Tapahtumasuunnittelua & trendejä
Työpaikkani, TAPAUS, on tapahtumatoimisto, joka suunnittelee ja toteuttaa yritystapahtumia, kuluttajatapahtumia ja messuja Suomessa ja kansainvälisesti. Vuosittain TAPAUS järjestää satoja tapahtumia. Näiden tapahtumien onnistumisesta, luovuudesta ja yksityiskohtia myöten mietityistä kokonaisuuksista saadaan jatkuvasti hyvää palautetta. Se ei ole sattumaa. Olin aika innoissani, kun minulle sanottiin, että trendien seuraaminen ja analysointi olisi osa työnkuvaani Tapauksen suunnittelutiimissä. Kyseinen tiimi koostuu timanttisista ammattilaisista ja luovista neroista, ja siellä tehdään aktiivisesti töitä sen eteen, että ymmärretään ajankohtaisia, kiinnostavia ja ihastusta herättäviä ilmiöitä – trendejä. Trendejä tutkitaan ennen kaikkea sen takia, että kutakin asiakasta halutaan palvella parhaalla mahdollisella tavalla, ja tarjota asiakkaalle – ihmiselle, kuluttajalle – juuri niitä asioita, jotka sillä hetkellä puhuttavat, vaikuttavat ja ilahduttavat. Tavoitteena on luoda laadukkaat ja vaikuttavat puitteet kullekin merkitykselliselle kohtaamiselle. Opintoihini liittyvä projektin puitteissa päädyin lukemaan Elina Hiltusen kirjoittamaa teosta Mitä tulevaisuuden asiakas haluaa – trendit ja ilmiöt (Edita 2017). Voin suositella tätä teosta lämpimästi kaikille, jotka ovat kiinnostuneet trendien vaikutuksesta liiketoimintaan ja erityisesti siitä, miten itse trendejä seuraamalla ja niitä ymmärtämällä voi olla vaikuttamassa oman toimialansa tai yrityksensä tulevaisuuteen. Hiltunen toteaa, että trendejä on haastavaa mitata, ja paras tapa niiden tutkimiseen on havainnointi. Huolimatta työnkuvasta, jokaisen kulttuurialalla kannattaa pitää silmät auki kadulla kulkiessaan ja tarkkailla ihmisten pukeutumista, käyttäytymistä ja mainoksia. Lisäksi eri alojen uutiskirjeiden, sosiaalisen median vaikuttajien, taidekentän ilmiöiden ja medioiden nostojen seuraaminen auttavat kiinnostavien juttujen löytämisessä. Ehdotin havaintojeni perusteella tapahtumasuunnitelmiin erilaisia trendeistä nousevia yksityiskohtia ja kokonaisuuksia, ja monet ideat jalkautuivatkin myyntipresentaatioihin, ja lopulta tapahtumiin. Trendejä, megatrendejä ja hiljaisia signaaleja on käyty kulttuurituotannon opintojen parissa useammallakin kurssilla läpi. Sitran megatrendit muodostuivat melkeinpä yhteiseksi vitsin aiheeksi – tulevaisuus, skenaariot ja megatrendit tuntuivat kaukaisilta asioilta ja olevan irrallaan opiskelijan todellisuudesta. Sitran julkaisut osoittautuivat yhtäkkiä kullanarvoiseksi resurssiksi, kun työni suunnittelun koordinaattorina edellytti trendien ja muutoksen suuntien ymmärtämistä. Kiitos Metropolia, että olitte askeleen edellä ja tuputitte tuottajan työkalupakkiin oikeita välineitä. Koen olevani kulttuurituottajana todella innostavassa työssä, jossa trendien seuraaminen on kiinteä osa arkeani. Tälle haastavalle ja hauskalle tehtävälle mahdollistetaan tilaa kiireisestä aikataulusta, sillä ajan hermolla oleminen on tapahtumatoimistossa jopa onnistumisen edellytys. Kulttuurituottajana voi löytää itsensä muun muassa olemasta tapahtumasuunnittelija, joka seuraa kuumimpia teknologiatrendejä ja sisustuksen uusimpia tuulia. Metkaa. -Marjaana Nieminen, kutu 16
Varjagi-festivaali
Puotila-seura yhteistyökumppaneineen järjesti Varjagi-festivaalin 12.8.2017 Puotilan kartanolla. Festivaali oli viikinkiaiheinen, lapsiystävällinen koko perheen tapahtuma. Samaan aikaan kartanolla pidettiin myös keskiaikaiset markkinat, missä seppä ahjonsa kanssa loi aitoa tunnelmaa kartanon pihalle. Tapahtumassa vieraili yli 3000 kävijää ja siihen oli vapaa pääsy. Ohjelmassa oli muun muassa: lapsille viikinkiaiheisia työpajoja, tutustumista aitoon viikinkiajan laivaan ”Sotkaan” ja viikinkien elämänmenoon rannan telttakylässä. Ohjelmasisältö toteutettiin pitkälti Helsingin kaupungin kulttuurikeskukselta saadun apurahan turvin. Koimme yhdessä tuotantotiimin kesken, että tapahtuman ohjelma oli hyvin onnistunut. Toimin tapahtuman tuottajana ja syvennyin projektissa markkinointiin. Elina Saksala, Tuottajan Käsikirjassa kiteyttää markkinointiosaamisesta seuraavaa: ”Keskeisten markkinointikeinojen käyttö ja yhteensovittaminen, jotta mahdolliset asiakkaat saavat tietää toiminnastamme.” Projekti vahvisti markkinointiosaamistani ja sain arvokasta työkokemusta tuottajan työhön. Opin uutta uuden visuaalisen ilmeen luomisesta, tapahtuman ennakkomarkkinoinnista Facebookissa, sisäisen markkinointiviestinnän suunnittelusta ja toteutuksesta yhteistyökumppaneiden kesken (yhdistysten julkaisut/tiedotteet), sekä menokoneisiin tapahtumatietojen päivityksistä. Havaittavaa on, että markkinointia tarvitaan läpi tuotannon elinkaaren, ei vain kolme viikkoa enne tapahtumaa. Varjagi-festivaali tarjosi minulle haastavan ja monipuolisen oppimisympäristön. Tapahtuma antoi hyvin realistisen kuvan tapahtuman toteuttamisesta. Koin, että oli tärkeää nähdä ja saada kokea, miten tuotanto etenee valmiiksi tapahtumaksi alusta loppuun. Sain hyvää kokemusta projektin aikana vapaaehtoisten kanssa työskentelystä. Festivaalin tuottamisesta saa varmuutta tuleviin tuotantoihin ja osaa varmemmin ottaa seuraavat askeleet tuottajan työssä. -Elina Lehmusvuo 2016
Mitä kuuluu kulttuurille?
Kulttuuriala elää omituisia aikoja. Kulttuuri elää, mutta ei voi tutulla tavalla toteuttaa itseään ja näkyä. Pandemian vaikutuksesta taistelemme muutosta vastaan ja toisaalta yritämme kehittyä muutoksen mukana ja yksinkertaisesti selvitä. Tapahtumia jouduttiin perumaan keväältä ja kesältä, mikä vaikutti tapahtuma-alojen yritysten liikevaihtoon radikaalisti. Jotain hyvääkin pandemia toi toki tullessaan – nimittäin uusia työtapoja ja innovatiivisia ratkaisuja sekä itselleni mahdollisuuden mielenkiintoiseen opiskeluprojektiin. Creathon on Euroopan sosiaalirahasto (ESR) rahoittama hanke, jossa on mukana useita eri korkeakouluja ja yhteistyökumppaneita. Hankkeen tavoitteena oli tukea kulttuuri- ja taidealojen toimijoita teknologisen osaamisen vahvistamisessa. Projektissa oli mukana kolme kulttuurituotannon opiskelijaa ja sen aikana tuotettiin Creathon-hankkeelle kuusiosainen podcast-sarja. Podcasteissa pyrittiin vastaamaan COVID-19 -viruksen aiheuttamaan muutokseen ja ahdinkoon kulttuurin kentällä. Kartoitimme haastatteluilla mitä haasteita kulttuuriala on kokenut pandemian aikana ja mitä ratkaisuja on löydetty ja kehitetty. Haastattelut toteutettiin täysin etänä Zoomia käyttäen. Näkökulma oli Creathon-hankkeelle ominainen: uusi teknologia ja sen hyödyntäminen. Tarkoituksena oli ymmärtää aidot syyt, miksi teknologiaa ei vielä sovelleta tapahtumissa ja elämyksissä sekä, miten vallitseva pandemia vaikuttaa kulttuurialan organisaatioihin. Millaista osaamista tuottajilla tai vaikkapa artisteilla pitäisi olla tässä tilanteessa? Vastustaako kulttuuriala muutoksia vai pystyykö se omaksumaan uusia muotoja? Haastatteltavina oli estetiikan asiantuntijoita, Hack the Chrisis Finland, Helsinki Design Week, Tapaus Oy ja Taku ry. Yleisesti ottaen kaikki haastateltavat olivat toiveikkaita tulevaisuudesta ja nostivat esiin, kuinka tärkeää on osata reagoida nopeasti ja ketterästi kriisin keskellä. Positiivista on, että me tuottajat olemme usein tottuneet nopeatempoiseen toimintaan ja ratkaisemaan ongelmia. Toisaalta pandemia on nostanut esiin kulttuurialan epäkohtia kuten työntekijöiden tukiverkkojen puuttumisen ja pätkätyöt. Lisäksi on hienoa, että ymmärretään, etteivät esimerkiksi artistit työskentele yksin vaan yhtä keikkaa varten tarvitaan myös lavateknikko ja valomies. Kaikki tämä on jo omassa kuplassamme tiedetty, mutta kriisi nosti haasteet esiin valtamediaan. Haastatteluissa yhteisenä teemana oli virtuaalisuus. Pohdimme esimerkiksi miksi kevään ja kesän tapahtumia peruttiin eikä korvattu virtuaalitapahtumilla. Johtuuko se osaamisen puutteesta vai onko se brändin identiteettikysymys? Näihin pohdintoihin emme saaneet suoraan vastausta, mutta esiin nousi totutut tavat. Emme ole tottuneet osallistumaan virtuaalitapahtumiin tai niiden sisältö häviää muulle mediasisällölle. Itse uskon myös siihen, että osaamista ja kysyntää virtuaalitapahtumiin ei ole vielä ollut. Vaikka teknologiset ratkaisut kehittyvät ja tapahtumista saisi suuria spektaakkeleita on otettava huomioon, että virtuaalitapahtumia tulisi suunnitella ennen kaikkea ruutusisällön ja asiakaskokemuksen näkökulmasta. Hienot teknologiset ratkaisut eivät välity katsojalle puhelimen näytöltä, eli lopulta sisältö ratkaisee. Yhtenen ajatus oli kuitenkin, että perinteiset kokoontumiset eivät tule poistumaan ja niillä on tärkeä merkitys yhteisöissä. Pian valmistuvana tuottajana opin tämän viimeisen projektin myötä editoimaan ääntä ja tekemään haastatteluja. Projekti oli loistava tapa tarkastella kulttuurialan luonnetta, sen haasteita, mutta myös havainnoida hyviä puolia sekä verkostoitua alan tekijöiden kanssa. En olisi uskonut vuonna 2016 aloittaessani opintoni, että valmistuisin vuonna, jona tapahtumia ei pystytä järjestämään. Toivotaan, että syksy ja talvi tuovat tullessaan iloisia kohtaamisia ja uusia tapahtumia. Creathon Podcast