Helsinki Pride 2023: Nuorten Drop-in DJ-Workshop

Yleisötapahtuma on oiva tilaisuus kohdata samasta aiheesta kiinnostuneita ihmisiä. Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeiden tapahtumissa ollaan uuden äärellä. Tapahtumissa voidaan kehittää asioita yhdessä työpajaillen tai saapua kuulemaan hankkeen tarjoamaa tuoretta tietoa. Tässä kirjoituksessa tarjolla muutamia vinkkejä lähitapahtuman järjestäjälle. 1. Harkitse huolella Tapahtumien tuottaminen vaatii aikaa, vaivaa ja rahaa. Tapahtuman täytyy houkuttaa yleisöä paikalle. Ennen kuin muita valmisteluja aloitetaan, selvitä kaksi seikkaa: Mitä hyötyä tapahtumasta on yleisölle? Miten tapahtuma tukee hankkeen edistymistä tai tavoitteiden saavuttamista? Kun hyödyt ja tavoitteet ovat selvillä, tapahtuman tavoitteet on asetettu. Näiden pohjalta on mahdollista luoda tapahtuman raamit: ohjelma, tilaisuuden kesto, ja toteutustapa. Osallistumisen hyötyjen pohdinta auttaa myös luomaan tapahtuman ydinviestit, joita käytetään tapahtuman markkinoinnissa ja tiedottamisessa. 2. Suunnittele Tapahtumatuotantoon kuuluu useita osa-alueita, jotka kytkeytyvät toisiinsa. Samat elementit kuuluvat niin pieniin seminaareihin ja työpajoihin kuin isoihin konferensseihin tai festivaaleihin. Muotoile kokemus tapahtumaan osallistujan näkökulmasta käsin. Yleisöön voi luoda vaikutuksen vaatimattomallakin budjetilla. Erikokoisten ja -tyyppisten tapahtumien tuottamiseen tarvitaan kuitenkin eri määrä resursseja. Selvitä ensin, kenelle tehdään. Osallistuja havaitsee ja aistii, onko tapahtuma luotu yleisöä varten. On siis tunnettava yleisönsä. Keitä he ovat? Minkälainen tapahtuma tuotetaan? Mikä sille tulee nimeksi? Kun määritellään tapahtuman muotoa, toteutustapaa ja rakennetta, puhutaan tapahtuman konseptoinnista. Konseptointi on luovaa ja rajatonta ajattelua. Resurssien käytettävyys luo rajoitteet toteuttamismahdollisuuksille. Mitä hankkeen budjetissa on varattu tapahtumalle? Paljonko hankkeen työntekijöiden työtunteja voi käyttää tapahtuman järjestämiseen? Mitä, jos resurssit eivät riitä? Jätetäänkö tekemättä? Tuotantotyöryhmän roolit ja vastuut selviksi. Tuottaja vastaa kokonaisuuden koordinoinnista. Tuottaja huolehtii myös erilaiset sopimukset, palvelujen hankinnat, lupa- ja ilmoitusasiat. Budjetin seuranta kuuluu yleensä tuottajan tehtäviin. Suuremmassa tapahtumassa on jaettava vastuuta. Tekniikka, yleisöpalvelu, turvallisuus ja viestintä ovat tyypillisiä osa-alueita, joissa voi olla omat vastuuhenkilöt. Sisällöt ja puhujat. Minkälainen on tapahtuman ohjelma? Keitä esiintyjiä yleisö haluaa kuulla? Ovatko juuri nämä esiintyjät saatavilla tapahtumapäiväksi? Kuka juontaa, moderoi paneelikeskustelun, fasilitoi työpajan? Tila tarpeen mukaan. Seminaari auditoriossa ja pienryhmiin jakautuva työpajapäivä vaativat erilaiset tilat. Minkälaisen tunnelman tila luo? Miltä siellä näyttää, kuulostaa, tuoksuu? Mitkä ovat vuokraus- tai käyttöehdot? Moneltako hälytykset menevät päälle, kuka siivoaa, pääseekö parkkihalliin kuka vain? Miten tilaan löytää? Tarvitaanko erilliset opastekyltit? Hankinnat? Tapahtuman luonteesta riippuen hankinnoille on erilaisia tarpeita. Varmista rahoittajan ohjeista, mitä kustannuksia hyväksytään ja miten palveluiden tai tavaroiden hintavertailu suoritetaan. Esitystekniikkaa tarvitaan, jotta esitykset näkyvät ja kuuluvat koko yleisölle. Tilassa voi olla valmiina tai sinne tuodaan äänentoistoa ja valaistusta. Hybriditapahtumissa ehkä tarvitaan lisäkalustoa suoratoistoon. Kuka hoitaa tekniikan? Saavutettavuus on yleisön huomioimista. Ovatko esiintyjien aineistot saavutettavia? Tarvitaanko esityksille tulkkausta? Turvallisuus on varautumista poikkeustilanteisiin. Huomioi tilan yleisökapasiteetti. Iso yleisötilaisuus ulkotiloissa tai kutsuvierastilaisuus sisätiloissa muodostavat erilaisia riskejä. Noudata tilaisuuden luonteesta ja järjestämispaikasta riippuvia turvallisuusvaatimuksia. Tuotannosta ja yleisöpalvelusta vastaavien tulee tietää tilaa koskevat turvallisuusohjeet. Ensiaputaidoista ei ole haitaksi. Esteettömyys? Tapahtumatilaa valitessa, huomioi esteettömyys niin ulkoa saavuttaessa kuin sisätiloissa. Jos tilat eivät ole esteettömät, tiedota siitä ainakin tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä. Viestintä. Kaikessa aineistossa on oltava näkyvissä hankkeen rahoittajaohjeiden vaatimat elementit, kuten rahoittajan ja kumppanien logot. Tapahtuman toteutuspäivämäärä on hyvä olla lukittuna, kun markkinointi käynnistetään. Yleisön saamiseksi paikalle, tapahtumasta on tiedettävä ja mieluiten riittävän ajoissa. Tuota viesteihin innostusta: mikä mielettömän ajankohtainen aihe ja kuinka valovoimaiset esiintyjät! Viesti selkeästi: kenelle tapahtuma on suunnattu, milloin ja missä se järjestetään, miten ilmoittaudutaan ja onko maksullinen. Vastuullisuus näkyy etenkin tarjoiluissa. Mitä viestivät kertakäyttökupit, reilun kaupan kahvi tai lihaton buffetlounas? Haitaksi ei ole, jos tapahtumaan voi saapua helposti myös julkisin liikennevälinein. Voidaan kehottaa jättämään auton kotiin ja tulemaan polkupyörällä. Tuotantosuunitelma, jossa on eriteltynä esivalmisteluvaihe, tapahtumapäivän juoksutus ja purku. Päivämäärät, kellonajat ja yhteystiedot ovat tuottajalle tärkeitä työvälineitä.​ Tapahtumalle voi laatia erillisen viestintäsuunnitelman. 3. Toteuta Tapahtumatuotannossa on useita liikkuvia osia. Tuottajan tulee voida seurata kaikkia yksityiskohtia. Vain siten voi olla varma, että asiat etenevät suunnitellusti. Tuottajalla on oltava tärkeimpiin asioihin myös käyttökelpoinen varasuunnitelma, jos jokin menee pieleen. Tapahtumatuotanto vaiheittain Suunnittelu (aloitus: 9-12 kuukautta ennen tapahtumaa)​ Tavoitteiden määrittely – kumppanit ja ohjausryhmä apuna​ Tapahtuman päivämäärä ja kesto Tapahtumatila, yleisökapasiteetti​ Tapahtuman nimi, tuotanto- ja viestintäsuunnitelma Sisältöjen ja toiminnan suunnittelu, tuotantotyöryhmän muodostaminen​ Valmistelu (aloitus: 9-3 kuukautta ennen tapahtumaa)​ Puhujien, juontajan sekä muiden esiintyjien valinta ja kiinnittäminen Ohjelman aikataulutus​ ja tauotus Tilan, tilasuunnittelun, tekniikan, turvallisuuden ja tarjoilujen varaaminen​ Markkinointi ja viestintä käyntiin Ilmoittautumiset auki Toteutus​ Tila ja tekniikka valmiina toimintaan Henkilöstö ja puhujat, juontaja tai työpajan fasilitaattori paikalla​ Yleisö paikalle ja esitys käyntiin Tapahtuman näkyvyyttä lisää, jos sosiaaliseen mediaan tehdään päivityksiä suoraan tapahtumasta.​ Jälkityöt​ Kiitokset puhujille, tapahtumatilan purku, palautteen läpikäynti ja kiitokset työryhmälle​ Viestintäsuunnitelman mukaisesti laadittavat mediatiedote ja sosiaalisen median päivitykset Raportointi ohjausryhmälle ja rahoittajalle​ Viestintäaineiston, kuten videon jälkityöt ja tapahtuman tulosten levitys hankkeen viestintäkanavissa.​ Kiinnostavan tapahtuman sisällöistä saadaan mediatiedote tai verkkouutinen. Kun puhujat ja tunnelmat taltioi videolle tai valokuviin, aineistoja voi hyödyntää tiedottamisessa. 3. Arvioi Onnistuiko tapahtuma? Tapahtumaa suunnitellessa voi myös miettiä, miten mitataan sen onnistumista. Mistä tiedetään, että tapahtumalle asetetut tavoitteet täyttyivät? Mitä tapahtumasta muuten opittiin? Yleisin onnistumisen mittari lie osallistujamäärä. Julkisesti rahoitettujen hankkeiden tapahtumat ovat lähes poikkeuksetta osallistujille maksuttomia. Kaikki ilmoittautuneet eivät saavu paikalle. Osallistujamäärän lisäksi voi tarkastella ilmoittautumismääriä. Onnistumista voi mitata myös pitkällä aikavälillä. Tapahtumista syntyy parhaimmillaan kauaskantoisia vaikutuksia. Kaikkia vaikutuksia ei voi ennakoida. Sellaisia ovat ihmisten kohtaamisista syntyvät yllättävät yhteistyöideat, tai jopa parisuhteet Lisälukemista Hankeviestinnän käsikirja (2021), Metropolia Ammattikorkeakoulun julkaisuja Esiintyvän taiteilijan näkökulma: Tehokasta kuin leikkaussalissa - Muistilista varmistamaan kestävää keikkatyötä (2022), Tikissä-blogi Tapahtumatekniikan näkökulma: Purkkavirityksistä yhdenmukaisiin turvallisuustaitoihin - Näyttämöturvallisuus läpäisee koko organisaation (2022), Tikissä-blogi

Meillä kaikilla on oma tapamme toimia ja olla työrooleissamme. Useimpien tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeiden parissa työskentelee ihmisiä eri organisaatioista. Hankkeet ovat määräaikaisia, ja hankkeessa työtä tekevä tiimi syntyy määräajaksi. Projektia vetämään nimetään projektipäällikkö. Projektipäällikön roolin ennakko-odotukset Projektipäällikön onnistumista työssään arvioivat eri vaiheissa rahoittaja, ohjausryhmä, projektin työntekijät ja kumppanit, sekä projektin sidosryhmien edustajat. Miellämme päällikön roolin kukin omasta näkökulmastamme. Eri aloilla projektityö käsitetään eri tavoin. Ennakko-odotukset projektipäällikön roolista ja projektin toteuttamistavasta voivat kummuta kunkin mukana olevan aiemmista kokemuksista. Samoin oletukset ensikertalaisen tai kokeneemman projektipäällikön kyvykkyydestä hoitaa tehtävänsä voivat olla hyvin vahvoja. Näiden oletusten läpikäynti yhdessä, projektin alkaessa, saattaa edistää yhteistyön mielekästä käynnistymistä. Projektipäällikkönä toimimisen perusedellytykset Onko hyvä projektipäällikkö hankkeen itsepäinen veturi vai joukon kapteeni? Keskittyykö hän käytännön suorituksiin, vai katseleeko vielä pitemmälle, hankkeen päättymisen jälkeiseen aikaan? Ei ole yhtä ja ainoaa oikeaa tapaa olla projektipäällikkö. Kyky toteuttaa projekti alusta loppuun on pääasiallinen tehtävä. Projektipäällikkönä onnistumisen perusedellytyksiä ovat ymmärrys projektiluontoisesta työskentelystä, jota raamittavat aika, raha ja ihmiset ihmisten johtamisen taidot jokin käsitys aihepiiristä, jota projekti käsittelee, vaikkei hänen tarvitse olla alan erityisasiantuntija perustyövälineiden, kuten sähköisten raportointityökalujen, ymmärrys Osaamistaan voi kasvattaa läpi uran, projektikokemus toisensa jälkeen. Ammattilainen hankkii todisteeksi osaamisestaan vaikkapa projektipäällikön sertifikaatin, jollaisia erilaiset kansainväliset asiaan erikoistuneet organisaatiot myöntävät. Projektipäällikön tulee hankkeen edetessä osata reagoida muuttuviin tilanteisiin sopivalla tyylillä ja edistää hanketta sen tärkeimmät tavoitteet mielessä. Projektipäällikön on hyvä osata ja ymmärtää, tietää paljon muttei kaikkea, kantaa vastuunsa ja jakaa sitä muillekin, viestiä aktiivisesti ja luontevasti.   Paineensietokykyäkin tarvitaan. Tiimin rooli projektin etenemisessä Metropolia ammattikorkeakoulussa tehdään vuosittain yli sataa hanketta, joita toteuttavat kymmenet projektipäälliköt. Monet projektipäälliköt ovat vastuussa useammasta kuin yhdestä hankkeesta. Jokainen heistä on oma persoonansa ja kullakin oma tyylinsä viedä projektejaan eteenpäin. Hankkeen onnistumisen kannalta myös projektin työntekijöiden persoonallisuudet ja tekemisen tapa ovat merkittävässä roolissa. Tiimiään ei aina voi valita. Huomioitavaa on myös se, ettei projektipäällikkö aina ole projektityöntekijöiden hallinnollinen esihenkilö. Ihannetilanteessa projektia vetää henkilö, joka kykenee näkemään kokonaisuuden, tekemisen merkityksen ja tulosten vaikutukset niin projektin osallisille kuin laajemmin. Lisäksi hän antaa tilaa tekemiselle, selkeät roolit ja vastuut tiiminsä asiantuntijoille.  Tiimin tehtävä on toteuttaa annettuja tehtäviä tai tehtäväkokonaisuuksia ja raportoida projektipäällikölle. Tiimiläisillä voi olla täysipäiväinen tai osa-aikainen työsuhde projektiin. Tiimin sisäinen viestintä on tärkeää, jotta kaikki osalliset pysyvät ajan tasalla projektin etenemisestä.  Vahva persoona, vahva työote? Olen työskennellyt hankkeiden viestijänä noin kymmenen eri projektipäällikön kanssa. Jokainen heistä on tuntunut tekevän työtä omana itsenään ja kunkin työtyyli on värittynyt sen mukaisesti. Yhdistävänä tekijänä voi sanoa omien kokemusten pohjalta vain, että tyypillinen projektipäällikkö on varma mielipiteistään, eikä epäröi sanoa ajatuksiaan ääneen. Itse olen toiminut viimeksi seitsemän vuotta sitten tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeen projektipäällikkönä. Oma tavoitteeni oli taata huipputiimin onnistuminen projektin suorittamisessa. Kaiken avaimena oli avoimuus ja tasavertainen vuorovaikutus, niin tiimin kuin kumppaneidenkin kanssa. Uskon myöskin edustaneeni päällikkötyyppiä, jolla on vahva mielipide. Projektipäällikön vahva mielipide ei muodostu omista mieltymyksistä tai hetken mielijohteesta, vaan perustellusti eri vaihtoehtoja punnittuaan, päällikkö tekee päätöksen. Se ei koskaan ole jyräävä teko, vaan osoitus sitoutumisesta valintaan, joka tukee projektipäällikön näkemyksen mukaan parhaiten projektin etua kokonaisuudessaan. Lukemistoa Erikson, Thomas: Kehnot pomot ympärilläni - miksi hyvä johtaminen on niin vaikeaa? (2019, Atena-kustannus) Kähönen, Päivi: Projektipäällikön osaaminen ja taidot (7.3.2016, Pasaati)

Matti Laukko päätyi tuottamaan tapahtumia, kun kulttuurituotantoa opiskellessaan, kansainvälisessä opiskelijavaihdossa Espanjassa Madridin kulttuuri-instituutissa ollessaan sai soiton Suomesta ystäviltään. Ruisrockiin tarvittiin tekijää. Vaikka Matti oli jo ajatellut jäädä Espanjaan pysyvästi, hän päätti lähteä Ruisrockiin töihin neljän päivän varoitusajalla. Sillä tiellä hän on ollut jo yhdentoista vuoden ajan. Nyt Matti kumppaneineen tuottaa jo toista vuotta Helsingin Coffee Festivalia. Matin ura ei kuitenkaan keskity ympäri vuoden yhteen isoon festivaalituotantoon.  Hän on työskennellyt freelancer/yrittäjä -statuksella useiden muidenkin tapahtumien parissa. Näin työskentyyn syntyy mielekästä vaihtelua.  "Kyllähän mä uran alussa olin kuskina ja roudarina. Ei sitä koulusta valmistuta suoraan tuottajan paikalle." Miten Helsinki Coffee Festival syntyi ja mistä siinä on kyse? "Vuosi sitten järjestettiin ensi kertaa kahvifestivaali Kattilahallissa Suvilahdessa. Me saatiin idea tähän kahden mun kaverin, Maijan ja Tommin kanssa siitä vielä vuosi taaksepäin. Ruvettiin vaan ideoimaan, mitä voitaisiin tehdä yhdessä. Keksittiin sitten yhtenä iltana, ettei sellaista ole Suomessa tai lähimaillakaan tehty. Noin vuoden aikana saatiin kasaan se ensimmäinen. Päätettiin jatkaa, koska se osoittautui hyväksi tapahtumaksi ja selkeästi sille oli tilausta. Sen verran tilausta, että siirrettiin saman tien isompiin tiloihin. Sekin osoittautui hyväksi ratkaisuksi. Näytteilleasettajia on nyt kolmen viikon kuluttua Kaapelitehtaalle tulossa 35-40." "Tapahtuman ideana on tehdä kahvi tutuksi kävijöille. Oikeasti tutuksi. Miltä hyvä kahvi maistuu ja miten se tehdään." Minkälaisia riskejä HCF:n tuottamiseen liittyy? "Ollaan minimoitu riskit. Ekana vuonna tehtiin päätös, että jos ei saada tarpeeksi myytyä paikkoja, täytyy harkita tapahtuman tekemistä.  lipunmyyntiriskillä ei haluttu tehdä tapahtumaa. Ei siis taloudellisesti kovin suuria riskejä." Ammattilaispäivä - mitä siellä tapahtuu ja onko siellä restonomeille jotain? "Tapahtumassa ovat alan firmat paikalla, uusimmat trendit, kahvilaadut, koneet esittelyssä. Uutta ja tuoretta tietoa, ellei sitten ole jo valmiiksi kahvialan täysinoppinut ammattilainen. Puhujat ovat ammattilaispäivänä valittu hieman eri kulmalla kuin muille päiville, tietysti." Ammattilaiset myös kisaavat tapahtumassa, mistä siinä on kysymys? "Kilpailujen karsinnat järjestää SCAE ja tapahtumamme HCF toimii finaaliareenana. Lauantaina on Suomen Brewer's Cup eli kuka keittää parhaat suodatinkahvit. Sunnuntaina puolestaan kisataan SM-baristan tittelistä. Voittaja lähtee baristojen MM-kilpailuihin." Tapahtumassa saa maistella kahveja aamu- tai iltapäiväsessioissa. Onko neuvoja kävijälle, miten välttyä kofeiinin yliannostuksesta? "Olisi hyvä syödä välissä. Tapahtumassa toki on tarjolla erinomaista ruokaa foodtruckista myytynä." Itse en ole kokeillut, mutta niin on sanottu, että banaani on hyvä tasoittaja kahvikupillisten jälkeen. Sitä kannattaa kokeilla. Tai syödä jotain muuta. Mitä yleisöjä tapahtuma tavoittelee? "Tavoite on laajapohjainen yleisö. Lähdetään siitä, että kahdeksankymppisistä alaspäin kaikki tulisi tutustumaan kahviin. Viime vuonna haasteena oli, että meidän kävijä oli tyypillisen kaupunkilainen, 25-40 -vuotias. Toivomme, että myös neljästäkympistä ylöspäin olisi tulijoita, siellähän on paljon kahvinkuluttajia. Esimerkiksi vein viime vuonna omille vanhemmilleni uudet myllyt, keittimet ja tutustutin papuihin. Nythän siellä ei keskustellakaan muusta kuin hyvistä kahvilaaduista. Kyllähän kahvi teemana aika hyvin uppoaa kaikkiin; jos miettii, miksi tulla, itse aloitan usein esimerkiksi ajatuksesta, että jos kipristelee vatsaa, kannattaisi tutkia ja tutustua, mitä kahvia juo ja miten sitä keittelee. Tapahtuma on laajentunut myös sillä, että kahvin kylkeen kuuluu tee. Nyt tapahtumassa on tarjolla myös salathéhuone, jossa pidetään teeseremonia. Se on vetänyt yleisöä niin, että seremoniapaikat on jo lähes loppuunmyyty." Miten rakas kahvi on juomana sinulle itsellesi? "En ole itse mikään himojuoja. Juon mieluiten yhden hyvän kahvin päivässä."