Särön toiminnassa mukana olevia nuoria harjoittelemassa DJ-miksausta Helsingin keskustakirjasto Oodissa. Kuva: Jasmin Anglén
Olen ensimmäisen vuoden kulttuurituotannon opiskelija Jasmin Anglén. Tein ensimmäisen syventävän projektini Nuorten Pride -viikon avausohjelmaan kuuluvan Nuorten Drop-in DJ-workshopin tuottamisesta. Taustaltani olen mm. nuoriso- ja koulukäynninohjaaja, joten minulle oli luontaista hakeutua nuoria koskevan projektityön pariin. Minulla on myös aikaisempaa kokemusta nuorten musiikkitapahtuman tuottamisesta (Soundgeist Helsinki / Nosturi, 2016).
Nuorten DJ-tapahtuman tuottamisen taustalla on yhdeksän kuukauden mittainen työsuhde nuorten toiminnan projektikoordinaattorina Säröllä (Tyttöjen Rokkileiriyhdistys ry). Se tarjoaa trans- ja cissukupuolisille tytöille ja naisille sekä muille trans- ja muunsukupuolisille ihmisille mahdollisuuksia toteuttaa itseään musiikin keinoin. Työssäni projektikoordinaattorina koordinoin 13—19-vuotiaille Särön kohderyhmäläisille suunnattua bändi- ja musiikkiharrastustoimintaa. Nuorten Drop-in DJ-workshop on loppuhuipennus työskentelyjaksoni aikana aloitetulle Särön ja muiden nuorisopalveluita tuottavien tahojen yhteistyölle. Nuorten Pride -viikon tapahtumassa nostimme kohdeikäryhmää 29-vuoteen, jotta tapahtuma olisi saavutettavampi laajemmalle osalle Pride-viikon kävijäkuntaa.
26.6.2023 klo14–18 Oodin lipan alla järjestettävä Nuorten Drop-in DJ-workshop on Särön, DJ Academy Helsingin sekä Helsingin keskustakirjasto Oodin yhdessä Nuorten Pride -viikolle järjestämä tapahtuma. Särön DJ-pisteen myötä tytöt, naiset ja ei-binääriset nuoret on erityisesti huomioitu. Maksuttomassa työpajassa nuoret pääsevät kokeilemaan ja harjoittelemaan DJ-työskentelyä, aiempaa osaamista ei tarvita. Tapahtuman avoin formaatti kutsuu nuoria tutustumaan musiikkiharrastusmahdollisuuksia tarjoaviin tahoihin ja oppimaan uusia taitoja. Suomen kesäkelien oikukkuuteen varautuen olemme varmuuden vuoksi varanneet Oodiin Maijansalin käyttöömme tapahtuman ajaksi.
Sekä nuorten musiikkiharrastushanke että DJ-tapahtuma Pride-viikolla rahoitettiin Helsingin kaupungin myöntämällä avustuksella, joten pääsin tekemään raportointia myös Helsingin kaupungille. Ensimmäisen vuoden opinnot antoivat hyvät mahdollisuudet hyödyntää lukuvuoden mittaan tulleita oppeja tapahtuman tuottamisessa. Sain välitöntä hyötyä esimerkiksi kirjallisen ja visuaalisen viestinnän, taloushallinnon kursseista.
Ennen kaikkea merkitykselliseltä tuntuu olla mukana tekemässä Suomen suurinta ihmisoikeustapahtumaa. Tervetuloa paikan päälle aistimaan Nuorten Pride -viikon avauspäivän tunnelmaa ja fiilistelemään nuorten soittamaa musiikkia!
Kulttuurituotannon bloggaajat
Bloggaajat ovat Metropolian kulttuurituotannon opiskelijoita. Blogeissa kurkistetaan kulissien taakse, esitellään tuotantoja ja ajankohtaisia kulttuuritapahtumia. Opiskelijat kertovat kulttuurituotannon opiskelusta Metropoliassa ja siitä mitä tuotannoissa sekä projekteissa tapahtuu. Ota yhteyttä
Ympäristövastuullisuuden ei tarvitse olla valmis kokonaisuus ennen kuin sen eteen voidaan tehdä jotain. Päinvastoin: keskeneräisyyden tunnistaminen voi olla vastuullisen muutoksen tärkein lähtökohta. Kun suuri tavoite jaetaan pieniksi teoiksi, ympäristövastuullisuus muuttuu pelottavasta möröstä yhteiseksi ja mahdolliseksi tehtäväksi.
Ympäristövastuullisuus voi tuntua isolta möröltä, jolta tekisi mieli pysyä hieman piilossa. Tämä mörkö muistuttaa ilmastonmuutoksesta, luonnonvarojen käytöstä, jätelainsäädännöstä, kierrätyksestä, päästöjen vähentämisestä, hankinnoista, kuljetuksista ja viestinnän tärkeydestä. Kun kaikkea pitäisi kehittää samanaikaisesti, ensimmäisen askeleen ottaminen voi olla vaikeaa. Organisaatiossa saatetaan ajatella, ettei mitään kannata tehdä ennen kuin käytettävissä on täydellinen suunnitelma ja varmasti toimiva ratkaisu.
Täydellistä hetkeä ei kuitenkaan välttämättä koskaan tule. Odotellessa mörkö voi kasvaa kasvamistaan.
Opinnäytetyössäni kehitin Kiinteistö Oy Kaapelitalolle ympäristövastuullista tapahtumien jätehuollon toimintamallia Kaapelitehtaan Merikaapelihalliin. Työn aikana ymmärsin entistä selvemmin, ettei ympäristövastuullisuuden kehittäminen ole yksittäinen projekti, joka voidaan valmistumisen jälkeen merkitä tehdyksi. Se muistuttaa enemmän maratonia kuin pikajuoksua. Matkan varrella opitaan, kokeillaan, tehdään virheitä, korjataan suuntaa ja jatketaan eteenpäin.
Kaikkea ei tarvitse ratkaista kerralla
Keskeneräisyys on tärkeää uskaltaa sanoa ääneen. Organisaatiolla voi olla paine näyttää ympäristövastuullisuudessa valmiimmalta kuin se todellisuudessa on. Tavoitteista ja saavutuksista halutaan kertoa, mutta epävarmuuksien ja ratkaisemattomien asioiden myöntämisen voidaan pelätä heikentävän uskottavuutta.
Rehellinen puhe siitä, mitä jo tehdään ja mitä vasta opetellaan, rakentaa kuitenkin luottamusta ja pienentää mörön voimaa. Uskottavuus ei synny valmiin vaikutelman ylläpitämisestä. Se syntyy selkeistä tavoitteista, niitä vastaavista teoista ja suunnitelmallisesti jatkuvasta kehittämisestä. Myös pienistä teoista voidaan kertoa, kun niiden merkitystä ei liioitella.
Keskeneräisyyden hyväksyminen liittyy vahvasti muutosjohtamiseen. Muutos ei toteudu vain tekemällä uusi ohje tai hankkimalla uudet jäteastiat. Ihmisten pitää ymmärtää, miksi toimintaa muutetaan, mitä heiltä odotetaan ja miten muutos vaikuttaa heidän työhönsä. Liian yleinen tavoite tuntuu helposti etäiseltä, mutta kohtuuttoman suuri tavoite voilamaannuttaa.
Mörön edessä lamaantuminen ei välttämättä tarkoita välinpitämättömyyttä. Jos omat tiedot tai aika tuntuvat riittämättömiltä ja virheiden tekeminen pelottaa, tutussa toimintatavassa pysyminen voi tuntua turvallisimmalta
Pienikin askel vie eteenpäin
Muutosjohtamisen tehtävänä on tehdä ensimmäisestä askeleesta mahdollinen. Tapahtumien jätehuollossa tämä voi tarkoittaa aluksi esimerkiksi eri toimijoiden vastuiden selkeyttämistä. Samalla voidaan testata opasteita, kerätä palautetta ja seurata, millaisia jätteitä tapahtumissa syntyy. Kaikkea ei tarvitse ratkaista yhdellä kertaa.
Kokeilulle ja palautteen keräämiselle pitää antaa aikaa. Uuden toimintamallin toimivuutta ei voida arvioida vain yhden tapahtuman perusteella, sillä tapahtumien tarpeet vaihtelevat.
Kehittämisessä on myös sallittava virheet. Jos opaste ei ole riittävän selkeä tai vastuunjako ei toimi käytännössä, havainto ei tarkoita koko kehittämistyön epäonnistumista. Se tuottaa tietoa seuraavaa, parempaa versiota varten.
Pienistä teoista rakentuu pysyvä muutos
Pienet askeleet eivät tarkoita kunnianhimon puutetta. Niillä voidaan rakentaa pysyvämpää muutosta kuin suurella uudistuksella, joka jää irralliseksi arjen toiminnasta. Tapahtumapaikka voi tukea muutosta tarjoamalla yhteiset rakenteet, selkeät ohjeet ja mahdollisuuden keskustella tapahtumakohtaisista tarpeista ajoissa. Näin tapahtumajärjestäjää ei jätetä yksin suuren vastuullisuustavoitteen kanssa.
Opinnäytetyöni ei tehnyt Merikaapelihallin jätehuollosta valmista. Se tuotti kehittämisehdotuksen ja suunnan, jota kohti voidaan edetä vaiheittain.
Ensimmäisen askeleen ei tarvitse ratkaista kaikkea. Sen pitää olla riittävän selkeä, jotta se voidaan ottaa. Kun organisaatio hyväksyy muutoksen keskeneräisyyden, energiaa ei tarvitse käyttää valmiin vaikutelman ylläpitämiseen. Sen voi käyttää seuraavan konkreettisen teon tekemiseen. Samalla mörkö pienenee askel askeleelta.
Katja Valpas on kokenut kulttuuri- ja tapahtumatuotannon ammattilainen ja vastavalmistunut kulttuurituottaja (YAMK). Hän työskentelee Kiinteistö Oy Kaapelitalossa vastaten kulttuurikeskusten tapahtumatilojen vuokrauksesta ja kehittämisestä. Valppaalla on monipuolinen ja käytännönläheinen kokemus tapahtuma-alalta ja tapahtumatilojen kehittämisestä. Opinnäytetyössään hän tarkastelee Merikaapelihallin tapahtumien jätehuollon kehittämistä, ympäristövastuullisuuden vahvistamista sekä sidosryhmien sitouttamista osaksi toimintamallia. Opinnäytetyö on luettavissa täällä Yksinkertaisesti yhdessä – Kohti ympäristövastuullisempaa tapahtumien jätehuoltoa KAAPELI:lla
Työskentelin tuotantoassistenttina Helsingin kansainvälisissä balettikilpailuissa 28.5-6.6.2026. Olin osa hotelli- ja aulatiimejä, mutta pääsin auttamaan myös kilpailutoimiston tehtävissä.
Suurimman osan ajastani vietin muiden vapaaehtoisten kanssa. Kahden viikon aikana ehdimme tutustua hyvin ja heidän seurassaan opin valtavasti baletin maailmasta. Olen henkilö, joka ei ole itse harrastanut balettia, joten oli paljon, mitä en tiennyt lajista.
Kilpailussa työskenteli yli 50 vapaaehtoista, joilla oli hyvin erilaisia taustoja. Monia yhdisti kuitenkin rakkaus balettiin. Osa oli harrastanut balettia nuoruudessaan, osa tanssi edelleen aikuisbalettia ja muutamilla oli kokemusta juuri tässä kilpailussa vapaaehtoisena toimimisesta.
Vapaaehtoinen pelastaa päivän
Opin kilpailun vapaaehtoisilta paljon baletin maailmasta, esimerkiksi eri variaatioista (eli tanssijoiden sooloista), valmentajista ja tuomareista. Samalla huomasin, kuinka korvaamaton merkitys vapaaehtoisilla oli kilpailun sujuvuudelle. He eivät ainoastaan opastaneet kilpailijoita vaan heidän asiantuntemuksensa auttoi ratkaisemaan tilanteita, joita moni ulkopuolinen ei olisi edes huomannut.
Yksi tilanne jäi erityisesti mieleeni. Kilpailija oli juuri valmistautumassa astumaan lavalle alkuerissä, kun eräs vapaaehtoinen huomasi hänen esiintymisasussaan jotain erikoista. Asu ei vastannut sitä variaatiota, jonka kilpailijan oli tarkoitus esittää.
Tilanne tarkistettiin nopeasti, ja kävi ilmi, että kilpailija olikin valmistautunut eri variaatioon kuin kilpailuun oli aikaisemmin ilmoitettu. Jos asiaa ei olisi huomattu ajoissa, lavalla olisi alkanut soida täysin väärä musiikki. Kilpailija ehti kuitenkin vaihtaa suunnitelmaansa viime hetkellä ja välttyi erittäin hankalalta tilanteelta tuomariston edessä.
Tuo hetki osoitti konkreettisesti, kuinka arvokasta vapaaehtoisten osaaminen oli. Heidän tarkkaavaisuutensa, kokemuksensa ja lajituntemuksensa eivät ainoastaan helpottaneet järjestelyjä, vaan saattoivat ratkaista kilpailijan kannalta ratkaisevan tilanteen.
Kun ajattelen kilpailua jälkikäteen, mieleeni nousee ensimmäisenä ihmiset, jotka olivat mahdollistamassa sitä. Oli hienoa päästä työskentelemään motivoituneiden vapaaehtoisten kanssa ja nähdä, kuinka yhteinen intohimo balettiin yhdisti ihmisiä. Se teki kokemuksesta erityisen ja muistuttivat minua vapaaehtoisten tekemän työn merkityksellisyydestä.
Oona, Kutu -22
Ilona Aunola, kulttuurituotannon opiskelija
Miltä kuulostaa työpäivä, jossa tehtävälista kasvaa jatkuvasti, aikataulut muuttuvat ja kaikkiin kysymyksiin ei saa heti vastausta? Minulle se oli arkea, kun työskentelin kesällä 2025 Art Films Productionilla osana syventävää projektiani.
Työskentelin pienessä elokuvatuotantoyhtiössä, jossa pääsin tekemään monipuolisesti tuotannon, viestinnän ja markkinoinnin tehtäviä. Projektin aikana yksi asia nousi kuitenkin muiden yläpuolelle: opin, kuinka tärkeää itsensä johtaminen on silloin, kun työ ei tule valmiiksi pilkottuna tehtävälistana.
Kaikki tehtävät eivät voi olla kiireellisiä
Pienessä organisaatiossa työtehtäviä tuli useista eri suunnista. Päivään saattoi kuulua esimerkiksi apurahahakemusten valmistelua, festivaalien kontaktointia, verkkosivujen päivittämistä, markkinointimateriaalien tekemistä ja erilaisia tuotannon käytännön tehtäviä.
Kaikkea ei tietenkään voinut tehdä samaan aikaan.
Aluksi ajattelin helposti, että seuraavaksi pitäisi vain tarttua siihen tehtävään, joka tuli ensimmäisenä vastaan. Projektin edetessä opin kuitenkin pysähtymään ja arvioimaan tehtävien tärkeyttä:
Mikä pitää tehdä juuri nyt? Mikä voi odottaa? Mikä vaikuttaa eniten koko tuotannon etenemiseen?
Priorisoinnista tuli yksi tärkeimmistä taidoista, joita projektin aikana kehitin. Erityisesti silloin, kun uusia tehtäviä tuli kesken kaiken, oma työskentely piti pystyä järjestämään uudelleen.
Itsensä johtaminen tarkoittikin minulle ennen kaikkea oman työn suunnittelua, ajankäytön hallintaa ja kykyä tehdä päätöksiä myös epävarmoissa tilanteissa.
Kaikkeen ei voi valmistautua etukäteen
Projektin aikana suunnitelmat eivät aina toteutuneet niin kuin olin ajatellut.
Yksi haastavimmista tilanteista syntyi laajan apurahahakemuksen kanssa. Hakemusta oli työstetty yli kuukauden, mutta lähetyspäivänä kaikki tiedostot eivät meinanneetkaan latautua palvelimelle.
Tällaisessa tilanteessa ei auta se, että jää odottamaan täydellistä ohjetta.
Minulle muodostui projektin aikana melko yksinkertainen toimintatapa: jos jokin asia on ongelma, tartun siihen heti.
Jos täytyi soittaa, soitin. Jos yksi ratkaisu ei toiminut, etsin toisen. Jos en tiennyt jotain, kysyin.
Opin, että itsensä johtaminen ei tarkoita sitä, että kaikki olisi aina hallinnassa. Se tarkoittaa myös kykyä toimia silloin, kun asiat eivät mene suunnitelmien mukaan.
Kun ohjausta ei ole jatkuvasti saatavilla
Pienessä työyhteisössä sain paljon vastuuta, mutta samalla ohjausta ei ollut aina mahdollista saada heti. Esihenkilöni työtilanne ja kiireet vaikuttivat siihen, kuinka nopeasti tehtäviin sai palautetta tai tarkennuksia.
Tämä oli välillä haastavaa. Joskus saatoin aloittaa tehtävän, jonka olin ymmärtänyt yhdellä tavalla, ja myöhemmin kävi ilmi, että tehtävänanto oli ymmärretty eri tavalla.
Tilanteet opettivat minulle, että omaa työtä pitää osata myös sanoittaa ja varmistaa. Pelkkä tehtävän suorittaminen ei aina riitä, vaan täytyy uskaltaa kysyä tarkentavia kysymyksiä ja kertoa, jos jokin asia ei ole selvä.
Samalla opin luottamaan enemmän omaan osaamiseeni.
Korkeakouluopiskelijana voi tuntua vaikealta sanoa ääneen, jos ajattelee tietävänsä jostain asiasta enemmän kuin oma esihenkilö. Projektin aikana opin kuitenkin, että ammatillinen itsevarmuus ei tarkoita sitä, että tietäisi kaiken. Se tarkoittaa myös sitä, että uskaltaa tuoda oman osaamisensa esiin.
Mitä tästä jäi käteen?
Syventävän projektin aikana opin paljon elokuvatuotannosta, mutta vielä enemmän opin omasta tavastani tehdä työtä.
Opin suunnittelemaan työpäiviäni, priorisoimaan tehtäviä ja toimimaan tilanteissa, joissa kaikki ei ollut valmiiksi määriteltyä. Opin myös tunnistamaan tilanteita, joissa omaa työmäärää pitää pysähtyä arvioimaan.
Yksi tärkeä oppi liittyi myös siihen, milloin työ on riittävän valmis. Huomasin helposti jääväni hiomaan yksityiskohtia pitkään. Työelämässä kaikkea ei kuitenkaan voi kehittää loputtomasti. Joskus on osattava todeta, että tämä on nyt tarpeeksi hyvä ja siirtyä seuraavaan tehtävään.
Ehkä suurin oivallukseni oli kuitenkin se, että tuottajan osaaminen ei ole sidottu vain yhteen kulttuurialaan. Elokuvatuotanto avasi minulle uuden näkökulman omaan ammatti-identiteettiini ja sai minut näkemään itseni tulevaisuudessa monipuolisemmin tuottajana.
Kun kukaan ei käske, mitä tehdä seuraavaksi, pitää osata päättää itse.
Ja juuri sitä taitoa haluan viedä tästä projektista mukanani seuraavaan työtehtävään.
Yleisötapahtuma on oiva tilaisuus kohdata samasta aiheesta kiinnostuneita ihmisiä. Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeiden tapahtumissa ollaan uuden äärellä. Tapahtumissa voidaan kehittää asioita yhdessä työpajaillen tai saapua kuulemaan hankkeen tarjoamaa tuoretta tietoa. Tässä kirjoituksessa tarjolla muutamia vinkkejä lähitapahtuman järjestäjälle.
1. Harkitse huolella
Tapahtumien tuottaminen vaatii aikaa, vaivaa ja rahaa. Tapahtuman täytyy houkuttaa yleisöä paikalle. Ennen kuin muita valmisteluja aloitetaan, selvitä kaksi seikkaa:
Mitä hyötyä tapahtumasta on yleisölle?
Miten tapahtuma tukee hankkeen edistymistä tai tavoitteiden saavuttamista?
Kun hyödyt ja tavoitteet ovat selvillä, tapahtuman tavoitteet on asetettu. Näiden pohjalta on mahdollista luoda tapahtuman raamit: ohjelma, tilaisuuden kesto, ja toteutustapa. Osallistumisen hyötyjen pohdinta auttaa myös luomaan tapahtuman ydinviestit, joita käytetään tapahtuman markkinoinnissa ja tiedottamisessa.
2. Suunnittele
Tapahtumatuotantoon kuuluu useita osa-alueita, jotka kytkeytyvät toisiinsa. Samat elementit kuuluvat niin pieniin seminaareihin ja työpajoihin kuin isoihin konferensseihin tai festivaaleihin.
Muotoile kokemus tapahtumaan osallistujan näkökulmasta käsin.
Yleisöön voi luoda vaikutuksen vaatimattomallakin budjetilla. Erikokoisten ja -tyyppisten tapahtumien tuottamiseen tarvitaan kuitenkin eri määrä resursseja. Selvitä ensin, kenelle tehdään. Osallistuja havaitsee ja aistii, onko tapahtuma luotu yleisöä varten. On siis tunnettava yleisönsä. Keitä he ovat?
Minkälainen tapahtuma tuotetaan? Mikä sille tulee nimeksi? Kun määritellään tapahtuman muotoa, toteutustapaa ja rakennetta, puhutaan tapahtuman konseptoinnista. Konseptointi on luovaa ja rajatonta ajattelua.
Resurssien käytettävyys luo rajoitteet toteuttamismahdollisuuksille. Mitä hankkeen budjetissa on varattu tapahtumalle? Paljonko hankkeen työntekijöiden työtunteja voi käyttää tapahtuman järjestämiseen?
Mitä, jos resurssit eivät riitä? Jätetäänkö tekemättä?
Tuotantotyöryhmän roolit ja vastuut selviksi. Tuottaja vastaa kokonaisuuden koordinoinnista. Tuottaja huolehtii myös erilaiset sopimukset, palvelujen hankinnat, lupa- ja ilmoitusasiat. Budjetin seuranta kuuluu yleensä tuottajan tehtäviin. Suuremmassa tapahtumassa on jaettava vastuuta. Tekniikka, yleisöpalvelu, turvallisuus ja viestintä ovat tyypillisiä osa-alueita, joissa voi olla omat vastuuhenkilöt.
Sisällöt ja puhujat. Minkälainen on tapahtuman ohjelma? Keitä esiintyjiä yleisö haluaa kuulla? Ovatko juuri nämä esiintyjät saatavilla tapahtumapäiväksi? Kuka juontaa, moderoi paneelikeskustelun, fasilitoi työpajan?
Tila tarpeen mukaan. Seminaari auditoriossa ja pienryhmiin jakautuva työpajapäivä vaativat erilaiset tilat. Minkälaisen tunnelman tila luo? Miltä siellä näyttää, kuulostaa, tuoksuu? Mitkä ovat vuokraus- tai käyttöehdot? Moneltako hälytykset menevät päälle, kuka siivoaa, pääseekö parkkihalliin kuka vain? Miten tilaan löytää? Tarvitaanko erilliset opastekyltit?
Hankinnat? Tapahtuman luonteesta riippuen hankinnoille on erilaisia tarpeita. Varmista rahoittajan ohjeista, mitä kustannuksia hyväksytään ja miten palveluiden tai tavaroiden hintavertailu suoritetaan.
Esitystekniikkaa tarvitaan, jotta esitykset näkyvät ja kuuluvat koko yleisölle. Tilassa voi olla valmiina tai sinne tuodaan äänentoistoa ja valaistusta. Hybriditapahtumissa ehkä tarvitaan lisäkalustoa suoratoistoon. Kuka hoitaa tekniikan?
Saavutettavuus on yleisön huomioimista. Ovatko esiintyjien aineistot saavutettavia? Tarvitaanko esityksille tulkkausta?
Turvallisuus on varautumista poikkeustilanteisiin. Huomioi tilan yleisökapasiteetti. Iso yleisötilaisuus ulkotiloissa tai kutsuvierastilaisuus sisätiloissa muodostavat erilaisia riskejä. Noudata tilaisuuden luonteesta ja järjestämispaikasta riippuvia turvallisuusvaatimuksia. Tuotannosta ja yleisöpalvelusta vastaavien tulee tietää tilaa koskevat turvallisuusohjeet. Ensiaputaidoista ei ole haitaksi.
Esteettömyys? Tapahtumatilaa valitessa, huomioi esteettömyys niin ulkoa saavuttaessa kuin sisätiloissa. Jos tilat eivät ole esteettömät, tiedota siitä ainakin tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä.
Viestintä. Kaikessa aineistossa on oltava näkyvissä hankkeen rahoittajaohjeiden vaatimat elementit, kuten rahoittajan ja kumppanien logot. Tapahtuman toteutuspäivämäärä on hyvä olla lukittuna, kun markkinointi käynnistetään. Yleisön saamiseksi paikalle, tapahtumasta on tiedettävä ja mieluiten riittävän ajoissa. Tuota viesteihin innostusta: mikä mielettömän ajankohtainen aihe ja kuinka valovoimaiset esiintyjät! Viesti selkeästi: kenelle tapahtuma on suunnattu, milloin ja missä se järjestetään, miten ilmoittaudutaan ja onko maksullinen.
Vastuullisuus näkyy etenkin tarjoiluissa. Mitä viestivät kertakäyttökupit, reilun kaupan kahvi tai lihaton buffetlounas? Haitaksi ei ole, jos tapahtumaan voi saapua helposti myös julkisin liikennevälinein. Voidaan kehottaa jättämään auton kotiin ja tulemaan polkupyörällä.
Tuotantosuunitelma, jossa on eriteltynä esivalmisteluvaihe, tapahtumapäivän juoksutus ja purku. Päivämäärät, kellonajat ja yhteystiedot ovat tuottajalle tärkeitä työvälineitä. Tapahtumalle voi laatia erillisen viestintäsuunnitelman.
3. Toteuta
Tapahtumatuotannossa on useita liikkuvia osia. Tuottajan tulee voida seurata kaikkia yksityiskohtia. Vain siten voi olla varma, että asiat etenevät suunnitellusti. Tuottajalla on oltava tärkeimpiin asioihin myös käyttökelpoinen varasuunnitelma, jos jokin menee pieleen.
Tapahtumatuotanto vaiheittain
Suunnittelu (aloitus: 9-12 kuukautta ennen tapahtumaa)
Tavoitteiden määrittely – kumppanit ja ohjausryhmä apuna
Tapahtuman päivämäärä ja kesto
Tapahtumatila, yleisökapasiteetti
Tapahtuman nimi, tuotanto- ja viestintäsuunnitelma
Sisältöjen ja toiminnan suunnittelu, tuotantotyöryhmän muodostaminen
Valmistelu (aloitus: 9-3 kuukautta ennen tapahtumaa)
Puhujien, juontajan sekä muiden esiintyjien valinta ja kiinnittäminen
Ohjelman aikataulutus ja tauotus
Tilan, tilasuunnittelun, tekniikan, turvallisuuden ja tarjoilujen varaaminen
Markkinointi ja viestintä käyntiin
Ilmoittautumiset auki
Toteutus
Tila ja tekniikka valmiina toimintaan
Henkilöstö ja puhujat, juontaja tai työpajan fasilitaattori paikalla
Yleisö paikalle ja esitys käyntiin
Tapahtuman näkyvyyttä lisää, jos sosiaaliseen mediaan tehdään päivityksiä suoraan tapahtumasta.
Jälkityöt
Kiitokset puhujille, tapahtumatilan purku, palautteen läpikäynti ja kiitokset työryhmälle
Viestintäsuunnitelman mukaisesti laadittavat mediatiedote ja sosiaalisen median päivitykset
Raportointi ohjausryhmälle ja rahoittajalle
Viestintäaineiston, kuten videon jälkityöt ja tapahtuman tulosten levitys hankkeen viestintäkanavissa.
Kiinnostavan tapahtuman sisällöistä saadaan mediatiedote tai verkkouutinen. Kun puhujat ja tunnelmat taltioi videolle tai valokuviin, aineistoja voi hyödyntää tiedottamisessa.
3. Arvioi
Onnistuiko tapahtuma? Tapahtumaa suunnitellessa voi myös miettiä, miten mitataan sen onnistumista. Mistä tiedetään, että tapahtumalle asetetut tavoitteet täyttyivät? Mitä tapahtumasta muuten opittiin?
Yleisin onnistumisen mittari lie osallistujamäärä. Julkisesti rahoitettujen hankkeiden tapahtumat ovat lähes poikkeuksetta osallistujille maksuttomia. Kaikki ilmoittautuneet eivät saavu paikalle. Osallistujamäärän lisäksi voi tarkastella ilmoittautumismääriä.
Onnistumista voi mitata myös pitkällä aikavälillä. Tapahtumista syntyy parhaimmillaan kauaskantoisia vaikutuksia. Kaikkia vaikutuksia ei voi ennakoida. Sellaisia ovat ihmisten kohtaamisista syntyvät yllättävät yhteistyöideat, tai jopa parisuhteet
Lisälukemista
Hankeviestinnän käsikirja (2021), Metropolia Ammattikorkeakoulun julkaisuja
Esiintyvän taiteilijan näkökulma: Tehokasta kuin leikkaussalissa - Muistilista varmistamaan kestävää keikkatyötä (2022), Tikissä-blogi
Tapahtumatekniikan näkökulma: Purkkavirityksistä yhdenmukaisiin turvallisuustaitoihin - Näyttämöturvallisuus läpäisee koko organisaation (2022), Tikissä-blogi
Meillä kaikilla on oma tapamme toimia ja olla työrooleissamme. Useimpien tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeiden parissa työskentelee ihmisiä eri organisaatioista. Hankkeet ovat määräaikaisia, ja hankkeessa työtä tekevä tiimi syntyy määräajaksi. Projektia vetämään nimetään projektipäällikkö.
Projektipäällikön roolin ennakko-odotukset
Projektipäällikön onnistumista työssään arvioivat eri vaiheissa rahoittaja, ohjausryhmä, projektin työntekijät ja kumppanit, sekä projektin sidosryhmien edustajat. Miellämme päällikön roolin kukin omasta näkökulmastamme.
Eri aloilla projektityö käsitetään eri tavoin. Ennakko-odotukset projektipäällikön roolista ja projektin toteuttamistavasta voivat kummuta kunkin mukana olevan aiemmista kokemuksista. Samoin oletukset ensikertalaisen tai kokeneemman projektipäällikön kyvykkyydestä hoitaa tehtävänsä voivat olla hyvin vahvoja. Näiden oletusten läpikäynti yhdessä, projektin alkaessa, saattaa edistää yhteistyön mielekästä käynnistymistä.
Projektipäällikkönä toimimisen perusedellytykset
Onko hyvä projektipäällikkö hankkeen itsepäinen veturi vai joukon kapteeni? Keskittyykö hän käytännön suorituksiin, vai katseleeko vielä pitemmälle, hankkeen päättymisen jälkeiseen aikaan? Ei ole yhtä ja ainoaa oikeaa tapaa olla projektipäällikkö. Kyky toteuttaa projekti alusta loppuun on pääasiallinen tehtävä.
Projektipäällikkönä onnistumisen perusedellytyksiä ovat
ymmärrys projektiluontoisesta työskentelystä, jota raamittavat aika, raha ja ihmiset
ihmisten johtamisen taidot
jokin käsitys aihepiiristä, jota projekti käsittelee, vaikkei hänen tarvitse olla alan erityisasiantuntija
perustyövälineiden, kuten sähköisten raportointityökalujen, ymmärrys
Osaamistaan voi kasvattaa läpi uran, projektikokemus toisensa jälkeen. Ammattilainen hankkii todisteeksi osaamisestaan vaikkapa projektipäällikön sertifikaatin, jollaisia erilaiset kansainväliset asiaan erikoistuneet organisaatiot myöntävät.
Projektipäällikön tulee hankkeen edetessä osata reagoida muuttuviin tilanteisiin sopivalla tyylillä ja edistää hanketta sen tärkeimmät tavoitteet mielessä. Projektipäällikön on hyvä osata ja ymmärtää, tietää paljon muttei kaikkea, kantaa vastuunsa ja jakaa sitä muillekin, viestiä aktiivisesti ja luontevasti.
Paineensietokykyäkin tarvitaan.
Tiimin rooli projektin etenemisessä
Metropolia ammattikorkeakoulussa tehdään vuosittain yli sataa hanketta, joita toteuttavat kymmenet projektipäälliköt. Monet projektipäälliköt ovat vastuussa useammasta kuin yhdestä hankkeesta. Jokainen heistä on oma persoonansa ja kullakin oma tyylinsä viedä projektejaan eteenpäin.
Hankkeen onnistumisen kannalta myös projektin työntekijöiden persoonallisuudet ja tekemisen tapa ovat merkittävässä roolissa. Tiimiään ei aina voi valita. Huomioitavaa on myös se, ettei projektipäällikkö aina ole projektityöntekijöiden hallinnollinen esihenkilö.
Ihannetilanteessa projektia vetää henkilö, joka kykenee näkemään kokonaisuuden, tekemisen merkityksen ja tulosten vaikutukset niin projektin osallisille kuin laajemmin. Lisäksi hän antaa tilaa tekemiselle, selkeät roolit ja vastuut tiiminsä asiantuntijoille.
Tiimin tehtävä on toteuttaa annettuja tehtäviä tai tehtäväkokonaisuuksia ja raportoida projektipäällikölle. Tiimiläisillä voi olla täysipäiväinen tai osa-aikainen työsuhde projektiin. Tiimin sisäinen viestintä on tärkeää, jotta kaikki osalliset pysyvät ajan tasalla projektin etenemisestä.
Vahva persoona, vahva työote?
Olen työskennellyt hankkeiden viestijänä noin kymmenen eri projektipäällikön kanssa. Jokainen heistä on tuntunut tekevän työtä omana itsenään ja kunkin työtyyli on värittynyt sen mukaisesti. Yhdistävänä tekijänä voi sanoa omien kokemusten pohjalta vain, että tyypillinen projektipäällikkö on varma mielipiteistään, eikä epäröi sanoa ajatuksiaan ääneen.
Itse olen toiminut viimeksi seitsemän vuotta sitten tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeen projektipäällikkönä. Oma tavoitteeni oli taata huipputiimin onnistuminen projektin suorittamisessa. Kaiken avaimena oli avoimuus ja tasavertainen vuorovaikutus, niin tiimin kuin kumppaneidenkin kanssa. Uskon myöskin edustaneeni päällikkötyyppiä, jolla on vahva mielipide.
Projektipäällikön vahva mielipide ei muodostu omista mieltymyksistä tai hetken mielijohteesta, vaan perustellusti eri vaihtoehtoja punnittuaan, päällikkö tekee päätöksen. Se ei koskaan ole jyräävä teko, vaan osoitus sitoutumisesta valintaan, joka tukee projektipäällikön näkemyksen mukaan parhaiten projektin etua kokonaisuudessaan.
Lukemistoa
Erikson, Thomas: Kehnot pomot ympärilläni - miksi hyvä johtaminen on niin vaikeaa? (2019, Atena-kustannus)
Kähönen, Päivi: Projektipäällikön osaaminen ja taidot (7.3.2016, Pasaati)
Matti Laukko päätyi tuottamaan tapahtumia, kun kulttuurituotantoa opiskellessaan, kansainvälisessä opiskelijavaihdossa Espanjassa Madridin kulttuuri-instituutissa ollessaan sai soiton Suomesta ystäviltään. Ruisrockiin tarvittiin tekijää. Vaikka Matti oli jo ajatellut jäädä Espanjaan pysyvästi, hän päätti lähteä Ruisrockiin töihin neljän päivän varoitusajalla. Sillä tiellä hän on ollut jo yhdentoista vuoden ajan. Nyt Matti kumppaneineen tuottaa jo toista vuotta Helsingin Coffee Festivalia.
Matin ura ei kuitenkaan keskity ympäri vuoden yhteen isoon festivaalituotantoon. Hän on työskennellyt freelancer/yrittäjä -statuksella useiden muidenkin tapahtumien parissa. Näin työskentyyn syntyy mielekästä vaihtelua. "Kyllähän mä uran alussa olin kuskina ja roudarina. Ei sitä koulusta valmistuta suoraan tuottajan paikalle."
Miten Helsinki Coffee Festival syntyi ja mistä siinä on kyse?
"Vuosi sitten järjestettiin ensi kertaa kahvifestivaali Kattilahallissa Suvilahdessa. Me saatiin idea tähän kahden mun kaverin, Maijan ja Tommin kanssa siitä vielä vuosi taaksepäin. Ruvettiin vaan ideoimaan, mitä voitaisiin tehdä yhdessä. Keksittiin sitten yhtenä iltana, ettei sellaista ole Suomessa tai lähimaillakaan tehty. Noin vuoden aikana saatiin kasaan se ensimmäinen. Päätettiin jatkaa, koska se osoittautui hyväksi tapahtumaksi ja selkeästi sille oli tilausta. Sen verran tilausta, että siirrettiin saman tien isompiin tiloihin. Sekin osoittautui hyväksi ratkaisuksi. Näytteilleasettajia on nyt kolmen viikon kuluttua Kaapelitehtaalle tulossa 35-40."
"Tapahtuman ideana on tehdä kahvi tutuksi kävijöille. Oikeasti tutuksi. Miltä hyvä kahvi maistuu ja miten se tehdään."
Minkälaisia riskejä HCF:n tuottamiseen liittyy?
"Ollaan minimoitu riskit. Ekana vuonna tehtiin päätös, että jos ei saada tarpeeksi myytyä paikkoja, täytyy harkita tapahtuman tekemistä. lipunmyyntiriskillä ei haluttu tehdä tapahtumaa. Ei siis taloudellisesti kovin suuria riskejä."
Ammattilaispäivä - mitä siellä tapahtuu ja onko siellä restonomeille jotain?
"Tapahtumassa ovat alan firmat paikalla, uusimmat trendit, kahvilaadut, koneet esittelyssä. Uutta ja tuoretta tietoa, ellei sitten ole jo valmiiksi kahvialan täysinoppinut ammattilainen. Puhujat ovat ammattilaispäivänä valittu hieman eri kulmalla kuin muille päiville, tietysti."
Ammattilaiset myös kisaavat tapahtumassa, mistä siinä on kysymys?
"Kilpailujen karsinnat järjestää SCAE ja tapahtumamme HCF toimii finaaliareenana. Lauantaina on Suomen Brewer's Cup eli kuka keittää parhaat suodatinkahvit. Sunnuntaina puolestaan kisataan SM-baristan tittelistä. Voittaja lähtee baristojen MM-kilpailuihin."
Tapahtumassa saa maistella kahveja aamu- tai iltapäiväsessioissa. Onko neuvoja kävijälle, miten välttyä kofeiinin yliannostuksesta?
"Olisi hyvä syödä välissä. Tapahtumassa toki on tarjolla erinomaista ruokaa foodtruckista myytynä."
Itse en ole kokeillut, mutta niin on sanottu, että banaani on hyvä tasoittaja kahvikupillisten jälkeen. Sitä kannattaa kokeilla. Tai syödä jotain muuta.
Mitä yleisöjä tapahtuma tavoittelee?
"Tavoite on laajapohjainen yleisö. Lähdetään siitä, että kahdeksankymppisistä alaspäin kaikki tulisi tutustumaan kahviin. Viime vuonna haasteena oli, että meidän kävijä oli tyypillisen kaupunkilainen, 25-40 -vuotias. Toivomme, että myös neljästäkympistä ylöspäin olisi tulijoita, siellähän on paljon kahvinkuluttajia. Esimerkiksi vein viime vuonna omille vanhemmilleni uudet myllyt, keittimet ja tutustutin papuihin. Nythän siellä ei keskustellakaan muusta kuin hyvistä kahvilaaduista. Kyllähän kahvi teemana aika hyvin uppoaa kaikkiin; jos miettii, miksi tulla, itse aloitan usein esimerkiksi ajatuksesta, että jos kipristelee vatsaa, kannattaisi tutkia ja tutustua, mitä kahvia juo ja miten sitä keittelee.
Tapahtuma on laajentunut myös sillä, että kahvin kylkeen kuuluu tee. Nyt tapahtumassa on tarjolla myös salathéhuone, jossa pidetään teeseremonia. Se on vetänyt yleisöä niin, että seremoniapaikat on jo lähes loppuunmyyty."
Miten rakas kahvi on juomana sinulle itsellesi?
"En ole itse mikään himojuoja. Juon mieluiten yhden hyvän kahvin päivässä."
Kommentit
Ei kommentteja