Itsensä johtaminen projektityössä
Vuonna 2025 toimin toisena markkinointivastaavana METKAn Speksissä. joka on Metropolian opiskelijoiden teatteriproduktio. Projekti kesti useita kuukausia ja sisälsi strategista suunnittelua, sosiaalisen median markkinointi ja sisällöntuotantoa, tiimin ohjaamista/johtamista sekä yritysyhteistöiden koordinointia. Kärkitavoitteena oli markkinoinnin kehittäminen, mutta henkilökohtaisesti merkityksellisimmät opit liittyivät itsensä johtamiseen. METKAn Speksi 2025 näytöksestä. Kuva: Kenneth Lindström Projektityö vaatii kykyä toimia epävarmuudessa Projektityössä asiat eivät aina etene täysin suunnitelmien mukaan. Aikataulut ja jopa vastuut voivat muuttuvat, viestintä viivästyy ja työtehtävät saattaa kasaantua yllättäen. Markkinointivastaavana huomasin nopeasti, että tässä projektissa työn sujuvuus riippui hyvin paljon siitä, miten pystyin organisoimaan omaa työskentelyäni. Sain huomata, että itsensä johtaminen ei ole vain oman ajankäytön hallintaa. Se on myös kykyä toimia epävarmuudessa, tehdä päätöksiä keskeneräisen tiedon varassa ja pitää kokonaisuus liikkeessä silloinkin, kun kaikki palaset eivät ole omissa käsissä. Työn jäsentäminen tekee suuresta projektista hallittavamman Itsensä johtaminen näkyi käytännössä ennen kaikkea oman työn jäsentämisessä. Suuri projekti muuttuu hallittavammaksi, kun sen pilkkoo pienempiin tehtäviin. Markkinoinnin vuosikellon ja julkaisusuunnitelman rakentaminen auttoi hahmottamaan kokonaisuuden ja pitämään työskentelyn systemaattisena. Kun tehtävät oli jäsennelty selkeiksi kokonaisuuksiksi, myös päätöksenteko helpottui. Priorisointi on jatkuvaa valintojen tekemistä Toinen tärkeä taito oli priorisointi. Projektin aikana tehtäviä oli usein enemmän kuin aikaa niiden toteuttamiseen. Silloin oli pakko pohtia, mikä on projektin tavoitteiden kannalta olennaisinta juuri sillä hetkellä. Kaikkea ei voinut tehdä, eikä kaikkia ideoita ollut mahdollista toteuttaa. Priorisointi tarkoitti käytännössä jatkuvia valintoja: mihin käytän aikani tänään, mikä voi odottaa ja mistä on tarvittaessa luovuttava kokonaan. Tämä opetti myös hyväksymään sen, että projektityössä täydellisyyteen pyrkiminen ei ole realistista. Usein tärkeämpää on, että asiat etenevät. Itsensä johtaminen näkyy myös tiimityössä Itsensä johtaminen liittyi vahvasti myös yhteistyöhön. Vaikka käsite viittaa omaan toimintaan, projektityössä se näkyy usein suhteessa muihin ihmisiin. Työskentelin tiiviisti työparini ja markkinointitiimin kanssa. Huomasin, että oma työskentelytapa vaikutti suoraan myös tiimin toimintaan. Kun oma työ oli jäsenneltyä ja tavoitteet selkeitä, yhteistyö muiden kanssa sujui helpommin. Toisaalta kiire tai epäselvyys omassa tehtävässä näkyi nopeasti myös muille. Tämä konkretisoi sen, että itsensä johtaminen ei ole vain henkilökohtainen taito, vaan se vaikuttaa suoraan koko tiimin työskentelyyn. Vastuurooli tarkoittaa päätöksiä myös keskeneräisissä tilanteissa Projektin aikana kohtasin myös tilanteita, joissa työmäärä kasvoi odotettua suuremmaksi. Joissakin tilanteissa jouduin ottamaan vastuulleni tehtäviä, joiden oli alun perin tarkoitus kuulua muille. Tämä oli ajoittain kuormittavaa, mutta samalla se kehitti ongelmanratkaisutaitojani ja kykyä toimia paineen alla. Samalla opin myös jotakin merkityksellistä vastuuroolista: projektissa ei aina voi odottaa täydellisiä olosuhteita ennen kuin toimii. Usein on vain päätettävä, miten tilanteessa edetään, ja vietävä asioita eteenpäin parhaalla mahdollisella tavalla. Omien rajojen tunnistaminen on osa itsensä johtamista Yksi tärkeimmistä oppikokemuksista liittyi omien rajojen tunnistamiseen. Vastuuroolissa on helppo ottaa liikaa tehtäviä itselleen, erityisesti silloin kun haluaa varmistaa projektin onnistumisen. Projektin aikana huomasin, kuinka helposti työmäärä voi kasvaa, jos on valmis ottamaan vastuuta kaikesta, mistä kysytään. Tulevaisuudessa haluan kiinnittää enemmän huomiota tehtävien delegointiin ja siihen, että vastuut pysyvät realistisina. Itsensä johtamisen tavoitteena ei ole vain tehokkuus, vaan myös kyky huolehtia omista voimavaroista. Speksiprojekti kehitti minua markkinoinnin tekijänä, mutta ennen kaikkea se kehitti minua projektityöntekijänä. Opin, että itsensä johtaminen ei ole vain ajanhallintaa tai tehokkuutta. Se on kykyä jäsentää työtä, tehdä valintoja ja pitää kokonaisuus hallinnassa myös silloin, kun kaikki ei mene suunnitelmien mukaan. Ja tärkeimpänä: se on kykyä johtaa omaa toimintaa niin, että pystyy samalla tukemaan myös muiden työskentelyä. METKAn Speksi 2025 näytöksestä. Kuva: Roope Kontio Nea Ahonen, kulttuurituotannon vuosikurssi 2023
Kun saavutettavuuskartoituksesta kasvoi kokonainen opas
Joskus projektit lähtevät liikkeelle pienestä ideasta ja päätyvät johonkin paljon suurempaan. Näin kävi omassa projektissani Punkmuseon kanssa. Alun perin tarkoitukseni oli tehdä hyvin konkreettinen ja rajattu kartoitus museon saavutettavuudesta. Sain kuitenkin erinomaisen kehitysehdotuksen projektille Punkmuseolta ja kokonaisuus laajentui saavutettavuus- ja esteettömyystietojen laatimiseen sekä aihealueeseen liittyvään oppaan tuottamiseen museon työntekijöille ja aktiiveille. Mitä opin? Projektin aikana teorian ja käytännön yhdistäminen oli prosessin ehkä merkittävin oivallus. Huomasin, että teoriat tarjoavat rakenteen ja kielen, joiden avulla voi ymmärtää, miksi tietyt ratkaisut toimivat. Käytännön työ puolestaan paljastaa, miten teoriaa voidaan soveltaa konkreettisesti. Tämä yhdistelmä auttoi minua tekemään perusteltuja päätöksiä ja arvioimaan omaa työskentelyäni kriittisesti mutta rakentavasti.Oppaan laatiminen syvensi oppimista vielä uudella tavalla. Kun jouduin pukemaan prosessin sanoiksi ja jäsentämään sen muille ymmärrettävään muotoon, huomasin, kuinka paljon olin sisäistänyt. Oppaan kirjoittaminen pakotti kirkastamaan tavoitteet, perustelemaan valinnat ja kuvaamaan vaiheet niin, että ne muodostavat loogisen kokonaisuuden. Kolme vinkkiä oppaan luomiseen Selkeä tavoite ohjaa kaikkeaKun tiesin tarkasti, kenelle opas on tarkoitettu ja mihin sitä tarvitaan, sisällön rajaaminen helpottui huomattavasti. Tämä rajaus auttoi pitämään tekstin napakkana ja lukijalle hyödyllisenä ilman turhaa rönsyilyä.Teoria ja käytäntö kulkevat käsi kädessäHuomasin, että oppaasta tulee toimiva vasta silloin, kun yhdistän periaatteet konkreettisiin esimerkkeihin. Teoria antaa selitykset ja raamit, mutta käytännön havainnot tekevät ohjeista helposti sovellettavia.Looginen rakenne tekee oppaasta käyttökelpoisenKun jäsensin prosessin selkeiksi vaiheiksi, opas muotoitui sellaiseksi, jota lukijan on helppo seurata. Vaiheistus ei ainoastaan selkeyttänyt sisältöä, vaan myös auttoi minua itseäni hahmottamaan kokonaisuutta. Projektin lopputuloksena syntyi opas sekä viestintämateriaalit. Pidän projektin aikaisia oppimiskokemuksia arvokkaina ja toivon, että tuotokset tukevat museon toimintaa mahdollisimman hyvin myös tulevaisuudessa. Minka Yltävä, kulttuurituotanto -23
Vapaaehtoisten johtaminen Provinssissa
Toimin viime vuoden Provinssin akkreditointivastaavana, ja vastuullani olivat muun muassa akkreditointipisteiden vapaaehtoiset. Provinssi ei ole pelkästään musiikkifestivaali, johon osallistuu vuosittain tuhansia ihmisiä – se on kohtaamispaikka, yhteisö ja kokemus, jonka rakentamiseen osallistuu valtava joukko ihmisiä, joista moni toimii vapaaehtoisena.Jos pitäisi tiivistää kokemus yhteen lauseeseen: mikään ei toimi ilman vapaaehtoisia. Ensivaikutelma syntyy heti portilla Yksi festivaalin tärkeimmistä toiminnoista on akkreditointipiste, josta työntekijät, artistit ja yhteistyökumppanit saavat kulkulupansa alueelle. Usein se on ensimmäinen kohtaaminen tapahtuman kanssa. Siinä kohtaa joko kaikki toimii tai ei.Minä vastasin kutsuvieras- ja media-akkreditointipisteistä sekä toisella puolella aluetta sijainneesta VIP-akkreditointipisteestä. Käytännössä tavoitteeni oli hyvin yksinkertainen: tehdä ihmisten saapumisesta mahdollisimman sujuvaa, selkeää ja mukavaa. Kun kaikki toimii heti alusta asti, koko festivaalikokemus lähtee oikeaan suuntaan.Todellisuudessa työ on paljon muutakin kuin rannekkeiden ja kulkupassien jakamista. Se tarkoittaa sitä, että jonot liikkuvat, tieto kulkee, ongelmat ratkaistaan nopeasti ja ennen kaikkea ihmiset kohdataan hyvin. Juuri tässä kohtaa vapaaehtoiset ovat avainasemassa.Mikään tästä ei tapahdu sattumalta. Taustalla on huolellista suunnittelua, toimivaa tiimityötä ja ennen kaikkea motivoituneita vapaaehtoisia, joiden panos on korvaamaton. Hyvä valmistautuminen näkyy ulospäin Vapaaehtoiset valitaan Provinssin verkkosivujen kautta lähetettyjen hakemusten perusteella. Sopivien henkilöiden valinnasta vastaa akkreditointikoordinaattori. Vapaaehtoisille lähetetään tarvittavat tiedot, työvuorot suunnitellaan ja viestintäkanavat, kuten WhatsApp-ryhmät otetaan käyttöön.Ennen jokaista tapahtumapäivän alkua ja jokaisen vapaaehtoisten vuorovaihdon jälkeen järjestin myös lyhyen perehdytyksen. Tämä on tärkeä hetki, jossa vapaaehtoiset saavat selkeän kuvan tehtävistään ja voivat kysyä mieltä askarruttavista asioista.Kun ihmiset tietävät mitä tekevät ja miksi, työ sujuu huomattavasti paremmin. Vapaaehtoisten johtaminen on ennen kaikkea ihmisten kohtaamista Vapaaehtoisten johtaminen eroaa palkatun henkilöstön johtamisesta. Vapaaehtoiset ovat mukana omasta halustaan, ja heidän motivaationsa voi liittyä esimerkiksi haluun olla osa tapahtumaa, oppia uutta, kokea yhteisöllisyyttä tai nauttia festaritunnelmasta.Siksi omassa johtamisessani korostuivat erityisesti selkeä viestintä, kannustava ilmapiiri, arvostuksen osoittaminen ja kiittäminen.Huomasin, että pienilläkin asioilla on suuri merkitys. Kiitos tai positiivinen palaute voi vaikuttaa paljon motivaatioon. Pyrin koko ajan varmistamaan, että vapaaehtoisilla on kaikki hyvin ja että heillä on juotavaa, pientä syötävää ja mahdollisuus pitää riittävästi taukoja.Olin myös joustava tilanteissa, joissa joku toivoi pääsevänsä kuuntelemaan lempiartistiaan hieman aiemmin. Minulla on itselläni kokemusta vapaaehtoistyöstä sekä hyvissä että huonoissa vuoroissa, joten halusin omalla toiminnallani olla luomassa heille mahdollisimman hyvän kokemuksen. Festivaali on intensiivinen mutta palkitseva ympäristö Tapahtuman aikana tilanteet voivat muuttua nopeasti. Välillä tulee kiire, ja joskus ilmenee yllättäviä ongelmia. Näissä hetkissä korostuvat hyvä yhteistyö ja nopea reagointi.Kun tiimi toimii yhteen, haasteet ratkeavat sujuvasti. Koen, että onnistunut vapaaehtoisten koordinointi näkyy lopulta kaikille: sujuvana toimintana, hyvänä tunnelmana, tyytyväisinä kävijöinä sekä vapaaehtoisten haluna hakea mukaan uudelleen. Mitä opin tästä? Projektin aikana minulle korostui erityisesti kolme asiaa: Suunnittelu on kaiken perustaHyvä ennakkotyö vähentää stressiä ja helpottaa toteutusta. Viestintä ratkaisee paljonSelkeä ja jatkuva kommunikointi pitää kaikki ajan tasalla. Ihmiset tekevät tapahtumanMotivoitunut ja hyvin johdettu tiimi on onnistumisen ydin. Lopuksi Festivaalit näyttäytyvät kävijälle usein musiikkina, valona ja tunnelmana. Kulissien takana on kuitenkin valtava määrä työtä, suunnittelua ja ihmisten välistä yhteistyötä.Vapaaehtoiset ovat tässä kokonaisuudessa korvaamattomia. Kun heistä pidetään huolta, he pitävät huolen tapahtumasta. Juuri siksi onnistunut vapaaehtoisten koordinointi ei ole vain yksi osa festivaalia – se on yksi sen tärkeimmistä voimavaroista. Ruweyda Osman / Kutu21
Arabian katufestivaali artistituotanto cultural management festivaali festivaalituotanto hanke itsensä johtaminen itsenäinen projekti johtaminen kansainvälisyys Kansallismuseo Kulttuurialan projektityö kulttuurintuotanto kulttuurituotanto Kulttuurituottaja Kulttuurituottaja 2016 kulttuurituottaja 2017 kulttuurituottaja 2019 kulttuurituottaja 2020 kulttuurituottajat kulttuurituottaja YAMK Kutu15 kutu16 Kutu17 markkinointi Metropolia metropolia ammattikorkeakoulu näyttely vartissa opastusvideo opiskelija projekti projektityö some sosiaalinen media syventävä projekti tanssi tanssitaide tapahtumatuotanto Tuottajat18 Tuottajat20 tv-tuotanto vapaaehtoisten johtaminen vapaaehtoistyö viestintä yhteishaku