Tikissä

Tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminnan sydämessä

Avainsana: hankeviestintä

Uutiset ovat suodatettua tietoa
18.11.2021
Milla Åman Kyyrö

Ammattikorkeakoulujen tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeiden piirissä toteutetaan usein käytännönläheisiä kokeiluja. Niiden tarkoituksena on todentaa, miten jokin uusi asia toimii käytännössä. Kyseessä voi olla jokin uusi toimintamalli tai fyysinen tuote, jota halutaan testata aidossa käyttöympäristössä. Testaaminen tuottaa tärkeää tietoa näiden toimintamallien tai tuotteiden kehittäjille ja on siten arvokasta työtä. Hankkeiden työn tuloksille halutaan myös laajempaa näkyvyyttä. Yleensä koetaan myönteiseksi, jos uutismediat kiinnostuvat kokeiluista ja niistä saaduista tuloksista. Vakiintuneiden, toimitettujen uutismedioiden tuottamiin uutisiin suhtaudutaan Suomessa yhä melko luottavaisesti. Media tavoittaa laajemmat yleisöt kuin yksittäisen hankkeen viestintäkanavat. Median kiinnostuksen kääntöpuolena on riski siitä, että hanketyö saa jostain syystä kielteistä julkisuutta. Kyse voi olla vaikkapa väärän tiedon leviämisestä, misinformaatiosta. Media toimii kilpaillussa ympäristössä, jossa kaikki reagoivat nopeasti uutiskynnyksen ylittäviin tapahtumiin. Huomioarvoa mitataan otsikoiden klikkauksien määrissä. Suosituimmat uutiset myös saavat nopeasti laajempaa näkyvyyttä lukijoiden linkkijakoina. Väärän tiedon levittyä, sen korjaaminen on hankalaa. Kaikki tieto ei mahdu uutisiin Hankkeissa toimivien vastuulla on tarjota medialle ja muille yleisölle parasta mahdollista saatavilla olevaa tietoa. Uutismedioissa työskennellään aikapaineen alla. Päivittäisuutiset eivät aina taustoita tapahtumia tai ilmiöitä kovinkaan laajasti. Hanketoimijoiden on hyväksyttävä, että hanke voidaan saada näkyviin mediassa, muttei välttämättä juuri siitä näkökulmasta, kuin olisi toivottu. Kaikki oleelliset näkökulmat ja havainnot eivät tosin mahdu hankkeissakaan toteutetun viestinnän sisältöihin. Hankkeiden omassa uutisoinnissakin tehdään valintoja ja linjauksia: hankkeiden sosiaalisen median päivityksissä, rapoteissa ja tiedotteissa tiivistetään pitkällä aikajänteellä kertynyttä tietosisältöä. tuloksista viestiminen vaatii usein tiedon yleistajuistamista kohdeyleisölle sopivalla tavalla. Selkeä viestintä vaatii kiteyttämisen taitoa, mutta liiallista yksinkertaistamista tulee välttää. Hankkeiden tiedotustyössä on hyvä olla mukana aihealueeseen syventynyt viestijä, joka kykenee taustoittamaan asioita ymmärrettävästi niin journalisteille kuin suurelle yleisölle. Kriisitilanne vaatii nopeaa reagointia Omassa työssäni olen toiminut monien robottibussikokeilujen viestinnästä vastaavana asiantuntijana. Kirjoitin heinäkuussa 2020 Tikissä-blogiin hankkeiden kriisiviestinnän ennakoivasta suunnittelusta. Marraskuussa 2021 kohdattiin päivä, jota kukaan robottibussihankkeissa toimiva ei halua kohdata: peltikolari. Robottibussikolarissa oli kyse turvakuljettajana toimineen ihmisen tekemästä inhimillisestä virheestä manuaaliajossa, kuten Helsingin Sanomat uutisoi. Robotti ei ollut kolariin syyllinen. Kun ensimmäinen versio uutisista ilmestyi verkkolehtiin, korvaamaton vahinko robottibussien maineelle oli lähellä. Juttujen otsikoissa mainittiin vain robottibussin kolaroineen. Täsmentävää tietoa ihmiskuskin roolista vahingon aiheuttajana ei mainittu. Luonnollisesti monet lukijat, mediaan luottaen, ottivat jutun totena. Uutisten lukijakommenteissa irvileuat ilakoivat. Tällaisessa tilanteessa on syytä saattaa toimittajat nopeasti ajan tasalle vahingon syistä ja vaatia oikaisua juttuun. Näin toimittiin nytkin ja saman iltapäivän aikana alkuperäisten uutisjuttujen otsikoita päivitettiin. Tämän jälkeen uutisen suosio hiipuikin. Esimerkissä mainittu kolari olisi todennäköisesti voitu välttää, mikäli ajoneuvo olisi kulkenut automaattiajossa. Robotti olisi tehnyt äkkipysäytyksen havaitessaan törmäysriskin. Tätä näkökulmaa ei oikaistuissa uutisjutuissa tuoda esiin. Eikä oikaistu juttuversio välttämättä tavoita koko yleisöä. Emme voi lopulta mitenkään olla täysin varmoja, kuinka monelle robottibussin kolarointiuutisen lukeneelle on jäänyt vääristynyt mielikuva robottibussien turvallisuudesta. Hankkeiden parissa työskentelevien tehtäväksi jää korjata mahdollisia väärinkäsityksiä ja tuoda esiin tosiasiat vielä kriisitilanteen lauettuakin.

Lue lisää

Hankkeiden välisellä viestintäyhteistyöllä kohti laajempaa vaikuttavuutta
26.8.2021
Oscar Nissin & Milla Åman Kyyrö

Ammattikorkeakoulujen tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan (TKI) määrä ja laajuus ovat kasvaneet vuosikymmenessä. Näin kasvusta kerrotaan ammattikorkeakoulujen rehtorineuvosto Arenen Vaikuttava ammattikorkeakoulu – TKI-toiminta ammattikorkeakouluissa 2021-raportissa; Vuonna 2015 ulkoisen rahoituksen osuus ammattikorkeakoulujen koko liikevaihdosta oli 7 prosenttia, mutta vuoteen 2020 mennessä osuus oli noussut 12 prosenttiin. TKI-henkilöstön osuus ammattikorkeakoulujen koko henkilöstöstä on kasvanut vuodesta 2015 lähtien tasaisesti, reilusta 9 prosentista yli 15 prosenttiin koko henkilöstöstä. TKI-työn määrä on edelleen suhteellisen matala suhteutettuna vastaaviin kansainvälisiin korkeakouluihin. Suurin osa TKI-rahoituksesta tulee julkisista rahoituslähteistä, kuten Euroopan unionilta, Suomen valtiolta tai kunnilta. Hankkeilla kehitetään suomalaista työelämää ja yhteiskuntaa. TKI-hanketoiminnan laajentuessa halutaan myös kasvattaa toiminnan näkyvyyttä. Viestintä on vaikuttavuuden kannalta kriittisessä asemassa. TKI-toiminnan tueksi tarvitaan viestintää, joka auttaa pyrkimyksissä saada lisää mediaosumia, asiantuntijahaastatteluja ja suosiota sosiaalisessa mediassa. Viestinnän suunnitteluun ja toteuttamiseen eri hankkeita toteuttavat sisältöasiantuntijat usein tarvitsevat viestinnän asiantuntijan apua. Tällä hetkellä ammattikorkeakoulujen TKI-toiminnan ja siihen kuuluvien hankkeiden viestinnän vastuut on järjestetty monin eri tavoin. Ammattikorkeakoulujen viestintäyksikköjen resurssit eivät riitä yksittäisten hankkeiden viestintätoimenpiteiden tueksi, vaan hankkeen viestintä on ensisijaisesti hankerahoituksella suoritettavaa työtä. Tässä blogimerkinnässä kerromme Metropolia ammattikorkeakoulun älykkään liikkumisen innovaatiokeskittymän hankeviestinnän toimintamallista, joka on kehittynyt viimeisen viiden vuoden ajan. Yleisöä kiinnostaa ensisijaisesti, mitä hyötyä hankkeesta on Metropolia Ammattikorkeakoulu käynnisti ensimmäisenä Suomessa autonomisen sähköbussin pilotoinnin vuonna 2015. Robottibussipilotteja toteutetaan yhä vuonna 2021. Helsingin julkisilla kaduilla ajetut robottibussikokeilut ovat olleet innostusta herättänyttä ja näkyvää hanketyötä. Ne ovat kiinnostaneet yleisöä ja mediaa aina ulkomaita myöten. Hankerahoituksia on saatu rinnakkaisiin ja peräkkäisiin toteutuksiin eri rahoituslähteistä. Innovaatiokeskittymä tunnetaan tänä päivänä parhaiten robottibussikokeiluista. Se on leima, joka julkisen näkyvyyden kautta on syntynyt. Eri robottibussihankkeet ovat jakaneet periaatteessa saman yleisön. Sen vuoksi eri hankkeiden välillä on mietitty yhdessä älykkään liikkumisen innovaatiokeskittymän ulkoista viestintää ja sen tehostamista. Yhtenä käytännön ratkaisuna on perustettu kaikille hankkeille yhteisiä, innovaatiokeskittymän toiminnasta kertovia sosiaalisen median tilejä. Näille alustoille ovat voineet julkaista erilaista viestintäaineistoa niin hankkeen projektipäällikkö, innovaatiojohtaja kuin hankeviestijä. Yhteistyöllä on varmistettu, ettei tehdä turhaan päällekkäistä työtä. Yhteisesti päivitettävissä somekanavissa on voitu tulla esiin Metropolian innovaatiokeskittymä edellä. Viesti yleisölle ja medialle on ollut samanhenkinen: me tehtiin tällainen, tervetuloa kokeilemaan! Yhdessä tehty viestintä voi palvella paremmin aihepiiristä kiinnostunutta yleisöä, jonka ei tarvitse etsiä jokaisen hankkeen omaa viestintäkanavaa saadakseen ajantasaista tietoa. Yhteisviestintä ei koskaan poista vastuuta toteuttaa kunkin yksittäisen hankkeen omaa, hankehakemuksen perusteella suunniteltua ja rahoitettua viestintää. On kuitenkin hyödyksi yhdistää tarvittaessa voimia, sen sijaan että kilpaillaan samoista yleisöistä tai median huomiosta. Robottibussihankkeilla näkyvyyden saavuttaminen ja viestintä ovat kuitenkin kohtalaisen helppoa. Kyseessä kun on sympaattinen liikenneväline, jonka kyytiin voi astua tai jonka voi nähdä ajavan kadulla. Viestintäosaaminen punnitaan, kun pitäisi kertoa teknologiasta, jonka käytännön sovellutukset eivät ole käsin kosketeltavissa. Esimerkiksi, kun tehtävänä on saada media ja yleisö innostumaan 5G-verkon kehittämisprojektista, jossa ainoa näkyvä asia on harmaa laatikko katseilta suojatussa tilassa. Hankerahoitus ohjaa yhä silpputyöhön Hankeviestinnän kannalta hedelmällisintä on, jos viestinnän asiantuntija saa syventyä hankkeen teema-alueeseen työskennellen yhdessä sisältöasiantuntijoiden kanssa. Näin ymmärrys aihepiiristä ja sidosryhmistä kasvaa. Tiettyyn teemaan keskittyvä viestinnän asiantuntija toimii parhaimmillaan hankkeiden viestinnän tarpeita ennakoivana, koordinoivana ja kokoavana tekijänä. Metropolian älykkään liikkumisen TKI-hankkeissa on vakituisia projektipäälliköitä, mutta muu henkilöstö rekrytoidaan tyypillisesti määräaikaisiin työsuhteisiin. Hankkeiden viestinnästä vastaavaksi on rekrytoitu talon sisältä jo vakituisessa työsuhteessa oleva viestinnän asiantuntija. Tämä on ollut mahdollista erityisesti, koska hankkeiden rahoitushakemuksissa viestintäasiantuntijan rooliin on anottu ja myönnetty rahoitusta hankkeiden projektipäälliköt ovat nähneet ratkaisun järkeväksi viestinnän asiantuntija on kokenut työnkuvan mielekkääksi ratkaisulla on ollut johdon tuki. Määräaikaisen ja vakituisen työntekijän hanketyöhön palkkaamisen riskit ovat erilaiset. Viestintäasiantuntijaresurssin jakamisen onnistuminen on luonnollisesti kiinni hankkeiden toteutusjaksoista, rahoituskausista ja hakemusten läpimenosta. Rahoitusehtojen mukaisesti kaikki hankkeille tehtävä työ kirjataan tarkasti, jotta nähdään esimerkiksi viestintäasiantuntijan käyttämän työajan kohdentuneen rahoitettuun hankkeeseen. Monelle organisaatiolle haastavin tilanne on se, että hankkeista maksettava viestintäasiantuntijan työaikaosuus ei kata täyttä työaikaa. Metropolian esimerkkitapauksessa osa henkilötyöajasta onkin käytetty muuhun TKI-toimintaan kytkeytyvään viestintätyöhön, joka on kustannettu ammattikorkeakoulun tukipalveluna. Toisin kuin hankekaudelle palkatun määräaikaisen työntekijän osalta, vakituisen viestintäasiantuntijan tietotaito ei katoa hankekausien nivelvaiheissa mihinkään, vaan voidaan aktivoida uudelleen alkavien hankkeiden käynnistyessä. Tämä vaatii luonnollisesti työntekijältä valmiuksia joustaa omissa työtehtävissä ja toisaalta työnantajalta taloudellista kykyä sitoutua järjestelyyn. Yhteistyön hyödyt viestinnän kehittämisessä Robottibussihankkeiden pilottireittien ajamisen aikana on jaettu tietoa robottibussien teknisistä ominaisuuksista ja niiden käyttöönoton reunaehdoista kaikissa mahdollisissa kanavissa. Samoihin yleisön ja median esittämiin peruskysymyksiin on vastattu vuosi toisensa jälkeen. Muutaman vuoden läheinen yhteistyö teeman parissa auttaa, jos insinööri on estynyt saapumasta robottibussin esittelytilaisuuteen. Viestinnän asiantuntija voi astua esiin luottavaisin mielin ja vastata yleisön kysymyksiin. Toisin sanoen, kun sama viestinnän asiantuntija toimii useamman älyliikenneteemaisen hankkeen viestinnästä vastaavana TKI-hanketyöntekijänä, hänen on mahdollista oppia uutta, syventää ja laajentaa käsityksiään aiheesta. Hankkeiden edetessä viestijä oppii sisältöasiantuntijoilta alan näkymistä omaksuu alan sanastoa hahmottaa alan verkostoja ja ekosysteemiä kytkee toiminnan merkityksiä laajemmin yhteiskunnassa tapahtuvaan kehitykseen. Tietoa omaksuu parhaiten olemalla mukana käytännön hanketyössä ja kohtaamalla ihmiset, niin hankkeen toteuttajat kuin osallistujat. Kehittäjien ja käyttäjien kohtaaminen auttaa viestijää muokkaamaan luontevasti erilaisia sisältöjä eri yleisöille. Samalla on huomioitava, että kiinteässä yhteistyössä hankkeen toteuttajien kanssa toimiva viestijä voi osallistua myös uusien hankkeiden suunnitteluun entistä vankemmalla alan asiantuntemuksella. Ammattikorkeakoulu on asiantunteva kehittämiskumppani, joka välittää tietoa kokeiluista ja niiden tuloksista verkkoon sekä median edustajille ja sitä kautta suurelle yleisölle. Kun kysymys on uudesta teknologiasta, hankeviestijän on opittava paljon uutta. On ymmärrettävä teknologian murroksen vaikutukset laajemmin kuin yhden hankkeen piirissä ja huolehdittava, että hankkeista ulospäin lähtevä tieto perustuu tosiasioihin eikä yliampuvaan hehkutukseen. Yhteistyössä pohtimalla löytyvät parhaat ratkaisut eri tilanteisiin. Jos viestinnän rooli hanketoiminnan vaikuttavuuden kasvun tukena arvotetaan riittävän korkealle, on mahdollista resursoida henkilötyövuosia viestintäasiantuntijuuteen yksittäistä hanketta laajemmin. Suosittelemme ottamaan asian harkintaan jokaisessa ammattikorkeakoulussa, jossa on laajemmin eri alojen TKI-hanketoimintaa. Kirjoittajat Oscar Nissin on Metropolia Ammattikorkeakoulun älykkään liikkumisen innovaatiokeskittymän innovaatiojohtaja. Tutustu Oscariin tarkemmin Metropolian People Finderissa. Milla Åman Kyyrö on Metropolia Ammattikorkeakoulun TKI-viestinnän asiantuntija, jonka työpanosta on hyödynnetty älykkään liikkumisen innovaatiokeskittymän robottibussihankkeissa vuodesta 2016 alkaen. Tutustu Millaan tarkemmin Metropolian People Finderissa.

Lue lisää

Viisi vinkkiä hankeviestintään
http://siluetti%20henkilöstä%20joka%20hyppää%20korkealle%20ilmaan,%20taustalla%20auringonnousu%20ja%20taivasta
20.5.2021
Milla Åman Kyyrö

Viestintä tukee tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeissa (TKI) tehtävää työtä hankkeen koko elinkaaren ajan. Hankkeet ovat ainutkertaisia kokonaisuuksia, joille on myönnetty rahoitusta tiettyjen, ennalta määriteltyjen tavoitteiden saavuttamista varten. Usein hankkeiden viestinnän toteuttamisen resurssit ovat rajalliset, mutta viestintään kohdistuvat toiveet rajattomat. Tämän blogimerkinnän viisi vinkkiä muistuttavat keskittymään oleelliseen. 1: Suunnittele tarpeiden mukaisesti Viestinnälle asetettavat odotukset tulee suhteuttaa hankerahoituksessa myönnettyyn resurssiin. Jos hankkeella ei ole riittävästi työaikaresurssia tai ostopalvelubudjettia, on viestintätoimenpiteiden tärkeysjärjestystä tarkasteltava realistisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa, että ensisijaisesti toteutettavia toimenpiteitä ovat rahoittajan vaatimusten ja ohjeiden noudattaminen hankesuunnitelman mukaisten työkokonaisuuksien toteutumista tukeva viestintä hankkeen kohderyhmien tavoittaminen hankkeen tuloksien levittäminen Toissijaisesti voidaan toteuttaa muut tarpeet, joita jokaisessa hankkeessa riittää. 2: Sitouta kumppanit kehittämään yhdessä Ulkopuolista rahoitusta saavaa hanketta toteuttaa tyypillisesti useampi organisaatio yhdessä. Toimiva hankekumppanuus pohjautuu yhteisten tavoitteiden asettamiselle ja luottamuksen rakentamiselle hankkeessa toimivien välille. Hankkeen käynnistyessä on hyvä työstää ja sopia kumppanien kanssa yhdessä viestinnän toteuttamisen pelisäännöt ja ohjeet viestinnän tavoitteet ja toteutustarpeet käytännön toimenpiteet, joihin kaikki osalliset kokevat voivansa sitoutua. 3: Toteuta tehokkaasti! Ihannetilanteessa hanke viestii toimintansa edistymisestä säännöllisesti, eli lähettää uutiskirjeitä, julkaisee päivityksiä sosiaalisessa mediassa ja tiedottaa tulossa olevista tapahtumista. Jos resurssit eivät riitä aivan kaikkeen, on hyvä tunnistaa pääasialliset viestintätarpeet ennakoida tärkeimpien viestintätoimenpiteiden ajoitus sopia, kuka tekee päätökset viestintäresurssien suuntaamisesta ja käyttämisestä toimia riittävän joustavasti, sillä hankkeen toteutuksessa voi tulla viivästyksiä tai muutoksia. 4: Innosta kohderyhmät osallistumaan Kun ihmisiä halutaan mukaan hankkeen toimintaan, on hyvä harkita erilaisia viestinnällisiä vaihtoehtoja. Ennakkovalmistelu ei ole turhaa työtä. On kartoitettava, mitä kanavia pitkin hankkeen eri kohderyhmät tavoitetaan. Samoin on pohdittava, miten heidän huomionsa kiinnitetään. Kerro konkreettisesti, mitä hyötyä hankkeen toimintaan osallistumisesta on. Viesti selkeästi ja yleistajuisesti. Toteuta viestintä saavutettavasti. 5: Tiedosta, mihin resurssit kuluvat Hankkeella on ihannetilanteessa oma viestinnästä vastaava työntekijä, jolla on riittävästi työaikaa. Hankkeen käynnistyessä aikaa kuluu projektitiimin jäseniin, aihepiiriin, toimijoihin, hankkeen tavoitteisiin ja kohdeyleisöihin perehtymiseen. Monelle viestintätyötä vähemmän tuntevalle voi tulla yllätyksenä, mitä vaiheita ja kuinka paljon aikaa yksittäiseen viestintätoimenpiteeseen voi kulua. Yllätyksiä voi tulla myös ostopalvelujen hankkimisessa. Hankesuunnitelmaa laadittaessa tiedossa olleet ostopalvelutarpeet ja niiden hintataso ovat olleet budjetoinnin perusteena, mutta tarpeet ja hinnat ovat voineet muuttua hankkeen käynnistyessä. Hankkeen tarpeet voivat muuttua äkillisesti. Mitä niukemmin työaikaa on käytettävissä, sen tärkeämpää on karsia rohkeasti ylimääräinen tekeminen pois. On hyväksyttävä, että niukemmalla resurssilla ei toteuteta vuoden huikeinta viestintäkampanjaa. Hyvin toteutettu perusviestintä voi kuitenkin tukea hankkeen onnistumista juuri sopivalla tavalla. Lue muiden vinkkejä Hankeviestintään liittyviä vinkkilistoja eri näkökulmista löytyy monelta verkkosivustolta. Tutustu esimerkiksi näihin: Viisi vinkkiä vaikuttavaan hankeviestintään (maaseutu.fi) 7 vinkkiä hankeviestintään (eamk.fi) 12 vinkkiä hankeviestinnän kansankielistämiseen (blog.hamk.fi) Hankeviestintä ammattilaisen huoleksi – hyvä sijoitus vai turha kuluerä? Mitä sanovat hankekonkarit?(designinspis.fi)

Lue lisää

Hankeviestintä ja resurssit
23.2.2021
Milla Åman Kyyrö

Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeen (TKI) viestintään kohdistuu erilaisia toiveita ja vaatimuksia. Hankkeiden rahoittajat ymmärtävät viestinnän merkityksen ja tukevat sen toteuttamista. Silti hankeviestinnän resurssit ovat turhan usein alimitoitetut. Miten tämä vaikuttaa hankkeeseen? Hankkeessa tehtävä työ resursoidaan tarkoituksenmukaisesti TKI-hankkeessa työskentelee tyypillisesti määräajaksi koottu tiimi. Hanketiimin tehtävänkuvat ja työaikaresurssit suunnitellaan tarpeita ennakoiden jo hankkeen rahoitushakemusta laadittaessa. Niiden tulisi olla riittävät ja mitoitettu vastaamaan hankkeen tavoitteita. Hankkeen toiminnasta vastaa projektipäällikkö. Tiimin muita rooleja on assistenteista asiantuntijoihin. Tehtävät voivat olla koko- tai osa-aikaisia. Hallinnollisiin tehtäviin kiinnitetään usein yksi emo-organisaation täysipäiväinen työntekijä, joka palvelee useampaa projektia samanaikaisesti. Osa-aikaisesti hankkeelle tehtävä työ on perusteltua tehtävissä, jotka ovat selkeästi rajattuja tai toistuvat ajoittain. Resurssien alimitoitusta voi tapahtua jo hankkeen suunnitteluvaiheessa. Viestinnän osalta on suositeltavaa, että ennen hankehakemuksen viimeistelyä kysytään neuvoa alan asiantuntijalta. Hyvästä hakemuksesta huolimatta, jos rahoittaja myöntää rahoituksen haettua suppeammalla budjetilla, leikkuri kohdistuu usein viestintäkulut-riville. Hankeviestintä mukautuu ketterästi TKI-hankkeen tavoitteet ovat ennalta määritellyt. Hankkeen viestintäsuunnitelma laaditaan tukemaan näiden tavoitteiden toteutumista. Hankkeen toimintaan kytkeytyy projektitiimin lisäksi kumppaneita, sidos- ja kohderyhmiä, joiden tarpeet tulee huomioida viestinnässä. Hankeviestintään sisältyy monenlaisia osa-alueita, kuten viestinnän suunnittelu ja budjetointi rahoittajan ohjeet ja kumppanien opastus dokumentaatio, raportointi ja arkistointi viestintään liittyvä lainsäädäntö, tietosuoja, saavutettavuus ja tekijänoikeudet sisäinen, ulkoinen ja kriisiviestintä kirjallinen ilmaisu, kielenhuolto, kääntäminen suullinen ilmaisu ja esiintymistaidot audiovisuaalinen, graafinen ja visuaalinen viestintä etätyövälineiden hallinta viestintäkanavat, verkkosivut, sosiaalinen media ja applikaatiot sisällöntuotanto ja sisältöjen muotoilu tapahtumien suunnittelu ja tuottaminen vuorovaikutus ja suhdetoiminta julkaiseminen ja tulosten levittäminen näkyvyys ja mittaaminen vaikuttavuuden arviointi ja juurruttaminen Yksikään viestinnän asiantuntija ei ole kaikkien alojen ammattilainen, mutta ymmärtää viestinnän roolin laaja-alaisesti ja on itse syventynyt muutamaan osa-alueeseen. Hanketta toteutettaessa olosuhteet, henkilöt ja yksittäiset tavoitteet voivat vaihtua alkuperäisestä suunnitelmasta. Viestinnän on mukauduttava uusiin tilanteisiin ketterästi. Mitä osa-aikainen viestijä ehtii tehdä? Viestijän tehtävänkuva on muokattavissa käytettävissä olevasta ajasta, kokemuksesta ja viestintäosaamisen painottumisesta riippuen. Ensisijaisesti kaikissa hankkeissa tulee huolehtia, että viestintä noudattaa rahoittajan ja lainsäädännön vaatimuksia. Hankeviestijän perustehtäviin kuuluvat rahoittajan viestintäohjeiden ja lainsäädännön tuntemus viestintäsuunnitelman laatiminen toimenpiteet kohderyhmien tavoittamiseksi saavutettavuuden huomioiminen tietosuojan huomioiminen riittävät toimet tulosten levittämiseksi osallistuminen hankkeen itsearviointiin rahoittajan vaatimusten mukainen raportointi. Ammattilaisen osaaminen ei ole riippuvaista käytettävissä olevasta ajasta. Mitä niukemmin aikaa on käytettävissä, sitä selkeämmin vastuut on rajattava ja keskityttävä olennaisiin työkokonaisuuksiin. Mikäli viestijä työskentelee useammassa samaa teemaa käsittelevässä hankkeessa, syventyminen aihepiiriin helpottuu. Osa-aikaisuus rajoittaa viestijän mahdollisuuksia olla vuorovaikutuksessa hanketta toteuttavien kanssa. Keskittyminen herpaantuu, kun muut työtehtävät vaativat huomiota. Projektipäällikön ja hanketiimin jäsenten viestintäosaamisen merkitys korostuu sitä enemmän, mitä niukemmin viestintäasiantuntijan tukea on käytettävissä. Voiko kaiken ulkoistaa? Viestintään liittyviä tarpeita voi toteuttaa ostamalla erilaisia palveluja. Usein hankesuunnitelmaa tehtäessä viestinnän hankintabudjetti mitoitetaan alakanttiin. Palveluntarjoajien hintahaitari on laaja. Lopullinen tarjous riippuu aina täsmällisestä tehtävänannosta. Verkkosivujen perustaminen voi maksaa 2500 tai 25000 euroa. Valokuvia saa ostaa kuvapankeista 2-20 euron kappalehintaan, ammattivalokuvaaja voi veloittaa 200 euroa otoksesta tai 2000 euroa sarjasta kuvia. Esittelyvideon tuottaminen voi kustantaa 4000, 14000 tai 24000 euroa. Parasta ei saa halvalla. Rahoittaja ei edellytä, että valitaan hinnaltaan edullisin vaihtoehto. Sen sijaan tulisi osata hankkia perustellusti sopivin vaihtoehto. Hankintojen toteuttaminen vaatii asiantuntijuutta, tarjouspyyntöjen lähettämistä, hintavertailua tai kilpailutusta. Valituksi tulleen toimeksiannon toteuttajan kanssa yhdessä määritellään tilauksen sisältö, aikataulut ja muut sopimukselliset yksityiskohdat. Kokenut mainostoimisto tuottaa hankkeen tilaaman kokonaisuuden näppärästi, luo esimerkiksi markkinointimateriaalit ja muotoilee ydinviestit kuntoon. Sama koskee luonnollisesti yksittäisen palveluntarjoajan, esimerkiksi graafikon työtä. Kun tilaus on toimitettu, toimeksianto on suoritettu. Jos lopputuotokseen petytään, usein syynä on, ettei osattu tilata. Miksi resursoida kokoaikaiseen viestijään? Paras tilanne hankkeen onnistumisen kannalta on, jos viestintäasiantuntija osallistuu jo hankkeen valmisteluun, hänellä on laaja osaaminen ja täysi työaika. Tällöin hän voi ottaa kokonaisvastuun hankkeen viestinnästä. Ihannetilanteessa myös hankebudjetti on riittävä tarvittavien palvelujen ostamiseen. Hankkeen viestinnästä muotoutuu kokonaisvaltaisempaa ja hankkeen tavoitteita paremmin tukevaa, kun viestijä on projektipäällikön vakituinen työpari ehtii perehtymään hankkeen toteuttajiin, kohderyhmiin ja asiasisältöihin voi syventyä hankkeen tavoitteisiin ja viestintätarpeisiin. Työskentely projektitiimin ja kumppaneiden kesken vahvistaa luottamussuhdetta, jolloin vuorovaikutuksesta tulee luontevampaa. Silloin voi tarvittaessa ottaa aikaa kuuntelemiselle, tuumailulle, yhdessä kehittämiselle ja viedä hanketta onnistuneesti eteenpäin viestinnän keinoin.

Lue lisää

Hankeviestintä ja kriiseihin varautuminen
9.7.2020
Milla Åman Kyyrö

Hankkeiden toimintaa tuetaan viestinnän keinoin. Avuksi laaditaan koko hankkeen elinkaaren vaiheet (aloitus, toiminta, päätös) huomioon ottava viestintäsuunnitelma, jonka tavoitteena on tukea hanketta koskevan tiedon levittämistä ennalta määriteltyjen yleisöjen ulottuville. Hankkeen edetessä saattaa ilmetä tilanteita, jotka vaativat poikkeamaan ennalta laadituista hankkeen toteuttamissuunnitelmista. Ehkäpä joku hankekumppani jättäytyy pois, hanketyöntekijä sairastuu tai myönnetty hankebudjetti ei riitäkään kaikkiin suunniteltuihin kuluihin. Jos tällaisiin tilanteisiin ehditään reagoida rauhassa, ilman että muutokset tuottavat hankkeen toteuttamisen kannalta täysin ylitsepääsemättömiä ongelmia, kyseessä harvemmin on suoranainen kriisi. Mitä yllättävämpi ja äkillisempi tilanne tulee eteen, sen nopeampaa reagointia ja luovaa ongelmanratkaisukykyä vaaditaan. Kaikkea ei tarvitse kuitenkaan jättää sattuman varaan. Osana viestinnän suunnittelua on hyvä luoda ennakoiva toimintamalli myös poikkeamien varalle, erilaisiin häiriö- ja kriisitilanteisiin. Suunnitelma, jonka ei toivota toteutuvan Kriisiviestintäsuunnitelmaa laadittaessa on pyrkimys ennakoida ja arvioida, minkätyyppisiä uhkia hankkeen ennalta suunniteltuun toimintaan liittyy. Kriisien juurisyyt voidaan jakaa esimerkiksi säädännöllisiin, taloudellisiin, toimintaympäristö- tai inhimillisiin tekijöihin liittyviin kriiseihin. Ne voidaan toisaalta jakaa sisäisiin tai ulkoisiin kriisitilanteisiin. Sisäiset kriisit voivat liittyä esimerkiksi rahoitukseen sopimuksiin hankkeen johtamiseen hanketyöntekijöihin kumppaniorganisaatioihin Ulkoiset kriisit voivat liittyä esimerkiksi lainsäädäntöön sopimuksiin alihankkijoihin hankkeen kohderyhmiin hankkeessa suoritettaviin käytännön toimenpiteisiin Kun mahdolliset kriisinlähteet on tunnistettu, on helpompi luokitella erilaisten kriisitoimenpiteiden kiireellisyys ja nimetä vastuuhenkilöt toteuttamaan ne. Ongelmien ilmetessä on helpompaa toimia välittömästi, kun suunnitelma ja vastuut ovat ennalta määritelty. Hanketoiminnassa vakavuusasteeltaan eritasoisia häiriöitä voivat olla esimerkiksi Lievä: suunniteltu hanketoimenpide ei toteudu lainkaan. Keskitaso: käynnistetyssä toimenpiteessä tapahtuu keskeytys. Vakava: hanketoiminnassa tapahtuva onnettomuus, josta aiheutuu aineellinen tai henkilövahinko. Hankkeen eri toimenpiteisiin liittyy erilaisia ja eritasoisia kriisityyppejä. On hyvä tunnistaa nämä eritasoiset riskit. Tarvittaessa voi luoda hankkeen toiminnalle toimenpidekohtaiset kriisiviestintäsuunnitelmat. Esimerkiksi robottibussin ajeluttaminen kaupunkiliikenteessä muun liikenteen seassa vaikuttaa laajasti robottibussin reitin varrella kulkevien päivittäiseen elämään, jolloin sen toiminnasta viestimiseksi kannattaa laatia erilliset ohjeistukset ja perehdytys kriisitilanteiden varalle. Etäpalaverin pitäminen hankekumppaneiden kesken ei epäonnistuessaankaan vaikuta vahvasti kenenkään toimintaan, jolloin siihen ei tarvitse kriisiviestinnän näkökulmasta kiinnittää huomiota. Yksityiskohtaisempia ohjeita kriisiviestinnän suunnitteluun saa esimerkiksi Elisa Juholinin oppaasta (aukeaa sivulle mif.fi) Ennakointi tuo mielenrauhaa Kriisit ja poikkeukset ovat ennakoimattomia, yllättäviä tapahtumia. Juuri siksi ennalta sovittu toiminta niiden varalta tuo mielenrauhaa  - viestintätoimenpiteiden kiireellisyyttä ja kohdentamista eri yleisöille ei tarvitse suunnitella hätäisesti, ongelman jo ollessa käsillä. Kriisiviestintä suunnitellaan ennen hankkeen käynnistymistä. Käytännön toimenpiteitä on hyvä suunnitella ajatellen tärkeysjärjestystä ja vastuita. missä tilanteessa ja kenen käskystä kriisiviestintä käynnistetään kiirellisyysjärjestystä, eli keitä minkäkin kriisitilanteen seuraamukset koskettavat kuka vastaa kriisistä viestimisestä millekin taholle miten kriisin jälkiviestintä hoidetaan. Kriisiviestintäsuunnitelmassa on hyvä huomioida hankekumppanien mahdollisesti eriävät käytännöt ja toimintaperiaatteet. Erityisesti kansainvälisten hankkeiden kohdalla valmistelutyö kannattaa aloittaa ajoissa, sillä kriisinhallinnan periaatteet voivat poiketa toisistaan maakohtaisesti. Hankkeen päävastuutahon tulee kyetä arvioimaan, mitkä ratkaisut ovat parhaita hankkeen etua ajatellen, ja sovitella eroavaisuuksia tai sopia siitä, että kukin hankkeessa mukana oleva taho laatii omiin kansallisiin käytäntöihin soveltuvan suunnitelmansa. Hankekumppanien kesken yhteisesti työstettyä kriisiviestintäsuunnitelmaa ei toivottavasti koskaan tarvitse ottaa käyttöön, mutta sen laatimiseen käytettävä aika on järkevä sijoitus yllättävien tilanteiden varalle. Tärkeintä on saavuttaa yhteisymmärrys siitä, mitä kriisit kullekin osapuolelle merkitsevät ja siten innostaa kumppaneita luomaan jopa kriisejä ennaltaehkäiseviä käytäntöjä hankkeen toimintaperiaatteiksi.

Lue lisää

Hankeviestintä ja medianäkyvyys
10.6.2020
Milla Åman Kyyrö

Hankkeiden toiminnasta ja tuloksista halutaan kertoa laajoille joukoille. Hankkeissa työskentelee usein osa-aikaisina tiedottajina viestinnän ammattilaisia, mutta joskus viestinnästä vastaa projektipäällikkö tai muu, jolle median tuntemus ei ole vahvinta osaamista. Tämä blogimerkintä antaa yleisiä neuvoja hankeviestinnän toteuttamiseen, kun tavoitellaan medianäkyvyyttä perinteisen toimituksellisen uutismedian eli television, radion ja lehdistön kautta. Journalistinen toiminta Suomessa uutiset syntyvät julkisrahoitteisessa yleisradiossa ja kaupallisissa mediataloissa. Perinteinen tiedonvälitys on saanut kilpailijoita digitalisaation ansiosta, kilpailu yleisön käytettävissä olevasta ajasta ja huomiosta on kasvanut. Verkossa jaetun tiedon luotettavuutta heikentävät esimerkiksi erilaiset kampanjat ja valeuutiset. Kukin media määrittelee arvonsa ja yleisönsä. Niistä juontuvat kunkin median toimitukselliset ratkaisut. Päätoimittaja vastaa lopulta kaikesta mediassaan julkaistusta sisällöstä. Ammattitoimittajat noudattavat journalistin sääntöjä (aukeaa journalistiliitto.fi), joissa painotetaan sananvapautta todenmukaista tiedonvälitystä yhteiskunnan tapahtumista uutisen yleisön palvelemista journalistisia perusteita, esimerkiksi näkökulman valintaan kriittistä suhtautumista tietolähteisiin. Toimituksessa pohditaan, syntyykö tarjotusta aineistosta uutista tai muuta juttua. Ratkaisevia tekijöitä ovat esimerkiksi Kenelle juttu on merkityksellinen Onko aihe ajankohtainen Mikä sisällössä on uutta tai yllättävää Ovatko esitetyt väitteet tosia Minkälaisesta näkökulmasta juttu voidaan laatia Yleisesti ottaen journalistit arvostavat heille tarjottua sisältöä, kun se on uutiskynnyksen ylittävä, ajankohtainen ja kyseisen median yleisöä kiinnostava. Toimittaja valitsee kuitenkin itse näkökulmansa, jutun kärjen. Tietolähteenä toimiva tiedotteen lähettäjä tai haastateltava henkilö ei voi vaikuttaa lopullisen jutun sisältöön tai sävyyn. Uutisjutun rakenne Uutisjuttujen rakenne on päinvastainen kuin perinteisen hanketiedotteen, jossa aloitetaan esittelemällä hanke ja sen tavoitteet. Uutisjutun tarkoitus on palvella laajaa yleisöä ja kertoa ajankohtaisista asioista. Hyvän uutisjutun otsikko on ytimekäs, selkeä ja paljastaa uutisen aiheen. Uutisen teksti voi olla lyhyt tai pitkä. Pitemmässä jutussa tarjotaan taustatietoja uutiseen liittyvistä seikoista. Uutinen etenee ytimekkään tiivistelmän (ingressi) kautta yksityiskohtaisempiin tietoihin. Uutisjutut kirjoitetaan perinteisesti kertomalla mitä tapahtuu, mistä on kyse missä ja milloin kuka, ketkä miten miksi Uutisjutun otsikointi on tärkeää. Verkossa julkaistavien juttujen yhteydessä puhutaan usein klikkiotsikoista. Tällöin otsikko pyrkii vetoamaan lukijan mielenkiintoon asettamalla otsikkoon yllättävän väitteen tai kysymyksen, mutta juttu on lukijalle syystä tai toisesta pettymys. Klikkaukset ovat tärkeitä etenkin mainosrahoitteisille medioille, joiden todennettavissa olevat kävijämäärät ja mainostulot ovat kietoutuneet toisiinsa. Laadukkaasti toimitetut verkkojulkaisut pyrkivät yhtä lailla tavoittamaan lukijan huomion, mutta hienovaraisemmin keinoin. Mikä hankkeessa on uutisen arvoista? Kun hankkeessa toimitaan sille asetetut tavoitteet saavuttaen tai epäonnistumisestakin uutta oppien, hankkeen arvo on kiistaton. On luonnollista, että saavutuksista halutaan kertoa laajalle yleisölle. Kaikesta hankkeessa tehdystä työstä ei saa välttämättä luotua uutista. Se on hyväksyttävä. Uutisjuttua tarjottaessa kannattaa laatia mediatiedote satoja sähköpostiviestejä päivittäin saavan toimittajan näkökulmasta: kiinnostava, ajankohtainen ja selkeä viesti saa toimittajan tarttumaan aiheeseen. Hankkeen mediatiedotteen voi kirjoittaa uutisjutun rakenteella, esimerkiksi Selkeä ja kiinnostava otsikko Mikä asiassa on uutta ja kiinnostavaa Milloin ja missä asia on toteutunut Mitä on tehty tai saavutettu; mikä on yhteiskunnallinen vaikuttavuus Keitä asia koskettaa; mitkä kohderyhmät hyötyvät tiedosta Keneen voi ottaa yhteyttä saadakseen lisätietoja Muita lisätietoja kuten hankekonsortion ja rahoittajan tiedot Muita tiedonlähteitä, kuten hankkeen verkkosivu tai linkki kuvapankkiin, josta voi poimia kuvia. Tiedotteessa on hyvä käyttää napakkaa, yleistajuista kieltä. Tärkeää on, että tiedotteessa mainittu yhteyshenkilö on tavoitettavissa. Toimittaja ottaa yhteyttä kysyäkseen tarkentavia tietoja, mikäli mediatiedote on läpäissyt julkaisukynnyksen. Useat rahoittajatahot vaativat rahoitusehdoissa, että heidän roolinsa hankkeen mahdollistajana tulee hankeviestinnässä esiin selkeästi. Samoin hankkeeseen osallistuvat organisaatiot usein haluavat, että heidän roolinsa näkyy hankkeiden tiedotustyössä. Hankkeen viestinnästä vastaavan kannattaakin luoda yleistajuinen ja ytimekäs hankkeen esittelyteksti, jota voi käyttää kaikissa kirjallisen viestinnän tilanteissa. Hanke-esittely sijoittuu luontevasti mediatiedotteiden loppupäähän. Joskus tiedotteet saatetaan julkaista sellaisenaan, esimerkiksi paikallislehdissä. Useimmiten toimittaja kuitenkin muokkaa, täydentää tai lyhentää saatua aineistoa. Mikäli tiedotteen teksti on ollut tulkinnanvaraista, saattaa mediajakeluun ilmestyä jopa virheellistä tai puutteellista tietoa. On hyvä saada pyytää juttu nähtäväksi ennen julkaisua. Jälkikäteen tehtävät tiedonkorjauspyynnöt ovat myös mahdollisia, mutta harvemmin tuottavat tulosta, ellei kyseessä ole merkittävä virhe. Medianäkyvyys on yksi, ei ainoa tapa viestiä hankkeen tuloksista On hienoa, kun hanke näkyy uutisissa, mutta hankeviestinnän osalta medianäkyvyys on vain yksi ulottuvuus. Hankkeen viestiessä verkkosivuillaan ja sosiaalisen median kanavissa on sallittua hyödyntää uutismaisia elementtejä. Hankkeen julkaisemissa aineistoissa on hankkeeseen osallistuvien organisaatioiden ja rahoittajien näkyvyys aina taattu. Hankeviestinnän etuna on myös lupa asettaa kohderyhmien tarpeet viestintäratkaisujen keskiöön. Tämä luo joustoa julkaisukanavien ja käytettyjen median muotojen valintaan. Palveleeko kohderyhmiä parhaiten teksti, kuva, audiovisuaalinen viestintä, tapahtumat vai jokin aivan muu? Kirjallisuutta Jaakkola, Maarit: Hyvä journalismi – käytännön opas kirjoittajalle. Kansanvalistusseura 2013. Ruuska, Maria: Kuusi tapaa tehostaa hankeviestintää, aukeaa sivulle smartclean.fi (18.10.2019)

Lue lisää

Hankeviestintä tuo tietoa tulevaisuudesta
13.2.2020
Milla Åman Kyyrö

Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoimintaa tapahtuu hankkeissa ja projekteissa. Kehittämisen kohteena voivat olla tuotteet, palvelut tai toimintamallit. Hanketyön tekemistä määrittävät ennalta asetetut tavoitteet, budjetit ja aikaraamit. Julkisrahoitteisten hankkeiden yhdistävä tekijä on tavoite siitä, että tehty työ hyödyttää jollain tavalla yhteiskuntaa. Tulevaisuus rakentuu jatkumoksi nykyhetkelle Hankkeissa voidaan kehittää jotain jo olemassa olevaa asiaa vastaamaan nykyhetken vaatimuksiin tai luoda jotain täysin uutta ennakoidun tulevaisuuden tarpeisiin. Tulevaisuutta ei kuitenkaan vielä olla konkreettisesti koettu. Siksi tulevaisuuteen suuntautuvista asioista viestiminen luontevasti voi olla haastavaa. Viestinnällä pyritään yleensä tavoittamaan yksilö, välittämään tälle viesti. Mikä ikinä viestin tarkoitus onkaan, on hyvä muistaa että yksilötasolla tarkastellen nykyisyyskin koetaan hyvin eri tavoin. Yhteiskunnassa elävät niin menestyjät kuin syrjäytyjät lineaarisella aikajanalla yhtäaikaisesti, mutta kokemuksellisesti elämä tapahtuu täysin erilaisissa todellisuuksissa. Viestittäessä tulevaisuuden asioista on hyvä asettua viestiä vastaanottavan asemaan. Tulevaisuudesta viestimisen haasteet Viestinnässä tarvitaan erilaisten kohderyhmien tavoittamiseksi eri tarpeisiin soveltuvia ratkaisuja.  Viestinnän selkeys on tavoite, jota ei aina ole helppo saavuttaa. Käytännön viestintätekoja suunniteltaessa tulevaisuudesta viestimiselle tuottaa haasteita se, että hankkeen lopputulos ei ole täydellisesti ennalta määriteltävissä tavoitteet voivat muuttua hankkeen aikana aihealue on niin uusi, ettei vakiintunutta terminologiaa ole käytettävissä turvaudutaan alan ammattilaiskieleen eli jargoniin parempien vaihtoehtojen puuttuessa konkretisoinnin sijasta viestitään visio-strategiakielellä Hankkeen tavoitteet ja lopputulos eivät ole sama asia. Lopputulos on ennalta hahmotettavissa, mutta etäisesti. Se asettaa tietynlaisen tutkimisen ja ihmettelyn vapauden hankkeen parissa toimiville, mutta ei helpota hankkeesta kertomista laajemmille joukoille. Tavoitteet voivat joskus muuttua hankkeen aikana, koska hankkeen valmistelun, käynnistämisen ja toteuttamisen välillä kuluu aikaa. Tänä aikana jotkin ulkopuoliset tekijät voivat muuttua merkittävästi. Tällöin hankkeen parissa toimivien tulee kyetä muovaamaan tavoitteita uuteen tilanteeseen soveltuviksi. Muutoksista tulee aina neuvotella ja ne tulee hyväksyä hankkeen rahoittajien ja toteuttajien kesken. Ulospäin viestittäessä on keskityttävä vähemmän siihen, mitä piti tehdä ja enemmän siihen, mitä nyt tehdään. Vakiintunut terminologia ja kohteena olevan asian tuttuus ovat merkittäviä tekijöitä viestinnässä. Jos hankkeen viestinnästä vastaavalla ei ole käytettävissä vakiintuneita termejä, voidaan asiaa kuvata käännöslainasanoin tai liittää asian yhteyteen tarkentava, selostava teksti. Jargon, visio- ja strategiakieli ovat alan asiantuntijoiden kesken käytettynä parhaimmillaan nopeaa ja luontevaa viestintää. Aina ei edes ammattilaisten kesken ole määritelty, mitä milläkin sanalla missäkin asiayhteydessä tarkoitetaan. Viestien konkretisoiminen käytännön esimerkeiksi ei koskaan ole pahasta. Tulevaisuudessa elävää voi turhauttaa Psykologiassa puhutaan kognitiivisesta vinoumasta, jolla tarkoitetaan sitä että painotamme asioiden merkityksiä ja tulkitsemme tietoa omista lähtökohdistamme käsin. Ehkäpä hankkeiden parissa työtä tekeviä kehittäjiä ja innovaattoreita vaivaa ajoittainen aikajännevinouma. Se on hyvin inhimillistä; kun tekee riittävän kauan työtä uusien asioiden parissa, niistä tulee itselle arkea. Riittävän kauan tulevaisuuden asioiden parissa työskenneltyään alkaa jo hahmottaa, mihin suuntaan tulevaisuutta tulisi viedä seuraavaksi. Turhautumisen tunteita voi ilmetä, jos kokee "muiden" elävän menneisyydessä. Tulevaisuutta luodaan aktiivisesti päivittäisessä hanketyössä, mutta siitä julkisesti viestiminen usein kulkee muutaman hetken jäljessä. Hankkeen viestintästrategiaa luotaessa voi päättää, että viestitään kaikista hankkeen vaiheista tai jätetään suurimmat viestintäponnistelut vasta hankkeen tulosten julkaisemisen vaiheeseen. Valinta tehdään hankkeen tavoitteiden ja toiminnan kautta, arvioimalla mikä tapa viestiä tukee parhaiten hankkeen edistymistä. Nykyhetkessä elävä haluaa konkretiaa Suuri osa ihmisistä ei ole välttämättä kuullutkaan heille kehitteillä olevista tulevaisuuden ratkaisuista. Törmätessään uuteen tuotteeseen, palveluun tai toimintamalliin, he luonnollisesti ryhtyvät kyselemään samoja asioita uudelleen ja uudelleen – mikä tämä on, mitä tämä tarkoittaa, miten tähän pitäisi suhtautua. Tulevaisuudessa elävien vilpitön innostus tai perusteltu kyynisyys saa välittyä viestinnässä. Tulevaisuuteen siirtyminen vaatii muutoksia nykyhetkeen. Muutoksiin suhtautumisessa yksilötasolla auttaa tunne siitä, että muutoksiin voi vaikuttaa tai ne eivät ainakaan ole uhka. Parasta viestiä tulevaisuudesta nykyhetkessä eläville ehkä onkin tunne siitä, että hanketyötä tekevät kehittäjät ovat käyneet läpi erilaisia mahdollisia vaihtoehtoja, joita tulevaisuudella on tarjota. Vakiintuuko jokin uusi asia tulevaisuudessa osaksi arkeamme, on monien hankkeen ulkopuolisten tekijöiden summa.

Lue lisää

Hanke viestii, huomaako kukaan?
24.9.2019
Milla Åman Kyyrö

Oletko törmännyt tekstiin, jossa kerrotaan luontevasti tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeen (TKI) tavoitteista ja kohderyhmiin suunnattavista toimenpiteistä? Mikä siinä kiinnitti huomiosi? Saadakseen yleisön taatusti pysähtymään asian äärelle, viestien tulee olla oivaltavia, ytimekkäitä tai viihdyttäviä. Vähemmälläkin taituruudella voi tehdä toimivaa hankeviestintää. Omat kokemukseni Metropolia Ammattikorkeakoulun hankkeiden parissa viestintäsuunnittelijan roolissa painottuvat tekstipohjaiseen viestintään, josta tässä blogimerkinnässä muutama ajatus. Mistä meidän pitäisi viestiä? Onnistunut viestintä saa aikaan halutun vaikutuksen. Riippuen hankkeen tavoitteista, viestinnällä voidaan esimerkiksi: herättää yleinen tietoisuus jostakin asiasta saada viestin tavoittamat ihmiset toimimaan saada aikaan suuri tai pieni muutos kehittää ratkaisu johonkin ongelmaan Tavoitteiden ohella tulee miettiä, kenelle viestitään, millä tyylillä heitä lähestytään ja mistä viestintäkanavista heidät mahdollisesti tavoittaa. Niin, mutta mistä meidän hankkeemme pitäisi viestiä? Hankkeen rahoitushakemus on työsuunnitelma, joka kertoo hankkeen tavoitteet, toteutustavat, toteuttajat ja toteutuksen ajankohdan. Rahoitushakemus on kirjoitettu rahoittajan ennalta määriteltyjen raamien mukaisesti. Se on usein tyyliltään virkamieskieltä, mutta hankkeen alkaessa se on kelvollinen työkalu viestinnän suunnitteluun. Rahoitushakemukseen on hyvä palata, kun halutaan tarkistaa, mitä onkaan luvattu saada aikaiseksi. Hankkeen pitäisi viestiä ainakin siitä, mitä tekoja hanke toteuttaa ketkä hankkeeseen halutaan mukaan miten ja ketä hanke hyödyttää mitä hankkeessa tapahtuu milloin tapahtuu tärkeitä asioita mikä on hankkeen lopputulos ketkä toteuttavat hankkeen Vastaukset näihin kysymyksiin auttavat laatimaan hankkeen viestintäsuunnitelman. Suunnitelmaa täydennetään tarkempien toimenpiteiden, viestintäkanavien, ajoituksen, budjetin ja vastuiden osalta hankkeen edetessä. Viestintää suunniteltaessa yleisesti ajoitus jaksottuu hankkeen elinkaaren ja välitavoitteiden mukaisesti budjetointi perustuu hankehakemuksessa määriteltyyn henkilötyöaikaan ja ostopalveluihin tarkastellaan suunnitelman toimivuutta hankkeen edetessä ja korjataan sitä tarvittaessa kirjataan myös kriisiviestinnän toimenpiteet suunnitelmaan määritellään loppuviestintä toteutumaan ennen hankkeen päätöskautta Miten kiteyttää hankkeen merkitys? Ihanteellisessa tilanteessa hankkeen parissa työskentelevät luovat toimintansa tarkoituksesta kertovan, yhteisen sanoman, jota ydinviestiksi kutsutaan. Ydinviestiin kiteytyy hankkeen koko olemassaolon merkitys. Ydinviesti välittyy kaikessa hankkeen toiminnassa. Se auttaa projektipäällikköä kertomaan ytimekkäästi hankkeestaan, hankekumppaneita ja ohjausryhmää muistamaan, mistä tässä hankkeessa olikaan kysymys, ja projektityöntekijöitä hahmottamaan, mikä on se iso kokonaisuus, johon heidän tekemänsä työ liittyy. Ydinviestin muotoileminen voi vaatia neuvottelua hankkeessa toimivien kesken, mutta samalla idea hankkeen toteuttamisen syistä kirkastuu kaikille osapuolille. Kohdista sanoma oikein Yleisöä kiinnostavat ensisijaisesti hankkeen toiminta ja aikaansaannokset. Hankkeesta kertoessa on hyvä aloittaa suoraan sisällöllisillä asioilla, kuten: "Järjestämme koulutuksen paketinjakeluteknologiasta; Julkaisimme tuoreen tutkimusraportin uusista tartuntataudeista; Kutsumme sinut seniorikylätapahtumaan." Hankkeen esittely toteuttaja- ja rahoittajatietoineen kuuluu hankeviestintään, mutta se kannattaa jättää viestien loppuun. Viestintää toteutettaessa on hyvä asettua kuulijan, lukijan tai näkijän asemaan. Miten hänen huomionsa herätetään? Mikä hänet pysäyttää asian äärelle? Mikä saa hänet toimimaan? Viestinnän tarpeet muuttuvat hankkeen edetessä. Hankkeen toiminnasta voi olla tarpeen kertoa eri yleisöille. Joskus vain kokeilemalla löytyvät parhaat viestinnän keinot, tyylit ja kanavat, joilla hankkeen kaipaama yleisö tavoitetaan. Mikäli Facebook ei toimi, kokeile Instagramia. Mikäli puhelu ei tavoita, lähetä postikortti. Voisiko asian ilmaista selkeämmin? Voidakseen yksinkertaistaa viestiä, kadottamatta sen sanomaa, on tunnettava käsiteltävä aihe todella hyvin. Tasapainon löytäminen on joskus vaikeaa, kun halutaan välittää toimiva viesti, mutta sisältöä tuotettaessa on paineita tehdä suorite nopeasti. Hankkeiden elinkaaret ovat lyhyet, jolloin on hyväksyttävää julkaista ei täydellistä, vaan riittävän hyvää. Omalle työlleen sokeutuu helposti. Laadun varmistamiseksi työ kannattaa tarkistuttaa muilla ennen julkaisua. Termi sinne, toinen tänne Missä tahansa viestinnällisessä aineistossa ammattilaistermien käyttö voi vieraannuttaa yleisöä pois varsinaisen sanoman ääreltä. ”TKI-hankkeemme kohderyhmään kuulumisesta” lukiessa monella ajatus herpaantuu jo virkkeen alkuun. Yleistajuinen teksti on selkeää ja puhuttelee henkilökohtaisella tasolla. Monesti hankkeissa tehdään asioita, jotka ovat uusia. Niille ei ehkä ole vielä vakiintuneita termejä, jolloin käytetään käännöslainoja. Kotimaisten kielten keskus Kotus antaa suosituksia muun muassa termien suomenkielisistä versioista, joista osa vakiintuu käyttöön uudissanoiksi. Viestinnän onnistumisen arvioinnista Viestinnän onnistumista voi mitata eri tavoin. Lukumäärien mittaamista on helppo toteuttaa. Tuhatpäinen joukko seuraajia hankkeen sosiaalisen median kanavissa näyttää tilastossa hyvältä. Määrällä ei kuitenkaan ole merkitystä, ellei kukaan seuraajista aktivoidu toimimaan hankkeen toivomalla tavalla. Viestinnän onnistumista on hankala arvioida, ellei hankkeella ole suunnitelmaa, jossa on kirjattuna myös viestinnän tavoitteet ja onnistumisen arviointitapa. Yksinkertaisin onnistumisen merkki on, että hanke saavuttaa sen toiminnalle asetetut tavoitteet. Se ei ole mahdollista ilman hyvin toteutettua viestintää.

Lue lisää
Uudemmat postaukset