Avainsana: projektityö
Vapaaehtoisesta vapaaehtoisesti vapaaehtoisprosessin hallintaan
Rakkauteni tapahtumatuotantoon roihahti vuonna 2021 astuessani ensimmäistä kertaa festivaalituotannon maailmaan vapaaehtoistyöntekijänä Lost In Music -festivaalilla. Vaikka päivät olivat pitkiä ja aikataulut hektisiä, jokaisen illan jälkeen tunsin olevani elossa. Tältäkö mieluisat hommat voivat tuntua? Tuotantotiimin lämminhenkinen ilmapiiri, yhteisöllisyys ja aito kiitollisuus jättivät minuun lähtemättömän jäljen. Pääsin reflektoimaan näitä kokemuksiani viime kevään vapaaehtoisuuskurssilla, ja minua alkoi kiinnostamaan vastaavan vapaaehtoiskokemuksen luonti myös muille. Voisinko herättää samanlaisen intohimon tapahtuma-alaa kohtaan jollekin toiselle? Tuurikseni minulle avautui tie tuotantoharjoittelijaksi LIM-festivaalin pariin tänä syksynä. Tehtävänäni oli avustaa erilaisissa tuotannollisissa tehtävissä ennen tapahtumaa ja sen aikana. Isoimmaksi vastuualueekseni päätyi luonnollisesti kuitenkin vapaaehtoisten johtaminen, josta tuli myös ensimmäinen itsenäinen projektini. Käynnistin vapaaehtoisrekrytoinnin, valitsin vapaaehtoiset, laadin heille vuorot, perehdytin, ohjeistin ja tiedotin heitä. Toimin myös heidän esihenkilönään festivaalin aikana. Festivaalin jälkeen vastuulleni kuuluivat kiitoskirjeet ja palautteen kerääminen. Astuin projektiin innokkaana, oma vapaaehtoiskokemukseni mielessä ja tietynlaisena referenssinä: tahdon luoda kaikille vapaaehtoisille yhtä upean kokemuksen, kuin se oli kaksi vuotta sitten minullekin. Prosessi yllätti minut haastavuudellaan, sillä tämä oli ensimmäinen kerta, kun hallitsin näin isoa kokonaisuutta. Palautteen perusteella en kuitenkaan mokannut täysin, mutta myöhemmin raporttia laatiessani tajusin, että olisin voinut tehdä asioita myös paremmin. Tässä siis muutama vinkki onnistuneeseen vapaaehtoisprosessiin oman kokemukseni pohjalta. Vinkit onnistuneeseen vapaaehtoisprosessiin Tarpeen kartoitus Ensimmäinen ja koko prosessin sujuvoittavin vaihe. Ota selvää, minne kaikkialle vapaaehtoisia tarvitaan, jotta tehtäviin riittää tekijöitä: Muutama lisähenkilö kannattaa varata jo suunnitteluvaiheessa, sillä peruutuksia sattuu lähes aina. Älä varaa kuitenkaan liikaa vapaaehtoisia: jos kaikille ei riitä tehtäviä, kokemus vapaaehtoisena jää vaisuksi. Tutustu edellisen tapahtuman materiaaleihin, sekä vapaaehtoisten palautteeseen, suunnittele toimintaasi näiden pohjalta! Rekrytointi Varaa tähän aikaa. Tee itsellesi suunnitelma niin dokumenttien kuin aikataulujenkin suhteen, jotta prosessi etenee hyvin, etkä kuormita itseäsi liikaa projektin loppuvaiheessa. Valmistaudu etsimällä tietoa ainakin sujuvasta projektinhallinnasta, sekä vapaaehtoisten onnistuneesta johtamisesta. Tee rekrytoinnin viestinnästä yksinkertaista, selkokielistä mutta informatiivista, jotta hakemisprosessi pysyy matalakynnyksisenä. Sitouttaminen Muista, että vapaaehtoiset eivät saa palkkaa. Mieti huolellisesti, miten saat ihmiset sitoutettua tapahtumaan. Sitouttamisen on elintärkeää olla mukana vapaaehtoisprosessin jokaisessa vaiheessa, jotta isoimmilta perumisilta vältytään tapahtuman aikana. Rekrytoinnissa esimerkiksi eri vapaaehtoistehtävien tarkempi avaaminen jo hakemisvaiheessa antaa tarkemman kuvan vapaaehtoisille mitä odottaa ja mihin valmistautua. Muita sitouttamisen keinoja ovat esimerkiksi selkeä ja tiivis kommunikointi ajoissa, kattava perehdytys, sekä maininnat siitä, mitä vapaaehtoiset saavat vastineeksi vuoroistaan. Omasta kokemuksestani voisin nostaa hyväksi sitouttamiskeinoksi myös avoimen, rennon ja kannustavan ilmapiirin tapahtuman aikana. Vuorojen hallinta Tarpeiden kartoittamisen jälkeen luo vuoropohjat mahdollisimman ajoissa. Rekrytoinnin käynnistyessä sinun on helpompi käydä hakijoita läpi, sekä suunnitella alustavia vuoroja hakijoiden erityistoiveita kunnioittaen. Tämä helpotti ainakin omaa hahmottamistani valtavasti. Kerää valittujen vapaaehtoisten yhteystiedot tietosuoja-asetusten mukaisesti ja selkeästi myöhempää tiedottamista varten. Tiedota valituille vapaaehtoisille vuoroista ajoissa, jotta sinulle jää aikaa tehdä muutoksia tarvittaessa. Vapaaehtoisilla on omat elämänsä, sekä kiireensä ja luultavasti vähintään 45 % suunnittelemistasi vuoroista vaatii muutoksia. Muista kommunikoida selkeästi muutoksista ja hengittää syvään! Kokoa valintakirjeeseen mahdollisimman kattava infopaketti jatkon aikatauluista, muista laittaa tärkeimmät asiat tiedoston alkuun ja loppuun kootusti minimoidaksesi samojen kysymysten tulvan sähköpostissasi. Aseta deadline vuorojen vastaanottamiseen, jotta vältyt muistutteluviestien lähettämiseltä. Perehdytys ja kommunikointi Järjestä kattava perehdytyskokous ennen tapahtumaa, jossa käydään läpi kaikki tärkeät asiat, esimerkiksi tapahtuman premissi, arvot, mitä vapaaehtoisuuteen kuuluu, mitä heidän tulee ottaa mukaansa, mahdolliset ruokailuinfot sekä turvallisemman tilan periaatteet. Tarjoa perehdytyksessä paljon mahdollisuuksia kysymyksille ja muista tarjota erilaisia vaihtoehtoja kysymiseen, esimerkiksi chatissa kysyminen tai sähköpostilla perehdytyksen jälkeen. Erityisesti ensikertalaisia jännitti paljon omassa perehdytyksessäni, ja sainkin paljon enemmän kysymyksiä kokouksen päätyttyä kuin livenä. Tallenna perehdytyskokouksen materiaalit vapaaehtoisten nähtäväksi – informaatiota tulee paljon, joten on saavutettavampaa jakaa tiedosto kaikille myöhempää tarkastelua varten. Oman kokemukseni pohjalta koin esituotannon aikaisen kommunikaation sähköpostilla vapaaehtoisten kanssa sujuvaksi. Tapahtuman aikana siirryin tehtäväkohtaisiin WhatsApp-ryhmiin, jossa pystyin infoamaan esimerkiksi somistustiimiä helposti. Tein itse amatöörimokan, eli loin aivan liian monta ryhmää, joka teki viestinnästä vaikeaa ja sekavaa kiireen keskellä. Otan mielelläni vinkkejä vastaan sujuvaan ja selkeään tapahtumanaikaiseen viestintään! Päivystä ja pidä puhelimesi mukana. Sain omilta vapaaehtoisiltani hyvää palautetta nopeasta vastailusta sekä reagoinnista. Muista viestiä selkeästi ja ystävällisesti, älä unohda tsemppaamista! Jos mahdollista, käy näkemässä vapaaehtoisiasi tapahtuman aikana. Omasta mielestäni oli erityisen palkitsevaa saada viestittelemilleni ihmisille kasvot, sekä päästä tutustumaan uusiin ihmisiin. Kiitos ja palaute Palkitsevasta puheenollen - muista kiittää. Sitä ei oikeasti voi tehdä liikaa. Nämä ihmiset ovat vapaaehtoisesti tulleet mukaan auttamaan tuotantotiimiänne sujuvoittamaan tapahtumaa, anna kiitollisuuden näkyä! Valintakirjeitä lähetettäessä, nopeissa vastauksissa, perehdytyksessä, kasvotusten tavatessa, päivän päätyttyä WhatsApp– ryhmissä, kiitoskirjeissä ja palautteen keruussa. Pyri tekemään kiitoskirjeistä mahdollisimman personoituja, jotta vapaaehtoiselle tulee oikeasti nähty, kuultu ja arvostettu olo. Kerää palautetta vapaaehtoisilta, sillä heitä konsultoimalla voit kehittää toimintaasi jälleen paremmaksi seuraavaa tapahtumaa varten. Luodessasi aidosti kiitollisen ja arvostetun tunteen vapaaehtoisille he saattavat hakea mukaan ensi kerrallakin! Kokemukseni vapaaehtoisten johtajana vahvistivat ymmärrystäni siitä, kuinka tärkeää on luoda positiivinen ja motivoiva ympäristö heille. Vapaaehtoistyö voi olla antoisa kokemus kaikille osapuolille, kunhan se suunnitellaan huolellisesti ja hoidetaan intohimolla ja keskittyneesti. Vapaaehtoisprosessi vie aikaa, mutta mielestäni siihen tulee panostaa, koska sillä voi oikeasti olla vaikutusta jonkun tulevaisuuteen. Niin kävi minulle.
Sisällöntuottajana Demoni ry:n kulttuurilehti Kultissa
Tuottajaopintojen mittaa olen oppinut paljon erilaisia koordinoinnin ja projektinhallinnan taitoja, mutta erityisesti koen kasvattaneeni osaamistani viestinnän eri osa-alueilla. Yksi eniten innostusta herättänyt opintojakso oli visuaalisen viestinnän monipuolinen kokonaisuus, jolla pääsin graafisen suunnittelun ja taittamisen makuun. Kuvataiteilijana ja valokuvaajana visuaalinen ilmaisu oli minulle tuttua ja luontevaa, mutta InDesigniin en ollut ennen koskenut. Kun kurssin käyneeni huomasin Demonin etsivän kulttuurilehtensä uudelle numerolle toimitusta, tartuin tuumasta toimeen ja hakeuduin mukaan ennen kaikkea taittajaksi. Ajattelin vapaaehtoistyöllä toimitettavan opiskelijalehden olevan juuri sopivan kevyt ja paineeton projekti uudesti hankittujen taitojen implementoinnille. Saimme toimitukselle kasaan kompaktin ja monialaisen sekä täynnä intoa ja kiinnostavia ideoita olevan poppoon kulttuurikampuksen opiskelijoista. Ideoimme yhdessä lehdelle uuden nimen ja imagon sekä kasan erilaisia sisältöjä yhtenäisen teeman ympärille. Jaoimme toimituksen tehtävät suurin piirtein työmäärän mukaan tasan ja kiinnostusalueisiin perustuen tiimin kesken. Taittamisen lisäksi lähdin kuvittamaan kolmea juttua sekä myös mukaan kirjoittamaan yhtä. Valitettavasti vapaaehtoistyöhön perustuvilla projekteilla on myös kääntöpuolensa, mikä liittyy tiimin sitouttamiseen ja sen jäsenten käytettävissä olevaan aikaan. Tämän projektin kohdalla se tarkoitti ensin sitä, että suunniteltua sisältömäärää hieman trimmailtiin ja joustinkin kuvittamaan viittä juttua ja kirjoittamaan kahteen. Toisekseen projektin aikataulu venyi ja saimme painetun lehden jakoon vasta jouluksi orientaatioviikkojen sijasta. Lisäksi toteutimme numerosta verkkoversion seuraavana keväänä. Se on luettavissa täältä. Vaikka oma työmääräni sisällöntuotannon parissa lähes tuplaantui ja projekti laahasi muun elämän rinnalla pitkään odotettua kauemmin, olen iloinen lähteneeni mukaan. Nyttemmin olen työskennellyt monissa taidetuotannoissa ja media-alallakin nimenomaan viestinnän ja tiiviisti myös sisällöntuotannon parissa. Koen tämän projektin myötä saaneeni juuri tarvitsemani kipinän ja itsevarmuuden sitä seuranneisiin sisällöntuotannon tehtäviin. Suosittelen lämpimästi Kultti-lehden toimitusta, mikäli journalismi tai viestintä vähänkään houkuttelee. Ja aikatauluhaasteethan ovat vältettävissä aktiivisella ja avoimella kommunikaatiolla. 😉 – Justus Mättö, kulttuurituotannon opiskelija vuosikurssia 2019
Kulttuurituottajana museossa
Kansallismuseon torni on vaikuttava. Varsinkin, kun seisoo itse hölmistyneenä sekä tornin että oman edessä olevan elämän edessä. Olin juuri astumassa museoon tekemään itsenäistä projektiani ja jännitin, oliko vuosien haavekuva tuottajana museossa työskentelystä totta vai puuterimaista unikuvaa. Työnkuvani projektissa oli helposti lähestyttävä: avustava tuottaja Kansallismuseon tuottaja Viktor Sohlströmille. Projekti itsessään koostui useasta osasta. Kaksi ensimmäistä liittyi Kansallismuseossa avautuvaan Jaakko Heikkilän näyttelyyn Vaurauden filosofia. Sain tehtäväkseni suunnitella non-stop-työpajan näyttelyyn, jossa olisi tarkoitus tehdä pinssi tai rintaneula. Aihe kumpusi Heikkilän näyttelyn yhteyteen liitetyistä kokoelmateoksista, miniatyyrimaalauksista. Ne olivat aikansa luksustuote, joita kannettiin mukana matkoilla ja muisteltiin omia rakkaita. Pajassa sai tehdä oman ”miniatyyrimaalauksen”, jota sai kantaa mukanaan. Oli mielekästä olla käytännön pohdintojen parissa: mikä olisi hauskaa puuhaa niin lapsille kuin aikuisille, helppo toteuttaa, suhteellinen edullinen jne. Pajan lopullinen toteutus jäi avoimeksi, sillä oma osuuteni koski vain suunnittelua. Vaikka se ei olisi toteutunutkaan, sain paljon irti jo tästä vaiheesta. Toinen osa projektista liittyi Avaimia ajatteluun -keskustelutilaisuuksiin, joissa filosofi Sanna Tirkkosen johdolla pohdittiin Heikkilän näyttelyn teemoja eri aiheiden kautta. Heikkilän näyttelyssä oli henkilökuvia Suomen varakkaimmista ihmisistä. Homogeenisuus oli selvä: miesvoittoista ja valkoista. Avaimia ajatteluun -keskustelutilaisuuksissa oli mahdollisuus pohtia juuri näitä sosiaalisesti ja yhteiskunnallisesti kaivertavia kohtia ammattilaisajattelijan kanssa. Tilaisuudet olivat selkeitä: Tirkkonen alusti päivän aihetta filosofisesta näkökulmasta, josta sitten keskusteltiin osallistujien kanssa. Tilaisuudet striimattiin myös museon Facebookiin. Kolmas osa projektiani oli olla mukana Sibelius-Akatemian Kansallismuseossa järjestämissä konserteissa. Niitä oli kahtena päivänä, kolmessa eri museon tilassa. Tilaisuudet olivat avoimia kaikille, mutta ne järjestettiin museon aukioloaikojen ulkopuolella. Yksi tavoite opiskeluprojektissa oli se, että saisin jotain käryä siitä, haluanko työskennellä museossa. Mikä tuottajan rooli on siellä? Millaisia työtehtäviä hänellä on? Minulle valkeni se, että tuottaja on yksi yleisötyön tiimin jäsenestä, joka toteuttaa koko museon, mutta varsinkin yleisöntyön tavoitteita luoda enemmän kerroksia museon kävijäkokemukseen. Monet teokset voivat olla käsitteellisiä, vaikeasti avautuvia tai ne sisältävät yhteiskunnallisesti hankalia ja kipeitä aiheita. Yleisötyö tutkii ja toteuttaa erilaisia tapoja saada näyttely avautumaan katsojalle. Yleisötyön yksi suurimmista asiakaskohteista ovat lapset ja nuoret, joille erilaiset pajat sekä muut aktivoivat toiminnat sopivat erityisesti. Muutenkin yleisötyö tavoittelee sitä, etteivät museot olisi vain passiivisia tiedonantajia vaan paikkoja, joissa kaikenikäiset ja taustaiset ihmiset voivat oppia uutta, inspiroitua, viettää aikaa ja olla omina itsenään. Vuorovaikutteisuus tuo kävijälle tunteen, että on enemmän osa kokonaisuutta. Kuten Kansallismuseossa, voivat museot myydä myös omia palveluitaan ulos ja tuottaa asiakkaille kuratoitua ohjelmaa. Museon tuottaja voi siis tuottaa sisältöä, näyttelytiimin tai yleisötyötiimin eli museon sisäisiä toiveita, mutta myös myyntipalveluna ulkopuolisille tahoille. Tämä on hyvä tulonlähde museoille, joiden tilat saattavat olla ison ajan tyhjillään. Sain kokonaiskuvan, että tuottajan työ voi olla yllättävän monipuolinen museoissa. Tuottamisen tarpeita voi tulla monelta eri tiimiltä museon sisältä ja ulkopuolelta. Jännitykseni Kansallismuseon portailla haihtui ilmaan heti päästyäni kiinni hommista. Kun saa olla ja tehdä työtä rakastamassaan ympäristössä on yksi parhaimmista fiiliksistä ja sillä tiellä haluan pysyä. Terveisin Museotäti in the making, Johanna László
Voiko tuottajasta tulla sittenkin viestijä?
Olin kesällä 2023 Helsingin tapahtumasäätiöllä viestinnän harjoittelijana. Se, miten päädyin nimenomaan viestinnän harjoitteluun, oli monen asian summa. Ennen kulttuurituotantoa olen opiskellut kotimaista kirjallisuutta, ja harjaantunut kirjoittamaan myös erilaisia tekstejä. Viime keväänä sain vinkin siitä, että Tapahtumasäätiö hakee kesälle viestinnän harjoittelijaa. Niinpä hain paikkaa ja sain sen! Kiinnostava identiteettikokeilu En ollut osannut kuvitella itseäni markkinoinnissa ja viestinnässä ennen tätä työmahdollisuutta. Oikeastaan en ollut edes tullut ajatelleeksi, että kulttuurialalla voisi tehdä töitä nimenomaan viestintään keskittyen. Mahdollisuus työskennellä tämän tapahtuma-alan osa-alueen parissa tuntui kiinnostavalta identiteettikokeilulta: voisiko viestintä sittenkin olla minun juttuni tuottamisen sijaan? Viestinnässä yhdistyy itseasiassa moni asia, josta pidän. Monipuolisten kulttuuritapahtumien lisäksi siinä ollaan tekemisissä jatkuvasti myös tekstien ja kirjoittamisen kanssa. Viestinnässä ei myöskään tarvitse huolehtia joistakin sellaisista itselleni vieraammilta tuntuvista tuottamisen alueista, kuten esimerkiksi tekniikasta ja siihen liittyvistä laskelmista. Satoja tapahtumakuvauksia ja luovia somesisältöjä Tehtäväni liittyivät suurimmaksi osaksi Helsinki-päivään ja Taiteiden yöhön, joissa vastasin kaupunkitapahtumien tapahtumakuvausten koordinoinnista sekä Taiteiden yön sosiaalisesta mediasta. Lisäksi olin apuna Helsingin juhlaviikkojen somessa ja kirjoitin nettisivuille artikkeleita. Tehtäväni tapahtumakuvausten parissa vaativat järjestelmällisten työtapojen luomista, mutta työtapojen vakiinnuttua ne tuntuivat melko rutiininomaisilta. Kävin läpi yhteensä lähes 500 tapahtumakuvausta, joista jokainen vaati lisäksi useita uusia käsittelykertoja esim. käännösten ja muokkausten myötä. Olin myös aktiivisesti yhteydessä tapahtumajärjestäjiin ja käännöstoimistoon. Opin prosessissa erityisesti järjestelmällisyyttä ja tehokkuutta, sekä kommunikoimaan sähköpostitse ammattimaisesti ison organisaation edustajana. Taiteiden yön somen tekeminen puolestaan oli ensisijaisesti luovaa tekemistä, jossa kehityin kesän aikana paljon. Opin tapahtumien somemarkkinoinnin suunnittelusta ja aikatauluttamisesta sekä siitä, minkä tyyppiset sisällöt yleensä toimivat parhaiten. Somen tekeminen oli hauskaa erityisesti tapahtumien lähestyessä ja tapahtumapäivänä, jolloin sain olla jatkuvasti mukana tapahtumien kulussa. Kesän mieleenpainuvin hetki oli Taiteiden yönä, kun Kansalaistorilla esitettiin valtavalta screeniltä taiteilijakaksikko Tellervo Kalleisen ja Oliver Kochta-Kalleisen ohjaamia Katastrofielokuvien loppukohtauksia. Ennen esitysten alkua olin ollut Oodin kirjastossa työskentelemässä tehden Taiteiden yön somea. Kun astuin ulos Oodin ovista Kansalaistorille juuri ennen tapahtuman alkua, häkellyin ihmispaljoudesta edessäni. Tuntui äärettömän siistiltä, että niin moni ihminen oli kiinnostunut meidän tekemästä tapahtumasta ja löytänyt paikalle! Tässä hetkessä tunsin, että kaikilla tapahtumakuvausten parissa viettämilläni välillä puuduttavillakin tunneilla oli merkitystä. Eiväthän ihmiset olisi löytänyt paikalle ilman toimivaa viestintää. Entä miten sitten kävi? En kuitenkaan vielä tiedä vastausta kysymykseen siitä, voisiko minusta tulla sittenkin tuottajan sijaan viestijä. Sain kesän perusteella sellaisen vaikutelman, että markkinoinnin ja viestinnän tiimin työ tapahtuu lähes kokonaan tietokoneen välityksellä erilaisia tekstejä ja markkinointimateriaaleja suunnitellen ja luoden. Koin ajoittain jatkuvan toimistolla tai kotona etätoimistolla tietokoneen ääressä istumisen raskaaksi. Huomasin, että jaksoin työpäivät aina paremmin, jos ne sisälsivät myös jonkinlaista liikkumista toimiston ulkopuolella. Tapahtumasäätiön tuottajien työ vaikutti vierestä seurattuna sisältävän enemmän esimerkiksi asioiden hoitamista käytännössä tapahtumapaikoilla. He olivat myös viestintää enemmän suoraan yhteydessä esiintyjiin ja muihin yhteistyötahoihin. Tapahtumasäätiö oli kokonaisuudessaan todella antoisa ja opettavainen kesätyöpaikka, koska viestinnän ja markkinoinnin tehtävien lisäksi opin samalla myös muiden organisaation työntekijöiden tekemistä seuraamalla. Koin viestinnän tehtävät kiinnostaviksi ja merkityksellisiksi, mutta minuun jäi silti myös tuottajuuden kipinä. Haluaisin siksi vielä myöhemmin opintojeni aikana tehdä harjoittelun myös tuotannon puolella.
Kesä artistituotannon parissa – kolme tärppiä itsensä johtamiseen työelämässä
Fullsteam Agency on kotimainen ohjelmatoimisto, sekä vuosittain lukuisten kotimaisten ja ulkomaisten esiintyjien konserttien järjestäjä. Toimiston omaan rosteriin kuuluu artisteja laajalta genreskaalalta, JVG:stä ja Sannista Stam1naan ja Rytmihäiriöön. Olin kesän 2023 mukana Fullsteam Agencyn kotimaisen tuotannon tiimissä kesälomien tuuraajana jatkona kevään aikana suoritetulle työharjoittelulle. Otin harteilleni kunkin tiimissä olevan tuottajan projektien valvomisen heidän poissaolojen aikana. Päätin viimeisenä projektinani tutkia itseni johtamista oman käytännön toiminnan kautta. Työtehtäviä ja erilaisia vastaan tulleita tilanteita oli kattavasti, mistä oppia ja reflektoida. Alta löydät kesän kokemuksieni pohjalta kootut vinkit tuottajan työssä edistymiseen! 1. Tavoittele, älä suorita Avaatko viikonlopun jälkeen toimistolle maanantaiaamuna palattua sähköpostisi ja vastaamaan jokaiseen saapuneiden kansiossa olevaan heti, vai varaatko mieluummin aikaa näiden rauhassa lukemiselle ja tekemään päivällesi tavoitteita? Itselleen kevyiden, mutta konkreettisten tavoitteiden asettaminen työpäivän aikana auttaa hahmottamaan sekä itse työtehtäviä, että työn kokonaiskuvaa paremmin. Kokeile antaa itsellesi muutama pienempi ja jokin suurempi tavoite, ja aikatauluta päivääsi tämän mukaisesti. Tavoite voi olla vaikka kuinka yksinkertainen: Hae ennen minkään muun tekemistä kuppi kahvia ja teetä, jonka jälkeen istu rauhassa käymään sähköpostikansiota läpi Mitä sinuun täytyy saada tänään valmiiksi? Tee tilannekatsaus ja kirjoita nämä itsellesi auki. Mieti tärkeysjärjestystä ja priorisoi – onko jotain, minkä voit jättää myöhemmälle? Ota tavoitteeksi saada akuuteimmat asiat ensin pois alta. Pienet, konkreettiset tavoitteet auttavat hahmottamaan kaikkea tehtävää palasina. Mieti palapeliä: eikö olekin helpompi ensin etsiä reunapalat ja ne ärsyttävät yksiväriset omiin pinoihinsa, joita sitten käy läpi omillaan? Hyppäämällä ryminällä tekemisen ääreen ei ehdi arvostaa sitä, mitä on jo saanut aikaiseksi. 2. Työkaluille iso peukku, sillä ilman vasaraa on vaikeampi naulata Kaikilta löytyy omat tottumuksensa ja ajatuksensa järjestelmällisyyden suhteen. Joillekin riittää puhelimen muistio satunnaiseen käyttöön, kun jotkut taas kantavat mukanaan fyysistä kalenteria, johon kirjaavat kaikki päivän menot minuutilleen. Isomman työmäärän tullessa vastaan, kaikkea on vaikea lokeroida päässä ja tehdä ulkomuistista. Projektinhallinnan työkaluja löytyy vaikka mitä, mutta omaan käyttöön Trello oli kesän aikana oikein mahtava. Trellossa voit luoda taululle kortteja, joiden sisälle voit kirjata tehtäviä. Näitä voi siirrellä vapaasti kortista toiseen. Alla kuvakaappaus Trellon valmiista Project Management -mallista, jossa omat korttinsa muun muassa tehtäville ja valmiille asioille. Kortteja voi muokkailla vapaasti itselle sopivaksi. Oikealla työkalulla voit tehdä itsellesi omannäköisen visuaalisen aikajanan työlle. Erilaisia sovelluksia löytyy kattavasti verkosta (esim. Monday, Asana), tai työkaluna voi käyttää vaikkapa seinää, teippiä ja tarralappuja. Pienikin tähän käytetty aika näkyy työn sujuvuudessa, kun omalta aikajanaltaan voi poimia selkeästi lokeroiduista ja järjestellyistä työtehtävistä tilanteeseen sopivimmat! 3. Panosta myös itseesi Tällä tarkoitan sekä konkreettisia käytännön toimia, että kokonaisvaltaista asennoitumista. Työ ei kuitenkaan ole kaikki kaikessa, vaikka kuinka tärkeäksi sen kokee itselle. ”Tee työtä, jota rakastat” on lausahdus, jota näkee usein ympäri verkon oppaita hyvään työntekoon, mutta työhön myös kyllästyy, jos sen asettaa elämänsä kulmakiveksi. Käytännön toimet voivat olla niitä perinteisiä salilla käymistä ja terveellisesti syömistä. Kaikki kuitenkin lopulta riippuu siitä, mistä itse nauttii. Itse pidän keikoilla ja elokuvissa käymisestä sekä kavereiden kanssa hölmöjen supersankarikorttipelien pelaamisesta ja pyrin kesän aikana pyhittämään työn sivussa näille reilusti aikaa. Pyri olemaan ajattelematta, että pääasia elämässä on työ, jonka ohessa elät elämää. Eläminen on päähommasi, käy sen ohessa töissä. Nämä vinkit eivät suinkaan ole kaikille tärkeitä ja sopivia, mutta näillä eväillä kesäni artistituotannon parissa sujui antoisasti. Toivottavasti näistä on sinullekin hyötyä! Syysterveisin, Thomas Frankton Kulttuurituotannon 2019 vuosikurssin opiskelija
Brändikirja: Yrityksen sydän ja sielu – kokemukseni kauneusalan projektissa
Viime kuukauden aikana sain kiehtovan mahdollisuuden olla mukana projektissa, jossa asiakas valmistautui lanseeraamaan uutta kauneusalan yritystä. Projektiin kuului kattavan brändikirjan ja valmiiden some-päivityspohjien luominen. Brändikirja on yrityksen identiteetin kompassi. Se sisältää yrityksen tarinan, arvot ja visuaalisen ilmeen, jotka muodostavat yrityksen tunnistettavan ulkoasun. Eli yksinkertaisesti, brändikirja kuvaa ja sisältää kaikki asiat mistä brändi konkreettisesti kostuu ja tiivistää yrityksen identiteetin yhteen paikkaan. Se on kuin brändin sydän, joka ohjaa kaikkea mitä yritys tekee. Brändikirja palvelee ensisijaisesti yrityksen omaa henkilökuntaa mutta on myös auttava työkalu, kun yritykseen palkataan uusia työntekijöitä. Tiivis brändikirja takaa yhtenäisen ja tunnistettavan ilmeen, samalla taaten saavutettavuuden. Projekti on ollut silmiä avaava matka uuden kauneusalan yrityksen syntymisen äärellä. Brändikirja on keskiössä yrityksen identiteetin ja arvojen määrittämisessä. Projektissa loimme myös valmiita some-päivityspohjia, jotka tarjoavat tehokkaan välineen palvelujen viestintään ja markkinointiin vaivattomasti. Tämä projekti on ollut antoisa kokemus ja täydellinen esimerkki siitä, miten tiimityöllä ja avoimella viestinnällä voidaan saavuttaa hienoja tuloksia. Toivon, että uusi kauneusalan yritys menestyy ja löytää paikkansa markkinassa! Projektin menestys saavutettiin tehokkaan aikataulun hallinnan, motivoituneen ja omistautuneen tiimin sekä avoimen viestinnän kautta. Tiukan aikataulun noudattaminen onnistui taitavalla ajanhallinnalla ja resurssien allokaatiolla. Projektin haasteet ja satunnaiset takaiskut olivat olennainen osa oppimiskokemusta. Niiden voittaminen vaati tiimityötä, joustavuutta ja nopeita reagointeja. Kulttuurituotannon opinnot ovat toimineet porttina matkaan viestinnän ja markkinoinnin maailmaan. Koen luovan ongelmanratkaisun olevan yksi vahvuuksistani ja se on taito mitä saa markkinoinnin parissa hyödyntää jatkuvasti. Tämä projekti on antanut inspiraatiota myös jatkosuunnitelmille. Toivon pääseväni jatkossakin työskentelemään vastaavien innovatiivisten brändien parissa ja luomaan jotain ainutlaatuista yhdessä.
Speksin huumaa tuottajan linssin läpi
Vuonna 2022 tuotin METKAn Speksin ”Hyvät, pahat & zombiet” yhdessä kahden opiskelukaverini kanssa. METKAn Speksi on Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijoiden vuosittain tuottama interaktiivinen improvisaatioteatterinäytelmä, jonka rahoituksesta vastaa opiskelijajärjestö METKA. Lopputuloksena on joka vuosi viihdyttävä ja mukaansa tempaava esitys, jossa musiikki ja tanssi ovat isossa roolissa. Speksin työryhmään ovat tervetulleita hakemaan kaikki Metropolia Ammattikorkeakoulun opiskelijat. Speksin yleisöllä on erityinen rooli, sillä se saa vaikuttaa esityksen kulkuun ”OMSTART”-huudoin, jolloin kyseinen kohtaus esitetään uudelleen yleisön toivomalla tavalla. Tämä luo jokaisesta esityksestä ainutlaatuisen ja yllätyksellisen kokemuksen. Vuoden 2022 projekti kesti kaiken kaikkiaan noin kymmenen kuukautta. Tuottajina meillä oli johdettavanamme lähes 90 opiskelijan työryhmä. Tehtäviini kuului muun muassa koko tuotannon aikataulun ja budjetin luominen, työryhmän johtaminen, sisäisestä viestinnästä huolehtiminen, tiedotteiden laatiminen sekä yhteistyö ja neuvottelut eri toimijoiden kanssa. Speksi opetti, että tuottaja ei koskaan voi olla liian ”etukenossa” suunnittelemassa tulevaa. Mitä aiemmin tulevat yhteiset harjoitukset ovat tiedossa, sen parempi. Myös tuottajan toiminnan läpinäkyvyys on tärkeää. On hyvä kertoa työryhmälle tasaisin väliajoin projektin kuulumisia ja missä mennään. Avoimuus luo lisää luottamusta puolin ja toisin. Speksi toi mukanaan monenlaista käytännön kokemusta ja kehitti ongelmanratkaisutaitoja, joista koen olevan hyötyä tulevaisuudessa. Olimme ylpeitä projektin lopputuloksesta ja myös katsojaluvut osoittivat, että yleisö viihtyi Speksin parissa. Oli ilo huomata, kuinka näin iso ja luova projekti yhdisti eri alojen opiskelijoita ja toi jännitystä sekä viihdettä opiskelija-arkeen. Tänä vuonna 2023 METKAn Speksi kulkee nimellä ”Kultistin kutsu”. Esitykset ovat syksyllä Arabiasalissa, Arabian kampuksella. Lähde ihmeessä katsomaan ja viihtymään!
One size does not fit all
Keväällä 2021 olin mukana Nuori Näyttämö -hankkeen 2019–2021 kierroksen Uudenmaan paikallisfestivaalilla ja hankkeen päätöskatselmuksessa. Nuori Näyttämö on valtakunnallinen teatterihanke, jossa ammattiteatterit eri puolilla Suomea työstävät alueidensa nuorten teatteriryhmien kanssa uusia näytelmiä. Hanke huipentuu viiteen paikallisfestivaaliin, joissa nuoret esittävät loppuesitykset oman alueen ammattiteatterin näyttämöllä. Hanke päättyy päätöskatselmukseen, johon raati valitsee esitykset. Vaikka työskentelin pääosin graafisen suunnittelun ja visuaalisen viestinnän parissa, tämän itsenäisen projektin syventymisalueeksi valitsin itsensä johtamista. Se on välttämätön taito olosuhteista riippumatta, ja projektin itsenäinen luonne tarjosi ihanteelliset olosuhteet sen kehittämiseen. Vaatii rohkeutta tehdä asiat itselleen parhaalla sopivalla tavalla. Tavoitteenani projektissa oli selvittää mitkä toimintatavat toimivat minulle parhaiten, tunnistaa omat tarpeeni ja oppia tulla paremmin toimeen niiden ehdoilla työolosuhteissa. Projektia varten tutustuin Satu Pihlajan kirjaan Aikaansaamisen taika sekä Sami Pajun, Tapani Riekin ja Virpi Oinosen Järki töihin! Parempien työtapojen kehittämisoppaaseen. Kirjat valitsin niiden käytännönläheisyyden vuoksi. Pääsin kokeilemaan uusia tekniikoita, sain konkreettisia vinkkejä parempaan itsensä johtamiseen sekä välineitä omien toimintatapojen tutkiskeluun. Projektin aikana vakiintui neljä toimintatapaa, jotka ovat tavalla tai toisella ristiriidassa yleisten suositusten ja kirjallisuuden kanssa, mutta toimivat minulle mainiosti: 1. Aika vs. asia Varaan tietyn verran aikaa työskentelylle ja siinä ajassa irtoaa mikä irtoaa. Ajalla on siis enemmän painoarvoa, kuin sen sisälollä. Jos varattu aika ei riitä, aika menee tavoitteen edelle. Tämä asettaa selkeät rajat työskentelylle ja poistaa paineet saavuttaa jotakin yhdellä istumalla. 2. Pidempi to do -lista Lisään listaan myös pienempiä tehtäviä, kuten sähköpostien lukeminen. Vaikka lista saattaa vaikuttaa alussa pelottavalta pituudensa takia, pienien tehtävien ansiosta koen onnistumisen tunteita säännöllisesti, ja näen jatkuvasti konkreettiset todistukset edistyksestä. 3. Pomodoro x2 Perinteisen Pomodoro mallin ajat, eli 25 minuuttia töitä, viiden minuutin tauko ja neljän kierroksen jälkeen pidempi 30 minuutin tauko tuntuvat minusta liian lyhyiltä. Tekniikka on minulle hyödyllisempi pidemmillä aikavälillä, kuten 45– 60 minuuttia töitä, 10–20 minuutin tauot, ja kolmen kierroksen jälkeen pidempi tauko. Pidennetyllä tekniikalla saan huomattavasti enemmän aikaan. 4. Epämääräisemmät suunnitelmat ja tavoitteet Tarkat suunnitelmat aiheuttavat minulle vain ahdistusta ja pettymystä, koska ne harvoin toteutuvat. Samoin tavoitteet toimivat minulle paremmin epämääräisimpinä. Tarkempi kuva toivotusta lopputuloksesta usein muodostuu vasta kun olen tehnyt tavoitteen eteen jo jonkin verran työtä. Suunnitelma selkeytyy työn edetessä. Tämä pitää paikkaansa etenkin luovissa tehtävissä, sillä luovuutta ei voi pakottaa. Kirjallisuus korostaa selkeyden tarvetta tehokkaalle aikaansaamiselle. Tarkat, konkreettiset ja mielellään aikaan sidotut tavoitteet, kokonaisuuksien pilkkominen pienempiin osiin, selvän lopputuloksen määritteleminen sekä huolellinen suunnitelma sen saavuttamiseksi tuovat selkeyttä. Olen itse hyvin tarkka ja huolellinen henkilö, mutta toiminnassani korostuu joustavuuden tarve ja mahdollisuus antaa asioille tilaa ja aikaa muodostua. Kirjallisuuden keskeisin viesti oli kuitenkin tämä: Olemme kaikki erilaisia ja se näkyy erilaisina itsensä johtamisen ja aikaansaamisen tapoina. On siis tärkeä, että oman työn suunnittelu on omissa käsissä aina kun mahdollista.
Helsinki Pride 2023: Nuorten Drop-in DJ-Workshop
Olen ensimmäisen vuoden kulttuurituotannon opiskelija Jasmin Anglén. Tein ensimmäisen syventävän projektini Nuorten Pride -viikon avausohjelmaan kuuluvan Nuorten Drop-in DJ-workshopin tuottamisesta. Taustaltani olen mm. nuoriso- ja koulukäynninohjaaja, joten minulle oli luontaista hakeutua nuoria koskevan projektityön pariin. Minulla on myös aikaisempaa kokemusta nuorten musiikkitapahtuman tuottamisesta (Soundgeist Helsinki / Nosturi, 2016). Nuorten DJ-tapahtuman tuottamisen taustalla on yhdeksän kuukauden mittainen työsuhde nuorten toiminnan projektikoordinaattorina Säröllä (Tyttöjen Rokkileiriyhdistys ry). Se tarjoaa trans- ja cissukupuolisille tytöille ja naisille sekä muille trans- ja muunsukupuolisille ihmisille mahdollisuuksia toteuttaa itseään musiikin keinoin. Työssäni projektikoordinaattorina koordinoin 13—19-vuotiaille Särön kohderyhmäläisille suunnattua bändi- ja musiikkiharrastustoimintaa. Nuorten Drop-in DJ-workshop on loppuhuipennus työskentelyjaksoni aikana aloitetulle Särön ja muiden nuorisopalveluita tuottavien tahojen yhteistyölle. Nuorten Pride -viikon tapahtumassa nostimme kohdeikäryhmää 29-vuoteen, jotta tapahtuma olisi saavutettavampi laajemmalle osalle Pride-viikon kävijäkuntaa. 26.6.2023 klo14–18 Oodin lipan alla järjestettävä Nuorten Drop-in DJ-workshop on Särön, DJ Academy Helsingin sekä Helsingin keskustakirjasto Oodin yhdessä Nuorten Pride -viikolle järjestämä tapahtuma. Särön DJ-pisteen myötä tytöt, naiset ja ei-binääriset nuoret on erityisesti huomioitu. Maksuttomassa työpajassa nuoret pääsevät kokeilemaan ja harjoittelemaan DJ-työskentelyä, aiempaa osaamista ei tarvita. Tapahtuman avoin formaatti kutsuu nuoria tutustumaan musiikkiharrastusmahdollisuuksia tarjoaviin tahoihin ja oppimaan uusia taitoja. Suomen kesäkelien oikukkuuteen varautuen olemme varmuuden vuoksi varanneet Oodiin Maijansalin käyttöömme tapahtuman ajaksi. Sekä nuorten musiikkiharrastushanke että DJ-tapahtuma Pride-viikolla rahoitettiin Helsingin kaupungin myöntämällä avustuksella, joten pääsin tekemään raportointia myös Helsingin kaupungille. Ensimmäisen vuoden opinnot antoivat hyvät mahdollisuudet hyödyntää lukuvuoden mittaan tulleita oppeja tapahtuman tuottamisessa. Sain välitöntä hyötyä esimerkiksi kirjallisen ja visuaalisen viestinnän, taloushallinnon kursseista. Ennen kaikkea merkitykselliseltä tuntuu olla mukana tekemässä Suomen suurinta ihmisoikeustapahtumaa. Tervetuloa paikan päälle aistimaan Nuorten Pride -viikon avauspäivän tunnelmaa ja fiilistelemään nuorten soittamaa musiikkia!
Tuottajan työssä Suomen Partiolaisissa
Finnjamboree Kajo oli Suomen Partiolaisten kahdeksas kansallinen suurleiri, joka järjestettiin vuoden 2022 heinäkuussa Evon metsissä. Leiri keräsi lopulta noin 13 000 partiolaista niin Suomesta kuin ulkomailtakin. Olin mukana tekemässä Kajon yhteisohjelmia, jotka koostuivat leirin avajaisista, keskiäisistä sekä päättäjäisistä. Toimin osana event-tiimiä. Event-tiimin tehtävänä oli tuoda yhteisohjelmien tiimin suunnitelmat käytäntöön ja toimia rajapintana leirin eri osa-alueiden ja yhteisohjelmien välillä. Event-tiimi vastasi yhteisohjelmien tiedotuksesta ja mainostuksesta yhteistyössä viestinnän ja markkinoinnin kanssa. Lisäksi tiimi vastasi yhteisohjelmien aikataulutuksesta, yhteisohjelmien eri osa-alueiden yhteistyöstä (valo, ääni, screen, siirtymät, turva, saavutettavuus, KV, esiintyjät, musiikki) ja yhteistyöstä ohjelmalaaksojen ja alaleirien kanssa (tiedottaminen yhteisohjelmista). Avajaiset sekä päättäjäiset olivat Kajon päälavalla tapahtuvia ohjelmia, jotka koostuivat näytelmällisistä osuuksista, yhteislauluista, bändin esiintymisestä sekä interaktiivisista ohjelmanumeroista. Päättäjäisissä esiintyi myös upea VIIVI. Keskiäiset olivat avajaisiin ja päättäjäisiin verrattuna aivan omanlainen spektaakkeli, jonka ohjelma koostui ensin koko leirin osallistavasta maastopelistä. Teimme yhteistyötä Action Track -nimisen pelifirman kanssa ja loimme tarpeisiimme sopivan ja kustomoidun maastopelin keskiäisiin. Peli ohjasi osallistujat suorittamaan erilaisia tehtäviä ja GPS-paikantimen avulla yhdisti pieniä ryhmiä aina suuremmiksi ja suuremmiksi. Lopulta applikaatio ohjasi kaikki 13 000 leiriläistä niemen rantaan, jossa keskiäisten loppuohjelma tapahtui. Rakennutimme niemeen järvessä kelluvat lavat, jossa leirin näytteljät esittivät huikean tarinallisen osuuden. Aloitimme tiimini kanssa työskentelyn vuoden 2021 marraskuussa ja saimme projektin päätökseen syyskussa 2023. Finnjamboree Kajon yhteisohjelmakymppinä toimiminen oli todella opettavainen kokemus ja antoi runsaasti avaimia tuottajantyöhön. Kehitin esimerkiksi johtamistaitoja, ongelmanratkaisukykyjä, aikataulutusta sekä paineen alla työskentelyä. Oli hienoa saada yhdistää rakas partioharrastus sekä tämä upea ala. <3 Linkkinä Finnjamboree Kajon aftermovie, jonka avulla pääsee sukeltamaan huikeaan suurleiritunnelmaan! https://youtu.be/nRzAsPHhdDQ
Arabian katufestivaali artistituotanto cultural management festivaali festivaalituotanto hanke itsensä johtaminen itsenäinen projekti johtaminen kansainvälisyys Kansallismuseo Kulttuurialan projektityö kulttuurintuotanto kulttuurituotanto Kulttuurituottaja Kulttuurituottaja 2016 kulttuurituottaja 2017 kulttuurituottaja 2019 kulttuurituottaja 2020 kulttuurituottajat kulttuurituottaja YAMK Kutu15 kutu16 Kutu17 markkinointi Metropolia metropolia ammattikorkeakoulu näyttely vartissa opastusvideo opiskelija projekti projektityö some sosiaalinen media syventävä projekti tanssi tanssitaide tapahtumatuotanto Tuottajat18 Tuottajat20 tv-tuotanto vapaaehtoisten johtaminen vapaaehtoistyö viestintä yhteishaku