Suuretkin tuotannot rakentuvat pienistä osista
Työskentelin ensimmäisen Helsinki Biennaalin tuotantoassistenttina ennen tapahtuman avautumista yleisölle. Opin hahmottamaan, millaisista osista tapahtuma koostuu. Helsinki Biennaali on kahden vuoden välein toistuva korkeatasoinen kuvataidetapahtuma, joka järjestettiin ensimmäistä kertaa vuonna 2021. Suurin osa Biennaalin taidesisällöstä sijoittuu Vallisaaren historiallisiin rakennuksiin ja ulkotiloihin ja loput mantereelle Helsinkiin. Tapahtumaan kuului myös digitaalista sisältöä. Vuoden 2021 Helsinki Biennaalissa esiteltiin teoksia 41 taiteilijalta ja taiteilijaryhmiltä sekä Suomesta että maailmalta. Helsinki Biennaalin tuottajaorganisaatio on Helsingin taidemuseo HAM. Helsinki Biennaali on kokoluokaltaan erittäin suuri ja ympäristö erikoinen, joten työkokemukseni oli ainutlaatuinen. Monet asiat opin, kun niistä kerrottiin minulle, mutta myös sivusta seuraaminen oli tärkeä tapa oppia. Tein paljon käytännön työtehtäviä, jotka auttoivat suuren kokonaisuuden rakentamisessa. Tein työtehtäviä HAMissa, muun muassa taiteilijoiden tervetuliaiskassien koostamista. Samalla pääsin tutustumaan museon toimintaan. Vietin kuitenkin suurimman osan työajastani kauniissa Vallisaaressa, jossa piti esimerkiksi valmistella teospaikkoja. Opin, miten käytännönläheistä kulttuurituottajan työ voi olla, kun keräsimme kiviä ja keppejä saarelta eräälle teospaikalle tapahtuman tuottajan kanssa. Pääsin hyödyntämään aiempaa sisustusartesaaniin koulutustani, kun maalasin tapahtuman kauppakonttia. Lisäksi järjestin projektin aikana karonkan Biennaalin rakennustiimille, kokosin materiaaleja teospaikoille ja kirjoitin muistiinpanoja. Kaunis Vallisaari muuttui paljon, kun kevät vaihtui kesäksi. Oli hienoa nähdä, miten Helsinki Biennaali rakentui yhdeksi kokonaisuudeksi kaikista niistä liikkuvista osista. Se oli todella inspiroivaa, ja huomasin, että haluan todella tehdä kulttuurituottajan työtä tulevaisuudessa. Haluan olla mukana luomassa jotain vastaavaa. Seuraava Helsinki Biennaali järjestetään vuonna 2023. Tässä linkki tapahtuman sivulle: https://helsinkibiennaali.fi/ Roosa Lehikoinen / Kulttuurituotannon opiskelija 19
Palvelumuotoilu tapahtumatuottajan työkaluna
Tapahtumatuottajalla on käytössään erilaisia työkaluja, ja jo opintojen alusta asti meille Metropolian kulttuurituottajille on puhuttu tapahtumatuottajan työkalupakista. Työkalupakki sisältää paljon tuottajalle tärkeitä asioita, jotka auttavat rakentamaan onnistuneen tapahtuman. Haluaisin lisätä tähän työkalupakkiin yhden uuden asian: nimittäin palvelumuotoilun. Palvelumuotoilu on yksinkertaisuudessaan asiakaskokemuksen tarkastelua ja parantamista. Apuna voidaan käyttää esimerkiksi palvelupolkua, johon merkitään kaikki mahdolliset kontaktipisteet, eli hetket, jolloin asiakas on suoraan tekemisissä tapahtuman kanssa. Kontaktipisteiden kohdalla voidaan pohtia, miten tätä kohtaamista voidaan tehdä asiakkaalle esimerkiksi helposti lähestyttävämmäksi, helpommin ymmärrettäväksi, tai helpommin löydettäväksi. Palvelumuotoilu toimi isona apuna oman itsenäisen projektini kanssa. Tuotin Ernubileet-nimisen tapahtuman yhteistyössä Tiivistämön kanssa. Tapahtumassa soitettiin japanilaista rock-musiikkia sekä kävijöille tarjottiin teemaa sopivaa aktiviteettia esimerkiksi pukukisan ja cover-bändin muodossa. Bändi soitti genren tunnettuja kappaleita. Projektissani keskeisenä ideana toimi valmiin tapahtumaidean kehittäminen. Oli oleellista miettiä, mitä aikaisemmista tapahtumista voitaisiin oppia ja miten asiakaskokemusta voitaisiin parantaa. Olin itse ollut kävijänä aikaisemmissa tapahtumissa, joten minulla oli valmiiksi itselläni selkeä kävijän näkökulma siitä, mitä olin jäänyt kaipaamaan lisää, mutta myös siitä, mikä tapahtumassa oli onnistunutta. Aloitin tapahtuman rakentamisen pohtimalla, mitä aikaisemmista tapahtumista oli jäänyt mieleen niin hyvässä kuin pahassa. Tapahtumaa työstäessä pyrin pitämään mielessäni sen, miten tapahtuma olisi mahdollisimman kävijäystävällinen, oli sitten kyse viestinnästä, tapahtuman aikataulusta tai pienistä asioista, kuten tapahtuman drinkkilistasta. Kesäopintoina käymäni kurssi palvelumuotoilusta toimi hyvänä apuna yleisellä tasolla, sillä se oli tarjonnut minulle lisätietoa palvelumuotoilusta. Sieltä saatu tieto tuli vaan soveltaa tapahtumatuotantoon sopivaksi. Pidin mielessä palvelupolun rakenteen. Pohdin kaikkia mahdollisia tapoja, miten potentiaalinen asiakas tulisi olemaan tekemisissä tapahtuman kanssa. Mietin myös sitä, miten tapahtumasta voisi tehdä mahdollisimman houkuttelevan. Tapahtuma oli mielestäni koronan aiheuttamiin olosuhteisiin nähden hyvin onnistunut. Uskon että asiakaslähtöisyyden korostaminen auttoi suunnittelussa paljon. Haluankin kannustaa muita tuottajia tutustumaan palvelumuotoiluun –perustasonkin tietämys aiheesta voi viedä pitkälle. Vaikka asiakaslähtöisyys voi tuntua itsestään selvältä asialta pitää mielessä, asian syvempi pohtiminen esimerkiksi palvelupolun avulla voi tuoda esiin asioita, jotka eivät olisi muuten välttämättä nousseet puheenaiheeksi.
Omaehtoinen tapahtumanjärjestäminen ja rahoituksen hankkiminen
Osana toista itsenäistä projektiani tuotin Pop up installaatioilta -tapahtuman yhdessä ystäväni kanssa Kaffila Bokvillanissa, Helsingissä. Lähtökohtana tapahtumalle oli molempien halu saada esille omia sekä tuttaviemme teoksia. Tapahtuman tavoitteet eivät hiponeet taivaita; halusimme järjestää mukavan ilmaisen illan mukaville ihmisille, saada tapahtumaan mahdollisesti ennalta tuntemattomia kävijöitä sekä itsellemme kokemusta näyttelypohjaisen tapahtuman järjestämisestä. Tapahtumassa oli esillä kolmen eri taiteilijan installaatiot. Yksi oli kissan muotoon tehty maja, jonka sisälle kävijät pystyivät menemään omaan rauhaan. Toisessa kävijöillä oli mahdollisuus osallistua installaation ääniin sekä kuvaan erilaisten sensoreiden avulla. Kolmas työ koostui kultaisesta lämmityspeitosta rakennetusta nurkkauksesta, johon kävijät pystyivät menemään ”lämmittelemään” ja kuuntelemaan installaatioon tehtyä musiikkia. Installaatioiden lisäksi tapahtumassa oli kuvataidetta ja myöhemmin illalla DJ-musiikkia. Vaikka tämän tapahtuman lähtökohtana oli, että se tehdään mahdollisimman matalalla budjetilla ja omakustanteisesti, otin selvää myös ulkopuolisesta rahoituksesta. Tapahtuma ei onneksi tullut kovin kalliiksi. Saimme tapahtumatilan ilmaiseksi käyttöömme, soittamiseen tarvittavat laitteistot ja äänentoistot lainaan sekä tapahtumapaikan koristelut omista varastoista. Ainoana menoeränä oli pakettiauton vuokraus, jonka kulut pistimme ystäväni kanssa puoliksi. Tapahtuman lämpimistä muistoista huolimatta en enää tuottaisi tapahtumia omasta kukkarosta. Tapoja tapahtuman rahoitukseen on useita, esimerkiksi säätiöiltä, kunnilta ja valtiolta on mahdollista saada apua tapahtuman rahoittamiseen. Lisäksi lipputulot, sponsoriyhteistyöt ja mesenaatti-kampanjat voivat olla käteviä mahdollistajia siihen, että lopulta tapahtuman budjetti muuttuu miinuksesta plussalle. Oli kyseessä mikä tahansa rahoitusmuoto, on kuitenkin suunnitelmallisuus kaikki kaikessa. Kilpailu rahoituksesta voi olla kovaa erityisesti pandemian jälkeisinä aikoina. Siksi onkin hyvä miettiä tapahtuman konsepti huolella ja perustellusti alusta loppuun.
Arabian katufestivaali artistituotanto cultural management festivaali festivaalituotanto hanke itsensä johtaminen itsenäinen projekti johtaminen kansainvälisyys Kansallismuseo kestävä kehitys Kulttuurialan projektityö kulttuurintuotanto kulttuurituotanto Kulttuurituottaja Kulttuurituottaja 2016 kulttuurituottaja 2017 kulttuurituottaja 2019 kulttuurituottaja 2020 kulttuurituottajat kulttuurituottaja YAMK Kutu15 kutu16 Kutu17 markkinointi Metropolia metropolia ammattikorkeakoulu näyttely vartissa opastusvideo opiskelija projekti projektityö sosiaalinen media syventävä projekti tanssi tanssitaide tapahtumatuotanto Tuottajat18 Tuottajat20 tv-tuotanto vapaaehtoisten johtaminen vapaaehtoistyö viestintä yhteishaku