisyys. Kaksi askelta eteen, yksi taakse Tietotyön tekijällä on käytössään yhä runsastuva ja monipuolistuva valikoima digiteknologisia sovelluksia ja välineitä. Vuosien 2022–2023 kehitys todistaa kuitenkin sen, että teknologiaan liittyviä askelia voidaan ottaa eteen- ja taaksepäin. Esimerkiksi tietotyössä tarpeellinen tietojen päivitys on vaarassa hankaloitua Twitter-pikaviestipalvelun radikaalien uudistusten ja uuden omistajan eksentristen mielenliikkeiden vuoksi. Toisaalta taas tekoäly on rientänyt vuonna 2023 eteenpäin pitkin askelin. Sen vaikutukset lainehtivat oppilaitoksissa myös itse prosessin puolelle eli pedagogiikkaan, jolloin käyttäjien reaktiot polarisoituvat: äärisuunnat eli varaukseton kannatus ja ehdoton vastustus vahvistuvat. Opettajien, opiskelijoiden ja muiden tietotyöläisten tarvitsemissa pilvipohjaisissa sovelluskokoelmissa teknologinen kehitys aiheuttaa seesteisimpiä reaktiota. Yleensä ohjelmien monipuolistumista tervehditään rauhallisen tyytyväisenä, joskin osa käyttäjistä voi paheksua työvälineiden muuttumista hieman vaikeakäyttöisemmiksi. Tieto- ja viestintäteknologian opetuskäytön ja muun hyödyntämisen uusista virtauksista voi lukea lisää esimerkiksi Metropolian Digiuutisista, jotka ilmestyvät neljä kertaa vuodessa. Kirjoittaja Petri Silmälä työskentelee asiantuntijana Metropolian tietohallintopalveluissa tiedonhallinta- ja järjestelmäpalveluiden tiimissä. Hänen toimialueeseensa kuuluvat verkon julkaisu- ja yhteistoiminta-alustat sekä uusi toimintaympäristö, joka tarkoittaa muun muassa selainpohjaisia sovelluksia ja mobiilipalveluja. Lähteet Ailio, J. & Joshi, M. 2023. Tukiäly ChatGPT on työkalu työelämään ja opintoihin. Talk. Turun ammattikorkeakoulu. 2.2.2023. Google 2022a. More control over accessibility preferences in Docs, Sheets, Slides, and Drawings. Google Workspace Updates Blog. 15.8.2022. Google 2022b. Offline syncing available for opened Microsoft Office documents. Google Workspace Updates Blog. 22.6.2022. Google 2022c. Improved notifications when editing Microsoft Office files in Docs, Sheets, and Slides. Google Workspace Updates Blog. 10.8.2022. Loula, P. 2023. Opiskelija saa nyt käyttää tekoälyä apunaan jopa gradussa – Jyväskylän yliopistossa tehtiin historiallinen linjaus. Helsingin Sanomat. 27.1.2023. Murphy, H, Barker, A. & Alim A.N. 2022. Twitter’s $5bn-a-year business hit as Elon Musk clashes with advertisers. Financial Times. 26.11.2022. Perez, S. 2022. Mastodon’s microblogging app saw a record number of downloads after Musk’s Twitter takeover. Techcrunch. 31.10.2022. Pyyny, P. 2023. Yliopistot kielsivät tietokoneet, käyttöön kynä ja paperi - syynä ChatGPT-tekoäly. Afterdawn. 16.1.2023. Tholfsen, M. 2022. The NEW Microsoft Stream | Tips and Tricks for the 2.0 release. Youtube. 6.12.2022 (video). Oheisvideo Seise, M. Opetusmateriaalin teko Chat GPT:llä (Youtube) (FI, 2023)
Pirisevä pienoiskonttori. Älypuhelin ja tablettitietokone tietotyön tiivistäjänä, osa 1.
Suurin osa kansalaisista kantaa taskussaan, laukussaan tai repussaan älypuhelinta tai tablettitietokonetta. Pienestä koostaan huolimatta se pitää sisällään kokonaisen konttorin. Mitä hyödyllistä opettajat, tutkijat ja opiskelijat pystyvät tekemään näillä tietotyön pikkuapulaisilla? Miksi kaivaa esiin kynä ja perinteinen muistivihko, kun kuningasidean voi sanella ja tallentaa suoraan kännykkään, joka fyysisestä muistikirjasta poiketen kulkee aina mukana? Miksi uhrata paljon aikaa harvinaisemmalla kielellä kirjoitetun painotekstin kääntämiseksi itse, kun moderni älypuhelin tekee sen koneellisesti käden käänteessä? Mobiilipalvelujen ja ylipäänsä uuden tietotekniikan hyödyntäminen rinnastuu yritystoimintaan, jossa taas pätevät lähes mitkä tahansa opiskelun ja oman ammattitaidon kehittämisen pelisäännöt. Aluksi tarvitaan tarmoa uuden opetteluun eli alkupääoma tai sijoitus. Sen jälkeen hyöty eli tuotto alkaa vähitellen nousta esiin. Kerran opittu pysyy myös helposti mielessä, koska sitä joutuu tai pääsee kertaamaan tuon tuostakin käytännön tietotyössä. Puhe suoraan tekstiksi Älypuhelin osaa muuttaa puheen suoraan tekstiksi eli litteroida. Ominaisuus on mobiililaitteiden vanhimpia ja helppokäyttöisimpiä ja siten monille tuttu. Se toimii Android- tai iOS -mobiilikäyttöjärjestelmillä varustetuissa puhelimissa ja tablettitietokoneissa. Puhetta pystyy litteroimaan niin Googlen kuin Microsoftin tekstinkäsittelyohjelman mobiilisovelluksessa (Docs, Word). Monet meistä ideoivat mielellään juttelemalla ajatelmiaan puhelimelle, jolloin muodostuneen tekstin jatkojalostaminen käy helposti. Kännykän puhe-tekstiksi-toiminnolla voi tallentaa myös aivoriihen tai osia siitä - osallistujien luvalla. Myös seuraavan päivän luennon tai minkä tahansa esityksen, suunnitelman, raportin tai artikkelin rungon voi sanella kännykkään. Puhe tekstiksi -toiminto voi olla kätevä myös podcastia litteroidessa, ellei ääntä nauhoittava ohjelma tee sitä itse. Valmiin podcastin voi soittaa kännykälle, joka tekstittää puheen parhaan kykynsä mukaan. Miten puheen tekstitys toimii? Avaa älypuhelimella tyhjä sivu Google Docsista tai Microsoft Wordista Etsi käyttöliittymästä mikrofonin symboli Aloita tallennus ja ala puhua. Seuraa ruudulla, kuinka puhe muuttuu tekstiksi Korjaa tekstistä mahdolliset virheet Puhe-tekstiksi-toiminto paranee vuosi vuodelta uusien käyttöjärjestelmäpäivitysten myötä. Merkittäviä ehostuksia tehtiin etenkin syyskuussa 2022 julkaistuun iOS-käyttöjärjestelmän kuudenteentoista versioon. Käyttäjä pystyy siinä yhdistämään sanelun ja kirjoittamisen, sillä mobiililaitteen näppäimistö on käytettävissä sisällön puhumisen aikana. Lisäksi sanelutoiminto osaa lisätä automaattisesti välimerkit teksteihin. Android-käyttöjärjestelmässä välimerkitys hoidetaan lausumalla sanelun lomaan toimintoja herkistäviä avainsanoja, joita ovat esimerkiksi “Comma” tai “Period”. Googlen ja Microsoftin sanelutoimintojen onnistumisprosentti on teknologiayhtiöiden keskitasoa. Litteroidusta sisällöstä 86-87 prosenttia menee oikein. (Statista a, 2021.) Selvitys ei tosin kerro, millä kielellä koe on tehty. Sanataivutukseen perustuva suomenkielinen puhe voi mennä käännöskoneen läpi lievästi kirskuen. Ideat puhumalla digitaaliseen muistikirjaan Sisältöaihioiden järjestely on tarpeellista tietotyössä. Silloin tulevat tarpeeseen digitaaliset muistikirjat, joihin pystyy tuottamaan sisältöä myös puhumalla. Samalle muistikirjan sivulle kykenee samaan aikaan tuottamaan aihioita useampi käyttäjä. Miten Digitaalinen muistikirja toimii? Avaa digitaalisen muistikirjan sovellus (Metropoliassa Google Keep tai Microsoft Onenote) Valitse muistilappu, jolle haluat puhua sisältöä Etsi käyttöliittymästä mikrofonin symboli Puhu Digitaalinen muistikirja toimii yleensä vieraalla palvelimella eli niin sanotusti pilvessä. Kukin organisaatio on määrittänyt, mitä pilvisovelluksia talossa käytetään ja millä pelisäännöillä. Metropoliassa käyttäjille on tarjolla kaksi yllämainittua digitaalista muistikirjaa: Googlen riisuttu Keep ja Microsoftin hieman runsaammin varusteltu Onenote. Käännöksiä kirjoista ja lehdistä Tietotyössä voidaan tarvita painomuodossa julkaistuja kirjoja ja lehtiä, jotka on kirjoitettu harvinaisella kielellä. Niiden sisältöä ei pysty suoraviivaisesti kieleistämään verkon käännöskoneilla, koska painotuotteen sisältämää tekstiä ei voi suoranaisesti ajaa verkkokääntäjän läpi. Sivun sisällön pystyy kuitenkin kääntämään mutkan kautta ottamalla sivusta kuvan älypuhelimella tai tablettitietokoneella. Lain mukaan kirjoista tai lehdistä voi valmistaa omaan käyttöön 2-4 kopiota (Tekijänoikeuslaki). Mobiililaitteen käännössovellus osaa lukea kuvassa olevan tekstin ja kääntää sen kieleltä toiselle. Käännetyn tekstin pystyy tallentamaan laitteelle tai vaikka kuuntelemaan. Miten käännöskone toimii? Avaa Googlen Translate- ja Microsoftin Translator-sovellus Ota kuva kirjan tai lehden sivusta Anna sovelluksen kääntää teksti ja tallentaa se Käännöksen voi myös kuunnella Googlen ja Microsoftin kääntäjien kielivalikoima laajenee jatkuvasti. Googlen ajankohtaisen kielitilanteen pystyy tarkistamaan verkosta, samoin kuin Microsoftin kielivalikoiman. Konekäännökset kuuluvat kasvaviin aloihin. Kun niiden markkina-arvo jäi vuonna 2016 neljään sataan miljoonaan USA:n dollariin, arvioidaan sen nelinkertaistuvan vuoteen 2024 mennessä. Entistä enemmän kysytään myös sisältöjen lokalisointipalveluja. (Statista b, 2022.) Googlen Translate/kääntäjä -mobiilisovellus käyttää yhtiön Lens-teknologiaa. Lataa sovelluskaupasta Translate/Kääntäjä kännykkään tai tablettiin, osoita käännettävää tekstiä kohti laitteen kameralla, paina sovelluksen käyttöliittymässä kameran symbolia ja tallenna ruutuun ilmestyvä käännetty teksti. Tietosuojapulmat puhuttavat Vaikka mobiililaitteet rikastuttavat tietotyötä, sisältää niiden käyttö tietosuojariskejä. Älypuhelimet ja tabletit onkivat käyttäjästään monenlaista tietoa, joka voi päätyä kaukaisissa maissa erilaisiin tarkoituksiin. Esimerkiksi kiinalaisilta teknologiayhtiöiltä edellytetään sikäläisen lainsäädännön mukaan yhteistyöhenkeä maan yksinvaltaisen hallinnon suuntaan. Apple-yhtiö on vuodesta 2021 lähtien profiloitunut kilpailijaansa Googlea vastaan korottamalla omien laitteidensa tietosuojaa. Esimerkiksi Applen puhelimien sisällä asuvat sovellukset eivät enää vaihda tietoja keskenään, jos käyttäjä sen kieltää. Googlelle taas käyttäjien tiedot ovat ansaintalähde, joten yhtiön ei arvella olevan erityisen kiinnostunut Applen viitoittamista tietosuojatalkoista. Kaikesta huolimatta saldo kääntyy positiiviseksi Mobiililaitteiden tietosuojaongelmat ovat varteenotettavia. Jotkut voivat lisäksi pitää laitteiden pientä kokoa, ahtaita käyttöliittymiä ja jatkuvaa mukana oloa rasittavana. Älylaitteet tarjoavat vuosi vuodelta yhä kehittyneempiä ja monipuolisempia ominaisuuksia. Älylaitteet tarjoavat kuitenkin opettajille, tutkijoille, opiskelijoille ja muille tietotyön parissa toimiville lukuisia käytännöllisiä, vuosi vuodelta yhä kehittyneempiä ja monipuolisempia ominaisuuksia. Ne voivat parhaimmillaan sujuvoittaa useitakin tietointensiivisen työn prosesseja. Seuraa uutisia Mobiilipalvelujen uutuuksista raportoidaan esimerkiksi Metropolian Digiuutisissa neljä kertaa vuodessa. Opetustyöhön kohdennettuja vinkkejä mobiilipalvelujen hyötykäyttöominaisuuksista löydät seuraamalla tätä blogi-sarjaa. Kirjoittaja Petri Silmälä työskentelee asiantuntijana Metropolian tietohallintopalveluissa tiedonhallinta- ja järjestelmäpalveluiden tiimissä. Hänen toimialueeseensa kuuluvat verkon julkaisu- ja yhteistoiminta-alustat sekä uusi toimintaympäristö, joka tarkoittaa muun muassa selainpohjaisia sovelluksia ja mobiilipalveluja. Lähteet ja oheisaineistoa Hussien E. 2022. iOS 16 Dictation vs Google's Assistant Voice Typing: Which One is Better? In Depth Tech Reviews, 11.6.2022. Odukoya, J. 2022. Microsoft Translator vs Google Translate. Translate Press, 27.4.2022. Statista a. 2022. Speech-to-Text transcript accuracy rate among leading companies worldwide in 2021. Statista, 9.6.2022. Statista b. 2022. Machine translation market size worldwide, from 2016 to 2024 (in million U.S. dollars). Statista, 17.3.2022. Tekijänoikeuslaki.fi
Sähköistä välineistöä projektinhallintaan, osa 2/2
Hyviä käytänteitä projektiviestintään ja tiedonhallintaan Projektinhallintaan sopivia sähköisiä sovelluksia käsittelevän kirjoitussarjan toisessa osassa selvitetään, millaista välineistöä on tarjolla esimerkiksi ajasta riippumattomaan yhteisölliseen työskentelyyn, paikasta riippumattomaan kokousten pitoon ja sähköiseen hankeviestintään. Samoin käsitellään joitakin projektinhallinnan hyviä käytänteitä ja pohditaan ratkaisuja muutamiin yleisiin pulmiin, joihin kuuluvat esimerkiksi käytettävien sovellusten määrä ja laatu sekä tietosuojakysymykset. Blogiartikkelin ensimmäisen osan voit lukea tästä. Pääosa artikkelin sisällöstä perustuu Suomen korkeakoulujen ristiinopiskelujärjestelmän kehittämishankkeen tiedotuksesta kerättyihin kokemuksiin, vuosien 2017 ja 2019 välillä. Sovelluksia paikasta riippumattomien projektikokousten pitoon Projekti kokoontuu säännöllisesti pohtimaan vastauksia hankkeessa esiin nouseviin kysymyksiin, arvioimaan väliaikatuloksia ja suunnittelemaan tulevaa toimintaa. Hajautetussa ja organisaatiorajoja murtavassa työkulttuurissa tarvitaan etäyhteyksiä kokousten pitoon. Kokoontuminen samaan aikaan samaan fyysiseen tilaan alkaa nykyisin olla aikataulullisesti hankalaa myös organisaation sisäisissä neuvonpidoissa. Videokonferenssivälineitä on nykyisin tarjolla runsaasti. Microsoftin Skype for Business ja sen työtä jatkava saman yhtiön Teams ovat vakiinnuttaneet asemansa monissa korkeakouluissa, kuten Metropoliassa. Myös Googlen Meetiä pystyvät käyttämään oppilaitoksen omilla tunnuksilla ne, jotka ovat yhtiön oppilaitoksille suunnatun sovelluspaketin tilanneet. Teknisesti hieman vaativampia sähköisiä suurkäräjiä varten on tarjolla Adoben Connect. Se tosin joutuu antamaan äänenlaatunsa ja mobiilisovelluksensa toimivuuden puolesta hieman tasoitusta uudelle tulokkaalle Zoomille[1], joka on viime aikoina hienoisista tietoturvaongelmistaan huolimatta niittänyt mainetta niin oppilaitoksissa kuin liikeyrityksissä.[2] Sen ilmaisversiolla pystyy korkeintaan 40 minuutin ajaksi kokoontumaan virtuaalisen pyöreän pöydän ääreen. Välineistöä ja hyviä käytänteitä projektiviestintään Monissa hankkeissa käytetään projektin sisäistä tiedotusta varten Confluencen wikijärjestelmää, joka on nopea joskin askeettinen julkaisualusta. Yleensä projektin tuloksista on tarve tiedottaa myös julkisesti. Laajalle yleisölle suunnattu viestintämateriaali kannattaa sijoittaa työajan säästämiseksi samalle wikialustalle, mikäli sivujen ulkoasua ei pidetä erityisen kriittisenä menestystekijänä. Confluence-wikissä kun pystyy määrittämään eri julkisuusasetuksia hakemistorakenteen eri tasoille, jolloin alustalle pystyy sijoittamaan samaan aikaan sekä projektin sisäistä että julkista aineistoa. Sama wikisivusto on valjastettu tehokkaasti sekä sisäiseen että ulkoiseen viestintään useissa oppilaitosten välisissä yhteisissä projekteissa, kuten Teiniminnotalkoot. Useissa tapauksissa on tarpeellista avata projektille varsinaisesta toiminta-alustasta erillinen tiedotussivusto. Jos hanke on kiinteä osa jonkin isomman organisaation toimintaa, pystytään tiedotussivusto rakentamaan organisaation sivuston yhteyteen. Silloin voidaan käyttää samaa julkaisujärjestelmää, jolla emosivusto on koottu. Projektille voi rakentaa myös oman sivuston. Alustaksi sopii silloin esimerkiksi Wordpress.org, joka on muun muassa maailmanlaajuisen maineensa, maksuttomuutensa ja monipuolisuutensa ansiosta jo parin vuosikymmenen ajan kuulunut suosituimpiin julkaisujärjestelmiin.[3] Laajaa ja teknisiltä ominaisuuksiltaan runsasta Wordpress-sivustoa avattaessa on projektissa hyvä varata resurssi sivuston tekniseen perustamiseen ja mahdollisesti myös konsultointiin hankkeen koko elinkaaren ajan. Hieman suoraviivaisemmin saa oman sivuston julkaistua verkossa käyttämällä Googlen vuonna 2016 perusteellisesti uudistamaa Sites-ohjelmaa, jossa tosin toiminnallisuuksia ja ilmaisumahdollisuuksia on Wordpressiin verrattuna oleellisesti niukemmin. Puutteet kompensoituvat sillä, että Sites-sivuston pystyttämisessä ei yleensä tarvita aivan yhtä pitkälle jalostunutta tietoteknistä kädentaitoa kuin Wordpressin puolella. (Sitesin ja Wordpressin käyttöoppaita on infosivuilla: Sites ja Wordpress.) Ajallisesti selkeiden väliaikapisteiden kautta etenevässä projektissa voidaan ulkoinen tiedotus hoitaa myös bloggaamalla, jolloin alustana pystytään käyttämään organisaation omaa blogiohjelmaa tai Googlen pilvessä toimivaa Bloggeria. Wordpress.com voi myös tulla harkintaan, mikäli organisaation pilvisovellusohjeet sen sallivat. Bloggerista mahdollisesti luovuttaessa on hyväksyttävä se, että Googlen hakukone saattaa painaa kilpailijoiden alustoilla julkaistuja sisältöjä hakutuloksissa jonkin verran alaspäin. Videokonferenssivälineitä pystyy hyödyntämään myös ulkoisessa projektiviestinnässä. Esimerkiksi hankkeen aihepiiriin liittyvä yleinen webinaari on hyvä keino kerätä yleisöä. Projektin tavoitteita palvelevat myös esimerkiksi kerran kuukaudessa verkon yli pidettävät kyselytunnit, joiden aikana hankkeen edustajat vastaavat suorassa lähetyksessä yleisön uteluihin. Osallistujien luvalla sessio tallennetaan myöhempää käyttöä varten, ja sen keskeisestä annista kirjoitetaan ytimekäs muistio hankkeen sivulle.[4] Sosiaalinen media sopii ylimääräiseksi tiedotuskanavaksi useissa hankkeessa. Sitä käytetään eritoten silloin, kun projekti on suhteellisen pitkä ja siinä on päätetty tiedottaa julkisuuteen myös väliaikatuloksia. Yhteisösivu yli kahden miljardin käyttäjän Facebookissa, ammatillisen verkostoitumisen välineessä Linkedinissä tai tutkimusten mukaan runsaasti liikennettä varsinaiselle verkkosivulle syöttävässä Pinterestissä voi täydentää projektin omaa WWW-sivustoa tai joissakin tapauksissa korvata sen. Mikrobloggauspalvelu Twitter tulee harkintaan, jos projekti tuottaa tasaisella syötöllä lyhyitä tiedotteita. Etenkin pitkään kestävissä projekteissa kannattaa avata myös sähköpostilista, jonka hankkeesta kiinnostuneet tilaavat halutessaan. Listalle lähetetään samat tai lähes samat viestit kuin sosiaaliseen mediaan. Tällä kahden kärjen taktiikalla saadaan tieto kulkemaan nopeasti myös niille, jotka eivät sinänsä pätevien syiden vuoksi ole sosiaalisen median palveluihin kirjautuneet tai jotka ovat niistä itsensä vieroittaneet. Sopiviin jakelulistaohjelmiin kuuluu muun muassa avoimella lähdekoodilla toimiva Sympa. Itse tiedote sijoitetaan varsinaisen projektialustan julkisille sivuille, jolloin sosiaaliseen mediaan ja sähköpostilistalle riittää lyhyt johdanto ja tiedotteeseen vievä linkki. Yleisöä ja taustavoimia palvelee myös tiedotearkisto, joka istutetaan hankkeen julkisille sivuille ja johon projektin aikana julkaistut uutiset linkitetään esimerkiksi aikajärjestykseen.[5] Projekteissa kuvatut videot sijoitetaan yleensä omalle verkkosivulle, Vimeoon tai Googlen Youtubeen. Valinta Vimeon ja Youtuben välillä menee tasapainotteluksi: Vimeo tarjoaa ehkä jonkin verran Youtubea monipuolisempia toiminnallisuuksia, kun taas Youtube on näkyvyydeltään ylivoimainen.[6] Pulmia ratkaistavaksi Yksi, kaksi vai kymmenen sovellusta? Pitäisikö projektinhallinnassa käyttää yhtä vai useaa ohjelmaa? Kaikki tarvittavat toiminnot sisältävä monoliitti odottaa vielä keksijäänsä, joten vähänkin laajemmissa hankkeissa käytetään rinnan useita eri sovelluksia. Esimerkiksi blogiartikkelin ykkösosassa käsiteltyä wiki–Jira-tutkaparia tukemaan voidaan avata keskustelualusta, kuten Microsoftin Teams. Se dokumentoi projektikokousta kevyemmän sisäisen ajatustenvaihdon. Projektinhallinnan välineistö koostuu usein eri yhtiöiden sovelluksista, jolloin tiettyä osatehtävää hoitaa paras mahdollinen ohjelma. Projektipäälliköt tosin joutuvat joissakin tapauksissa laskemaan, tuoko risteily eri yhtiöiden tuotteiden välillä lisäarvoa siihen verrattuna, että pysytään koko ajan yhden, esimerkiksi Microsoftin tuoteperheen huomassa. Ostosten keskittämisestä koituvat edut kuten nopeat siirtymiset sovelluksesta toiseen voivat joissakin tapauksissa nollata eri yhtiöiden parhaista ohjelmista kootun Dream Teamin edut. Sovellusten käyttötaidot saattavat vaihdella hanketoimijoiden kesken. Silloin projektipäällikön on punnittava, kuinka paljon aikaa voidaan allokoida jonkin eksoottisemman ohjelman käytön opetteluun. Joskus voi olla järkevää valita hieman primitiivisempikin välineistö, jota kuitenkin kaikki hankkeessa mukana olevat käyttävät tehokkaalla rutiinilla. Silloin työssä pystytään rientämään suoraan itse substanssin pariin. Tietosuoja - kriittinen välineistön valintakriteeri Joskus projektitoiminnassa joudutaan tasapainottelemaan omalle palvelimelle tallentamisen ja pilven välillä. Sellaisia tapauksia ovat esimerkiksi ne kansainväliset projektit, joissa pilven avulla kykenisi ylittämään joustavasti organisaatiorajat, mutta joissa kuitenkin käsitellään pilveen sopimatonta tietoa. Silloin on harkittava datan hajauttamista: tietosuojamielessä vähemmän kriittinen tieto pilveen ja sensitiivinen aineisto omalle palvelimelle, johon tiedosta kiinnostuneiden kutsumattomien vieraiden tiirikka puree huonommin. Eri sovellusten välillä liikkuminen tosin alentaa kokonaisuuden käytettävyyttä. Erityinen ongelma on edessä silloin, kun niin sanotut järkisyyt puoltavat pilven käyttöä, mutta kaikki projektiryhmän jäsenet eivät sinänsä legitiimein perustein pidä mielekkäänä turvautua ulkopuolisiin palveluntarjoajiin kuten Google tai Microsoft. Projektitoimijoita ei voi lähtökohtaisesti painostaa kirjautumaan pilvipalveluun. Tosin eri organisaatioilla voi olla asiasta erilaisia linjauksia. Jos kaikkia tyydyttävää ratkaisua ei saada aikaan, on käytettävä sovelluksia, jotka tallentavat tiedot organisaation omaan datakeskukseen. Ongelma saattaa ainakin osittain ratketa lähiaikoina, sillä sekä Google että Microsoft ovat vuoden 2018 aikana kokeilleet uusia menetelmiä, joilla yhtiöiden sovelluksiin pystyy liittymään ilman että niiltä hankkii tunnuksen. Hankkeissa käytettävien sovellusten valikoimaa ohentaa toukokuussa 2018 voimaan astunut Euroopan Unionin tietosuojadirektiivi, joka määrää organisaatioiden yleisen tietosuojakäytännön. Asetuksen nojalla on projektipäälliköiden tyhjättävä työkalusalkkunsa tietosuojavaatimuksia täyttämättömistä sovelluksista. Tietosuojadirektiivi vaikuttaa kaksiteräisen miekan tavoin: se kaventaa jonkin verran hanketoimijoiden vapautta valita käyttöönsä tietojärjestelmiä mutta toisaalta tehostaa organisaation Helpdeskin työtä, koska käyttäjätuki pystytään keskittämään aikaisempaa pienemmälle määrälle projektinhallintasovelluksia. Ennen kaikkea asetus pyrkii lisäämään yksilönsuojaa digitalisoituvassa maailmassa, jossa teknologia kulkee lainsäädännön edellä. Lähteet [1] Perera, Jasmin & Lähteenmäki, Salla. Verkkokokousjärjestelmien, Adobe Connect ja Zoom vertailu — Case Laurea-ammattikorkeakoulun DigiTeam. Opinnäytetyö Laurea-ammattikorkeakoulussa, 2018. [2] Zoomilla on neljä neljä miljoonaa käyttäjää 750 000 organisaatiossa (tilanne kesällä 2019). Lehtiniitty, Markus. Apple julkaisi taustalla tapahtuvan Mac-päivityksen – poistaa yritysvideopuhelusovellus Zoomin luoman haavoittuvuuden. Mobiili.fi, 11.7.2019. [3] Thomas, Machielle. 8 Benefits of Using Worpress. Bluehost, 27.6.2018. [4] Ks. esim. Ristiinopiskelun kehittämishankkeen kyselytunnin raportti, 1.4.2019. [5] Esim. Ristiinopiskelun kehittämishankkeen tapahtumakalenteri ja viestintärkisto. [6] Youtubessa avataan katsottavaksi miljoona videota 22 sekunnissa. Every Second. Kirjallisuutta Hero, Laura-Maija. Kollektiivinen kulttuuri: wiki avoimen projektihallinnon välineenä. Tuottaja 2020 -projekti. Metropolia, 2012. Keränen, Päivi & Laasonen, Milla. Wikistä voimaa projektinhallintaan. Metropolia, 11.2.2009. Laasonen, Milla. Ahdistaako avoimuus? : wikin käyttö tutkimus- ja kehittämishankkeen viestinnässä. Opinnäytetyö. Metropolia, 2010. Lähteenmäki, Lea. Projektinhallinta. Sininen Meteoriitti. Projektinhallinta. Verkon uusi toimintaympäristö, 19.10.2018. Simsiö, Mira. Hankkeen sisäisen viestinnän onnistumisen salaisuus voi piileskellä asenteessa – palvelualttius on valttia. Blogikirjoitus, 12.9.2018. Wordpress.org vs. Google Sites. Verkon uusi toimintaympäristö, 14.8.2019. Lisää aihepiiristä Digiuutiset – Digi News Faceblog Digi 2018 Kirjoittaja Petri Silmälä työskentelee Metropolian tietohallintopalveluissa tiedonhallinta- ja järjestelmäpalveluiden tiimissä. Hänen toimialueeseensa kuuluu verkon uusi toimintaympäristö, joka tarkoittaa muun muassa selainpohjaisia pilvipalveluja, mobiilipalveluja ja sosiaalista mediaa. Hän on kiinnostunut muun muassa digitaalisista tiedonhallintasovelluksista, oppimisteknologian uusista suuntauksista, tekoälyn etiikasta ja median toiminnasta sähköisessä ympäristössä. Hän on myös toiminut Suomen korkeakoulujen välisen Ristiinopiskelun kehittämishankkeen tiedottajana vuodesta 2017.
Kuusi tiedonhallinnan menetelmää tietointensiivisen työn tekijöille
Internetin runsaudensarvesta riittää lähes loputtomasti ammennettavaa tietotyön tekijöille. Monesti tieto on kuitenkin hajallaan vailla loogista tai muuten hahmoteltavissa olevaa järjestystä. Uusien tai päivitettyjen sisältöjen tehokas jäljittäminen vaatii myös omat menetelmänsä. Samoin tiedon laadun ja oikeellisuuden varmistamiseen tarvitaan keinoja. Käyn seuraavassa läpi kuusi opettajille, tutkijoille, opiskelijoille ja muille tietointensiivisen työn tekijöille sopivaa tiedonhallinnan menetelmää, joilla verkon tietomassaa pystytään seuraamaan, seulomaan, tallentamaan, arvioimaan ja ohjaamaan entistä menestyksellisemmin. 1. Kirjanmerkkien tallennus selaimeen—helppo, perinteinen menetelmä Verkkoselaimen kirjanmerkkitoiminto kuuluu vanhimpiin ja yksinkertaisimpiin Internetin tiedonhallinnan apuvälineisiin. Se on kuulunut selainten vakiovarusteisiin jo siitä lähtien, kun ensimmäinen nykymuotoinen WWW-sivujen katseluohjelma Mosaic julkaistiin loppuvuodesta 1993. Kirjanmerkillä tallennetaan itselle merkityksellisen verkkosivun linkki selaimeen (Kuva 1.). Kuva 1. Microsoftin Edgessä sivun linkki tallennetaan selaimeen osoiterivin loppuun sijoitetun tähden kautta. Selaimeen säilöttyjen kirjanmerkkien idea on periytynyt myös sosiaalisen median palveluihin. Esimerkiksi Facebookissa pystyy tallentamaan omasta uutisvirrastaan ne linkit, joita käyttäjä arvioi tarvitsevansa myöhemmin (video). Tosin säilöttyjä viestejä ei voi johtavassa yhteisöpalvelussa järjestellä aivan yhtä helposti kuin verkkoselaimessa. Twitterissä taas lyödään Like-leima niihin viserryksiin, joihin halutaan palata myöhemmin (video). Kirjanmerkki on suoraviivainen tapa tallentaa sivut, jotka vaikuttavat kiinnostavilta mutta joihin ehtii syvällisemmin perehtyä vasta myöhemmin. Merkittyihin sivuihin pystyy myös palaamaan nopeasti myöhemmin. 2. Sosiaaliset kirjanmerkit—aineistonjakoa pilvessä 1990-luvun puolivälin jälkeen alkoi ilmestyä palveluja, joissa kirjanmerkkejä varastoidaan oman tietokoneen asemesta ulkoisille palvelimille eli niin sanottuun pilveen. Näitä niin kutsuttuja sosiaalisia kirjanmerkkejä pystyy jakamaan ja julkaisemaan hieman suoraviivaisemmin kuin omalle laitteelle loppusijoitettuja, koska muut käyttäjät pääsevät niihin pilvessä helposti käsiksi (mikäli linkkien lataaja on määrittänyt ne julkisiksi). Kirjanmerkkipalvelujen kultakausi ajoittui vuosituhannen vaihteen jälkeisiin vuosiin. 2010-luvulla tultaessa yhteisölliset linkkivinkit ovat entistä enemmän alkaneet vuotaa Facebookiin ja muihin sosiaalisen median välineisiin, jotka on perustettu vuosia alkuperäisten kirjanmerkkipalveluiden jälkeen. Useat alan perinteisistä sovelluksista kuten Delicious ovat lopettaneet toimintansa joskin Diigo sinnittelee edelleen. Sosiaalisten kirjanmerkkien palvelut tarjoavat joitakin hyödyllisiä lisäominaisuuksia. Pilveen säilöttyjen linkkien laatua pystytään mittaamaan vertaisarvioinnilla. Tulokset voivat auttaa valitsemaan ehkä sadoistakin samaa aihetta käsittelevistä sivuista sen, jota useat käyttäjät pitävät onnistuneimpana (Nations 2018). Pilvessä jaettu kirjanmerkkikokoelma sopii esimerkiksi yhteisopettajuutta harjoittavalle tiimille. Yhteisöllisesti kertyvästä linkkikokoelmasta tulee todennäköisesti monipuolinen, koska asioita eri kulmista lähestyvät valitsevat erilaista aineistoa. Etukäteen mietityllä tehokkaalla työnjaolla säästyy myös työaikaa. 3. Kuratointi—harkitut sisällöt jakoon Kuratointi viittaa alun perin taidenäyttelyiden aineiston järjestelyyn. Verkkokontekstissa se tarkoittaa harkittujen sisältöjen julkaisemista. Se siis poikkeaa vivahteiltaan sosiaalisten kirjanmerkkien käytöstä, jossa aineistoa ei välttämättä siivilöidä erityisen tarkasti. Kuratoinnin motiivit ovat yleensä filantrooppisia: halutaan jakaa hyviä sisältöjä muiden iloksi. Tietokirjailija Rohit Bhargava arvioi kuratoinnin näkymiä optimistisesti vuonna 2009. Hänen mukaansa siinä olisi jopa ansaintapotentiaalia (Bhargava 2009). Ennuste ei ole kuitenkaan toteutunut. Professori Tim Cigelsken mukaan aineistojen valinta ihmisvoimin ei koskaan ottanut tulta ansaintamielessä ja on tiedonhallinnan menetelmänä hävinnyt Googlen hakualgoritmeille (Cigelske 2017). Cigelske ei kuitenkaan ota huomioon sitä, että algoritmit kohtelevat kaikkea verkkosisältöä samanarvoisesti ja että tekaistujen ja oikeiden tietojen erottamiseen tarvitaan vielä ihmisen ja koneen välistä yhteistyötä. Perinteisistä kuratointialustoista jatkaa edelleen Scoop.it, jossa on omat palstat muun muassa eri oppiaineiden aineistoille kuten vaikka luonnontieteille. Oppimistoiminnassa kuratointi tarkoittaa oppiaineeseen liittyvän aineiston valintaa ja jakamista opiskelijoiden kera. Esimerkkejä kuratoiduista linkkikokoelmista: Antti Pönni: valittuja linkkejä ja kirjallisuusluetteloita opinnäytetyön tekemistä varten Michael D. Mitzenbacher: suositettavia linkkejä algoritmiikan opiskelijoille Kuratoinnista on selkeää hyötyä opetusalalla. Opettajat pystyvät valitsemallaan aineistolla ohjaamaan opiskelijoiden toimintaa oppimisen kannalta suotuisaan suuntaan. Opiskelijat taas voivat luottaa siihen, että kuratoidulla aineistolla on vahvahko laatusertifikaatti. 4. RSS-syöte—virtuaalinen verkkovahti Syöte kuuluu verkon kehittyneimpiin tiedonhallintamenetelmiin. Sen lajeista tunnetuin on RSS (Really Simple Syndication). Syöte toimii verkkovahdin tavoin: käyttäjä tilaa aggregaattorilla eli syötteenlukijaohjelmalla itseään kiinnostavien verkkopalvelujen syötteitä, jolloin lukijaan tulee välittömästi tieto sivuille tehdyistä päivityksistä (video). Syötteet ilahduttavat eritoten niitä, jotka seuraavat säännöllisesti jotakin tietolähdettä. RSS:n pystyy tilaamaan esimerkiksi Kansalliskirjaston kokoelmista tai New York Timesin kulttuurisivun artikkeleista. Syöte on pitänyt 2010-luvulla pintansa sosiaalisen median puristuksessa, sillä se on luotettavampi kuin esimerkiksi Facebook, joka säännöstelee aineistoa omavaltaisesti käyttäjiensä uutisvirtaan (Nield 2017). Alla esimerkki, jossa RSS-syötettä hyödynnetään digitaalisessa oppimisympäristössä (Kuva 2.): Kuva 2. RSS-syötteellä tilatut sisällöt päivittyvät automaattisesti ja reaaliaikaisesti digitaalisen oppimisympäristön “Game development articles” ja “Game development projects” -osioissa. Syötteenlukuohjelmia on eri tarpeisiin. Helppokäyttöinen ja “ilmainen” Feedly täyttää useimpien vaatimukset. Raskaampaan kalustoon mieltyneet käyttävät kanadalaista Hootsuitea, jolla ei vain pysty monitoroimaan samaan aikaan useaa eri verkkopalvelua vaan myös lähettämään viestejä yhdellä kerralla moneen eri sosiaalisen median välineeseen. Hootsuiten kaltaisista sovelluksista voi olla hyötyä esimerkiksi oppilaitoksen ulkopuolelle suunnattujen avointen opintojen tai TKI-palvelujen markkinoinnissa, joka vaatii työskentelyä useassa sosiaalisen median sovelluksessa. Hootsuite perii Professional-versiosta kuukausimaksua 25 euron verran. 5. Digitaalinen muistikirja—konttori käsilaukussa Digitaalinen muistikirja on kirjanmerkkipalvelu, jota on terästetty tarpeellisilla lisäominaisuuksilla. Yksi niistä kohentaa tiedon säilyvyyttä: muistikirja ottaa sivusta tai sen osasta kuvan, jolloin sitä kykenee tutkimaan myös sen jälkeen, kun alkuperäisversio on hävitetty palvelimelta. Kirjanmerkeistä verkkosivut taas katoavat sillä hetkellä, kun tiedosto poistetaan tietoavaruudesta. Digitaaliseen muistivihkoon pystyy tallentamaan myös omia merkintöjä. Siten esimerkiksi seuraavan päivän luennon rungon kykenee sanelemaan kännykkään ja välivarastoimaan digitaalisen muistikirjan mobiilisovellukseen. Muistikirjaohjelmista Microsoftin Onenote ja Googlen Keep (Kuva 3.) nauttivat vakaata suosiota oppilaitosmaailmassa. Kuva 3. Google Keepissä pystyy järjestelemään muistilappuja ja ryhmittelemään niitä eri väreillä. Muistilappuun merkityn tehtävän kykenee myös ajastamaan, jolloin ohjelma hälyttää ennen toimeen tarttumista. Digitaalinen muistikirja tarjoaa varteenotettavia etuja tietointensiivisen työn tekijöille: Riippuvuus kiinteistä työpisteistä vähenee, koska työssä tarvittavat tiedot keskitetään yhteen paikkaan, joka kulkee mobiililaitteiden ansiosta yleensä mukana. Tiedot synkronoituvat automaattisesti eri päätelaitteiden kesken. Aineistoa pystyy jakamaan vaivattomasti esimerkiksi kollegojen ja yhteistyökumppaneiden kera, jolloin vertaisarvioinnin keinoin saa nopeat kehitysehdotukset tai muut kommentit esimerkiksi artikkelin aihiosta. Muistikirjaan ladatut to-do-luettelot ja niiden hälytystoiminnallisuudet auttavat tehtävienhallinnassa. Evernote-muistikirjan dokumenttikameralla pystyy kuvaamaan paperimuotoisia sisältöjä, jolloin muistikirja muuttaa kuvaan vangitut merkkijonot tietokoneella muokattavaksi tekstiksi. 6. Workflow—automatisoitua tiedonsiirtoa Verkon tietovirtojen automatisointi workflow-ohjelmilla edustaa 2010-luvulla yleistyneitä uusia tiedonhallintamenetelmiä. Workflow-ohjelma käsittelee tietoa automaattisesti sen jälkeen, kun käyttäjä on asettanut sovellukseen säännön, joka määrää, mitä tiedolla tehdään. Sääntöjä kutsutaan eri workflow-ohjelmissa muun muassa sovelmiksi (applet) ja virroiksi (flow). Sovelma voi olla esimerkiksi “siirrä Twitterissä Like-leimalla merkitsemäni viestit automaattisesti Onenote-tililleni - send Twitter likes to Onenote”. Workflow on jossakin määrin vaativa menetelmä: automatisoidut tietovirrat pitää suunnitella etukäteen. Tosin alan johtavat sovellukset kuten Microsoftin Flow ja itsenäinen IFTTT tarjoavat käyttäjilleen eri tarkoituksia varten muutamia tuhansia valmiita reseptejä suoraan apteekin hyllyltä. Oikein valittu sovelma voi säästää rutiininomaista verkkotyötä jonkin verran ja vapauttaa opettajan työaikaa enemmän esimerkiksi henkilökohtaiseen ohjaukseen ja muihin toimiin, joihin verkon virtuaaliset pikkuapulaiset eivät vielä kykene. Koneet valmistautuvat ottamaan rutiinit hoitaakseen Nykyiset tiedonhallintamenetelmät palvelevat opetusalaa tyydyttävästi. Ensi vuosikymmenellä yleistyvät kaiken todennäköisyyden mukaan uudet menetelmät, jotka siirtävät tietotyön rutiineja entistä enemmän koneiden hoidettavaksi. Eri toimintoja automaattisesti suorittavat botit ja luonnollisella kielellä esitettyihin kysymyksiin vastaavat virtuaaliassistentit tullevat kampuksilla yleiseen käyttöön jo uuden vuosikymmen alussa (Ellis 2018). Lisäksi oppimistoiminnan rutiineja pystytään todennäköisesti ulkoistamaan entistä enemmän tekoälylle (Barriere 2018). Myös oppimisanalytiikka hypännee menetelmänä valtavirtaan, kunhan siihen liittyvät eettiset ja oikeudelliset sekä yksityisyyteen kietoutuvat ongelmat saadaan ratkaistua (Virtanen 2019). Kirjoittaja Petri Silmälä työskentelee Metropolian tietohallintopalveluissa tiedonhallinta- ja järjestelmäpalveluiden tiimissä. Hänen toimialueeseensa kuuluu verkon uusi toimintaympäristö, joka tarkoittaa muun muassa selainpohjaisia pilvipalveluja, mobiilipalveluja ja sosiaalista mediaa. Hän on kiinnostunut muun muassa digitaalisista tiedonhallintasovelluksista, oppimisteknologian uusista suuntauksista, tekoälyn etiikasta ja median toiminnasta sähköisessä ympäristössä. Lähteet Barriere, Timothee (2018). Using AI to educate is no longer science fiction. Makerstories, 2.10.2018. Bhargava, Rohit (2009). Manifesto for Content Curator: The Next Big Social Media Job Of The Future? Rohit Bhargava Blog, 30.9.2009. Cigelske, Tim (2017). RIP Content Curation. The Startup, 16.12.2017. Ellis, Lindsay (2018). Hey, Alexa, Should We Bring Virtual Assistants to Campus? These Colleges Gave Them a Shot. The Chronicle of Higher Education, 2.8.2018. Nations, Daniel (2018). What Is Social Bookmarking And Why Do It? Lifewire, 3.11.2018. Nield, David (2017). Why RSS Still Beats Facebook and Twitter for Tracking News. Gizmodo, 8.9.2017. Virtanen, Mari (2019). Oppimisanalytiikka oppimisen ohjaamisen työvälineenä. Hiiltä ja timanttia, 14.1.2019. Lisäluettavaa Clark, Todd (2018). The Complete Guide to Content Curation: Tools, Tips, Ideas. Hootsuite, 24.10.2018. Huffman, Chris (2019). How to Declutter Your Browser Bookmarks. How-to Geek, 31.1.2019. Larsen, Senja (2015). Näin selätät infoähkyn. Kauppalehti, 3.5.2019. Spilker, Josh (2019), The 10 Best Note Taking Apps to Use in 2019 (Free and Simple!). Clickup, 9.1.2019. Lisää aihepiiristä Digiuutiset – Digi News Faceblog Digi 2018
Workflow-sovellukset keventävät tietotyötä
Internetin tietovaranto on kehittynyt yli kahdessa vuosikymmenessä runsaudensarveksi, joka tarjoaa huomattavan osan eri ammateissa tarvittavasta tiedosta. Valitettavasti informaatio on hajallaan eri sivuilla, jolloin tiedon etsimiseen, muokkaamiseen ja jakamiseen kuluu paljon työaikaa. Tutkijan, opettajan, suunnittelijan ja opiskelijan mielenrauhaa edistävät kuitenkin verkon uudet välineet ja menetelmät, joilla hajanaiset tiedonsirpaleet saadaan ohjelmoitua siirtymään itsestään paikasta toiseen. Workflow-pioneeri IFTTT nousi tutkijoiden ja opettajien suosioon Automaattiseen tiedonsiirtoon tai työnkulkuun (workflow) liittyvien sähköisten palvelujen liiketoimintapotentiaalin vainusivat ensimmäisten joukossa ohjelmoija Linden Tibbets ja yhtiökumppaninsa Jesse Tane. He perustivat työnkulkua automatisoivan IFTTT-ohjelman San Franciscon Market Streetillä vuonna 2010. Tiedonhallinnan väline sai nimensä toimintaperiaatetta kuvaavasta iskulauseesta ”If This, Then That” (“Jos jotain tapahtuu, niin tee sitten tämä”). Selaimella tai mobiililaitteella toimiva sovellus hyödyntää avoimia ohjelmointirajapintoja (API), joiden kautta eri verkkopalvelut keskustelevat keskenään. IFTTT:n menestystä selittää osittain välineen toimintalogiikka, joka on suunniteltu helpoksi - tietoturvan näkökulmasta ajoittain kenties liiankin suoraviivaiseksi. IFTTT toimii hieman samalla tavalla kuin esimerkiksi automaattipesukoneen pesuohjelma: käyttäjä valitsee napinpainalluksella sovelman (applet), joka määrää, mitä tiedolla tehdään. Valmiita appletteja pystyy poimimaan yli kolmentuhannen artikkelin valikoimasta ja niitä kykenee suunnittelemaan itse. Sovelmavalikoima on myös laajentunut viime vuosina. Alkuperäisten toimintojen lisäksi ohjelmalla pystyy muun muassa säätämään kotinsa lämmitystä, tilastoimaan jääkaapin ovenavauksia tai lataamaan kännykän automaattisesti työpäivän päätyttyä. Nämä ovat tulosta yhteistystä niin sanotun älykodin palveluja tuottavien yhtiöiden kanssa. IFTTT:hen asetettuja sovelmia ovat esimerkiksi: “Lähetä sähköpostiini tieto oman ammattialani uudesta artikkelista, joka on ilmestynyt valitsemassani julkaisussa. “Lisää kiinnostava kirjauutuus Googlen taulukkolaskentaohjelmaan.” “Lähetä Twitter-tililläni julkaisemani viesti samaan aikaan myös Facebook-sivulleni, jos siinä on tietty aihetunniste.” “Tallenna Gmailissa lähetetty liitetiedosto Dropboxiin.” “Lähetä sääennuste päivittäin Skype-tililleni.” Totuttuun tapaan IFTTT:lle ilmestyi pian kilpailijoita. Niistä ehkä eniten esikuvaansa muistuttaa Missourin osavaltion start-up-projektista jalostumaan lähtenyt Zapier, joka avattiin vuonna 2011. Automate-sovellus taas näki päivänvalon Intiassa vuonna 2015. Se on suunniteltu liikeyritysten tarpeisiin, kun taas IFTTT:lle ja Zapierille kelpaavat etenkin yksityishenkilöiden markkinat. Microsoftin Flow lipuu vanaveteen Microsoftin pääkonttorissa virisi kiinnostus alaa kohtaan muutama vuosi IFTTT:n perustamisen jälkeen. Tietotekniikan suuryhtiö julkaisi marraskuun alussa 2016 Flow'n, jonka sisään on leivottu IFTTT:stä tuttu toimintalogiikka: sovellukseen asetetaan käskyjä eli malleja (template), jotka määräävät, mitä järjestelmä tiedolla tekee. Templaatit ovat samantyyppisiä kuin IFTTT:n sovelmat. Niitä ovat esimerkiksi: “Tallenna sähköpostiviestieni liitetiedostot Sharepoint-tiedostokirjastoon.” “Siirrä Onedrive-tiedostot Google Driveen.” “Lähetä viesti valitulle kohteelle Teamsiin.” Flow’n suunnittelussa on otettu huomioon myös opetusalan tarpeita. Välineeseen pystyy istuttamaan esimerkiksi templaatin, joka ohjaa Office-paketin sovelluksiin tallennettuja opiskelijatöitä yhteen tiettyyn kansioon. Kriitikot toivottivat Flow’n tervetulleeksi heti ohjelman tultua julki. Esimerkiksi Digital Trends -julkaisun blogisti Dan Isacsson ennusti ohjelman tarjoavan “valtavia mahdollisuuksia”. Kritiikkiä uutuus sai vähäisestä yhteistyöstä kolmansien osapuolien tuottamien sovellusten kanssa. Niitä oli aluksi vain 58, kun esimerkiksi IFTTT pystyi tarjoamaan yli viisinkertaisen ylivoiman. IFTTT ja muut itsenäiset yhtiöt ovat vaihtelevalla menestyksellä pystyneet sinnittelemään suuryritysten rinnalla. Pienten toimijoiden kilpailuedellytyksiä saattaa murentaa se, että Microsoftin kaltaiset yhtiöt pystyvät integroimaan tiedonhallintaohjelman tueksi suuren tuoteperheen muita sovelluksia. Niinpä Flow’kin on suunniteltu toimimaan osana Microsoftin Office-kokonaisutta, jolloin käyttäjälle avautuu tilaa luoville ratkaisuille. Pidemmälle ehtineet voivat kokeilla, saisiko esimerkiksi Flow’n, Teamsin ja Onenote Class Notebookin muodostamasta kolmiliitosta aikaan digitaalisen oppimisympäristön. Microsoftin ansaintamallin vuoksi Flow on ehkä hieman hankalakäyttöisempi kuin itsenäiset kilpailijansa. Education-pakettiin sisältyvän Flow’n perusversiolla pystyy teettämään korkeintaan 2000 siirtoa 30 päivässä. Tiiviimpää tietotyötä varten on lunastettava ominaisuuksiltaan runsaampi maksullinen painos. IFTTT puolestaan on käyttäjälleen maksuton, joskin pilvipalvelujen yleiset tietoturvaohjeet pätevät siihenkin. Flow ja IFTTT oppilaitoksissa Flow rantautui oppilaitoksiin varsinaisesti kesällä 2017, jolloin Microsoft liitti sen Office 365 Education -sovelluskokoelmaansa. Flow’lla pystyvät työskentelemään omilla oppilaitostunnuksillaan henkilökunnan jäsenet, opiskelijat tai kummatkin käyttäjäryhmät niissä organisaatioissa, jotka ovat Education-paketin tilanneet. IFTTT taas kuuluu tietojärjestelmiin, jotka toimivat täysin oppilaitosten ulkopuolella. Eri yliopistoilla, ammattikorkeakouluilla ja kouluilla on omat sääntönsä, miten niitä käytetään oppilaitoksen toiminnassa. Yleensä käyttäjä luo niihin tunnuksensa itse ja vastaa itse tietoturvasta. IFTTT ja Flow on julkaistu verkkoselaimella käytettävänä työpöytäversiona sekä iOS- ja Android-mobiilisovelluksina. Flow toimii myös Microsoftin mobiilisovelluksella. Kokeile Flow’ta Valmistelu Kirjaudu Microsoftin pilvipalvelujen käyttäjäksi, jos et ole sitä vielä tehnyt. Perusta Twitter-tili, mikäli sitä ei vielä ole. Avaa Instagram-tili, jos sitä ei vielä ole. Varsinaiset työvaiheet https://flow.microsoft.com Kirjoita “Find a template” -kenttään “Instagram”. Valitse templaatti “Share my new Instagram photos to Twitter”. Kirjaudu “Sign in” -napeista Twitter- ja Instagram-tileillesi. “Create flow”. Omat valmiit komennot ovat Flow’n sivulla “My flows” -linkin takana. Komennot pystyy laittamaan päälle tai sulkemaan on/off-nappulasta. Komentoja muokataan kynän kuvasta. Workflow-sovellusten käyttökohteita ★ Opiskelijoiden ohjaaminen. ★ Tiedonkeruu oppimateriaalia tai julkaisua varten. ★ Omaa toimintaa koskevan mielipideilmaston kartoitus. ★ Konferensseihin ja muihin tapahtumiin liittyvän keskustelun seuranta. ★ Sosiaalisen median tehokäyttö. ★ Ajanhallinta. ★ Laitehallinta. Kirjallisuutta - Literature Connect and Automate Your Digital Classroom Using IFTTT (EN, 2018) If IFTTT Can’t, Then Microsoft Flow Can (EN, 2017) Videoita - Videos Microsoft Flow video channel on Youtube (EN, official) IFTTT - Beginner’s Guide (EN, 2017) Lisää aihepiiristä - More about the subject Googlen ja Microsoftin pilvipalvelut Metropoliassa (FI) Cloud applications of Google and Microsoft used in Metropolia (EN) Verkon uusi toimintaympäristö - New Online Tools (FI & EN) Digiuutiset - Digi News (FI & EN), Faceblog (FI), Digi 2017 (FI) Kirjoittaja: Petri Silmälä työskentelee Metropolian tietohallintopalveluissa tiedonhallinta- ja järjestelmäpalveluiden tiimissä. Hänen toimialueeseensa kuuluu verkon uusi toimintaympäristö, joka tarkoittaa muun muassa selainpohjaisia pilvipalveluja, mobiilipalveluja ja sosiaalista mediaa. Hän on kiinnostunut muun muassa digitaalisista tiedonhallintasovelluksista, oppimisteknologian uusista suuntauksista, tekoälyn etiikasta ja median toiminnasta sähköisessä ympäristössä.
Hiiltä ja timanttia -blogi pohtii korkeakoulun roolia nyt ja tulevaisuudessa. Se tutkii korkeakoulun merkitystä kouluttajana, alueellisena vaikuttajana, työelämän kehittäjänä ja innovaattorina, jonka toiminnan suolana ovat pedagogiset sisällöt, kokeilut ja kehityskulut. Bloggaajat ovat ammattikorkeakoulun henkilöstöä sekä muita alan asiantuntijoita.
Johanna Tirronen, päätoimittaja, lehtori, p. 050 5850 350
Sonja Holappa, lehtori (kielet)
Merja Hintsa, julkaisemisen asiantuntija
Sähköpostiosoitteet: etunimi.sukunimi@metropolia.fi
Hiiltä ja timanttia -blogin tekstit käsitellään toimituskunnassa ennen niiden julkaisua. Blogissa on ollut toimituskunta 1.2.2018 alkaen.
Haluatko julkaista Hiiltä ja timanttia -blogissa? Ota yhteys päätoimittajaan sähköpostitse.
ammattikorkeakoulu ammattikorkeakouluopetus ammattikorkeakoulupedagogiikka ammattikorkeakoulutus asiantuntijaviestintä digipedagogiikka digitalisaatio etäopetus julkaiseminen Kansainvälisyys kehittäminen kielenopetus kielenoppiminen korkeakoulu korkeakoulupedagogiikka Metropolia ohjaus opettajuus opetuksen digitalisaatio opetus opinnäytetyö Oppeja HyMy-kylästä oppiminen osaaminen palaute pedagogiikka pelillisyys sosiaali- ja terveysala Sosiaalinen media sustainability tekoäly terveysala tiedonhallinta tietotyö toimintakulttuuri työelämätaidot työelämäyhteistyö täydennyskoulutus verkko-opetus verkko-opinnot verkkopedagogiikka Viestintä vuorovaikutus yhteiskehittäminen yhteistyö
