Avainsana: tiedonhallinta
Tekoälyn sietämätön keveys
Tekoäly (artificial intelligence, AI) kuuluu pandemian jälkeisen maailman iskusanoihin myös oppimistoiminnan alalla. Varsinainen keskustelu alkoi vuodenvaihteessa 2022–2023, jolloin kuluttajamarkkinoille suunnatut generatiiviset tekoälypalvelut Chat GPT ja Bard (myöhemmin Gemini) lanseerattiin. Samalla ryöpsähti esiin joukko vaativia kysymyksiä. Mitä käyttöä uusilla palveluilla on oppilaitosmaailmassa? Mitä riskejä tekoälyyn sisältyy? Pitäisikö alalla kiihdyttää vauhtia vai painaa jarrua? Hapuileva lähdekritiikki Yksi merkittävimmistä oppilaitoksen menestystekijöistä liittyy käsiteltävän tiedon luotettavuuteen. Onko opetettava, opiskeltava tai tutkimuksen kautta selvitettävä tieto totta? Tekoälyn yleistyminen ei helpota pakollista tiedon luotettavuuden arviointia vaan tekee siitä entistä vaikeampaa. Tekoälysovellukset eivät kykene lähdekritiikkiin. Tekoälysovellukset eivät kykene lähdekritiikkiin. Vielä yli vuosi generatiivisen tekoälyn läpilyönninkin jälkeen sellaiset palvelut kuten Chat GPT ja Gemini hallusinoivat eli keksivät faktoja omasta päästään. Tekoälyn antamat tulokset pitää aina tarkistaa, ja onkin kyseenalaista säästävätkö ne lopulta työtä esimerkiksi tietointensiivisillä aloilla. Hallusinoivat AI-palvelut voivat aiheuttaa myös kustannuksia niiden ylläpitäjille. Vuonna 2022 kanadalaisen lentoyhtiön tekoälypohjainen chatbotti antoi väärää tietoja matkustajalle. Seuranneessa oikeudenkäynnissä Air Canada määrättiin suorittamaan asiakkaalle yli 800 dollarin suuruiset korvaukset. Siviilioikeuden ratkaisun mukaan yhtiö oli vastuussa verkkosivunsa tarjoamista tiedoista. (Yagoda 2024.) Korvaussummat voivat nousta huomattavasti, jos tekoälysovelluksen kautta välittyy väärää tietoa, josta koituvien seurausten arvo ylittää lentolipun hinnan. Tekoälyohjelma voi syrjiä Opetuksessa ja opiskelussa käsiteltävän tiedon pitää olla eettisesti kestävällä pohjalla. Oikeudenmukainen, tasapuolinen ja moraalinen opetussisältö kaihtaa stereotypioiden ja ennakkoluulojen levittämistä ja edistää sen sijaan ymmärrystä ja suvaitsevaisuutta. Tekoälysovellus heijastelee arvoja ja asenteita, joilla sitä on ruokittu. Tekoälysovellus perustuu usein koneoppimiseen, jossa ohjelmaa valmennetaan tietyllä, ihmisten tekemällä aineistolla. AI-sovellus heijastelee siten arvoja ja asenteita, joilla sitä on ruokittu. On paljon esimerkkejä, joissa keinoälyohjelma on toiminut syrjivästi. Sellainen oli esimerkiksi Amazonin käyttämä tekoälyohjelma, jota hyödynnettiin rekrytoinnin apuvälineenä. Sen todettiin asettaneen eri sukupuolta edustaneet hakijat eriarvoiseen asemaan. (Dastin 2018.) Tekoälyn käyttökelpoisuutta ei vähennä ainoastaan sen harjoittama hallusinointi. Keinoälyn tarjoamat syrjivät ja puolueelliset käsitykset tahtovat myös levitä ihmisten keskuuteen eri ammateissa. Esimerkiksi Vicente ja Matute ovat osoittaneet tutkimuksessaan, että terveydenhoitoalan toimijat toistavat samoja tekoälyn esittämiä harhoja jopa sen jälkeen, kun heidän yhteistyönsä puolueellisen AI-järjestelmän kanssa on päättynyt (Vicente & Matute 2023). Harhaisten käsitysten minimoimiseksi tekoälyohjelmat on testattava huolellisesti. Se on pitkä prosessi ja nielee varoja. Menestyksellisessä harhojen torjunnassa huolehditaan muun muassa, että tarkasteltava tietojoukko on riittävän monipuolinen testejä tehdään erilaisilla menetelmillä, kuten simulaatioilla, analyyseillä ja vertailuilla tekoälyohjelmien suorituskykyä seurataan säännöllisesti keinoälyohjelmien käyttö ohjeistetaan tarkasti. Tiedonhallinnassa kehittymisen varaa Lontoolaisen yliopiston professori Rose Luckin huomauttaa, että tekoäly vie opiskelua väärään suuntaan. Hänen mukaansa kone vain kokoaa tiedon yhteen. Se ei kykene toimintoihin, joihin ihmisaivot pystyvät, kuten kriittinen ajattelu, faktojen tulkinta, luovuus ja tiedonahallinta. (Luckin 2023.) Kone ei kykene toimintoihin, joihin ihmisaivot pystyvät. Luckinin käsitys tulee ymmärrettäväksi, kun tarkastellaan, miten keinoälysovellus toimii ja ei toimi. Vakiintuneen käsityksen mukaan tekoälyllä tarkoitetaan koneen kykyä käyttää perinteisesti ihmisen älyyn liitettyjä taitoja, kuten päättelyä, oppimista, suunnittelemista tai luomista. Tietojenkäsittelyn professori Hannu Toivonen Helsingin yliopistosta pitää määritelmää kuitenkin vanhentuneena. Hänen mukaansa kieltä käyttävä kone perustuu tilastollisiin kielimalleihin, jotka eivät ymmärrä sanojen merkitystä. Tekoäly ei myöskään käsitä, mitä esimerkiksi kuva esittää. (Ihalainen 2023.) Tekoäly hämärtää tekijänoikeudet Yleensä teknologia laukkaa vauhdikkaasti eteenpäin samalla, kun tarvittava lainsäädäntö matelee kaukana perässä. Tekoälyn tuottamaan oppimateriaaliin, kuten mihin tahansa muuhunkin ajatustyöhön, liittyy merkittäviä tekijänoikeusongelmia. Kuka omistaa aineiston tekijänoikeudet? Onko se tekoälyn kehittäjä vai lähde, joka antaa tekoälylle tietoa, vai molemmat? Opettajat pystyvät vielä käyttämään tekoälysovellusten tuottamia tekstejä ja kuvia oppimateriaaleissaan vapaasti, mutta tilanne voi muuttua seuraavalla vuosikymmenellä. Kuka omistaa tekijänoikeudet? Oleellinen kysymys on kuitenkin se, onko tekoälyä mahdollisesti koulutettu aineistolla, joka on tekijänoikeuksilla suojattu. Keväällä 2024 kahdeksan yhdysvaltalaista sanomalehteä haastoi Chat GPT:n takana olevan Open AI -laboratorion oikeuteen, koska se oli käyttänyt lehtien aineistoa oikeudettomasti tekoälysovelluksensa kouluttamiseen. (Robertson 2024.) Käräjäsali todennäköisesti kutsuu AI:n parissa toimivia entistä useammin seuraavien vuosien aikana – etenkin, jos kansainvälinen yhteisö viivyttelee yhteisten pelisääntöjen säätämisessä. Tekoäly sopii oppimistoiminnan tukitoimintoihin Tekoälyn oppilaitoskäyttöön on ladattu toiveita, jotka kuitenkin tarkemmin tarkasteltaessa ovat vielä suurelta osin optimismilla kyllästettyjä. Tekoälyn opetuskäyttöön liittyy edelleen ongelmia, kuten koneen kyvyttömyys faktojen tulkintaan, luovuuteen ja muuhun tiedonhallintaan. Tekoäly voi kuitenkin auttaa opetussisältöjen tekemisessä, kunhan edellä esitetyt esteet on otettu huomioon ja parhaassa tapauksessa onnistuttu poistamaan. Esimerkiksi Silva ym. (2024) esittelevät kehittämänsä tekoälypohjaisen työkalun, joka tukee opettajaa kestävän kehityksen sisältöjen integroimisessa osaksi ammattikorkeakouluopetusta (Silva ym. 2024). Ehkä parhaiten tekoälysovellukset sopivat oppimistoiminnan tukipalveluihin, kuten esimerkiksi automaattiseen opintosuoritusten kirjaamiseen ja datan siirtämiseen eri tietojärjestelmien välillä. Tekoäly voi myös vähentää erilaisia opettajien rutiinitehtäviä, jotka liittyvät esimerkiksi opintojaksojen hallinnoimiseen tai oppimisympäristöjen alustamiseen ennen opintojakson alkamista. Kirjoittaja Petri Silmälä työskentelee asiantuntijana Metropolian tietohallintopalveluissa tiedonhallinta- ja järjestelmäpalveluiden tiimissä. Hänen toimialueeseensa kuuluvat erityisesti verkon julkaisu- ja yhteistoiminta-alustat sekä uusi toimintaympäristö, joka tarkoittaa muun muassa selainpohjaisia sovelluksia ja mobiilipalveluja. Lähteet Dastin, J. 2018. Insight - Amazon scraps secret AI recruiting tool that showed bias against women. Reuters. Ihalainen, P. 2023. Hannu Toivonen julkaisi yleistajuisen ja helppolukuisen tekoälykirjan. Helsingin yliopisto. Luckin, R. 2023. Yes, AI could profoundly disrupt education. But maybe that’s not a bad thing. The Guardian. Robertson, K. 2024. 8 Daily Newspapers Sue Open AI and Microsoft Over A.I. The New York Times. Silva T. C., Hämäläinen M., Kharlashkin L. & Macias M. 2024. Exploring the Intersection: AI and Sustainability in Higher Education. Hiiltä ja timanttia -blogi. Metropolia Ammattikorkeakoulu. Vicente, L. & Matute, H. 2023. Humans inherit artificial intelligence biases. Sci Rep 13, 15737 (2023). Yagoda, M. 2024. Airline held liable for its chatbot giving passenger bad advice - what this means for travellers. BBC. Oheisluettavaa Faktabaari. Tekoälyopas. Tekoälyn pikaopas. Tekoälyn vastuullinen hyödyntäminen. Turun yliopisto. Tekoäly tutkimuksessa ja aineistonhallinnassa.
Pirisevä pienoiskonttori. Älypuhelin ja tablettitietokone tietotyön tiivistäjänä, osa 1.
Suurin osa kansalaisista kantaa taskussaan, laukussaan tai repussaan älypuhelinta tai tablettitietokonetta. Pienestä koostaan huolimatta se pitää sisällään kokonaisen konttorin. Mitä hyödyllistä opettajat, tutkijat ja opiskelijat pystyvät tekemään näillä tietotyön pikkuapulaisilla? Miksi kaivaa esiin kynä ja perinteinen muistivihko, kun kuningasidean voi sanella ja tallentaa suoraan kännykkään, joka fyysisestä muistikirjasta poiketen kulkee aina mukana? Miksi uhrata paljon aikaa harvinaisemmalla kielellä kirjoitetun painotekstin kääntämiseksi itse, kun moderni älypuhelin tekee sen koneellisesti käden käänteessä? Mobiilipalvelujen ja ylipäänsä uuden tietotekniikan hyödyntäminen rinnastuu yritystoimintaan, jossa taas pätevät lähes mitkä tahansa opiskelun ja oman ammattitaidon kehittämisen pelisäännöt. Aluksi tarvitaan tarmoa uuden opetteluun eli alkupääoma tai sijoitus. Sen jälkeen hyöty eli tuotto alkaa vähitellen nousta esiin. Kerran opittu pysyy myös helposti mielessä, koska sitä joutuu tai pääsee kertaamaan tuon tuostakin käytännön tietotyössä. Puhe suoraan tekstiksi Älypuhelin osaa muuttaa puheen suoraan tekstiksi eli litteroida. Ominaisuus on mobiililaitteiden vanhimpia ja helppokäyttöisimpiä ja siten monille tuttu. Se toimii Android- tai iOS -mobiilikäyttöjärjestelmillä varustetuissa puhelimissa ja tablettitietokoneissa. Puhetta pystyy litteroimaan niin Googlen kuin Microsoftin tekstinkäsittelyohjelman mobiilisovelluksessa (Docs, Word). Monet meistä ideoivat mielellään juttelemalla ajatelmiaan puhelimelle, jolloin muodostuneen tekstin jatkojalostaminen käy helposti. Kännykän puhe-tekstiksi-toiminnolla voi tallentaa myös aivoriihen tai osia siitä - osallistujien luvalla. Myös seuraavan päivän luennon tai minkä tahansa esityksen, suunnitelman, raportin tai artikkelin rungon voi sanella kännykkään. Puhe tekstiksi -toiminto voi olla kätevä myös podcastia litteroidessa, ellei ääntä nauhoittava ohjelma tee sitä itse. Valmiin podcastin voi soittaa kännykälle, joka tekstittää puheen parhaan kykynsä mukaan. Miten puheen tekstitys toimii? Avaa älypuhelimella tyhjä sivu Google Docsista tai Microsoft Wordista Etsi käyttöliittymästä mikrofonin symboli Aloita tallennus ja ala puhua. Seuraa ruudulla, kuinka puhe muuttuu tekstiksi Korjaa tekstistä mahdolliset virheet Puhe-tekstiksi-toiminto paranee vuosi vuodelta uusien käyttöjärjestelmäpäivitysten myötä. Merkittäviä ehostuksia tehtiin etenkin syyskuussa 2022 julkaistuun iOS-käyttöjärjestelmän kuudenteentoista versioon. Käyttäjä pystyy siinä yhdistämään sanelun ja kirjoittamisen, sillä mobiililaitteen näppäimistö on käytettävissä sisällön puhumisen aikana. Lisäksi sanelutoiminto osaa lisätä automaattisesti välimerkit teksteihin. Android-käyttöjärjestelmässä välimerkitys hoidetaan lausumalla sanelun lomaan toimintoja herkistäviä avainsanoja, joita ovat esimerkiksi “Comma” tai “Period”. Googlen ja Microsoftin sanelutoimintojen onnistumisprosentti on teknologiayhtiöiden keskitasoa. Litteroidusta sisällöstä 86-87 prosenttia menee oikein. (Statista a, 2021.) Selvitys ei tosin kerro, millä kielellä koe on tehty. Sanataivutukseen perustuva suomenkielinen puhe voi mennä käännöskoneen läpi lievästi kirskuen. Ideat puhumalla digitaaliseen muistikirjaan Sisältöaihioiden järjestely on tarpeellista tietotyössä. Silloin tulevat tarpeeseen digitaaliset muistikirjat, joihin pystyy tuottamaan sisältöä myös puhumalla. Samalle muistikirjan sivulle kykenee samaan aikaan tuottamaan aihioita useampi käyttäjä. Miten Digitaalinen muistikirja toimii? Avaa digitaalisen muistikirjan sovellus (Metropoliassa Google Keep tai Microsoft Onenote) Valitse muistilappu, jolle haluat puhua sisältöä Etsi käyttöliittymästä mikrofonin symboli Puhu Digitaalinen muistikirja toimii yleensä vieraalla palvelimella eli niin sanotusti pilvessä. Kukin organisaatio on määrittänyt, mitä pilvisovelluksia talossa käytetään ja millä pelisäännöillä. Metropoliassa käyttäjille on tarjolla kaksi yllämainittua digitaalista muistikirjaa: Googlen riisuttu Keep ja Microsoftin hieman runsaammin varusteltu Onenote. Käännöksiä kirjoista ja lehdistä Tietotyössä voidaan tarvita painomuodossa julkaistuja kirjoja ja lehtiä, jotka on kirjoitettu harvinaisella kielellä. Niiden sisältöä ei pysty suoraviivaisesti kieleistämään verkon käännöskoneilla, koska painotuotteen sisältämää tekstiä ei voi suoranaisesti ajaa verkkokääntäjän läpi. Sivun sisällön pystyy kuitenkin kääntämään mutkan kautta ottamalla sivusta kuvan älypuhelimella tai tablettitietokoneella. Lain mukaan kirjoista tai lehdistä voi valmistaa omaan käyttöön 2-4 kopiota (Tekijänoikeuslaki). Mobiililaitteen käännössovellus osaa lukea kuvassa olevan tekstin ja kääntää sen kieleltä toiselle. Käännetyn tekstin pystyy tallentamaan laitteelle tai vaikka kuuntelemaan. Miten käännöskone toimii? Avaa Googlen Translate- ja Microsoftin Translator-sovellus Ota kuva kirjan tai lehden sivusta Anna sovelluksen kääntää teksti ja tallentaa se Käännöksen voi myös kuunnella Googlen ja Microsoftin kääntäjien kielivalikoima laajenee jatkuvasti. Googlen ajankohtaisen kielitilanteen pystyy tarkistamaan verkosta, samoin kuin Microsoftin kielivalikoiman. Konekäännökset kuuluvat kasvaviin aloihin. Kun niiden markkina-arvo jäi vuonna 2016 neljään sataan miljoonaan USA:n dollariin, arvioidaan sen nelinkertaistuvan vuoteen 2024 mennessä. Entistä enemmän kysytään myös sisältöjen lokalisointipalveluja. (Statista b, 2022.) Googlen Translate/kääntäjä -mobiilisovellus käyttää yhtiön Lens-teknologiaa. Lataa sovelluskaupasta Translate/Kääntäjä kännykkään tai tablettiin, osoita käännettävää tekstiä kohti laitteen kameralla, paina sovelluksen käyttöliittymässä kameran symbolia ja tallenna ruutuun ilmestyvä käännetty teksti. Tietosuojapulmat puhuttavat Vaikka mobiililaitteet rikastuttavat tietotyötä, sisältää niiden käyttö tietosuojariskejä. Älypuhelimet ja tabletit onkivat käyttäjästään monenlaista tietoa, joka voi päätyä kaukaisissa maissa erilaisiin tarkoituksiin. Esimerkiksi kiinalaisilta teknologiayhtiöiltä edellytetään sikäläisen lainsäädännön mukaan yhteistyöhenkeä maan yksinvaltaisen hallinnon suuntaan. Apple-yhtiö on vuodesta 2021 lähtien profiloitunut kilpailijaansa Googlea vastaan korottamalla omien laitteidensa tietosuojaa. Esimerkiksi Applen puhelimien sisällä asuvat sovellukset eivät enää vaihda tietoja keskenään, jos käyttäjä sen kieltää. Googlelle taas käyttäjien tiedot ovat ansaintalähde, joten yhtiön ei arvella olevan erityisen kiinnostunut Applen viitoittamista tietosuojatalkoista. Kaikesta huolimatta saldo kääntyy positiiviseksi Mobiililaitteiden tietosuojaongelmat ovat varteenotettavia. Jotkut voivat lisäksi pitää laitteiden pientä kokoa, ahtaita käyttöliittymiä ja jatkuvaa mukana oloa rasittavana. Älylaitteet tarjoavat vuosi vuodelta yhä kehittyneempiä ja monipuolisempia ominaisuuksia. Älylaitteet tarjoavat kuitenkin opettajille, tutkijoille, opiskelijoille ja muille tietotyön parissa toimiville lukuisia käytännöllisiä, vuosi vuodelta yhä kehittyneempiä ja monipuolisempia ominaisuuksia. Ne voivat parhaimmillaan sujuvoittaa useitakin tietointensiivisen työn prosesseja. Seuraa uutisia Mobiilipalvelujen uutuuksista raportoidaan esimerkiksi Metropolian Digiuutisissa neljä kertaa vuodessa. Opetustyöhön kohdennettuja vinkkejä mobiilipalvelujen hyötykäyttöominaisuuksista löydät seuraamalla tätä blogi-sarjaa. Kirjoittaja Petri Silmälä työskentelee asiantuntijana Metropolian tietohallintopalveluissa tiedonhallinta- ja järjestelmäpalveluiden tiimissä. Hänen toimialueeseensa kuuluvat verkon julkaisu- ja yhteistoiminta-alustat sekä uusi toimintaympäristö, joka tarkoittaa muun muassa selainpohjaisia sovelluksia ja mobiilipalveluja. Lähteet ja oheisaineistoa Hussien E. 2022. iOS 16 Dictation vs Google's Assistant Voice Typing: Which One is Better? In Depth Tech Reviews, 11.6.2022. Odukoya, J. 2022. Microsoft Translator vs Google Translate. Translate Press, 27.4.2022. Statista a. 2022. Speech-to-Text transcript accuracy rate among leading companies worldwide in 2021. Statista, 9.6.2022. Statista b. 2022. Machine translation market size worldwide, from 2016 to 2024 (in million U.S. dollars). Statista, 17.3.2022. Tekijänoikeuslaki.fi
Sähköistä välineistöä projektinhallintaan, osa 2/2
Hyviä käytänteitä projektiviestintään ja tiedonhallintaan Projektinhallintaan sopivia sähköisiä sovelluksia käsittelevän kirjoitussarjan toisessa osassa selvitetään, millaista välineistöä on tarjolla esimerkiksi ajasta riippumattomaan yhteisölliseen työskentelyyn, paikasta riippumattomaan kokousten pitoon ja sähköiseen hankeviestintään. Samoin käsitellään joitakin projektinhallinnan hyviä käytänteitä ja pohditaan ratkaisuja muutamiin yleisiin pulmiin, joihin kuuluvat esimerkiksi käytettävien sovellusten määrä ja laatu sekä tietosuojakysymykset. Blogiartikkelin ensimmäisen osan voit lukea tästä. Pääosa artikkelin sisällöstä perustuu Suomen korkeakoulujen ristiinopiskelujärjestelmän kehittämishankkeen tiedotuksesta kerättyihin kokemuksiin, vuosien 2017 ja 2019 välillä. Sovelluksia paikasta riippumattomien projektikokousten pitoon Projekti kokoontuu säännöllisesti pohtimaan vastauksia hankkeessa esiin nouseviin kysymyksiin, arvioimaan väliaikatuloksia ja suunnittelemaan tulevaa toimintaa. Hajautetussa ja organisaatiorajoja murtavassa työkulttuurissa tarvitaan etäyhteyksiä kokousten pitoon. Kokoontuminen samaan aikaan samaan fyysiseen tilaan alkaa nykyisin olla aikataulullisesti hankalaa myös organisaation sisäisissä neuvonpidoissa. Videokonferenssivälineitä on nykyisin tarjolla runsaasti. Microsoftin Skype for Business ja sen työtä jatkava saman yhtiön Teams ovat vakiinnuttaneet asemansa monissa korkeakouluissa, kuten Metropoliassa. Myös Googlen Meetiä pystyvät käyttämään oppilaitoksen omilla tunnuksilla ne, jotka ovat yhtiön oppilaitoksille suunnatun sovelluspaketin tilanneet. Teknisesti hieman vaativampia sähköisiä suurkäräjiä varten on tarjolla Adoben Connect. Se tosin joutuu antamaan äänenlaatunsa ja mobiilisovelluksensa toimivuuden puolesta hieman tasoitusta uudelle tulokkaalle Zoomille[1], joka on viime aikoina hienoisista tietoturvaongelmistaan huolimatta niittänyt mainetta niin oppilaitoksissa kuin liikeyrityksissä.[2] Sen ilmaisversiolla pystyy korkeintaan 40 minuutin ajaksi kokoontumaan virtuaalisen pyöreän pöydän ääreen. Välineistöä ja hyviä käytänteitä projektiviestintään Monissa hankkeissa käytetään projektin sisäistä tiedotusta varten Confluencen wikijärjestelmää, joka on nopea joskin askeettinen julkaisualusta. Yleensä projektin tuloksista on tarve tiedottaa myös julkisesti. Laajalle yleisölle suunnattu viestintämateriaali kannattaa sijoittaa työajan säästämiseksi samalle wikialustalle, mikäli sivujen ulkoasua ei pidetä erityisen kriittisenä menestystekijänä. Confluence-wikissä kun pystyy määrittämään eri julkisuusasetuksia hakemistorakenteen eri tasoille, jolloin alustalle pystyy sijoittamaan samaan aikaan sekä projektin sisäistä että julkista aineistoa. Sama wikisivusto on valjastettu tehokkaasti sekä sisäiseen että ulkoiseen viestintään useissa oppilaitosten välisissä yhteisissä projekteissa, kuten Teiniminnotalkoot. Useissa tapauksissa on tarpeellista avata projektille varsinaisesta toiminta-alustasta erillinen tiedotussivusto. Jos hanke on kiinteä osa jonkin isomman organisaation toimintaa, pystytään tiedotussivusto rakentamaan organisaation sivuston yhteyteen. Silloin voidaan käyttää samaa julkaisujärjestelmää, jolla emosivusto on koottu. Projektille voi rakentaa myös oman sivuston. Alustaksi sopii silloin esimerkiksi Wordpress.org, joka on muun muassa maailmanlaajuisen maineensa, maksuttomuutensa ja monipuolisuutensa ansiosta jo parin vuosikymmenen ajan kuulunut suosituimpiin julkaisujärjestelmiin.[3] Laajaa ja teknisiltä ominaisuuksiltaan runsasta Wordpress-sivustoa avattaessa on projektissa hyvä varata resurssi sivuston tekniseen perustamiseen ja mahdollisesti myös konsultointiin hankkeen koko elinkaaren ajan. Hieman suoraviivaisemmin saa oman sivuston julkaistua verkossa käyttämällä Googlen vuonna 2016 perusteellisesti uudistamaa Sites-ohjelmaa, jossa tosin toiminnallisuuksia ja ilmaisumahdollisuuksia on Wordpressiin verrattuna oleellisesti niukemmin. Puutteet kompensoituvat sillä, että Sites-sivuston pystyttämisessä ei yleensä tarvita aivan yhtä pitkälle jalostunutta tietoteknistä kädentaitoa kuin Wordpressin puolella. (Sitesin ja Wordpressin käyttöoppaita on infosivuilla: Sites ja Wordpress.) Ajallisesti selkeiden väliaikapisteiden kautta etenevässä projektissa voidaan ulkoinen tiedotus hoitaa myös bloggaamalla, jolloin alustana pystytään käyttämään organisaation omaa blogiohjelmaa tai Googlen pilvessä toimivaa Bloggeria. Wordpress.com voi myös tulla harkintaan, mikäli organisaation pilvisovellusohjeet sen sallivat. Bloggerista mahdollisesti luovuttaessa on hyväksyttävä se, että Googlen hakukone saattaa painaa kilpailijoiden alustoilla julkaistuja sisältöjä hakutuloksissa jonkin verran alaspäin. Videokonferenssivälineitä pystyy hyödyntämään myös ulkoisessa projektiviestinnässä. Esimerkiksi hankkeen aihepiiriin liittyvä yleinen webinaari on hyvä keino kerätä yleisöä. Projektin tavoitteita palvelevat myös esimerkiksi kerran kuukaudessa verkon yli pidettävät kyselytunnit, joiden aikana hankkeen edustajat vastaavat suorassa lähetyksessä yleisön uteluihin. Osallistujien luvalla sessio tallennetaan myöhempää käyttöä varten, ja sen keskeisestä annista kirjoitetaan ytimekäs muistio hankkeen sivulle.[4] Sosiaalinen media sopii ylimääräiseksi tiedotuskanavaksi useissa hankkeessa. Sitä käytetään eritoten silloin, kun projekti on suhteellisen pitkä ja siinä on päätetty tiedottaa julkisuuteen myös väliaikatuloksia. Yhteisösivu yli kahden miljardin käyttäjän Facebookissa, ammatillisen verkostoitumisen välineessä Linkedinissä tai tutkimusten mukaan runsaasti liikennettä varsinaiselle verkkosivulle syöttävässä Pinterestissä voi täydentää projektin omaa WWW-sivustoa tai joissakin tapauksissa korvata sen. Mikrobloggauspalvelu Twitter tulee harkintaan, jos projekti tuottaa tasaisella syötöllä lyhyitä tiedotteita. Etenkin pitkään kestävissä projekteissa kannattaa avata myös sähköpostilista, jonka hankkeesta kiinnostuneet tilaavat halutessaan. Listalle lähetetään samat tai lähes samat viestit kuin sosiaaliseen mediaan. Tällä kahden kärjen taktiikalla saadaan tieto kulkemaan nopeasti myös niille, jotka eivät sinänsä pätevien syiden vuoksi ole sosiaalisen median palveluihin kirjautuneet tai jotka ovat niistä itsensä vieroittaneet. Sopiviin jakelulistaohjelmiin kuuluu muun muassa avoimella lähdekoodilla toimiva Sympa. Itse tiedote sijoitetaan varsinaisen projektialustan julkisille sivuille, jolloin sosiaaliseen mediaan ja sähköpostilistalle riittää lyhyt johdanto ja tiedotteeseen vievä linkki. Yleisöä ja taustavoimia palvelee myös tiedotearkisto, joka istutetaan hankkeen julkisille sivuille ja johon projektin aikana julkaistut uutiset linkitetään esimerkiksi aikajärjestykseen.[5] Projekteissa kuvatut videot sijoitetaan yleensä omalle verkkosivulle, Vimeoon tai Googlen Youtubeen. Valinta Vimeon ja Youtuben välillä menee tasapainotteluksi: Vimeo tarjoaa ehkä jonkin verran Youtubea monipuolisempia toiminnallisuuksia, kun taas Youtube on näkyvyydeltään ylivoimainen.[6] Pulmia ratkaistavaksi Yksi, kaksi vai kymmenen sovellusta? Pitäisikö projektinhallinnassa käyttää yhtä vai useaa ohjelmaa? Kaikki tarvittavat toiminnot sisältävä monoliitti odottaa vielä keksijäänsä, joten vähänkin laajemmissa hankkeissa käytetään rinnan useita eri sovelluksia. Esimerkiksi blogiartikkelin ykkösosassa käsiteltyä wiki–Jira-tutkaparia tukemaan voidaan avata keskustelualusta, kuten Microsoftin Teams. Se dokumentoi projektikokousta kevyemmän sisäisen ajatustenvaihdon. Projektinhallinnan välineistö koostuu usein eri yhtiöiden sovelluksista, jolloin tiettyä osatehtävää hoitaa paras mahdollinen ohjelma. Projektipäälliköt tosin joutuvat joissakin tapauksissa laskemaan, tuoko risteily eri yhtiöiden tuotteiden välillä lisäarvoa siihen verrattuna, että pysytään koko ajan yhden, esimerkiksi Microsoftin tuoteperheen huomassa. Ostosten keskittämisestä koituvat edut kuten nopeat siirtymiset sovelluksesta toiseen voivat joissakin tapauksissa nollata eri yhtiöiden parhaista ohjelmista kootun Dream Teamin edut. Sovellusten käyttötaidot saattavat vaihdella hanketoimijoiden kesken. Silloin projektipäällikön on punnittava, kuinka paljon aikaa voidaan allokoida jonkin eksoottisemman ohjelman käytön opetteluun. Joskus voi olla järkevää valita hieman primitiivisempikin välineistö, jota kuitenkin kaikki hankkeessa mukana olevat käyttävät tehokkaalla rutiinilla. Silloin työssä pystytään rientämään suoraan itse substanssin pariin. Tietosuoja - kriittinen välineistön valintakriteeri Joskus projektitoiminnassa joudutaan tasapainottelemaan omalle palvelimelle tallentamisen ja pilven välillä. Sellaisia tapauksia ovat esimerkiksi ne kansainväliset projektit, joissa pilven avulla kykenisi ylittämään joustavasti organisaatiorajat, mutta joissa kuitenkin käsitellään pilveen sopimatonta tietoa. Silloin on harkittava datan hajauttamista: tietosuojamielessä vähemmän kriittinen tieto pilveen ja sensitiivinen aineisto omalle palvelimelle, johon tiedosta kiinnostuneiden kutsumattomien vieraiden tiirikka puree huonommin. Eri sovellusten välillä liikkuminen tosin alentaa kokonaisuuden käytettävyyttä. Erityinen ongelma on edessä silloin, kun niin sanotut järkisyyt puoltavat pilven käyttöä, mutta kaikki projektiryhmän jäsenet eivät sinänsä legitiimein perustein pidä mielekkäänä turvautua ulkopuolisiin palveluntarjoajiin kuten Google tai Microsoft. Projektitoimijoita ei voi lähtökohtaisesti painostaa kirjautumaan pilvipalveluun. Tosin eri organisaatioilla voi olla asiasta erilaisia linjauksia. Jos kaikkia tyydyttävää ratkaisua ei saada aikaan, on käytettävä sovelluksia, jotka tallentavat tiedot organisaation omaan datakeskukseen. Ongelma saattaa ainakin osittain ratketa lähiaikoina, sillä sekä Google että Microsoft ovat vuoden 2018 aikana kokeilleet uusia menetelmiä, joilla yhtiöiden sovelluksiin pystyy liittymään ilman että niiltä hankkii tunnuksen. Hankkeissa käytettävien sovellusten valikoimaa ohentaa toukokuussa 2018 voimaan astunut Euroopan Unionin tietosuojadirektiivi, joka määrää organisaatioiden yleisen tietosuojakäytännön. Asetuksen nojalla on projektipäälliköiden tyhjättävä työkalusalkkunsa tietosuojavaatimuksia täyttämättömistä sovelluksista. Tietosuojadirektiivi vaikuttaa kaksiteräisen miekan tavoin: se kaventaa jonkin verran hanketoimijoiden vapautta valita käyttöönsä tietojärjestelmiä mutta toisaalta tehostaa organisaation Helpdeskin työtä, koska käyttäjätuki pystytään keskittämään aikaisempaa pienemmälle määrälle projektinhallintasovelluksia. Ennen kaikkea asetus pyrkii lisäämään yksilönsuojaa digitalisoituvassa maailmassa, jossa teknologia kulkee lainsäädännön edellä. Lähteet [1] Perera, Jasmin & Lähteenmäki, Salla. Verkkokokousjärjestelmien, Adobe Connect ja Zoom vertailu — Case Laurea-ammattikorkeakoulun DigiTeam. Opinnäytetyö Laurea-ammattikorkeakoulussa, 2018. [2] Zoomilla on neljä neljä miljoonaa käyttäjää 750 000 organisaatiossa (tilanne kesällä 2019). Lehtiniitty, Markus. Apple julkaisi taustalla tapahtuvan Mac-päivityksen – poistaa yritysvideopuhelusovellus Zoomin luoman haavoittuvuuden. Mobiili.fi, 11.7.2019. [3] Thomas, Machielle. 8 Benefits of Using Worpress. Bluehost, 27.6.2018. [4] Ks. esim. Ristiinopiskelun kehittämishankkeen kyselytunnin raportti, 1.4.2019. [5] Esim. Ristiinopiskelun kehittämishankkeen tapahtumakalenteri ja viestintärkisto. [6] Youtubessa avataan katsottavaksi miljoona videota 22 sekunnissa. Every Second. Kirjallisuutta Hero, Laura-Maija. Kollektiivinen kulttuuri: wiki avoimen projektihallinnon välineenä. Tuottaja 2020 -projekti. Metropolia, 2012. Keränen, Päivi & Laasonen, Milla. Wikistä voimaa projektinhallintaan. Metropolia, 11.2.2009. Laasonen, Milla. Ahdistaako avoimuus? : wikin käyttö tutkimus- ja kehittämishankkeen viestinnässä. Opinnäytetyö. Metropolia, 2010. Lähteenmäki, Lea. Projektinhallinta. Sininen Meteoriitti. Projektinhallinta. Verkon uusi toimintaympäristö, 19.10.2018. Simsiö, Mira. Hankkeen sisäisen viestinnän onnistumisen salaisuus voi piileskellä asenteessa – palvelualttius on valttia. Blogikirjoitus, 12.9.2018. Wordpress.org vs. Google Sites. Verkon uusi toimintaympäristö, 14.8.2019. Lisää aihepiiristä Digiuutiset – Digi News Faceblog Digi 2018 Kirjoittaja Petri Silmälä työskentelee Metropolian tietohallintopalveluissa tiedonhallinta- ja järjestelmäpalveluiden tiimissä. Hänen toimialueeseensa kuuluu verkon uusi toimintaympäristö, joka tarkoittaa muun muassa selainpohjaisia pilvipalveluja, mobiilipalveluja ja sosiaalista mediaa. Hän on kiinnostunut muun muassa digitaalisista tiedonhallintasovelluksista, oppimisteknologian uusista suuntauksista, tekoälyn etiikasta ja median toiminnasta sähköisessä ympäristössä. Hän on myös toiminut Suomen korkeakoulujen välisen Ristiinopiskelun kehittämishankkeen tiedottajana vuodesta 2017.
Kuusi tiedonhallinnan menetelmää tietointensiivisen työn tekijöille
Internetin runsaudensarvesta riittää lähes loputtomasti ammennettavaa tietotyön tekijöille. Monesti tieto on kuitenkin hajallaan vailla loogista tai muuten hahmoteltavissa olevaa järjestystä. Uusien tai päivitettyjen sisältöjen tehokas jäljittäminen vaatii myös omat menetelmänsä. Samoin tiedon laadun ja oikeellisuuden varmistamiseen tarvitaan keinoja. Käyn seuraavassa läpi kuusi opettajille, tutkijoille, opiskelijoille ja muille tietointensiivisen työn tekijöille sopivaa tiedonhallinnan menetelmää, joilla verkon tietomassaa pystytään seuraamaan, seulomaan, tallentamaan, arvioimaan ja ohjaamaan entistä menestyksellisemmin. 1. Kirjanmerkkien tallennus selaimeen—helppo, perinteinen menetelmä Verkkoselaimen kirjanmerkkitoiminto kuuluu vanhimpiin ja yksinkertaisimpiin Internetin tiedonhallinnan apuvälineisiin. Se on kuulunut selainten vakiovarusteisiin jo siitä lähtien, kun ensimmäinen nykymuotoinen WWW-sivujen katseluohjelma Mosaic julkaistiin loppuvuodesta 1993. Kirjanmerkillä tallennetaan itselle merkityksellisen verkkosivun linkki selaimeen (Kuva 1.). Kuva 1. Microsoftin Edgessä sivun linkki tallennetaan selaimeen osoiterivin loppuun sijoitetun tähden kautta. Selaimeen säilöttyjen kirjanmerkkien idea on periytynyt myös sosiaalisen median palveluihin. Esimerkiksi Facebookissa pystyy tallentamaan omasta uutisvirrastaan ne linkit, joita käyttäjä arvioi tarvitsevansa myöhemmin (video). Tosin säilöttyjä viestejä ei voi johtavassa yhteisöpalvelussa järjestellä aivan yhtä helposti kuin verkkoselaimessa. Twitterissä taas lyödään Like-leima niihin viserryksiin, joihin halutaan palata myöhemmin (video). Kirjanmerkki on suoraviivainen tapa tallentaa sivut, jotka vaikuttavat kiinnostavilta mutta joihin ehtii syvällisemmin perehtyä vasta myöhemmin. Merkittyihin sivuihin pystyy myös palaamaan nopeasti myöhemmin. 2. Sosiaaliset kirjanmerkit—aineistonjakoa pilvessä 1990-luvun puolivälin jälkeen alkoi ilmestyä palveluja, joissa kirjanmerkkejä varastoidaan oman tietokoneen asemesta ulkoisille palvelimille eli niin sanottuun pilveen. Näitä niin kutsuttuja sosiaalisia kirjanmerkkejä pystyy jakamaan ja julkaisemaan hieman suoraviivaisemmin kuin omalle laitteelle loppusijoitettuja, koska muut käyttäjät pääsevät niihin pilvessä helposti käsiksi (mikäli linkkien lataaja on määrittänyt ne julkisiksi). Kirjanmerkkipalvelujen kultakausi ajoittui vuosituhannen vaihteen jälkeisiin vuosiin. 2010-luvulla tultaessa yhteisölliset linkkivinkit ovat entistä enemmän alkaneet vuotaa Facebookiin ja muihin sosiaalisen median välineisiin, jotka on perustettu vuosia alkuperäisten kirjanmerkkipalveluiden jälkeen. Useat alan perinteisistä sovelluksista kuten Delicious ovat lopettaneet toimintansa joskin Diigo sinnittelee edelleen. Sosiaalisten kirjanmerkkien palvelut tarjoavat joitakin hyödyllisiä lisäominaisuuksia. Pilveen säilöttyjen linkkien laatua pystytään mittaamaan vertaisarvioinnilla. Tulokset voivat auttaa valitsemaan ehkä sadoistakin samaa aihetta käsittelevistä sivuista sen, jota useat käyttäjät pitävät onnistuneimpana (Nations 2018). Pilvessä jaettu kirjanmerkkikokoelma sopii esimerkiksi yhteisopettajuutta harjoittavalle tiimille. Yhteisöllisesti kertyvästä linkkikokoelmasta tulee todennäköisesti monipuolinen, koska asioita eri kulmista lähestyvät valitsevat erilaista aineistoa. Etukäteen mietityllä tehokkaalla työnjaolla säästyy myös työaikaa. 3. Kuratointi—harkitut sisällöt jakoon Kuratointi viittaa alun perin taidenäyttelyiden aineiston järjestelyyn. Verkkokontekstissa se tarkoittaa harkittujen sisältöjen julkaisemista. Se siis poikkeaa vivahteiltaan sosiaalisten kirjanmerkkien käytöstä, jossa aineistoa ei välttämättä siivilöidä erityisen tarkasti. Kuratoinnin motiivit ovat yleensä filantrooppisia: halutaan jakaa hyviä sisältöjä muiden iloksi. Tietokirjailija Rohit Bhargava arvioi kuratoinnin näkymiä optimistisesti vuonna 2009. Hänen mukaansa siinä olisi jopa ansaintapotentiaalia (Bhargava 2009). Ennuste ei ole kuitenkaan toteutunut. Professori Tim Cigelsken mukaan aineistojen valinta ihmisvoimin ei koskaan ottanut tulta ansaintamielessä ja on tiedonhallinnan menetelmänä hävinnyt Googlen hakualgoritmeille (Cigelske 2017). Cigelske ei kuitenkaan ota huomioon sitä, että algoritmit kohtelevat kaikkea verkkosisältöä samanarvoisesti ja että tekaistujen ja oikeiden tietojen erottamiseen tarvitaan vielä ihmisen ja koneen välistä yhteistyötä. Perinteisistä kuratointialustoista jatkaa edelleen Scoop.it, jossa on omat palstat muun muassa eri oppiaineiden aineistoille kuten vaikka luonnontieteille. Oppimistoiminnassa kuratointi tarkoittaa oppiaineeseen liittyvän aineiston valintaa ja jakamista opiskelijoiden kera. Esimerkkejä kuratoiduista linkkikokoelmista: Antti Pönni: valittuja linkkejä ja kirjallisuusluetteloita opinnäytetyön tekemistä varten Michael D. Mitzenbacher: suositettavia linkkejä algoritmiikan opiskelijoille Kuratoinnista on selkeää hyötyä opetusalalla. Opettajat pystyvät valitsemallaan aineistolla ohjaamaan opiskelijoiden toimintaa oppimisen kannalta suotuisaan suuntaan. Opiskelijat taas voivat luottaa siihen, että kuratoidulla aineistolla on vahvahko laatusertifikaatti. 4. RSS-syöte—virtuaalinen verkkovahti Syöte kuuluu verkon kehittyneimpiin tiedonhallintamenetelmiin. Sen lajeista tunnetuin on RSS (Really Simple Syndication). Syöte toimii verkkovahdin tavoin: käyttäjä tilaa aggregaattorilla eli syötteenlukijaohjelmalla itseään kiinnostavien verkkopalvelujen syötteitä, jolloin lukijaan tulee välittömästi tieto sivuille tehdyistä päivityksistä (video). Syötteet ilahduttavat eritoten niitä, jotka seuraavat säännöllisesti jotakin tietolähdettä. RSS:n pystyy tilaamaan esimerkiksi Kansalliskirjaston kokoelmista tai New York Timesin kulttuurisivun artikkeleista. Syöte on pitänyt 2010-luvulla pintansa sosiaalisen median puristuksessa, sillä se on luotettavampi kuin esimerkiksi Facebook, joka säännöstelee aineistoa omavaltaisesti käyttäjiensä uutisvirtaan (Nield 2017). Alla esimerkki, jossa RSS-syötettä hyödynnetään digitaalisessa oppimisympäristössä (Kuva 2.): Kuva 2. RSS-syötteellä tilatut sisällöt päivittyvät automaattisesti ja reaaliaikaisesti digitaalisen oppimisympäristön “Game development articles” ja “Game development projects” -osioissa. Syötteenlukuohjelmia on eri tarpeisiin. Helppokäyttöinen ja “ilmainen” Feedly täyttää useimpien vaatimukset. Raskaampaan kalustoon mieltyneet käyttävät kanadalaista Hootsuitea, jolla ei vain pysty monitoroimaan samaan aikaan useaa eri verkkopalvelua vaan myös lähettämään viestejä yhdellä kerralla moneen eri sosiaalisen median välineeseen. Hootsuiten kaltaisista sovelluksista voi olla hyötyä esimerkiksi oppilaitoksen ulkopuolelle suunnattujen avointen opintojen tai TKI-palvelujen markkinoinnissa, joka vaatii työskentelyä useassa sosiaalisen median sovelluksessa. Hootsuite perii Professional-versiosta kuukausimaksua 25 euron verran. 5. Digitaalinen muistikirja—konttori käsilaukussa Digitaalinen muistikirja on kirjanmerkkipalvelu, jota on terästetty tarpeellisilla lisäominaisuuksilla. Yksi niistä kohentaa tiedon säilyvyyttä: muistikirja ottaa sivusta tai sen osasta kuvan, jolloin sitä kykenee tutkimaan myös sen jälkeen, kun alkuperäisversio on hävitetty palvelimelta. Kirjanmerkeistä verkkosivut taas katoavat sillä hetkellä, kun tiedosto poistetaan tietoavaruudesta. Digitaaliseen muistivihkoon pystyy tallentamaan myös omia merkintöjä. Siten esimerkiksi seuraavan päivän luennon rungon kykenee sanelemaan kännykkään ja välivarastoimaan digitaalisen muistikirjan mobiilisovellukseen. Muistikirjaohjelmista Microsoftin Onenote ja Googlen Keep (Kuva 3.) nauttivat vakaata suosiota oppilaitosmaailmassa. Kuva 3. Google Keepissä pystyy järjestelemään muistilappuja ja ryhmittelemään niitä eri väreillä. Muistilappuun merkityn tehtävän kykenee myös ajastamaan, jolloin ohjelma hälyttää ennen toimeen tarttumista. Digitaalinen muistikirja tarjoaa varteenotettavia etuja tietointensiivisen työn tekijöille: Riippuvuus kiinteistä työpisteistä vähenee, koska työssä tarvittavat tiedot keskitetään yhteen paikkaan, joka kulkee mobiililaitteiden ansiosta yleensä mukana. Tiedot synkronoituvat automaattisesti eri päätelaitteiden kesken. Aineistoa pystyy jakamaan vaivattomasti esimerkiksi kollegojen ja yhteistyökumppaneiden kera, jolloin vertaisarvioinnin keinoin saa nopeat kehitysehdotukset tai muut kommentit esimerkiksi artikkelin aihiosta. Muistikirjaan ladatut to-do-luettelot ja niiden hälytystoiminnallisuudet auttavat tehtävienhallinnassa. Evernote-muistikirjan dokumenttikameralla pystyy kuvaamaan paperimuotoisia sisältöjä, jolloin muistikirja muuttaa kuvaan vangitut merkkijonot tietokoneella muokattavaksi tekstiksi. 6. Workflow—automatisoitua tiedonsiirtoa Verkon tietovirtojen automatisointi workflow-ohjelmilla edustaa 2010-luvulla yleistyneitä uusia tiedonhallintamenetelmiä. Workflow-ohjelma käsittelee tietoa automaattisesti sen jälkeen, kun käyttäjä on asettanut sovellukseen säännön, joka määrää, mitä tiedolla tehdään. Sääntöjä kutsutaan eri workflow-ohjelmissa muun muassa sovelmiksi (applet) ja virroiksi (flow). Sovelma voi olla esimerkiksi “siirrä Twitterissä Like-leimalla merkitsemäni viestit automaattisesti Onenote-tililleni - send Twitter likes to Onenote”. Workflow on jossakin määrin vaativa menetelmä: automatisoidut tietovirrat pitää suunnitella etukäteen. Tosin alan johtavat sovellukset kuten Microsoftin Flow ja itsenäinen IFTTT tarjoavat käyttäjilleen eri tarkoituksia varten muutamia tuhansia valmiita reseptejä suoraan apteekin hyllyltä. Oikein valittu sovelma voi säästää rutiininomaista verkkotyötä jonkin verran ja vapauttaa opettajan työaikaa enemmän esimerkiksi henkilökohtaiseen ohjaukseen ja muihin toimiin, joihin verkon virtuaaliset pikkuapulaiset eivät vielä kykene. Koneet valmistautuvat ottamaan rutiinit hoitaakseen Nykyiset tiedonhallintamenetelmät palvelevat opetusalaa tyydyttävästi. Ensi vuosikymmenellä yleistyvät kaiken todennäköisyyden mukaan uudet menetelmät, jotka siirtävät tietotyön rutiineja entistä enemmän koneiden hoidettavaksi. Eri toimintoja automaattisesti suorittavat botit ja luonnollisella kielellä esitettyihin kysymyksiin vastaavat virtuaaliassistentit tullevat kampuksilla yleiseen käyttöön jo uuden vuosikymmen alussa (Ellis 2018). Lisäksi oppimistoiminnan rutiineja pystytään todennäköisesti ulkoistamaan entistä enemmän tekoälylle (Barriere 2018). Myös oppimisanalytiikka hypännee menetelmänä valtavirtaan, kunhan siihen liittyvät eettiset ja oikeudelliset sekä yksityisyyteen kietoutuvat ongelmat saadaan ratkaistua (Virtanen 2019). Kirjoittaja Petri Silmälä työskentelee Metropolian tietohallintopalveluissa tiedonhallinta- ja järjestelmäpalveluiden tiimissä. Hänen toimialueeseensa kuuluu verkon uusi toimintaympäristö, joka tarkoittaa muun muassa selainpohjaisia pilvipalveluja, mobiilipalveluja ja sosiaalista mediaa. Hän on kiinnostunut muun muassa digitaalisista tiedonhallintasovelluksista, oppimisteknologian uusista suuntauksista, tekoälyn etiikasta ja median toiminnasta sähköisessä ympäristössä. Lähteet Barriere, Timothee (2018). Using AI to educate is no longer science fiction. Makerstories, 2.10.2018. Bhargava, Rohit (2009). Manifesto for Content Curator: The Next Big Social Media Job Of The Future? Rohit Bhargava Blog, 30.9.2009. Cigelske, Tim (2017). RIP Content Curation. The Startup, 16.12.2017. Ellis, Lindsay (2018). Hey, Alexa, Should We Bring Virtual Assistants to Campus? These Colleges Gave Them a Shot. The Chronicle of Higher Education, 2.8.2018. Nations, Daniel (2018). What Is Social Bookmarking And Why Do It? Lifewire, 3.11.2018. Nield, David (2017). Why RSS Still Beats Facebook and Twitter for Tracking News. Gizmodo, 8.9.2017. Virtanen, Mari (2019). Oppimisanalytiikka oppimisen ohjaamisen työvälineenä. Hiiltä ja timanttia, 14.1.2019. Lisäluettavaa Clark, Todd (2018). The Complete Guide to Content Curation: Tools, Tips, Ideas. Hootsuite, 24.10.2018. Huffman, Chris (2019). How to Declutter Your Browser Bookmarks. How-to Geek, 31.1.2019. Larsen, Senja (2015). Näin selätät infoähkyn. Kauppalehti, 3.5.2019. Spilker, Josh (2019), The 10 Best Note Taking Apps to Use in 2019 (Free and Simple!). Clickup, 9.1.2019. Lisää aihepiiristä Digiuutiset – Digi News Faceblog Digi 2018
Sähköistä välineistöä projektinhallintaan, osa 1/2
Eväitä sopivien sovellusten valintaan Oppiminen tapahtuu yhä useammin käytännön projekteissa, joissa kohtaavat työelämä, opiskelijat, opettajat ja useimmiten myös eri alojen edustajat erilaisine toimintatapoineen. Kokonaisuutta yhdistämään, toimintoja joustavoittamaan ja pedagogiikkaa tukemaan tarvitaan sopiva sähköisten työvälineiden kokonaisuus, jolla laaditaan työn aikataulu, määrätään jäsenille tehtävät, priorisoidaan toimet, jaetaan vastuut, käsitellään tietoa sekä hoidetaan projektin sisäinen ja ulkoinen viestintä. Samanlaisten kysymysten äärellä painivat myös korkeakoulujen kehittämishankkeiden projektipäälliköt. Millaisia sovelluksia on tarjolla ja mitä niiden käytössä pitäisi ottaa huomioon? Tiedot omalle vai vieraalle palvelimelle? Projektinhallinnan välineistö valitaan muun muassa hankkeen laajuuden, tavoitteiden ja osallistujien perusteella. Nykyisin valintaa ohjaa entistä enemmän myös se, mille korkeudelle vaatimukset hankkeessa käsiteltävän aineiston tietoturvasta ja -suojasta asettuvat. Projektissa syntyvän tiedon tallentamiseen sopivia välivarastoja on karkeasti ottaen kahta eri tyyppiä: ohjelman hankkineen organisaation omassa konesalissa toimiva palvelin tai vieraan, yleensä ulkomaalaisen palveluntarjoajan ylläpitämä bittisäiliö eli niin sanottu pilvi. Tallennus omalle palvelimelle tarjoaa riittävän tietoturvan. Pilveen taas saa varastoida vain vähemmän sensitiivistä aineistoa. Jos hankkeessa käsitellään esimerkiksi liikesalaisuuksia, uusia keksintöjä, henkilötietoja tai muuta arkaluonteista aineistoa, on tiedot säilöttävä organisaation omille levyille. Omille palvelimille tallentavat projektinhallintasovellukset ovat varteenotettavia yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen sekä näiden kumppaneiden välisissä töissä. Niissä käyttäjätunnuksen luomiseksi ei tarvita edes kevyttä paperisotaa, sillä projektitoimijat ja sidosryhmien edustajat pystyvät ylittämään organisaatiorajat ja kirjautumaan työtiloihin omilla oppilaitostunnuksillaan Haka-luottamusverkoston kautta. Omille palvelimille tallentavia työvälineitä Tietoturvaa vaativiin projekteihin on tarjolla useita sovelluksia, jotka pitävät hankkeessa syntyvän bittikokoelman omana tietonaan. Varsin käyttökelpoinen on alun perin Australiassa perustetun Atlassian-yhtiön kehittämä wikijulkaisualusta Confluence, jota voidaan käyttää samaan aikaan projektin sisäisen tiedon varastona että julkisen viestinnän kanavana. Varsinaiseen projektinhallintaan valjastetaan usein Atlassianin sisartuote Jira1, jossa hankkeen keskeiset tehtävät jaetaan projektitoimijoiden kesken ja aikataulutetaan. Korkeakoulujen välisissä kehittämishankkeissa pystytään työskentelemään myös CSC:n tarjoaman Eduuni-kokoelman alustoilla, joihin kuuluvat wiki, Microsoftin Sharepoint2 ja Jira. Kolmikon ohjelmat tallentavat tiedot omille palvelimille. Avoimen lähdekoodin osastolla Jiran vastineisiin kuuluu muun muassa Open Project3. Kevyisiin ja organisaation sisäisiin projekteihin sopii joissakin tapauksissa alan perinteinen työväline Excel ja siihen liitetty Gantt-kaavio, joka kuvaa työn edistymistä aikajanalla. Moodle tai jokin kaupallinen verkko-oppimisympäristö voi myös osoittautua käyttökelpoiseksi, etenkin jos projekti on kiinteä osa opintojaksoa. Entä sitten vieras palvelin eli pilvi? Joissakin kevyemmissä projekteissa tietosuojavaatimukset loiventuvat jonkin verran. Silloin pystytään harkinnan jälkeen käyttämään notkeaa mutta tietoturvaltaan haavoittuvaa pilveä. Pilvipalvelut tarjoavat projektitoimijoille ennen muuta helppokäyttöisen toimintaympäristön: alustoja ei tarvitse ladata omalle tietokoneelle, ja hankkeen tietoihin pääsevät käsiksi vaivattomasti verkkoselaimella tai mobiililaitteella ne, joille oikeus on suotu. Pilvipalvelujen käyttöä rajoittavat tietosuojamääräykset. Jos projektissa käsitellään oman organisaation pilviohjeissa pilveen sopimattomaksi määritettyä materiaalia (esimerkkejä taulukossa 1), ei kyseistä aineistoa saa tallentaa pilvisovellukseen. Taulukko 1. Esimerkiksi Metropolia Ammattikorkeakoulussa pilvipalveluun ei saa tallentaa: työsopimuksia tai vahvistettuja palkka- ja suoritustietoja terveydentilaa tai sairautta koskevia tietoja (esim. lääkärintodistus) työnhakijan tai työntekijän henkilö- ja soveltuvuusarviointitietoja huumausainetestejä koskevia tietoja potilastietoja ei-julkisia biopankki- tai genomitietoja sosiaalihuollon asiakastietoja,muita arkaluonteisia henkilötietoja (Henkilötietolaki 11 § (523/1999)) henkilöön yhdistettäviä suoritusten arviointitietoja henkilötunnuksia salasanoja tai muita tietoteknisten järjestelmien tietoturvaan liittyviä tietoja pankkitilitietoja, pankkitunnuksia ja luottokorttitietoja julkisiin hankintoihin liittyviä tarjouksia tai muuta tarjouskilpailuihin liittyvää salassa pidettävää materiaalia, ennen kuin kyseinen asiakirja on tullut julkisuuslain (621/1999) mukaan julkiseksi kolmannen osapuolen tekijänoikeuksin tai käyttöoikeuslisenssillä suojattua materiaalia, mikäli kolmas osapuoli on kieltänyt materiaalin käsittelyn pilvipalveluissa liikesalaisuuksia laitonta materiaalia Lähde: Pilvipalvelujen käyttöehdot Metropoliassa. Eri organisaatioilla voi olla vielä täydentäviä tai täsmentäviä ohjeita pilvipalvelujen käytöstä. Projektinhallintaan sopivista pilvipalveluista kiinnittyy huomio ennen muuta Microsoftin uuteen Teamsiin, jonka yhtiö julkisti huomattavan mediajulkisuuden saattelemana vuoden 2016 lopulla. Uutuutta voi luonnehtia hybridisovellukseksi: se toimii samaan aikaan sekä liikeyritysten sisäisenä verkkopalveluna että oppilaitoksissa yhteistoimintaympäristönä. Vaativaan projektityöhön Teams on ehkä liian hento, joten se tarvitsee avukseen Microsoftin toista tuotetta Sharepointia, jonka sisään on leivottu Team Site -toiminto projektin tehtävien jakamista ja aikataulutusta varten. Microsoftin varsinainen projektityökalu Planner on myös aktivoitu joissakin organisaatioissa.4 Googlella ei ole varsinaista projektinhallintaohjelmaa, ellei sellaiseksi lueta monipuolista Wrikea, jonka on vuodesta 2018 lähtien voinut integroida lisäpalveluna Googlen G Suite -sovelluskokoelmaan. Googlen oppimisympäristön kaltaista Classroom-sovellusta pystyvät riittävän luovaan mielentilaan itsensä virittäneet käyttämään kevyiden projektien hallinta-alustana. Tarkoitukseen sopii myös Google Keep, jossa varastoidaan ja järjestellään digitaalisia muistilippuja. Yhtiön tekstinkäsittelysovellus Docs istuu yhteisjulkaisun kaltaisiin pienimuotoisiin töihin, joissa raskaan sarjan projektinhallintapatteriston ajaminen näyttämölle on liioittelua. Googlen ja Microsoftin pilvipalveluja pystytään käyttämään omilla käyttäjätunnuksilla niissä organisaatioissa, jotka ovat oppilaitoksille suunnatut sovelluspaketit mainituilta yhtiöiltä tilanneet. Kahden suuryhtiön palvelujen lisäksi tarjolla on lukuisia itsenäisiä sovelluksia, joissa käyttäjät saattavat joutua luomaan itselleen oman tunnuksen ja jotka voivat olla maksullisia. Sovellukset voivat tallentaa tiedot ohjelman tai sen käyttöoikeuden ostaneen organisaation omille palvelimille tai pilveen. Itsenäisiin projektinhallintaohjelmiin kuuluu muun muassa jo vuonna 2004 Chicagossa avattu Basecamp, joka on kerännyt uskollisen kannattajakunnan oppilaitosmaailmasta. Äskettäin Atlassianin tuoteperheeseen adoptoitu Trello hankki ensimmäiset asiakkaansa koulumaailmasta. Sittemmin sovellus on levinnyt yksinkertaisuudestaan huolimatta tai sen ansiosta liikeyrityksiin ja korkeakoulumaailmaan. Hyvämaineisiin välineisiin kuuluu myös Asana, jonka Facebookin ja Googlen entiset työntekijät perustivat vuonna 2008. Rönsyistä riisuttuihin ja oleelliseen keskittyviin projektinhallintaohjelmiin kuuluu Podio, jonka peruspaketti on käyttäjälle maksuton. Irlantilaisesta Teamwork-ohjelmasta ovat olleet vaikuttuneita muun muassa Notre Damen ja Floridan yliopistot, joihin sovellus on hankittu työvälineeksi. Aalto-yliopistossa kehitetty Agilefant nauttii suosiota eritoten tekniikan alalla.5 Uusi tiedonhallintamenetelmä lohkoketju (block chain) on herättänyt mielenkiintoa kansainvälisiä projekteja vetävien parissa, koska se voi ratkaista tietoturvaongelmat. Lohkoketju tarkoittaa teknologiaa, jossa toisilleen vieraat toimijat tuottavat ja ylläpitävät tietokantoja hajautetusti. Tietoturvallinen menetelmä on lähtöisin virtuaalirahan6 parista. Konsultit Don ja Alex Tapscott hahmottelevat Educause Review -artikkelissaan tulevaisuuden kansainvälistä korkeakouluyhteistyötä, jossa esimerkiksi opiskelijatiedot kulkevat tietoturvallisesti maasta toiseen. Oppimisteknologian asiantuntija Tom Vander Ark puolestaan ennustaa Forbes-lehdessä, tosin varauksin, että lohkoketjujen avulla pystytään luomaan Filecoinin tapaisia tietoturvallisia pilvitallennuspalveluja. On mahdollista, että nykyisenkaltaiset tietoturvaltaan ongelmalliset pilvipalvelut jäävät vain lyhyeksi välivaiheeksi. Artikkelisarjan toisessa osassa tarkastellaan muun muassa projektiviestintään sopivia sähköisiä työkaluja. Siinä valotetaan myös joitakin hyviä käytäntöjä ja pohditaan ratkaisuja sähköisessä ympäristössä tapahtuvan projektinhallinnan yleisiin pulmiin. 1 Confluencesta ja Jirasta on saatavana sekä omille palvelimille tallentava että pilveen tiedot varastoiva versio. 2Eduunin Sharepoint-versio tallentaa oman konesalin puolelle. 3Open Projectista on saatavana sekä omille palvelimille että pilveen tiedot varastoiva versio. 4Microsoftin Office 365 Education -sovelluskokoelmaan kuuluvat Teams, Sharepoint ja Planner tallentavat tiedot pilveen. Eduunin alustapakettiin sisältyvä Sharepoint-versio taas säilöö tiedot omaan konesaliin. Ks. luku “Tiedot omalle vai vieraalle palvelimelle?”. 5Osa mainituista sovelluksista on poimittu lähteistä Joly, Karine, Top 5 Higher Education Web Project Management Tools for #highered Professionals. 13.9.2013 ja Linkola, Jussi, Työkaluja projektinhallintaan ja yhteistoimintaan. Blogikirjoitus. 14.10.2016. 6Hajautetusti toimiva digitaalinen valuutta, jota ei hallitse pankki tai muu yksittäinen taho. Kirjallisuutta Hero, Laura-Maija, Kollektiivinen kulttuuri: wiki avoimen projektihallinnon välineenä. Tuottaja 2020 -projekti. Metropolia. 2012. Keränen, Päivi & Åman, Milla, Wikistä voimaa projektinhallintaan. Metropolia. 11.2.2009. Joly, Karine, Top 5 Higher Education Web Project Management Tools for #highered Professionals. College Web Editor. 13.9.2013. Linkola, Jussi, Työkaluja projektinhallintaan ja yhteistoimintaan. Blogikirjoitus. 14.10.2016. Lähteenmäki, Lea, Projektinhallinta. Sininen Meteoriitti. Projektinhallinta. Verkon uusi toimintaympäristö. 19.10.2018. Videoita Edureka, Project Management Tools & Techniques. 2018. Edureka, Top 10 Project Management Tools. 2018. Lisää aihepiiristä Digiuutiset – Digi News, Faceblog, Digi 2018 Kirjoittaja Petri Silmälä työskentelee Metropolian tietohallintopalveluissa tiedonhallinta- ja järjestelmäpalveluiden tiimissä. Hänen toimialueeseensa kuuluu verkon uusi toimintaympäristö, joka tarkoittaa muun muassa selainpohjaisia pilvipalveluja, mobiilipalveluja ja sosiaalista mediaa. Hän on kiinnostunut muun muassa digitaalisista tiedonhallintasovelluksista, oppimisteknologian uusista suuntauksista, tekoälyn etiikasta ja median toiminnasta sähköisessä ympäristössä.
Hiiltä ja timanttia -blogi pohtii korkeakoulun roolia nyt ja tulevaisuudessa. Se tutkii korkeakoulun merkitystä kouluttajana, alueellisena vaikuttajana, työelämän kehittäjänä ja innovaattorina, jonka toiminnan suolana ovat pedagogiset sisällöt, kokeilut ja kehityskulut. Bloggaajat ovat ammattikorkeakoulun henkilöstöä sekä muita alan asiantuntijoita.
Johanna Tirronen, päätoimittaja, lehtori, p. 050 5850 350
Sonja Holappa, lehtori (kielet)
Merja Hintsa, julkaisemisen asiantuntija
Sähköpostiosoitteet: etunimi.sukunimi@metropolia.fi
Hiiltä ja timanttia -blogin tekstit käsitellään toimituskunnassa ennen niiden julkaisua. Blogissa on ollut toimituskunta 1.2.2018 alkaen.
Haluatko julkaista Hiiltä ja timanttia -blogissa? Ota yhteys päätoimittajaan sähköpostitse.
ammattikorkeakoulu ammattikorkeakouluopetus ammattikorkeakoulupedagogiikka ammattikorkeakoulutus asiantuntijaviestintä digipedagogiikka digitalisaatio etäopetus julkaiseminen Kansainvälisyys kehittäminen kielenopetus kielenoppiminen korkeakoulu korkeakoulupedagogiikka Metropolia ohjaus opettajuus opetuksen digitalisaatio opetus opinnäytetyö Oppeja HyMy-kylästä oppiminen osaaminen palaute pedagogiikka pelillisyys sosiaali- ja terveysala Sosiaalinen media sustainability tekoäly terveysala tiedonhallinta tietotyö toimintakulttuuri työelämätaidot työelämäyhteistyö täydennyskoulutus verkko-opetus verkko-opinnot verkkopedagogiikka Viestintä vuorovaikutus yhteiskehittäminen yhteistyö
