Hiiltä ja timanttia

Opittajat pedagogiikan rajapinnoilla

Avainsana: etäkokous

”Kuuletko meitä, Maija?” Onnistuneen etätapaamisen askelmerkkejä
15.11.2022
Marianne Roivas

”Kuuletko meitä, Maija? Oletko siellä? Anna meille merkki itsestäsi!” Nettimeemeissä Zoom- ja Teams-palaverit on piruillen rinnastettu spiritismi-istuntoihin. Epäonniseen koreografiaan kuuluvat mustat laatikot videokuvan sijaan sekä mikrofoni, joka ei mene päälle tai on ehkä unohtunut kiinni. Opetustyön ”uuden normaalin” ei kuitenkaan tarvitse olla näin kömpelöä. Aiheesta on puhuttu paljon, ja ohjeistuksia on tarjolla siellä täällä. Kokoan tähän kirjoitukseen niistä mielestäni olennaisimmat etätapaamisia ajatellen. Yhteinen virtuaalinen tila ei automaattisesti takaa hyvän vuorovaikutuksen syntymistä. Etäopetus ja -kokoukset eivät sinällään ole uusi asia, mutta koronapandemian myötä ne tulivat vastaansanomattomasti osaksi opetusalan arkea. Vastentahtoisimpienkin oli heittäydyttävä breakout roomien ja ruudunjakojen maailmaan. Viimeistään nyt, parin vuoden intensiiviharjoittelun jälkeen, kaikille on selvää ainakin se, ettei yhteinen virtuaalinen tila automaattisesti takaa hyvän vuorovaikutuksen syntymistä. Vaikka työympäristöt ja tekniset alustat miten kehittyvät, ei ihmisten välisen vuorovaikutuksen merkitys tulevaisuudessakaan katoa. Ihmisen kyky mukautua muuttuviin viestintätilanteisiin ja omaksua erilaisia viestintärooleja peittoaa tekoälyn ja robotit. Nykyiseen maailmanmenoon kuuluvat monimutkaiset ongelmat ovat tyypillisesti niitä, jotka vaativat eniten intensiivistä viestintää juuri ihmisten ja tiimien välillä. Etätapaamiset ovat tulleet jäädäkseen. (Valo & Sivunen 2020.) ”Tekeekö zoomailu meistä yksinäisiä zombeja?” kysyi Opettaja-lehden artikkeli jo kaksi vuotta sitten ja ilmaisi huolensa työyhteisöjen hengestä ja työhön kiinnittymisestä. Nyt olemme palanneet kampuksille eikä välitöntä erakoitumisen vaaraa enää ole. Etäopetus ja etäkokoukset kollegoiden ja sidosryhmien kanssa näyttäytyvät kuitenkin osana sitä, mistä koronaepidemian alussa ryhdyttiin puhumaan ”uutena normaalina”. Etätapaamiset vapauttavat aikaa työmatkoista ja voivat tehdä työskentelystä fokusoitunutta ja tehokasta. Pienellä vaivannäöllä etätapaamisista saa viestinnällisesti onnistuneita. Tunnista tavoite ja rakenna varmuutta Etäpalavereissa ja -esiintymisissä pätevät pitkälle samat lainalaisuudet kuin muissakin puheviestintätilanteissa. On tärkeää, että tavoite on osallistujien tiedossa ja kaikilla on sama ymmärrys esimerkiksi keskeisistä käsitteistä. Hyvä esiintyjä tunnistaa viestintätarkoituksensa, orientoituu viestintätilanteeseen realistisesti, havainnollistaa ja perustelee, satsaa aloitukseen ja lopetukseen. Ennen kaikkea hyvä esiintyjä on kiinnostunut kuuntelijoiden odotuksista ja kohdentaa esityksensä sisällön tarkasti juuri heille (ks. lisää esim. Lohtaja-Ahonen & Kaihovirta-Rapo 2012). On hyödyllistä ajatella itsensä pikemminkin asiansa kuin oman itsensä esittäjäksi. Esiintymisjännitys voi nousta pintaan myös verkkoympäristössä – tai voi olla, että juuri tekniikan hallinta jännittää. Esiintymisvarmuuden rakentamisessa tärkeä askel on hyväksyä ja kohdata oma jännittäminen. Hyvä valmistautuminen kannattaa aina, ja ammatillisissa tilanteissa on hyödyllistä ajatella itsensä pikemminkin asiansa kuin oman itsensä esittäjäksi. Toisaalta on hyvä pitää mielessä, että vuorovaikutustilanteessa vastuu kuuluu sekä puhujalle että kuuntelijalle (Kielijelppi). Luo edellytyksiä yhteisöllisyydelle Aiemmin tänä vuonna Metropolian dialogipäällikkö Minna Kaihovirta bloggasi havainnollisesti läsnäolon ja vuorovaikutuksen tukemisesta virtuaalitapaamisissa. Kaihovirta kehottaa virtuaalitapaamisen vetäjää muun muassa satsaamaan ensivaikutelmaan ja aloitukseen sekä sisällyttämään mahdollisuuden kysymyksille ja keskustelulle muuallekin kuin esityksen loppuun. Kun vedät etäsessiota, rohkaise siis osallistujia laittamaan kamera päälle, tervehdi heitä mahdollisuuksien mukaan jopa nimellä, laita chatti laulamaan ja katso kameraan eikä osallistujien kasvokuviin, vaikka vaisto sanoisi muuta. Lisävinkiksi sopisi, että esimerkiksi presentaation päätteeksi repliikki ”Onko kysyttävää?” toimii pikemminkin keskustelun torppaajana kuin rohkaisuna dialogiin. Parempi on esittää osallistujille itse kysymys tai tiedustella avoimessa muodossa osallistujien mietteitä tai jopa fiiliksiä. Etätapaamisten vetäjänä on hyvä opetella tietoisesti antamaan puhetilaa toisille. Läsnäolijat tarvitsevat aikaa ottaakseen osaa. Esiintyjästä hiljainen sekunti tuntuu aina pidemmältä kuin kuuntelijasta, ja verkossa hiljaiset sekunnit hidastuvat entisestään. Etätapaamisten vetäjänä on hyvä opetella tietoisesti antamaan puhetilaa toisille. Välillä se tarkoittaa hiljaisuuden tuoman epämukavuuden sietämistä, kun osallistujat vasta kokoavat ajatuksiaan ja miettivät puheenvuorojaan. Tunne vuorovaikutuksen ohuudesta ja tekniikan läsnäolo haittaavat toisia enemmän kuin toisia. Keskustelu- ja kommentointivastuun jakaminen järjestelmällisesti tuo tulosta, kun äänessä ei ole vain muutama rohkein. Esimerkiksi fasilitoinnin menetelmistä saa tähän tukea, vaihtoehtoja ja omaa varmuutta (ks. vinkkejä esim. Ala-Nikkola & Ylikahri 2020). Laita puitteet kuntoon Etätapaamisten onnistumisessa on osin kyse tekniikasta – ja oikeastaan varsin yksinkertaisista asioista. Ennakkovalmistelujen top viitoseen laittaisin nämä ohjeet: Hakeudu rauhalliseen tilaan, jossa on neutraali tausta. Vaihtoehtoisesti käytä taustan sumennusta tai taustakuvaa. Jos käytät sumennusta, älä liiku isosti edestakaisin, ettet välillä katoa kuvasta kokonaan. Kun valitset taustakuvaa, mieti sen luomaa vaikutelmaa ja tunnelmaa. Esimerkiksi Teamsin Tähtien sota -henkinen avaruuskuva on aivan mahtava mutta ei sovi joka tilanteeseen. Vaienna puhelin, kodinkoneet ja tietokoneen ilmoitukset. Kotioloissa varmista, että kotona olevat osaavat jättää sinut rauhaan. Tarpeen mukaan hakeudu organisaatiosi äänieristettyihin tiloihin. Vaatteiden, korujen ja jopa kosmetiikan kaltaiset artefaktit vaikuttavat ensivaikutelmiimme ja myös – usein stereotyyppisiin – tulkintoihimme, joita teemme kanssaihmisistä (Kielijelppi). Pukeudu etätapaamisissakin tilanteeseen sopivasti ja tavalla, josta pidät. Ota huomioon taustan väri, ettet sulaudu siihen kokonaan. Vältä raitaa, ruutua ja muita pieniä kuvioita, koska ne voivat alkaa elää ja vilkkua videokuvassa. Jos kamerana on kannettavan tietokoneen kamera, nosta tietokonetta kirjapinon tai vaikkapa joogapalikan avulla niin, että muut osallistujat näkevät kasvosi, eivät pelkästään otsasi tai leukasi. Laita tietokoneen yläpuolelle lappu muistuttamaan kameraan katsomisesta. Valon olisi hyvä tulla edestä. Voimakas vastavalo tekee esiintyjästä mustaa mössöä, eikä virtuaalitapaaminen ole oikea paikka piiloutua varjoihin. Luonnonvalo ikkunasta on paras, kohdevalo myös hyvä. Kaupat pullistelevat vloggaajille ja striimaajille suunniteltuja rengasvaloja, joissa voi säätää valon määrää ja laatua. Ne eivät monta kymppiä maksa. Kannattaa valita laite, joka ei kaadu hipaisusta ja johon saa tarvittaessa kiinni erillisen webbikameran. Totuttele katsomaan itseäsi videokuvassa. Tarkkaile lempeästi maneereitasi ja kitke pois asiat, jotka voivat häiritä viestisi perillemenoa. Suhteellisen hillitty kehonkieli ja rauhallinen puhetapa herättävät luottamusta asiantuntijakontekstissa. Voit mainiosti höystää puhettasi eleillä, mutta on eri asia olla positiivisen eloisa kuin uuvuttaa muut loputtomalla dramaattisella heilumisella. Satsaa arkisiinkin kohtaamisiin Korkeakouluopettajan työpäivä koostuu välillä etäpalavereista toiseen kiirehtimisestä. Käytännön etäkokousvinkeistä pidän itse hyvänä näitä: Tule virtuaalitilaan ajoissa, koska myöhästely koetaan muiden osallistujien ajan väärinkäyttönä, vaikka kukaan ei viitsisikään antaa moitteita. Varaa kirjautumisen mahdollisiin ongelmiin muutama minuutti etuaikaa. Jos et saa tekniikkaa toimimaan, poistu ja palaa. Opettele sovelluksen peruskäyttö niin, että hallitset sen vaikka unissasi. Silloin tarvitsee kysellä vähemmän, että ”Näkyykö?” ja ”Kuuluuko?” Lue organisaatiosi tarjoamat ohjeet tai seikkaile YouTubessa. Pidä laitteesi ajan tasalla. Kun liityt kokoukseen, kokeile kameraa ja ääntä heti, ei vasta oman puheenvuorosi aikaan. Yleisö antaa helpommin anteeksi huonon kuva- kuin ääniyhteyden (Future Marja). Katso, miten näyt kuvassa ja säädä tarpeen mukaan. Hyvä käytäntö on, että ainakin tapaamisen aluksi ja lopuksi kaikki pitävät kamerat päällä, vaikka laittaisivatkin ne myöhemmin pois ”säästääkseen kaistaa”. Puhu selkeästi. Käytä myös selkeitä ilmeitä, jopa liioittele hieman kameraa varten. Nyökyttele, hymyile. Tunne äänesi ja käytä sitä hyvin. Painota tärkeitä asioita rohkeasti äläkä pidä kättä suun edessä, kun puhut. Jos sinulla on sähköpöytä, työskentele seisaaltasi – saat olemukseesi ryhtiä ja äänikin kulkee paremmin. Kuuntele huolellisesti palaveria koskevat säännöt esimerkiksi puheenvuoron pyytämisestä tai osallistu sääntöjen laatimiseen aktiivisesti. Noudata sääntöjä. Huolehdi taukojen pitämisestä silloinkin, kun työn imu vie mennessään. Ole läsnä, kysy ja kuuntele. Etäpalavereista liikkuu verkossa spiritismimeemien lisäksi huomattavasti mukavampia meemejä. Yksi niistä on vertaus ihastuttavaan Muppet Show’hun. Ja todellakin – siellä me olemme omissa lokeroissamme mutta silti yhdessä, ja kaikkea moninaisuutta johtaa kunkin tilaisuuden oma “Kermit”. Toimii, eikö vain? Kirjoittaja Marianne Roivas on filosofian tohtori, suomen kielen ja viestinnän lehtori, kokenut julkaisujen toimittaja ja tämän vuoden esikoiskirjailija. Lähteet: Ala-Nikkola, Elina & Ylikahri, Kati 2020. Fasilitointi sujuu verkossakin! – 10 vinkkiä virtuaalifasilitointiin. Hiiltä ja timanttia -blogi 30.4.2020. Metropolia Ammattikorkeakoulu. Future Marja. Näin esiinnyt asiantuntevasti ja luontevasti Teamsissa tai Zoomissa. Kaihovirta, Minna 2022. Kuulijasta osallistujaksi – läsnäolon ja vuorovaikutuksen tukeminen virtuaalitapaamisissa. Hiiltä ja timanttia -blogi 13.6.2022. Metropolia Ammattikorkeakoulu. Kielijelppi. Helsingin yliopiston kielikeskus. Päivitetty 2021. Lohtaja-Ahonen, Sirke & Kaihovirta-Rapo, Minna 2012. Tehoa työelämän viestintään. Puhu kuulijalle, kirjoita lukijalle. Helsinki: Alma Talent. Tikkanen, Tiina 2020. Etäopetus korkeakouluissa jatkuu – tekeekö zoomailu meistä yksinäisiä zombeja? Opettaja 21.10.2022. Torkki, Juhana 2006. Puhevalta. Kuinka kuulijat vakuutetaan. Helsinki: Otava. ​​Valo, Maarit & Sivunen, Anu 2020. Future Directions in Workplace Communication. Teoksessa L. Mikkola, & M. Valo (toim.), Workplace Communication. Lontoo: Routledge.

Lue lisää

Jotain lainattua ja jotain digistä — Vuorovaikutus digiloikan jälkeen
25.5.2021
Minna Kaihovirta, Annu Karkama & Anne-Mari Raivio

Nyt, kun palaamme kohtaamaan toisiamme kasvokkain koronavuoden jälkeen, moni ilahtuu nähdessään keskustelukumppanin kolmiulotteisena kokonaisena ihmisenä jalkoineen ja lapaluineen. Ei enää tekniikan tökkimistä, vanhoja käsiä tai jumittavia naamoja tietokoneen ruudulla. Koronavuosi teki selväksi sen, että jatkuva kokousten virta kuluttaa, väsyttää ja lopulta uuvuttaa (Valkama 2021). Digityöskentely on röntgensäteen tavoin paljastanut niitä hauraita kohtia, joita tapaamisten vuorovaikutuksessa on ollut. Olemme oppineet valtavasti kuluneen vuoden aikana, ja nyt on välitilinteon paikka. Mitä sellaista olemme oppineet vuorovaikutuksesta, joka kannattaa ottaa mukaan nyt, kun palaamme kohtaamaan toisiamme kasvokkain? Mikä hyvä uhkaa jäädä pois, kun emme enää olekaan diginä? Tässä blogissa fasilitoinnin ammattilaiset pohtivat, mitä digiajan vuorovaikutuksesta haluamme säilyttää. Monenlaiset opit ja oivallukset Olemme viime vuoden aikana käyttäneet aikaa ja nähneet vaivaa saadaksemme etätapaamiset ja verkkokohtaamiset toimimaan tekniikan lisäksi myös vuorovaikutuksen tasolla. Jokainen on harjaantunut aistimaan ja tulkitsemaan tilannetta vähemmällä informaatiolla kuin mihin oli aiemmin tottunut. Tutuksi on tullut myös tasapainoilu äänen ja kuvan käytön suhteen. Samalla olemme oivaltaneet tarvitsevamme työkaluja ja keinoja turvallisen ja innostavan ilmapiirin muotoiluun. Olemme ottaneet haltuun erilaisia digitaalisia työkaluja, joiden avulla voimme sujuvasti luotsata ryhmäprosessia kohti tapaamisen tavoitteita. Olemme miettineet keinoja, joilla varmistaa kaikkien mahdollisuus osallistua ja hyödyntää vaikkapa ryhmämuistia työskentelyn ja päätöksenteon tukena. (Ala-Nikkola & Raivio 2020; Malinen & Äijälä 2020.) Tilaa erilaisuudelle ja eritahtisuudelle Digityöskentelyssä olemme voineet hallita omaa tilaamme paremmin pitämällä kameroita ja mikkejä halutessamme pois päältä. Olemme voineet toimia ehkä hieman passiivisemmin, mutta lähitapaamisissa olemme kaikki taas samassa tilassa. Vaikka olemme tasavertaisesti kaikki paikalla, ei silti ole tasavertaisuutta vaatia kaikilta samaa panosta ajatteluun samantien. Digityöskentelyssä on hyödynnetty erilaisia sovelluksia ajattelun jäsentelyyn —  tämä antaa aikaa ajatuksille ja on tapa tuoda ajatuksiaan esiin myös heille, jotka eivät keskustelun virtaan ehdi tai halua ehtiä juuri sillä hetkellä. Meistä jokainen yksilönä kaipaa itselleen sopivaa ajattelun tilaa. On yhteinen etu mahdollistaa useampia ajatteluväyliä myös lähitapaamisissa. Yksin ajattelulle voi luoda tilan vaikkapa tarralappujen avulla tai pohjustamalla asiaa ensin parikeskusteluin tai pienryhmissä. Vuorovaikutushetkissä on hyvä tiedostaa, että tasavertaisuus ei ole tasapäistämistä. Usein ajattelemme että kohtaamisissa on jokaisen ääni saatava kuuluville, mutta on hyvä huomioida, että myös hiljaisuus on ok. Parhaimmillaan digitaaliset työvälineet ovat antaneet lisää mahdollisuuksia erityyppisille viestijöille: yhden ajatellessa ääneen toinen voi jäsentää asiaa kirjoittamalla chattiin ja kolmas visualisoimalla kokonaisuutta vaikkapa etäkokousvälineen valkotaululle kaikkien nähtäville. Joku on voinut palata asian ääreen kokouksen chatin kautta vasta myöhemmin, itselle sopivana aikana. Ehkäpä jatkossa keskustelun rinnalle voisi tuoda käyttöön myös toisen tyyppisen viestintäkanavan, vaikkapa työtilan chatin tapaamistilaan heijastettuna. Nämä yksilölliset erot ajattelun, tilan ja ajan käytössä ovat tulleet digiajassa esiin aiempaa selvemmin. Koronavuoden kokemukset haastavat meitä miettimään, miten niitä voisi huomioida myös lähitapaamisissa entistä paremmin. On tärkeää pitää huoli siitä, että varmistamme tätä ajattelun tilaa kaikille tuomalla esiin erilaisia keskusteluun osallistumisen muotoja. Lisää malttia ja demokraattisuutta Monen malttamattoman viestijän helmasynti on toisen päälle puhuminen. Se ei kertakaikkiaan toimi digitaalisissa ympäristöissä. Äänimaailma täyttyy, puhe puuroutuu eikä kummankaan puhujan asia välity. Digiaika on opettanut malttia ja pakottanut opettelemaan oman vuoron odottamista. Tämä maltti on hyvä ottaa mukaan kasvokkaisiin kohtaamisiin — yhtälailla päällepuhuminen kuormittaa kasvokkain tapahtuvissa kohtaamisissa. Kasvokkain kohdatessa meillä ei ole käytössämme mute- tai peukkunappeja. Käden nostaminen virtuaalimaailmassa on demokraattista. Jokaisen käsi on samanarvoinen ja näkyy kaikille yhtä aikaa. Asemaltaan korkeamman käsi ei erotu muiden käsien joukosta ja taitava keskustelun johdattelija huomioi puheenvuoropyynnöt pyytämisjärjestyksessä. Asenne ratkaisee tässäkin. Meistä jokainen voi vaikuttaa siihen, että kaikkien osallistujien puheenvuoropyynnöt tulevat huomioiduksi ja jokaisen panosta arvostetaan, kasvokkainkin. Myös keskeneräisyydelle on ajoittain tarpeen antaa lupa. Kun keskustelun vetäjä sanoo ääneen, ettei ajatuksen tarvitse heti olla kirkas tai valmis, madaltuu kynnys tuoda oma ajatus yhteiseen keskusteluun. Tämä toimii samalla tavalla ympäristöstä riippumatta. Vuorovaikutus ei synny sattumalta Vuorovaikutus vaatii aina läsnäoloa ja kunnioitusta käynnissä olevaa keskustelua kohtaan. Johdamme omaa läsnäolon energiaamme helposti eri tavoin jos olemme diginä tai kasvokkain. Se näkyy siinä, miten keskitymme, millä tavoin teemme näkyväksi sen, että olemme kuulleet toisen puheenvuoron, miten omalta osaltamme autamme turvallista tilaa ja sen syntymistä. Hyvä uutinen on, että onnistunut vuorovaikutus on mahdollista sekä diginä että kasvokkain. Onnistumiset eivät työyhteisössä tapahdu kuitenkaan itsestään (Kaihovirta & Raivio 2019.) Jokainen vuorovaikutuskulttuuri on aina työyhteisönsä näköinen. Vuorovaikutuksen periaatteet on hyvä sanoittaa työyhteisössä uuden normaalin alkaessa. Muuten digiajan opit jäävät helposti vain yksilön oivalluksiksi. Kirjoittajat Minna Kaihovirta (FM) saa energiaa ihmisten kohtaamisesta. Tällä hetkellä hän työskentelee dialogipäällikkönä Metropoliassa ja on myös mukana osallistavan prosessisparrauksen Parru-tiimissä. Puheviestintätausta ja onnistumiset tiukoissakin viestintätilanteissa tarjoavat Minnalle näkökulmaa vuorovaikutukseen ja sen mahdollistamiseen eri konteksteissa. Annu Karkama (BBA) toimii oppimismuotoilun ja fasilitoinnin valmentajana Mukamas Learning Designissa, tukien organisaatioiden oppivan ja dialogisen kulttuurin rakentamista. Useiden osallistavista valmennusprosesseista tehtyjen havaintojen kautta Annulle on kirkastunut entisestään organisaatioiden oppimisen ja vuorovaikutuksen  välttämättömyys yhteisen menestymisen sekä hyvinvoinnin kannalta. Anne-Mari Raivio (FM) innostuu merkityksellisistä kohtaamisista yhteisen ajattelun äärellä niin kasvokkain kuin verkon välitykselläkin. Hän on opettaja, sparraaja, fasilitoija ja ukulelen harjoittelija. Hän työskentelee Metropolian osallistavan prosessisparrauksen Parru-tiimissä. Lähteet Ala-Nikkola, E. & Raivio, A-M. 2020. Yhteisellä asialla - hyvää vuorovaikutusta verkkotapaamisiin. Silmälä, P. (toim.) Digi 2020: Verkon uusia välineitä ja menetelmiä. Metropolia Ammattikorkeakoulun julkaisu. (Theseus) Kaihovirta-Rapo, M & Raivio, A-M. 2019. Vuorovaikutus ei synny sattumalta. Podcast Metropolia Ammattikorkeakoulun Hiiltä ja timanttia -blogissa 27.2.2019. Malinen, L-M. & Äijänen, P. 2020. Merkityksellisyyttä verkkokohtaamisiin. Blogipostaus Mukamas Learning Designin blogissa. Valkama, H. 2021. Aikaa kuluu tarpeettomiin etäpalavereihin, chat-keskusteluihin ja sähköposteihin – työntekijät valittavat väsymystä, etenkin nuoret kovilla. Uutinen YLEn verkkosivuilla.

Lue lisää

Fasilitointi sujuu verkossakin! — 10 vinkkiä virtuaalifasilitointiin
30.4.2020
Elina Ala-Nikkola & Kati Ylikahri

Miten fasilitoida osallistavaa työpajaa virtuaalisesti? Tässä blogissa jaamme keskeisimmät oppimme. Vinkkimme ovat hyvä ohjenuora lähinnä sellaiselle fasilitoijalle, jolla on kokemusta osallistavien työpajojen vetämisestä livetilanteissa, mutta verkossa fasilitoiminen on vieraampaa. Jos fasilitointi kaiken kaikkiaan on sinulle uusi juttu, suosittelemme ensin suuntaamaan Osallistaen-kirjan tai vaikkapa tämän Kati Ylikahrin blogin äärelle, joissa avataan fasilitoinnin perusteita. 1. Hyödynnä PDSA-mallia Virtuaalifasilitoinnissakin kehittyminen alkaa suunnittelusta (plan) ja etenee toteutuksen (do) kautta kokemusten analysointiin (study) ja johtopäätösten sekä jatkotoimien tekoon (act). Jos jokin ei toimi, tehdään seuraavalla kerralla toisin. Jatkuvan parantamisen periaate sopii kaikkeen, niin myös fasilitointiin. 2. Kirkasta tavoitteet Kirkasta tavoitteet ja valitse menetelmät sen mukaan. Tavoitteet on aina tasapainotettava suhteessa käytettävään aikaan. Kun tilaisuuden tavoite, aikataulu ja resurssit ovat tasapainossa, ovat mahdollisuudet onnistumiselle jo olemassa. Varmista, että sekä sinulla fasilitoijana kuin myös kaikilla osallistujilla on yhteinen ymmärrys tavoitteista. 3. Valmistaudu hyvin Verkossa toimittaessa ennakkovalmistautumisen merkitys korostuu. Ohjeista osallistujat hyvin ennen palaveria, lähetä tarvittavat ennakkomateriaalit ja anna tarvittaessa ennakkotehtäviä. Yhteinen aika kannattaa hyödyntää yhteiskehittelyyn, eikä asioihin perehtymiseen. Virtuaalifasilitoinnissa ennakkovalmisteluihin saattaa kulua livetilannetta enemmän aikaa, sillä esimerkiksi virtuaaliset seinät eivät ole oikean fläppitaulun tavoin suoraan käyttöön otettavissa, vaan ne täytyy ennakkoon luoda valmiiksi. Pajan aikana et pysty tekemään muuta kuin viemään pajaa eteenpäin sekä katsomaan että tekniikka toimii, joten älä jätä esim. seinien luomista enää pajassa tehtäväksi. Tulet todennäköisesti käyttämään varsinaisen tapaamispaikan eli virtuaalisen huoneen lisäksi myös monia muita työvälineitä ja alustoja. Homman sujumiseksi tee kaikista pajan aikana tarvittavista linkeistä itsellesi lista, joka on helposti saatavilla fasilitoinnin aikana. Jaa osallistujille linkkejä aina tehtävä kerrallaan. Ota itsellesi viereen paperille kirjoitettu työpajan käsikirjoitus, johon voit tehdä omia muistiinpanojasi. Paperilla olevaa aikataulua on helpompi seurata kuin koneelta, jossa työstät koko ajan monia muita asioita samaan aikaan ja usein myös jaat osallistujille näyttöäsi. Jos sinulla on työpari, kannattaa tehdä työnjako etukäteen valmiiksi. Yksi hyvä ratkaisu on esimerkiksi niin, että toinen hoitaa tekniikkaa ja toinen kuljettaa työpajan käsikirjoitusta eteenpäin. Tai voitte myös jakaa vetovastuuta osioittain. Jos ette ole fasilitointiparisi kanssa samassa fyysisessä tilassa, pidä koko ajan auki esimerkiksi tekstiviestiyhteys, jossa voitte sopia pajan muutoksista ym., koska ette voi ”supattaa” verkossa keskenänne. 4. Varaa työpajaan sopivasti aikaa Verkossa työskentely on intensiivistä, joten harkitse työpajan kesto ja tauotus tarkkaan. Pajan tavoitteiden ja keston tulee kohdata: liian suuret tavoitteet suhteessa lyhyeen työskentelyaikaan ovat epärealistisia. Varaudu siihen, että verkko voi kaatua, mikit eivät toimi tai käytetyt työskentelyalustat ovat osallistujille uusia. Niihin tutustumisessa menee aikaa. Muista kuitenkin, että jos jonkun osallistujan tekniikka pettää, älä jumitu ratkomaan yhden ihmisen ongelmaa, jolloin muut odottavat. Mene eteenpäin ja pyri esimerkiksi ryhmätöiden aikana ratkomaan ongelma. Suhtaudu aikaan joustavasti. Erityisesti verkossa saattaa tapahtua yllättäviä asioita, joihin et ole osannut varautua. Hyvän fasilitoijan osaamista on joustaminen tilanteen mukaan. Osallistujille ei tarvitse kertoa, jos teet aikatauluun muutoksia, sillä hehän eivät tiedä suunnitelmiasi. Osallistujille on kuitenkin tärkeää kertoa kunkin työvaiheen alussa, kuinka paljon heillä on työskentelyyn aikaa. 5. Säädä olosuhteet otollisiksi onnistumiselle Huomioi valaistus. Jos mahdollista, hyödynnä luonnonvaloa. Ihannetilanteessa se tulee tietokoneen kameran suunnasta. Keinovalo on hyvä suunnata kameran puolelta ja yläviistosta. Valkoinen tai harmaa tausta on paras. Taustalla näkyvät tavarat tuovat tilanteeseen inhimillisyyttä, mutta tarvittaessa raivaa ne pois näkyvistä tai sumenna tausta, jos alusta sen sallii. Kamera on hyvä sijoittaa silmien korkeudelle, jos mahdollista. Lue lisää HS artikkelista “Näin näytät hyvältä videopuhelussa.” 6. Kiinnitä huomiota ergonomiaan Aseta erillinen näyttö silmien korkeudelle ja kohota kannettavaa esimerkiksi kirjoilla. Näin vältät pään painumisen eteen ja selän pyöristymisen, mikä kuormittaa selän lisäksi kaularankaa ja niskan tukirakenteita. Palauttavat liikkeet ja selän kevyt venyttely taaksepäin korjaavat kuormitusta. Istu tasaisesti, jalat tukevasti lattiassa. Seisoessasi varmista, että näyttö on riittävän korkealla, aktivoi keskivartalo, pidä hartiat takana ja rintakehä auki. Pyri vaihtelemaan asentoa, jos olet pitkään koneen äärellä. Lue lisää tietokonetyön ergonomiasta Työterveyslaitoksen ja Työturvallisuuskeskuksen verkkosivuilta. Työterveyslaitoksen verkkosivuilta löydät myös vinkkejä taukojumppaan. 7. Etene asia kerrallaan Yksinkertaistamisen ja asia kerrallaan etenemisen tarve korostuu verkkoympäristössä entisestään. Alussa on hyvä kertoa koko työskentelyn kulku pääpiirteissään, mutta sen jälkeen pysyttele ohjeistuksissa vain käsillä olevassa asiassa. 8. Opasta työkalujen käytössä Post-it-lappuja, tussia ja fläppiä osaa käyttää jokainen, mutta vastaavat virtuaaliset työkalut voivat olla monelle osallistujalle vieraita. Varaa aikaa siihen, että opastat työkalujen käyttöä. Helpoiten se tapahtuu näin: 1. Anna ensin tehtävänanto, 2. Sen jälkeen näytä vielä konkreettisesti omaa näyttöäsi jakamalla, miten tehtävässä käytettävä väline toimii, 3. Jaa vasta sitten osallistujille linkki, jota kautta he pääsevät itse välineen äärelle. Rohkaise osallistujia kysymään matalalla kynnyksellä missä tahansa ongelmatilanteessa. 9. Älä unohda yhteisöllisyyttä verkossakaan Yhteisöllisyys onnistuu verkossakin muutamin yksinkertaisin vinkein: Varaa aikaa lämmittelyyn/työskentelyyn virittäytymiseen. Yksi hyvä keino on esimerkiksi virtuaalinen seinä, jossa osallistujat kirjoittavat kukin itsestään jonkin positiivisen asian, jonka hän on saanut palautteena työssään. Yhteisöllisyyttä ja tutustumista toisiin rakentavat ryhmä- ja parityöt sekä yhteiset ”piirit” eli että jokainen saa sanoa esim. yhden lauseen jostain yhdessä sovitusta aiheesta (vaikkapa työpajan alussa kertoa odotuksiaan) Pyydä, että kamerat pidetään päällä ja jos käytät esimerkiksi Zoomia alustana, opasta käyttäjille ”Gallery View -näkymä, joka mahdollistaa kaikkien osallistujien näkemisen yhtä aikaa. Pelkät kuvatkin toimivat nimikirjaimia paremmin. Fasilitoijan rauhallinen, mutta samalla innostunut ote luo hyvää ilmapiiriä. Muista, että yhteisöllisyys rakentuu pienistä puroista. Positiiviset palautteet ja vaikkapa virtuaalinen loppuvilkutus luovat hyvää mieltä kaikille osallistujille. 10. Tuo mukaan asioita myös livemaailmasta Tietokoneen äärellä oleminen (varsinkin poikkeustilassa aivan kaiken tapahtuessa verkossa) on joskus kuormittavaa. Siksi myös virtuaalisiin tilanteisiin on hyvä tuoda mukaan live-maailman asioita. Tässä siihen pari hyvää vinkkiä: “Jumppauta” osallistujia eli tee pieni yhteinen hetki, jossa kaikki nousette ylös yhtä aikaa, pyöritätte hartioita tai vaikka sovitte että kaikki tekee tämän työvaiheen seisten, jos se omissa olosuhteissa on mahdollista. Yhdistele työpajaan maanläheisiä elementtejä eli tuo vaikkapa kotikutoisia piirroskuvia esitysdioihisi (ks. esim oheinen kuva). Fasilitoijanakin saat innostua! Fasilitoijan aito innostus ja kiinnostus aiheeseen näkyy osallistujille. Fasilitoija ei ole sisällön asiantuntija, eikä hän saa myöskään ottaa kantaa sisältöihin. Hänen tärkein tehtävänsä on ohjata työskentelyä. Mutta aiheesta hän saa olla aidosti kiinnostunut ja innoissaan. Jos näin on, innostus näkyy ja tarttuu useimmiten myös osallistujiin. Myös verkossa innostus tarttuu! Millaisia kokemuksia sinulla on verkossa fasilitoimisesta? Nyt jos koskaan vinkkien jakaminen on ajankohtaista. Jaa omat oppisi vaikkapa jakamalla blogiamme somessa tai kommentoimalla alapuolelle kommenttikenttään. Tai ota meihin suoraan yhteyttä! Lisälukemista Lue myös alkuviikosta ilmestynyt blogimme “Viisi askelta virtuaaliseen arviointipajaan”, jossa kerromme miten toteuttaa kehittämishankkeen arviointipaja verkossa.   Vinkkejä työkaluihin ★    Virtuaalifasilitoinnissa työskentely tapahtuu virtuaalisessa huoneessa, joista osallistavaan fasilitointiin soveltuvat muun muassa Zoom, Microsoft Teams ja Adobe Connect Virtual Classroom. Kussakin välineessä on sitä puoltavia ominaisuuksia, joten valitse työskentelyalusta sen perusteella, millaista työskentelyä haluat toteuttaa. Joissakin välineissä on esimerkiksi mahdollisuus muodostaa pienryhmille omia keskustelualustoja, mikä on useimmiten osallistavassa työskentelyssä olennaista. ★    Livenä fasilitoidessasi sinulle ovat ehkä tuttuja post-it-laput, fläppitaulut, kuvakortit, tussit ja muut “käsin kosketeltavat” välineet. Verkkofasilitointiin löytyvät nämä samat välineet. Post-it-lapputyöskentelyyn ja/tai ainakin auttavaan piirtämiseen soveltuu esimerkiksi Googlen perheestä Jamboard, Microsoft Whiteboard, Padlet ja Miro. Näistä useimpiin voi myös tuoda valokuvia, jolloin voit toteuttaa myös kuvien avulla tapahtuvaa työskentelyä.  Fläppitaulujen sijasta toimivia ratkaisuja ovat esimerkiksi Padlet tai Googlen perheestä Forms, Docs ja Sheets, joista sopivin väline kannattaa valita tilanteen mukaan. Myös virtuaalihuoneissa on käytössä omia välineitä (kyselyvälineitä, virtuaalisia seiniä ym.), joita kannattaa hyödyntää.Tarkista omasta organisaatiostasi mitkä ovat käytössä olevia välineitä ja esimerkiksi valokuvia käyttäessäsi huolehdi tekijänoikeuksien kunnioittamisesta. Esimerkkejä eri välineistä löydät esimerkiksi tästä Salla Kuuluvaisen erinomaisesta blogista.   Kirjoittajat:  Elina Ala-Nikkola on yhteisöjen ja prosessien fasilitoija, jonka osaaminen sijoittuu erityisesti osallistavan työskentelyn, viestinnän, kehittämisen, projektinhallinnan sekä luovan työotteen kentille. Hän työskentelee Metropolia Ammattikorkeakoulun osallistavan prosessisparrauksen Parru-tiimissä ja on työskennellyt niin hanketyössä kuin opetuksessakin. Koulutukseltaan hän on kulttuurituottaja (ylempi AMK). Kati Ylikahri toimii Metropolia Ammattikorkeakoulussa lehtorina ja Kestävä keikkatyö -hankkeen projektipäällikkönä. Hän on hyödyntänyt fasilitointia niin liiketoiminnassa, hanketyössä kuin opetuksessakin erityisesti työhyvinvoinnin ja työn tuottavuuden kehittämisessä. Koulutukseltaan hän on terveydenhuollon maisteri.  

Lue lisää